politeknik sultan azlan shah prosedur kualiti ppp 02 …
TRANSCRIPT
POLITEKNIK SULTAN AZLAN SHAH
PROSEDUR KUALITI
PPP – 02 (AK-06)
PERANCANGAN & PERLAKSANAAN
LATIHAN INDUSTRI
PEMILIK PROSES: KETUA UNIT PERHUBUNGAN & LATIHAN INDUSTRI
PPP-02(AK-06) Keluaran 05 Pindaan 0
i
REKOD KUALITI
Nama Prosedur Perancangan & Perlaksanaan Latihan Industri
No.Prosedur PSAS-PK-PPP-02 (AK-06)
Keluaran 05 0
Pemilik Proses Ketua Unit Perhubungan dan Latihan Industri
Tarikh Kuatkuasa ; 03.08.2020
REKOD KELULUSAN
Jawatan
Disediakan oleh; Pegawai Perhubungan dan Latihan Industri
Disemak oleh; Timbalan Pengarah (Akademik)
Diluluskan oleh; Pengarah PSAS
REKOD KAWALAN PINDAAN
No.Pindaan No.Muka Surat Perubahan Pindaan Tarikh Kuatkuasa
Pindaan
Semua maklumat yang didokumenkan merupakan ‘organizational knowledge’.
i. Maklumat ini adalah terkawal dan tidak dibenarkan disebarluas kepada pihak luar tanpa kebenaran
ketua organisasi
ii. Dokumen ini hendaklah sentiasa dikaji semula dan ditambahbaik dari semasa ke semasa
iii. Rujuk Prosedur Kawalan Rekod dan Prosedur Kawalan Dokumen untuk sebarang proses kajian semula
pindaan, kajian semula dan edaran
iv. Semua maklumat diedar melalui sama ada CD,MS.Teams,Laman Web PSAS & Storage Server PSAS
v. Sekiranya maklumat dimuat turun dan dicetak; maklumat dikira sebagai salinan tidak terkawal
vi. Keluaran: Perubahan besar melebihi 50%
vii. Pindaan: Perubahan kecil kurang dari 50 %
PPP-02(AK-06) Keluaran 05 Pindaan 0
iI
KANDUNGAN HALAMAN
1. Kriteria Kecemerlangan Proses
1.1. Maklumat Umum Proses
1.2. Maklumat Yang Dikomunikasi 7.4
1.3. Definisi
1.4. Singkatan
1
1
2
2
2. Sipoc Diagram 4.4.1
2.1. Proses Perlaksanaan Latihan Industri
3
3. Proses Kerja 4.4.1
3.1. Proses Perlaksanaan Latihan Industri
4
4. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act) 6
5. Maklumat Perlu Diselenggara (Rekod) 7.5- 7
6. Rujukan 8
7. Senarai Lampiran 8.5 9
PPP-02 (AK-06) Keluaran 05 Pindaan 0
M/S 1/8
1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES
1.1 Maklumat Umum Proses
MAKLUMAT PENERANGAN
i. Objektif
Memastikan 75% pelajar lulus cemerlang dalam
penilaian Latihan Industri.
Memastikan 95 % pelajar lulus dalam penilaian
Latihan Industri.
ii. Skop Penyediaan Takwim Latihan Industri
Pendaftaran dan Permohonan Latihan Industri
Perlaksanaan Latihan Industri
Penilaian Latihan Industri
iii. Pelanggan proses 5.2 Timbalan Pengarah Akademik (TP(A))
Ketua Jabatan Akademik (KJ(A))
Ketua Program (KP)
Pegawai Perhubungan & Latihan Industri (PPLI
dan PPHI)
Penyelaras Latihan Industri Jabatan (PLIJ)
Pelajar
iv. Pihak berkepentingan 4.2 Jabatan Pendidikan Politeknik dan Kolej
Komuniti
Industri / Organisasi
1.2 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4
MAKLUMAT TANGGUNGJAWAB MASA KAEDAH PENERIMA
Takwim
Perancangan
UPLI
KUPLI Sebelum
semester
bermula
E-mail dan
edaran
Unit dan PLIJ
Jadual
Pemantauan
Latihan Industri
Pelajar
PPHI 2 minggu
sebelum
pemantauan
pelajar
E-mail dan
edaran
Pensyarah
pemantau
yang dilantik
Laporan
Pencapaian
Keputusan
Penilaian LI
KUPLI Mesyuarat KSP/
Peperiksaan/
Laporan
pembentan
gan
Jabatan
Akademik
dan Unit
Peperiksaan
Lembaran
Keputusan
Penilaian LI
PPLI
Selepas
Penilaian
Lembaran Unit dan Unit
Peperiksaan
PPP-02(AK-06) Keluaran 05 Pindaan 0
M/S 2/8
1.3 Definisi
PERKATAAN PENERANGAN
Unit Perhubungan &
Latihan Industri
Sebuah unit yang bertanggungjawab untuk melaksanakan dan
menyelaras segala urusan dan aktiviti berkaitan latihan industri.
Latihan Industri Latihan yang wajib diikuti oleh setiap pelajar dan merupakan sebahagian
daripada kurikulum politeknik.
Satu kursus yang dilaksanakan melalui pendekatan experiental learning
dengan menempatkan pelajar di organisasi untuk menjalankan latihan
industri yang diselia dalam industri yang dipilih, sama ada di luar atau di
dalam negara, dalam jangkamasa yang ditetapkan sebelum mereka
dianugerahkan persijilan.
Ketua Unit Perhubungan
& Latihan Industri
Pegawai yang dilantik oleh Pengarah Politeknik untuk mengetuai urusan
dan mengawal selia program perhubungan dan latihan industri pelajar.
Pegawai Perhubungan &
Latihan Industri
Pegawai dilantik oleh Ketua Pengarah JPP untuk mengurus dan
mengawal semua program perhubungan dan latihan industri pelajar.
Pembantu Tadbir Operasi Staf yang dilantik untuk membantu pengurusan hal ehwal latihan industri.
Ketua Jabatan Ketua Jabatan Akademik yang dilantik oleh Ketua Pengarah JPP.
Penyelaras Latihan
Industri Jabatan
Pensyarah yang dilantik oleh Ketua Jabatan Akademik sebagai wakil
jabatan masing-masing bagi menyelaras semua aktiviti LI di jabatan
berkenaan.
Pensyarah Pemantau Pensyarah yang dilantik oleh Pengarah/Timbalan Pengarah (Akademik)
untuk memantau pelajar yang sedang menjalani latihan industri.
Pensyarah Penilai Pensyarah yang dilantik oleh Pengarah/Timbalan Pengarah (Akademik)
untuk menilai Laporan Akhir Latihan Industri dan sesi pembentangan.
1.4 Singkatan
SINGKATAN PENERANGAN
TP(A) Timbalann Pengarah (Akademik)
MJP Mesyuarat Jawatankuasa Peperiksaan
UPLI Unit Perhubungan dan Latihan Industri
KUPLI Ketua Unit Perhubungan dan Latihan Industri
PPLI Pegawai Perhubungan dan Latihan Industri (Latihan Industri)
PPHI Pegawai Perhubungan dan Latihan Industri (Hubungan Industri)
PLIJ Penyelaras Latihan Industri Jabatan
PT(O) Pembantu Operasi
LI Latihan Industri
KJ Ketua Jabatan
KP Ketua Program
PA Penasihat Akademik
RJ Reflective Journal
SPMP Sistem Pengurusan Maklumat Politeknik
KPM Kementerian Pendidikan Malaysia
PPP-02(AK-06) Keluaran 05 Pindaan 0
M/S 3/8
2. SIPOC Diagram 4.4.1
2.1. Proses Perlaksanaan Latihan Industri
SOURCE OF
INPUTS INPUTS PROCESS OUTPUTS
RECEIVER OF
OUTPUTS
● PELAJAR ● Garis Panduan LI
● Pendaftaran LI online
● Borang Akujanji
Pelajar
● Surat Memohon
Tempat LI
● Resume
● Bidang Tugas
● Borang Lepas
Tanggung
Pendaftaran
&
Permohonan
Latihan
Industri
● Borang
Jawapan LI
● Borang Lepas
Tanggung
● Borang Kes
● KUPLI/KJ/KP
● KPLIJ/PLIJ/PA
● PPLI/PPHI/PT
● PELAJAR LI
● INDUSTRI/
ORGANISASI
● PPLI/ PLIJ/
PT
● PELAJAR
● Garis Panduan LI
● Borang Jawapan LI
● Borang Lepas
Tanggung
● Surat Lapor Diri
● Kad Pengesahan
Lapor Diri
● Borang Penilaian
Perlaksanaan
Latihan
Industri
● Surat
Pemantauan LI
● Surat Lantikan
Pemantauan
● Jadual
Pemantauan
● Surat Temujanji
Pemantauan
● Borang Kes
● Laporan
Permasalahan
Pelajar
(Pensyarah
Pemantau)
● Borang
Pengesahan
Pelajar
Bermasalah
(Penyelia
Organisasi
Latihan)
● TP(A)
● KUPLI/KJ/KP
● KPLIJ/PLIJ/
PA
● PPLI/PPHI/PT
● Pensyarah
Pemantau
● Pelajar
Industri /
Organisasi
● PPLI/ PLIJ/
PT
● PENSYARAH
PEMANTAU
● PELAJAR
● Industri /
Organisasi
● Borang Penilaian
● Garis Panduan LI
● Arahan Peperiksaan
& Kaedah Penilaian
● Surat Makluman
Lapor Diri
● Surat Pengesahan
Tamat LI
● Laporan Keseluruhan
Penilaian
Penilaian
Latihan
Industri
● Surat Lantikan
Penilai
● Jadual
Penilaian
● Slip keputusan
● Maklumbalas
Pelajar
● Borang Kes
● TP(A)
● KUPLI/KJ/
KP
● Unit
Peperiksaan
● Pensyarah
Penilai
● KPLIJ/PLIJ/
PA
● PPLI/PPHI/PT
● Pelajar
PPP-02(AK-06) Keluaran 05 Pindaan 0
M/S 4/8
3. PROSES KERJA 4.4.1
3.1. Proses Perlaksanaan Latihan Industri
BIL TANGGUNGJAWAB TINDAKAN
A. Tindakan Sebelum Pelajar Menjalani Latihan Industri
1 KUPLI/PPLI/PLIJ/PA
Menyediakan perkara-perkara berikut sebelum pelajar menjalani LI.
i. Takwim Aktiviti LI
ii. Pangkalan data LI
Memaklumkan kepada pelajar mengenai keperluan-keperluan
sebelum menjalani LI.
i. Buku Jurnal Refleksi (Laporan Harian)
ii. Garis Panduan Latihan Industri (Pelajar)
iii. Laporan Akhir Latihan Industri (IR)
Mengesahkan pendaftaran Kursus Latihan Industri bagi pelajar yang
akan menjalani LI.
Memberikan Taklimat Pengurusan LI kepada LI dan Taklimat
Persediaan LI kepada pelajar yang akan menjalani LI.
2 KUPLI/PPLI/PLIJ/PT Menerima salinan surat jawapan industri daripada pelajar.
3 KUPLI/PPHI/PLIJ Memantau sebarang masalah yang berkaitan dengan pelajar
sebelum LI dan bertindak mengikut Garis Panduan Pengurusan
dan Kaedah Penilaian Latihan Industri Politeknik serta Arahan-
Arahan Peperiksaan dan Kaedah Penilaian terkini sekiranya perlu.
B. Tindakan Semasa Pelajar Menjalani Latihan Industri
1 KUPLI/PPHI/PLIJ Memantau sebarang masalah yang berkaitan dengan pelajar
semasa LI dan bertindak mengikut Garis Panduan Pengurusan dan
Kaedah Penilaian Latihan Industri Politeknik serta Arahan-Arahan
Peperiksaan dan Kaedah Penilaian terkini sekiranya perlu.
2 PPHI/PT
Menerima dan mengesahkan Kad Pengesahan Lapor Diri /
Maklumat Pelajar Semasa Latihan.
3 KUPLI / PPHI Merancang aktiviti lawatan pemantauan LI dengan melakukan
perkara-perkara berikut:
Mengenalpasti bilangan organisasi latihan dan pelajar yang akan
dipantau.
Menyediakan anggaran belanjawan lawatan pemantauan dan
memohon kelulusan daripada Timbalan Pengarah
(Akademik)/Pengarah.
Memohon senarai nama calon Pensyarah Pemantau daripada Ketua
Jabatan untuk tujuan lawatan pemantauan LI.
Menerima senarai nama calon Pensyarah Pemantau daripada
Ketua Jabatan untuk tujuan lawatan pemantauan LI.
4 PPHI
a. Menyediakan surat pelantikan lawatan pemantauan LI kepada
Pensyarah Pemantau.
b. Menyediakan fail kumpulan pemantauan kepada pensyarah
pemantau.
5 Pensyarah Pemantau
Menguruskan lawatan pemantauan dengan:
i. Memperolehi ATAU mendapatkan senarai nama pelajar dan
organisasi latihan yang perlu dipantau dari UPLI.
PPP-02(AK-06) Keluaran 05 Pindaan 0
M/S 5/8
ii. Merancang lawatan pemantauan LI.
iii. Membuat temujanji untuk tujuan pemantauan dan
menghantar surat temujanji sekiranya diperlukan oleh
organisasi latihan.
Membuat lawatan pemantauan LI ke organisasi latihan dengan
melakukan perkara-perkara berikut:
i. Menyemak Buku Jurnal Refleksi pelajar (refleksi harian dan
mingguan).
ii. Mendapatkan maklumbalas daripada pihak industri
menggunakan borang Pemantauan LI.
iii. Membuat penilaian bagi pihak institusi melalui pensyarah
pemantau menggunakan borang Pemantauan LI.
iv. Membuat maklumbalas pada ruang komen di dalam borang
Pemantauan LI.
Mengisi dan menghantar Laporan Permasalahan Pelajar Politeknik
Semasa Menjalani Kursus LI (diisi oleh Pensyarah Pemantau) dan
Borang Pengesahan Pelajar Politeknik Bermasalah Kursus LI (diisi
oleh Penyelia Organisasi Latihan) sekiranya didapati pelajar
menghadapi masalah berikut:
i. Permasalahan Kehadiran,
ii. Permasalahan Disiplin,
iii. Permasalahan Organisasi,
iv. Permasalahan Lain
6 PPHI
Menerima borang penilaian yang telah diisi oleh penyelia
Organisasi Latihan dan Pensyarah Pemantau.
Mengumpulkan borang penilaian yang telah diisi oleh Penyelia
Organisasi Latihan dan Pensyarah Pemantau.
Menghantar borang penilaian pemantauan kepada politeknik
berkaitan.
Mengambil tindakan pembetulan ke atas maklumbalas yang
diterima dari borang Pemantauan LI dan Laporan Permasalahan
Pelajar Politeknik Semasa Menjalani Kursus LI (diisi oleh
Pensyarah Pemantau) dan Borang Pengesahan Pelajar Politeknik
Bermasalah Kursus LI (diisi oleh Penyelia Organisasi Latihan).
7 KUPLI/PPHI Memaklumkan surat makluman tamat latihan industri kepada
pelajar melalui laman sesawang Politeknik Sultan Azlan Shah.
C. C.Tindakan Selepas Pelajar Menjalani Latihan Industri
1 KUPLI/PPLI/PLIJ
Mendaftarkan pengesahan tamat LI bagi pelajar yang telah
menamatkan LI. Semasa pendaftaran pelajar perlu mengemukakan
perkara berikut:
i. Surat Pengesahan Tamat LI,
ii. Markah ‘Practical Task’ (Appendix 1),
iii. Markah ‘Reflective Journal’ (Appendix 2),
iv. ‘Reflective Journal’,
v. Laporan Akhir Latihan Industri (IR),
vi. CD (Softcopy IR dan Slides Pembentangan)
2 Pensyarah Penilai
Menilai pelajar melalui perkara berikut:
i. Laporan Akhir Latihan Industri (Appendix 4),
ii. Pembentangan Latihan Industri (Appendix 5).
PPP-02(AK-06) Keluaran 05 Pindaan 0
M/S 6/8
3 KUPLI/PPLI/PLIJ Memproses keseluruhan markah penilaian latihan industri.
Membentangkan markah penilaian latihan industri pelajar di dalam
Mesyuarat Jawatankuasa Peperiksaan di Jabatan Akademik.
4 KUPLI/PPLI Membuat laporan penilaian latihan industri.
Membuat jadual analisis pencapaian objektif latihan industri.
Membentangkan analisis pencapaian objektif dan markah penilaian
latihan industri pelajar di dalam Mesyuarat Jawatankuasa
Peperiksaan Politeknik Sultan Azlan Shah untuk pengesahan
keputusan penilaian.
Membentangkan analisis pencapaian objektif dan markah penilaian
latihan industri pelajar di dalam Mesyuarat Pengurusan Akademik
Politeknik Sultan Azlan Shah.
Menghantar laporan analisis ke Bahagian Pembangunan
Akademik, Jabatan Pendidikan Politeknik. (CORR/PLORR)
Memaklumkan hasil dapatan CORR/PLORR kepada jabatan
akademik yang berkaitan.
Menyediakan laporan untuk Kajian Semula Pengurusan dengan
menggunakan jadual analisis pencapaian objektif LI.
4. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act)
Perancangan8.1 (PLAN)
● Output perancangan ● Kertas kerja
● Takwim LI
● Senarai Semak
● Kelulusan perancangan ● Pengarah, Ketua Unit Perhubungan dan
Latihan Industri
Perlaksanaan & Kawalan8.5 (DO, CHECK & CONTROL)
● Kaedah kawalan ● Rujuk dan akur kepada proses kerja
● Penggunaan borang-borang seperti di
lampiran
● Pemantauan ketua
● Kawalan Proses yang di sumber luar ● Juruaudit luar (2nd Party)
● Identifikasi dan kemudahkesanan ● Kod Kursus
● No Pendaftaran Pelajar
● Harta hak milik pelanggan ● Data Pelajar
● Markah Pelajar
● Pemeliharaan ● Peralatan dan Bahan di Unit
● Data dan Markah Pelajar
● Khidmat selepas perkhidmatan ● Taklimat Latihan Tambahan (jika perlu)
● Kawalan Perubahan ● Jadual Waktu
● Kod Kursus/Kurikulum
Tindakan10 (ACTION)
● Penilaian keberkesanan ● Penilaian pencapaian objektif kualiti
● Tindakan pembetulan ● Rujuk Tindakan Pembetulan (CQI)
● Penambahbaikan ● Semakan takwim LI
PPP-02(AK-06) Keluaran 05 Pindaan 0
M/S 7/8
5. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5
BIL REKOD TEMPOH SIMPANAN TEMPAT SIMPANAN
1. Takwim Aktiviti LI 4 Tahun Pejabat UPLI
2. Surat Jawapan Dari Organisasi
Latihan
4 Tahun Pejabat UPLI
3. Akaun Lepas Tanggung Pelajar LI 4 Tahun Pejabat UPLI
4. Kad Pengesahan Lapor Diri /
Maklumat Pelajar Semasa Latihan
4 Tahun Pejabat UPLI
5. Practical Task Form (Markah Penilaian
LI)
4 Tahun Pejabat UPLI
6. Reflective Journal Form (Markah
Penilaian LI)
4 Tahun Pejabat UPLI
7. Observation Form (Markah Penilaian
LI)
4 Tahun Pejabat UPLI
8. Industrial Training Report Form
(Markah Penilaian LI)
4 Tahun Pejabat UPLI
9. Presentation Form (Markah Penilaian
LI)
4 Tahun Pejabat UPLI
10. Surat Pengesahan Tamat LI 4 Tahun Pejabat UPLI
11. Borang Pendaftaran Pengesahan
Tamat LI
4 Tahun Pejabat UPLI
12. Lembaran Markah Penilaian LI Selama-selamanya Pejabat UPLI
13. Laporan Untuk Kajian Semula
Pengurusan
4 Tahun Pejabat UPLI
14. Jadual Analisis Pencapaian Objektif
Latihan Industri
4 Tahun Pejabat UPLI
15. Borang Kes 4 Tahun Pejabat UPLI
16. Laporan Permasalahan Pelajar
Politeknik Semasa Menjalani Kursus LI
(diisi oleh Pensyarah Pemantau)
4 Tahun
Pejabat UPLI
17. Borang Pengesahan Pelajar Politeknik
Bermasalah Kursus LI (diisi oleh
Penyelia Organisasi Latihan)
4 Tahun
Pejabat UPLI
Nota : Semua rekod disimpan (sampel) sebanyak 3 pelajar (Tinggi, Sederhana, Rendah) mengikut
program.
PPP-02(AK-06) Keluaran 05 Pindaan 0
M/S 8/8
6. RUJUKAN
RUJUKAN MAKLUMAT
Rujukan 7.5 a. Kalendar Akademik Politeknik Malaysia
b. Perancangan/Takwim Aktiviti Jabatan dan Unit
c. Garis Panduan Pengurusan dan Kaedah Penilaian
Latihan Industri Politeknik
d. Arahan-Arahan Peperiksaan dan Kaedah Penilaian
e. Prosedur Kualiti UPLI
f. Kurikulum LI
7. SENARAI LAMPIRAN 8.5
BIL. RUJUKAN NAMA LAMPIRAN
1 PPP-02(AK-06)/FOR/1 Jadual Analisis Pencapaian Objektif Latihan Industri
2 PPP-02(AK-06)/FOR/2 Borang Kes
3 PPP-02(AK-06)/FOR/3 Borang Pengesahan Pelajar Politeknik Bermasalah Kursus
LI (diisi oleh Penyelia Organisasi Latihan)
4 PPP-02(AK-06)/FOR/4 Laporan Permasalahan Pelajar Politeknik Semasa
Menjalani Kursus LI (diisi oleh Pensyarah Pemantau)
5 Practical Task Form (Markah Penilaian LI)
6 Reflective Journal Form (Markah Penilaian LI)
7 Observation Form (Markah Penilaian LI)
8 Industrial Training Report Form (Markah Penilaian LI)
9 Presentation Form (Markah Penilaian LI)
10 Garis Panduan Pengurusan dan Kaedah Penilaian Latihan
Industri Politeknik
11 Arahan-Arahan Peperiksaan dan Kaedah Penilaian
12 Garis Panduan Latihan Industri (Pelajar)
PPP-02(AK-06)/FOR/1 Keluaran 05 Pindaan 0
PPP-02(AK-06)/FOR/1 Keluaran 05 Pindaan 0
PPP-02(AK-06)/FOR/2 Keluaran 05 Pindaan 0
PPP-02(AK-06)/FOR/3 Keluaran 05 Pindaan 0
PPP-02(AK-06)/FOR/4 Keluaran 05 Pindaan 0