C.PERBEZAAN ANTARA MANUAL PROSEDUR KERJA DAN FAIL MEJAWalaupun Manual Prosedur Kerja (MPK) dan Fail Meja (FM) merupakan dua buah dokumen yang berbeza namun ia saling berkaitan, lengkap-melengkapi dan bantu-membantu antara satu sama lain. Justeru, jika MPK tiada, maka FM tidak memberi erti sepenuhnya kerana satu-satu prosedur tidak dapat dilihat secara menyeluruh merangkumi semua perkara. Tambahan pula, jika FM tiada, maka MPK tidak memberi apa-apa erti dan tidak dapat menunjukkan secara terperinci apa yang perlu dilakukan oleh individu yang memegang sesuatu jawatan dalam sesebuah jabatan/ pejabat, (UHTM, 2010).

Terdapat beberapa perbezaan antara MPK dan FM yang boleh diutarakan. Jadual dibawah menunjukkan perbezaan ringkas antara MPK dan FM, (Scribd, 2010).

Manual Proses KerjaFail Meja

Dokumen rujukan peringkat jabatan/ pejabat - MakroDokumen rujukan peringkat individu/ jawatan - Mikro

Berasaskan fungsi dan tugas jabatan/ pejabatBerasaskan tugas dan tanggungjawab individu/ jawatan

Satu MPK untuk satu jabatan/ pejabatSatu FM untuk satu individu/ jawatan

Mengandungi maklumat menyeluruh mengenai semua aktiviti dalam jabatan/ pejabatMengandungi maklumat dan panduan untuk mengendalikan tugas yang ditetapkan bagi satu-satu jawatan

Berpandukan jadual di atas, perbezaan kedua-dua dokumen rujukan ini akan dijelaskan dengan lebih terperinci lagi dalam tinta kata yang seterusnya. Perbezaan pertama ialah MPK merupakan dokumen rujukan bagi semua pegawai atau staf di peringkat jabatan/ pejabat. MPK ini berasaskan kepada fungsi dan bidang tugas jabatan/ pejabat seperti sejarah penubuhan, rasional penubuhan, objektif dan dasar jabatan/ pejabat, fungsi, prosedur kerja, dan pegawai atau staf yang dipertanggungjawabkan untuk melaksanakan prosedur tersebut. Ia merupakan dokumen rujukan dalam membentuk struktur dan fungsi atau objektif jabatan/ pejabat dan membolehkannya berfungsi dengan cekap dan berkesan serta berkualiti. FM pula merupakan dokumen rujukan rasmi bagi individu/ jawatan. Ia mengandungi senarai tugas dan tanggungjawab seseorang individu dalam sesuatu jawatan. Ia berperanan untuk meningkatkan kecekapan dan keberkesanan setiap individu dalam sesuatu jabatan/ pejabat. MPK dan FM ialah dokumen rujukan pada peringkat yang berbeza. Namun begitu, setiap jabatan/ pejabat perlu ada kedua-duanya. Setiap satu MPK adalah untuk satu jabatan/ pejabat sahaja, manakala FM adalah bagi satu individu/ jawatan. Hanya satu MPK bagi satu jabatan, sementara fokus utama FM adalah untuk individu. Oleh yang demikian, setiap individu dalam setiap jabatan/ pejabat haruslah mempunyai FM yang tersendiri.

Perbezaan yang seterusnya, MPK merupakan dokumen yang mengandungi maklumat menyeluruh mengenai semua aktiviti yang berasaskan fungsi, dan bidang tugas jabatan/ pejabat. Dengan maklumat ini, individu dalam jabatan/ pejabat dapat mengetahui hala tuju yang perlu diikuti dan dipatuhi semasa menjalankan tugas seharian. Dokumen ini juga menetapkan fungsi jabatan/ pejabat serta pembahagian aktiviti yang jelas antara bahagian dan unit. Hal ini membolehkan setiap individu mengetahui parameter bidang kuasa masing-masing serta mengetahui tugas-tugas bahagian/ unit individu lain dalam pejabat/ jabatan. MPK juga menunjukkan Rantaian Perintah untuk membantu Ketua Jabatan memberi arahan, mengawal kerja, mempercepatkan proses membuat keputusan. FM pula mengandungi maklumat atau panduan untuk mengendalikan tugas yang ditetapkan bagi satu-satu jawatan berpandukan tugas, dan tanggungjawab individu. Ini merupakan panduan tentang kedudukan individu dalam pejabat/ jabatan (emoe, 2010). FM dapat membantu meningkatkan kecekapan dan kesempurnaan perjalanan tugas melalui garis panduan yang lengkap dan terperinci. Dokumen ini turut menyatakan senarai tugas kuasa dan hubungan kerja untuk membantu pegawai mengurus tanggungjawab mereka, mengetahui had kuasa serta menjelaskan hubungan kerja antara staf. Biasanya, FM ini ditempatkan di atas meja para pegawai.

Selain itu, perbezaan yang lain adalah MPK mengandungi maklumat menyeluruh tentang aktiviti dalam jabatan yang digambarkan dalam bentuk carta. Setiap jabatan/ pejabat mempunyai carta organisasi yang tersendiri sebagai panduan dan rangka kerja bagi semua aktiviti jabatan. MPK didokumentasikan secara sistematik iaitu dengan mewujudkan beberapa unit atau seksyen atau bahagian untuk melaksanakan aktiviti (Scribd, 2010). Contohnya, Bahagian Gaji hanya beroperasi untuk urusan-urusan yang berkaitan dengan gaji sahaja manakal bahagian urusan surat menyurat hanya diuruskan oleh bahagian surat sahaja. FM pula mengandungi maklumat atau panduan dalam pengendalian tugas bagi sesuatu jawatan. Setiap jawatan dalam Perkhidmatan Awam dinyatakan senarai tugas, tanggungjawab dan bidang kuasa yang terperinci supaya pegawai dapat menjalankan tugas dengan cekap dan berkesan. FM merupakan dokumen yang wajib disediakan bagi satu jawatan dan lebih memfokuskan kepada tugas individu. Tujuannya adalah untuk meningkatkan lagi tahap kecekapan penjawat awam dalam menjalankan tugas masing-masing. Contohnya, setiap guru di sekolah menerima senarai tugas dan tanggungjawab masing-masing. Berdasarkan senarai tugas dan tanggungjawab, guru dapat menjalankan tugas dan tanggungjawabnya dengan berkesan mengikut bidang kuasa dan ini mampu meningkatkan tahap kecekapan dan keberkesanan guru dalam organisasi sekolah. Manakala penyediaan MPK lebih khusus untuk penggunaan jabatan/ pejabat sahaja. MPK disediakan khas untuk meningkatkan lagi kecekapan dan keupayaan jabatan tersebut secara menyeluruh. Setiap individu bagi setiap jabatan/ pejabat mempunyai dan menyediakan Fail Meja.

Perbezaan yang terakhir pula ialah segala proses, peraturan, pegawai yang bertanggungjawab dan hubungan kerja bagi pegawai dapat dikenalpasti dengan merujuk MPK. Tetapi FM lebih berfokus kepada panduan terperinci mengenai tugas harian setiap individu. Dengan adanya Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja diharapkan kedua-duanya dapat dijadikan rujukan utama pejabat dan jabatan untuk melaksanakan tugas dan tanggungjawab dengan cekap dan berkesan (UHTM, 2010).

Di dalam Fail Meja disediakan panduan yang terperinci tentang tugas harian setiap individu. Manual Prosedur Kerja pula lebih menerangkan secara menyeluruh tentang segala proses peraturan pegawai yang bertanggungjawab dan hubungan kerja bagi pegawai dalam jabatan.