buku vot espkb

BUKU VOTDisampaikan Oleh:

Prak khin a/p thip pha yakJabatan akauntan negara malaysia

negeri pulau pinang

Agensi - Kementerian / Jabatan Kerajaan

Debit - Apa-apa amaun atau kenaan yang mengurangkan baki peruntukan di bawah sesuatu vot perbelanjaan

Kredit - Apa-apa amaun yang menambahkan baki peruntukan di bawah sesuatu vot perbelanjaan

Maksud - Apa-apa kebenaran atau kuasa Perbelanjaan yang diberi oleh Parlimen yang menyatakan amaun dan maksud- maksud bagi mana perbelanjaan boleh dilakukan semasa tahun kewangan

Objek - Suatu penjenisan perbelanjaan berbagai mengikut S.O.D.O.

Pegawai - Seseorang pegawai yang Pengawal dilantik di bawah Akta Acara Kewangan 1957 untuk mengawal perbelanjaan di bawah sesuatu maksud perbelanjaan yang dipertanggungjawabkan kepadanya seperti yang dinyatakan dalam Anggaran dan menjadi pegawai pengakaun utama untuk semua wang awam yang dipungut, diterima atau dibayar dan semua barang- awam yang diterima, dipegang atau dilupuskan

Pemegang - Sesiapa yang diberikuasa dan Waran dinamakan di dalam sesuatu waran untuk mengawal peruntukan yang dinyatakan di dalam waran tersebut

Penyata - Satu senarai yang disediakan olehPerbelanjaan pemegang waran peruntukan atauBulanan pemegang waran peruntukan kecil yang menunjukkan perbelanjaan yang dibuat olehnya dalam sesuatu tempoh masa

Perbelanjaan - Apa-apa bayaran yang dibuat untuk bekalan barang-barang, perkhidmatan yang diberi atau kerja-kerja yang dijalankan.

Peruntukan - Amaun yang dibenarkan untuk dibelanja dalam tahun kewangan sehingga 31 Disember

Waran - Satu kebenaran bertulis untuk membelanjakan wang awam

S.O.D.O. - Singkatan untuk Objek Sebagai / Objek Lanjut (Standard Object/Detail Object) Pekeliling Perbendaharaan Bil.2/1983 ( berkuatkuasa sehingga 31/12/1987 ) dan Pekeliling Perbendaharaan Bil. 8/ 1986 ( berkuatkuasa mulai 1.1.1988 ).

Vot-masuk- - Sesuatu amaun perbelanjaan yangakaun dinyatakan di dalam Anggaran dan boleh dipertanggungkan walaupun undang-undang Perbekalan belum sempat diluluskan pada awal tahun kewangan

Tanggungan - Apa-apa bayaran yang perlu dilakukan dari segi undang- undang oleh mana-mana Kementerian/Jabatan selepas sesuatu pesanan dibuat, kontrak ditandatangani dan urusniaga seumpamanya dilaksanakan dalam sesuatu tempoh masa, yang mengkehendaki bayarannya di dalam tahun kewangan yang sama atau pada suatu masa hadapan

BUKU VOT [ KEW. 88-PIN. 4/91 ]

APAKAH BUKU VOT?

Buku Vot adalah satu rekod kewangan yang perlu disimpan/selenggara oleh agensi mengikut kehendak A.P. 95 untuk mencatat perbelanjaan, tanggungan dan perubahan kepada peruntukan.

Garis Panduan untuk menyelenggara dan penyesuaian Buku Vot – Pekeliling Perbendaharaan Bil 8/87 dan pindaan SPP 8/93.

MENGAWAL DAN MEMASTIKAN BAHAWA PERBELANJAAN DAN TANGGUNGAN TIDAK MELEBIHI PERUNTUKAN YANG DILULUSKAN

SEBAGAI SATU PUNCA MAKLUMAT UNTUK MENYEDIAKAN LAPORAN- LAPORAN BERKENAAN DENGAN PERBELANJAAN, TANGGUNGAN DAN BAKI PERUNTUKAN

• SEMUA PTJ MENYELENGGARA BUKU VOT YANG SEMPURNA SEMUA PTJ MENYELENGGARA BUKU VOT YANG SEMPURNA MENGIKUT ARAHAN BERKUATKUASA.MENGIKUT ARAHAN BERKUATKUASA.

• SEMUA PTJ MENGEMUKAKAN PENYATA PERBELANJAAN SEMUA PTJ MENGEMUKAKAN PENYATA PERBELANJAAN BULANAN MASING-MASING BULANAN MASING-MASING

• PEMERIKSAAN MENGEJUT DIJALANKAN OLEH AUDIT PEMERIKSAAN MENGEJUT DIJALANKAN OLEH AUDIT DALAMAN KE ATAS SEMUA BUKU VOT BAGI MEMASTIKAN DALAMAN KE ATAS SEMUA BUKU VOT BAGI MEMASTIKAN BUKU-BUKU VOT DISIMPAN DENGAN SEMPURNA DAN BUKU-BUKU VOT DISIMPAN DENGAN SEMPURNA DAN KEMASKINI; DANKEMASKINI; DAN

• PENYATA KEWANGAN YANG DISEDIAKAN OLEH PENYATA KEWANGAN YANG DISEDIAKAN OLEH AKAUNTAN NEGARA PADA AKHIR TAHUN AKAUNTAN NEGARA PADA AKHIR TAHUN MENGGAMBARKAN PERBELANJAAN YANG DICATATKAN MENGGAMBARKAN PERBELANJAAN YANG DICATATKAN DALAM BUKU VOT KEMENTERIAN/JABATAN SETELAH DALAM BUKU VOT KEMENTERIAN/JABATAN SETELAH PENYESUAIAN YANG PERLU DIJALANKAN.PENYESUAIAN YANG PERLU DIJALANKAN.

PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PENGAWAI PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PENGAWAI PENGAWALPENGAWALPENGAWAI PENGAWAL PERLU MEMASTIKAN:-PENGAWAI PENGAWAL PERLU MEMASTIKAN:-

1212

1313

• MERANCANG PERBELANJAAN UNTUK TAHUN MERANCANG PERBELANJAAN UNTUK TAHUN KEWANGAN SEMASA BERDASARKAN KEWANGAN SEMASA BERDASARKAN TANGGUNGAN, PERUNTUKAN DAN PRESTASI TANGGUNGAN, PERUNTUKAN DAN PRESTASI PERBELANJAAN.PERBELANJAAN.

• MENGURUSKAN PENAMBAHAN ATAU PINDAH MENGURUSKAN PENAMBAHAN ATAU PINDAH PERUNTUKAN.PERUNTUKAN.

• SEBAGAI INPUT MAKLUMAT UNTUK MENYEDIAKAN SEBAGAI INPUT MAKLUMAT UNTUK MENYEDIAKAN BAJET TAHUNAN.BAJET TAHUNAN.

• SEBAGAI INPUT MAKLUMAT UNTUK MENYEDIAKAN SEBAGAI INPUT MAKLUMAT UNTUK MENYEDIAKAN LAPORAN PERBELANJAAN BULANAN.LAPORAN PERBELANJAAN BULANAN.

FUNGSI BUKU VOTFUNGSI BUKU VOTASPEK PENGURUSAN :-ASPEK PENGURUSAN :-

1414

• MENGAWAL DAN MEMASTIKAN PEMBAYARAN DAN MENGAWAL DAN MEMASTIKAN PEMBAYARAN DAN TANGGUNGAN TIDAK MELEBIHI PERUNTUKAN TANGGUNGAN TIDAK MELEBIHI PERUNTUKAN YANG DILULUSKAN.YANG DILULUSKAN.

• MENGAWAL PERUNTUKAN YANG DIAGIHKAN MENGAWAL PERUNTUKAN YANG DIAGIHKAN KEPADA PEMEGANG WARAN.KEPADA PEMEGANG WARAN.

• MENGESAN KESILAPAN, PENYELEWENGAN DAN MENGESAN KESILAPAN, PENYELEWENGAN DAN BAYARAN YANG TIDAK DIAKUI.BAYARAN YANG TIDAK DIAKUI.

• SEBAGAI REKOD DAN DOKUMENTASI SETIAP SEBAGAI REKOD DAN DOKUMENTASI SETIAP TRANSAKSI YANG BERLAKU UNTUK TUJUAN TRANSAKSI YANG BERLAKU UNTUK TUJUAN SEMAKAN AUDIT ATAU PEMERIKSAAN.SEMAKAN AUDIT ATAU PEMERIKSAAN.

FUNGSI BUKU VOTFUNGSI BUKU VOTASPEK KAWALAN :-ASPEK KAWALAN :-

PERATURAN MENGENAIPERATURAN MENGENAIKAWALAN BUKU VOTKAWALAN BUKU VOT

Arahan Perbendaharaan 95 ( a )

TIAP-TIAP PEGAWAI PENGAWAL ATAU PEGAWAI YANG TIAP-TIAP PEGAWAI PENGAWAL ATAU PEGAWAI YANG DIAMANAHKAN MENGAWAL MANA-MANA BAHAGIAN DIAMANAHKAN MENGAWAL MANA-MANA BAHAGIAN MAKSUD PERBELANJAAN ATAU KUMPULAN WANG MAKSUD PERBELANJAAN ATAU KUMPULAN WANG AMANAH HENDAKLAH MENYELENGGARA SEBUAH BUKU AMANAH HENDAKLAH MENYELENGGARA SEBUAH BUKU VOT YANG MENUNJUKKAN DENGAN JELAS PADA BILA-VOT YANG MENUNJUKKAN DENGAN JELAS PADA BILA-BILA MASA TIAP-TIAP PROGRAM DAN AKTIVITI ATAU BILA MASA TIAP-TIAP PROGRAM DAN AKTIVITI ATAU PROJEK DIBAWAH MANA-MANA MAKSUD PROJEK DIBAWAH MANA-MANA MAKSUD PERBELANJAAN ATAU KUMPULAN WANG ATAU PERBELANJAAN ATAU KUMPULAN WANG ATAU PERUNTUKAN DIBAWAH KAWALANNYA ;PERUNTUKAN DIBAWAH KAWALANNYA ;

AMAUN YANG DIBENARKAN ;AMAUN YANG DIBENARKAN ;

SEMUA DEBIT DAN KREDIT SERTA JUMLAH SEMUA DEBIT DAN KREDIT SERTA JUMLAH KEMASKINI PERBELANJAAN BERSIH;KEMASKINI PERBELANJAAN BERSIH;

BAKI PERUNTUKAN PADA SETIAP MASA; BAKI PERUNTUKAN PADA SETIAP MASA; DANDAN

TANGGUNGAN MENGIKUT BILA IA TANGGUNGAN MENGIKUT BILA IA DILAKUKAN.DILAKUKAN.

sambungan

Peruntukan diberi mengikut Maksud Perbelanjaan yangberlainan jenis seperti:-

Perbelanjaan Mengurus dilambangkan oleh Vot ‘B’ dan Vot ‘T’ di dalam Anggaran; dan

Perbelanjaan Pembangunan dilambangkan Oleh Vot ‘P’ di dalam anggaran.

1818

a)a) PERBELANJAAN MENGURUSPERBELANJAAN MENGURUS

BUKU VOT PERLU DISELENGGARAKAN BUKU VOT PERLU DISELENGGARAKAN MENGIKUT JENIS-JENIS PERBELANJAAN VOT MENGIKUT JENIS-JENIS PERBELANJAAN VOT SEPERTI BERIKUT:-SEPERTI BERIKUT:-

b)b) PERBELANJAAN PEMBANGUNAN – VOT PPERBELANJAAN PEMBANGUNAN – VOT P

• PERBELANJAAN BEKALAN – VOT BPERBELANJAAN BEKALAN – VOT B

• PERBELANJAAN TANGGUNGAN – VOT TPERBELANJAAN TANGGUNGAN – VOT T

- EMOLUMEN; PERKHIDMATAN DAN BEKALAN; EMOLUMEN; PERKHIDMATAN DAN BEKALAN; HARTA MODAL; PEMBERIAN DAN KENAAN HARTA MODAL; PEMBERIAN DAN KENAAN TETAPTETAP

- PERUNTUKAN DIRAJA; PENCEN, PAMPASAN PERUNTUKAN DIRAJA; PENCEN, PAMPASAN DAN GANJARANDAN GANJARAN

c)c) PERBELANJAAN PFI – VOT SPERBELANJAAN PFI – VOT S

1919

LAPORAN HARIAN AMANAH/HASIL/VOTLAPORAN BV 381 LAPORAN INI AKAN DIJANA SECARA HARIAN

DAN MERUPAKAN BUKU VOT BERKOMPUTER SERTA MEMBERI MAKLUMAT KEWANGAN TERPERINCI BERKENAAN URUSNIAGA AMANAH/HASIL/VOT.

LAPORAN INI MESTI DICETAK BAGI LAPORAN HARI SEBELUMNYA / DIKEMASKINI DALAM PENDRIVE/CD BAGI TEMPOH 01/01 TAHUN BERKENAAN HINGGA KE TARIKH SEMASA, SETIAP PAGI.

LAPORAN eSPKB YANG WAJIB DISELENGGARAKAN LAPORAN eSPKB YANG WAJIB DISELENGGARAKAN OLEH PTJ MENGIKUT TATACARA YANG OLEH PTJ MENGIKUT TATACARA YANG BERKUATKUASA:-BERKUATKUASA:-

TATACARA PENYELENGGARAANTATACARA PENYELENGGARAAN

2020

ALIRAN PROSES PENYELENGGARAAN BUKU VOT eSPKBALIRAN PROSES PENYELENGGARAAN BUKU VOT eSPKB

BV381

PENYELIAPENYELIAPEGAWAIPEGAWAI

PENYEDIAPENYEDIA

11 22

33

FAILBV381


CETAK BV381 PADA SETIAP PAGI

SEMAK BAKI AWAL & BAKI AKHIR

SEMAK KETEPATAN REKOD BV381

PERIKSA BV381 PADA SETIAP BULAN

SIMPAN BV381 DI DALAM FAIL

BV381

BV381

44

55

2121

• BUKU VOT BUKU VOT DISELENGGARAKANDISELENGGARAKAN MENGIKUT PERATURAN MENGIKUT PERATURAN YANG DITETAPKAN – YANG DITETAPKAN – DICETAK SETIAP HARI BAGI DICETAK SETIAP HARI BAGI TEMPOH HARI SEBELUMNYATEMPOH HARI SEBELUMNYA & PASTIKAN & PASTIKAN BAKI AWAL BAKI AWAL DI LAPORAN SEMASA ADALAH SAMA DENGAN BAKI DI LAPORAN SEMASA ADALAH SAMA DENGAN BAKI AKHIR DI LAPORAN TERDAHULUAKHIR DI LAPORAN TERDAHULU..

• REKOD DAN TRANSAKSI DALAM BUKU VOT ADALAH REKOD DAN TRANSAKSI DALAM BUKU VOT ADALAH TEPAT TEPAT DAN KEMASKINIDAN KEMASKINI..

• SETIAP PERBELANJAAN DAN TANGGUNGAN SETIAP PERBELANJAAN DAN TANGGUNGAN DICATAT DICATAT DENGAN BETUL & KEMASKINIDENGAN BETUL & KEMASKINI DALAM BUKU VOT.DALAM BUKU VOT.

• LAPORAN HARIAN VOT LAPORAN HARIAN VOT DIFAILKANDIFAILKAN SECARA BERASINGAN SECARA BERASINGAN MENGIKUT TAHUN KEWANGAN, TARIKH LAPORAN, VOT, MENGIKUT TAHUN KEWANGAN, TARIKH LAPORAN, VOT, KOD PROGRAM / AKTIVITI, & OBJEK.KOD PROGRAM / AKTIVITI, & OBJEK.

• BUKU VOT HENDAKLAH BUKU VOT HENDAKLAH DIPERIKSA SEKURANG-DIPERIKSA SEKURANG-KURANGNYA SEBULAN SEKALIKURANGNYA SEBULAN SEKALI OLEH PENYELIA DENGAN OLEH PENYELIA DENGAN MENURUNKAN MENURUNKAN TANDATANGAN RINGKAS.TANDATANGAN RINGKAS.


CATATAN UTAMA DI DALAM BUKU VOT

Waran Peruntukan Asal/Tambahan/ Kurangan/Viremen/Kecil/Tarik Balik/Batal

Pengeluaran/Pembatalan Nota Minta

Pengeluaran/Pembatalan Pesanan Tempatan

Pengeluaran/Pembatalan Waran Perjalanan Udara

Daftar/Pembatalan Daftar Bayaran

….2/-

Baucar/Pembatalan Baucar Bayaran

Penyata Pemungut

Jurnal Pelarasan

Pembayaran Gaji

Pembayaran Pukal

Pembatalan Cek

Penyelarasan Rekod

Penutupan Akhir Tahun

Secara ringkas catatan-catatan di dalam Buku Vot dibahagikan kepada 2 kategeri:

(a) yang melibatkan ruangan “debit” atau “kredit” iaitu:

1) Penerimaan Peruntukan

2) Pengurangan peruntukan

3) Peruntukan Kecil keluar4) Peruntukan Kecil Masuk

….2/-

5) Vireman Keluar

6) Vireman Masuk

7) Baucar Bayaran

8) Penyata Pemungut

9) Penyelarasan Rekod

(b) Yang tidak melibatkan ruangan “debit” atau “kredit” iaitu:

1)Pengeluaran/Pembatalan Nota Minta

2)Pengeluaran/Pembatalan Pesanan Tempatan

3)Pengeluaran/Pembatalan WPUA

4)Daftar/Pembatalan Daftar Bayaran

5)Penutupan Akhir Tahun

BAHAGIAN-BAHAGIAN DI DALAM BUKU VOT

Bahagian I “ di muka surat atas ” bertujuan untuk merekod maklumat berkenaan dengan Vot/Program Aktiviti/SODO/Projek dan peruntukan seperti di dalam Anggaran serta bahagian peruntukan yang diluluskan untuk dibelanjakan;

NO LAPORAN BV381 SISTEM PERANCANGAN DAN KAWALAN BELANJAWAN Tarikh: 09/07/2007 Masa : 08:30:15 Muka Surat 23/77

BHG AKAUNLAPORAN HARIAN AMANAH/HASIL/VOT DARI 01-JULAI-07 HINGGA 09-JULAI-07

MEMBAYAR

Pej. Perakaunan: 104 KEM KESIHATANJAB: 251 KEM KESIHATAN VOT JAB PTJ/ PROG/ AMANAH PROJEK SETIA CP OBJ PT/PK : 010305 IPKBK BAHAGIAN AKAUN PK AKT

B42 251 010300 010300 15000

Seperti Di Dalam Tambahan Pindahan DiTarik Peruntukan DiBatal Dipinda Di Rizab Dipinda Anggaran Tahun Kecil (Bayang) 2007 (RM) (RM) (RM) (RM) (RM) (RM) (RM) (RM)

5,000.00 (4,000.00) 1,000.00 1,000.00

Bahagian II yang merentasi muka surat dengan duabelas ruangan bertujuan untuk mencatat maklumat terperinci berkenaan dengan setiap urusniaga yang telah diluluskan (Perakuan II).

Tarikh Jenis Perihal Tangg PTJ/PK Prog/ Objek No. Br/ Urusniaga b/h Akt/ Ruj Projek Debit Kredit Rizab/ Rizab Tangg. Tangg. Liabiliti Liabiliti Perbelj Baki Baki (Dijelas) Belum Kena/ Belum Belum Bersih Masih Bayang Selesai (Dijelas) Selesai Selesai Ada

RUANG-RUANG DALAM RUANG-RUANG DALAM FORMAT BUKU VOTFORMAT BUKU VOT

TarikhTarikh Jenis UrusniagaJenis Urusniaga PerihalPerihal Tanggungan b/hTanggungan b/h PTJ/PKPTJ/PK Prog/Akt/Proj/Setia/CP/AmanahProg/Akt/Proj/Setia/CP/Amanah ObjekObjek No. Baucar/RujukanNo. Baucar/Rujukan

SAMBUNGANSAMBUNGAN

DebitDebit KreditKredit Rizab/(Dijelas)Rizab/(Dijelas) Rizab Belum SelesaiRizab Belum Selesai Tangg. Kena/(Dijelas)Tangg. Kena/(Dijelas) LiabilitiLiabiliti Liabiliti Belum SelesaiLiabiliti Belum Selesai Perbelanjaan BersihPerbelanjaan Bersih Baki Masih AdaBaki Masih Ada Baki BayangBaki Bayang

TARIKHTARIKH

TARIKH URUSNIAGA DILULUSKAN OLEH TARIKH URUSNIAGA DILULUSKAN OLEH PEGAWAI PERAKUAN II. PEGAWAI PERAKUAN II.

CONTOHCONTOH : : TARIKH DAFTAR BAYARAN, Baucar TARIKH DAFTAR BAYARAN, Baucar BAYARAN, NOTA MINTA, PESANAN BAYARAN, NOTA MINTA, PESANAN TEMPATAN, PENYATA PEMUNGUT, WARAN TEMPATAN, PENYATA PEMUNGUT, WARAN PERUNTUKAN, Baucar JURNAL, WPUA. PERUNTUKAN, Baucar JURNAL, WPUA.

JENIS URUSNIAGAJENIS URUSNIAGA

CONTOHCONTOH : :110-01 WARAN PERUNTUKAN ASAL110-01 WARAN PERUNTUKAN ASAL110-02 WARAN PERUNTUKAN TAMBAHAN110-02 WARAN PERUNTUKAN TAMBAHAN110-03 PINDAHAN/VIREMEN110-03 PINDAHAN/VIREMEN120-20 NOTA MINTA LULUS120-20 NOTA MINTA LULUS120-60 DB – BIL/INVOIS TANPA PT DLL120-60 DB – BIL/INVOIS TANPA PT DLL120-70 BB DGN PT/WPUA/KONTRAK120-70 BB DGN PT/WPUA/KONTRAK

PERIHALPERIHAL

DI RUANG PERIHAL MODUL YANG DI RUANG PERIHAL MODUL YANG DIGUNAKAN DAN NAMA PENERIMA DIGUNAKAN DAN NAMA PENERIMA BAYARAN YANG AKAN TERCATIT DI BAYARAN YANG AKAN TERCATIT DI RUANG INI.RUANG INI.

TANGGUNGAN DI B/HTANGGUNGAN DI B/H

BUTIR-BUTIR URUSNIAGA DI RUANG BUTIR-BUTIR URUSNIAGA DI RUANG TANGGUNGAN YANG BELUM SELESAI, TANGGUNGAN YANG BELUM SELESAI, DI BAWA KE TAHUN HADAPAN KE DI BAWA KE TAHUN HADAPAN KE TAHUN KEWANGAN BARU SELEPAS TAHUN KEWANGAN BARU SELEPAS PENUTUPAN AKHIR TAHUNPENUTUPAN AKHIR TAHUN

PTJ/PK DAN PTJ/PK DAN PROG/AKT/PROJEKPROG/AKT/PROJEK

URUSNIAGA YANG DIMASUKKIRA URUSNIAGA YANG DIMASUKKIRA SEPERTI DI CAJ LINE DOKUMEN SEPERTI DI CAJ LINE DOKUMEN BERKENAAN.BERKENAAN.

(PTJ/PK rujuk Buku Kod Kementerian)(PTJ/PK rujuk Buku Kod Kementerian) (Prog/Akt/Projek rujuk Buku Belanjawan(Prog/Akt/Projek rujuk Buku Belanjawan & Buku Kod Kementerian utk Sub Aktiviti)& Buku Kod Kementerian utk Sub Aktiviti)

OBJEKOBJEK

RUANG INI MENCATAT KOD RUANG INI MENCATAT KOD PENJENISAN MENGIKUT OBJEK PENJENISAN MENGIKUT OBJEK LANJUTLANJUT

(Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5/2004)(Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5/2004)

RUJUKANRUJUKAN

NO. Baucar, NO. PESANAN TEMPATAN, NO. Baucar, NO. PESANAN TEMPATAN, NO. WARAN, NO. NOTA MINTA. NO NO. WARAN, NO. NOTA MINTA. NO RUJUKAN WARAN PERJALANAN RUJUKAN WARAN PERJALANAN UDARA, NO RUJUKAN DAFTAR UDARA, NO RUJUKAN DAFTAR BAYARANBAYARAN



MEMBAYAR

Pej. Perakaunan: 104 KEM KESIHATANJAB: 251 KEM KESIHATAN VOT JAB PTJ/ PROG/ AMANAH PROJEK SETIA CP OBJ PT/PK : 010305 IPKBK BAHAGIAN AKAUN PK AKT B42 251 010300 010300 15000

Tarikh JenisUrusniaga

Perihal

03/07/13 120-60 Daftar Bayaran Bil/Invois Tanpa PT dllROSNANI BT MEH



VOT JAB PTJ/ PROG/ AMANAH PROJEK SETIA CP OBJ PK AKT B42 251 010300 010300 21000

Tanggunganb/h

PTJ/PK Prog/Akt/Proj/Setia/CP/

Amanah

Objek No. Baucar/Rujukan

300.00 010305 010399 21106 U10004

DEBITDEBIT Baucar BayaranBaucar Bayaran Rekupmen PWRRekupmen PWR Pengurangan PeruntukanPengurangan Peruntukan Viremen KeluarViremen Keluar Peruntukan Kecil KeluarPeruntukan Kecil Keluar Jurnal – Urusniaga DebitJurnal – Urusniaga Debit Penyelarasan Rekod – Urusniaga DebitPenyelarasan Rekod – Urusniaga Debit

KREDITKREDIT Waran Peruntukan AsalWaran Peruntukan Asal Peruntukan TambahanPeruntukan Tambahan Viremen MasukViremen Masuk Peruntukan Kecil MasukPeruntukan Kecil Masuk Penyata Pemungut – Kredit PerbelanjaanPenyata Pemungut – Kredit Perbelanjaan Jurnal – Urusniaga KreditJurnal – Urusniaga Kredit Penyelarasan Rekod – Urusniaga KreditPenyelarasan Rekod – Urusniaga Kredit




Perihal

Debit Kredit

BakiMasihAda

BakiBayang

07/07/13 110-03 Viremen

0.001,000.00 1,000.00 1,000.00

08/07/13 110-05 Waran Peruntukan Kecil

100.00 0.00 900.00 900.00

07/07/13 110-01 Waran Asal

2,000.000.00 2,000.00 2,000.00

W00127000

No. RujSODO

W00227000

27000 W003

Prog/AKT

PTJ/PK

010600

010600

010600

010400

010400

010400

RIZAB/(DIJELAS)RIZAB/(DIJELAS)

Merekodkan urusniaga Nota Minta yang Merekodkan urusniaga Nota Minta yang telah diluluskan oleh Pegawai Perakuan IItelah diluluskan oleh Pegawai Perakuan II

Apabila Pesanan Tempatan diluluskan Apabila Pesanan Tempatan diluluskan ‘Rizab’ dikeluarkan dengan mencatitkan ‘Rizab’ dikeluarkan dengan mencatitkan amaun di dalam kurungan ( )amaun di dalam kurungan ( )

Membatalkan Nota MintaMembatalkan Nota Minta

RIZAB BELUM SELESAIRIZAB BELUM SELESAI Ruang ini merekodkan jumlah ‘Rizab Belum Ruang ini merekodkan jumlah ‘Rizab Belum

Selesai’. (Nota Minta belum dijana kepada Selesai’. (Nota Minta belum dijana kepada Pesanan Tempatan)Pesanan Tempatan)

Jika Nota Minta bertambah – ruang ini Jika Nota Minta bertambah – ruang ini dicampur (Kumulatif)dicampur (Kumulatif)

Jika Pesanan Tempatan diluluskan oleh Jika Pesanan Tempatan diluluskan oleh Pegawai Perakuan II jumlah dikurangkan – Pegawai Perakuan II jumlah dikurangkan – ditolak ditolak




Perihal

Debit Kredit Rizab/(Dijelas)

RizabBelumSelesai

BakiMasihAda

BakiBayang

03/07/13 120-01 Nota Minta Allmax Vision

500.00 0.00 0.00 500.00

900.00 900.00

900.00 400.00

04/07/13 120-01 Nota MintaTownpacks

300.00 0.00 800.00 900.00 100.000.00

Tangg. Kena/(Dijelas)Tangg. Kena/(Dijelas)

Merekodkan urusniaga Pesanan Merekodkan urusniaga Pesanan Tempatan yang telah diluluskan oleh Tempatan yang telah diluluskan oleh Pegawai Pegawai Perakuan IIPerakuan II Apabila Daftar Bayaran Dgn PT Apabila Daftar Bayaran Dgn PT diluluskan ‘Tanggungan’ dikeluarkandiluluskan ‘Tanggungan’ dikeluarkan

dengan mencatitkan amaun di dalam dengan mencatitkan amaun di dalam kurungan ( )kurungan ( )

Membatalkan tanggungan Membatalkan tanggungan

Tanggungan Belum SelesaiTanggungan Belum Selesai

Ruang ini merekodkan Jumlah Ruang ini merekodkan Jumlah ‘Tanggungan yang Belum Selesai’.‘Tanggungan yang Belum Selesai’. (Pesanan Tempatan belum dijana (Pesanan Tempatan belum dijana kepada Daftar Bayaran)kepada Daftar Bayaran) Jika Pesanan Tempatan bertambah – Jika Pesanan Tempatan bertambah –

ruang ini dicampur (kumulatif)ruang ini dicampur (kumulatif) Jika Daftar Bayaran dgn PT diluluskan Jika Daftar Bayaran dgn PT diluluskan

oleh Pegawai Perakuan II jumlah oleh Pegawai Perakuan II jumlah dikurangkan - ditolakdikurangkan - ditolak




Perihal

Debit Kredit Rizab/(Dijelas)

RizabBelumSelesai

BakiMasihAda

BakiBayang

04/07/13 120-01 Nota Minta Allmax Vision

0.00 0.00 300.00

0.00

800.00 900.00 100.00

0.00

Tangg/(Dijelas)

TanggBelumSelesai

04/07/13 120-20 PT – NM LulusAllmax Vision

(500.00) 300.00 500.00 500.00 400.00 100.0005/07/13 120-20 PT – NM Lulus

Townpack 0.00 0.00 (300.00) 300.00- 800.00 100.00 100.00

LIABILITILIABILITI Merekodkan urusniaga Daftar Bayaran Merekodkan urusniaga Daftar Bayaran

yang telah diluluskan oleh Pegawai yang telah diluluskan oleh Pegawai Perakuan II – Contoh: Tuntutan Perakuan II – Contoh: Tuntutan

Perjalanan, Invois/Bil, Pesanan Perjalanan, Invois/Bil, Pesanan Tempatan, Gaji DLLTempatan, Gaji DLL Apabila Daftar Bayaran Dgn PT/Tanpa Apabila Daftar Bayaran Dgn PT/Tanpa

PT diluluskan ‘Liabiliti’ dikeluarkanPT diluluskan ‘Liabiliti’ dikeluarkandengan mencatitkan amaun di dalam dengan mencatitkan amaun di dalam kurungan ( )kurungan ( )

Membatalkan Daftar Bayaran Membatalkan Daftar Bayaran

Liabiliti Belum SelesaiLiabiliti Belum Selesai Ruang ini merekodkan Jumlah Ruang ini merekodkan Jumlah ‘Liabiliti yang Belum Selesai’.‘Liabiliti yang Belum Selesai’. (Daftar Bayaran belum dijana (Daftar Bayaran belum dijana kepada kepada Baucar Bayaran)Baucar Bayaran) Jika Bil/Invois/Tuntutan Perjalanan/Gaji Jika Bil/Invois/Tuntutan Perjalanan/Gaji bertambah – ruang ini dicampur bertambah – ruang ini dicampur (kumulatif)(kumulatif) Jika Baucar Bayaran dgn PT/tanpa PT Jika Baucar Bayaran dgn PT/tanpa PT

diluluskan oleh Pegawai Perakuan II diluluskan oleh Pegawai Perakuan II jumlah dikurangkan - ditolakjumlah dikurangkan - ditolak




Perihal

Debit KreditTangg/Dijelas

TanggBelumSelesai

Liabiliti LiabilitiBelumSelesai

BakiMasihAda

BakiBayang

DB dgn PT

120-20 PT-NM LulusTownpack

0.00 0.00 300.00 800.00 100.00 100.00

06/07/13 120-50Allmax Vision

0.00 0.00 (500.00) 300.00 500.00 500.00 100.00 100.00

06/07/13 120-50 DB dgn PTTownpack

0.00 0.00 (300.00) - 300.00 800.00 100.00 100.00

05/07/13




Perihal

Debit KreditTangg/Dijelas

TanggBelumSelesai

Liabiliti LiabilitiBelumSelesai

BakiMasihAda

BakiBayang

DB Tanpa PT

120-50

0.00 0.00

06/07/13 120-60KSU

0.00 0.00 50.00 850.00 50.00 50.00

100.00

06/07/13 DB dgn PTTownpack

(300.00) - 300.00 800.00 100.00

Perbelanjaan BersihPerbelanjaan Bersih Ruang ini mencatitkan jumlah Ruang ini mencatitkan jumlah

Perbelanjaan Perbelanjaan Bersih (Perbelanjaan Bersih (Perbelanjaan Kumulatif) di buat Kumulatif) di buat hingga tarikhhingga tarikh

Setiap Baucar Bayaran yang telah Setiap Baucar Bayaran yang telah diluluskan oleh Pegawai Perakuan II, diluluskan oleh Pegawai Perakuan II, jumlah di ruang ‘Debit’ dicampur dengan jumlah di ruang ‘Debit’ dicampur dengan

jumlah perbelanjaan bersih di jumlah perbelanjaan bersih di ruang ruang iniini

Bagi Kredit Perbelanjaan yang direkod Bagi Kredit Perbelanjaan yang direkod diruang kredit ditolak dengan jumlah diruang kredit ditolak dengan jumlah perbelanjaan bersih di ruang ini perbelanjaan bersih di ruang ini




Perihal

Debit Kredit Liabiliti

LiabilitiBelum Selesai

Perbelanjaan Sebenar

BakiMasihAda

BakiBayang

06/07/13 120-60 DB Tanpa PT KSU

0.00 0.00 50.00 850.00 50.00 50.00

06/07/13 120-70 BB dgn PTAllmax Vision

500.00 0.00 (500.00) 350.00 500.00 50.00 50.00

06/07/13 120-70 BB dgn PTTownpack

300.00 0.00 (300.00) 50.00 800.00 50.00 50.00

BAKI MASIH ADA BAKI MASIH ADA Ruang ini merekodkan peruntukan yang Ruang ini merekodkan peruntukan yang

diterima pada kali pertama.diterima pada kali pertama. Baki Masih Ada bertambah :– Penerimaan Baki Masih Ada bertambah :– Penerimaan

Peruntukan, Batal PT/WPUA, Batal Peruntukan, Batal PT/WPUA, Batal Daftar Daftar Bayaran Inovis Tanpa PT, Kredit Bayaran Inovis Tanpa PT, Kredit

Perbelanjaan & Catitan Pelarasan.Perbelanjaan & Catitan Pelarasan. Baki Masih Ada Kurang :- Pengurangan Baki Masih Ada Kurang :- Pengurangan

Peruntukan, Debit Baucar, Tanggungan Peruntukan, Debit Baucar, Tanggungan dikenakan PT/WPUA, Tanggungan B/H dikenakan PT/WPUA, Tanggungan B/H

& & Catitan Pelarasan. Catitan Pelarasan.




Perihal

Debit Kredit Liabiliti

LiabilitiBelum Selesai


BakiMasihAda

BakiBayang

06/07/13 120-70 BB dgn PT Townpack

300.00 0.00 (300.00) 50.00 800.00 50.00 50.00

07/07/13 110-03 Viremen

450.00 50.000.000.00 800.00 500.00 500.00

08/07/13 120-80 BB Tanpa PTKSU

50.00 0.00 (50.00) - 850.00 500.00 500.00

BAKI BAYANG BAKI BAYANG Ruang ini merekodkan peruntukan yang Ruang ini merekodkan peruntukan yang

diterima pada kali pertama.diterima pada kali pertama.Baki Bayang bertambah :– Penerimaan Baki Bayang bertambah :– Penerimaan

Peruntukan, Batal Nota Minta/WPUA, Peruntukan, Batal Nota Minta/WPUA, Batal Batal Daftar Bayaran Inovis Tanpa PT, Daftar Bayaran Inovis Tanpa PT, Kredit Kredit Perbelanjaan & Catitan Pelarasan.Perbelanjaan & Catitan Pelarasan.Baki Bayang Kurang :- Pengurangan Baki Bayang Kurang :- Pengurangan Peruntukan, Debit Baucar, Tanggungan Peruntukan, Debit Baucar, Tanggungan dikenakan WPUA, Nota Minta, Tanggungan dikenakan WPUA, Nota Minta, Tanggungan

B/H & Catitan Pelarasan. B/H & Catitan Pelarasan.




Perihal

Debit Kredit RizabRizabBelumSelesai


Baki Masih Ada

BakiBayang

08/07/13 120-80 BB Tanpa PTKSU

300.00 0.00 850.00 500.00 500.00

09/07/13 120-01 Nota MintaWarisan

0.00 0.00 200.00 200.00 850.00 500.00 300.00

09/07/13 110-01 Waran Asal

0.00 300.00 200.00 850.00 800.00 600.000.00

TINDAKAN YANG PERLUTINDAKAN YANG PERLU

Memahami aliran urusniaga yang berlaku.

1.Proses Baucar bayaran dengan PT.2.Proses Baucar bayaran tanpa PT / Pendapatan Bercukai / Tuntutan Perjalanan / Gaji Selain Kakitangan3.Proses Waran Udara Pukal4.Proses Bayaran Pukal / Gaji Berkomputer5.Proses Rekupmen Panjar Wang Runcit6.Proses Baucar Bayaran ePerolehan7.Proses Waran Peruntukan

6262

KESAN TRANSAKSI KE DALAM REKOD BUKU VOT BV 381

TransaksiRizab /

(Dijelas)

Rizab

Belum

Selesai

Tanggungan

Liabiliti

Liabiliti

Belum

Selesai

Perbelanjaan

Bersih

Baki

Bersih

Baki

Bayan

g

Kena /

(Dijelas)

Belum

Selesai

i) Nota Minta

RM1,000 telah

dibuat Perakuan II.

- - - - - -

i) PT RM1,000 telah

dikeluarkan dibuat

Perakuan II

- - - -

i) Bil RM1,000

diterima dan

didaftarkan

(Perakuan I).

- - - - -

i) Baucar RM1,000

diluluskan

(Perakuan II).

- - - - - -

1. Proses Baucar Bayaran dengan PT (Pesanan Tempatan)

6363

1,000 (1,000)1,000

(1,000) (1,000) 1,000 1,000 (1,000)

(1,000) (1,000) 1,000 1,000

(1,000) (1,000) 1,000

2. Proses Baucar bayaran tanpa PT / Pendapatan Bercukai / Tuntutan Perjalanan / Gaji Selain Kakitangan


TransaksiRizab /

(Dijelas)

Rizab

Belum

Selesai

Tanggungan

Liabiliti

Liabiliti

Belum

Selesai

Perbelanjaan

Bersih

Baki

Bersih

Baki

BayangKena /

(Dijelas)

Belum

Selesai

i) Bil RM1,000

diterima dan

didaftarkan

(Perakuan I).

- - - - -

ii) Baucar RM1,000

diluluskan

(Perakuan II).

- - - - - -

6464

1,000 1,000 (1,000) (1,000)

(1,000) (1,000) 1,000

3. Proses Waran Udara PukalKESAN TRANSAKSI KE DALAM REKOD BUKU VOT BV 381

TransaksiRizab /

(Dijelas)

Rizab

Belum

Selesai

Tanggungan

Liabiliti

Liabiliti

Belum

Selesai

Perbelanjaan

Bersih

Baki

Bersih

Baki

BayangKena /

(Dijelas)

Belum

Selesai

i) WPU RM5,000

dikeluarkan

(Perakuan II)

- - - - -

i) Pembayaran

secara pukal

oleh

ANM/SAD

Pelarasan

Amaun Debit

- - - -

Pelarasan

Pemadanan

Waran Udara

- - - - - - -

6565

5,000

(5,000)

5,0005,000

(5,000)

(5,000) (5,000)

(5,000)(5,000)

4. Proses Bayaran Pukal / Gaji Berkomputer


TransaksiRizab /

(Dijelas)

Rizab

Belum

Selesai

Tanggungan

Liabiliti

Liabiliti

Belum

Selesai

Perbelanjaan

Bersih

Baki

Bersih

Baki

BayangKena /

(Dijelas)

Belum

Selesai

i) Pembayaran

secara pukal /

gaji berkomputer

oleh

JANM/SAD

- - - - - -

6666

1,000

6666

(1,000)(1,000)

5. Proses Rekupmen Panjar Wang Runcit


TransaksiRizab /

(Dijelas)

Rizab

Belum

Selesai

Tanggungan

Liabiliti

Liabiliti

Belum

Selesai

Perbelanjaan

Bersih

Baki

Bersih

Baki

BayangKena /

(Dijelas)

Belum

Selesai

i) Daftar Bayaran

RM1,000

diterima dan

didaftarkan

(Perakuan I).

- - - - -

i) Baucar RM1,000

diluluskan

(Perakuan II).

- - - - - -

6767

(1,000)

1,000 1,000 (1,000) (1,000)

(1,000) 1,000

6. Proses Baucar Bayaran ePerolehan


TransaksiRizab /

(Dijelas)

Rizab

Belum

Selesai

Tanggungan

Liabiliti

Liabiliti

Belum

Selesai

Perbelanjaan

Bersih

Baki

Bersih

Baki

BayangKena /

(Dijelas)

Belum

Selesai

i) Pesanan Tempatan

eP RM1,000 telah

diluluskan.

- - - - -

i) Bil RM1,000

diterima dan

padanan bayaran

dibuat.

- - - - -

i) Baucar RM1,000

diluluskan

(Perakuan II).

- - - - - -

6868

1,000(1,000)

1,0001,000

(1,000)

(1,000) (1,000)

1,000

(1,000) 1,000(1,000)

7. Proses Waran Peruntukan – Maklumat Peruntukan KESAN TRANSAKSI KE DALAM REKOD BUKU VOT BV381

Transaksi

Seperti Di Dlm

Anggaran Tahun

Tambahan Pindahan DiTarik Peruntukan Kecil DiBatal Dipinda Di

RizabDipinda (Bayang)

i) Waran Peruntukan Asal

100,000.00 - - - - - 100,000.00 100,000.00

i) Waran Peruntukan Tambahan

- 50,000.00 - - - - +50,000.00 - +50,000.00

i) Waran Peruntukan Pindahan/ Viremen

- 50,000.00 /(50,000.00) - - - - +50,000.00 /

(50,000.00) - +50,000.00 /(50,000.00)

i) Waran DiTarik - - - (50,000.00) - - (50,000.00) - (50,000.00)

i) Waran Peruntukan Kecil

- - - - 50,000.00 /(50,000.00) - 50,000.00 /

(50,000.00) - 50,000.00 /(50,000.00)

i) Waran Batal - - - - - 50,000.00 /(50,000.00)

50,000.00 /(50,000.00) - 50,000.00 /

(50,000.00)6969

Proses Waran Peruntukan – Catatan Urusniaga KESAN TRANSAKSI KE DALAM REKOD BUKU VOT BV 381

Transaksi +/- Debit Kredit Baki Bersih Baki Bayang

i) Waran Peruntukan Asal + 100,000.00 100,000.00 100,000.00

i) Waran Peruntukan Tambahan + 50,000.00 +50,000.00 +50,000.00

i) Waran Peruntukan Pindahan /

Viremen

+

50,000.00 +50,000.00 +50,000.00

- 50,000.00 (50,000.00) (50,000.00)

i) Waran DiTarik - 50,000.00 (50,000.00) (50,000.00)

i) Waran Peruntukan Kecil + 50,000.00 +50,000.00 +50,000.00

- 50,000.00 (50,000.00) (50,000.00)

i) Waran Batal + 50,000.00 +50,000.00 +50,000.00

- 50,000.00 (50,000.00) (50,000.00)7070

PERKARA YANG PERLU DI PERKARA YANG PERLU DI BERI PERHATIAN OLEH PTJBERI PERHATIAN OLEH PTJ

Memastikan vot tidak dilampauiMemastikan vot tidak dilampaui

Memastikan Rizab, Tanggungan dan Memastikan Rizab, Tanggungan dan Liabiliti diselesaikan dari masa ke Liabiliti diselesaikan dari masa ke semasa semasa

buku vot espkb

Documents