PEJABAT PELAJARAN DAERAH PEJABAT PELAJARAN DAERAH KOTA TINGGIKOTA TINGGI

TAKLIMAT PENGURUSAN SISTEM TAKLIMAT PENGURUSAN SISTEM PEMFAILANPEMFAILAN

(PENGELASAN PERKARA DAN PENGKODAN – (PENGELASAN PERKARA DAN PENGKODAN – SISTEM ARKIB)SISTEM ARKIB)

DISAMPAIKAN OLEH ;DISAMPAIKAN OLEH ;NOR’AINI BINTI MOHD ALINOR’AINI BINTI MOHD ALIPEMBANTU TADBIRPEMBANTU TADBIR

PPD KOTA TINGGIPPD KOTA TINGGI

PENGENALANPENGENALAN

Sistem pemfailan adalah amat penting Sistem pemfailan adalah amat penting di dalam sesebuah organisasi bagi di dalam sesebuah organisasi bagi memastikan kelicinan perjalanan memastikan kelicinan perjalanan perkhidmatan organisasi tersebut.perkhidmatan organisasi tersebut.

Satu proses kerja intelektual yang Satu proses kerja intelektual yang melibatkan pengumpulan maklumat.melibatkan pengumpulan maklumat.

Sistem fail yang berkesan terhasil dari Sistem fail yang berkesan terhasil dari perancangan dan pengurusan yang perancangan dan pengurusan yang teliti dan sistematik. teliti dan sistematik.

DEFINISI-DEFINISIDEFINISI-DEFINISI

DEFINISI PEMFAILANDEFINISI PEMFAILAN suatu proses menyusun, mengatur, suatu proses menyusun, mengatur,

mengasingkan, mengagihkan serta mengasingkan, mengagihkan serta menyimpan surat dan dokumen di menyimpan surat dan dokumen di tempat yang selamat. tempat yang selamat.

memberi kemudahan semasa membuat memberi kemudahan semasa membuat rujukan.rujukan.

perlu di kemaskinikan dari semasa ke perlu di kemaskinikan dari semasa ke semasa mengikut kaedah-kaedah yang semasa mengikut kaedah-kaedah yang tertentu.tertentu.

KEPENTINGAN KEPENTINGAN PENGURUSAN FAILPENGURUSAN FAIL

Surat / dokumen yang diterima dan Surat / dokumen yang diterima dan diwujudkan hendaklah dimasukkan diwujudkan hendaklah dimasukkan dalam satu fail yang didaftarkan dalam satu fail yang didaftarkan menggunakan fail yang ditetapkan.menggunakan fail yang ditetapkan.

Maklumat yang disimpan dapat Maklumat yang disimpan dapat dikawal dan diuruskan dengan dikawal dan diuruskan dengan cepat/tepat apabila diperlukan.cepat/tepat apabila diperlukan.

Diurus mengikut piawaian / prosedur Diurus mengikut piawaian / prosedur pengurusan rekod yang ditetapkan pengurusan rekod yang ditetapkan oleh Jabatan Arkib Negara.oleh Jabatan Arkib Negara.

KEPERLUAN FAILKEPERLUAN FAIL Bahan rujukanBahan rujukan Kemudahan rekod kepada tindakan Kemudahan rekod kepada tindakan

yang diambilyang diambil Keputusan yang diperolehiKeputusan yang diperolehi Sumber penyiasatanSumber penyiasatan Bahan buktiBahan bukti Bahan penyelidikanBahan penyelidikan Mengekalkan ingatanMengekalkan ingatan

PROSEDUR PROSEDUR PENDAFTARAN FAILPENDAFTARAN FAIL

PendaftaranPendaftaran

PergerakanPergerakan

PenyimpananPenyimpanan

PelupusanPelupusan

KLASIFIKASIKLASIFIKASI

Penyusunan fail-fail di dalam Penyusunan fail-fail di dalam kumpulan-kumpulan yang kumpulan-kumpulan yang mempunyai kategori / perkara yang mempunyai kategori / perkara yang sama atau seakan-akan sama dan sama atau seakan-akan sama dan fail-fail ini dikenali dengan identiti fail-fail ini dikenali dengan identiti yang tersendiri. yang tersendiri.

Identiti ini termasuklah kod nombor, Identiti ini termasuklah kod nombor, kod warna, kod abjad, kod perkara kod warna, kod abjad, kod perkara dan lain-lain lagi.dan lain-lain lagi.

PENGKELASAN FAILPENGKELASAN FAIL Fail-fail ini boleh dikategorikan kepada 3 iaitu :Fail-fail ini boleh dikategorikan kepada 3 iaitu :

a) Urusan Am a) Urusan Am ( house keeping files ).( house keeping files ). Contoh : surat / dokumen yang berkaitan denganContoh : surat / dokumen yang berkaitan dengan

hal pentadbiran, bangunan dan harta,kelengkapanhal pentadbiran, bangunan dan harta,kelengkapan dan bekalan, kewangan dan personel.dan bekalan, kewangan dan personel. b) Urusan Fungsian b) Urusan Fungsian ( functional files ).( functional files ).

Contoh : surat / dokumen yang berkaitan Contoh : surat / dokumen yang berkaitan dengan fungsi dan aktiviti asas jabatan.dengan fungsi dan aktiviti asas jabatan.

c) Fail Terperingkatc) Fail Terperingkat Fail yang perlu diberi peringkat pengkelasan Fail yang perlu diberi peringkat pengkelasan mengikut peringkat keselamatan selaras dengan mengikut peringkat keselamatan selaras dengan Arahan Keselamatan.Arahan Keselamatan.

WARNA KULIT FAILWARNA KULIT FAIL

TerhadTerhad Putih(catatan Putih(catatan TERHAD)TERHAD)

SulitSulit Hijau(catatan SULIT)Hijau(catatan SULIT)

RahsiaRahsia Merah Jambu Merah Jambu Berpalang Merah Berpalang Merah (catatan RAHSIA)(catatan RAHSIA)

Rahsia BesarRahsia Besar Kuning Berpalang Kuning Berpalang Merah (catatan Merah (catatan RAHSIA BESAR)RAHSIA BESAR)

JENIS-JENIS FAILJENIS-JENIS FAIL Terhad – Hanya Boleh dilihat dan Terhad – Hanya Boleh dilihat dan

dibawa dalam kawasan jabatan dibawa dalam kawasan jabatan sahaja.sahaja.

Sulit – Hanya boleh lihat oleh pegawai Sulit – Hanya boleh lihat oleh pegawai yang berkenaan sahaja.yang berkenaan sahaja.

Rahsia-Jika didedahkan akan Rahsia-Jika didedahkan akan menjejaskan maruah jabatan atau menjejaskan maruah jabatan atau negaranegara

Rahsia Besar- Jika didedahkan kepada Rahsia Besar- Jika didedahkan kepada pihak luar akan mengancam pihak luar akan mengancam keselamatan dan kesetabilan keselamatan dan kesetabilan negara.negara.

KLASIFIKASI PERKARAKLASIFIKASI PERKARACONTOH:CONTOH:

Kumpulan UtamaKumpulan Utama

Perkara Utama (Level 1)Perkara Utama (Level 1)

Sub Perkara Utama-Aktiviti (Level 2)Sub Perkara Utama-Aktiviti (Level 2)

Sub-sub Perkara UtamaSub-sub Perkara Utama

- Sub Aktiviti (Level 3)- Sub Aktiviti (Level 3)

NO. RUJUKAN FAILNO. RUJUKAN FAIL Rujukan PertamaRujukan Pertama - Kod Ringkas Organisasi- Kod Ringkas Organisasi Rujukan KeduaRujukan Kedua - Taraf Keselamatan- Taraf Keselamatan Rujukan KetigaRujukan Ketiga - Kod Kumpulan Utama- Kod Kumpulan Utama Rujukan KeempatRujukan Keempat - Kod Sub Perkara Utama- Kod Sub Perkara Utama

(Level 1)(Level 1) Rujukan KelimaRujukan Kelima - Kod Sub Perkara utama - Kod Sub Perkara utama

(Level 2) (Level 2) Perkara KeenamPerkara Keenam - Kod Sub-sub Perkara - Kod Sub-sub Perkara

UtamaUtama

(Level 3)(Level 3) Perkara KetujuhPerkara Ketujuh - Ruang bagi Jld.2 (jila ada)- Ruang bagi Jld.2 (jila ada) Perkara KelapanPerkara Kelapan - Bil. Urutan dokumen/surat- Bil. Urutan dokumen/surat

KOD RINGKAS ORGANISASIKOD RINGKAS ORGANISASIKOD SEKOLAH ( JEA/JBA )KOD SEKOLAH ( JEA/JBA )

JPN ( JPNJ.HEM ) - Jabatan Pelajaran NegeriJPN ( JPNJ.HEM ) - Jabatan Pelajaran Negeri

PPD (JPA3005) - Pejabat Pelajaran PPD (JPA3005) - Pejabat Pelajaran DaerahDaerah

SEK ( JBA3025 ) - Sekolah ( Kod Sekolah )SEK ( JBA3025 ) - Sekolah ( Kod Sekolah )

SISTEM BLOK NOMBORSISTEM BLOK NOMBOR100 - PENTADBIRAN100 - PENTADBIRAN

200 - BANGUNAN DAN HARTA (ASET TETAP) 200 - BANGUNAN DAN HARTA (ASET TETAP)

300 - KELENGKAPAN DAN BEKALAN (ASET ALIH)300 - KELENGKAPAN DAN BEKALAN (ASET ALIH)

400 - KEWANGAN400 - KEWANGAN

500 - SUMBER MANUSIA500 - SUMBER MANUSIA

600 - PENGURUSAN KURIKULUM600 - PENGURUSAN KURIKULUM

700 - PENGURUSAN KOKURIKULUM700 - PENGURUSAN KOKURIKULUM

CONTOH PENULISAN CONTOH PENULISAN KOD FAIL ( Kulit Fail ) LAMAKOD FAIL ( Kulit Fail ) LAMA

JBA3025/02/10/001JBA3025/02/10/001

Kod Sekolah

Kod HEM

Kod SPBT

Kod Perkara

CONTOH PENULISAN CONTOH PENULISAN KOD FAIL ( Kulit Fail ) BARUKOD FAIL ( Kulit Fail ) BARU

JBA3025 /100-19/5/1JBA3025 /100-19/5/1

Singkatan Organisasi

JPN/PPD/Sek

Kod Kump. Utama

Kod Perkara Utama

Kod Sub Perkara Utama

Kod Sub-sub Perkara Utama

CONTOH PENULISAN CONTOH PENULISAN NOMBOR BIL. SURAT ( LAMA )NOMBOR BIL. SURAT ( LAMA )

JBA3025/02/10/001( 1 )JBA3025/02/10/001( 1 )

Kod Sekolah

Kod HEM

Kod SPBT

Kod Perkara

Kod Siri Kes(Bil. Surat)

CONTOH PENULISAN CONTOH PENULISAN NOMBOR BIL. SURAT ( BARU )NOMBOR BIL. SURAT ( BARU )

JBA3025/100-19/5/1/ JBA3025/100-19/5/1/ (01)(01)

Singkatan Organisasi

JPN/PPD/SekKod Kump.

Utama

Kod Perkara Utama (L-1)

Kod Sub Perkara Utama (L-2)

Kod Sub-sub Perkara Utama (L-3)

Bil. Surat

TARAF KESELAMATANTARAF KESELAMATAN

RBRB - Rahsia Besar- Rahsia Besar

RR - Rahsia- Rahsia

SS - Sulit- Sulit

TIADATIADA - Terhad / Terbuka- Terhad / Terbuka

Prosedur pengurusan failProsedur pengurusan fail PEMBUKAAN FAILPEMBUKAAN FAIL

a) Dokumen diterima / diwujudkan a) Dokumen diterima / diwujudkan dan fail belum ada, maka fail baru dan fail belum ada, maka fail baru dibuka.dibuka.

b) Tajuk, no. rujukan dan tarikh perlu b) Tajuk, no. rujukan dan tarikh perlu dicatat di atas kulit fail. Fail ini dicatat di atas kulit fail. Fail ini hendaklah didaftarkan dalam hendaklah didaftarkan dalam daftar fail jabatan.daftar fail jabatan.

c) Setiap fail ada kertas minit dan c) Setiap fail ada kertas minit dan kandungan surat / dokumen kandungan surat / dokumen disusun mengikut tarikh transaksi.disusun mengikut tarikh transaksi.

d) Setiap kandungan diberi nombor d) Setiap kandungan diberi nombor dan direkod di atas kertas minit.dan direkod di atas kertas minit.

e) Dakwat merah bagi dokumen / e) Dakwat merah bagi dokumen / surat yang diterima dan surat yang diterima dan dakwat dakwat biru / hitambiru / hitam bagi surat keluar. bagi surat keluar.

f) Kertas minit sebelah kiri dan surat-f) Kertas minit sebelah kiri dan surat-surat sebelah kanan.surat sebelah kanan.

g) Kertas minit ditebuk.g) Kertas minit ditebuk.

SAMBUNGAN……SAMBUNGAN……

SAMBUNGAN……SAMBUNGAN……h) Minit pendek – minit bebas yang h) Minit pendek – minit bebas yang

tidak lebih daripada satu tidak lebih daripada satu perenggan boleh dicatat di perenggan boleh dicatat di kertas minit.kertas minit.

i)i) Minit panjang – yang memerlukan Minit panjang – yang memerlukan perenggan lanjut hendaklah perenggan lanjut hendaklah ditaip dan dikandungkan sebagai ditaip dan dikandungkan sebagai satu kandungan.satu kandungan.

SAMBUNGANSAMBUNGAN KANDUNGAN YANG PERLU ADA KANDUNGAN YANG PERLU ADA

DI KERTAS MINIT ( SURAT DI KERTAS MINIT ( SURAT MASUK )MASUK )

1.1. No. rujukan No. rujukan 2.2. PerkaraPerkara3.3. Tarikh surat terima Tarikh surat terima 4.4. Tarikh Surat KandungTarikh Surat Kandung5.5. Penerima/pengirimPenerima/pengirim

SAMBUNGANSAMBUNGAN KANDUNGAN YANG PERLU ADA KANDUNGAN YANG PERLU ADA

DI KERTAS MINIT ( SURAT DI KERTAS MINIT ( SURAT KELUAR )KELUAR )

1.1. No. rujukan No. rujukan 2.2. PerkaraPerkara3.3. Tarikh surat Tarikh surat 4.4. Tarikh Surat HantarTarikh Surat Hantar5.5. Penerima/pengirimPenerima/pengirim

CONTOH PENULISAN KERTAS MINIT CONTOH PENULISAN KERTAS MINIT ( LAMA )( LAMA )

BILBILTARIKH TARIKH

MASUK / MASUK / KELUARKELUAR

KEPADA / DARIPADA DAN NO. KEPADA / DARIPADA DAN NO. RUJUKANRUJUKAN PERKARAPERKARA CATATANCATATAN

1 6 Jan 2009 Kepada JPN Johor:

JBA3025/02/10/01(1)

Fail 5(1)

Memaklumkan kekurangan Buku Teks Geografi Tingkatan 3

2 15 Feb 2009 Daripada JPN Johor:

JPNJ/HEM(BT)/1471/(51)/Jld.03/(27)

Mensyuarat pengisian BTBT190/BTBT170 Kegunaan 2006

3 31 Mac 2009 Daripada BBT: KP.BT.8945/Jld.21/(15)

Lawatan pemantauan pelaksanaan eMATEKS

CONTOH PENULISAN KERTAS MINIT CONTOH PENULISAN KERTAS MINIT ( BARU )( BARU )

((AM 6)AM 6)

Kertas Minit No. Helai No.Kertas Minit No. Helai No.

No. Ruj. JPNJ.HEM(36)/100-19/5/6 (21) Per. Lawatan Pemantauan Buku Teks dan Bahan Bacaan Seluruh Negara. Tarikh Terima/ Kandung 5.9. 2010 Penerima/Pengirim PPDKT/JPNJ

No. Ruj. JBA3025/100-19/5(01) Per. Penerimaan Borang BTBTR 190 Tarikh Surat/Hantar 9 Sept. 2010 Penerima/Pengirim PPD/Sekolah

PNMB (Kertas Minit ini dalam ukuran Metrik ISO.A4 = 210mm x 297mm)

1

2

SAMBUNGAN……SAMBUNGAN……j)j) Surat rasmi yang didaftar tidak Surat rasmi yang didaftar tidak

boleh dikeluarkan daripada boleh dikeluarkan daripada kandungan fail kecuali lampiran kandungan fail kecuali lampiran yang ketebalannya melebihi 4 yang ketebalannya melebihi 4 sentimeter. Contohnya : sentimeter. Contohnya : laporan atau terbitan.laporan atau terbitan.

k)k) Atau memerlukan pemeliharaan Atau memerlukan pemeliharaan yang berbeza. Contohnya : yang berbeza. Contohnya : lukisan, peta, pelan.lukisan, peta, pelan.

SAMBUNGAN……SAMBUNGAN……

l)l) Lampiran yang Lampiran yang dikeluarkan dikeluarkan mestilah mestilah dicatatkan kod fail dan dicatatkan kod fail dan no no lampiran yang berkenaan.lampiran yang berkenaan.

m)m) Slip pengganti hendaklah Slip pengganti hendaklah dikandungkan ke dalam dikandungkan ke dalam

fail yang fail yang tercatat maklumat tercatat maklumat tempat tempat simpan dokumen simpan dokumen tersebut.tersebut.

SAMBUNGAN……SAMBUNGAN……PENUTUPAN FAILPENUTUPAN FAILn)n) Fail yang mengandungi 100 Fail yang mengandungi 100

kandungan / ketebalan 4 sentimeter kandungan / ketebalan 4 sentimeter hendaklah ditutup dan dibuka fail hendaklah ditutup dan dibuka fail baru.baru.

o)o) Atas kulit yang ditutup hendaklah Atas kulit yang ditutup hendaklah dipalang dengan dakwat merah dan dipalang dengan dakwat merah dan dicatat ‘DITUTUP – JILID 2 dicatat ‘DITUTUP – JILID 2 DIBUKA’ dengan dakwat biru/hitam.DIBUKA’ dengan dakwat biru/hitam.

p)p) Di atas kulit baru fail dicatat tajuk Di atas kulit baru fail dicatat tajuk dan no. rujukan sama beserta ‘ Jilid dan no. rujukan sama beserta ‘ Jilid 2’ (Jld. 2)2’ (Jld. 2)

SAMBUNGAN….SAMBUNGAN…. FAIL SEMENTARAFAIL SEMENTARA- Fail sementara boleh dibuka apabila :Fail sementara boleh dibuka apabila :

i) surat / dokumen diterima memerlukan i) surat / dokumen diterima memerlukan tindakan segera sedangkan fail yang tindakan segera sedangkan fail yang berkenaan tidak dapat dikesan.berkenaan tidak dapat dikesan.

ii) lebih dari seorang pegawai perlu ambil ii) lebih dari seorang pegawai perlu ambil tindakan dengan menggunakan fail yang tindakan dengan menggunakan fail yang sama.sama.

- No. rujukan fail dan tajuk mesti sama No. rujukan fail dan tajuk mesti sama dengan fail ini.dengan fail ini.

- Isi kandungan serta kulit fail ini hendaklah Isi kandungan serta kulit fail ini hendaklah dimasukan kembali jika fail asal telah dimasukan kembali jika fail asal telah dijumpai sebagai kandungan fail.dijumpai sebagai kandungan fail.

- Jika fail asal tidak dijumpai sehingga satu Jika fail asal tidak dijumpai sehingga satu tempoh tertentu fail baru hendaklah tempoh tertentu fail baru hendaklah dibuka.dibuka.

JENIS, PENYIMPANAN DAN JENIS, PENYIMPANAN DAN PERGERAKAN FAILPERGERAKAN FAIL

Fail terbuka / sulit - disimpan Fail terbuka / sulit - disimpan dikabinet besi yang berkunci.dikabinet besi yang berkunci.

Fail Rahsia – disimpan dikabinet Fail Rahsia – disimpan dikabinet besi dan dipasang dengan besi dan dipasang dengan palang besi berkunci.palang besi berkunci.

Fail Rahsia Besar – disimpan Fail Rahsia Besar – disimpan dalam bilik kebal dan seelok-dalam bilik kebal dan seelok-eloknya dipasang dengan kunci eloknya dipasang dengan kunci tatakira.tatakira.

SAMBUNGAN….SAMBUNGAN…. Pergerakan/pengedaran fail adalah Pergerakan/pengedaran fail adalah

seperti berikut:seperti berikut: Semua pergerakan fail diedarkan oleh Semua pergerakan fail diedarkan oleh

Pembantu Tadbir Fail kepada pegawai Pembantu Tadbir Fail kepada pegawai atau kakitangan yang atau kakitangan yang menggunakannya.menggunakannya.

Catatan perlulah dibuat di muka Catatan perlulah dibuat di muka hadapan kulit fail berkenaan. hadapan kulit fail berkenaan.

Perkara-perkara yang perlu dicatat Perkara-perkara yang perlu dicatat ialah:ialah:

-Nama jawatan-Nama jawatan

-Tarikh fail diedarkan-Tarikh fail diedarkan

KEGAGALAN MEMULANGKAN FAILKEGAGALAN MEMULANGKAN FAIL

Adalah perlu diawasi,bahawa pegawai Adalah perlu diawasi,bahawa pegawai yang membawa fail menyerahkan yang membawa fail menyerahkan kepada pegawai yang sepatutnya dan kepada pegawai yang sepatutnya dan meminta menandatangani penerimaan meminta menandatangani penerimaan fail berkenaan.fail berkenaan.

Jika fail-fail yang dipinjamkan Jika fail-fail yang dipinjamkan hilang,maka kelalaian pegawai hilang,maka kelalaian pegawai berkenaan patutlah dikenakan tindakan berkenaan patutlah dikenakan tindakan tatatertib kerana kecuaian. tatatertib kerana kecuaian.

Siang bercinta malam berkasih,

SEKIAN, TERIMA KASIH