politeknik sultan azlan shah prosedur kualiti ppp 03

PPP-03 Keluaran 05 Pindaan 0

i

POLITEKNIK SULTAN AZLAN SHAH

PROSEDUR KUALITI

PPP – 03

PENGURUSAN PENILAIAN &

PENSIJILAN

PEMILIK PROSES: KETUA UNIT PEPERIKSAAN


i

REKOD KUALITI

Nama Prosedur Pengurusan Penilaian & Pensijilan

No.Prosedur PSAS-PK-PPP-03

Keluaran 05 Pindaan 0

Pemilik Proses Ketua Unit Peperiksaan

Tarikh Kuatkuasa ; 03.08.2020

REKOD KELULUSAN

Jawatan

Disediakan oleh; Ketua Unit Peperiksaan

Disemak oleh; Timbalan Pengarah (Akademik)

Diluluskan oleh; Pengarah PSAS

REKOD KAWALAN PINDAAN

No.Pindaan No.Muka Surat Perubahan Pindaan Tarikh Kuatkuasa

Pindaan

Semua maklumat yang didokumenkan merupakan ‘organizational knowledge’.

i. Maklumat ini adalah terkawal dan tidak dibenarkan disebarluas kepada pihak luar tanpa kebenaran ketua

organisasi

ii. Dokumen ini hendaklah sentiasa dikaji semula dan ditambahbaik dari semasa ke semasa

iii. Rujuk Prosedur Kawalan Rekod dan Prosedur Kawalan Dokumen untuk sebarang proses kajian semula

pindaan, kajian semula dan edaran

iv. Semua maklumat diedar melalui sama ada CD,MS.Teams,Laman Web PSAS & Storage Server PSAS

v. Sekiranya maklumat dimuat turun dan dicetak; maklumat dikira sebagai salinan tidak terkawal

vi. Keluaran: Perubahan besar melebihi 50%

vii. Pindaan: Perubahan kecil kurang dari 50 %


ii

KANDUNGAN HALAMAN

1. Kriteria Kecemerlangan Proses

1.1. Maklumat Umum Proses

1.2. Maklumat yang Dikomunikasi

1.3. Definisi

1.4. Singkatan

1

1

3

4

2. SIPOC Diagram 4.4.1

2.1. Pengurusan dan Pelaksanaan Penilaian Kerja Kursus

2.2. Pengurusan Soalan Peperiksaan Akhir

2.3. Pengurusan Jadual Waktu Peperiksaan Akhir Pelajar

2.4. Pengurusan Jadual Pengawasan Peperiksaan Akhir

2.5. Pengurusan Tahan Pelajar Dari Menduduki Peperiksaan Akhir

2.6. Pengurusan Proses Keputusan Peperiksaan Akhir

2.7. Pengurusan Pensijilan

5

5

5

6

6

6

7

3. Proses Kerja 4.4.1


3.2. Pengurusan Soalan Peperiksaan Akhir

3.3. Pengurusan Jadual Waktu Pelajar Peperiksaan Akhir

3.4. Pengurusan Jadual Pengawasan Peperiksaan Akhir

3.5. Pengurusan Tahan Pelajar Dari Menduduki Peperiksaan Akhir

3.6. Pengurusan Proses Keputusan Peperiksaan Akhir

3.7. Pengurusan Pensijilan

7

8

9

10

10

11

12

4. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act) 13

5. Maklumat Perlu Diselenggara (Rekod) 7.5 14

6. Rujukan 15

7. Senarai Lampiran 8.5 15


M/S 1/15

1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES

1.1 Maklumat Umum Proses

MAKLUMAT PENERANGAN

i. Objektif

Memastikan pengurusan peperiksaan dan penilaian

dapat dilaksanakan dengan tepat dan berkesan

ii. Skop Penyediaan Instrumen Penilaian Kerja Kursus

Perancangan pengurusan peperiksaan akhir

Penyediaan Kertas Soalan

Penyediaan Jadual waktu Peperiksaan Akhir

Penahanan pelajar dari menduduki peperiksaan akhir

Pemprosesan Keputusan Penilaian

Pengurusan pensijilan

iii. Pelanggan proses 5.2 Timbalan Pengarah Akademik

Ketua Jabatan/Ketua Unit

Ketua Program/Ketua Kursus

Pensyarah Kursus

Pelajar

iv. Pihak berkepentingan 4.2 Jabatan Akademik PSAS

Politeknik Sultan Azlan Shah

Jabatan Pendidikan Politeknik dan Kolej Komuniti

Badan Persijilan

1.2 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4

MAKLUMAT TANGGUNGJAWAB MASA KAEDAH PENERIMA

Takwim Aktiviti

Pentaksiran

Pegawai

Peperiksaan

Awal tahun Email

Serahan

tangan

Ketua

Jabatan

Arahan

Penggubalan Item

& Peraturan

Pemarkahan

Peperiksaan Akhir

Pegawai

Peperiksaan

Awal Semester Email

Serahan

tangan

Ketua

Jabatan

Arahan Penilaian

& Pemurnian Draf

Item Peperiksaan

Akhir

Pegawai

Peperiksaan

Seminggu

sebelum bengkel

pemurnian

Email Pensyarah

Kursus

Jadual Waktu

Peperiksaan Akhir

Pegawai

Peperiksaan

2 minggu

sebelum

peperiksaan akhir

Email

Web site

Pelajar

Penasihat

Akademik

Jadual Waktu

Pengawasan

Peperiksaan Akhir

Pegawai

Peperiksaan

Seminggu

sebelum

peperiksaan akhir

Email Pensyarah

Surat Tidak Layak

Menduduki

Peperiksaan Akhir/

Pegawai

Peperiksaan

4 hari sebelum

peperiksaan akhir

bermula

Serahan

tangan

Pos

Pelajar


M/S 2/15

Mansuh Penilaian

Berterusan

Statistik

Pencapaian PNM

>= 3.00 Bagi

Setiap Program

Pegawai

Peperiksaan

Seminggu

selepas

keputusan rasmi

diumumkan

Email

Serahan

tangan

Ketua

Jabatan

Statistik Taburan

Skor Pencapaian

Pelajar

Pegawai

Peperiksaan

Seminggu

selepas

keputusan rasmi

diumumkan

Email

Serahan

tangan

Ketua

Jabatan

Surat Perakuan

dan Pengesahan

Tamat Pengajian

Pegawai

Peperiksaan

Sehari selepas

Mesyuarat

Lembaga

Peperiksaan Dan

Penganugerahan

Sijil/Diploma

Politeknik

Malaysia

Email

Serahan

tangan

Pelajar

Takwim Aktiviti

Pentaksiran

Pegawai

Peperiksaan

Awal tahun Email

Serahan

tangan

Ketua

Jabatan


M/S 3/15

1.3 Definisi

PERKATAAN PENERANGAN

Bilik Kebal/ Peti

Keselamatan Berkunci

Tempat yang selamat untuk menyimpan soalan dan lain-lain dokumentasi

yang berkaitan di Unit Penilaian dan Peperiksaan.

Jadual Spesifikasi Item

Peperiksaan Akhir

Jadual Spesifikasi Item Peperiksaan Akhir (Final Exam Item Specification

Table) bertujuan memastikan item digubal lebih berkualiti dan item

Peperiksaan Akhir diurus dengan lebih sistematik.

Jawatankuasa

Peperiksaan Politeknik

Satu badan di Politeknik yang bertanggungjawab mengenai perjalanan

proses penilaian dan peperiksaan serta membuat keputusan peperiksaan.

Ketua Pengawas

Peperiksaan

Seorang pegawai Politeknik yang dilantik oleh pegawai Peperiksaan bagi

mengetuai perjalanan peperiksaan.

Lembaran Markah Merupakan satu senarai penuh keputusan peperiksaan pelajar.

Markah Kerja Kursus Jumlah markah kerja kursus yang terdiri daripada ujian, kuiz, tutorial,

tugasan, amali dan projek bagi setiap semester sebelum peperiksaan

akhir

Panel Luar Wakil institusi akademik/ agensi kerajaan/ industri yang dilantik oleh BPN/

Pengarah Politeknik untuk menyemak kesesuaian soalan, jawapan dan

skema pemarkahan.

Panel Penilai Pensyarah yang dilantik sebagai penilai kepada soalan yang dibuat oleh

penggubal soalan kursus tertentu dari politeknik-politeknik Malaysia.

Pemeriksa Kertas Pensyarah yang menyemak / memeriksa dan memberi markah kepada

skrip jawapan pelajar.

Pengawas Peperiksaan Pegawai yang dipertanggungjawab untuk mengawasi perjalanan

peperiksaan.

Penilaian Akhir Semester Keseluruhan penilaian dalam satu-satu semester setelah mengambilkira

penilaian berterusan dan peperiksaan akhir untuk semester tersebut.

Penilaian Kerja Kursus Penilaian secara berterusan dalam satu-satu semester yang merangkumi

kuiz, tutorial, tugasan, ujian, amali atau projek

Penilaian Khas Satu penilaian bagi pelajar semester akhir untuk sesuatu kursus yang

wajib diambil kerana gagal kursus tersebut atau dinasihatkan untuk

berbuat demikian.

Sijil Pengiktirafan yang dianugerahkan kepada graduan di peringkat ijazah,

diploma atau sijil


M/S 4/15

1.4 Singkatan

SINGKATAN PENERANGAN

AST Assessment Specification Table

BPN Bahagian Peperiksaan dan Penilaian

CA Markah Kerja Kursus

CIST Coursework Item Spesification Table

CLO Course Learning Outcome

CLORR Pencapaian Penilaian Pelajar bagi sesuatu kursus

FE Markah Peperiksaan Akhir

FEIST Final Exam Item Spesification Table

JKPep Jawatankuasa Peperiksaan Politeknik Sultan Azlan Shah

JPPKK Jabatan Pengajian Politeknik dan Kolej Komuniti

KJ Ketua Jabatan

KK Ketua Kursus

KP Ketua Program

KPP Ketua Pengawas Peperiksaan

PA Penasihat Akademik

PK Pensyarah Kursus

PKS Penyelaras Kursus

PKSJ Pemeriksa Kedua Skrip Jawapan

PMK Penyelaras Moderasi Kursus

PP Pengawas Peperiksaan

PPDI Pensyarah Penggubal Draf Item

PPep Pegawai Peperiksaan

PPJ Penyelaras Peperiksaan Jabatan

PSAS Politeknik Sultan Azlan Shah

PSDI Panel Semakan Draf Item

PSJ Pemeriksa Skrip Jawapan

PT Pembantu Tadbir

SPMP Sistem Pengurusan Maklumat Pelajar

TL Tidak Layak Dinilai

TPA Timbalan Pengarah (Akademik)


M/S 5/15

2. SIPOC DIAGRAM 4.4.1


SOURCE OF

INPUTS INPUTS PROCESS OUTPUTS

RECEIVER OF

OUTPUTS

Pegawai Kualiti

KP/ KK

PKS

Silibus kursus

Sinopsis

kursus

AST

CIST

Pengurusan

dan

Pelaksanaan

Penilaian Kerja

Kursus

Instrumen

penilaian

berterusan

Markah

Penilaian

Kerja Kursus

PK

PPep

Pelajar

2.2 Pengurusan Soalan Peperiksaan Akhir

SOURCE OF


RECEIVER OF

OUTPUTS

BPN

Surat arahan

penggubalan

FEIST

Pengurusan

Soalan

Peperiksaan

Akhir

Soalan

peperiksaan

akhir

PPep

PPJ

Pelajar

2.3 Pengurusan Jadual Waktu Peperiksaan Akhir Pelajar

SOURCE OF


RECEIVER OF

OUTPUTS

BPN

PPep

Jadual Waktu

Induk

Peperiksaan

Akhir

Data

Pendaftaran

Kursus SPMP

Jadual Agihan

Penggunaan

Dewan

Peperiksaan

Pengurusan

Jadual Waktu

Peperiksaan

Akhir Pelajar

Jadual Pelajar

Perjalanan

peperiksaan

akhir

Pelajar

PK

PA


M/S 6/15

2.4 Pengurusan Jadual Pengawasan Peperiksaan Akhir

SOURCE OF


RECEIVER OF

OUTPUTS

KJ

PPJ

Jadual Waktu

Peperiksaan

Akhir Pelajar

Senarai Nama

Pengawas

Peperiksaan

Pengurusan

Jadual

Pengawasan

Peperiksaan

Akhir

Jadual

Pengawasan

Peperiksaan

Akhir

Skrip jawapan

pelajar

PPep

KPP

PP

2.5 Pengurusan Tahan Pelajar Dari Menduduki Peperiksaan Akhir

SOURCE OF


RECEIVER OF

OUTPUTS

PK

KJ

Pemantauan

kehadiran

pelajar

Senarai pelajar

tidak layak

Pengurusan

Tahan Pelajar

Dari Menduduki

Peperiksaan

Akhir

Surat tidak

layak

menduduki

peperiksaan

akhir

PPep

PPJ

PA

Pelajar

2.6 Pengurusan Proses Keputusan Peperiksaan Akhir

SOURCE OF


RECEIVER OF

OUTPUTS

PK

PKSJ

PMK

PPJ

JKPep

Rekod markah

pelajar SPMP

Skrip jawapan

Borang moderasi

skrip jawapan

Pengurusan

Proses

Keputusan

Peperiksaan

Akhir

Lembaran

Markah

Keputusan

peperiksaan

PPep

PPJ

Pelajar

JKPep


M/S 7/15

2.7 Pengurusan Pensijilan

SOURCE OF


RECEIVER OF

OUTPUTS

Pengarah

PPep

Butiran pelajar

lulus penuh dan

keputusan

Laporan

Lembaga

Peperiksaan dan

Penganugeraha

n Sijil/Diploma

Politeknik

Tandatangan

Pengarah

Secara Digital

Pengurusan

Pensijilan

Sijil

Transkrip

akademik

Buku rekod

serahan sijil

Buku daftar

sijil

PPep

Pelajar

3. PROSES KERJA 4.4.1


BIL TANGGUNGJAWAB TINDAKAN

1 PK/PKS Menerima silibus kursus yang diajar daripada Pusat Jaminan

Kualiti dan Akreditasi

Gubal instrumen penilaian kerja kursus sebagaimana di arahkan

pada AST pada silibus kursus berkaitan. Instrumen digubal perlu

memenuhi CLO, Taksonomi, jenis dan bilangan penilaian yang

ditetapkan dalam AST

a. Serahkan instrumen penilaian mengandungi soalan, skema

pemarkahan, rubrik atau dokumen berkaitan yang perlu

bersama Lampiran Borang Pengesahan Instrumen

Penilaian Berterusan kepada ketua program atau ketua

kursus

2 KP/KK Semak instrumen penilaian supaya memenuhi keperluan AST

kursus. Arahkan pembetulan jika perlu dan sahkan instrument.

a. Serah semula kepada PK atau PKS untuk tindakan

3 PK/PKS Buat pembetulan jika ada dan serahkan kepada KP/KK jika ada.

Laksana penilaian mengikut perancangan di dalam rancangan

mengajar semester

a. Pelaksanaan penilaian bergantung kepada kesepakatan

antara pensyarah jika lebih daripada seorang mengajar kursus

berkaitan. Jika tiada kesepakatan penilaian boleh dilakukan

tetapi menggunakan set instrumen yang berbeza.


M/S 8/15

4 Pelajar Menjawab/melaksanakan penilaian mengikut arahan yang

diberikan dan serah semula penilaian mengikut arahan.

5 PK Semak jawapan/ hasil penilaian pelajar merujuk skema

pemarkahan/rubric penilaian.

Beri markah bagi setiap jenis penilaian dan laksana moderasi

pemarkahan jika perlu

Rekodkan markah ke dalam SPMP mengikut markah CLO bagi

setiap instrumen penilaian

Papar kepada pelajar jika perlu dan cetak Lampiran Rekod

Penilaian Kerja Kursus untuk pengesahan

6 KJ/KP/KK Sahkan Lampiran Rekod Penilaian Kerja Kursus

7 PPJ Serahkan Lampiran Rekod Penilaian Kerja Kursus kepada

Pegawai Peperiksaan

3.2 Pengurusan Soalan Peperiksaan Akhir

Bil Tanggungjawab Tindakan

1. PPep Terima arahan penggubalan daripada BPN, buat perancangan

penggubalan dan maklumkan kepada KJ butiran tempoh

penggubalan

2. KJ Keluarkan arahan kepada pensyarah untuk menggubal item

berdasarkan surat arahan penggubalan daripada BPN

3. PPDI Gubal draf item seperti yang diarahkan oleh Ketua Jabatan

4. PSDI Buat penilaian item dan semak draf item yang telah digubal serta

catatkan komen pembetulan menggunakan B1/BPN - Borang

Semakan Draf Item dan Peraturan Pemarkahan. Jika perlu diubah,

draf item tersebut perlu dikembalikan kepada penggubal untuk

dibaiki.

5. PPDI Buat pembetulan pada draf item mengikut saranan PSDI jika ada

6. PPJ Kumpul draf item yang telah siap dibaiki

7. PPep Terima draf item yang lengkap

Hadir Mesyuarat Pegawai Peperiksaan dan Pertukaran Draf anjuran

BPN

Terima draf item daripada Politeknik lain bagi program yang diselaras

oleh PSAS

Anjurkan Bengkel Penilaian Dan Pemurnian Item Peperiksaan

Bawa draf item yang telah dimurnikan semasa Bengkel Penilaian

Dan Pemurnian Item Peperiksaan bagi proses proof reading anjuran

BPN

Terima set soalan peperiksaan akhir daripada BPN


M/S 9/15

Buat semakan akhir dan sediakan arahan cetakan termasuk bilangan

perlu dicetak

8. PPJ Cetak soalan peperiksaan akhir dan masukan ke dalam sampul

keselamatan bersama-sama skrip jawapan

Lengkapkan maklumat kursus, tarikh, tempat dan masa peperiksaan

pada sampul keselamatan

Lengkapkan Lampiran Senarai Semak Kerja Penyediaan Kertas

Peperiksaan Akhir

Simpan sampul soalan di dalam bilik kebal

9. PPep Kunci bilik kebal sehingga hari peperiksaan akhir

3.3 Pengurusan Jadual Pelajar Peperiksaan Akhir


1. PPep Hantar maklumat pendaftaran kursus kepada BPN selepas minggu

tambah dan gugur kursus berakhir

2. BPN Terima data pendaftaran kursus pelajar

Hasilkan draf jadual waktu peperiksaan selaras dan paparkan di laman

web Politeknik Malaysia

3. PPep Terima maklumat draf jadual waktu peperiksaan akhir selaras

Hebahkan kepada jabatan akademik dan pelajar untuk beri maklum

balas melalui laman web Politeknik Malaysia

4. Pelajar Beri maklum balas jika perlu

5. BPN Kaji maklum balas dan hasilkan draf peperiksaan akhir yang muktamad

6. PPep Terima jadual peperiksaan akhir yang muktamad daripada BPN

7. PPJ Sesuaikan jadual yang diterima dengan format jadual PSAS dengan

memasukkan butiran tempat, bilangan dan nama pensyarah kursus

8. PPep Buat semakan dan sahkan jadual peperiksaan akhir

Muat turun jadual di dalam portal PSAS dan buat hebahan kepada

pelajar

Edar salinan softcopy jadual peperiksaan akhir kepada PPJ

9. PPJ Sebarkan salinan softcopy jadual peperiksaan akhir kepada PA pelajar

10. Pelajar Terima jadual peperiksaan akhir samada melalui portal, softcopy atau

hardcopy daripada PA


M/S 10/15

3.4 Pengurusan Jadual Pengawasan Peperiksaan Akhir


1. PPep Mohon senarai nama pensyarah untuk dilantik menjadi pengawas

dan ketua pengawas peperiksaan daripada KJ

2. PPJ Sedia senarai nama pengawas peperiksaan

3. KJ Pengesahan senarai nama pensyarah yang akan dilantik sebagai

Pengawas Peperiksaan

4. PPep Terima senarai nama pengawas peperiksaan

Sediakan jadual pengawasan peperiksaan akhir

Edarkan jadual pengawasan peperiksaan akhir kepada semua

pensyarah terlibat

Sedia Rekod Keluar/Masuk Soalan Peperiksaan Akhir dan Skrip

Jawapan

5. PPJ Sebarluaskan jadual pengawasan peperiksaan akhir di jabatan

Pantau Rekod Keluar/Masuk Soalan Peperiksaan Akhir dan Skrip

Jawapan

6. KPP/PP Terima Jadual Pengawasan Peperiksaan Akhir

Rekod Keluar/Masuk Soalan Peperiksaan Akhir dan Skrip Jawapan

3.5 Pengurusan Tahan Pelajar Dari Menduduki Peperiksaan Akhir


1. PK/ KJ Buat pemantauan kehadiran pelajar

Keluarkan senarai nama pelajar yang mempunyai kehadiran kurang

80%

2. PPep Terima senarai nama pelajar yang mempunyai kehadiran kurang

80%

3. PPJ Rekodkan status TL pelajar dalam rekod kehadiran peperiksaan

akhir

Rekodkan status TL pelajar dalam SPMP

4. PPep Keluarkan surat tidak layak menduduki peperiksaan akhir / mansuh

penilaian berterusan

5. PT Cetak surat tidak layak menduduki peperiksaan akhir / mansuh

penilaian berterusan

Pos Salinan kepada ibubapa / penjaga pelajar

Edarkan Salinan asal surat kepada KJ

6. KJ Serahkan Salinan asal surat kepada pelajar


M/S 11/15

3.6 Pengurusan Proses Keputusan Peperiksaan Akhir


1. PK Bentukkan Borang Daftar Markah CLO/PLO di dalam SPMP

mengikut jenis penilaian

Key-in markah CA mengikut CLO dan jenis penilaian yang di

daftarkan

2. PPep Aktifkan menu salin markah CA di dalam SPMP

3. PK/ PSJ Salin CA yang lengkap ke dalam rekod daftar CA pada SPMP

Cetak Lampiran Rekod Penilaian Kerja Kursus Semak skrip

jawapan peperiksaan akhir pelajar berdasarkan skema

pemarkahan

4. PKSJ/ PMK Semak skrip jawapan peperiksaan akhir pelajar yang terpilih

Isi Lampiran 1 - Borang Penyelarasan Pemeriksaan Skrip

Jawapan Calon

Sekiranya terdapat perbezaan melebihi 5 markah pada skrip yang

disemak, arahkan pemeriksa asal skrip membuat semakan

semula semua skrip

Simpan Salinan asal Lampiran 1 - Borang Penyelarasan

Pemeriksaan Skrip Jawapan Calon

5. PK/ PSJ Semak semula skrip jawapan jika perlu

Key ini markah FE ke dalam Borang daftar markah CLO/PLO ikut

CLO item

6. PPep Aktifkan menu salin rekod FE pada SPMP

7. PK/ PSJ Salin FE yang lengkap ke dalam rekod daftar FE pada SPMP

Cetak Lampiran Rekod Penilaian Peperiksaan Akhir

8. PPJ Semak status CA dan FE setiap pensyarah

Arahkan pensyarah kursus membuat kemaskini jika perlu

Buat semakan akhir untuk memastikan markah yang direkodkan

dalam SPMP adalah sama berdasarkan salinan hardcopy CA dan

FE yang dicetak oleh pensyarah

9. PPep Tutup menu salin CA dan FE pada SPMP

Aktifkan menu pemprosesan keputusan pada SPMP

10. PPJ Proses keputusan penilaian pelajar

Cetak lembaran markah untuk semakan penyelarasan keputusan

peperiksaan peringkat jabatan bersama KJ

Kemaskini dan proses semula keputusan berdasarkan semakan

penyelarasan keputusan peperiksaan peringkat jabatan

Cetak lembaran markah terkini


M/S 12/15

Lengkapkan Lampiran Senarai Semak Kerja Pemprosesan

Keputusan Penilaian

11. PPep Uruskan keperluan mesyuarat JKPep dan bertindak sebagai

setiausaha

12. JKPep Buat keputusan terhadap kes-kes berkaitan keputusan

peperiksaan akhir

Sahkan keputusan penilaian pelajar dan tandatangan lembaran

markah

13. PPJ Kemaskini keputusan penilaian dan cetak semula lembaran

markah jika ada pindaan daripada JKPep

14. PPep Pamer keputusan pelajar pada tarikh rasmi keputusan

Cetak analisis Lampiran Statistik Pencapaian PNM >= 3.00

Bagi Setiap Program

Cetak analisis Lampiran Statistik Taburan Skor Pencapaian

Pelajar

3.7 Pengurusan Pensijilan


1. PPep Terima senarai lulusan daripada Lembaga Peperiksaan dan

Penganugerahan Sijil/Diploma Politeknik Malaysia

2. PT Cetak transkrip akademik lulusan daripada SPMP

3. PPep Tandatangan transkrip akademik lulusan

Sediakan nombor pendaftaran sijil lulusan

4. Pengarah Menandatangani sijil secara digital

5. PPep Serahkan semua maklumat yang perlu dicetak pada sijil kepada

pembekal

Terima sijil yang siap dicetak daripada pembekal

Semak dan daftarkan nombor siri setiap sijil dalam Buku Daftar

Sijil PSAS

6. PPJ Lengkapkan Lampiran Senarai Semak Kerja Pengurusan

Pensijilan

7. PPep Simpan sijil dalam bilik kebal sehingga hari konvokesyen

8. PPJ Serahkan sijil kepada lulusan pada hari konvokesyen

Rekodkan butiran serahan dalam Buku Rekod Serahan Sijil

9. PT Serahkan sijil kepada lulusan pada hari selepas konvokesyen

Rekodkan butiran serahan dalam Buku Rekod Serahan Sijil


M/S 13/15

4. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act)

Perancangan 8.1 (PLAN)

Output perancangan Soalan peperiksaan akhir

Jadual waktu peperiksaan akhir

Senarai pelajar tidak layak menduduki

peperiksaan akhir

Keputusan peperiksaan akhir semester

Sijil diploma para lulusan

Kelulusan perancangan BPN

Pengarah

TPA

KJ

Perlaksanaan & Kawalan 8.5 (DO, CHECK & CONTROL)

Kaedah kawalan8.5

Rujuk dan akur kurikulum

Rujuk dan akur FEIST

Rujuk dan akur Takwim Aktiviti Pentaksiran

Rujuk dan akur pada proses kerja

ditetapkan

Penggunaan borang-borang seperti di

Lampiran

Kawalan Proses yang disumber luar8.4 Juruaudit luar

Panel luar

Identifikasi dan kemudahkesanan8.5.2

Nama pensyarah penggubal

Kod kursus

Nama dan nombor pendaftaran pelajar

Nama Politeknik penyelaras

Harta hak milik pelanggan8.5.3

Keputusan penilaian pelajar

Sijil

Markah penilaian

Pemuliharaan8.5.4 Peralatan pencetakan

Khidmat selepas perkhidmatan8.5.5

Surat Perakuan dan Pengesahan Tamat

Pengajian

Transkrip Akademik

Sijil

Kawalan Perubahan8.5.6 Jadual waktu peperiksaan akhir

Tindakan 10 (ACTION)

Penilaian keberkesanan 9.1.3 Penilaian audit dalaman

Penilaian audit luaran


M/S 14/15

5. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5

BIL REKOD

TEMPOH

SIMPANAN TEMPAT SIMPANAN

1. Borang Semakan Draf Item dan Peraturan Pemarkahan (B1/BPN)

1 tahun Unit Peperiksaan

2. Senarai Semak Kerja Penyediaan Kertas Peperiksaan


3. Borang Penyelarasan Pemeriksaan Skrip Jawapan Calon


4. Senarai Semak Kerja Pemprosesan Keputusan Penilaian


5. Borang Rekod Penilaian Kerja Kursus 3 tahun Jabatan Akademik

Unit Peperiksaan

6. Borang Rekod Markah Penilaian Peperiksaan Akhir


7. Statistik Taburan Skor Pencapaian Pelajar


8. Statistik Pencapaian PNM >= 3.00 Bagi Setiap Program


9. Salinan Asal Kertas Soalan Peperiksaan Akhir

1 tahun Bilik Kebal

10. Takwim Aktiviti Pentaksiran 1 tahun Unit Peperiksaan

11. Jadual Waktu Peperiksaan Akhir 1 tahun Unit Peperiksaan

12. Jadual Waktu Pengawasan Peperiksaan Akhir


13. Slip Maklumat Calon 1 tahun Unit Peperiksaan

14. Kertas / Skrip Jawapan pelajar 1 tahun Unit Peperiksaan

15. Borang Penilaian Luar Item Peperiksaan Akhir (B6/BPN)


16. Borang Ulasan Penilaian Luar (B7/BPN) 2 tahun Unit Peperiksaan

17. Dokumen Keluar/ Masuk kertas Soalan/ Skrip Jawapan/Skema Pemarkahan


18. Laporan Kes Meniru 3 tahun Unit Peperiksaan

19. Lembaran Markah Selama-lamanya Unit Peperiksaan

20. Buku Daftar Sijil Selama-lamanya Unit Peperiksaan

21. Salinan Asal Laporan Lembaga Peperiksaan dan Penganugerahan Diploma Politeknik

Selama-lamanya Unit Peperiksaan

Tindakan pembetulan 10.2 Bengkel Penggubalan Draf Item

Bengkel Penilaian dan Pemurnian Item

Peperiksaan Akhir

Penambahbaikan 10.3 Semakan dokumen FEIST setiap tahun


M/S 15/15

6. RUJUKAN

RUJUKAN MAKLUMAT

Rujukan 7.5 a. Akta 174

b. Akta Rahsia Rasmi 1972

c. Standard ISO 9001:2015

d. Malaysian Qualifications Framework (MQF)

e. TAKSONOMI BLOOM

f. Arahan-arahan Peperiksaan dan Kaedah Penilaian

Politeknik

g. Dasar dan Prinsip Pentaksiran Pengajian Politeknik

h. Dokumen Kurikulum Politeknik

i. FEIST

j. Garis Panduan Moderasi Pemeriksaan Skrip Jawapan

k. Garis Panduan Pengurusan Bank Item

l. Garis Panduan Perlaksanaan Penilaian Kerja Kursus

m. Garis Panduan Perlaksanaan Penilaian Khas

n. Surat Arahan Penggubalan Draf Item

o. Takwim Aktiviti P&P

p. Takwim Aktiviti Pentaksiran

7. SENARAI LAMPIRAN 8.5

BIL. RUJUKAN NAMA LAMPIRAN

1 PPP-03/FOR/1 Borang Pengesahan Instrumen Penilaian Berterusan

2 B1/ BPN Borang Semakan Draf Item Dan Peraturan Pemarkahan

3 PPP-03/FOR/2 Senarai Semak Kerja Penyediaan Kertas Peperiksaan

Akhir

4 LAMPIRAN 1 Borang Penyelarasan Pemeriksaan Skrip Jawapan Calon

5 PPP-03/FOR/3 Senarai Semak Kerja Pemprosesan Keputusan Penilaian

6 PPP-03/FOR/4 Rekod Penilaian Kerja Kursus

7 PPP-03/FOR/5 Rekod Penilaian Peperiksaan Akhir

8 PPP-03/FOR/6 Senarai Semak Kerja Pengurusan Persijilan

9 PPP-03/FOR/7 Statistik Pencapaian PNM >= 3.00 Bagi Setiap Program

10 PPP-03/FOR/8 Statistik Taburan Skor Pencapaian Pelajar

PPP-03/FOR/1 Keluaran 05 Pindaan 0

JABATAN …………………………………

SESI JUN / DISEMBER ……………….

KOD KURSUS

NAMA KURSUS

JENIS PENILAIAN

SEKSYEN KURSUS

NAMA PENSYARAH KURSUS

NO. PENDAFTARAN NAMA PELAJAR/

AHLI KUMPULAN CLO MARKAH

JUMLAH

ARAHAN PENILAIAN:

1. Jawab………….soalan dalam masa ………….minit/hari (Rujuk SLT)

2. Jawapan adalah secara individu/ berkumpulan.

3. Kembalikan soalan setelah selesai menjawab/ Soalan boleh disimpan oleh pelajar.

4. Lain-lain arahan yang bersesuaian mengikut kursus.

Disediakan oleh:

Nama & T/tangan

Disemak dan Disahkan oleh:

Nama & T/tangan

B1/ BPN


SENARAI SEMAK KERJA PENYEDIAAN KERTAS PEPERIKSAAN AKHIR

JABATAN : ……………………………………………….……………. SESI : ………………………………………………….………….

BIL KOD

KURSUS BIL.

PELAJAR JUMLAH DICETAK

TARIKH SIAP

NAMA PEGAWAI

T/TANGAN CATATAN

…………………………………….. ………………. Tandatangan Tarikh Penyelaras Peperiksaan Jabatan

LAMPIRAN 1 GARIS PANDUAN MODERASI PEMERIKSAAN SKRIP JAWAPAN POLITEKNIK

(Pindaan 2013)

KALI KE: _______

BORANG PENYELARASAN PEMERIKSAAN SKRIP JAWAPAN CALON

KOD KURSUS JABATAN

NAMA KURSUS PROGRAM

KELAS

Bil No Siri Skrip

Kategori (T, S, R)

MARKAH ASAL (markah dari pemeriksa skrip

jawapan)

MARKAH PENYEMAKAN (markah dari pemeriksa

kedua) Perbezaan Markah

Markah Penyelarasan (jika perlu*) CATATAN

JUMLAH (A) JUMLAH (B) JUMLAH (A-B) JUMLAH

1

2

3 4

5

6 7 8 9

Tiga kategori markah : satu tinggi ( T), satu sederhana (S) dan satu rendah (R). * Diperlukan jika perbezaan markah > 5. ULASAN:

(Diisi oleh Pemeriksa Kedua)

NAMA TANDATANGAN TARIKH

Pemeriksa Kedua

Penyelaras Moderasi Kursus

Penyelaras Moderasi Jabatan


SENARAI SEMAK KERJA PEMPROSESAN KEPUTUSAN PENILAIAN

JABATAN : ………………………………………………………………….. SESI : …………………………………………………………………..

BIL PROGRAM BIL.

PELAJAR

STATUS KEY-IN MARKAH CETAK

LEMBARAN TARIKH

SIAP NAMA

PPJ T/TANGAN

PB PA

(tandakan √ di ruangan key-in dan cetak lembaran setelah dilaksanakan) ……………………………… ...........…….. Tandatangan Tarikh Penyelaras Peperiksaan Jabatan


SENARAI SEMAK KERJA PENGURUSAN PENSIJILAN

JABATAN : ……………………………………………………………..

PROGRAM : ………………………………………………………………

SESI : ……………………………………………………………..

BIL NO. PEND NAMA NO. KP TARIKH

LULUS

SEMAKAN

CETAK T.T

PENGARAH

T.T KP

JPPKK NO. SIRI

Nota : Tandakan √ di ruangan SEMAKAN setelah semakan maklumat pada sijil dilaksanakan.

……………………………… ...........…….. Tandatangan Tarikh Penyelaras Peperiksaan Jabatan


STATISTIK PENCAPAIAN PNM >= 3.00 BAGI SETIAP PROGRAM

SESI PENGAJIAN …………………………

STATISTIK BAGI JABATAN: …………...

BIL. SEMESTER PROGRAM JUMLAH PELAJAR YANG MENCAPAI

PNM >= 3.00

JUMLAH PELAJAR YANG LULUS

PERATUS KELULUSAN

CATATAN (* - Kurang drp 25% pelajar yang

mencapai pnm >= 3.00)

JUMLAH

~Dokumen Janaan Komputer. Tandatangan Tidak diperlukan~


STATISTIK TABURAN SKOR PENCAPAIAN PELAJAR

SESI PENGAJIAN …………………………

STATISTIK BAGI JABATAN ………………………

KELAS SEMASA :

BIL. KURSUS PENSYARAH

PERATUS PENCAPAIAN PELAJAR

CATATAN NILAI MATA

< 2.00 2.00 <= NILAI MATA < 3.00

3.00 <= NILAI MATA < 3.67

NILAI MATA >= 3.67

~Dokumen Janaan Komputer. Tandatangan Tidak Diperlukan~

politeknik sultan azlan shah prosedur kualiti ppp 03

Documents