perekayasaan pejabat tanah daerah kulaijaya...

PEREKAYASAAN

PEJABAT TANAH DAERAH KULAIJAYA PERMIT BAHAN BATUAN

Pendaftaran Projek : PERMIT BAHAN BATUAN

Situasi Semasa Peluang Penambahbaikan

• Kelewatan menerima ulasan daripada jabatan teknikal. • Kelewatan lawatan tapak.

• Mempercepatkan tempoh kelulusan • Mempercepatkan ulasan jabatan teknikal • Mempercepatkan lawatan tapak

Sasaran Projek Skop Projek

• Sasaran : Mempercepatkan proses kelulusan

• Faedah kewangan : Mengurangkan kos

pematuhan

• Bilangan hari : Dari 49 hari kpd 14 hari

Proses: Permohonan Permit Bahan Batuan Mula: Terima permohonan Tamat: Terima kelulusan Dalam Skop : Pejabat Tanah Daerah Luar Skop : MMK, PTG, PBT, JPS, JKR, BAKAJ, JAS, JMG,Pejabat Daerah

Carta Perbatuan Ahli Pasukan (Nombor Telefon dan E-mail)

Fasa Mula Tamat Champion: En.Zulkifly Bin Hj. Mohd Tahir (06-9527130)

Penubuhan Pasukan 18/06/2013 18/06/2013 Ketua Projek: En. Shafiei Bin Ahamad (06-9781008)

Inventori Lesen 18/06/2013 18/06/2013 Penolong Projek : En. Mohd Nurulamin Bin Abd Rahman (07-6631809)

Perekayasaan (BPR) 19/06/2013 19/06/2013 Ahli: 1. En. Hishamuddin Bin Abd Rahim (06-9527130) 2. En. Mohd Faiz Bin Salehon (07-8831253)

Analisa Data 19/06/2013 19/06/2013 3. En. Mohd Najib Bin Don@Abdul (07-7723313) 4. En. Muhammad Ammar Akmal Bin Senan (07-7991141)

Cadangan Penyelesaian 20/06/2013 20/06/2013

5. Pn. Maimunah Bt Sulaiman (07-9435728) 6. Pn. Suziana Binti Mamat (07-9435728) 7. En. Muhd. Firdaus B. Md Nordin(06-9527130)

Profil Projek

PROSES ‘AS IS’ PERMIT BAHAN BATUAN

Carta Alir Proses Kerja Sedia Ada (As-Is): Permit Bahan Batuan

Pemohon

Pembantu Tadbir

(W17)

Penolong Pentadbir

Tanah Daerah (Hasil)

Penolong Pegawai

Tanah (Kuatkuasa)

Penolong Pegawai

Tanah Kanan

Pentadbir Tanah

Daerah

Jabatan Teknikal

(Luaran)

Kemukakan

permohonan

Terima Borang

Permohonan

Arahan kepada PPT

Kuatkuasa menyediakan

laporan dan pelan tanah

MP : 10 min

Penyediaan Laporan lengkap

atas tanah dan pelan

MP : 30 minit

Ulasan Teknikal PPTK

MP : 30 minit

Buka Fail

MP : 5 min

TERIMA

Arahan mohon ulasan

jabatan teknikal

MP : 30 min

Semak status

permohonan

MP : 5 min

TOLAK

A

MM : 30 min

MM : 720 min

MM : 720 min

MM : 15 min

MM :5 min

MM : 20 min

MM : 30

min


Pemohon

Pembantu Tadbir

(W17)

Penolong Pentadbir Tanah

Daerah (Hasil)

Penolong Pegawai Tanah

(Kuatkuasa)


Kanan

Pentadbir Tanah Daerah

Jabatan Teknikal (Luaran)

A

Perakuan kepada

PTD

MP : 30 minit

Kelulusan dari

PTD

MP : 30 min

TOLAK

Keluarkan surat

penolakan kepada

pemohon

MP : 15 min

Ulasan Jabatan Teknikal

MP : 30 min

TERIMA

Surat kelulusan dan

mohon bayaran

amanah

MP : 15 min

Menerima

permit bahan

batuan/

penolakan

Membuat surat mohon ulasan

jabatan teknikal

MP : 30 min

Menjelaskan

Bayaran Amanah/

pohon permit

MP : 10 min

Menerima wang

amanah /

menyediakan permit

MP : 30 min

MM : 480 min

MM : 14400 min

MM : 1440 min

MM : 10 min

MM : 480 min

JUMLAH BESAR Masa Proses : 250minit

Masa Menunggu : 23 550 minit

MM : 30 min

MM : 60 min

VALUE ANALYSYS

PEJABAT TANAH DAERAH KULAIJAYA

NAMA LESEN : PERMIT BAHAN BATUAN

As-Is Proses

No. Aktiviti Pelaksana

Value Analysis (Tandakan / )

Masa Proses

Masa Menungg

u

Masa Diambil

CVA BVA NVA minit minit minit

1 Hantar Permohonan Pemohon / - 5 5

2 Semak dan Buka Fail PT / 5 20 25

3 Arahan Penyediaan Laporan PPTD / 10 30 40

4 Penyediaan Laporan PPT K / 30 720 750

5 Ulasan PPT Kanan PPT Kanan / 30 720 750

6 Arahan Ulasan Jabatan Teknikal PPTD / 30 60 90

7 Surat Ulasan Jabatan Teknikal PT / 30 30 60

8 Ulasan Jab. Teknikal Jab. Teknikal / 30 14400 14430

9 Perakuan Ke PTD PPTD / 30 60 90

10 Kelulusan PTD PTD / 30 480 510

11 Pengeluaran surat (terima/tolak) PT / 15 480 495

12 Menjelaskan Bayaran Wang Amanah Pemohon / 10 10 20

13 Memohon permit Pemohon / 15 4800 4815

14 Mengeluarkan permit PT / 30 1440 1470

Total 3 8 3 250 23255 23550

*1 hari bersamaan 480 minit PE = 1.062


Pemohon

Pembantu Tadbir

(W17)

Penolong Pentadbir


Penolong Pegawai

Tanah (Kuatkuasa)

Penolong Pegawai

Tanah Kanan

Pentadbir Tanah

Daerah

Jabatan Teknikal

(Luaran)

Kemukakan

permohonan

Terima Borang

Permohonan

Arahan kepada PPT



MP : 10 min



MP : 30 minit


MP : 30 minit

Buka Fail

MP : 5 min

TERIMA

Arahan mohon ulasan

jabatan teknikal

MP : 30 min

Semak status

permohonan

MP : 5 min

TOLAK

A

MM : 30 min

MM : 720 min

MM : 720 min

MM : 15 min

MM :5 min

MM : 20 min

MM : 30 min


Pemohon

Pembantu Tadbir

(W17)


Daerah (Hasil)


(Kuatkuasa)


Kanan



A

Perakuan kepada

PTD

MP : 30 minit

Kelulusan dari

PTD

MP : 30 min

TOLAK

Keluarkan surat

penolakan kepada

pemohon

MP : 15 min


MP : 30 min

TERIMA

Surat kelulusan dan

mohon bayaran

amanah

MP : 15 min

Menerima

permit bahan

batuan/

penolakan


jabatan teknikal

MP : 30 min

Menjelaskan

Bayaran Amanah/

pohon permit

MP : 10 min

Menerima wang

amanah /

menyediakan permit

MP : 30 min

MM : 480 min

MM : 14400 min

MM : 1440 min

MM : 10 min

MM : 480 min

JUMLAH BESAR Masa Proses : 250minit

Masa Menunggu : 23 550 minit

MM : 30 min

MM : 60 min

PROSES ‘TO BE’ PERMIT BAHAN BATUAN


Pemohon

Pembantu Tadbir

(W17)

Penolong Pentadbir


Penolong Pegawai

Tanah (Kuatkuasa)

Penolong Pegawai

Tanah Kanan

Pentadbir Tanah

Daerah

Jabatan Teknikal

(Luaran)

Kemukakan

permohonan

Arahan kepada PPT



MP : 5 min



MP : 30 minit


MP : 30 minit

TERIMA

Arahan mohon ulasan

jabatan teknikal

MP : 30 min

Terima,Semak status dan

buka fail permohonan

MP : 5 min

TOLAK

A

MM : 240 min

MM : 240 min

MM : 15 min


Pemohon

Pembantu Tadbir

(W17)


Daerah (Hasil)


(Kuatkuasa)


Kanan



A

Perakuan kepada

PTD

MP : 30 minit

Kelulusan dari

PTD

MP : 30 min

TOLAK

Keluarkan surat

penolakan kepada

pemohon

MP : 30 min


MP : 30 minit

TERIMA

Surat kelulusan dan

mohon bayaran

amanah

MP : 15 min

Menerima

permit bahan

batuan/

penolakan


jabatan teknikal

MP : 30 min

Menjelaskan

Bayaran Amanah/

pohon permit

MP : 10 min

Menerima wang

amanah /

menyediakan permit

MP : 15 min

MM : 30 min

MM : 4800 min

MM : 1440 min

JUMLAH BESAR Masa Proses : 245 minit Masa Menunggu : 7055 minit

VALUE ANALYSYS

PEJABAT TANAH DAERAH KULAIJAYA

NAMA LESEN : PERMIT BAHAN BATUAN

To-Be Proses

No. Aktiviti Pelaksana

Value Analysis (Tandakan / )

Masa Proses

Masa Menungg

u

Masa Diambil

CVA BVA NVA minit minit minit

1 Hantar Permohonan Pemohon / - 0 0

2 Semak dan Buka Fail PT / 5 0 5

3 Arahan Penyediaan Laporan PPTD / 5 0 5

4 Penyediaan Laporan PPT K / 30 240 270

5 Ulasan PPT Kanan PPT Kanan / 30 240 270

6 Arahan Ulasan Jabatan Teknikal PPTD / 30 15 45

7 Surat Ulasan Jabatan Teknikal PT / 30 0 30

8 Ulasan Jab. Teknikal Jab. Teknikal / 30 4800 4830

9 Perakuan Ke PTD PPTD / 30 30 60

10 Kelulusan PTD PTD / 30 0 30

11 Pengeluaran surat (terima/tolak) PT / 15 0 15

12 Menjelaskan Bayaran Wang Amanah Pemohon / 10 0 10

13 Memohon permit Pemohon / 15 0 15

14 Mengeluarkan permit PT / 30 1440 1470

Total 2 7 3 245 6765 7055

*1 hari bersamaan 480 minit PE = 3.473

PERBANDINGAN SEBELUM DAN SELEPAS PERMIT BAHAN BATUAN

No. Perkara Sebelum Selepas Kadar

Penambahbaikan (%)

1. Kecekapan Kerja 1.06% 3.47% 227.36%

2. Masa keseluruhan

proses 49 hari 14 hari 71.43%

3. Bilangan Aktiviti 14 14 0

Perbandingan Sebelum dan Selepas Projek

RINGKASAN PENEMUAN PERMIT BAHAN BATUAN

Permit Bahan Batuan

Item / Perkara Sebelum Projek Selepas Projek Catatan / Isu

1. Asas Undang-

undang (nyatakan

akta/peraturan)

-Kanun Tanah Negara

-Kanun Tanah Johor

- Pekeliling PTG

Kanun Tanah Negara

-Kanun Tanah Johor

- Pekeliling PTG

-

2. Masa Kelulusan

(Hari Bekerja) 49 hari 14 hari

Mengurangkan masa menunggu

ulasan Jabatan Teknikal

3. Caj/bayaran

• Borang

• Proses

• Kelulusan

a) Borang - Percuma

b) Proses - RM30.00

c) Kelulusan –

mengikut jenis

bahan batuan &

jumlah meterpadu

a) Borang - Percuma

b) Proses - RM30.00

c) Kelulusan – mengikut

jenis bahan batuan &

jumlah meterpadu

-

4. Nama Borang

• Komposit

• Contoh

- Borang Permohonan

Permit Bahan

Batuan

- Borang 4C

- Borang Permohonan

Permit Bahan Batuan

- Borang 4C

-

5. Tempoh sahlaku Mengikut tempoh

kelulusan PTD

Mengikut tempoh

kelulusan PTD -

Ringkasan Penemuan dan Cadangan Penambahbaikan

Permit Bahan Batuan

Item / Perkara Sebelum Projek Selepas Projek Catatan / Isu

6. Pembaharuan Jika ada permohonan Jika ada permohonan -

7. Agensi yang

dirujuk

i. PBT

ii. Pejabat Daerah

iii. JKR

iv. JPS

v. JAS

vi. JPBD

i. PBT

ii. Pejabat Daerah

iii. JKR

iv. JPS

v. JAS

vi. JPBD

-

8. Keperluan

Dokumen sokongan

i. Kebenaran tuan tanah

(Jika perlu)

ii. Carian rasmi

iii. Salinan kad

pengenalan

iv. Pelan lokasi

v. MAA, Borang 24 & 49

i. Kebenaran tuan

tanah

(Jika perlu)

ii. Carian rasmi

iii. Salinan kad

pengenalan

iv. Pelan lokasi

v. MAA, Borang 24 &

49

-

9. Kaedah

Permohonan Manual Manual

Cadangan penambahbaikan

menggunakan komputer.

Ringkasan Penemuan dan Cadangan Penambahbaikan

Permit Bahan Batuan

ISU PENJELASAN CADANGAN PENAMBAHBAIKAN

Overproducing Melakukan satu satu kerja yang

tidak diperlukan dan tidak teratur.

Menyediakan carta alir kerja agar kerja-kerja dapat

dilakukan dengan sempurna dan teratur.

Waiting Kelewatan surat ulasan jabatan

teknikal.

Memberi tempoh masa yang tertentu agar jabatan

Teknikal dapat memberi ulasan.

Transport Penyerahan surat ulasan jabatan

Yang memakan masa.

Surat permohonan ulasan jabatan teknikal di fax

terlebih dahulu sebelum surat asal menyusul.

Overprocessing Borang permit yang disediakan

secara manual.

Menggunakan sistem komputer dalam

menyediakan permit.

Inventory Fail yang dibuka berulang-ulang

kali dan kadangkala fail hilang.

Fail yang ditandakan dengan sempurna dan

tersusun.

Menggunakan buku pergerakan fail bagi

memastikan kedudukan sebenar fail.

Motion Mengurangkan pergerakan

perjalanan surat menyurat. Minit surat kepada kakitangan yang sepatutnya.

Defect

Permohonan yang tidak lengkap

menyebabkan proses kelulusan

tertangguh.

‘Checklist’ digunakan agar segala dokumen

lengkap sebelum kelulusan.

ISU DAN CABARAN

perekayasaan pejabat tanah daerah kulaijaya...

Documents