sistem dan klasifikasi fail
TRANSCRIPT
-
7/30/2019 SISTEM DAN KLASIFIKASI FAIL
1/52
SISTEM FAIL
DAN
KELASIFIKASI FAIL
-
7/30/2019 SISTEM DAN KLASIFIKASI FAIL
2/52
TUJUAN
Bertujuan untuk memberi penerangan
kepada pejabat awam mengenai Sistem fail
dan langkah-langkah menyediakan
klasifikasi fail berdasarkan fungsi danaktiviti.
-
7/30/2019 SISTEM DAN KLASIFIKASI FAIL
3/52
PROSES MELIPUTI
PEGELASAN, PENYUSUNAN,
PENYIMPANAN,PENGAWALAN DAN
MENGINDEKS FAIL UNTUKTUJUAN PENGESANAN
APABILA DIPERLUKAN
SISTEM FAIL
-
7/30/2019 SISTEM DAN KLASIFIKASI FAIL
4/52
SATU FOLDER DIMANA DI DALAMNYASURAT-SURATAN
DISUSUN DENGAN CERMAT DANTERATUR, DIBERI TAJUK.
DINOMBOR, DIDAFTAR DAN DIINDEKSKAN
RASMI
FAIL
-
7/30/2019 SISTEM DAN KLASIFIKASI FAIL
5/52
MEMBERI MAKLUMAT YANGBETUL KEPADA PENGGUNA
YANG MEMERLUKANNYA
PADA MASA YANG
DITETAPKAN DENGAN KOS
YANG MINIMA
MATLAMAT SISTEM FAIL
-
7/30/2019 SISTEM DAN KLASIFIKASI FAIL
6/52
KOMPONEN
INPUT
KOMPONEN
PROSES
KOMPONEN
OUTPUT
KOMPONEN SISTEM FAIL
MATLAMAT:
KEMAMPUAN MENYAMPAIKAN MAKLUMAT/FAIL YANG
TEPAT UNTUK ORANG YANG MEMERLUKANNYA
DENGAN MELIBATKAN KOS YANG MINIMA
-
7/30/2019 SISTEM DAN KLASIFIKASI FAIL
7/52
KOMPONEN SISTEM FAIL
KOMPONENINPUT
KOMPONENPROSES
KOMPONENOUTPUT
MAKLUMATPERALATAN
KEWANGAN
MANUSIA
KAEDAH
FAIL:
1. PEWUJUDAN
FAILi. Pengelasan
Fail
ii. Mengindeks
iii. Mengawal
Edaran
2. PENYIMPANAN
3. PELUPUSAN
MAKLUMAT
-
7/30/2019 SISTEM DAN KLASIFIKASI FAIL
8/52
1. PENGELASAN..
2. MEWUJUDKAN..
3. MENGESAN/PENGUNAAN
4. PELUPUSAN
AKTIVITI SISTEM FAIL
-
7/30/2019 SISTEM DAN KLASIFIKASI FAIL
9/52
REKOD URUSAN AM/
HOUSEKEEPING DAN
FUNGSIAN/FUNCTIONAL
TARAF KESELAMATAN
KOD
JENIS PENGELASAN
-
7/30/2019 SISTEM DAN KLASIFIKASI FAIL
10/52
PENGESANAN FAIL
TUJUAN
MENDAPATKAN SEMULA MAKLUMAT/FAIL MENGIKUT SISTEM YANG TELAH
DISEDIAKAN
-
7/30/2019 SISTEM DAN KLASIFIKASI FAIL
11/52
KAEDAH MENGESAN
1. PENGGUNAAN INDEKS
2. PENGGUNAAN KAD EDARAN FAIL
- KAD KELUAR MASUK
- BORANG REGISTRI
3. PENGUNAAN DIARI SDP
4. PENGGUNAAN KOMPUTER
5. PENGGUNAAN SENARAI
FAIL/BUKU DAFTAR FAIL6. PENGGUNAAN BUKU DAFTAR
SURAT
-
7/30/2019 SISTEM DAN KLASIFIKASI FAIL
12/52
4. PELUPUSAN
1. JADUAL PEMISAHANREKOD
2. SENARAI PELUPUSAN REKOD
3. PEMUSNAHAN FAIL
-
7/30/2019 SISTEM DAN KLASIFIKASI FAIL
13/52
CIRI-CIRI SISTEM FAIL YANG BAIK
1. PENGGUNAAN RUANG MINIMA2. MUDAH DIRUJUK
3. PENYIMPANAN FAIL - KOS MINIMA
4. LOKASI YANGSESUAI/KAWALAN
5. RUJUKAN SILANG
6. PENGELASAN YANG BAIK
7. ANJAL (FLEXIBLE)
8. MEMUDAHKAN PELUPUSAN- PENILAIAN/PEMINDAHAN/PELUPUSAN
-
7/30/2019 SISTEM DAN KLASIFIKASI FAIL
14/52
PANDUAN
PENYEDIAAN KLASIFIKASI FAIL
http://localhost/var/www/apps/conversion/PANDUAN%20PENGURUSAN%20REKOD/PANDUAN%20PENGURUSAN%20REKOD%20KONVENSIONAL/Panduan%20Pembangunan%20Klasifikasi%20Fail%20.pdfhttp://localhost/var/www/apps/conversion/PANDUAN%20PENGURUSAN%20REKOD/PANDUAN%20PENGURUSAN%20REKOD%20KONVENSIONAL/Panduan%20Pembangunan%20Klasifikasi%20Fail%20.pdfhttp://localhost/var/www/apps/conversion/PANDUAN%20PENGURUSAN%20REKOD/PANDUAN%20PENGURUSAN%20REKOD%20KONVENSIONAL/Panduan%20Pembangunan%20Klasifikasi%20Fail%20.pdfhttp://localhost/var/www/apps/conversion/PANDUAN%20PENGURUSAN%20REKOD/PANDUAN%20PENGURUSAN%20REKOD%20KONVENSIONAL/Panduan%20Pembangunan%20Klasifikasi%20Fail%20.pdfhttp://localhost/var/www/apps/conversion/PANDUAN%20PENGURUSAN%20REKOD/PANDUAN%20PENGURUSAN%20REKOD%20KONVENSIONAL/Panduan%20Pembangunan%20Klasifikasi%20Fail%20.pdf -
7/30/2019 SISTEM DAN KLASIFIKASI FAIL
15/52
PENGENALAN
Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629] memberi mandatkepada Arkib Negara Malaysia (ANM) untuk
menguruskan rekod kerajaan di pejabat awam bermula
dari peringkat pewujudan sehingga pelupusan.
Selaras dengan peruntukan tersebut, ANM telahmemperkenalkan beberapa ketetapan bagi
mentranformasikan pengurusan rekod kerajaan di
samping membuat persediaan dalam menguruskan
rekod secara elektronikdengan menggunakan aplikasipengurusan rekod elektronik (Electronic Records
Management System [ERMS]).
-
7/30/2019 SISTEM DAN KLASIFIKASI FAIL
16/52
TUJUAN
Bertujuan untuk memberi penerangankepada pejabat awam mengenai langkah-
langkah menyediakan klasifikasi fail
berdasarkan fungsi dan aktiviti.
-
7/30/2019 SISTEM DAN KLASIFIKASI FAIL
17/52
Klasifikasi Fail
Proses mengenalpasti dan mengumpulkanmaklumat ke dalam kategori/ kumpulan
yang sama atau seakan-akan sama,
Di mana setiap satu kategori/kumpulanrekod itu dikenali dengan identitinya
sendiri
-
7/30/2019 SISTEM DAN KLASIFIKASI FAIL
18/52
Adalah rekod yang memberi sokongankepada perjalanan jentera sesebuah
pejabat awam yang terdiri daripada rekod
yang meliputi perkara seperti berikut: Pentadbiran
Tanah, Bangunan dan Infrastruktur
Pengurusan Aset dan Bekalan Kewangan
Sumber Manusia.
Rekod Urusan Am
-
7/30/2019 SISTEM DAN KLASIFIKASI FAIL
19/52
Adalah rekod teras berkaitan fungsi,aktiviti khusus dan sub-aktiviti bagi
sesebuah pejabat awam. Ia berbeza-beza
di antara setiap pejabat awam.
Rekod Urusan Fungsian
-
7/30/2019 SISTEM DAN KLASIFIKASI FAIL
20/52
Pejabat Tanah - Rekod-rekod mengenaiurusan tanah
Pejabat Agama - Rekod-rekod mengenai
nikah, kahwin, cerai, nafkahJabatan Kebajikan - Rekod Mengenai Bantuan
LHDNRekod mengenai cukai pendapatan
JPJ - Rekod mengenai kenderaan, LesenMemandu
Contoh
-
7/30/2019 SISTEM DAN KLASIFIKASI FAIL
21/52
1. TERBUKA
2. TERHAD
3. SULIT
4. RAHSIA
5. RAHSIA BESAR
TARAF KESELAMATAN FAIL
-
7/30/2019 SISTEM DAN KLASIFIKASI FAIL
22/52
TERBUKA
- a. Putih (AM 435 - Pin. 1/80)
- b. SAMPUL KECIL - Kuning (AM 435A- Pin. 1/82)
TERHAD
- Putih (AM 435 - Pin. 1/80) juga dan tercatit perkataanTERHAD
SULIT
- Hijau dan tercatit perkataan SULIT (AM 436)
RAHSIA
- Merah jambu berpalang merah dan tarcatit perkataanRAHSIA (Am 437)
RAHSIA BESAR
- Kuning dan berpalang merah dan tercatit perkataan
RAHSIA BESAR (AM 438)
WARNA KULIT FAIL
-
7/30/2019 SISTEM DAN KLASIFIKASI FAIL
23/52
KEPERLUAN PENYEDIAAN
KLASIFIKASI FAIL
i. Mewujudkan keseragaman klasifikasi fail di pejabatawam
ii. Pra-syarat pelaksanaan Sistem Pengurusan Rekod
Elektronik
iii. Membolehkan pewujudan dan penawanan rekod secarasistematik bagi memenuhi keperluan pengauditan,
penyiasatan dan keakuran kepada perundangan.
iv. Memudah dan mempercepatkan pengesanan rekod
untuk meningkatkan penyampaian perkhidmatan. v. Membantu dalam penyediaan Jadual Pelupusan Rekod
(JPR)
-
7/30/2019 SISTEM DAN KLASIFIKASI FAIL
24/52
LANGKAH-LANGKAH
PENYEDIAAN KLASIFIKASI FAIL
LANGKAH 1 - PERBINCANGANPENYEDIAAN KLASIFIKASI FAIL
Pejabat awam perlu menghubungi Arkib
Negara Malaysia untuk mengadakanperbincangan dan khidmat nasihat
mengenai penyediaan klasifikasi fail.
-
7/30/2019 SISTEM DAN KLASIFIKASI FAIL
25/52
LANGKAH 2 : PENUBUHAN PASUKAN
KERJA PENYEDIAAN KLASIFIKASI
FAIL
Satu pasukan kerja perlu ditubuhkan bagi
melaksanakan kerja-kerja penyediaan
klasifikasi fail.
Keahlian pasukan kerja hendaklah terdiri
dari :
-
7/30/2019 SISTEM DAN KLASIFIKASI FAIL
26/52
Ketua : SUB BKP (Peringkat Kementerian)
Pengarah/Timbalan Pengarah
(Peringkat Jabatan)
Pengarah/Penolong Pengarah
(Peringkat Jabatan Negeri)
Setiausaha: Ketua Penolong Setiausaha/
Penolong Pegawai Tadbir/Pegawai Rekod Jabatan
Ahli : Ketuaketua Bahagian/ Seksyen/Unit
Penasihat Undang-undang/Pegawai
PerundanganPegawai dan kakitangan yang berkaitan
Kerani Rekod Jabatan
-
7/30/2019 SISTEM DAN KLASIFIKASI FAIL
27/52
Pegawai dan kakitangan yang dilantik
menganggotai Pasukan Kerja Penyediaan
Klasifikasi Fail hendaklah:
mahir dan berpengetahuan tentang
kandungan rekod di pejabat awam yang
berkenaan.
mempunyai pengetahuan tentang fungsi dan
aktiviti jabatan serta boleh membuat
keputusan tentang klasifikasi.
-
7/30/2019 SISTEM DAN KLASIFIKASI FAIL
28/52
PENYEDIAAN KLASIFIKASI
FAIL a.Penganalisaan Fungsi dan Aktiviti
Klasifikasi fail fungsian dibangunkan dengan
menganalisa,mengenalpasti dan menyusun
fungsi serta aktiviti-aktiviti, sub-aktiviti dantransaksi yang dilaksanakan oleh sesebuah
pejabat awam
Bagi memudahkan penawanan, penggunaan,
penyelenggaraan dan pelupusan rekod secarasistematik dan konsisten
-
7/30/2019 SISTEM DAN KLASIFIKASI FAIL
29/52
Analisa fungsi dibuat berdasarkan
maklumat yang diperolehi dari
i. Objektif dan fungsi jabatan;
ii. Visi dan misi jabatan;
iii. Carta fungsi;
iv. Carta organisasi; v. Laporan Tahunan Jabatan;
vi. Senarai fail sedia ada; dan
vii. Aktiviti-aktiviti yang dilaksanakan
-
7/30/2019 SISTEM DAN KLASIFIKASI FAIL
30/52
b. Susunan Hierarki Klasifikasi Fail
- Fungsi, aktiviti, sub-aktiviti dan transaksi
yang telah dikenalpasti hendaklah
dikelompokkan dan disusun mengikut
hierarki.- Hierarki yang dibangunkan hendaklah tidak
melebihi 4 peringkat (level)
-
7/30/2019 SISTEM DAN KLASIFIKASI FAIL
31/52
Fungsi merujuk kepada tanggungjawab utama/khusus yang
dilaksanakan oleh sesebuah pejabat awam dalam
mencapai objektif penubuhannya
Aktiviti
merujuk kepada kegiatan yang dilaksanakan
oleh sesebuah pejabat awam dalam mencapai
fungsi khusus penubuhannya.
-
7/30/2019 SISTEM DAN KLASIFIKASI FAIL
32/52
Sub-aktiviti
Transaksi merupakan fail-fail dengan tajuk khusus di bawah
sesuatu sub-aktiviti. Ia merupakan peringkat keempat
dalam Klasifikasi Fail dan mengandungi dokumen-
dokumen yang berkaitan dengan tajuk
fail tersebut.
adalah kegiatan-kegiatan khusus yang
dilaksanakan di bawah aktiviti.
-
7/30/2019 SISTEM DAN KLASIFIKASI FAIL
33/52
-
7/30/2019 SISTEM DAN KLASIFIKASI FAIL
34/52
Contoh Susunan Hierarki adalah
seperti berikut:
Peringkat 1-Fungsi (Sumber Manusia)
Peringkat 2 Aktiviti (Latihan)
Peringkat 3 Sub-aktiviti (LatihanDalaman)
Peringkat 4 Transaksi (Fail) (Kursus
Aset)
-
7/30/2019 SISTEM DAN KLASIFIKASI FAIL
35/52
c. Kawalan Perbendaharaan
Kata perlu mengadakan kawalan perbendaharaan kata
yang digunapakai dalam pengkelompokan failmengikut fungsi, aktiviti, subaktiviti dan transaksi
Perbendaharaan kata yang digunakan bagi setiap
peringkat hierarki itu mesti merangkumiperingkat-peringkat di bawahnya sepertimanayang disusun dalam ensiklopedia.
Kawalan ini dapat memastikan supayaperbendaharaan kata yang berkaitan dengan fungsi
pejabat awam itu sahaja digunakan
-
7/30/2019 SISTEM DAN KLASIFIKASI FAIL
36/52
Selain daripada itu, perkara-perkara berikutjuga hendaklah diambil kira dalam mengawal
perbendaharaan kata: Elakkan penggunaan perkataan-perkataan
sinonim (synonym) yangmempunyai maknayang hampir-hampir sama.
Contoh:
dekad dengan dasawarsa,
tamadun dengan peradaban,
jambatan dengan titi,
upah dengan gaji.
-
7/30/2019 SISTEM DAN KLASIFIKASI FAIL
37/52
Elakkan penggunaan perkataan homograph
yang mempunyai ejaan yang sama tetapimembawa dua makna yang berlainan.
Contoh:
perkataan kabinet boleh merujukkepada perabot atau jemaah menteri.
-
7/30/2019 SISTEM DAN KLASIFIKASI FAIL
38/52
Elakkan penggunaan acronym yang
merupakan singkatan kepada beberapaperkataan.
Contoh: ANM, LO, DO dan
sebagainya tidak digalakkan sebab iamungkin membawa maksud yang
lain. Sebaliknya, namapenuh iaitu
Local Order dan Delivery Order perlu
digunakan
-
7/30/2019 SISTEM DAN KLASIFIKASI FAIL
39/52
Penyediaan Deskripsi Klasifikasi
Semua fungsi dan aktiviti yang disenaraikanhendaklah disediakan deskripsi yeng lengkap dan
mendalam.
Ia harus menerangkan skop liputan fungsi,
aktiviti, sub-aktiviti dan transaksi yang
Boleh memudahkan kerja-kerja fail-memfail
serta pencarian maklumat dengan menggunakan
pencarian katakunci (key word search).
-
7/30/2019 SISTEM DAN KLASIFIKASI FAIL
40/52
PENYEDIAAN KOD KLASIFIKASI
FAIL
Rekod Urusan Am (untuk semuapejabat awam)
100 Pengurusan Pentadbiran
200 Pengurusan Tanah, Bangunan danInfrastruktur
300 Pengurusan Aset
400 Pengurusan Kewangan
500 Pengurusan Sumber Manusia
-
7/30/2019 SISTEM DAN KLASIFIKASI FAIL
41/52
Contoh
Sekolah-sekolah
600 Tadbir Urus Sekolah
700 Tadbir Urus Murid
800 Tadbir Urus Asrama Sekolah
-
7/30/2019 SISTEM DAN KLASIFIKASI FAIL
42/52
Penyelarasan penggunaan tanda
pemisah
Tanda yang digunapakai untuk
memisahkan fungsi, aktiviti, sub-
aktiviti dan transaksi hendaklah
diselaraskan seperti berikut:
Tanda sengkang () hendaklah digunakan
untuk memisahkan fungsi dan aktiviti.
Tanda serong ( / ) hendaklah digunakan untuk
memisahkan aktiviti, sub-aktiviti dan transaksi.
-
7/30/2019 SISTEM DAN KLASIFIKASI FAIL
43/52
Contoh 1 : Klasifikasi Urusan Am
100 PENTADBIRAN (Fungsi)
100-2 Perhubungan Awam (Aktiviti)
100-2/1 Publisiti, Promosi dan Protokol(Sub-Aktiviti)
100-2/1/1 Publisiti dan Sidang Akhbar
(Transaksi (Fail)
-
7/30/2019 SISTEM DAN KLASIFIKASI FAIL
44/52
100 - 2 / 1 / 1
100 Pentadbiran- Tanda Sengkang
2 Perhubungan Awam
/ Tanya Serong
1 Publisiti, Promosi dan Protokol
/ Tanda Serong
1 Publisiti dan Sidang Akhbar
-
7/30/2019 SISTEM DAN KLASIFIKASI FAIL
45/52
-
7/30/2019 SISTEM DAN KLASIFIKASI FAIL
46/52
Contoh 2 : Klasifikasi Urusan Fungsian
Lembaga Kemajuan Terengganu Tengah
600 PEMBANGUNAN WILAYAH(Fungsi)
600-1 Bandar Baru(Aktiviti)
600-1/1 Perancangan(Sub-Aktiviti) 600-1/1/1 Pembangunan Bandar Al Muktafi Billah Shah
(Transaksi(Fail)
600-1/1/2 Pembangunan Bandar Bukit Besi(Transaksi(Fail)
-
7/30/2019 SISTEM DAN KLASIFIKASI FAIL
47/52
600 - 1 / 1 / 2
600 PEMBANGUNAN WILAYAH- Tanda Sengkang
1 Bandar Baru
/ Tanya Serong
1 Perancangan
/ Tanya Serong
2 Pembangunan Bandar Bukit Besi
-
7/30/2019 SISTEM DAN KLASIFIKASI FAIL
48/52
-
7/30/2019 SISTEM DAN KLASIFIKASI FAIL
49/52
Ruj.Pertama:Namaringkasorganisasi Ruj.Kedua:TarafKeselamatan
Ruj.Ketiga:KodFungsi/Siri
Ruj.Keempat:KodAktiviti/perkarautama
Ruj.Kelima:KodSub-aktiviti/pecahanperkara utama(khusus)
Ruj.Keenam:KodTransaksi (Fail)/pecahan kecil perkarautama(sub
khusus)
SISTEMNOMBORRUJUKANFAIL.
-
7/30/2019 SISTEM DAN KLASIFIKASI FAIL
50/52
50
BAGAIMANA MELAKSANAKAN
PENGKELASAN PERKARA1. DUA JENIS REKOD
- AM/HOUSEKEEPING
- FUNGSIAN/FUNCTIONAL
2. KAJI STRUKTUR ORGANISASI
3. KUMPUL TAJUK-TAJUK YANG
SEDIA ADA
4. PADANKAN
-
7/30/2019 SISTEM DAN KLASIFIKASI FAIL
51/52
51 RKPS Khid.Nasihat 1/04
ARKIB NEGARA MALAYSIA
CAWANGAN KEDAH DAN
PERLIS
ALOR MERAHO5250 ALOR STAR
KEDAH DARUL AMAN
Telefon (Talian Terus) - 04-7204201Fax - 04-7340235Website - www.arkib.gov.myEmail - [email protected]
KHIDMAT NASIHAT
http://www.arkib.gov.my/http://www.arkib.gov.my/ -
7/30/2019 SISTEM DAN KLASIFIKASI FAIL
52/52
SESI SOAL-JAWAB