apps.polikk.edu.myapps.polikk.edu.my/kualiti/docs/ppp-prosedur kualiti/pkk... · web viewb....

POLITEKNIK KOTA KINABALUKEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

PKK-PK-PPP-02KAWALAN REKOD

DISEDIAKAN OLEH DILULUSKAN OLEH

NAMA Sahul Hamed Bin Hj Abdul Wahab Mustafar Kamar Bin Ujang

JAWATAN Timbalan Pengarah Akademik Pengarah

TANDATANGAN

TARIKH 15 Februari 2008 18 Februari 2008

SALINAN TERKAWAL NO:

KELUARAN : 01 PINDAAN : 01 TARIKH KUATKUASA : 18 FEB 2008

PKK-PK-PPP-02 1/36

1.0 OBJEKTIF

a. Memastikan surat-surat yang diterima diambil tindakan segera atau dalam

tempoh seminggu.

b. Menyediakan senarai induk rekod kualiti yang terkini dan menyeluruh bagi

semua fail yang didaftarkan untuk tujuan kemudahkesanan.

c. Menyediakan kaedah yang sistematik dalam pengurusan fail rekod pensyarah

supaya dapat dirancang, dilaksana dan dikawal dengan lebih berkesan.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunakan di dalam proses pengenalpastian, pengumpulan,

pengindeksan, pemfailan, penyimpanan, penyenggaraan, dan pelupusan rekod kualiti

seperti yang disenaraikan di dalam dokumen kualiti.

3.0 DEFINISI

Pegawai yangDiberi kuasa

Pegawai yang merekod dan memfailkan rekod-rekod kualiti menyimpan rekod-rekod kualiti dengan cara yang sesuai mengawal rekod-rekod kualiti

PEK Pegawai Eksekutif Kanan / Pegawai Eksekutif

KPT Ketua Pembantu Tadbir (Perkeranian & Operasi )

PA Penolong Akauntan / Pembantu Akauntan

PT Pembantu Tadbir (Perkeranian & Operasi)

PT(Kew) Pembantu Tadbir (Kewangan)

PT(K) Pembantu Tadbir (Kesetiausahaan)

PAR Pembantu Am Rendah

KELUARAN : 01 PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA : 03 JAN 2008

PKK-PK-PPP-02 2/36

Rekod Kualiti Rekod Kualiti adalah hasil daripada aktiviti-aktiviti yang telah

dilaksanakan. Ia diwujudkan / disenggara untuk dijadikan bukti

kepada pematuhan pelaksanaan sistem pengurusan kualiti.

Surat Pelajar Surat yang berkaitan dengan hal-hal pelajar seperti urusan

pendaftaran, biasiswa, latihan industri dan kerjaya.

Surat Rasmi Surat yang dialamatkan kepada Pengarah sama ada surat

biasa atau terperingkat, dengan atau tanpa "Untuk Perhatian"

pegawai tertentu.

Surat Semua dokumen yang diterima atau dihantar keluar bersama

surat meliputi surat terbuka/terperingkat/segera.

FRP Fail Rekod Pensyarah

Keadaan Luarjangka

Peristiwa-peristiwa yang tidak dirancang seperti kemalangan,

bencana alam, sakit dan seumpamanya.


PKK-PK-PPP-02 3/36

4.0 CARTA ALIR

A. Penyediaan Senarai Induk Rekod Kualiti


KJ/UNIT

PENGURUS KUALITI

KETUA JABATAN/ UNIT

PENGURUS KUALITI

KETUA JABATAN / UNIT

PEGAWAI YANG DI BERI KUASA

RK-PK-02-01

Mula

Sedia Senarai Induk Rekod Kualiti

Meneliti Rekod

Daftar Rekod-rekod Kualiti

Hantar Salinan Senarai Induk Rekod Kualiti

Menfailkan Senarai Induk

Teliti Senarai Induk Rekod Kualiti

Memulangkan Senarai Induk Rekod

Meminda Senarai Induk Rekod Kualiti

Tamat

Memaklumkan Cara Pengurusan Rekod

Pelupusan Rekod

Mengendalikan Rekod

TANGGUNGJAWAB PROSES RUJUKAN

PKK-PK-PPP-02 4/36

B. Pengurusan Fail Rekod Pensyarah (FRP)


Pengurus Kualiti

Ketua Jabatan

Pensyarah

RK-PK-02-02

Menyediakan Panduan Pembukaan & Pendaftaran

Menyediakan Maklumat daftar

Menyediakan Senarai Nama Staf

Menyerahkan Panduan & Maklumat Data

Menyediakan & Memasukkan Senarai

Kandungan

Memaklumkan Cara Pendaftaran

Membuka FRP

Tamat

Memasukkan Rekod Kualiti


Mula

01 18 FEB 2008

01 18 FEB 2008

PKK-PK-PPP-02 5/36

C. Penyerahan Tugas (Keadaan Yang Dijangka)


Pensyarah yang Menyerahkan Tugas

Pensyarah yang mengambil alih tugas

Ketua Jabatan

Pensyarah yang menyerahkan tugas

RK-PK-02-03

Mula

Serah Rekod Kualiti Dikemaskini

Memastikan Rekod Lengkap

Arah Pensyarah Serah Tugas

Kemaskini Semua Rekod Kualiti

Serah Semua Rekod Kualiti Modul

Tamat


01 18 FEB 2008

PKK-PK-PPP-02 6/36

D. Penyerahan Tugas (Keadaan Luar Jangka)


Pensyarah yang Menyerahkan Tugas

Pengarah PKK/ Timb. Pengarah PKK/KJ/KK

Pensyarah yang mengambilalih modul

Mula

Maklumkan Kepada Pengarah tentang

serah tugas

Arah Pensyarah Ambilalih Modul

Kemaskini rekod Kualiti Lengkap

Catat tarikh Ambilalih Modul

Tamat


PKK-PK-PPP-02 7/36

E. Penyimpanan FRP


Pensyarah

Ketua Jabatan/ Ketua Kursus/Pegawai/ Kerani yang diberi Kuasa

Mula

Meletakkan FRP

Menyimpan FRP Tamat satu Semester

Mengawal Semua Rekod Kualiti

Tamat


PKK-PK-PPP-02 8/36

F. Pengurusan Rekod Kualiti Dalam (Bentuk Pangkalan Data Komputer)


Pegawai yang diberi kuasa

Mula

Mewujudkan “Back-Up”

Memberi Tajuk & No. Rujukan Fail

i) Senarai Rekod Kualitiii) Back Up

Tamat


PKK-PK-PPP-02 9/36

G. Pelupusan Rekod Kualiti Dalam Pangkalan Data Komputer



Mula

Melupuskan Data

Melupuskan Data dalam CD

Tamat


PKK-PK-PPP-02 10/36

H. Pengurusan Rekod Kualiti Surat- Menyurat Penerimaan Dan Pendaftaran Surat


PAR

PT(K)

PENGARAH

PT(K)

PT

PAR

PEGAWAI YG DIMINITKAN

Mula

Menerima, Mengasingkan & Mengeluarkan Surat-

surat

Membuka & Mengecop tarikh terima

Merekod Surat Dalam Buku Daftar

Rekod Maklumat Minit dalam Buku Daftar

Serah Surat Kepada Pengarah

Meneliti & Meminitkan Surat

Serah Semula Surat Kepada PT(K)

Tamat

Menyerahkan Surat

Mengedarkan Surat

Memasukkan & Merekodkan Salinan Surat


Teliti Surat & Ambil Tindakan

PKK-PK-PPP-02 11/36

I. Pembukaan Dan Pendaftaran Fail


KPT/PT/Pegawai yang diberi kuasa

Mula

Mendapatkan Kulit Fail

Daftar Tajuk & No Rujukan Fail

Masukkan Kertas Minit Dalam Fail

Tamat


PKK-PK-PPP-02 12/36

J. Kandung Surat


KPT/PT/Pegawai yang diberi Kuasa

Mula

Mengkandungkan Surat

SURAT YANG DITERIMA – Catat

nombor kandungan & Maklumat Surat

SURAT YG DI HANTAR KELUAR –

Catat nombor kandungan &

Maklumat Surat

Menyimpan Fail

Tamat


PKK-PK-PPP-02 13/36

K. Pergerakan Fail


KPT/PT/Pegawai yang diberi Kuasa

Mula

Rekod Gerakkan Fail

Mengedarkan Fail

Tamat


PKK-PK-PPP-02 14/36

L. Penghantaran Surat



PAR

Mula

Semak Surat-Surat

Menentukan Kaedah Penghantarani) Penghantaran Dengan Tangan (Surat Biasa, terperingkat)ii) Perkhidmatan Pos(Pos Biasa & Pos Laju)

Membuat Urusan Pengeposan

Menyerahkan surat atausampul surat Kepada PAR

Mencatat Maklumat Surat

Memasukkan Surat ke dalam Sampul

Tamat


PKK-PK-PPP-02 15/36

M. Penyimpanan (Rekod Kewangan)

N. Membuka Fail Sambungan


PAR / PT(Kew)

Mula

Menerima Salinan-Salinan Baucer

Mengambil Tindakan

Menyimpan Baucer-Baucer

Tamat


PKK-PK-PPP-02 16/36



PT

Mula

Mengenalpasti Fail-Fail

Mencatat Perkataan

Mencatat Nombor Rujukan

Menyimpan Fail-Fail Ditutup

Tamat


PKK-PK-PPP-02 17/36

O. Membuka Fail Sementara

P. Pelupusan Rekod (Fail)


KPT / PT / Pegawai yang diberi kuasa

Mula

Membuka Fail-Fail

Menggunakan Sampul Kecil

Memberikan Nombor Rujukan & Tajuk Fail

Memasukkan Kembali Isi Kandungan

Membuka Fail Baru

Tamat


PKK-PK-PPP-02 18/36

Q. Pelupusan Rekod (Rekod Kewangan)


KPT / PT / Pegawai yang diberi kuasa

RK-PK-02-04

Mula

Mengenalpasti Fail-Fail

Mengumpul & Menyenaraikan Fail-fail

Mengemukakan Borang Kepada PEK

Mengemukakan Surat & Borang-Borang

Menyediakan Surat

Tamat


Melakukan Tindakan- Menghantar ke Arkib

Negara


01 18 FEB 2008

PKK-PK-PPP-02 19/36


PA

PT(KEW)

PA

Mula

Mengenalpasti Pelupusan Baucer

Menyediakan Surat Kelulusan

Membuat Pelupusan

Arah PAR Menyusun Baucer-Baucer

Tamat

Menyediakan Sijil Pelupusan

PKK-PK-PPP-02 20/36

5.0 PROSEDUR TERPERINCI

Tanggungjawab Tindakan

Ketua Jabatan/ Unit

A. PENYEDIAAN SENARAI INDUK REKOD KUALITI

1. Menyediakan Senarai Induk Rekod Kualiti

RK-PKK-02-01

2. Meneliti rekod yang disenaraikan pada perkara 7.0 di

setiap prosedur dokumen kualiti untuk didaftarkan.

3. Mendaftarkan rekod-rekod kualiti di dalam Senarai Induk

Rekod Kualiti yang melibatkan Jabatan/ Unit masing-masing.

4. Menghantar satu salinan Senarai Induk Rekod Kualiti

Jabatan / Unit yang lengkap kepada Pengurus Kualiti.

Pengurus Kualiti

5. Meneliti Senarai Induk Rekod Kualiti tersebut untuk

memastikan ia lengkap, sistematik dan mempunyai

keseragaman.

6. Memulangkan Senarai Induk Rekod Kualiti untuk pindaan

jika didapati tidak lengkap

Ketua Jabatan / Unit

7. Meminda Senarai Induk Rekod Kualiti Jabatan / Unit

mengikut cadangan Pengurus Kualiti dan menyerahkan satu

salinan kepada Pengurus Kualiti.

Pengurus Kualiti

8. Memfailkan semua Senarai Induk Rekod Kualiti Jabatan / Unit.


01 18 FEB 2008

PKK-PK-PPP-02 21/36


Ketua Jabatan / Unit9. Memaklumkan cara pengurusan rekod kualiti kepada pegawai

yang diberi kuasa dengan berpandu kepada Senarai Induk

Rekod Kualiti Jabatan / Unit.


10. Mengendalikan rekod kualiti dengan cara yang ditetapkan

supaya mudah dikesan untuk tujuan penilaian, pengauditan dan

rujukan serta mengelakkan kehilangan, kerosakan atau

berlakunya kecacatan pada rekod-rekod tersebut.

11. Melupuskan rekod kualiti mengikut cara yang ditetapkan dalam

Senarai Induk Rekod Kualiti.

Pengurus Kualiti

B. PENGURUSAN FAIL REKOD PENSYARAH (FRP)

1. Menyediakan Panduan Pembukaan dan Pendaftaran FRP dan

mengarahkan Ketua Jabatan supaya memaklumkan kepada

pensyarah supaya menyediakan FRP pada minggu pertama

sesi pengajian bermula.

2. Menyediakan maklumat daftar FRP yang mengandungi

perkara-perkara berikut:

a. No. Rujukan FRP: (yang mengandungi nama ringkas

politeknik, jabatan akademik yang berkenaan dan No. Staf

untuk semua jabatan akademik politeknik)

b. Nama dan logo Politeknik

c. Nama pemegang fail.

d. Sesi pengajian.

e. Tarikh semakan fail oleh Pengarah Politeknik Kota

Kinabalu / Timbalan Pengarah Politeknik Kota Kinabalu /

Ketua Jabatan / Ketua Kursus


PKK-PK-PPP-02 22/36


3. Menyerahkan panduan pembukaan dan pendaftaran FRP dan

maklumat data FRP kepada semua Ketua Jabatan.

Ketua Jabatan

4. Menyediakan senarai nama staf akademik dan memberikan

No. Siri Rujukan Staf kepada semua staf RK-PK-02-02

5. Memaklumkan cara pendaftaran FRP kepada pensyarah di

jabatan masing-masing.

Pensyarah6. Membuka FRP dan meletakkan maklumat daftar FRP pada

muka hadapan FRP.

7. Menyediakan dan memasukkan Senarai Kandungan FRP yang

mempunyai pengindeksan yang memudahkan rujukan kepada

rekod kualiti ke dalam FRP.

8. Memasukkan rekod kualiti berkaitan ke dalam FRP.

Pensyarah yang

menyerahkan tugas

PENYERAHAN TUGASa. Keadaan Yang Dijangka

9. Sekiranya modul diambilalih oleh pensyarah lain,

menyerahkan rekod kualiti yang telah dikemaskinikan dan

mencatatkan tarikh penyerahan serta menandatangani di

ruang catatan pada Rancangan Mengajar Semester (RMS).

Pensyarah yang mengambil alih tugas

10. Memastikan semua rekod kualiti lengkap dan kemaskini.

Contohnya, penilaian berterusan telah dilaksanakan


01 18 FEB 2008

PKK-PK-PPP-02 23/36


11. sepertimana yang dinyatakan dalam Rancangan Mengajar

Semester dan markah berterusan telah direkodkan. Jika tidak,

memaklumkan kepada Ketua Jabatan. Jika lengkap,

mencatatkan tarikh penerimaan serta menandatangani di

ruang catatan pada Rancangan Mengajar Semester (RMS).

Ketua Jabatan12. Mengarahkan pensyarah yang menyerahkan tugas untuk

mengemaskinikan semua rekod kualiti.

Pensyarah yang

menyerahkan tugas

13. Mengemaskinikan semua rekod kualiti. Contohnya,

memastikan semua tugasan dan kuiz telah dinilai dan rekod

markah telah dicatatkan.

14. Menyerahkan semua rekod kualiti modul kepada pensyarah

yang mengambilalih

Pensyarah yang

menyerahkan tugas

b. Keadaan Luar jangka

15. Memaklumkan kepada Pengarah / Timbalan Pengarah / KJ /

KK tentang penyerahan tugas disebabkan keadaan luar

jangka.

Pengarah /

Timbalan Pengarah /

KJ / KK

16. Mengarahkan pensyarah supaya mengambilalih modul

Pensyarah yang

mengambilalih modul

17. Memastikan semua rekod kualiti lengkap dan kemaskini.

18. Mencatat tarikh mengambilalih modul serta menandatangani di

ruang catatan RMS.


PKK-PK-PPP-02 24/36


PENYIMPANAN FRP

Pensyarah19. Meletakkan FRP semasa di atas meja pensyarah.

20. Menyimpan FRP selepas tamat satu semester di pejabat

pensyarah.

Ketua Jabatan / Ketua Kursus /

Pegawai / Kerani yang diberi kuasa

21. Mengawal semua rekod kualiti lama sehingga tamat tempoh

penyimpanan.

Pegawai yang diberi

kuasa

C. PENGURUSAN REKOD KUALITI DALAM BENTUK PANGKALAN DATA KOMPUTER

1. Mewujudkan sekurang-kurangnya satu “back-up” samada di

dalam bentuk cetakan ataupun di dalam hard disk / CD / disket

untuk semua rekod kualiti yang disimpan di dalam pangkalan

data komputer.

2. Memberi tajuk dan no. rujukan fail mengikut Senarai Induk

Rekod Kualiti.

3. Memberi tajuk dan no. rujukan yang sama kepada “back-up”.

PELUPUSAN REKOD KUALITI DALAM PANGKALAN DATA KOMPUTER

4. Melupuskan data yang disimpan di dalam hard disk dan disket

dengan memadamkan data berkenaan.

5. Melupuskan data dalam CD dengan memusnahkan CD

berkenaan.


PKK-PK-PPP-02 25/36


PAR

D. PENGURUSAN REKOD KUALITI SURAT-MENYURAT

PENERIMAAN DAN PENDAFTARAN SURAT1. Menerima, mengasingkan dan mengeluarkan surat-surat

mengikut perkara dibawah:-

a. Surat Rasmi (Biasa dan Terperingkat) dihantar kepada

PT(K).

b. Surat peribadi pelajar dihantar ke unit HHP / asrama untuk

di ambil oleh pelajar berkenaan.

PT(K) 2. Membuka dan mengecop tarikh terima di muka depan surat.

3. Merekod maklumat surat dalam Buku Daftar Penerimaan

Surat Biasa dan Buku Daftar Penerimaan Surat Terperingkat

atau dalam komputer dengan perkara-perkara berikut:

a. Tarikh terima surat

b. Tajuk surat (ringkas)

c. Rujukan surat

d. Tarikh surat

e. Nama jabatan / syarikat pengirim

4. Menyerahkan surat kepada Pengarah.

Pengarah

5. Meneliti surat dan meminitkan arahan kepada Pegawai yang

berkenaan untuk tindakan.

6. Menyerahkan semula surat kepada PT(K).

PT(K)

7. Merekodkan maklumat minit ke dalam Buku Daftar

Penerimaan Surat Biasa dan Buku Daftar Penerimaan Surat

Terperingkat atau dalam komputer.


PKK-PK-PPP-02 26/36


8. Menyerahkan surat kepada PAR untuk diserahkan kepada

PT.

PT

9. Memasukkan salinan surat dan merekodkan surat ke dalam

fail serta menyerah surat untuk diedarkan oleh PAR kepada

pegawai yang diminitkan.

PAR10. Mengedarkan surat kepada pegawai yang diminitkan.

Pegawai yang

diminitkan

11. Meneliti surat dan mengambil tindakan selanjutnya.

KPT / PT / Pegawai

yang diberi kuasa

PEMBUKAAN DAN PENDAFTARAN FAIL12. Mendapatkan kulit fail berwarna putih untuk Fail Biasa dan

kulit fail berwarna hijau untuk Fail Terperingkat.

13. Memberi dan mendaftarkan tajuk dan nombor rujukan fail

berdasarkan panduan pengkelasan fail serta mencatatkan

tajuk dan nombor rujukan fail di bahagian atas kulit fail.

14. Memasukkan kertas minit ke dalam fail berkenaan.

KPT / PT / Pegawai

yang diberi kuasa

KANDUNG SURAT

15. Mengkandungkan surat ke dalam fail yang berkaitan dengan

mengambil tindakan-tindakan berikut:

a. Surat yang diterima

i. Mencatatkan nombor kandungan surat dalam

bulatan di sudut kanan atas surat menggunakan

pen berwarna merah.


PKK-PK-PPP-02 27/36


ii. Mencatatkan tarikh surat, pengirim, tajuk, nombor

rujukan dan tarikh surat dikandung di atas kertas

minit dengan menggunakan pen berwarna merah.

b. Surat yang dihantar keluar

i. Mencatatkan nombor kandungan surat dalam

bulatan di sudut kanan atas surat menggunakan

pen berwarna biru atau hitam.

ii. Mencatatkan tarikh surat, penerima dan tajuk surat

di atas kertas minit dengan menggunakan pen

berwarna biru atau hitam.

16. Menyimpan fail di tempat yang disediakan (Rujuk Senarai

Induk Rekod Kualiti).

KPT / PT / Pegawai

yang diberi kuasa

PERGERAKAN FAIL

17. Merekod pergerakan fail dengan mencatat tarikh, nama

pemohon / penerima, tarikh dikembalikan dan catatan jika ada

ke dalam Kad atau buku Keluar / Masuk Fail.

18. Mengedarkan fail kepada pemohon atau penerima.

KPT / PT / Pegawai

yang diberi kuasa

PENGHANTARAN SURAT

19. Menyemak surat-surat yang hendak dihantar tentang perkara

berikut:

a. tandatangan

b. tarikh

c. jumlah helaian

d. format


PKK-PK-PPP-02 28/36


e. ejaan dan

f. lampiran mencukupi.

20. Menentukan kaedah penghantaran surat sama ada dengan

tangan atau melalui perkhidmatan pos.

KPT / PT / Pegawai

yang diberi kuasa

a. Penghantaran dengan tangan

i. Surat Biasa

21. Menyerahkan surat kepada PAR atau kepada pegawai yang

akan menyampaikan surat.

PAR / Pegawai yang

menyampaikan surat

22. Mencatat tarikh menghantar surat, tajuk surat dan nama

jabatan / syarikat penerima ke dalam Buku Despatch

Dalaman/Luaran.

23. Memasukkan surat ke dalam sampul surat dan mencatat

alamat penerima serta catatan serah dengan tangan.

24. Menyerahkan surat kepada penerima dan mendapatkan

pengesahan penerimaan dalam buku Despatch Dalaman

/Luaran.

KPT / PT / Pegawai

yang diberi kuasa

ii. Surat Terperingkat

25. Memasukkan surat ke dalam sampul surat, mencatat nama

dan alamat penerima dan dilakri dengan selamat.

26. Memasukkan surat yang telah dilakri ke dalam sampul surat.

27. Menyerahkan sampul surat kepada PAR atau pegawai yang

akan menghantar surat.


PKK-PK-PPP-02 29/36


PAR / Pegawai yang

menyampaikan surat

28. Menyerahkan sampul surat kepada penerima dan

mendapatkan tandatangannya dalam buku Despatch Dalaman

/ Luaran.

Pegawai yang

menyampaikan surat

b. Penghantaran surat melalui Perkhidmatan Pos

29. Menyerahkan surat atau sampul surat kepada PAR.

PAR

30. Merekodkan surat atau sampul surat ke dalam Buku Daftar

Penghantaran Surat dengan perkara-perkara berikut:

a. Tarikh surat dihantar

b. Nombor rujukan surat (surat biasa sahaja)

c. Nama jabatan / unit pengirim

d. Nama jabatan / syarikat Penerima

31. Memasukkan surat ke dalam sampul surat dan mencatat

nama dan alamat penerima jika perlu. Untuk Surat

Terperingkat, sampul surat dipastikan mempunyai dua (2)

lapisan (sampul surat yang pertama dimasukkan ke dalam

sampul yang kedua).

32. Membuat urusan pengeposan surat.

PAR

i. Penghantaran Surat Pos Biasa

33. Menimbang surat pos biasa dan tentukan bayaran

mengikut kadar bayaran pos mengikut Jadual Kadar Pos.

34. Mendapatkan pengesahan daripada KPT.

35. Mengasingkan surat mengikut jadual kadar bayaran pos dan


PKK-PK-PPP-02 30/36


buat franking sekiranya ada kemudahan tersebut atau

melekatkan setem pada sampul surat.

36. Menyerahkan surat kepada petugas pos.

PAR

ii. Penghantaran Surat Berdaftar/ Bungkus/ Pos Laju.

37. Merekodkan semua surat yang hendak dihantar melalui Pos

Berdaftar ke dalam Buku Daftar.

38. Menyediakan senarai surat-surat berdaftar ke dalam buku

Pos Malaysia.

39. Merekodkan semua surat yang hendak dihantar melalui Pos

Laju ke dalam Buku Daftar.

40. Menyediakan Borang Pos Laju dan lekatkan sticker yang

ditetapkan di atas sampul surat berkenaan.

41. Menghantar surat ke Pejabat Pos atau menyerahkan surat

kepada petugas Pos.

PT

PENYIMPANANa) Fail

42. Menyimpan fail-fail yang diproses:

a. Di tempat simpanan fail di pejabat / jabatan / unit masing-

masing bagi fail biasa mengikut pengkelasan fail.

b. Di tempat yang berkunci di bilik PEK bagi fail terperingkat


PKK-PK-PPP-02 31/36


PAR / PT(Kew)

b) Rekod Kewangan

43. Menerima salinan-salinan Baucer-baucer Bayaran, Dokumen

Sokongan bersama-sama laporan-laporan yang telah

diluluskan oleh Jabatan Akauntan Negara.

44. Mengambil tindakan-tindakan di bawah:

a. Menyusun baucer-baucer bayaran mengikut turutan nombor

b. Melabelkan jenis, bulan dan tahun laporan pada kulit laporan

45. Menyimpan baucer-baucer bayaran dan laporan-laporan di

tempat simpanan yang disediakan.

KPT / PT / Pegawai

yang diberi kuasa

MEMBUKA FAIL SAMBUNGAN

46. Mengenalpasti fail-fail yang hendak disambung berdasarkan

kriteria di bawah:

a. Bilangan kandungan mencapai 100 atau

b. Muatan fail telah penuh

47. Mencatatkan perkataan "DITUTUP - JILID II DIBUKA" dan

tarikh fail ditutup dengan jelas di atas kulit fail yang hendak

ditutup.

48. Mencatatkan nombor rujukan yang sama dan disertai dengan

catatan “JILID II”. Bilangan kandungan dalam kulit baru akan

dimulakan dengan nombor “1”.

PT 49. Menyimpan fail-fail yang ditutup di Bilik Fail (Tutup) atau

tempat yang disediakan.

MEMBUKA FAIL SEMENTARA50. Membuka fail-fail sementara apabila:


PKK-PK-PPP-02 32/36


KPT / PT / Pegawai

yang diberi kuasa

a. surat-surat atau dokumen memerlukan tindakan segera

sedangkan fail yang berkenaan telah hilang atau tidak

dapat dikesan.

b. lebih daripada seorang pegawai perlu mengambil

tindakan ke atas fail yang sama.

51. Menggunakan Sampul Kecil (Am 435A-Pin 1/82) sebagai

kulit fail.

52. Memberikan nombor rujukan dan tajuk fail sementara yang

sama dengan nombor dan tajuk fail asal.

53. Memasukkan kembali isi kandungan beserta kulit fail

sementara ke dalam fail asal apabila fail yang hilang dapat

dikesan atau tindakan-tindakan serentak telah selesai

dilakukan.

54. Membuka fail baru bagi menggantikan fail sementara jika fail

asal tidak dapat dikesan sehingga satu tempoh tertentu

sedangkan surat-surat yang perlu dimasukkan ke dalam fail

berkenaan masih diterima.

KPT / PT / Pegawai

yang diberi kuasa

PELUPUSAN DOKUMENa) Fail

55. Mengenalpasti fail-fail yang perlu dilupuskan:

a. Fail am yang boleh dilupuskan mengikut Arahan

Perkhidmatan Terkini dan Surat Pekeliling Perkhidmatan

yang berkuatkuasa.

b. Fail yang hendak disimpan selamanya.


PKK-PK-PPP-02 33/36


PT 56. Mengumpul dan menyenaraikan fail-fail berkenaan dalam

borang yang disediakan khas oleh Arkib Negara.

57. Mengemukakan borang kepada PEK atau pegawai yang

bertanggungjawab. RK-PK-02-04

PEK / Pegawai yang

dipertanggung-

jawabkan

58. Menyediakan surat pemindahan fail kepada Arkib

Negara Malaysia dan mengisi borang-borang yang

disediakan khas oleh Arkib Negara.

59. Mengemukakan surat dan borang-borang kepada Pengarah

untuk ditandatangani.

PT 60. Melakukan tindakan di bawah setelah surat ditandatangani

oleh Pengarah:

a. memasukkan fail-fail ke dalam kotak khas untuk dihantar

kepada Arkib Negara Malaysia.

b. menghantar surat bersama kotak ke Arkib

Negara Malaysia.

PA

b) Rekod Kewangan

61. Mengenalpasti pelupusan baucer-baucer bayaran, Dokumen

Sokongan dan laporan-laporan mengikut Arahan

Perbendaharaan Terkini / Surat Pekeliling Perbendaharaan

yang berkuatkuasa.


PKK-PK-PPP-02 34/36


62. Menyediakan surat bagi mendapatkan ulasan dan kelulusan

pelupusan daripada :

a. Jabatan Akauntan Negara.

b. Pengarah Audit Negara.

c. Pengarah Arkib Negara

63. Mengarahkan PAR untuk menyusun baucer-baucer bayaran,

Dokumen Sokongan dan Laporan-laporan yang hendak

dilupuskan.

PT(KEW) 64. Membuat pelupusan setelah perkara-perkara di bawah telah

di perolehi :

a. Pihak Audit Negara datang menyemak rekod-rekod yang

hendak dilupuskan serta memberi kelulusan.

b. Mendapat kelulusan daripada Jabatan Akauntan Negara

dan Pengarah Arkib Negara.

PA 65. Menyediakan Sijil Pelupusan dan mengedarkannya

kepada Jabatan Akauntan Negara.


01 18 FEB 2008

PKK-PK-PPP-02 35/36

6.0 RUJUKAN

6.1 Manual Kualiti : 4.2.4, 7.1, 8.2.3, 8.2.4

6.2 Arahan Perbendaharaan Kerajaan Terkini

6.3 Arahan Perkhidmatan (Bab 3, 4 & 5 bagi seksyen yang berkaitan)

6.4 Surat Pekeliling Perbendaharaan yang berkuatkuasa

6.5 Surat Pekeliling Perkhidmatan yang berkuatkuasa


PKK-PK-PPP-02 36/36

7.0 REKOD KUALITI


Bil Dokumen Tempoh Simpanan Lokasi

PelupusanKaedah

PelupusanDiluluskan

1.Buku Daftar Penerimaan Surat Rasmi

Setahun setelah habis

digunakan

Meja PTK - Pengarah / Arkib

2.Buku Daftar Penerimaan Surat Rasmi Terperingkat

7 Tahun Meja PTK - Pengarah / Arkib

3. Buku Despatch Dalaman 7 Tahun Meja PAR - Pengarah /

Arkib

4. Buku Despatch Luaran 7 Tahun Meja PAR - Pengarah /

Arkib

5. Buku Pendaftaran Penghantaran Surat 7 Tahun Meja PAR - Pengarah /

Arkib

6. Fail Baucer Bayaran 7 Tahun Bilik PA -Pengarah /

JANM / Arkib

7. Sijil Pelupusan Selamanya Bilik PEK dan PA -

Pengarah / JANM / Arkib

9. Senarai Induk Rekod Kualiti

Sehingga terdapat

pindaan baru

Bilik Kualiti / KJ / KU / Pegawai

yang diberi kuasa

Diricih PQ

10 Senarai Daftar FRP Satu Semester Bilik KJ Diricih PQ / KJ

11 FRP Satu Semester

Pejabat Pensyarah Diricih KJ

01 18 FEB 2008

RK-PK-02-01(18.02.08)SENARAI INDUK REKOD KUALITI

Bil RekodKualiti

Prosedur Kualiti

Tajuk Fail No. Rujukan Lokasi Tempoh Simpanan

Pegawai Yang

Bertanggung-jawab

Cara Pelupusan

Diluluskan Oleh

Catatan

8.

RK-PK-02-02(18.02.008)

SENARAI DAFTAR FRP

Jabatan :Sesi :

BIL NAMA STAF NO. RUJUKAN FRP TANDATANGAN

Tandatangan KJ: Tarikh:

RK-PK-02-03(18.02.008)

NOTA SERAH TUGAS

(A) Adalah saya, ………………………………………………………. yang memegang jawatan ……………………… di Politeknik Kota Kinabalu dari ……………. hingga sekarang, bersama-sama ini menyerahkan Nota Serah Tugas seperti mana yang diarahkan. Disertakan juga bersama-sama ini Fail Meja.

Diserahkan oleh: Disemak oleh

T/Tangan:………………………… T/Tangan:……………………

Nama : Nama :

(B) Adalah saya………………………………………………….. yang mengambilalih tugas jawatan ………………….. di Politeknik Kota Kinabalu mulai ……………………..mengaku telah menerima satu (1) salinan Nota Serah Tugas dan fail Meja.

Diterima oleh:

T/Tangan:………………….. T/Tangan:……………………………….

Nama: Nama: (PENGARAH/ KETUA JABATAN/ KETUA UNIT)*

Catatan: * - Potong mana yang tidak berkenaan

RK-PK-02-04(18.02.008)

TUGAS-TUGAS YANG BELUM SELESAI

BIL Perkara Tindakan Catatan

SENARAI HARTA BENDA/PERALATAN PEJABAT

1. ______________________________________________________2. ______________________________________________________3. _______________________________________________________4. _______________________________________________________5. _______________________________________________________6. _______________________________________________________7. _______________________________________________________

RK-PK-02-05(18.02.008)

PELUPUSAN FAILIkatan: _____________

Bil No. Rujukan Fail Perkara/TajukTarikh-Tarikh RekodDrp_____________ kpd_____________

Taraf Rekod

(Terbuka Sulit/dll)

Bil.Lampiran Musnah/Simpan Catatan

apps.polikk.edu.myapps.polikk.edu.my/kualiti/docs/ppp-prosedur kualiti/pkk... · web viewb....

Documents