politeknik melaka - polimelaka.edu.my filepenentuan kriteria pengaruh dalaman dan ... pelanggan...

POLITEKNIK MELAKASISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 9001:2015

PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG

JABATAN HAL EHWAL PEMBANGUNANPELAJAR

JUN 18 – JUN 19

1

1 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG

KANDUNGAN

PROSES PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG JABATAN HAL EHWAL PELAJAR....... 2

1. LANGKAH 1 - KOMUNIKASI DAN KONSULTANSI ....................................................... 3

2. LANGKAH 2 - PENGWUJUDAN KONTEKS .................................................................. 4

3. LANGKAH 3 - KENALPASTI RISIKO DAN PELUANG................................................... 5

4. LANGKAH 4 - ANALISIS RISIKO................................................................................... 6

4.1.1 (a) Analisis BOW-TIE: R-HEP-01 ................................................................................. 6

4.1.1 (b) Analisis BOW-TIE: R-HEP-02................................................................................. 7

4.1.1 (c) Analisis BOW-TIE: R-HEP- 03…………………………………………………….....…..7

4.1.1 (d) Analisis BOW-TIE: R-Uppsi-1…………………………………………...………...……..7

4.1.2 Analisis Tindakan Pencegahan dan Mitigasi………………………………………………..7

5. LANGKAH 5-PENILAIAN RISIKO DAN PELUANG........................................................ 8

5.1.1 Penilaian Kebarangkalian Dan Impak Risiko........................................................... 8

5.1.2 Penilaian Kebarangkalian Dan Impak Peluang ...................................................... 9

5.1.3 Heat Matrix Risiko dan Peluang............................................................................ 13

6. LANGKAH 6- TINDAK BALAS RISIKO DAN PELUANG .............................................. 14

6.1.1 Pelan Tindak Balas Risiko Dan Peluang ............................................................... 14

6.1.2 Strategi Dan Rawatan Risiko (Treatment Plan)..................................................... 15

6.1.3 Strategi Rebut Peluang......................................................................................... 16

7. LANGKAH 7- PEMANTAUAN DAN KAJIAN SEMULA................................................. 17

7.1.1 Pemantauan dan Usulan....................................................................................... 17

8. DATA KOMULATIF PENILAIAN KEBERKESANAN TINDAKAN.................................. 18

9. LAMPIRAN................................................................................................................... 19

9.1 Definisi ......................................................................................................................... 19

9.2 Lampiran 1: Kod Daftar ................................................................................................ 19

9.3 Lampiran 2: Darjah Kualitatif Kebarangkalian dan Impak ............................................. 20

9.4 Lampiran 3: Pelan Tindakbalas Risiko ......................................................................... 20

2


PROSES PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG

ADAPTASI: MS ISO 31000:2010

PENGWUJUDAN KONTEKS(ESTABLISHMENT OF CONTEXT)

Konteks StrategikKonteks Proses

Konteks Keselamatan dan PekerjaanKonteks Pelanggan

Konteks projekPenentuan Kriteria

Pengaruh Dalaman dan Luaran

KENALPASTI RISIKO & PELUANG(RISK IDENTIFICATION)Apa yang boleh berlaku?

Bagaimana boleh berlaku?Imput dari Data-data sejarah dll

ANALISIS RISIKO & PELUANG(RISK ANALYSIS)

PENILAIAN RISIKO & PELUANG(RISK EVALUATION)

Membandingkan kriteriaKebarangkalian & Impak

Magnitud risiko & peluangKeutamaan

PELAN RAWATAN &TINDAKBALAS(RISK TREATMENT)

Mengenalpasti & menilai pilihan rawatanMengenalpasti dan melaksanakan rawatan

Pelan Tindakan

PE

MA

NT

AU

AN

DA

NK

AJIA

NS

EM

UL

A(M

ON

ITO

RIN

GA

ND

RE

VIE

W)

KO

MU

NIK

AS

ID

AN

KO

NS

UL

TA

NS

I(C

OM

MU

NIC

AT

IOA

NA

ND

CO

NS

UL

TA

TIO

N)

Penilaian Risiko & Peluang

Menentukankebarangkalian

dan punca

Menentukankesan dan

akibat

Menentukan kawalan sediaada

Menentukan tahap risiko

3


1. LANGKAH 1 - KOMUNIKASI DAN KONSULTANSINyatakan pihak-pihak yang terlibat dalam penyediaan dan penyebaran maklumat serta

penglibatan langsung atau tidak dalam pengurusan risiko dan peluang

PELANGGAN UTAMA JAB/BHG/UNIT

PELAJAR BERDAFTARPIHAK BERKEPENTINGAN (LUAR ORGANISASI)

ORGANISASI HUBUNGAN

1. Kementerian Pendidikan Malaysia Mendapatkan budget tahunan Kelulusan kewangan

2. Jabatan Pendidikan Politeknik dan KolejKomuniti

Arahan dan Dasar

3. M-TUN Menyediakan peluang melanjutkan pelajaran

4. Arkib Negara Malaysia Urusan dokumen dan rekod kerajaan

5. Pihak agensi luar dan industri Kolaborasi

6. Pembekal Bekalan Keselamatan Bekalan Pembersihan Bekalan Alat tulis

PIHAK BERKEPENTINGAN (DALAM ORGANISASI)

1. Pengarah Meluluskan budget

2. Timbalan Pengarah Sokongan Akademik Menyelia Fungsi JHEPP

3. Ketua Jabatan Menyampaikan maklumat kepada staf

4. Ketua Program Mengumpul dan merekod data dari jabatan

5. Hal Ehwal Pelajar Menyediakan data pelajar

6. Unit Latihan dan Pendidilan Lanjutan Menyediakan Latihan

7. Unit Teknologi Maklumat Menyelia sistem yang digunapakai

PIHAK BERKEPENTINGAN (DALAM JABATAN/BAHAGIAN/UNIT)

1. Ketua Jabatan 1 orang

2. Pegawai HEP 3 orang

3. Pengawai Psikologi 1 orang

4. Pegawai Sukarelawan 1 orang

5. Penolong Pegawai Tadbir 1 orang

6. Pegawai Khidmat Pelanggan 1 orang

7. Pembantu Tadbir 1 orang

8. Pembantu Operasi 1 orang

4


2. LANGKAH 2 - PENGWUJUDAN KONTEKSPEMILIK RISIKO DAN PELUANG KOD DAFTAR

JABATAN HAL EHWAL DAN PEMBANGUNAN PELAJAR JHEPP

FUNGSI/KEY ACTIVITIES OBJEKTIF

1. Mengurus proses permohonan kemasukan kepoliteknik

2. Mengurus proses pengambilan dan pendaftaranpelajar baharu dan lapor diri pelajar semasa

3. Menyimpan & menyelenggara rekod data pelajar(fail peribadi)

4. Mengurus permohonan pergerakan pelajar.(pertukaranprogram/ pertukaranpoliteknik/penangguhan/ pertukaran jenis programdan pemberhentian pengajian)

5. Membantu pelajar berkaitan pinjaman dan bantuankewangan pelajar.

6. Menguruskan insurans kelompok pelajar7. Memantau dan mengawal selia badan induk pelajar

iaitu Majlis Perwakilan Pelajar (MPP), serta kelabdan persatuan yang ditubuhkan di PoliteknikMelaka.

8. Memantau pengurusan disiplin dan memastikanpelajar mengikut peratuan dan Akta 174.

9. Mengendalikan perkhidmatan bimbingan dankaunseling kepada pelajar.

1. Memastikan pengurusan pendaftaran data pelajaryang sistematik.

2. Memastikan kebajikan dan disiplin pelajar terjamin3. Memastikan kecemasan insiden kekacauan atau

kecelakaan dapat dielakkan dalam kalangan pelajar4. Memastikan pengurusan masalah kesihatan mental

dalam kalangan pelajar dapat dijalankan dengansistematik

RUJUKAN LUARAN PROSES KERJA & RUJUKAN DALAMAN

1. Panduan Pengambilan & Pengurusan PelajarPoliteknik Malaysia Edisi 8:2015

2. Buku Garis Panduan Pengurusan Kebajikan danDisiplin Pelajar Politeknik Malaysia.

3. Akta 174 : Akta Institusi-institusi Pelajaran(Tatatertib)

4. Prosedur Operasi Standard : Rekreasi Luar Pelajar5. Pekeliling Kewangan Bilangan 1 Tahun 20146. Pengurusan Psikologi Untuk Pelajar Politeknik

Kementerian Pedidikan Malaysia

1. PPP-03 - Pengambilan Pelajar2. PS-13 - Pengurusan Displin Pelajar3. PS-12- Perkhidmatan Kaunseling

DATA SEJARAH YANG BERKAITAN DENGAN BAHAGIAN

SEJARAH POSITIF (PENCAPAIAN PELUANG) SEJARAH NEGATIF (RISIKO YANG JADI KEMALANGAN)

1. 1.

IMPAK DAN PENGARUH ISU DALAMAN DAN LUARAN TERHADAP PENCAPAIAN OBJEKTIF

5 4 3 2 1 7S Mc Kinsey PESTEL 1 2 3 4 5

Strategy Political

Structure Economic

Systems Social

Shared Values Technology

Style (leadership) Environment

Staff Legal

Skills & Competency -

1Sangat Rendah

2Rendah

3Sederhana

4Besar

5Sangat besar

5


3. LANGKAH 3 - KENALPASTI RISIKO DAN PELUANGNota: Tentukan kod untuk tujuan ‘daftar risiko dan peluang’. Rujuk contoh lampiran 1

OBJEKTIF # 01

Memastikan pengurusan pendaftaran pelajar yang sistematik

KOD RISIKO

R-HEP-01 Pengurusan pendaftaran pengambilan pelajar gagal

KOD PELUANG

P-HEP-01-01 Peruntukan untuk menaik taraf sistem pengambilan pelajar

P-HEP-01-02 Tambahan bilangan komputer riba untuk HEP

OBJEKTIF # 02

Memastikan kebajikan dan disiplin pelajar terjamin

KOD RISIKO

R-HEP-02 Musibah menimpa pelajar

KOD PELUANG

P-HEP-02-01 Mewujudkan kolaborasi bersama NGO

P-HEP-02-02 Bantuan kewangan kepada para pelajar di politeknik

OBJEKTIF # 03

Memastikan kecemasan insiden kekacauan atau kecelakaan dapat dielakkan dalam kalanganpelajar

KOD RISIKO

R-HEP-03 Gangsterism dalam kalangan pelajar

KOD PELUANG

P-HEP-03-01 Mewujudkan kerjasama bersama polis

P-HEP-03-02 Meningkatkan keselamatan di politeknik

OBJEKTIF # 04

Memastikan pengurusan masalah kesihatan mental dalam kalangan pelajar dapat dijalankan dengansistematik

KOD RISIKO

R-Uppsi-01 Pelajar berdepan dengan masalah kesihatan mental

KOD PELUANG

P-Uppsi-01-01

Saringan awal ujian DASS untuk pelajar semester 1

P-Uppsi-01-02

Rawatan untuk kes liason(Merujuk klien kepada Jabatan Psikatri)

6


4. LANGKAH 4 - ANALISIS RISIKO

4.1.1 (a) Analisis BOW-TIE: R-HEP-01

OBJEKTIF

Memastikan pengurusan pendaftaran pelajar yang sistematik

BOW TIE ANALYSIS

Rujuk 7S Mc Kinsey & PESTEL untuk mengenalpasti faktor punca dan impak

2PUNCA

3TINDAKAN PENCEGAHAN

1PERISTIWA RISIKO

5TINDAKAN MITIGASI

4IMPAK

Laman PortalBAPbermasalah Pelaksanaan

Offsite backupdi PMK

Komputer ribaketika

pendaftarantidak

mencukupi

Kakitanganpendaftaran

tidakmencukupi

Penyelenggaraan komputer

sebelum haripendaftaran

Memastikankakitangan

pendaftarantidak bercutisemasa haripendaftaran

Pengurusanpendaftaran

gagal

FAKTOR LUARAN FAKTOR DALAMAN

MenyediakanSOPpendaftaransecara manual

Menyediakantambahankomputer

semasa haripendaftaran

Menyediakanlebih daripada

seorangkakitangan di

kaunterpendaftaran

Barisan panjangmenunggu

Pusat data PMKbermasalah Pelajar tidak

dapatmendaftar padahari yang sama

Tidak dapatverifikasi data

pelajar

Reputasi PMKtercemar

7


4.1.1. (b) Analisis BOW-TIE: R-HEP-02

OBJEKTIF

Memastikan kebajikan dan disiplin pelajar terjamin

BOW TIE ANALYSISRujuk 7S Mc Kinsey & PESTEL sebagai panduan faktor punca dan impak

2PUNCA


1PERISTIWA RISIKO

5TINDAKAN MITIGASI

4IMPAK

Kecurian

Musibahmenimpa

pelajar

Rakan COP

Reputasi institusitercemar

SOPpemantauandisiplin


Kemalanganjalan raya

Hilang darisistem (MIA)

Diculik, diragut,dirompak

Penyakitdenggi, kencing

tikus danpenyakit

berjangkit

Rogol dangangguan

seksual

Keracunanmakanan

Pengedarandan pengagihan

dadah

Seranganbinatang buas

Maksiat

Kaunseling

PRS(Pembimbingrakan Siswa

Kolaborasi KKM

Kolaborasidengan MAIM

Lawatan kerumah sewa

Kolaborasidengan AADK

Hubungan baikdengan pihakpolis,MajlisAgama danjawatankuasapenduduktaman

Maklumatpenjagasentiasadikemaskini

SistempemantauanPenasihatanAkademik

P&P terganggu

Reputasi pelajarmerosot

Kerugian dantrauma

Didenda,digantung atau

dibuang dariinstitusi

8


4.1.1 (c) Analisis BOW-TIE: R-HEP-03

OBJEKTIF

Memastikan pengurusan disiplin pelajar yang sistematik

BOW TIE ANALYSISRujuk 7S Mc Kinsey & PESTEL sebagai panduan faktor punca dan impak

2PUNCA


1PERISTIWA RISIKO

5TINDAKAN MITIGASI

4IMPAK

Gangsterismdalam kalangan

pelajar

Rakan COP

Reputasi institusitercemar

SOPpemantauandisiplin


Buli danpergaduhan

Perkauman

Masalahperibadi

KumpulanKongsi gelap

Pengaruh rakansebaya

Tiada Asrama

Kaunseling

PRS(Pembimbingrakan Siswa

Lawatan kerumah sewa

Hubungan baikdengan pihakpolis,jawatankuasapenduduktaman

Maklumatpenjagasentiasadikemaskini

SistempemantauanPenasihatanAkademik

P&P terganggu

Reputasi pelajarmerosot

Kerugian dantrauma

Didenda,digantung atau

dibuang dariinstitusi

Tindakanmahkamah

9


4.1.1 (d) Analisis BOW-TIE: R-Uppsi-01

OBJEKTIF

Memastikan pengurusan masalah kesihatan mental dalam kalangan pelajar dapat dijalankan dengansistematik

BOW TIE ANALYSIS

Rujuk 7S Mc Kinsey & PESTEL sebagai panduan faktor punca dan impak

2PUNCA


1PERISTIWA RISIKO

5TINDAKAN MITIGASI

4IMPAK

Genetik(Keturunan)

Pelajarberdepandenganmasalah

kesihatanmental

P&P terganggu

Saringan DASS


Sosio ekomiyang rendah

Masalahkehidupan

(keluarga,pekerjaan,pelajaran)

Pengalamanlampau

(tragedi/traumatik)

Penyalahgunaandadah/inhalan

Kecacatan otak/kecederaan

Gangguanbahan kimadalam otak

ProgramKaunseling/psikoterapi

Intervensikesihatanmental di PMK(programpencegahanstress)

Program psiko-sosial untukkumpulanpelajarberisiko,contohnya pelajarKS,Mangsabuli,dera

Programkaunselingyangberhubungterus denganUnit PsikiatriHospital

Mengetahuimaklumatsejarahkesihatanmental pelajar

Maklumat dariPenasihatanAkademik

Reputasi/prestasi pelajar

merosot

Tidak dapatmeneruskan

pengajian

10


4.1.2 Analisis Tindakan Pencegahan dan Mitigasi

INDIKATOR KECEMERLANGAN TINDAKAN PENCEGAHAN DAN MITIGASI

OBJEKTIF 1Memastikan pengurusan pendaftaran pelajar yang sistematik

KOD DAFTARPengurusan pendaftaran pelajar gagal

NO TINDAKAN PENCEGAHAN 1 2 3 4 5

1. Pelaksanaan Offsite backup di PMK

2. Penyelenggaraan komputer sebelum hari pendaftaran

3. Memastikan kakitangan pendaftaran tidak bercuti semasa haripendaftaran

NILAI MIN 3.7

TINDAKAN MITIGASI 1 2 3 4 5

1. Menyediakan SOP pendaftaran secara manual

2. Menyediakan tambahan komputer semasa hari pendaftaran

3. Menyediakan lebih daripada seorang kakitangan di kaunterpendaftaran

NILAI MIN 4

OBJEKTIF 2Memastikan kebajikan dan disiplin pelajar terjamin

KOD DAFTARMusibah menimpa pelajar


1. Rakan COP

2. Kaunseling

3. PRS (Pembimbing rakan Siswa)

4. Kolaborasi KKM

5. Kolaborasi dengan JAIM

6. Lawatan ke rumah sewa

7. Kolaborasi dengan AADK

NILAI MIN 3.7


1. SOP pemantauan disiplin

2. Hubungan baik dengan pihak polis,Majlis Agama dan jawatankuasapenduduk taman

3. Maklumat penjaga sentiasa dikemaskini

4. Sistem pemantauan Penasihatan Akademik

NILAI MIN 4.751

Gagal/tiada bukti2

Kurang Memuaskan3

Sederhana4

Baik5

Cemerlang

Nota: Penilaian logik berkadar songsang (rujuk langkah 5)

Jika nilai min rendah untuk tindakan pencegahan; maka nilai kebarangkalian adalah tinggi

Jika nilai min rendah untuk tindakan mitigasi; maka nilai impak risiko adalah tinggi

11


INDIKATOR KECEMERLANGAN TINDAKAN PENCEGAHAN DAN MITIGASI

OBJEKTIF 3Memastikan kecemasan insiden kekacauan atau kecelakaan dapat dielakkan dalam kalangan

pelajar

KOD DAFTAR

Gangsterism dalam kalangan pelajar


1. Rakan COP

2. Kaunseling

3. PRS (Pembimbing rakan Siswa)

4. Lawatan ke rumah sewa

5. Taklimat disiplin

NILAI MIN 3.8

TINDAKAN MITIGASI

1. SOP pemantauan disiplin

2. Hubungan baik dengan pihak polis dan jawatankuasa penduduktaman

3. Maklumat penjaga sentiasa dikemaskini

4. Sistem pemantauan Penasihatan Akademik

5. Perjumpaan dengan ketua jabatan dan pengarah

NILAI MIN 4

OBJEKTIF 4Memastikan pengurusan masalah kesihatan mental dalam kalangan pelajar dapat dijalankan

dengan sistematik

KOD DAFTARPelajar berdepan dengan masalah kesihatan mental


1. Program Kaunseling/psikoterapi

2. Intervensi kesihatan mental di PMK (program pencegahan stress)

3. Program psiko-sosial untuk kumpulan pelajar berisiko,contohnyapelajar KS,Mangsa buli,dera

NILAI MIN 4


1. Saringan DASS

2. Program kaunseling yang berhubung terus dengan Unit PsikiatriHospital

3. Mengetahui maklumat sejarah kesihatan mental pelajar

4. Maklumat dari Penasihatan Akademik

NILAI MIN 4.751

Gagal/tiada bukti2

Kurang Memuaskan3

Sederhana4

Baik5

Cemerlang

Nota: Penilaian logik berkadar songsang (rujuk langkah 5)

Jika nilai min rendah untuk tindakan pencegahan; maka nilai kebarangkalian adalah tinggi

Jika nilai min rendah untuk tindakan mitigasi; maka nilai impak risiko adalah tinggi

12


5. LANGKAH 5-PENILAIAN RISIKO DAN PELUANG

5.1.1 Penilaian Kebarangkalian Dan Impak RisikoNota: Rujuk Lampiran 2-Darjah kualitatif penilaian kebarangkalian dan impak

PENILAIAN RISIKO (-VE)

IDENTIFIKASI RISIKO ANALISIS RISIKO

DAFTAR

RISIKO

PERISTIWA RISIKO

(RISK EVENT)

MA

GN

ITU

D

IMPAK(IMPACT) (paksi-X)

KEBARANGKALIAN(LIKELIHOOD) (paksi-Y)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

R-HEP-01 Pengurusan pendaftaran

pengambilan pelajar GAGAL21 7 3

R-HEP-02 Musibah menimpa pelajar 32 4 8R-HEP-03 Gangterisme dalam kalangan

pelajar32 8 4

R-Uppsi-01 Pelajar berdepan dengan

masalah mental 21 3 7

5.1.2 Penilaian Kebarangkalian Dan Impak Peluang

PENILAIAN PELUANG (+VE)

IDENTIFIKASI PELUANG ANALISIS PELUANG

DAFTAR

PELUANG

PERISTIWA

(OPPORTUNITY)

MA

GN

ITU

D

IMPAK(IMPACT) (paksi-X)

KEBARANGKALIAN(LIKELIHOOD) (paksi-Y)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

P-HEP-01-01 Peruntukan untuk menaik taraf

sistem pengambilan pelajar24 8 3

P-HEP-01-02 Tambahan bilangan komputer riba

untuk HEP24 8 3

P-HEP-02-01 Mewujudkan kolaborasi bersamaNGO

36 9 4

P-HEP-02-02 Bantuan kewangan kepada parapelajar di politeknik

18 9 2

P-HEP-03-01 Mewujudkan kerjasama bersamapolis

8 4

P-HEP-03-02 Meningkatkan keselamatan dipoliteknik

6 6

P-Uppsi-01-01 Saringan awal ujian Dass untuk

pelajar semester 18 5

P-Uppsi-01-02 Rawatan untuk kes liason (Merujuk

klien kepada Jabatan Psikatri)4 5

13


5.1.3 Heat Matrix Risiko dan Peluang

RISIKO PELUANG

K

E

B

A

R

A

N

G

K

A

L

I

A

N

10 10

K

E

B

A

R

A

N

G

K

A

L

I

A

N

9 9

8 8

7 7

6 6

5 5

4 4

3 3

2 2

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1

IMPAK IMPAK

ZON MERAH: HIGHZON KUNING: MEDIUMZON HIJAU: LOW

KOD R/P PENYATAAN RISIKO / PELUANG MAGNITUD ZON

R-HEP-01 R Pengurusan pendaftaran pengambilan pelajar gagal (7,3) kuning

P-HEP-01-01 P Peruntukan untuk menaik taraf sistem pengambilan pelajar (8,3) kuning

P-HEP-01-02 P Tambahan bilangan komputer riba untuk HEP (8,3) kuning

R-HEP-02 R Musibah menimpa pelajar (4,8) kuning

P-HEP-02-01 P Mewujudkan kolaborasi bersama NGO (9,4) merah

P-HEP-02-02 P Bantuan kewangan kepada para pelajar di politeknik (9,2) kuning

R-HEP-03 R Gangterisme dalam kalangan pelajar (8,4) kuning

P-HEP-03-01 P Mewujudkan kerjasama bersama polis (8,4) kuning

P-HEP-03-02 P Meningkatkan keselamatan di politeknik (6,6) kuning

R-Uppsi-01 R Pelajar berdepan dengan masalah mental (3,7) kuning

P-Uppsi-01-01 P Saringan awal ujian Dass untuk pelajar semester 1 (8,5) merah

P-Uppsi-01-02 P Rawatan untuk kes liason (Merujuk klien kepada Jabatan

Psikatri)

(4,5) kuning

R-HEP-02(4,8)

R-HEP-01(7,3)

P-HEP-01-01/02(8,3)

P-HEP-02-01(9,4)

P-HEP-02-02(9,2)

R-Uppsi-01(3,7)

P-Uppsi-01-01(8,5)

P-Uppsi-01-02(4,5)

P-HEP-03-01(8,4)

P-HEP-03-02(6,6)

R-HEP-03(8,4)

14


6. LANGKAH 6- TINDAK BALAS RISIKO DAN PELUANGNota: Rujuk Lampiran – Pelan Tindakbalas risiko

6.1.1 Pelan Tindak Balas Risiko Dan Peluang

KODPERISTIWA

RISIKO DAN PELUANG

TINDAKBALAS

AC

CEP

T

AV

OID

TRA

NSF

ER

MIT

IGA

TE

EXP

LOIT

SHA

RE

ENH

AN

CE

IGN

OR

E

RISIKOR-HEP-01 Pengurusan pendaftaran

pengambilan pelajar GAGAL√ √ √

R-HEP-02 Musibah menimpa pelajar √ √ √ √

R-HEP-03 Gangterisme dalam kalangan

pelajar√ √ √ √

R-Uppsi-01 Pelajar berdepan denganmasalah mental

√ √ √

PELUANGP-HEP-01-01 Peruntukan untuk menaik taraf

sistem pengambilan√ √ √ √

P-HEP-01-02 Tambahan bilangan komputer

riba untuk HEP√ √

P-HEP-02-03 Mewujudkan kolaborasi bersama

NGO√ √ √ √

P-HEP-02-04 Bantuan kewangan kepada para

pelajar di politeknik√ √ √ √

P-HEP-03-01 Mewujudkan kerjasama bersamapolis

√ √ √ √

P-HEP-03-02 Meningkatkan keselamatan dipoliteknik

√

P-Uppsi-01-01 Saringan awal ujian Dass untukpelajar semester 1

√ √

P-Uppsi-01-02 Rawatan untuk kes liason(Merujuk klien kepada JabatanPsikatri)

√ √

15


6.1.2 Strategi Dan Rawatan Risiko (Treatment Plan)Nota: Input kepada Perancangn Strategik (Input : SWOT & TOWS)

R-HEP-01

Pengurusan pendaftaran data GAGAL

STRATEGI & RAWATAN RISIKO TANGGUNGJAWAB

1. Menyediakan senarai semak setiap kali sebelum hari pendaftaran PHEP Data

2. Mengeluarkan surat arahan bertugas pada hari pendaftaran sebulanlebih awal

Pengarah

3. Berurusan dengan Unit Teknologi Maklumat untuk memastikan sistempengkalan data berjalan lancar pada hari pendaftaran

KJHEPP

R-HEP-02

Musibah menimpa pelajar


1. Menyediakan SOP untuk tindakan kecemasan pelajar PHEP KD

2. Menjadikan MPP sebagai agen perantara PMK dan pelajar Penasihat MPP

3. Taklimat berkala daripada AADK, JAIM dan NGO KU HEP

R-HEP-03Gangterisme dalam kalangan pelajar


1. Menyediakan SOP untuk tindakan disiplin pelajar PHEP KD

2. Menjadikan MPP sebagai agen perantara PMK dan pelajar Penasihat MPP

3. Taklimat berkala daripada Polis KU HEP

4. Taklimat daripada ketua jabatan dan pengarah bersama pelajar KU HEP

R-Uppsi-01

Pelajar berdepan dengan masalah mental


1. Saringan Ujian DASS Ppsi

2. Program kaunseling yang berhubung terus dengan Unit PsikiatriHospital

Ppsi

3. Mengetahui maklumat sejarah kesihatan mental pelajar Ppsi

4. Maklumat dari Penasihatan Akademik PA

16


6.1.3 Strategi Rebut Peluang

P-HEP-01-01

Peruntukan untuk menaik taraf sistem pengambilan pelajar

STRATEGI REBUT PELUANG TANGGUNGJAWAB

1. Menyediakan ABM dan kertas kerja KJHEPP

P-HEP-01-02

Tambahan bilangan komputer riba untuk HEP


1. Menyediakan ABM dan kertas kerja KJHEPP

P-HEP-02-01

Mewujudkan kolaborasi bersama NGO


1. Menjalin hubungan kerjasama dengan NGO KJHEPP

KUHEP

MPP

P-HEP-02-02

Bantuan kewangan kepada para pelajar di politeknik


1. Membuat kolaborasi bersama MAIM KJHEPP

P-HEP-03-01

Mewujudkan kerjasama bersama polis


1. Mengadakan perjumpaan polis bersama pelajar KJHEPP

KUHEP

PEG HEP (K&D)

P-HEP-03-02

Meningkatkan keselamatan di politeknik


1. Sentiasa memberi input tentang keselamatan persekitaran kepadajawatankuasa keselamatan politeknik

KJHEPP

KUHEP

P-Uppsi-01-01

Saringan awal ujian Dass untuk pelajar semester 1


1. Ujian DASS semasa MSK Ppsi

P-Uppsi-01-02Rawatan untuk kes liason (Merujuk klien kepada Jabatan Psikatri)


1. Merujuk kes yang berada di luar kemampuan pegawai psikologi Ppsi

17


7. LANGKAH 7- PEMANTAUAN DAN KAJIAN SEMULANota: Pemantauan dan kajian semula dijalankan untuk suatu tempoh yang

ditetapkan oleh organisasi seperti setiap 3-6 bulan

7.1.1 Pemantauan dan Usulan

BIL STRATEGI YANG DIRANCANG TIDAKDIAMBIL

TINDAKAN

SEDANGDIAMBIL

TINDAKAN

TELAHDIAMBIL

TINDAKAN

1. Menyediakan senarai semak setiap kali sebelum

hari pendaftaran√

2. Mengeluarkan surat arahan bertugas pada hari

pendaftaran sebulan lebih awal.√

3. Berurusan dengan Unit Teknologi Maklumat untuk

memastikan sistem pengkalan data berjalan

lancar pada hari pendaftaran

√

4. Menyediakan SOP untuk tindakan kecemasanpelajar

√

5. Menjadikan MPP sebagai agen perantara PMKdan pelajar

√

6. Taklimat berkala daripada AADK, JAIM dan NGO √

7. Menyediakan SOP untuk tindakan disiplin pelajar √

8. Taklimat berkala daripada Polis √

9. Taklimat daripada ketua jabatan dan pengarahbersama pelajar

√

10. Saringan Ujian DASS √

11. Program kaunseling yang berhubung terusdengan Unit Psikiatri Hospital

√

12. Mengetahui maklumat sejarah kesihatan mentalpelajar

√

13. Maklumat dari Penasihatan Akademik √

14. Menyediakan ABM dan kertas kerja √

15. Menjalin hubungan kerjasama dengan NGO √

16. Membuat kolaborasi bersama MAIM √

17. Mengadakan perjumpaan polis bersama pelajar √

18. Sentiasa memberi input tentang keselamatanpersekitaran kepada jawatankuasa keselamatanpoliteknik

√

19. Ujian DASS semasa MSK √

20. Merujuk kes yang berada di luar kemampuanpegawai psikologi

√

Usul Penambahbaikan:

Pegawai yang memantau

Nama:

Tarikh

18


8. DATA KOMULATIF PENILAIAN KEBERKESANAN TINDAKANNota: dijalankan untuk tempoh yang ditetapkan oleh organisasi. Tindakan Pencegahan perlu

dijalankan dan penilaiaan semula dijalankan. Magnitud risiko dan peluang perlu bandingkan

untuk melihat keberkesanan Ulang proses dan buat perbandingan data.

KOD-R01 KOD-R02 KOD-R03 KOD-R04

Sep-16 36 49 9

Mac 2017 25 64 16 45

Jun-18 20 45 68 36

01020304050607080

MA

GN

ITU

D

PENILAIAN KEBERKESANAN TINDAKBALAS RAWATAN RISIKO

MENURUNMENINGKAT

KOD-R01 KOD-R02 KOD-R03

Jun-16 9 20 45

Jun-17 16 40 16

Jun-18 0 0 0

05

101520253035404550

MA

GN

ITU

D

PENILAIAN KEBERKESANAN TINDAKBALAS TERHADAP PELUANG

MENINGKAT

MENINGKAT

MENURUN

19


9. LAMPIRAN9.1 Definisi

RISIKO (-ve) PELUANG(+ve)

RISIKOKemungkinan Berlakunya Perkara Luar Jangka Pada Masa Akan Datang Yang DisebabkanFaktor Tertentu (Malapetaka, Bahaya Dll) Yang Boleh Menyebabkan Kerugin (Loss)/Kejutan

(Surprise)/Kegagalan FungsiPERISTIWA YANG BOLEH MENYEBABKAN KEGAGALAN MENCAPAI OBJEKTIF

ORGANISASI

PELUANGKesempatan Yang Baik

Organisasi Mengenalpasti Peluang-peluang Dan Berusaha Mengambil Peluang SecaraTerancang

PERISTIWA YANG BOLEH MENCETUS DAN MENYEBABKAN KEGEMILANGANORGANISASI

PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANGMenguruskan Risiko dan Peluang Secara Terancang Untuk Mengelakkan Kerugian,

Kebuntuan Tindakan, Kos Luar Jangka, Kecelakaan/Kerugian Terok Akibat KesalahanMegambil Tindakan dan terlepas mengambil peluang kerana tidak menyedari

‘kewujudan peluang’

WITHOUT RISK, THERE IS NO OPPORTUNITY

9.2 Lampiran 1: Kod Daftar

KOD RUJUKAN (Contoh)

R Risiko

P Peluang

20


9.3 Lampiran 2: Darjah Kualitatif Kebarangkalian dan Impak

DARJAH KUALITATIF KEBARANGKALIAN DAN IMPAK RISIKO

KEBARANGKALIAN IMPAKDARJAH PENERANGAN DARJAH PENERANGAN

1-2 Jarang (rare)Potensi berlaku sangat rendah

1-2 Tiada kesan (insignificant)Tiada kecederaan, kerugian yangrendah

3-4 Kurang kemungkinan (unlikely)Mungkin berlaku pada sesuatu masa

3-4 Kecil (minor)Bantuan segera, kerugian sederhana

5-6 Boleh jadi (moderate)Boleh berlaku pada sesuatu masa

5-6 Sederhana (moderate)Perlu bantuan perubatan, kerugianyang besar

7-8 Ada kemungkinan (likely)Ada kemungkinan berlaku dalamkeadaan tertentu

7-8 Besar (major)Kecederaan serius, kerugianmelampai, kegagalan fungsi

9-10 Hampir pasti (almost certain)Berkemungkinan besar berlaku dalamsemua keadaan

9-10 Bencana (catastropic)Kematian, kesan berbahaya, kerugianyang terok

LIHAT PELUANG DARI KONTEKS YANG POSITIF DENGAN SKALA 1-10

9.4 Lampiran 3: Pelan Tindakbalas Risiko

politeknik melaka - polimelaka.edu.my filepenentuan kriteria pengaruh dalaman dan ... pelanggan...

Documents