• Buat permohonan tukar status bagi semua dokumen yang telah diproses tapi masih disenaraikan di Format A1 & A2 (Lengkapkan borang JANM10 dan kemukakan ke Pejabat Pembayar)

• Batalkan dokumen yang dikuiri (Status 6 & 7) dan sediakan dokumen baru (jika perlu).

• Batalkan Pelarasan Rekod yang salah.

• Laksanakan Proses Penyesuaian Manual (jika perlu)

Tindakan PTJ

BV 500 - Format A Penyesuaian Vot Amaun Buku Vot Sama Dengan C231

BV 500 - Format A Penyesuaian Vot Amaun Buku Vot Tidak Sama Dengan C231

Format A

Penyata Penyesuaian Vot Perbelanjaan

Format A1

Senarai baucar-baucar yang belum dibayar oleh Pejabat

Pembayar

Format A2

Catatan-catatan di Buku Vot yang tidak terdapat di Laporan

Terperinci Perbelanjaan

Format A3

Catatan-catatan di Laporan Terperinci Perbelanjaan yang

tidak terdapat di Buku Vot

• Lewat mengemukakan penyata penyesuaian ke pejabat perakaunan

• Penyata penyesuaian tidak disemak dan ditandatangani oleh Penyelia Kewangan

• Baki buku vot berbeza disebabkan PTJ tidak menjana BV 381( buku vot) setiap hari dengan betul.

• Tindakan susulan tidak dilaksanakan

• Penyediaan Pelarasan Rekod yang tidak tepat/salah

Kelemahan Dalam Pelaksanaan

Penyediaan Penyata Penyesuaian

Kegagalan Menyediakan Penyesuaian

Vot

• Baki peruntukan tidak dapat dikawal dengan baik

• Kesalahan / kesilapan tidak dapat dikesan dengan segera

• Sukar untuk menyediakan laporan bulanan / tahunan

• Mengakibatkan dikuiri Audit

Matlamat Penyesuaian Vot

• Dapat membantu mengawal perbelanjaan dan

peruntukan

• Memudahkan membuat laporan bulanan kepada

Pegawai Pengawal

• Memudahkan menyediakan penutupan akaun

akhir tahun

• Mengelakkan kuiri Audit