politeknik melaka - polimelaka.edu.my · nyatakan pihak-pihak yang terlibat dalam penyediaan dan...

POLITEKNIK MELAKASISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 9001:2015

PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG

UNIT PEPERIKSAAN

JUN 2018 – JUN 2019

1

1 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG

KANDUNGAN

PROSES PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG.............................................................. 2

1. LANGKAH 1 - KOMUNIKASI DAN KONSULTANSI ....................................................... 3

2. LANGKAH 2 - PENGWUJUDAN KONTEKS .................................................................. 4

3. LANGKAH 3 - KENALPASTI RISIKO DAN PELUANG................................................... 5

4. LANGKAH 4 - ANALISIS RISIKO................................................................................... 6

4.1.1 Analisis BOW-TIE: R-BKP-01 ................................................................................. 6

4.1.2 Analisis BOW-TIE: R-BKP-O1-02 ........................................................................... 7

5. LANGKAH 5-PENILAIAN RISIKO DAN PELUANG........................................................ 9

5.1.1 Penilaian Kebarangkalian Dan Impak Risiko........................................................... 9

5.1.2 Penilaian Kebarangkalian Dan Impak Peluang ...................................................... 9

5.1.3 Heat Matrix Risiko dan Peluang............................................................................ 10

6. LANGKAH 6- TINDAK BALAS RISIKO DAN PELUANG .............................................. 11

6.1.1 Pelan Tindak Balas Risiko Dan Peluang ............................................................... 11

6.1.2 Strategi Dan Rawatan Risiko (Treatment Plan)..................................................... 11

6.1.3 Strategi Rebut Peluang......................................................................................... 12

7. LANGKAH 7- PEMANTAUAN DAN KAJIAN SEMULA................................................. 12

7.1.1 Pemantauan dan Usulan....................................................................................... 12

8. DATA KOMULATIF PENILAIAN KEBERKESANAN TINDAKAN.................................. 13

9. LAMPIRAN................................................................................................................... 14

9.1 Definisi ......................................................................................................................... 14

9.2 Lampiran 1: Kod Daftar ............................................................................................... 14

9.3 Lampiran 2: Darjah Kualitatif Kebarangkalian dan Impak ............................................. 15

9.4 Lampiran 3: Pelan Tindakbalas Risiko ......................................................................... 15

2


PROSES PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG

ADAPTASI: MS ISO 31000:2010

PENGWUJUDAN KONTEKS(ESTABLISHMENT OF CONTEXT)

Konteks StrategikKonteks Proses

Konteks Keselamatan dan PekerjaanKonteks Pelanggan

Konteks projekPenentuan Kriteria

Pengaruh Dalaman dan Luaran

KENALPASTI RISIKO & PELUANG(RISK IDENTIFICATION)Apa yang boleh berlaku?

Bagaimana boleh berlaku?Imput dari Data-data sejarah dll

ANALISIS RISIKO & PELUANG(RISK ANALYSIS)

PENILAIAN RISIKO & PELUANG(RISK EVALUATION)

Membandingkan kriteriaKebarangkalian & Impak

Magnitud risiko & peluangKeutamaan

PELAN RAWATAN &TINDAKBALAS(RISK TREATMENT)

Mengenalpasti & menilai pilihan rawatanMengenalpasti dan melaksanakan rawatan

Pelan Tindakan

PE

MA

NT

AU

AN

DA

NK

AJIA

NS

EM

UL

A(M

ON

ITO

RIN

GA

ND

RE

VIE

W)

KO

MU

NIK

AS

ID

AN

KO

NS

UL

TA

NS

I(C

OM

MU

NIC

AT

IOA

NA

ND

CO

NS

UL

TA

TIO

N)

Penilaian Risiko & Peluang

Menentukankebarangkalian

dan punca

Menentukankesan dan

akibat

Menentukan kawalan sediaada

Menentukan tahap risiko

3


1. LANGKAH 1 - KOMUNIKASI DAN KONSULTANSINyatakan pihak-pihak yang terlibat dalam penyediaan dan penyebaran maklumat serta

penglibatan langsung atau tidak dalam pengurusan risiko dan peluang

PELANGGAN UTAMA JAB/BHG/UNIT

PELAJAR BERDAFTARPIHAK BERKEPENTINGAN (LUAR ORGANISASI)

ORGANISASI HUBUNGAN

1. Kementerian Kewangan Malaysia Mendapatkan budget tahunan Kelulusan kewangan

2. Jabatan Perkhidmatan Awam Perjawatan Kenaikan pangkat Persaraan

3. Arkib Negara Malaysia Urusan dokumen dan rekod kerajaan

4. Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Integriti kakitangan

5. Pembekal Bekalan Keselamatan Bekalan Pembersihan Bekalan Alat tulis

PIHAK BERKEPENTINGAN (DALAM ORGANISASI)

1. Pengarah Meluluskan budget

2. Hal Ehwal Pelajar Menyediakan data pelajar

3. Unit Latihan Industri

4.

PIHAK BERKEPENTINGAN (DALAM JABATAN/BAHAGIAN/UNIT)

1. Tpa 1

2. Ketua Unit 1 orang

3. eo 1 Orang

4. po 1

5. PPj

4


2. LANGKAH 2 - PENGWUJUDAN KONTEKS

PEMILIK RISIKO DAN PELUANG KOD DAFTAR

BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN UPEP

FUNGSI/KEY ACTIVITIES OBJEKTIF

1. Berperanan menguruskan urusan-urusanpeperiksaan.

2. Berperanan menguruskan urusan persijilan.3. Merancang dan melaksanakan dasar, arahan

dan garis panduan berkaitan peperiksaantermasuk pembinaan item dan pemastiankualiti.

1. Memastikan pengurusan penilaian danpentaksiran dijalankan dengan lancar dansistematik.

RUJUKAN LUARAN PROSES KERJA & RUJUKAN DALAMAN

1. Buku arahan-arahan peperiksaan edisi x tahun x2. Akta 1743. Garis-garis panduan yang berkaitan.

1. KPT-

DATA SEJARAH YANG BERKAITAN DENGAN BAHAGIAN

SEJARAH POSITIF (PENCAPAIAN PELUANG) SEJARAH NEGATIF (RISIKO YANG JADI KEMALANGAN)

1. 1. Kes pelajar tiru2. Kecuaian pengawas peperiksaan3. Kecuaian pensyarah kursus

IMPAK DAN PENGARUH ISU DALAMAN DAN LUARAN TERHADAP PENCAPAIAN OBJEKTIF

5 4 3 2 1 7S Mc Kinsey PESTEL 1 2 3 4 5

Strategy Political

Structure Economic

Systems Social

Shared Values Technology

Style (leadership) Environment

Staff Legal

Skills & Competency -

1Sangat Rendah

2Rendah

3Sederhana

4Besar

5Sangat besar

5


3. LANGKAH 3 - KENALPASTI RISIKO DAN PELUANGNota: Tentukan kod untuk tujuan ‘daftar risiko dan peluang’. Rujuk contoh lampiran 1

OBJEKTIF # 01

Memastikan pengurusan penilaian dan pentaksiran berjalan dengan lancar dan sistematik.

KOD RISIKO

R-UPEP-01 Pengurusan penilaian dan pentaksiran tidak berjalan dengan lancar dan sistematik.

R-UPEP-02 Kualiti cetakan soalan peperiksaan tidak memuaskan

KOD PELUANG

P-UPEP-01 Tambah bilangan sewaan mesin rizo

P-UPEP-02 Tambah baik penyusunan bilik kebal

P-UPEP-04 Outsource tindakan penyelenggaraan

6


4. LANGKAH 4 - ANALISIS RISIKO

4.1.1 Analisis BOW-TIE: R-BKP-01

OBJEKTIF

Menyampaikan Latihan Atau Bengkel Yang Mencapai Hasil Pembelajaran (Outcome)Yang Ditetapkan

BOW TIE ANALYSISRujuk 7S Mc Kinsey & PESTEL untuk mengenalpasti faktor punca dan impak

2PUNCA

3TINDAKAN PENCEGAHAN

1PERISTIWA RISIKO

5TINDAKAN MITIGASI

4IMPAK

KESILAPANPENSYARAH KEY IN

MARKAH KK

GANGGUANPERSEKITARAN

PENGURUSANPENILAIAN DANPENTAKSIRAN

TIDAK LANCAR DANSISTEMATIK

TAKLIMAT KPDPELAJAR SBLM PA

GAGAL KURSUS

AKTA 174

FAKTOR LUARAN FAKTOR DALAMAN

MASALAH TEKNIKALSERVER (SPMP)

PELAJAR TIRU

MASALAHKEHADIRAN PA

MESIN RIZOROSAK

PUNCADALAMAN

SOALAN BOCOR

ITEM PA TIDAKBERKUALITI

BILIK KEBAL

TAKLIMAT KPDPENGGUBAL ITEM PA

SEMAKAN TELITIITEM PA

PEMERIKSAAN OLEHPENGAWAS PEP

KAWAL STAF KETIKAPENYEDIAAN SOALAN

PA

JK PEP PMK

SKRIP PENGUMUMANPENGAWAS

GP PEMBINAANITEM

PROSES KERJAPEMANTAUAN

KEHADIRAN PEL. PA

BILIK KEBAL

ARAHANPEPERIKSAAN

PENYEMAK DANPEMBACA KE-2

KEMPEN JGNTIRU

PEMERIKSAANINFRASTRUKTUR

PLORR & CORR TIDAKGAMBAR PENCAPAIAN

SEBENAR

MASALAHKEHADIRAN PA

MESIN RIZOROSAK

FOKUS PELAJARTERGANGGU

TIDAK TERJAMINKESELAMATAN DATA

7


4.1.2 Analisis BOW-TIE: R-BKP-O1-02

OBJEKTIF

BOW TIE ANALYSISRujuk 7S Mc Kinsey & PESTEL sebagai panduan faktor punca dan impak

2PUNCA

3TINDAKAN PENCEGAHAN

1PERISTIWA RISIKO

5TINDAKAN MITIGASI

4IMPAK

PUNCADALAMAN

PUNCA LUARAN

..

TINDAKANPENCEGAHAN IMPAK

DALAMAN

IMPAK LUARAN

TINDAKANMITIGASI

FAKTOR LUARAN FAKTOR DALAMAN

8


4.1.3 Analisis Tindakan Pencegahan dan Mitigasi

INDIKATOR KECEMERLANGAN TINDAKAN PENCEGAHAN DAN MITIGASI

OBJEKTIF 2Penyataan objektif

KOD DAFTARPenyataan risiko 1

NO TINDAKAN PENCEGAHAN 1 2 3 4 5

1. TAKLIMAT KEPADA PELAJAR SEBELUM PEPERIKSAAN AKHIR

2. TAKLIMAT SEBELUM PEMBINAAN ITEM KPD PENGGUBAL

3. PEMERIKSAAN OLEH PENGAWAS PEPERIKSAAN

4. KAWALAN BILANGAN STAF TERLIBAT DALAM PENYEDIAANKERTAS SOALAN PEPERIKSAAN.

5. SEMAKAN TELITI KETIKA PEMBANGUNAN ITEM

6. BACKUP HARDCOPY MARKAH

7. BILIK KEBAL

8. PEMBACA DAN PENYEMAK KEDUA

9. PEMERIKSAAN INFRASTRUKTUR OLEH UPS

NILAI MIN 3.67

TINDAKAN MITIGASI

1. AKTA 174

2. JK PEPERIKSAAN PMK

3. GARIS PANDUAN PEMBINAAN ITEM

4. GARIS PANDUAN PENYIMPANAN ITEM PEPERIKSAAN & BLKKEBAL

5. ARAHAN PEPERIKSAAN

6. PROSES KERJA PEMANTAUAN KEHADIRAN PELAJAR KETIKAPA

7. SKRIP PENGUMUMAN PENGAWAS

8. KEMPEN

NILAI MIN 3.751

Gagal/tiada bukti2

Kurang Memuaskan3

Sederhana4

Baik5

Cemerlang

Nota: Penilaian logik berkadar songsang (rujuk langkah 5)

Jika nilai min rendah untuk tindakan pencegahan; maka nilai kebarangkalian adalah tinggi

Jika nilai min rendah untuk tindakan mitigasi; maka nilai impak risiko adalah tinggi

9


5. LANGKAH 5-PENILAIAN RISIKO DAN PELUANG5.1.1 Penilaian Kebarangkalian Dan Impak Risiko

Nota: Rujuk Lampiran 2-Darjah kualitatif penilaian kebarangkalian dan impak

PENILAIAN RISIKO (-VE)

IDENTIFIKASI RISIKO ANALISIS RISIKO

DAFTAR

RISIKO

PERISTIWA RISIKO

(RISK EVENT)

MA

GN

ITU

D

IMPAK(IMPACT) (paksi-X)

KEBARANGKALIAN(LIKELIHOOD) (paksi-Y)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

R-UPEP-O1-

01

PENGURUSAN PENILAIAN DANPENTAKSIRAN TIDAK LANCAR DANSISTEMATIK

49 7 7

R-UPEP-O1-

02

KUALITI CETAKAN SOALAN PEPERIKSAAN

TIDAK MEMUASKAN9 4

5.1.2 Penilaian Kebarangkalian Dan Impak Peluang

PENILAIAN PELUANG (+VE)

IDENTIFIKASI PELUANG ANALISIS PELUANG

DAFTAR

PELUANG

PERISTIWA

(OPPORTUNITY)

MA

GN

ITU

D

IMPAK(IMPACT) (paksi-X)

KEBARANGKALIAN(LIKELIHOOD) (paksi-Y)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

P-BKP-O1-01 TAMBAH BILANGAN/SEWAAN

MESIN RIZO 40 8 5

P-BKP-O1-02 TAMBAH BAIK PENGURUSAN

BILIK KEBAL36 9 4

P-BKP-O1-04 SUMBER LUAR

(PENYELENGGARAAN)24 8 3

10


5.1.3 Heat Matrix Risiko dan Peluang

RISIKO PELUANG

K

E

B

A

R

A

N

G

K

A

L

I

A

N

10 10

K

E

B

A

R

A

N

G

K

A

L

I

A

N

9 9

8 8

7 7

6 6

5 5

4 4

3 3

2 2

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1

IMPAK IMPAK

ZON MERAH: HIGHZON KUNING: MEDIUMZON HIJAU: LOW

KOD R/P PENYATAAN RISIKO / PELUANG MAGNITUD ZON

R-UPEP-O1-01 R PENGURUSAN PENILAIAN DAN PENTAKSIRAN TIDAKLANCAR DAN SISTEMATIK

49 H

R-UPEP-O1-01 R KUALITI CETAKAN SOALAN PEPERIKSAAN TIDAKMEMUASKAN

36 H

P-UPEP- 01 P TAMBAH BILANGAN/SEWAAN MESIN RIZO 40 H

P-UPEP- 02 P TAMBAH BAIK PENGURUSAN BILIK KEBAL 36 H

P- UPEP- 03 P SUMBER LUAR (PENYELENGGARAAN) 24 M

KOD-P02(9,4)

KOD-R01(7,7) KOD-P01

(8,5)

KOD-P03(8,3)

KOD-R01(9,4)

11


6. LANGKAH 6- TINDAK BALAS RISIKO DAN PELUANGNota: Rujuk Lampiran – Pelan Tindakbalas risiko

6.1.1 Pelan Tindak Balas Risiko Dan Peluang

KODPERISTIWA

RISIKO DAN PELUANG

TINDAKBALAS

AC

CEP

T

AV

OID

TRA

NSF

ER

MIT

IGA

TE

EXP

LOIT

SHA

RE

ENH

AN

CE

IGN

OR

E

RISIKO

R-UPEP -01 PENGURUSAN PENILAIAN DANPENTAKSIRAN TIDAK LANCAR DANSISTEMATIK

R-UPEP -02 KUALITI CETAKAN SOALANPEPERIKSAAN TIDAK MEMUASKAN

PELUANG

P-UPEP -01 TAMBAH BILANGAN/SEWAAN

MESIN RIZO

P-UPEP -02 TAMBAH BAIK PENGURUSAN

BILIK KEBAL

P- UPEP BKP-

O1-04

SUMBER LUAR

(PENYELENGGARAAN)

6.1.2 Strategi Dan Rawatan Risiko (Treatment Plan)Nota: Input kepada Perancangn Strategik (Input : SWOT & TOWS)

R-UPEP-O1-01

PENGURUSAN PENILAIAN DAN PENTAKSIRAN TIDAK LANCAR DAN SISTEMATIK

STRATEGI & RAWATAN RISIKO TANGGUNGJAWAB

1. TAMBAH BILANGAN MESIN RIZO KEW

2. TAKLIMAT SEBELUM PEPERIKSAAN KPD PELAJAR KUPEP

3. TAKLIMAT KEPADA PENGGUBAL PEPERIKSAAN KUPEP / KP

4.

R-BKP-O1-01

PENYATAAN RISIKO

STRATEGI RAWATAN RISIKO TANGGUNGJAWAB

1. SEMAKAN KUALITI CETAKAN SKRIP SOALAN OLEHPEGAWAI PEPERIKSAAN SEBELUM DIMASUKKAN KEDALAMSAMPUL

KUPEP / KPPJ

2.

12


R-BKP-O1-01

PENYATAAN RISIKO

STRATEGI RAWATAN RISIKO TANGGUNGJAWAB

1.

2.

3.

6.1.3 Strategi Rebut Peluang

P-UPEP-O1-01

PENYATAAN PELUANG

STRATEGI REBUT PELUANG TANGGUNGJAWAB

1. SUMBER KEWANGAN PMK PENGURUSAN

2. BANTUAN PEMBANTU OPERASI TAMBAHAN UNTUKPERCEPATKAN PROSES KERJA

PENGURUSAN

R-BKP-O1-01

PENYATAAN PELUANG


1.

2.

R-BKP-O1-01

PENYATAAN PELUANG


1.

2.

3.

7. LANGKAH 7- PEMANTAUAN DAN KAJIAN SEMULANota: Pemantauan dan kajian semula dijalankan untuk suatu tempoh yang

ditetapkan oleh organisasi seperti setiap 3-6 bulan

7.1.1 Pemantauan dan Usulan

BIL STRATEGI YANG DIRANCANG TIDAKDIAMBIL

TINDAKAN

SEDANGDIAMBIL

TINDAKAN

TELAHDIAMBIL

TINDAKAN

1. SEMAKAN KUALITI CETAKAN

2.

3.

4.

Usul Penambahbaikan:

13


Pegawai yang memantau

Nama:

Tarikh

8. DATA KOMULATIF PENILAIAN KEBERKESANAN TINDAKANNota: dijalankan untuk tempoh yang ditetapkan oleh organisasi. Tindakan Pencegahan perlu

dijalankan dan penilaiaan semula dijalankan. Magnitud risiko dan peluang perlu bandingkan

untuk melihat keberkesanan Ulang proses dan buat perbandingan data.

KOD-R01 KOD-R02

DIS 2017 36 49

JUN 18 25 64

0

10

20

30

40

50

60

70

MA

GN

ITU

D

PENILAIAN KEBERKESANAN TINDAKBALAS RAWATAN RISIKO

MENURUNMENINGKAT

KOD-R01 KOD-R02 KOD-R03

Jun-16 9 20 45

Jun-17 16 40 16

Jun-18 0 0 0

05

101520253035404550

MA

GN

ITU

D

PENILAIAN KEBERKESANAN TINDAKBALAS TERHADAP PELUANG

MENINGKAT

MENINGKAT

MENURUN

14


9. LAMPIRAN9.1 Definisi

RISIKO (-ve) PELUANG(+ve)

RISIKOKemungkinan Berlakunya Perkara Luar Jangka Pada Masa Akan Datang Yang DisebabkanFaktor Tertentu (Malapetaka, Bahaya Dll) Yang Boleh Menyebabkan Kerugin (Loss)/Kejutan

(Surprise)/Kegagalan FungsiPERISTIWA YANG BOLEH MENYEBABKAN KEGAGALAN MENCAPAI OBJEKTIF

ORGANISASI

PELUANGKesempatan Yang Baik

Organisasi Mengenalpasti Peluang-peluang Dan Berusaha Mengambil Peluang SecaraTerancang

PERISTIWA YANG BOLEH MENCETUS DAN MENYEBABKAN KEGEMILANGANORGANISASI

PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANGMenguruskan Risiko dan Peluang Secara Terancang Untuk Mengelakkan Kerugian,

Kebuntuan Tindakan, Kos Luar Jangka, Kecelakaan/Kerugian Terok Akibat KesalahanMegambil Tindakan dan terlepas mengambil peluang kerana tidak menyedari

‘kewujudan peluang’

WITHOUT RISK, THERE IS NO OPPORTUNITY

9.2 Lampiran 1: Kod Daftar

KOD RUJUKAN (Contoh)

R Risiko

P Peluang

15


9.3 Lampiran 2: Darjah Kualitatif Kebarangkalian dan Impak

DARJAH KUALITATIF KEBARANGKALIAN DAN IMPAK RISIKO

KEBARANGKALIAN IMPAKDARJAH PENERANGAN DARJAH PENERANGAN

1-2 Jarang (rare)Potensi berlaku sangat rendah

1-2 Tiada kesan (insignificant)Tiada kecederaan, kerugian yangrendah

3-4 Kurang kemungkinan (unlikely)Mungkin berlaku pada sesuatu masa

3-4 Kecil (minor)Bantuan segera, kerugian sederhana

5-6 Boleh jadi (moderate)Boleh berlaku pada sesuatu masa

5-6 Sederhana (moderate)Perlu bantuan perubatan, kerugianyang besar

7-8 Ada kemungkinan (likely)Ada kemungkinan berlaku dalamkeadaan tertentu

7-8 Besar (major)Kecederaan serius, kerugianmelampai, kegagalan fungsi

9-10 Hampir pasti (almost certain)Berkemungkinan besar berlaku dalamsemua keadaan

9-10 Bencana (catastropic)Kematian, kesan berbahaya, kerugianyang terok

LIHAT PELUANG DARI KONTEKS YANG POSITIF DENGAN SKALA 1-10

9.4 Lampiran 3: Pelan Tindakbalas Risiko

politeknik melaka - polimelaka.edu.my · nyatakan pihak-pihak yang terlibat dalam penyediaan dan...

Documents