fm (ftk) -

UNIVERSITI TUN HUSSEIN ONN MALAYSIA

(UTHM)

FM (FTK) -

FAIL MEJA FAKULTI TEKNOLOGI KEJURUTERAAN

Nombor Edisi 1

Tarikh Efektif 01/02/2013

NAMA PEGAWAI

NAMA PENGURUS BAHAGIAN

BACHIK BIN ABU BAKAR

Ketua Jabatan Teknologi Kejuruteraan Mekanikal

Fakulti Teknologi Kejuruteraan

PROF. MADYA DR ISHAK BIN BABA

Dekan

Fakulti Teknologi Kejuruteraan

06

FAIL MEJA Halaman: 2

*Maklumat pegawai ini perlu dikemaskini setiap kali berlaku pertukaran pegawai atau portfolio tugas.

NAMA En. Bachik Bin Abu Bakar

NO. KAD PENGENALAN 631018045719

JAWATAN Pensyarah

GRED DS45

BAHAGIAN/SEKSYEN/JABATAN Jabatan Teknologi Kejuruteraan Mekanikal

PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ) Fakulti Teknologi Kejuruteraan

TARIKH MEMEGANG JAWATAN 01/01/1996

TARIKH PENEMPATAN (Tarikh penempatan di Bahagian / Seksyen / jabatan berkenaan)

01/08/2012

NO. TELEFON 019-7305954

EMAIL [email protected]

FAKS 07-4536025

FAIL MEJA


ARAHAN

1. Fail meja ini mengandungi maklumat-maklumat serta atur cara bagi tiap-tiap tugas

yang dijalankan oleh sesuatu jawatan.

2. Maklumat-maklumat yang perlu ada di dalam fail meja ini adalah:

(a) Maklumat Pusat Tanggungjawab (PTJ) termasuk Visi, Misi dan Objektif

Kualiti;

(b) Struktur organisasi PTJ;

(c) Senarai tugas dan tanggungjawab termasuk jawatan hakiki, lantikan dan

jawatankuasa yang dianggotai;

(d) Proses kerja dan carta aliran kerja

(e) Senarai undang-undang, peraturan dan pekeliling yang digunapakai;

(f) Senarai semak (mengikut senarai tugas);

(g) Senarai borang-borang yang digunakan;

3. Fail Meja (FM) ini bukannya hak pegawai sendiri, tetapi ada kaitan dengan

jawatannya. Oleh itu fail ini mesti diletakkan di atas meja. Pada masa pertukaran, fail

ini hendaklah diserahkan kepada Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ) .

4. Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ) hendaklah memastikan bahawa fail ini dikaji

semula dan dikemaskini:

(a) apabila berlaku pertukaran pegawai atau portfolio tugas; dan

(b) sekurang-kurangnya setahun sekali.


ISI KANDUNGAN

Bil Perkara Halaman

1.0

MAKLUMAT PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ) 1.1 Latar belakang Fakulti Teknologi Kejuruteraan 1.2 Fungsi utama 1.3 Objektif kualiti 1.4 Visi 1.5 Misi

2.0

STRUKTUR ORGANISASI PTJ 2.1 Carta organisasi Fakulti Teknologi Kejuruteraan

3.0

SENARAI TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB

4.0

PROSES KERJA & CARTA ALIRAN KERJA

5.0

SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PEKELILING YANG DIGUNAPAKAI

6.0

SENARAI BORANG-BORANG YANG DIGUNAKAN

1.0 MAKLUMAT PUSAT TANGGUNGJAWAB

2.6 LATAR BELAKANG FAKULTI TEKNOLOGI KEJURUTERAAN (FTK)

Sejarah FTK Fakulti Teknologi Kejuruteraan di UTHM bukanlah sesuatu yang asing bagi warga UTHM kerana ianya telah ditubuhkan buat pertama kalinya di KUiTTHO pada 1 Januari 2001. Pada ketika itu FTK ditubuhkan bagi melaksanakan program kejuruteraan yang cenderung praktikal berbanding kejuruteraan konvesional yang lebih menekankan teori. FTK ketika itu berhasrat untuk melahirkan Jurutera yang cenderung praktikal dan pengiktirafan program adalah di bawah Lembaga Jurutera Malaysia. Walaubagaimanapun pada tahun 2004 KUiTTHO telah mengalami penstrukturan semula fakulti. Jawatankuasa Pengajian Tinggi (JKPT), Kementerian Pengajian Tinggi dalam mesyuaratnya pada 13 Januari 2004 telah meluluskan dan memperakukan cadangan penubuhan 3 fakulti baru iaitu Fakulti Kejuruteraan Awam dan Alam Sekitar (FKAAS), Fakulti Kejuruteraan Elektrik dan Elektronik (FKEE) dan Fakulti Kejuruteraan Mekanikal dan Pembuatan (FKMP). Perakuan tersebut adalah tertakluk kepada Universiti perlu membuat penstrukturan semula untuk 2 fakulti sedia ada iaitu Fakulti Kejuruteraan (FK) dan Fakulti Teknologi Kejuruteraan (FTK). Akhirnya pada 1 May 2004 FTK telah dimansuhkan dan pelajarnya telah diserapkan ke salah satu dari tiga Fakulti Kejuruteraan baru (FKAAS, FKEE atau FKMP) yang berkaitan. Pewujudan Program Teknologi Kejuruteraan di Jabatan Teknologi Kejuruteraan, Fakulti Kejuruteraan Pada tahun 2009 atas saranan kerajaan, keperluan kepada pewujudan semula program-program Teknologi Kejuruteraan telah dibincangkan semula melalui Jabatan Teknologi Kejuruteraan setiap Fakulti Kejuruteraan di UTHM (FKAAS, FKEE, FKMP). Hasil dari perbincangan tersebut, setiap Fakulti Kejuruteraan telah mengemukakan permohonan kepada KPT bagi melakterampilsanakan program Teknologi Kejuruteraan. FKMP mengemukakan sebanyak 5 permohonan program baru, FKEE 3 program manakala FKAAS 4 program. Akhirnya pada 5 Julai 2011, KPT melalui Jabatan Pengajian Tinggi telah meluluskan sebanyak 12 program Teknologi Kejuruteraan untuk dilaksanakan di UTHM iaitu 5 program di FKMP, 3 program di FKEE dan 4 program di FKAAS. Perlaksanaannya adalah di bawah Jabatan Teknologi Kejuruteraan, fakulti kejuruteraan masing-masing. Pewujudan semula Fakulti Teknologi Kejuruteraan di UTHM Pada bulan Oktober 2011 pihak KPT telah mengarahkan UTHM untuk menubuhkan FTK bagi menjalankan program-program yang telah diluluskan. Pada 4 Julai 2012, FTK telah ditubuhkan semula secara rasminya di UTHM. Kemunculan FTK buat kali kedua ini begitu kukuh memandangkan ianya mendapat dokongan yang padu dari semua pihak samada, KPT, universiti mahupun pihak industri. Matlamat FTK adalah untuk melahirkan Jurutera Teknologi yang cemerlang dari aspek akademik, profesional dan keterampilan diri. Program-program di FTK akan berpayung di bawah Lembaga Teknologi Malaysia (MBOT). Semua program Sarjana Muda Teknologi Kejuruteraan yang pada mulanya di bawah Jabatan Teknologi Kejuruteraan, Fakulti Kejuruteraan telah dipindahkan ke Fakulti Teknologi


Kejuruteraan dan mula dilaksanakan pada Julai 2012. Pengambilan pertama pelajar program Sarjana Muda Teknologi Kejuruteraan pada September 2012 adalah seramai 189 orang yang mengikuti 6 program. Pada September 2013, 6 lagi program akan ditawarkan menjadikan jumlah keseluruhan sebanyak 12 program. Rangkaian Universiti Teknikal Malaysia / Malaysian Technical Universities Network (MTUN) Keperluan negara kepada Teknologis Kejuruteraan ini disokong kuat oleh pihak kerajaan dengan mewujudkan empat buah universiti awam yang melaksanakan program Teknologi Kejuruteraan iaitu UTHM, UTeM, UNIMAP dan UMP. Keempat-empat buah universiti ini digabungkan melalui rangkaian yang dinamakan sebagai “Rangkaian Universiti Teknikal Malaysia” atau ringkasnya MTUN. Penubuhan MTUN bermula dengan penubuhan Rangkaian Kolej Universiti Teknikal Malaysia/Technical University College Network of Malaysia (TUCN Malaysia) pada Mac 2006. Pada Februari 2007, selari dengan penjenamaan semula 4 buah Kolej Universiti kepada Universiti, maka TUCN telah ditukar kepada MTUN. Perbandingan Teknologi Kejuruteraan dan Kejuruteraan Secara umumnya Teknologi Kejuruteraan dan Kejuruteraan mempunyai perbezaan tetapi merupakan bidang profesional yang berkait rapat. Accreditation Board of Engineering and Technology (ABET) US telah mendefinisikan “Engineering is the profession in which a knowledge of the mathematical and natural sciences gained by study, experience, and practice is applied with judgment to develop ways to utilize, economically, the materials and forces of nature for the benefit of mankind”. “Engineering technology is the profession in which knowledge of mathematics and natural sciences gained by higher education, experience, and practice is devoted primarily to the implementation and extension of existing technology for the benefit of humanity”. National Society of Professional Engineers (NSPE) pula menyatakan bahawa “Engineering technology programs are oriented toward application, and provide their students introductory mathematics and science courses, and only a qualitative introduction to engineering fundamentals. Thus, engineering programs provide their graduates a breadth and depth of knowledge that allows them to function as designers. Engineering technology programs prepare their graduates to apply others' designs”. Malaysian Qualifications Agency (MQA) dalam dokumen “Standard Program Kejuruteraan dan Teknologi Kejuruteraan” telah mentarifkan “Teknologi Kejuruteraan adalah bidang teknologi yang memerlukan aplikasi pengetahuan sains dan kejuruteraan serta kaedah yang digabungkan dengan kemahiran teknikal bagi menyokong aktiviti kejuruteraan. Program teknologi kejuruteraan menjurus kepada kaedah aplikasi dan menyediakan pelajar dengan subjek matematik dan sains serta pengenalan kualitatif kepada asas kejuruteraan dan sains gunaan. Pelajar dibidang ini didedahkan kepada kurikulum kejuruteraan yang hampir sama dengan pelajar kejuruteraan, dengan beberapa perbezaan dari segi penekanan teori dan kemahiran praktik yang berbeza. Dengan kata lain, teknologi kejuruteraan hanya tertumpu kepada bidang yang berorientasikan aplikasi dan kurang kepada unsur teori dan matematik berbanding dengan pelajar kejuruteraan”. Sebagai perbandingan, MQA mentakrifkan pula “Kejuruteraan adalah disiplin atau profesion yang mengaplikasikan pengetahuan sains dan matematik bersama penggunaan hukum alam dan hasil bumi dalam mereka bentuk produk, proses atau sistem yang mampu mempertingkatkan taraf dan kualiti kehidupan. Jurutera mencari penyelesaian atau


reka bentuk yang mengimbangi keperluan pembangunan alam bina di samping memelihara alam semula jadi. Jurutera menyediakan produk kejuruteraan, proses dan sistem yang selamat, efektif, ekonomi dan lestari”. Pada keseluruhannya dapatlah disimpulkan bahawa Teknologi Kejuruteraan dan Kejuruteraan berbeza dari aspek berikut:

Program sarjana muda kejuruteraan mengandungi banyak kerja-kerja matematik yang bertahap tinggi berbanding program teknologi kejuruteraan

Program sarjana muda kejuruteraan banyak memfokaskan teori, manakala teknologi kejuruteraan berfokaskan aplikasi.

Di alam pekerjaan, lepasan kejuruteraan biasanya banyak menggunakan masa untuk perancangan, manakala lepasan teknologi kejuruteraan bekerja untuk melaksanakan perancangan. Kedua-dua lulusan mempunyai taraf yang sama tetapi melaksanakan fungsi masing-masing yang mungkin terdapat perbezaannya.

Lulusan program kejuruteraan dipanggil Jurutera manakala lulusan teknologi kejuruteraan dipanggil Jurutera Teknologi.

Sebagai kesimpulan dapat dilihat bahawa keperluan sumber manusia dalam industri di Malaysia masakini memerlukan pertambahan Jurutera Teknologi. Pertambahan ini dilihat mampu memberi sumbangan besar kepada Malaysia terhadap pencapaian matlamat menjadi negara industri. Peranan ini perlu digalas oleh institusi pendidikan di Malaysia terutamanya IPTA di bawah MTUN yang penubuhannya berfokuskan ke arah melahirkan graduan Teknologi Kejuruteraan yang cenderung praktikal. Di peringkat UTHM, tugas merealisasikan matlamat tersebut telah diamanahkan kepada Fakulti Teknologi Kejuruteraan.

2.7 FUNGSI UTAMA

Pengajaran & Penyeliaan Penyelidikan & Penerbitan Perundingan Pengurusan Akademik Kewangan Pentadbiran & Pengurusan Pejabat

2.8 OBJEKTIF KUALITI

Melaksanakan 15 program Sarjana Muda di dalam bidang Teknologi Kejuruteraan menjelang Tahun 2017.

Melaksanakan 2 program Sarjana dan 2 program Doktor Falsafah di dalam bidang Teknologi Kejuruteraan menjelang Tahun 2017.

5% lulusan Sarjana Muda di dalam bidang Teknologi Kejuruteraan mendapat sekurang-kurangnya CPA 3.70 setiap semester.

50% lulusan Sarjana Muda di dalam bidang Teknologi Kejuruteraan mendapat sekurang-kurangnya CPA 3.0 setiap semester.

30% staf akademik melibatkan diri dengan industri menjelang tahun 2017. 30% staf akademik terlibat dengan penyelidikan dan pembangunan

menjelang tahun 2017. 10% staf akademik menerbitkan satu kertas jurnal di dalam jurnal berwasit

peringkat kebangsaan mahupun antarabangsa setiap tahun. Semua staf diberi peluang mengikuti kursus peningkatan diri sekurang-

kurangnya 40 jam latihan setahun.


2.9 VISI Peneraju kecemerlangan dalam menjana dan mengaplikasikan pengetahuan teknologi kejuruteraan untuk pembangunan lestari. Leadership excellence in generating and applying knowledge of engineering technology for sustainable development.

2.10 MISI

FTK komited melahirkan graduan yang dinamik, kreatif dan beretika yang akan menerajui aplikasi teknologi kejuruteraan untuk memenuhi keperluan industri dan komuniti berasaskan paradigma tauhid. FTK is committed to produce dynamic, creative and ethical graduates who will lead in the application of engineering technology to fulfill industrial and community need based on tauhidic paradigm.


2.0 STRUKTUR ORGANISASI PUSAT TANGGUNGJAWAB

2.1 CARTA ORGANISASI FAKULTI TEKNOLOGI KEJURUTERAAN

Dekan

Timbalan Dekan

(Pembangunan, Penyelidikan & HEP) Timbalan Dekan

(Akademik & Antarabangsa)

Ketua Jabatan

Teknologi Kejuruteraan Mekanikal

Ketua Jabatan

Teknologi Kejuruteraan Elektrik

Ketua Jabatan

Teknologi Kejuruteraan Awam Ketua Jabatan

Teknologi Kejuruteraan Kimia

Pejabat Pentadbiran, Akademik &

Kewangan Fakulti

Penolong Pegawai Tadbir

Pembantu Tadbir (K)

Penolong Pendaftar Kanan Ketua Program

Pembantu Tadbir (P/O) Pembantu Tadbir (P/O)

Pensyarah Ketua Program Pensyarah Ketua Program Pensyarah Ketua Program Pensyarah

Pembantu Tadbir (P/O)

(Sambilan)


3.0 SENARAI TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB

3.1 JAWATAN HAKIKI DAN LANTIKAN

Bil Jawatan Tugas dan tanggungjawab

1 Ketua Jabatan Teknologi Kejuruteraan Mekanikal

Mencalonkan JK Pengurusan / Sepakaran / Cuti Belajar / Pemilih Staf Akademik ke peringkat fakulti.

Mencadangkan ahli jawatankuasa mengikut fungsi seperti tertera dalam SKT jabatan.

Memastikan SKT jabatan tercapai.

Menguruskan jadual latihan staf berjalan lancar.

Memastikan perlantikan professor pelawat adjung, penasihat industri dan pemeriksa luar untuk setiap program.

Memastikan setiap pelajar berhak mendapat penasihat akademik.

Memberi tugas kepada JK Promosi dan Perhubungan Korporat, dan JK Teknologi Maklumat dan Pangkalan Data untuk membuat pamplet bagi tujuan promosi untuk setiap program.

Mencadangkan JK Akademik, JK Kurikulum dan Silabus, JK Inovasi dalam P&P dan JK Kualiti (MS ISO 9001:2000).

Memberi taklimat tentang peraturan-peraturan akademik dipatuhi.

Menjemput CAD untuk memberi taklimat kaedah pembelajaran OBE dan spesifikasi program – JK OBE, Akreditasi dan Pengiktirafan, dan JK Jadual Waktu

Mencalonkan JK PSM dan penyelaras Latihan Industri (LI).

Mencadangkan JK Akademik dan Pengecualian Kredit dan JK Program Pembangunan Pelajar.

Mencadangkan Ketua makmal

Mencalonkan JK Sebut Harga dan Tender, JK Penilaian Teknikal Sebut Harga dan Tender, dan JK Penentuan Teknikal Sebut Harga dan Tender.

Mencalonkan JK Pengurusan Aset Alih Fakulti.

Mencadangkan JK Pembangunan Fizikal Makmal dan Amalan 5S.

Mencadangkan JK Penyelidikan dan Perundingan, dan JK Teknologi Maklumat dan Pangkalan Data.

Mewujudkan JK Pengurusan.

2 Pensyarah 4.1. Pengurusan a) Menyediakan pelan strategik dan pelan tindakan jabatan. b) Merancang Sasaran Kerja Tahunan dan mengagihkan beban tugas staf akademik dan sokongan di peringkat Jabatan termasuk pengambilan dan penetapan bidang pengkhususan. c) Memantau dan menilai prestasi staf jabatan berdasarkan kepada Sasaran Kerja Tahunan. d) Menyelaras latihan staf dari segi cuti belajar, ikhtisas, sangkutan industri dan cuti sabatikal. e) Menyelaras keperluan hal ehwal akademik meliputi staf



akademik, profesor pelawat, profesor adjung; pemeriksa luar dan panel penasihat industri. f) Menyelaras dan memantau sistem penasihatan akademik dilakukan secara terbaik mengikut garis panduan. g) Mempromosikan program akademik kepada pihak luar. 4.2. Pelaksanaan Program Akademik / Pembangunan Kurikulum a) Membangun, menggubal dan melaksana program baru serta mengemaskinikan kurikulum dan silabus program semasa. b) Memastikan kursus di bawah kelolaan Jabatan serta pelaksanaan peraturan-peraturan akademik di peringkat Jabatan berjalan dengan berkesan. c) Memantau pelaksanaan proses pengajaran dan pembelajaran oleh staf akademik termasuk Pendidikan Berasaskan Hasil (OBE), Pembelajaran Berpusatkan Pelajar (contoh. PBL atau kaedah pendekatan pengajaran lain yang bersesuaian). d) Memantau dan memastikan urusan Projek Sarjana Muda / Projek Diploma dan Latihan Industri dilaksanakan dengan berkesan. 4.3. Kebajikan pelajar a) Memberi khidmat nasihat dan menangani isu pelajar yang bermasalah. b) Merujuk pelajar berpotensi cemerlang atau pelajar bermasalah kepada Pusat Kaunseling dan Pembangunan Pelajar (PKPP) dan Program Pembangunan Pelajar (PROPEMP) Fakulti. c) Menyokong dan menasihat peluang bantuan kewangan untuk pembiayaan

pengajian dan lain‐lain. 4.4. Pembangunan dan Pengurusan Makmal a) Merancang, mengurus dan memantau perolehan peralatan dan kelengkapan makmal mengikut prosedur dan polisi universiti. b) Merancang pembangunan makmal baru. c) Memantau perlaksanaan penyelenggaraan makmal dan alat secara berjadual. d) Menentukan suasana pembelajaran yang kondusif untuk melahirkan graduan yang cemerlang. e) Memantau penyediaan kertas dan peralatan ujikaji serta perlaksanaan kerja amali. 4.5. Perhubungan Industri dan Pengantarabangsaan a) Meningkat dan mempergiatkan kerjasama dengan industri. b) Melaksanakan program pengantarabangsaan. c) Merancang dan melaksanakan program khidmat masyarakat. 4.6. Penyelidikan, Perundingan dan Penerbitan



a) Memastikan peningkatan kegiatan penyelidikan dikalangan staf b) Memastikan staf bergiat aktif dalam aktiviti perundingan.

c) Menggalakkan penglibatan staf dalam kerja‐kerja penerbitan. 4.7. Kebajikan staf a) Memberi khidmat nasihat dan menangani isu staf yang bermasalah. b) Merujuk staf menjalani latihan untuk meningkatkan kompetensi dan potensi staf. c) Menyokong dan menasihat staf mengenai peluang / kemajuan kerjaya. 4.8. Lain‐lain tugas yang diarahkan dari semasa ke semasa.

3.2 SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

Bil Jawatankuasa Tugas dan tanggungjawab

1 JK Pengurusan 1. Bertanggungjawab sebagai penyelaras pengurusan/ pentadbiran fakulti yang tidak bertentangan dengan kuasa yang diberikan oleh Akta, Perlembagaan, Statut, Kaedah dan Peraturan Universiti;

2. Tiada apa jua peruntukan dalam Jawatankuasa Pengurusan Fakulti boleh mengurangkan apa-apa kuasa yang diberikan oleh Akta, Perlembagaan, Statut, Kaedah dan Peraturan Universiti; dan

3. Menguruskan apa jua perkara yang dirujuk oleh Pihak Berkuasa Universiti dalam menjalankan apa-apa tugas dan arahan dari masa ke semasa; dan

4. Membincangkan perkara-perkara yang berkaitan dengan pengurusan dan pentadbiran fakulti secara keseluruhannya.

2 JK Cuti Belajar 1. Memperakukan pemilihan dan permohonan staf akademik untuk cuti belajar bagi tujuan

pertimbangan kelulusan oleh Jawatankuasa Cuti) Belajar (JKCB )UTHM. i. Menyemak staf fakulti yang telah memenuhi syarat asas cuti belajar bagi tujuan

pemilihan; ii. Menyusunatur giliran dan penjadualan staf untuk cuti belajar; iii. Memberi nasihat dan panduan serta menentukan bidang pengajian, bentuk

pengajian, Universiti dan negara yang bersesuaian mengikut kepakaran yang dinilai oleh fakulti;

iv. Menyemak dan menilai cadangan penyelidikan yang disediakan oleh staf; v. Menyemak kepakaran penyelia yang dicadangkan untuk menyelia pengajian di

peringkat sarjana(penyelidiakan) dan kedoktoran vi. Memperakukan permohonan staf yang telah menjalani proses ( i hingga iv di atas) vii. Menyediakan laporan perakuan pemilihan dan mengemukakan kepada Urusetia; viii. Menyediakan laporan perakuan pemilihan dan mengemuakakan kepada urusetia; ix. Membentangkan laporan perkauan pemilihan berkaitan permohonan staf cuti

belajar dalam mesyuarat JKCB Universiti.

2.Membuat pemantauan dan memperakukan prestasi pengajian staf sedang Cuti Belajar i. Memantau prestasi pengajian sfat melalaui semakan terus dengan staf dan

penyelia serta menilai laporan (LKK/progress report) yang disediakan oleh penyelia.

ii. Mengeluarkan perakuan untuk memberi surat peringatan dan amaran kepada staf yang mempunyai prestasi tidak memuaskan

iii. Memperakukan prestasi pengajian staf sedang cuti belajar untuk tujuan Laporan Nilaian Prestasi Tahunan (LNPT) bagi membolehkan pergerakan gaji tahunan dibuat ke atas staf.

3 JK Pemilihan Staf Akademik

4 JK Pengurusan Aset Alih Fakulti

1. Merancang, memantau, mengawasi, dan menyelia semua aspek pengurusan asetalih di peringkat fakulti; dan 2. Menyediakan laporan hasil pemeriksaan aset alih.


Bil Jawatankuasa Tugas dan tanggungjawab

3. Menyediakan laporan tindakan pelupusan aset fakulti.

5 JK Penentuan Teknikal Sebut harga dan Tender

1. Ahli J/K hendaklah mengenalpasti bahawa perancangan perolehan tersebut dibuat untuk tempoh setahun.

2. Ahli juga perlu dimaklumkan secara bertulis berkenaan mesyuarat bersama-sama dokumen seminggu sebelum Mesyuarat bersidang.

3. Ahli jawatankuasa hendaklah mengenalpasti spesifikasi, perkara-perkara seperti warna, saiz, bentuk, kualiti, pembungkusan,nisbah kandungan dan butir-butir lain yang berkaitan hendaklah dinyatakan dengan jelas supaya tidak menimbulkan keraguan kepada kontraktor/pembekal tentang apa yang dikehendaki oleh Universiti.

4. Ahli jawatankuasa hendaklah memastikan bahawa latihan perolehan hanya dijalankan di dalam negara sahaja.

5. Ahli jawatankuasa juga hendaklah memastikan tempoh latihan dan bilangan staf yang minimum perlu hadir adalah yang munasabah kerana ia akan member kesan kepada harga yang akan ditawarkan oleh pihak syarikat.

6. Ahli jawatankuasa juga perlu memastikan ruang telah sedia ada dan semua pengubahsuaian samada ruang, elektrikal, mekanikal, ICT dan lain-lain telah disiapkan.

7. Bagi perolehan perkhidmatan, skop dan spesifikasi perkhidmatan hendaklah dinyatakan dengan jelas dan terperinci.

8. Spesifikasi teknikal tidak boleh dibuat berdasarkan kepada sesuatu jenama atau buatan. Sekiranya tidak dapat dielakkan, ungkapan „atau persamaan‟ hendaklah digunakan.

9. Spesifikasi hendaklah dibuat berasaskan fungsi penggunaan dan sekurangkurangnya memenuhi piawaian Malaysia atau piawaian antarabangsa yang diiktiraf oleh Kerajaan. Sekiranya barangan tersebut tidak mempunyai sebarang piawaian, PTj hendaklah memastikan barangan yang ditentukan adalah sesuai, selamat digunakan dan dijamin oleh pembuatnya atau petender.

10. Spesifikasi yang disediakan hendaklah ditandaaraskan (benchmark) dengan barangan buatan tempatan yang memenuhi piawaian yang diiktiraf.

11. Bagi perolehan peralatan komputer,”software”, “Database”, rangkaian dan perolehan lain yang berkaitan yang melibatkan teknologi maklumat, spesifikasi teknikal hendaklah dirujuk dan diluluskan oleh PTM @ J/K ICT Universiti.

12. Bagi perolehan yang melibatkan ubahsuai ruang, elektrik, “Air-Cond‟, Kenderaan, perabot, LCD dan kemudahan-kemudahan lain yang berkaitan pengesahan 2 secara bertulis daripada PPH atau PTj yang berkaitan hendaklah diperolehi terlebih dahulu.

13. Manakala perolehan yang dipusatkan seperti CCTV perlu mendapatkan pengesahan terlebih dahulu daripada Unit Keselamatan, Pejabat Pendaftar atau PTj yang berkaitan.

14. Ahli juga hendaklah memastikan perolehan yang dibuat terdapat didalam perincian PTj untuk tahun tersebut dan bajet masih belum digunakan untuk peralatan/perkhidmatan/ penyenggaraan/kerja yang lain.

15. Perlantikan ahli hendaklah dibuat secara bertulis oleh Pengurus Bahagian. 16. Keahlian jawatankuasa hendaklah tidak kurang daripada terdiri tiga (3) iaitu seorang

pengerusi dan dua (2) orang ahli yang dilantik. 17. Pegawai yang membuat perolehan (pemohon) tidak layak menjadi ahliJawatankuasa

untuk perolehan tersebut.

6 JK Sebut harga dan Tender

1. Menilai laporan sebutharga yang disediakan oleh pemohon; 2. Menyemak peruntukan adalah mencukupi; 3. Memperaku/ meluluskan cadangan pemohon yang mana berkenaan; 4. Menandatangani borang berikut di mana berkenaan iaitu di Borang Perakuan

Jawatankuasa Sebutharga, Borang Nombor Siri Pembelian, Borang Penilaian Sebutharga dan Borang Keputusan Jawatankuasa Sebutharga; dan,

5. Dipertanggungjawabkan ke atas setiap permohonan pembelian yang disokong/

diluluskan. 1. Bertanggungjawab memastikan spesifikasi perolehan tidak menjurus kepada

sesuatu jenama atau model; 2. Memastikan perolehan dibuat berdasarkan anggaran yang dipersetujui; dan,

3. Memastikan format penyediaan spesifikasi teknikal bagi peralatan/ bekalan adalah

sepertimana yang telah ditentukan.


4.0 PROSES KERJA & CARTA ALIRAN KERJA

4.1 MANUAL PROSEDUR KERJA DAN FAIL MEJA (MPKFM) DAN PROSEDUR MS

ISO 9001:2008 Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja (MPKFM) dan Prosedur MS ISO 9001:2008 boleh

dicapai melalui kemudahan laman portal FTK di pautan http://ftk.uthm.edu.my/iso . Mohon

rujuk kepada dokumen yang berkaitan untuk membaca dan memuat turun kerana tiada

edaran salinan keras.

Bil Kod

Prosedur Tajuk Dokumen

Pentadbir

an Akademik Sokongan

1. MK (PPA) Manual Kualiti Pelaksanaan Program

Akademik √ √ √

2. KLT-01 Prosedur Kawalan Dokumen √ √ √

3. KLT-02 Prosedur Kawalan Rekod Kualiti √ √ √

4. KLT-03 Prosedur Audit Kualiti Dalaman √ √ √

5. KLT-04

Prosedur Kawalan Perkhidmatan Yang

Tidak Mematuhi Keperluan Yang

Ditetapkan

√ √ √

6. KLT-05 Prosedur Tindakan Pembetulan √ √ √

7. KLT-06 Prosedur Tindakan Pencegahan √ √ √

8. KLT-07 Prosedur Mesyuarat Kajian Semula

Pengurusan √

9. RPK-01 Prosedur Rekabentuk & Pembangunan

Kursus Akademik Baru √

10. RPK-02 Prosedur Penilaian Semula Kurikulum √

11. PAP-01 Prosedur Pemasaran Program Akademik √

12. PAP-02

Prosedur Menyemak dan Mengemaskini

Maklumat Untuk Buku Panduan

Kemasukan ke IPTA

√

13. PAP-03 Prosedur Pengambilan Pelajar Baru

Semester 1 √

14. PAP-04 Prosedur Proses Minggu Haluan Siswa √

15. PAP-05 Prosedur Pengambilan Pelajar Tempatan

Pasca Siswazah √

16. PAP-06 Prosedur Pengambilan Pelajar

Antarabangsa Pasca Siswazah √

17. RPP-01 Prosedur Penyediaan Jadual Waktu

Akademik √ √

18. RPP-02 Prosedur Pendaftaran Mata Pelajaran √ √

19. RPP-03 Prosedur Khidmat Nasihat Sistem

Penasihatan Akademik √ √

20. RPP-04 Prosedur Pelaksanaan Kuliah √ √

http://ftk.uthm.edu.my/iso


Bil Kod


Pentadbir


21. RPP-05 Prosedur Pelaksanaan dan Penilaian

Amali Makmal / Bengkel / Studio √ √ √

22. RPP-06 Prosedur Pelaksanaan Kerja Lapangan √ √

23. RPP-07 Prosedur Perlaksanaan Projek Sarjana

Muda √ √

24. RPP-08 Prosedur Penempatan Pelajar Menjalani

Latihan Mengajar √ √

25. RPP-09 Prosedur Pelaksanaan Latihan Mengajar √ √

26. RPP-10 Prosedur Penempatan Latihan Industri √ √

27. RPP-11 Prosedur Pemantauan dan Penilaian

Latihan Industri √ √

28. RPP-12 Prosedur Penyediaan Kertas Soalan

Peperiksaan Akhir √ √

29. RPP-13 Prosedur Pentaksiran Kertas Jawapan

Peperiksaan Akhir √ √

30. RPP-14 Prosedur Perkhidmatan Peperiksaan

Akhir √ √

31. RPP-15

Prosedur Mengumpul, Memasuk &

Menyemak Markah Peperiksaan Di

Peringkat Fakulti/Pusat

√ √

32. RPP-16 Prosedur Penilaian Kerja Kursus √ √

33. RPP-17 Prosedur Pelaksanaan Aktiviti Mata

Pelajaran Kokurikulum √ √

34. RPP-18 Prosedur Pelantikan Profesor Pelawat/

Pemeriksa Luar/ Profesor Adjung √ √

35. RPP-19 Prosedur Penyimpanan Hasil Kerja

Pelanggan √ √ √

36. RPP-20

Prosedur Pengendalian Penilaian

Pengajaran Staf Akademik dan Penilaian

Kursus

√ √

37. RPP-21 Prosedur Pelaksanaan Amali di Makmal

Matematik √ √

38. KVN-01 Prosedur Pengesahan Penganugerahan √

39. KVN-02 Prosedur Pengurusan Majlis

Konvokesyen √

40. PSR-01 Prosedur Perlantikan Staf √

41. PSR-02 Prosedur Latihan Staf √

42. PSR-03 Prosedur Pengendalian Kursus

Pengajaran & Pembelajaran √

43. PSR-04 Prosedur Pelantikan Staf Akademik Tetap √

44. PSR-05 Prosedur Pelantikan Pensyarah Sambilan √

45. PSR-06 Prosedur Perlantikan Staf Akademik

Kontrak Bukan Warganegara √

46. PSR-07 Prosedur Pengurusan Sistem

Pembekalan Penerbitan √

47. PSR-08 Prosedur Perolehan Bahan Rujukan √


Bil Kod


Pentadbir


48. PSR-09 Prosedur Pengindeksan Bahan Rujukan √

49. PSR-10 Prosedur Perkhidmatan Sirkulasi √

50. PSR-11 Prosedur Penempatan Pelajar Baru √

51. PSR-12 Prosedur Penempatan Pelajar Kanan √

52. PSR-13 Prosedur Persiapan Bilik Asrama Kolej

Kediaman √

53. PSR-14 Prosedur Pengecualian Tinggal Di Kolej

Kediaman Oleh Pelajar Baru √

54. PSR-15 Prosedur Penyenggaraan Alatan IT

Berdasarkan Aduan Pelanggan √

55. PSR-16

Prosedur Pengurusan Pembersihn

Dewan dan Bilik Kuliah Serta

Persekitarannya

√

56. PSR-17 Prosedur Pengurusan Penyenggaraan

Berkala Peralatan Dewan Dan Bilik Kuliah √

57. PSR-18

Prosedur Pengurusan Penyenggaraan

Dewan Dan Bilik Kuliah (Daripada Aduan

Pengguna)

√

58. PSR-19 Prosedur Pengurusan Peralatan Makmal √ √ √

59. PSR-20 Prosedur Kerja Pengurusan Aduan Dan

Cadangan √

60. BEN-01 Prosedur Perolehan Bekalan &

Perkhidmatan √ √ √

61. BEN-02 Prosedur Perolehan Kerja √ √ √

62. BEN-03 Prosedur Pembayaran √ √ √

63. BEN-04 Prosedur Pinjaman √ √ √

64. PSP-01 Prosedur Permohonan Biasiswa

Kementerian Pengajian Tinggi √

65. PSP-02 Prosedur Tindakan Tatatertib Pelajar √

66. PSP-03 Prosedur Pemilihan Majlis Perwakilan

Pelajar √

67. PSP-04 Prosedur Pengurusan Aktiviti Pelajar √

68. PSP-05 Prosedur Penilaian Program Sokongan

Pelajar √

69. PSP-06 Prosedur Urusan Kemalangan Pelajar √

70. PSP-07 Prosedur Urusan Kematian Pelajar √

71. PSP-08 Prosedur Pelaksanaan Aktiviti Kerohanian

Pelajar √

72. PSP-09 Prosedur Pelaksanaan Hari Kerjaya √

73. PSP-10 Prosedur Sesi Kaunseling √

74. PSP-11 Prosedur Pemeriksaan Perubatan Pelajar

Baru √ √


5.0 SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PEKELILING YANG DIGUNAPAKAI

5.1 SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PEKELILING YANG

DIGUNAPAKAI

Bil No. Dokumen Tajuk Dokumen

1 Akta 1342 Akta Universiti dan Kolej Universiti (Pindaan) 2009

2 Akta 605 Akta Badan-badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000

3 Perlembagaan UTHM 2010

4 P.U.A (176) Peraturan-peraturan Pegawai Awam (Pelantikan, Kenaikan

Pangkat dan Penamatan Perkhidmatan) 2005

5 Panduan Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja PKPA Bil 8 (1991)

6 Garis Panduan MS ISO SPKPA Bil 2 (2002)

7 Quality Management Systems - Requirements (2009)


6.0 SENARAI BORANG-BORANG YANG DIGUNAKAN

6.1 SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PEKELILING YANG

DIGUNAPAKAI

Bil No. Dokumen Tajuk Dokumen

1 Borang Tempahan Ruang Gunasama

2 Borang Tempahan Dewan Peperiksaan

3 Borang Jawapan Penyertaan Konvokesyen

4 BEND/UPY/004 Borang Tuntutan Perjalanan

5 KUiTTHO.UP/1-15/2 Borang Kelulusan Perjalanan Rasmi/ menggunakan Kenderaan

Sendiri

6 BA 6 (BORANG A) Borang Permohonan Cuti Rehat

7 Borang Tempahan Kenderaan

8 KUiTTHO.PP/UPS-12/2001/Pind.1

Borang Pergerakan Staf di Luar Kawasan

9 KUiTTHO.PP/12.12/01-01

Borang Menghadiri kursus/latihan/program pembangunan staf

10 Borang Kiriman Melalui Faks

11 KUiTTHO.PP/UPS-20/2002

Borang pengesahan sijil cuti sakit

12 KUiTTHO.P/SPWB.01 Borang pengesahan datang lewat/pulang awal

13 KUiTTHO.PA/2003/024 Borang Kebenarang Menggunakan Kenderaan

14 KUiTTHO.UP/1-2/2 Borang Permohonan Cuti Gantian

fm (ftk) -

Documents