pn. sumasni sulaiman

UPSH 2015

Sumasni Sulaiman. Bahagian Pengurusan Perolehan

Pejabat Bendahari

UiTM Shah Alam

PERANAN URUSETIA

MESYUARAT

JAWATANKUASA SEBUT

HARGA RASMI / LEMBAGA

PEROLEHAN TENDER

PERANAN URUSETIA MESYUARAT JAWATANKUASA SEBUT HARGA RASMI UiTM

/LEMBAGA PEROLEHAN TENDER

Memproses dan mengurus selia Sebut Harga Rasmi

BEKALAN & PERKHIDMATAN AM, dan KERJA & PERKHIDMATAN FIZIKAL / PENYELENGARAAN (PPF/BPEMB)

Memproses dan mengurus selia lain-lain permohonan di bawah kuasa melulus JKSH

Cth: Pelanjutan Tempoh Serahan,

Muktamad Hasil Rundingan Harga bagi Perolehan secara Rundingan Terus mengikut had nilai, Meluluskan Pelantikan

Perunding mengikut had nilai

1

2

A. SEBELUM Mesyuarat

B. SEMASA Mesyuarat

bersidang

C. SELEPAS Mesyuarat

PERANAN URUSETIA MESYUARAT JAWATANKUASA SEBUT HARGA RASMI UiTM/LEMBAGA PEROLEHAN TENDER

Proses Kerja

SEBELUM

Mesyuarat

(A)

1.

SUSULAN DOKUMEN

ANALISA

2.

PENERIMAAN

DOKUMEN ANALISA

• SEMAK bilangan Dokumen (Teknikal/Harga) yang diterima

• PASTIKAN dokumen analisa lengkap disertakan dan ditandatangani / disahkan Jawatankuasa Penilaian berkenaan.

1. Pantau Tarikh Tamat Sah Laku &

keluarkan Surat Peringatan

kepada JK Analisa berkenaan

(jika perlu)

2. Pelanjutan tempoh sah laku

(tender sahaja) jika perlu

hendaklah dibuat dalam tempoh

sah laku asal dengan kelulusan

Pengerusi Lembaga Perolehan

A. Proses Kerja SEBELUM Mesyuarat

DOKUMEN ANALISA TEKNIKAL:

Lap. Penilaian / Minit Mesyuarat

Jadual Ringkasan Analisa

Jadual Analisa Terperinci

Integriti Pact

DOKUMEN ANALISA HARGA:

Lap. Penilaian / Minit Mesyuarat

Jadual Ringkasan Analisa

Lap. Keupayaan Kewangan

Laporan senarai pengalaman

penyebut harga

Integriti Pact

3. PENYEDIAAN

ANALISA

DISATUKAN

• SEMAK = Analisa Penilaian Teknikal & Harga )

• SEMAK = Dokumen Tawaran Teknikal dan Harga Penyebutharga

• SEDIAKAN LAPORAN ANALISA DISATUKAN berdasarkan laporan analisa Teknikal dan Harga

ANALISA DISATUKAN =

Proses Padanan/‘Matching’ Antara Syor J.Kuasa Penilaian

Harga Dgn Syor J.Kuasa Penilaian Teknikal (Bekalan)

• Satukan catatan Kod Analisa Teknikal & Kod Analisa Harga

bermula dari harga terendah hingga tertinggi.

• Padanan tawaran harga terendah yang memenuhi keperluan

spesifikasi dan syarat-syarat Sebut Harga Rasmi disyorkan

(kod catatan 32)


Bagaimana urus

setia menyemak

laporan analisa?

Contoh analisa

yg telah

disatukan

BORANG LINKS/contoh analisa disatukan urus setia.pdf









4.PENYEDIAAN

KERTAS KERJA

• Kertas kerja disediakan mengikut format ditetapkan.

5.PENYEDIAAN

FAIL

MESYUARAT

• Menyediakan Agenda Mesyuarat

• Minit Mesyuarat JKSH yang terdahulu

• Laporan Tindakan

• Kertas Kerja

• Susunan file dan ‘tabbing’ kertas kerja

• Highlight maklumat syor

• Maklumat nama syarikat ditutup dalam setiap dokumen lampiran kertas kerja kepada ahli JK Sebut Harga / Lembaga Perolehan

6.FAIL &

JEMPUTAN

MESYUARAT

• Fail mesyuarat dihantar kepada ahli JKSH selewat-lewatnya 7 hari sebelum tarikh mesyuarat

• Jemputan dikeluarkan melalui Surat dan pemakluman emel.


BORANG LINKS/contoh kertas kerja.pdf





PENGURUSAN PEROLEHAN UiTM 8

PENYEDIAAN KERTAS KERJA UNTUK

MESYUARAT PEROLEHAN

Perlu mempunyai maklumat/dokumen berikut:

jadual harga / jadual buka

senarai syarikat yang dijemput dan syarikat yang menjawab/tidak menjawab (sebut harga sahaja)

Laporan penilaian dan syor

Maklumat-maklumat lain yang berkaitan yang dirasakan perlu untuk JK Sebut Harga / Lembaga Perolehan Tender membuat pertimbangan dan keputusan.

Semak Maklumat dalam Jadual Ringkasan Analisa Teknikal,

(kod ‘0 – 11’) MESTILAH SELARI dgn:

(1) ANALISA TEKNIKAL TERPERINCI

- kod 1 jika disahkan tawaran memenuhi kesemua keperluan

spesifikasi (semua bertanda ‘√’ )

- kod 0 jika disahkan terdapat keperluan spesifikasi yang

tidak dipenuhi/ tidak ditawarkan. (bertanda ‘X’ )

(2) MINIT MESYUARAT

(3) DOKUMEN TAWARAN SYARIKAT

i) BAGAIMANA MENYEMAK

Laporan Analisa TeknikaL?


- BEKALAN / PERKHIDMATAN AM

Semak Maklumat dalam Jadual Ringkasan Analisa Harga

kod ’12-33’) MESTILAH SELARI dgn:

(1) MINIT MESYUARAT

(2) DOKUMEN TAWARAN SYARIKAT

Semak Laporan Kedudukan kewangan dengan maklumat baki

penyata bank dalam Dokumen Tawaran syarikat

ii) BAGAIMANA MENYEMAK

Laporan Analisa HARGA ?:

PASTIKAN

DISEMAK!!



ii) BAGAIMANA MENYEMAK

Laporan Analisa HARGA ?sambungan

Urus Setia perlu menyemak DOKUMEN TAWARAN

syarikat terutamanya dokumen syarikat penyebut

harga yang…

i. Disyorkan (bagi memastikan dokumen

penyertaan benar-benar lengkap dan layak

disyorkan)

ii. Tidak disyorkan , tetapi menawarkan harga

yg lebih rendah dari syarikat disyorkan

(bagi memastikan benar2 terdapat alasan

penolakan yang tidak melayakkan syarikat

disyorkan)


PASTIKAN

DISEMAK!!

iii) APA YANG PERLU DISEMAK DALAM

DOKUMEN TAWARAN PENYEBUTHARGA ?

Kelengkapan Borang Rasmi Sebut Harga

Rasmi

Salinan Sijil Pendaftaran masih dalam

tempoh sah laku

- cth: Sijil Pendaftaran MOF, SSM

Penyata Bank (3 bulan terkini) dan

Dokumen2 sokongan lain yg. Berkaitan.

(cth:Authorised Letter dari Prinsipal)

KECUKUPAN DOKUMEN



ALASAN PENGESYORAN / PENOLAKAN

Semak bukti/sumber yg ada yang

menyokong alasan pengesyoran

/ penolakan

iii) APA YANG PERLU DISEMAK DALAM

DOKUMEN TAWARAN PENYEBUTHARGA ?…sambungan

KETEPATAN PENGIRAAN

HARGA TAWARAN

Semak harga tawaran per item

syarikat dengan jumlah

keseluruhan



iv) A P A Y A N G P E R L U D I S E M A K D A L A M

L A P O R A N A N A L I S A T E K N I K A L P E R K H I D M A T A N / K E R J A

P P F / P E M B A N G U N A N ? …sambungan


Kelengkapan Borang Rasmi Sebut Harga

Rasmi

Salinan Sijil Pendaftaran masih dalam

tempoh sah laku

- cth: Sijil Pendaftaran MOF, PKK, CIDB

Penyata Bank (3 bulan terkini) dan

Dokumen2 sokongan lain yg. Berkaitan.

(cth:Authorised Letter dari Prinsipal)

KECUKUPAN DOKUMEN

ALASAN PENGESYORAN / PENOLAKAN

Semak bukti/sumber/dokumen

lampiran yg ada yang

menyokong alasan pengesyoran

/ penolakan. (cth:Laporan

Prestasi, Pengalaman,dll)

KETEPATAN PENGIRAAN

HARGA TAWARAN

Semak harga tawaran syarikat


iv) A P A Y A N G P E R L U D I S E M A K D A L A M

L A P O R A N A N A L I S A T E K N I K A L P E R K H I D M A T A N / K E R J A P P F / P E M B A N G U N A N ?

Proses Kerja

SEMASA

Mesyuarat JKSH / LEMBAGA

PEROLEHAN Bersidang

(B)

B. Proses Kerja SEMASA Mesyuarat

PERSIAPAN PRA-

MESYUARAT

4. Sediakan deraf keputusan (mengikut syor)

7. Menyediakan borang kehadiran untuk Pembentang K.Kerja

2.Pastikan semua fail/dokumen berkaitan serta contoh barang/item=ada di bilik mesyuarat & disusun dgn kemas & teratur

1.Pastikan Keadaan Bilik Mesyuarat Kemas Dan teratur

3. salinan kertas kerja untuk pembentang telah disediakan

6. Menyediakan Borang Integrity Pact untuk ditandatangani ahli selepas selesai mesyuarat

5. Menyediakan Pengisytiharan Integrity Pact untuk dibaca oleh Pengerusi sebelum mesyuarat

7.Mencatat keputusan mesyuarat


3.Menjemput pembentang masuk (sekiranya diminta oleh mesyuarat)

1.Membentangkan minit mesyuarat dan Laporan Tindakan Mesyuarat Lepas

2. Mengatur susunan agenda dan giliran pembentangan kertas kerja

4.Mendapatkan dokumen / sampel item jika diminta oleh mesyuarat

6. Melaporkan kepada JKSH / Lembaga Perolehan sebarang maklumat atau penemuan maklumat urus setia untuk memastikan mereka mempunyai maklumat yang kukuh dan lengkap untuk membuat pertimbangan dan keputusan

5.Pengisytiharan jika ahli mempunyai kepentingan semasa pembentangan tender / Sebut Harga tertentu. Cth: Terdapat syarikat milik ahli keluarga yang menyertai sebut harga atau terlibat sebagai JK Penilaian Teknikal

SEMASA MESYUARAT BERSIDANG


1.Menyerahkan minit mesyuarat untuk ditandatangani Pengerusi dan Ahli

2. Menyerahkan Borang Integriti Pact untuk ditandatangani Pengerusi dan Ahli

4. Mengemas bilik mesyuarat dan menyimpan dokumen2 dan sampel item

3. Menyerahkan Keputusan untuk ditandatangani Pengerusi dan Ahli (Mesyuarat Lembaga Perolehan)

SELEPAS MESYUARAT

PERTIMBANGAN SEBUT HARGA / TENDER

(1) Jawatankuasa Sebut Harga / Lembaga Perolehan Tender hendaklah

menimbang dan memilih sebut harga / tender yang paling

menguntungkan Kerajaan. Jawatankuasa Sebut Harga / Lembaga

Perolehan Tender hendaklah berpuas hati semua penyebut harga /

penender telah diberi peluang yang saksama.

(2) Jawatankuasa Sebut Harga / Lembaga Perolehan Tender hendaklah

bersidang/ bermesyuarat untuk memutuskan sebut harga / tender.

Pertimbangan secara edaran tidak dibenarkan.

(3) Keputusan ]awatankuasa Sebut Harga / Lembaga Perolehan Tender

hendaklah sebulat suara.

(4) Keputusan Jawatankuasa Sebut Harga yang tidak sebulat suara

dan/atau melebihi had nilai hendaklah dikemukakan kepada Lembaga

Perolehan tender yang berkenaan untuk keputusan.

(5) Keputusan tidak sebulat suara/melebihi had nilai kuasa Lembaga

Perolehan Tender dirujuk kepada Kementerian Kewangan untuk

keputusan muktamad.

Proses Kerja

SELEPAS

Mesyuarat JKSH / LEMBAGA

PEROLEHAN

(C)

C. Proses Kerja SELEPAS Mesyuarat

• Mengeluarkan Surat Niat kepada syarikat, sekiranya JKSH / Lembaga Perolehan memutuskan syarikat perlu mematuhi syarat tertentu sebelum UiTM menerima tawaran.

SURAT NIAT

• Mengeluarkan Surat Setuju Terima kepada syarikat berjaya secepat mungkin selepas keputusan Mesyuarat JKSH / Lembaga Perolehan. 14 hari diberikan kepada syarikat untuk menjawab Setuju Terima.

• Apa-apa syarat yang telah dipersetujui sebelumnya hendaklah dinyatakan dengan jelas dan persetujuan tersebut merupakan sebahagian daripada perjanjian kontrak. Surat Setuju Terima ialah satu dokumen perundangan yang sah dan merupakan sebahagian daripada perjanjian kontrak.

• Surat Setuju Terima hendaklah lengkap dengan maklumat tawaran GST sama ada Setuju Terima dengan GST, Setuju Terima dengan pelepasan GST, Setuju Terima item bercukai, tetapi syarikat tidak berdaftar GST.

SURAT SETUJU TERIMA BEKALAN /PERKHIDMATAN AM

BORANG LINKS/SST - dengan GST.pdf







BORANG LINKS/SST - dengan pelepasan GST.pdf









BORANG LINKS/SST - dengan GST-syarikat tidak berdaftar.pdf









• Mengeluarkan Surat makluman kepada Pejabat Pengurusan fasiliti (PPF) / Pejabat Pembangunan bagi Sebut Harga / tender Perkhidmatan /Kerja PPF / Pembangunan.

• Tindakan Setuju Terima dan Pentadbiran Kontrak diuruskan masing-masing di PPF dan Pejabat Pembangunan

SURAT MAKLUMAN KEPUTUSAN PERKHIDMATAN /KERJA2 PPF / PEMBANGUNAN

• Mengeluarkan Surat Makluman Sebut Harga Batal, dan Surat Makluman Keputusan bagi lain-lain permohonan yang diluluskan di Mesyuarat JKSH

LAIN-LAIN SURAT MAKLUMAN


• Kontrak formal hendaklah ditandatangani bagi kontrak yang bernilai melebihi RM50,000 selaras dengan Arahan Perbendaharaan (AP) 176.1. Walau bagaimanapun, bagi kontrak bermasa kontrak formal hendaklah diadakan walaupun nilai perolehan kurang daripada RM50,000

• Memastikan Kontrak ditandatangani kedua-dua pihak UiTM dan Kontraktor selewat-lewatnya 4 bulan dari tarikh keluar Surat Setuju Terima.

• Tandatangan hendaklah menggunakan dakwat hitam yang kekal.

• Dokumen penyertaan syarikat merupakan sebahagian kontrak. Salinan dokumen seperti Jadual Ringkasan Harga , Jadual spesifkasi tawaran syarikat, dan katalog yang disertakan bersama SST dan kontrak perlu ditandatangan oleh pegawai UiTM yang menandatangani SST dan kontrak.

PERJANJIAN KONTRAK

dasar/Bil 06 Had Kuasa Menandatangani Kontrak, Perjanjian Bekalan dan Perkhidmatan Kerja UiTM.pdf















2.5% untuk jumlah harga kontrak melebihi RM200,000.00 hingga RM500,000.00

5% jumlah kontrak melebihi RM500,000.00

Bagi kontrak bermasa (periodiccontract) yang berkuatkuasa dalam tempoh dua (2) tahun atau lebih, peratus dan pengiraan nilai Bon Pelaksanaan hendaklah dikira mengikut anggaran harga kontrak setahun sahaja. Walau bagaimanapun, Bon Pelaksanaan yang dikemukakan oleh kontraktor hendaklah meliputi keseluruhan tempoh kontrak bermasa.

BON PELAKSANAAN

KONTRAK BEKALAN / PERKHIDMATAN:-


Bagi kontrak bermasa (periodiccontract) yang berkuatkuasa dalam tempoh dua (2) tahun atau lebih, peratus dan pengiraan nilai Bon Pelaksanaan hendaklah dikira mengikut anggaran harga kontrak setahun sahaja. Walau bagaimanapun, Bon Pelaksanaan yang dikemukakan oleh kontraktor hendaklah meliputi keseluruhan tempoh kontrak bermasa.

CONTOH:

Nilai Kontrak : RM800,000.00 Tempoh Kontrak : 2 tahun

Kadar Bon : 2.5%

(berdasarkan anggaran nilai satu tahun RM400,000.00)

Jumlah (RM400,000.00 X 2.5%) = RM10,000.00

(BUKAN RM800,000 X 5%=RM40,000 atau

RM400,000 X 5% =RM20,000)

BON PELAKSANAAN



Tempoh sah laku jaminan tersebut hendaklah dari tarikh ianya dikeluarkan sehingga dua belas (12) bulan selepas tarikh tamat kontrak atau selepas obligasi terakhir, mengikut mana yang terkemudian.

Bon Pelaksanaan boleh dilepaskan setelah segala obligasi kontrak selesai. Bagi perkhidmatan dan barang guna habis (consumable item), Bon Pelaksanaan boleh dilepaskan lebih awal sekiranya Agensi berpuas hati segala obligasi kontrak selesai dan tiada sebarang tuntutan yang akan dibuat.

Bon perlaksanaan dalam bentuk :-

Jaminan bank/syarikat kewangan

Jaminan insuran / Jaminan Takaful

Tunai / Bank deraf

BON PELAKSANAAN



Bagi kontrak kerja yang bernilai melebihi RM200,000.00 kontraktor hendaklah mengemukakan bersama-sama dengan Surat Setuju Terima, Bon Pelaksanaan sebanyak 5% daripada jumlah harga kontrak.

Bon perlaksanaan dalam bentuk :-

Jaminan bank/syarikat kewangan

Jaminan insuran / Jaminan Takaful

Wang Jaminan Pelaksanaan

BON PELAKSANAAN

KONTRAK KERJA:-


Sekiranya kontraktor gagal mengemukakan bon pelaksanaan pada tarikh milik tapak, secara automatik kaedah Wang Jaminan Pelaksanaan akan diguna pakai.

Kontraktor yang memilih/dikenakan kaedah Wang Jaminan Pelaksanaan akan dikenakan potongan sebanyak sepuluh peratus (10%) daripada kemajuan pertama dan seterusnya sehingga ia mencapai jumlah lima peratus (5%) daripada nilai keseluruhan kontrak

Tempoh sah laku Bon Pelaksanaan hendaklah dari tarikh kuat kuasa kontrak sehingga dua belas(12) bulan selepas tamat Tempoh Tanggungan Kecacatan.

BON PELAKSANAAN

KONTRAK KERJA:-

• Keputusan Muktamad JK Sebut Harga / Lembaga Perolehan hendaklah dipamerkan di papan kenyataan dan laman web secepat mungkin dengan menyatakan nama syarikat yang berjaya, harga tawaran dan tempoh siap secepat mungkin selepas Surat Setuju Terima dikeluarkan, ditandatangani dan dikembalikan.

PAMER KEPUTUSAN


• Setelah syarikat menghantar kesemua dokumen denganlengkap, pesanan jabatan boleh dikeluarkan kepada syarikat

PESANAN JABATAN


• Minit mesyuarat hendaklah disediakan lengkap dengan maklumat kehadiran, agenda dibincangkan, hasil perbincangan, pemilihan syarikat yang berjaya dan lain-lain perkara yang dibincangkan oleh mesyuarat.

• Alasan pemilihan syarikat berjaya dan alasan penolakan syarikat yang tidak berjaya hendaklah dicatatkan dengan jelas.

• Contoh minit mesyuarat JKSH

MENYEDIAKAN MINIT MESYUARAT &

LAPORAN TINDAKAN

BORANG LINKS/CONTOH minit mesyuarat JKSH.doc





pn. sumasni sulaiman

Documents