sept 15

HBEM3403PENTADBIRAN KEWANGAN SEKOLAH

1

FAKULTI PENDIDIKAN DAN BAHASA

HBEM3403

PENTADBIRAN KEWANGAN SEKOLAH

NAMA : NOSMA BINTI MOHD JAN

NOMBOR MATRIK : 791005125050002

NO KAD PENGENALAN : 791005-12-5050

E-MAIL : [email protected]

PUSAT PEMBELAJARAN : OUM CAWANGAN TAWAU

SEPTEMBER 2014

mailto:[email protected]


2

ISI KANDUNGAN


3

1.0 PENGENALAN

Setiap tahun kerajaan telah membelanjakan berjuta-juta ringgit melalui Kementerian

Pendidikan Malaysia. Dari jumlah tersebut pula, hampir separuh daripadanya telah

diperuntukkan untuk tujuan mendidik pelajar-pelajar di sekolah kerajaan bagi mempertingkat

m utu pelajaran dan pendidikan negara ( Ramaiah, 1 999). Tambahnya lagi, dalam agihan

perbelanjaan Rancangan Malaysia Kelapan sahaja, melalui jumlah yang telah diagihkan

kepada Kementerian Pendidikan Malaysia, sebanyak RM3,262.6 juta telah diperuntukkan

bagi tujuan untuk perbelanjaan mengurus sekolah-sekolah menengah.

Pengurusan kewangan sekolah berfungsi untuk melicinkan perjalanan semua program yang

telah dirancangkan oleh pihak sekolah berlandaskan arahan Kementerian Pendidikan.

Pengurusan kewangan sekolah yang cekap akan- dapat membantu memastikan semua

matlamat dan wawasan sekolah tercapai. Oleh itu, kecekapan dalam pengurusan kewangan

adalah sangat penting dan perlu d itekankan dalam sesebuah organisasi seperti sekolah

(Ramanathan, 1993).

Di bawah peruntukan Akta Pendidikan 1961 dan Account & Rules 1962, pihak sekolah

(melalui pentadbiran pengetua) dikehendaki menyelenggara dan menyimpan akaun-akaun

serta rekod-rekod lain yang berkaitan dengan amalan sehariannya dengan sempurna, serta

menyediakan dan mengemukakan satu penyata akaun mengenai tahun kewangan yang baru

berlalu, kepada pihak audit tidak lewat dari 31 Mac pada tiap-tiap tahun (Kementerian

Pendidikan Malaysia, 2000). Mengikut Education Rules, 1962 yang telah d iterjemahkan :

"Seorang pengurus atau penyelia atau orang lain yang bertanggungjawab terhadap

pengurusan sesebuah institusi pendidikan yang dibantu, perlu menyimpan akaun yang

sempurna dan rekod-rekod lain dalam bentuk yang diperlukan oleh pihak

Kementerian Pendidikan untuk semua perkara kewangan yang berkaitan dengan

institusi pendidikan yang dibantu, dan perlu menyediakan dan menyerahkan satu

penyata akaun tahun kewangan sebelumnya dengan segera dan tidak lewat dari 31

Mac pada setiap tahun"

(Kementerian Pendidikan Malaysia, 2000)

Selaras dengan peredaran masa, Kementerian Pendidikan Malaysia telah menghasilkan satu

aplikasi secara atas talian iaitu PATSKOM. Ia adalah satu aplikasi yang akan memudahkan


4

urusan berkaitan kewangan sekolah. Namun, pada tahun 2011, ianya telah dimansuhkan dan

diganti dengan satu lagi aplikasi atas talian iaitu eSPKWS. Kemudian, pada tahun 2014,

aplikasi eSPKWS ini telah di tambah baik kepada eSPKWS edisi kedua. Oleh itu, dalam

tugasan ini, akan dibincangkan berkaitan tentang eSPKWS edisi kedua serta proses-proses

yang terlibat di dalamnya. Akhir sekali, isu-isu berkaitan dengan sistem eSPKWS edisi kedua

ini.

2.0 KAEDAH PENGUMPULAN DATA

Dalam tugasan ini, terdapat 3 cara untuk memperolehi maklumat yang berkaitan dengan

sistem ini. Antaranya ialah kaedah temubual, kaedah pemerhatian dan kaedah rujukan

dokumen berkaitan.

Untuk kaedah temubual, 4 orang pegawai sekolah yang telah di pilih iaitu Penolong Kanan 1,

Penolong Kanan Hem, Penolong Kanan Ko kurikulum dan juga seorang pentadbir sistem.

Pemilihan pegawai sekolah ini adalah berdasarkan latar belakang mereka dan juga kaitan

tanggungjawab mereka kepada sistem ini. Seterusnya, soalan temubual pula adalah berkaitan

tentang aplikasi eSPKWS seperti isu-isu yang berkaitan, proses utama dalam aplikasi ini dan

sebagainya. Hasil daripada temubual ini, akan di jadikan sebagai landasan kepada kajian ini.

Kaedah kedua pula ialah kaedah pemerhatian. Pemerhatian akan di lakukan ketika pengguna

sedang menggunakan sistem ini. Kaedah ini adalah paling mudah sekali untuk memahami

bagaimana aplikasi ini beroperasi.

Kaedah ketiga ialah rujukan kepada dokumen yang berkaitan. Dokumen-dokumen ini boleh

diperolehi daripada pihak sekolah. Kandungannya pula berkisar tentang operasi eSPKWS dan

bagaimana aplikasi ini melancarkan pengurusan kewangan di sekolah tersebut.

3.0 PROSES eSPKWS (Edisi Kedua) - PK01

PK01 merupakan modul permulaan dalam sistem eSPKWS edisi kedua ini. Di bawahnya

terdapat beberapa lagi submodul iaitu AK01 sehingga AK10. PK01 ialah proses kunci masuk

data awal ke dalam eSPKWS. Selain itu juga, ia bertujuan untuk menyediakan maklumat

awal eSPKWS pada tahun pertama pelaksanaan sistem ini.

Tujuan proses ini adalah diguna pakai untuk menyediakan maklumat asas eSPKWS termasuk

baki awal buku tunai serta maklumat penyata akaun tahunan bagi tahun sebelum pelaksanaan

sistem. Beberapa maklumat yang diperlukan ialah seperti maklumat lengkap sekolah,


5

maklumat akaun bank bagi setiap kumpulan wang, maklumat akaun subsidiary, maklumat

baki awal buku tunai, maklumat penyata kewangan tahunan bagi tahun sebelum pelaksanaan

eSPKWS. Akhir sekali ialah maklumat Penyata Penyesuaian Bank bagi bulan sebelum

pelaksanaan eSPKWS.

AK01/01

AK01/01 adalah proses pertama dalam aplikasi eSPKWS ini. Dalam proses ini, pengguna

yang terdiri daripada pelulus dan penyedia hendaklah memiliki ID dan juga kata laluan.

Setelah itu, pelulus dan penyedia boleh mengemaskini maklumat diri seperti membetulkan

ejaan nama dan sebagainya. Pengguna juga boleh menukar kata laluan. Namun, nama

pengguna tidak boleh di tukar. Perlu di ingatkan sekiranya pengguna terlupa kata laluan,

pengguna hendaklah menghubungi sistem pentadbiran untuk mendapatkannya.

AK02/01

Setelah mengemaskini maklumat pengguna, dalam submodule kedua ini pula pengguna

hendaklah mengemaskini maklumat sekolah dan tahun mula menggunakan sistem ini. Setelah

pengguna telah mengemaskini dan menyimpan maklumat sekolah, pengurus sekolah

hendaklah memberi pengesahan.

AK03/01

Submodul AK03/01 adalah untuk mengemaskini maklumat akaun bank sekolah. Pengguna

hendaklah berhati-hati ketika mengunci masuk maklumat akaun bank ke dalam sistem.

Pengguna boleh menambah dan mengisi maklumat yang diperlukan seperti tarikh pembukaan

akaun bank, nama berkaitan, cawangan bank berkaitan dan nombor akaun bank. Dalam

proses ini juga, pengguna mempunyai pilihan untuk menutup akaun bank. Namun, sebelum

pengguna menutup akaun, penyesuaian bank untuk bulan seterusnya perlu di buat terlebih

dahulu.

AK04/01

Bagi proses seterusnya adalah bertujuan untuk memilih dan mengemaskini perihal berkaitan

peruntukan yang diterima di sekolah. Pengguna hendaklah klik kepada submodul “Pilih

Perihal”. Setelah itu, pengguna boleh mengemaskini senarai perihal pada peruntukan yang

memerlukan subsidiari. Pengguna perlu berhati-hati semasa memilih perihal terutama yang


6

mempunyai subsidiari dan pastikan perihal yang dipilih itu tepat. Kemaskini boleh dilakukan

dari masa ke semasa.

AK05/01

Proses seterusnya memerlukan ketelitian semasa melakukan kunci masuk maklumat. Proses

ini ialah mengunci masuk maklumat baki buku tunai berdasarkan baki terakhir sebelum

pelaksanaan sistem. Submodul maklumat baki hendaklah diklik dan maklumat baki setiap

perihal kumpulan wang yang berkaitan hendaklah di kemaskini. Seterusnya, pengguna boleh

menyimpan maklumat tersebut. Maklumat baki ini boleh dikemaskini oleh pengguna dari

masa ke semasa. Seterusnya, pengurus sekolah hendaklah mengesahkan maklumat baki ini

setelah disimpan.

AK06/01

Proses seterusnya adalah untuk mengunci masuk maklumat penyata penerimaan dan

pembayaran berdasarkan penyata yang disediakan sebelum pelaksanaan eSPKWS. Proses ini

juga memerlukan pengguna untuk lebih teliti ketika memasukkan maklumat. Setelah proses

mengemaskini selesai, pengurus sekolah hendaklah mengesahkan Penyata Penerimaan dan

Pembayaran di simpan.

AK07/01

Seterusnya, proses ini pula adalah bertujuan untuk mengunci masuk maklumat Penyata

Pendapatan & Perbelanjaan berdasarkan penyata yang disediakan sebelum pelaksanaan

eSPKWS. Proses ini adalah seperti memindahkan maklumat daripada dokumen manual

kepada sistem. Ini bagi memudahkan pengguna mengemaskini maklumat tersebut. Setiap

kemaskini yang dilakukan hendaklah disimpan dan kemudian di sahkan oleh pengurus

sekolah.

AK08/01

Dalam proses ini, ianya bertujuan untuk mengisi maklumat kunci kira-kira berdasarkan

penyata yang disediakan sebelum pelaksanaan eSPKWS. Di bawah submodul maklumat

kunci kira-kira, 10 medan yang perlu di isi berdasarkan maklumat yang diminta seperti baki

wang dalam bank, akaun belum terima, wang dalam tangan dan sebagainya. Proses

memasukkan maklumat kunci kira-kira penyata ini memerlukan proses yang banyak dan

perlu berhati-hati. Ini kerana, apabila pengguna memasukkan input yang salah, akaun tidak


7

akan dapat di simpan dan akan menyebabkan pengguna terpaksa mencari balik di mana

kesalahan yang dilakukan. Ini akan menyebabkan proses berpanjangan. Proses ini juga

memerlukan pengesahan daripada pengurus sekolah.

AK09/01

Setelah proses tutup akaun bank, pengguna hendaklah mengunci masuk maklumat

Penyesuaian Bank berdasarkan penyata yang disediakan bagi bulan terakhir sebelum

pelaksanaan eSPKWS. Pengguna boleh klik di bawah submodul maklumat penyesuaian bank.

Sama seperti proses-proses sebelum ini, setiap langkah-langkah mestilah di lakukan dengan

teliti dan cermat agar tidak terjadi kesalahan. Maklumat penyesuaian bank haruslah dilakukan

sebelum sesuatu akaun bank ingin di tutup dalam proses AK03/01.

AK10/01

Proses terakhir dalam PK01 ini, maklumat kumpulan wang terkumpul bagi tahun sebelum

pelaksanaan eSPKWS akan di kunci masuk. Pengguna boleh klik di bawah submodule

Kumpulan Wang Terkumpul. Kumpulan Wang Terkumpul merupakan maklumat lebihan

atau kurangan pendapatan terkumpul. Antara kaedah yang digunakan untuk mendapatkan

amaun Kumpulan Wang Terkumpul ialah kenalpasti peruntukan yang berkaitan, jadikan

maklumat baki sebagai maklumat utama. Boleh tambah maklumat sekiranya ada maklumat

berkaitan akaun belum terima, wang dalam tangan dan deposit dibayar. Manakala, maklumat

boleh ditolak ada maklumat berkaitan ABB, deposit telah diterima, dan terimaan terdahulu.

Seterusnya, pengurus bank perlu mengesahkan simpanan maklumat ini.


PK02 adalah proses kedua dalam eSPKWS. Ia berada pada modul kedua iaitu Modul

Terimaan. Terdapat 13 submodul di bawah Modul Terimaan ini.

AK01/02

Arahan pertama adalah bertujuan untuk mendaftar nombor buku resit bagi terimaan dan

kutipan di dalam sistem eSPKWS. Pengguna hendaklah klik kepada submodul Daftar No.

Resit. Pertama, pilih tarikh dan masukkan nombor resit mengikut format yang telah

ditetapkan dalam sistem. Kedua, klik butang daftar.


8

AK02/02

Proses ini ialah proses merekod terimaan tunai, cek, wang pos, bank deraf dan kiriman wang.

Ianya bertujuan untuk mengeluarkan resit bagi terimaan tunai, cek, wang pos, bank deraf dan

kiriman wang. Proses AK02/02 ini di bawah submodul Terimaan. Dalam proses ini, adalah

penting untuk memastikan status deposit. Sekiranya telah menerima pemulangan deposit,

pengguna perlu klik kepada deposit dibayar. Jika menerima bayaran deposit, pengguna perlu

klik kepada deposit diterima. Seterusnya, status terimaan tidak dikenalpasti dipilih untuk

mengeluarkan resit rasmi pejabat bagi peruntukan yang dikreditkan ke bank pada bulan

sebelumnya dan telah dikenalpasti pada bulan semasa.

AK03/01

AK03/01 adalah proses merekod terimaan akaun yang belum diterima. Ianya bertujuan untuk

mengeluarkan resit bagi terimaan tunai, cek, wang pos, bank deraf dan kiriman wang bagi

akaun belum terima. Langkah seterusnya ialah dengan mengakses submodul Terimaan dan

masukkan butiran terimaan yang berkaitan ke dalam sistem. Kemudian pilih Jenis Terimaan :

ABT dan pilih tarikh ABT berdasarkan ABT yang telah di daftarkan. Sistem akan

memaparkan jumlah ABT yang didaftarkan sebagai rujukan. Amaun terimaan di kunci masuk

ke medan peruntukan yang berkaitan. Akhir sekali, klik butang simpan.

AK04/01

Berikut merupakan proses untuk merekod terimaan yang baru dikenal pasti dan bertujuan

untuk mengeluarkan resit bagi terimaan yang di kreditkan terus ke akaun bank dan baru

dikenalpasti setelah Penyata Penyesuaian Bank disediakan. Klik submodul terimaan,

masukkan butiran terimaan yang berkaitan ke dalam sistem. Kemudian, pilih pula status

terimaan : Akaun tidak dikenalpasti dan pilih maklumat terimaan berdasarkan amaun yang

dikunci masuk dalam penyata penyesuaian bank bulan sebelum. Setelah mengemaskini

maklumat berkaitan, klik butang simpan.

AK05/02

Proses ini akan mengeluarkan resit bagi terimaan cek yang batal. Terdapat submodul

Terimaan Cek Batal di bawah modul terimaan. Untuk menggunakannya, klik butang carian.

Sebelum menyimpan maklumat, tarikh resit haruslah tepat dan betul.


9

AK06/02

Arahan ini pula bertujuan menyemak transaksi terimaan atau upahan yang telah di kunci

masuk. Cara-caranya ialah dengan klik submodul Senarai Terimaan di bawah modul

terimaan. Dua pilihan carian yang boleh di akses oleh pengguna ialah carian berdasarkan

bulan dan tahun, dan kedua pilihan carian untuk semua bulan. Dalam submodul ini, pengguna

boleh mencetak keluar resit. Dalam submodul senarai terimaan, semua transaksi terimaan

yang telah dikunci masuk akan disenaraikan dan boleh disemak secara bulanan. Sebarang

penambahan, pengemaskinian, dan pembatalan rekod tidak dibenarkan setelah Proses

Penutupan dibuat oleh Pengurus Sekolah bagi bulan tersebut.

AK07/02

Seterusnya, arahan ini bertujuan untuk mengemaskini status tarikh masuk bank bagi terimaan

dan kutipan yang dimasukkan ke akaun bank sekolah menggunakan “Slip Bayar Masuk

Bank”.

AK08/02

Proses ini ialah untuk mencetak resit dalam proses terimaan. Terdapat dua kali cetakan.

Cetakan kali pertama adalah resit asal manakala cetakan kedua adalah resit salinan pejabat

dan perlu difailkan. Namun, sekiranya pengguna tidak dapat mencetak resit asal disebabkan

masalah teknikal, Pengurus Sekolah boleh menyerahkan resit salinan yang diperakui benar

kepada pembayar bagi menggantikan resit asal tersebut. Contoh perakuan adalah seperti

berikut:

“Saya mengesahkan bahawa resit asal tidak dapat dicetak disebabkan masalah teknikal”.

AK09/02

Proses AK09/02 pula adalah untuk membatalkan resit. Terapat dua pilihan carian untuk

mencari maklumat terimaan. Pertama, pilih bulan dan masukkan tahun bagi maklumat yang

ingin di paparkan. Kedua, pilih bulan semua dan masukkan resit yang berkenaan.

AK10/02

Dalam proses ini, pengguna boleh menyemak dan memastikan senarai resit yang telah

dibatalkan. Ianya boleh di temui di bawah submodul Senarai Terimaan Batal. Submodul

Senarai Terimaan Batal akan memaparkan semua resit terimaan dan kutipan yang telah di


10

batalkan. Sebarang penambahan, pengemaskinian dan pembatalan rekod tidak dibenarkan

setelah proses penutupan dibuat oleh pengurus sekolah.

AK11/02

Seterusnya, proses ini ialah proses mnyemak senarai cek batal. Tujuannya adalah untuk

memastikan senarai cek yang telah di batalkan telah pun di kunci masuk. Resit asal bagi

terimaan cek perlu dikepilkan bersama baucar bayaran semasa penyediaan cek gantian.

AK12/02

AK12/02 bertujuan untuk memastikan urusniaga terimaan dan kutipan yang telah di kunci

masuk telah dikemas kini di Buku Tunai Terimaan Sekolah. ianya akan menyenaraikan

semua transaksi terimaan yang telah dikunci masuk. Pengurus Sekolah hendaklah membuat

pengesahan kepada Bukut Tunai setiap bulan. Selain itu, buku tunai yang telah di sahkan

perlu dicetak dan difailkan setiap bulan bagi tujuan pengauditan.

AK13/02

Arahan ini pula bertujuan untuk menyemak dan memastikan urusniaga kutipan dan terimaan

yang telah di kunci masuk telah dikemaskini di akaun subsidiari yang berkaitan. Akaun

subsidiari hanya perrlu dicetak pada penghujung tahun kewangan untuk tujuan pengauditan.


PK03 juga dikenali sebagai satu proses untuk mendaftar bil. Ia digunapakai bagi penyediaan

Daftar Bil bagi bil, invois, tuntutan yang diterima oleh sekolah. PK03 adalah di bawah modul

Daftar Bil.

Proses kunci masuk maklumat maklumat pembekal dalam modul ini hendaklah dipastikan

tidak di rekod berulang kali. Sekolah hanya perlu mendaftar sekali sahaja bagi pembekal

yang sama untuk ketiga-tiga kumpulan wang. Semua bil, invois dan tuntutan perlu di

daftarkan sebelum pembayaran di buat dan perlu didaftarkan sebelum pembayaran di buat.

AK01/03

Proses pertama adalah proses untuk mendaftar bil. Setiap bil di daftarkan untuk 1 peruntukan

sahaja. Sebagai contoh bil 0000 daripada syarikat XXX adalah bil bagi pembekal buku

rujukan Bahasa Inggeris, Geografi, Bahasa Arab dan alat tulis pejabat. Bil akan didaftarkan


11

sekali dengan nombor rujukan 0000 dan dikenakan dan dipertanggungkan kepada peruntukan

LPBT sahaja. Amaun yang ditanggung tidak boleh melebihi baki sedia ada untuk peruntukan

tersebut. Bil tidak perlu di daftarkan semula bagi penyediaan baucar bayaran cek gantian

melainkan terdapat pindaan kepada maklumat bil.

AK02/03

Sebelum mengunci masuk maklumat pembekal, pengguna boleh mengakses kepada

submodule ini untuk menyemak senarai pembekal yang telah didaftarkan.

AK03/03

Seterusnya, proses ini adalah untuk menyemak senarai daftar bil. Arahan ini bertujuan untuk

menyemak senarai bil yang telah di daftarkan. Bil tidak boleh dikemaskini bagi penyediaan

baucar bayaran cek gantian. Sekiranya berlaku kesilapan pada maklumat bil dan bayaran

telah dibuat tetapi cek tidak laku, bil tersebut tidak boleh dikemaskini dan perlu di batalkan.

AK04/03

Arahan ini bertujuan untuk menyemak senarai bil yang telah dibatalkan. Senarai bil yang

batal hendaklah dicetak setiap tahun utuk tujuan pengauditan.

AK05/03

Seterusnya, arahan ini adalah bertujuan untuk menyemak laporan daftar bil bagi memastikan

setiap bil di bayar dalam tempoh 14 hari.

AK06/03

Proses ini adalah untuk menyemak laporan bil yang belum di bayar. Ia bertujuan untuk

menyemak laporan bil-bil yang belum di bayar sebelum diisytiharkan sebagai ABB pada

hujung tahun.

AK07/03

Akhir sekali, ini adalah proses untuk mengesahkan maklumat daftar bil.


12

sept 15

Documents