politeknik merlimauapps.polikk.edu.my/kualiti/docs/ppp-prosedur kualiti/pkk... · web view(surat...

POLITEKNIK KOTA KINABALUKEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

PKK-PK-PPP-04 KAWALAN TERHADAP KETIDAKPATUHAN PEMBERIAN PERKHIDMATAN PENDIDIKAN

DISEDIAKAN OLEH DILULUSKAN OLEH

NAMA Sahul Hamed Bin Hj Abdul Wahab Mustafar Kamar Bin Ujang

JAWATAN Timbalan Pengarah Akademik Pengarah

TANDATANGAN

TARIKH 1 JUN 2008 04 JUN 2008

SALINAN TERKAWAL NO:

KELUARAN : 03 PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA : 04 JUN 2008

1/14PKK-PK-PPP-04

1.0 OBJEKTIF

Memastikan proses Pemberian Perkhidmatan Pendidikan (PPP) yang tidak

memenuhi keperluan yang ditetapkan dikenalpasti bagi mencegah ianya

digunakan dengan tidak sengaja.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunakan dalam proses Pemberian Perkhidmatan Pendidikan di

Politeknik Kota Kinabalu.

3.0 DEFINISI

Ketidakpatuhan Proses Pemberian Perkhidmatan Pendidikan yang

tidak memenuhi keperluan yang ditetapkan.

Ketidakpatuhan lain Perkara yang terjadi tanpa dikaitkan dengan sesuatu

prosedur tertentu. Contoh ketidakpatuhan lain adalah

seperti kelas dibatal tanpa notis, nota Modul tidak jelas

/ salah taip, kertas soalan peperiksaan tidak dapat

dibaca dan sebagainya

Pemilik Proses Pegawai yang melaksanakan / menjalankan sesuatu

proses mengikut prosedur yang telah ditetapkan

Pensyarah Modul Pensyarah yang mengajar sesuatu Modul.

KUPep Ketua Unit Peperiksaan adalah pegawai yang dilantik

bagi melaksanakan semua urusan dan aktiviti

peperiksaan di PKK.

PPJ Penyelaras Peperiksaan Jabatan adalah pensyarah

yang yang dilantik oleh Ketua Jabatan bagi

menyelaras urusan peperiksaan jabatan dan

bertanggungjawab kepada Pegawai Peperiksaan.


2/14PKK-PK-PPP-04

4.0 CARTA ALIR

A. Rancangan Mengajar Yang Tidak Menepati Kehendak Sukatan Modul

TP(A)/KJ/PSK/KK

TP(A)/KJ/PSK/KK

TP(A)/KJ/PSK/KK

TP(A)/KJ/PSK/KK

Teliti RMS untuk pastikan ianya menepati kehendak Kurikulum

Isi Borang Pemantauan RMS Yang Tidak Menepati Kehendak Sukatan Modul sekiranya tidak menepati.

Minta pensyarah Modul ulangi tindakan 2 – 4 (Rujuk Dokumen Kualiti PKK-PK-PPP-15 dan PKK-PK-PPP-16)

Luluskan RMS yang telah menepati Sukatan Modul


PROSES KERJA : KAWALAN TERHADAP KETIDAKPATUHAN PPP

Mula

Tamat

3/14PKK-PK-PPP-04

B. Pelajar Yang Tidak Menepati Syarat Kehadiran

TP(A)/KJ/PSK/KK

KJ/PSK/KK

KJ/PSK/KK

KUPep

Isi Borang Pemantauan Ketidakhadiran Pelajar (Surat Amaran Akhir) – RK-PK-04-02 & Surat Tunjuk Sebab Kehadiran Kurang 80% (RK-PK-04-03)

Senaraikan nama pelajar yang tidak layak menduduki peperiksaan akhir / dimansuhkan markah penilaian berterusan.

Serah senarai tersebut kepada KUPep seminggu sebelum peperiksaan akhir.

Terima senarai nama pelajar daripada Ketua Jabatan untuk tindakan selanjutnya.


Mula

Tamat


4/14PKK-PK-PPP-04

C. Pensyarah Yang Dinilai Oleh Pelajar Yang Tidak Menepati Kriteria

TP(A)/KJ/PSK/KK

TP(A)/KJ/PSK/KK

TP(A)/KJ/PSK/KK

Isi Borang Pemantauan Pensyarah Yang Tidak Menepati Kriteria jika ada.

Pantau prestasi pensyarah berkenaan pada semester berikutnya

Cadangkan untuk Modul atau latihan yang bersesuaian jika masih lagi tidak menepati kriteria penilaian.


Mula

Tamat


5/14PKK-PK-PPP-04

D. Pemantauan Penilaian Berterusan

KJ/ KK / KETUA KURSUS

PENSYARAH MODUL

Pantau Penilaian Berterusan Pertengahan Semester (rujuk Takwim P&P)

Isi Borang Pemantauan Penilaian Berterusan Yang Kurang 50% (RK-PK-04-05) sekiranya terdapat pelajar yang gagal Penilaian Berterusan. Pantau pelajar berkenaan dan mengambil tindakan dengan merujuk Garispanduan Pelaksanaan Penilaian Berterusan


Mula

Tamat


6/14PKK-PK-PPP-04

E. Ketidakpatuhan Lain

PEMILIK PROSES

PQ/KJ/KU/KK

Ambil tindakan yang sewajarnya terhadap sebarang ketidakpatuhan.

Pantau tindakan yang diambil oleh pemilik proses.


Mula

Tamat


7/14PKK-PK-PPP-04

5.0 PROSEDUR TERPERINCI

Tanggungjawab Tindakan

A. Rancangan Mengajar Semester Yang Tidak Memenuhi Kehendak Kurikulum.

Pensyarah

Modul1. Mendapatkan satu salinan sukatan Modul berkenaan yang telah

disahkan oleh Ketua Jabatan.

2. Merujuk kepada sukatan Modul dan Takwim Aktiviti Tahunan

Politeknik untuk mengenalpasti :

a. Bilangan minggu pengajian

b. Topik dan sub-topik

c. Objektif setiap topik

d. Pengagihan waktu setiap topik

e. Proses pengajaran sama ada kuliah / amali (makmal /

bengkel)

f. Buku rujukan (jika berkaitan)

3. Menyediakan Rancangan Mengajar Semester yang mengandungi

maklumat-maklumat seperti dalam RK-PK-15-04.

4. Menghantar Rancangan Mengajar Semester kepada Timbalan

Pengarah Akademik / Ketua Jabatan / Ketua Modul pada minggu

pertama semester bermula.

Timbalan Pengarah

Akademik / Ketua Jabatan / Ketua Kursusl /

PSK

5. Meneliti Rancangan Mengajar Semester untuk memastikan ianya

menepati kehendak sukatan Modul.

6. Mengisi Borang Pemantauan Rancangan Mengajar Semester


8/14PKK-PK-PPP-04


Yang Tidak Memenuhi Kehendak Kurikulum seperti di RK-PK-04-01 sekiranya ianya tidak menepati kehendak kurikulum.

7. Sekiranya Rancangan Mengajar Semester tidak menepati sukatan

Modul berkenaan, mengarahkan pensyarah Modul mengulang

tindakan 2 – 4. Rujukan Dokumen Kualiti PKK-PK-PPP-15 dan

PKK-PK-PPP-16

8. Meluluskan Rancangan Mengajar Semester yang menepati

kehendak kurikulum.

B. Pelajar Yang Tidak Menepati Syarat Kehadiran

Pensyarah Modul

1. Merekodkan kehadiran pelajar pada setiap waktu Modul dalam

Rekod Kehadiran Modul seperti RK-PK-15-08.

2. Meminta pelajar yang tidak menghadiri kuliah / amali kerana

sakit, menghantar sijil cuti sakit / surat kebenaran cuti sebagai

bukti dalam masa tujuh hari bekerja.

3. Sekiranya tiada bukti, dengan merujuk Garis Panduan Surat Amaran keluarkan surat amaran pertama kepada pelajar yang

didapati tidak menghadiri kuliah / amali bagi Modul tersebut

seperti RK-PK-15-09.

4. Sekiranya pelajar masih tidak menghadiri tiga waktu kuliah /

amali berikutnya tanpa sebab / kebenaran, dengan merujuk

Garis Panduan Surat Amaran keluarkan Surat Amaran Akhir

seperti RK-PK-15-10 yang ditandatangani oleh Ketua Jabatan

kepada pelajar dan salinannya kepada Penjaga, Penasihat

Akademik, Pensyarah Modul dan Unit Hal Ehwal Pelajar (Fail

Peribadi Pelajar).


9/14PKK-PK-PPP-04


Ketua Jabatan /PSK / PPJ

KUPep

5. Mengira peratus kehadiran pelajar berdasarkan bilangan waktu

kuliah yang telah dijalankan bagi Modul berkaitan untuk

menentukan pelajar-pelajar yang mempunyai peratus kehadiran

yang kurang 80% (rujuk kaedah pengiraan peratus kehadiran

pelajar dalam Arahan-arahan Peperiksaan dan Kaedah

Pengiraan) pada semakan 2 dan semakan 3 (Takwim

Pemberian Perkhidmatan Pendidikan - Umum).

6. Mengeluarkan Surat Tunjuk Sebab bagi kehadiran kuliah / amali

kurang 80% seperti RK-PK-15-11 yang ditandatangani oleh

Ketua Jabatan kepada pelajar yang didapati peratus

kehadirannya kurang 80% mengikut syarat yang dinyatakan

dalam Arahan-arahan Peperiksaan dan Kaedah Penilaian dan

menghantar satu salinan kepada Penasihat Akademik,

Pensyarah Modul, Penjaga dan Unit Hal Ehwal Pelajar (Fail

Peribadi Pelajar).

7. Mengemukakan senarai nama pelajar yang didapati peratus

kehadirannya kurang daripada 80% kepada Ketua Jabatan dua

(2) minggu sebelum Peperiksaan Akhir Semester bermula

seperti di RK-PK-15-12.

8. Mendapatkan maklumbalas daripada pelajar yang terlibat

dengan mengisi Borang Pemantauan Ketidakhadiran Pelajar

(Surat Amaran Akhir / Amaran Tidak Hadir KoKurikulum ) RK-

PK-04-02.

9. Mendapatkan maklumbalas daripada pelajar yang terlibat

dengan mengisi Borang Pemantauan Ketidakhadiran Pelajar

(Surat Tunjuk Sebab Kehadiran Kuliah / Amali / Aktiviti


10/14PKK-PK-PPP-04


Kokurikulum Kurang 80%) RK-PK-04-03.

10. Menyenaraikan senarai nama pelajar serta Modul yang terlibat

bagi pelajar yang tidak layak menduduki peperiksaan akhir /

pelajar yang dimansuhkan markah penilaian berterusan.

11. Menghantar senarai tersebut kepada Pegawai Peperiksaan

seminggu sebelum peperiksaan akhir untuk tindakan

selanjutnya.

12. Menerima maklumbalas pelajar yang tidak memenuhi syarat

untuk menduduki peperiksaan akhir semester / dimansuhkan

penilaian berterusan daripada Ketua Jabatan dan mengambil

tindakan selanjutnya.

C. Pensyarah Yang Dinilai Oleh Pelajar Yang Tidak Menepati Kriteria

Ketua Jabatan

1. Mengisi Borang Pemantauan Pensyarah Yang Tidak Menepati

Kriteria seperti di RK-PK-04-04 sekiranya terdapat pensyarah

yang tidak menepati kriteria penilaian

2. Berbincang dan memberi nasihat / pandangan / cadangan

kepada pensyarah yang dinilai mengenai kriteria penilaian

dengan jumlah peratus bagi skor 1 dan 2 untuk sesuatu kriteria

penilaian > 30%.

3. Menyimpan rekod perbincangan pada langkah 2 bagi tujuan

tindakan susulan kepada penilaian pensyarah pada semester

akan datang.


11/14PKK-PK-PPP-04


Ketua Jabatan / Pegawai Yang

Dilantik

Ketua Jabatan

4. Mencerap pensyarah semasa memberi kuliah dan mengisi

Borang Pencerapan seperti di RK-PK-15-18 sekiranya lebih

daripada lima (5) kriteria penilaian mempunyai peratus bagi skor

1 dan 2 ≥ 30%.

5. Menyerahkan satu (1) salinan Borang Pencerapan kepada

pensyarah berkenaan.

6. Berbincang dan memberi nasihat / pandangan / cadangan

kepada pensyarah yang dinilai sekiranya terdapat kriteria

penilaian yang mempunyai skor 1 atau 2.

7. Menyimpan rekod perbincangan pada langkah 6 bagi tujuan

tindakan susulan kepada penilaian pensyarah pada semester

akan datang.

8. Mencadangkan pensyarah berModul sekiranya 5 atau lebih dari

kriteria penilaian diberikan skor 1 atau 2 di Borang Pencerapan.

9. Mencadangkan Modul-Modul dan latihan yang bersesuaian bagi

pensyarah berkenaan kepada PLPL untuk tujuan tindakan

susulan melalui PLJ.

KJ / KK / Ketua Kursus

Pensyarah Modul

D. Pemantauan Penilaian Berterusan

1. Memantau Penilaian Berterusan pada Semakan 2 dan Semakan

3 (rujuk Takwim Pemberian Perkhidmatan Pendidikan)

3. Mengisi Borang Pemantauan Penilaian Berterusan Yang Kurang

50% seperti di RK-PK-04-05 sekiranya terdapat pelajar yang

gagal Penilaian Berterusan.

3. Memantau pelajar berkenaan dan mengambil tindakan yang


12/14PKK-PK-PPP-04


sewajarnya.

Pemilik Proses

Pegawai Kualiti /Ketua Jabatan / Ketua Kursus /Pensyarah Modul

E. Ketidakpatuhan Lain1. Mengambil tindakan yang sewajarnya terhadap sebarang

ketidakpatuhan.

2. Memantau tindakan yang diambil oleh pemilik proses dengan

mengisi borang seperti di RK-PK-04-06

6.0 RUJUKAN

3.1 Manual Kualiti

3.2 PKK-PK-PPP-15 Proses Pengajaran dan Pembelajaran

3.3 PKK-PK-PPP-16 Proses Kokurikulum

3.4 Laporan Audit Dalaman

3.5 Maklumbalas Pelanggan

3.6 Laporan Disiplin Pelajar

3.7 Laporan Kajian Semula Pengurusan

3.8 Minit Mesyuarat

3.9 Garis Panduan Surat Amaran


13/14PKK-PK-PPP-04

7.0 REKOD KUALITI

Bil Rekod Tempoh Simpanan

Lokasi

Pelupusan

Kaedah Pelupusan

Diluluskan oleh

1. Rancangan Mengajar Semester

2 Semester FRP Diricih KJ

2. Rekod Kehadiran Modul


3. Salinan Surat Amaran Pertama


4.Salinan Surat Tunjuk Sebab Bagi Ketidakhadiran Kuliah

2 Semester

Bilik Kualiti

Jabatan dan

FRP

Diricih KJ

5.

Salinan Surat Tunjuk

Sebab Bagi Kehadiran

Kuliah / Amali Kurang

80%

2 Semester Bilik Kualiti Diricih KJ

6

Borang Pemantauan

Rancangan Mengajar

Yang Tidak Memenuhi

Kehendak Kurikulum

2 Semester Pejabat KJ Diricih KJ

7.

Borang Pemantauan

Kehadiran Kuliah /

Amali Kurang 80%

2 SemesterPejabat KJ

dan FRP Diricih KJ

8. Borang Pemantauan

Ketidakhadiran Pelajar 2 Semester Pejabat KJ Diricih KJ


14/14PKK-PK-PPP-04

Bil Rekod Tempoh Simpanan

Lokasi

Pelupusan

Kaedah Pelupusan

Diluluskan oleh

(Surat Amaran Akhir)

9.

Borang Pemantauan

Pensyarah Yang

Dinilai Oleh Pelajar

Yang Tidak Menepati

Kriteria


10.

Borang Pemantauan

Penilaian Berterusan

Kurang 50%)


11.Borang Pemantauan

Ketidakpatuhan Lain2 Semester Pejabat KJ Diricih KJ


BORANG PEMANTAUAN RANCANGAN MENGAJAR YANG TIDAK MEMENUHI KEHENDAK KURIKULUM

Nama Pensyarah

No FRP

Jabatan

Tarikh Sesi

Kod Modul Modul

Sebab-sebab Ketidakpatuhan :

Catatan Tindakan :

Status Tindakan :

…………………………………….……………….(Tandatangan Timbalan Pengarah (Akademik)/Ketua Jabatan/PSK/Ketua Kursus)Tarikh:


RK-PK-04-01(04-06-08)

BORANG PEMANTAUAN KETIDAKHADIRAN PELAJAR (SURAT AMARAN AKHIR )

Nama Pelajar

No Pendaftaran

Nama Pensyarah Modul

Sesi Kursus

Kod Modul Modul

Surat Amaran Akhir / Amaran Tidak Hadir

Tarikh Surat

Tarikh Pertemuan

Catatan Pertemuan

Jika pelajar tidak hadir pertemuan

Catatan Tindakan

…………………………………….……………….(Tandatangan Timbalan Pengarah (Akademik)/Ketua Jabatan/PSK/Ketua Kursus)Tarikh :


RK-PK-04-02(04-06-08)

BORANG PEMANTAUAN KETIDAKHADIRAN PELAJAR(SURAT TUNJUK SEBAB KEHADIRAN

KULIAH / AMALI / AKTIVITI KOKURIKULUM KURANG 80%)Nama Pelajar

No Pendaftaran

Nama Pensyarah Modul

Sesi Kursus

Kod Modul Modul

Surat Tunjuk Sebab Kehadiran Kurang 80%

Tarikh Surat

Tarikh Pertemuan

Catatan Pertemuan

Jika pelajar tidak hadir pertemuan

Catatan Tindakan



RK-PK-04-03(04-06-08)

BORANG PEMANTAUAN PENSYARAH YANG DINILAI OLEH PELAJAR YANG TIDAK

MENEPATI KRITERIA

Nama

Pensyarah

Jabatan

Tarikh Cerap

Sesi Kursus

Kod Modul Modul

Bilangan Kriteria penilaian yang mendapat skor 1 dan 2 ≥ 30% :

SEMESTER BERIKUTNYA :

Tarikh Penilaian

Sesi Kursus

Kod Modul Modul

Bilangan Kriteria penilaian yang mendapat skor 1 dan 2 ≥ 30% :

ULASAN TIMBALAN PENGARAH (AKADEMIK) /KETUA JABATAN / PSK / KETUA KURSUS

Ulasan :



RK-PK-04-04(04-06-08)

BORANG PEMANTAUAN PENILAIAN BERTERUSAN YANG KURANG 50%

Nama Pelajar

No Pendaftaran

Jabatan

Tarikh Sesi

Kod Modul Modul

Sebab-sebab Kegagalan :

Catatan Tindakan :

Status Tindakan :

…………………………………….(Tandatangan Pensyarah Modul )Tarikh:


RK-PK-04-05(04-06-08)

BORANG PEMANTAUAN KETIDAKPATUHAN LAIN

Nama Pegawai (jika berkenaan)

Jabatan/ Unit

Tarikh Ketidakpatuhan

Ketidakpatuhan yang dikenalpasti

Punca-punca ketidakpatuhan :

Ulasan PQ / KJ / KU / KP :

…………………………………….……………….(Tandatangan Pengurus Kualiti/Ketua Jabatan/Ketua Unit/Ketua Kursus)Tarikh:


LAMPIRAN 3

RK-PK-04-06(04-06-08)

politeknik merlimauapps.polikk.edu.my/kualiti/docs/ppp-prosedur kualiti/pkk... · web view(surat...

Documents