sistem dan jenis-jenis fail
TRANSCRIPT
7/23/2019 Sistem Dan Jenis-jenis Fail
http://slidepdf.com/reader/full/sistem-dan-jenis-jenis-fail 1/45
Pengurusan Kokurikulu
WAJ 3081
Nama : Gun Yong JingNo kad pengenalan : 950516-07-5409No angka giliran : 2014272340015Kumpulan akademik : P!"P #m$ilan Jun2014
Nama : %i&'ard a(l !an)iago
No kad pengenalan : 950916-0*-6545No angka giliran : 2014272340010Kumpulan akademik : P!"P #m$ilan Jun2014
INSTITUT PENDIDIKAN GURU
KAMPUS PULAU PINANG
7/23/2019 Sistem Dan Jenis-jenis Fail
http://slidepdf.com/reader/full/sistem-dan-jenis-jenis-fail 2/45
!i+)em ,aildan
penguru+an
7/23/2019 Sistem Dan Jenis-jenis Fail
http://slidepdf.com/reader/full/sistem-dan-jenis-jenis-fail 3/45
Apa itu fail?
• Berasal dari perkataan fllum( Latin)
• Merupakan satu dokumen di manadalamnya mengandungi surat-suratanrekod, kertas kerja dan dokumen yangdisusun dengan cermat dan teratur, dlabel, didatar dan diindekskan
7/23/2019 Sistem Dan Jenis-jenis Fail
http://slidepdf.com/reader/full/sistem-dan-jenis-jenis-fail 4/45
• Dinomborkan dan didatarkan mengikaedah tertentu (abjad, perkara, angtempat)
• Dokumen yang berkaitan dengan satsatu perkara atau subjek akan disimpdalam kategori yang sama
7/23/2019 Sistem Dan Jenis-jenis Fail
http://slidepdf.com/reader/full/sistem-dan-jenis-jenis-fail 5/45
Apa itu sistem pengurusan fa
• roses menyimpan segala dokumen supayadokumen ini dapat disimpan secara selamat
• !atu proses yang melibatkan klasifkasi,
penyusunan, penyimpanan dan penutupanrekod"
• Mudah diperolehi dengan cepat apabiladekehendaki
7/23/2019 Sistem Dan Jenis-jenis Fail
http://slidepdf.com/reader/full/sistem-dan-jenis-jenis-fail 6/45
Mengandungi dokumen,
surat dan catatan minit
Meliputi pembukaan,, pergerakan,
penyimpanan, pemindahan dan
penutupan
,ail !P
7/23/2019 Sistem Dan Jenis-jenis Fail
http://slidepdf.com/reader/full/sistem-dan-jenis-jenis-fail 7/45
Tujuan
• Membantu melaksanakan urusan pentadbirapejabat dengan lebih cepat, teratur dan berk
• Me#ujudkan sistem pengurusan rekod yang
sistematik, cekap dan berkesan• Maklumat dan rekod mudah dicari apabiladiperlukan tanpa membuang masa
7/23/2019 Sistem Dan Jenis-jenis Fail
http://slidepdf.com/reader/full/sistem-dan-jenis-jenis-fail 8/45
• Maklumat dan rekod tidak hilang,mudah disediakan dan disimpan
• Mendapatkan pengiktiraan kerajaadalam $nugerah M! %!&
7/23/2019 Sistem Dan Jenis-jenis Fail
http://slidepdf.com/reader/full/sistem-dan-jenis-jenis-fail 9/45
Kenapa fail diperlukan
• $lat perhubungan
• Menguruskan maklumat jabatan'age
• Membantu membuat keputusan
• Mengambil tindakan
7/23/2019 Sistem Dan Jenis-jenis Fail
http://slidepdf.com/reader/full/sistem-dan-jenis-jenis-fail 10/45
• Mengekalkan ingatan
• Bahan rujukan utama
•
Bahan bukti• Bahan penyelidikan
7/23/2019 Sistem Dan Jenis-jenis Fail
http://slidepdf.com/reader/full/sistem-dan-jenis-jenis-fail 11/45
Ciri-ciri sistem fail
• Dokumen mudah dicari dan diperolehdengan cepat
• !istem ail yang digunakan tidak kompl
mudah dikendali dan diahami• erlu sesuai dengan keperluan organisa
7/23/2019 Sistem Dan Jenis-jenis Fail
http://slidepdf.com/reader/full/sistem-dan-jenis-jenis-fail 12/45
Kepentingan sistem pengurusan
• Boleh diubahsuai jike perlu mengikutkehendak dan keadaan organisasi
• Melibatkan kos dan ruang yang seminmungkin
• erlu mendapat perlindungan keselamdaripada kebakaran, kekotoran, bencaalam dan kebocoran rahsia organisasi
7/23/2019 Sistem Dan Jenis-jenis Fail
http://slidepdf.com/reader/full/sistem-dan-jenis-jenis-fail 13/45
Prinsip-prinsip Sistem Fa
• ail manila kad )idak $an.ak menggunakan ru• "uda' di+edia dan muda' di+impan/
• "ura' dan muda' diperole'i/
• ara muda' diperlua+ dan dipakai $er)eru+an
•
%ekod muda' di&ari $ila diperlukan/• Cross reference makluma) $erkai)an dima+u
dalam ,ail $erkenaan
7/23/2019 Sistem Dan Jenis-jenis Fail
http://slidepdf.com/reader/full/sistem-dan-jenis-jenis-fail 14/45
KATEGORI FAIL
•Housekeeping
Pen)ad$iran dalaman +e+e$ua' Ja$a)an(#gen+i Keraa.ang melipu)i perkara-perkara +eper)i pen)ad$iranperk'idma)an keangan perole'an dan pem$anguna
• Functional
iuudkan ole' +e+e$ua' Ja$a)an ( #gen+i Keraaanmelak+anakan ,ung+i dan )anggungaa$n.a
7/23/2019 Sistem Dan Jenis-jenis Fail
http://slidepdf.com/reader/full/sistem-dan-jenis-jenis-fail 15/45
PENKE!ASAN FA"!
Fail Urusan Am!ouse kee"ing #le $
mengandungi +ura) dan dokumen lamp$erkai)an 'al pen)ad$iran $angunan da
'ar)a kelengkapan dan $ekalan keandan per+onal
7/23/2019 Sistem Dan Jenis-jenis Fail
http://slidepdf.com/reader/full/sistem-dan-jenis-jenis-fail 16/45
PENKE!ASAN FA"!
Ka)egori 1:
- ail ru+an #m 8house keeping les
- entadbiran $m **
- Bangunan + arta ($set etap)
- /elengkapan + Bekalan ($set $lih)
- /e#angan 1**
- ersonel 2**
7/23/2019 Sistem Dan Jenis-jenis Fail
http://slidepdf.com/reader/full/sistem-dan-jenis-jenis-fail 17/45
PENKE!ASAN FA"! #$
• Ka)egori 2
- ail ru+an ung+ian 8,un&)ion le
- Penguru+an Kurikulum : 600
- Penguru+an Kokurikulum : 700
7/23/2019 Sistem Dan Jenis-jenis Fail
http://slidepdf.com/reader/full/sistem-dan-jenis-jenis-fail 18/45
PENKE!ASAN FA"! #$
Fail Urusan Fungsian %un&'ion #le $
- mengandungi +ura) dan dokumen lampiran $erkai)an,ung+i dan ak)ii)i a+a+ a$a)an
7/23/2019 Sistem Dan Jenis-jenis Fail
http://slidepdf.com/reader/full/sistem-dan-jenis-jenis-fail 19/45
K! S"F"K S" F "!
;ara, Ke+elama)an
1 ;er$uka
2 ;erperingka):
ikela+kan mengiku) peringka) ke+elama)an +elara+ deng#ra'an Ke+elama)an
( Ra!sia )esar ( Ra!sia
( *uli'
( Ter!a+
7/23/2019 Sistem Dan Jenis-jenis Fail
http://slidepdf.com/reader/full/sistem-dan-jenis-jenis-fail 20/45
Fail Terperingkat #
•%a'+ia <e+ar:<ole' men.e$a$kan kero+akan $e+ar kepada negara
• %a'+ia:<ole' mem$a'a.akan ke+elama)an negara
• !uli):<ole' memudara)kan kepen)ingan a)au mar)a$a) ne
• ;er'ad:<ole' meng'alang keli&inan pro+e+ pen)ad$iran
7/23/2019 Sistem Dan Jenis-jenis Fail
http://slidepdf.com/reader/full/sistem-dan-jenis-jenis-fail 21/45
Pengenalan Fail
• Ra!sia )esar - Kuning dan <erpalang "era' +er)a)er&a)a) =%#>!# <?!#%@
• Ra!sia - "era' Jam$u <erpalang "era' dan )er&a)=%#>!#@
•
*uli' - >iau )er&a)a) perka)aan =!A;@• Ter!a+ - Pu)i' )er&a)a) perka)aan =;?%>#@
• Ter,uka - Pu)i'
7/23/2019 Sistem Dan Jenis-jenis Fail
http://slidepdf.com/reader/full/sistem-dan-jenis-jenis-fail 22/45
%AKS&' C"(" -C"("
KESE!A%ATAN
• ;?%<K# - ;iada 'ad
• ;?%># - Pegaai .ang menalankan )uga+
• !A; - ndiidu
• %#>!# - "arua' Negara
• RA-*IA )E*AR - Ke+elama)an Negara
7/23/2019 Sistem Dan Jenis-jenis Fail
http://slidepdf.com/reader/full/sistem-dan-jenis-jenis-fail 23/45
PENKE!ASAN FA"!
•1 %a'+ia <e+ar:• "akluma) )en)ang uru+an keraaan .a
ma+i' dalam pro+e+ peran&angan adamerupakan an)ara ra'+ia $e+ar keraa
• "akluma) ini dimua)kan di dalam ,ail$erarna kuning dan $erpalang 8Bmera' memenu'i kuli) 'adapan ,ail
7/23/2019 Sistem Dan Jenis-jenis Fail
http://slidepdf.com/reader/full/sistem-dan-jenis-jenis-fail 24/45
• okumen ini iala' 'ak milik keraaan"ala.+ia(negeriCdan dimak+udkan $ag
maklumanCC+endiri dan lain-lain pega.ang perlu menge)a'ui kandungan.a dma+a menalankan )uga+-)uga+ ra+mimereka "akluma) .ang )erkandung da
dokumen ini )idak $ole' di$eri)a'u +e&alang+ung a)au )idak lang+ung kepadaak'$ar a)au +e+iapa .ang )idak di$enar
7/23/2019 Sistem Dan Jenis-jenis Fail
http://slidepdf.com/reader/full/sistem-dan-jenis-jenis-fail 25/45
7/23/2019 Sistem Dan Jenis-jenis Fail
http://slidepdf.com/reader/full/sistem-dan-jenis-jenis-fail 26/45
PENKE!ASAN FA"!
2 %a'+ia:• ru+an $erkai)an dengan program
pem$angunan keraaan dianggap +e$agmakluma) $erkela+ D%a'+iaE
•
ail .ang men.impan makluma) pengelara'+ia $erarna mera' am$u dan $erpa8B mera' memenu'i kuli) 'adapan ,ail
7/23/2019 Sistem Dan Jenis-jenis Fail
http://slidepdf.com/reader/full/sistem-dan-jenis-jenis-fail 27/45
• okumen ini iala' 'ak milik KeraaaF"ala.+ia(NegeriCdan dimak+udkan
makluman orang-orang .ang perlumenge)a'ui kandungann.a dalam mmenalankan )uga+-)uga+ ra+mi mere"akluma) .ang )erkandung dalam
dokumen ini )idak $ole' di$eri)a'u+e&ara lan+ung a)au )idak kepada aka)au +e+iapa .ang )idak di$enarkan
7/23/2019 Sistem Dan Jenis-jenis Fail
http://slidepdf.com/reader/full/sistem-dan-jenis-jenis-fail 28/45
7/23/2019 Sistem Dan Jenis-jenis Fail
http://slidepdf.com/reader/full/sistem-dan-jenis-jenis-fail 29/45
PENKE!ASAN FA"!
•3 !uli):• ru+an .ang $erkai)an dengan +e+ua)u
kepu)u+an keraaan dianggap +uli) alaup)ela' diumumkan ole' "en)eri $egi)u ugauru+an )a)akelakuan pegaai aam
• "akluma) $erkenaan di+impan dalam ,ailarna 'iau muda dan di&a)a) +e$agai =!
7/23/2019 Sistem Dan Jenis-jenis Fail
http://slidepdf.com/reader/full/sistem-dan-jenis-jenis-fail 30/45
7/23/2019 Sistem Dan Jenis-jenis Fail
http://slidepdf.com/reader/full/sistem-dan-jenis-jenis-fail 31/45
PENKE!ASAN FA"!
•4 ;er'ad:• <ia+an.a +e+e$ua' a$a)an mempun,ail .ang edarann.a )er'ad di+e$a$kmakluma) .ang )erkandong di dalam
"akluma) +eper)i $u)iran peri$adi +)adianggap +e$agai makluma) )er'ad
• ail eni+ ini $erarna pu)i'
7/23/2019 Sistem Dan Jenis-jenis Fail
http://slidepdf.com/reader/full/sistem-dan-jenis-jenis-fail 32/45
7/23/2019 Sistem Dan Jenis-jenis Fail
http://slidepdf.com/reader/full/sistem-dan-jenis-jenis-fail 33/45
PENKE!ASAN FA"!
•5 ;er$uka:• Ke$an.akan ,ail di +e+e$ua' a$a)anadala' eni+ )er$uka iai)u ,ail-,ail$erkai)an dengan penguru+an 'arian
+e+e$ua' a$a)an ail-,ail pen)ad$iradala' )ergulung dalam ka)egori ini
• ail eni+ ini $erarna pu)i'
7/23/2019 Sistem Dan Jenis-jenis Fail
http://slidepdf.com/reader/full/sistem-dan-jenis-jenis-fail 34/45
Maklumat yang terkandung dalam dokumen ini tboleh diberitahu secara lansung atau tidak lansuntidak kepada akhbar atau sesiapa yang tidak diben
7/23/2019 Sistem Dan Jenis-jenis Fail
http://slidepdf.com/reader/full/sistem-dan-jenis-jenis-fail 35/45
PENKE!ASAN FA"!
6 !ampul Ke&il:• !ampul ke&il iala' ,ail +emen)aradiuudkan $erlanda+kan ,ailu)aman.a
• arna ,ail iala' kuning a)au &okla
7/23/2019 Sistem Dan Jenis-jenis Fail
http://slidepdf.com/reader/full/sistem-dan-jenis-jenis-fail 36/45
7/23/2019 Sistem Dan Jenis-jenis Fail
http://slidepdf.com/reader/full/sistem-dan-jenis-jenis-fail 37/45
PENKE!ASAN FA"!
7 ail ;im$ul: ail )im$ul mengandungi$a'an-$a'an .ang $elum
diedarkan kepada pegaai-pegaai a)au un)uk per'a)iapegaai a)a+an
7/23/2019 Sistem Dan Jenis-jenis Fail
http://slidepdf.com/reader/full/sistem-dan-jenis-jenis-fail 38/45
PE%)&KAAN FA"!
•
A#NGK#>-A#NGK#> !?<?A" "?"<K#A
• !emak +e)iap DmemoE .ang di)erima
• !emak perkara u)ama dalam +ura)
• !emak panduan-panduan(doke) a$ad(+enarai ,ail($uda,)ar
• Pa+)ikan ,ail $elum di$uka a)a+ perkara )er+e$u)
7/23/2019 Sistem Dan Jenis-jenis Fail
http://slidepdf.com/reader/full/sistem-dan-jenis-jenis-fail 39/45
P(*SE'&( PE%)&KAAN FA
;N#K#N N;K "?"<K# #A
• P#!;K#N !%#; ( A#PH%#N ( P?%"H>HN#N #;# A#NHK"?N "?"PNY# NH"<H% %JK#N #A
• JK# ;#K ## !?"#K HK?; #>#%#!#; <A#NG#N P#!;K#N #A-#A "?NG?N# P?%K#%# !#"# ;?A#>
#;#%K#N
• JK# ## K#NNG#N !%#; JK# <?A" ## <K# ##;#%K#N ?NG#N "?"<?% NH"<H% %JK#N
7/23/2019 Sistem Dan Jenis-jenis Fail
http://slidepdf.com/reader/full/sistem-dan-jenis-jenis-fail 40/45
T +&K ' N N*%)*( F "
I*I *URAT .E/E/TUKA/ TAJUK
JELA* RI/GKA* 2A/ PA2AT
TI2AK GU/A *I/GKATA/ *EPERTI )PR
• A/.PPR ./I ).W 2LL
ELAK GU/A PERKATAA/EJAA/ *A.A
• 4A/G .E.PU/4AI .AK/A )ERLAI/A/
• O.OGRAP-*$ 5O/TO-/4A KA)I/ET
• )A-AGIA/ KA)I/ET 2LL
)ER2A*ARKA/ FU/G*I JA)ATA/
• AGE/*I
/O.)OR FAIL IKUT KO2 *I*TE. FAIL
• *E2IA A2A
7/23/2019 Sistem Dan Jenis-jenis Fail
http://slidepdf.com/reader/full/sistem-dan-jenis-jenis-fail 41/45
Perkara dan Nom,or fail
• +i +ura) menen)ukan perkara()auk
• Jela+ ringka+ dan pada)
• ;idak guna +ingka)an
• ?lak guna perka)aan(eaan +ama .ang mempun.ai m
$erlainan• <erda+arkan ,ung+i a$a)an(uni)
• Nom$or ,ail iku) +i+)em ,ail +edia ada
• ida,)arkan di $aa' perkara
7/23/2019 Sistem Dan Jenis-jenis Fail
http://slidepdf.com/reader/full/sistem-dan-jenis-jenis-fail 42/45
P(*SE'&( PEN&(&S N F
• 1 PE/ERI.AA/ 2A/ PE/2AFTARA/ *URAT
• 6 PE/2AFTARA/ 2A/ PE.)UKAA/ FAIL
• 3 PE/4I.PA/A/ 2A/ PERGERAKA/ FAIL
•
7 PE.I/2A-A/ 2A/ PELUPU*A/
7/23/2019 Sistem Dan Jenis-jenis Fail
http://slidepdf.com/reader/full/sistem-dan-jenis-jenis-fail 43/45
PE(E(AKAN FA"!
• #A K?A#% "#!K "?A#A K?%#N P?N#;#%#N
• P?NG>#N;#%#N #N;#%# P?G## P?%A ## !AP
;%#N!#K!
• P?%A ## !!;?" !"P#N #A#" P?%>#;#N
7/23/2019 Sistem Dan Jenis-jenis Fail
http://slidepdf.com/reader/full/sistem-dan-jenis-jenis-fail 44/45
*LIP TRA/*•/epada•3nit 4ail dan 5ekod
•4ail 6o" •elah saya serahkan•/epada """"""""""""""""""""""""""""• 6ama aga#ai
•3nit ' Bahagian """""""""""""""""""""""""""""""""""""•ari %ni•!ekian"•andatangan """"""""""""""""""""""""""""""""""""""""•6ama """"""""""""""""""""""""""""""""""""""""•3nit """"""""""""""""""""""""""""""""""""""""
7/23/2019 Sistem Dan Jenis-jenis Fail
http://slidepdf.com/reader/full/sistem-dan-jenis-jenis-fail 45/45
Terima kasih