PENGURUSAN PROGRAM

PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA

DCE 3106Pensyarah

Dr. Jamilah Othman

En. Lambak Tompang

Unit 5

PERANCANGAN PROGRAM

Topik-Topik Yang Dibincangkan Di Dalam

Unit Ini Adalah:

1. Perancangan

2. Mengkaji situasi

3. Pembentukkan Objektif

4. Pembentukkan Dokumen

Definisi Perancangan

1. Proses pemilihan aktiviti dan memasukkan aktiviti tersebut dalam jadual.

2. Proses memilih dan menyusun aktiviti yang disesuaikan mengikut jadual dan ianya melibatkan proses membuat keputusan (Maimunah, 1999)

3. Rahim (1978) menyatakan perancangan tanpa diikuti dengan tindakan adalah sia-sia ; tetapi tindakan tanpa perancangan adalah merbahaya.

4. Oleh yang demikian, perancangan perlu diikuti dengan tindakan sewajarnya untuk mencapai matlamat yang telah ditetapkan dan setiap tindakan perlu dirancang supaya proses pencapaian matlamat yang telah ditetapkan akan berjalan dengan lancar.

Tujuan Perancangan

Perancangan bertujuan untuk bertindak demi memprogram sistem supaya segala gerak balas akan berterusan dan sesuai (Wan Azmi, 1998)

Terdapat 10 Tujuan Perancangan1. Menjelaskan setepat sasaran yang sering bergerak dan

berubah

2. Mengesan dan memilih kemudahan dan sumber yang sesuai dalam persekitaran

3. Merapatkan jurang perbezaan yang memungkinkan tindakan berat sebelah

4. Mengelakkan daripada pertindihan

5. Mengelakkan daripada kepungan atau gerak balas yang keterlaluan atau tidak mustahak

6. Mengelakkan daripada kurikulum yang tidak boleh dilentur

7. Mentaksir kehendak, keupayaan dan kemampuan kelompok sasaran dan institusi

8. Mengkaji dan memilih kurikulum

9. Menentukan keutamaan dalam memilih kurikulum

10. Memperbetulkan keutamaan setelah mendapat maklum balas

Langkah-Langkah Perancangan

Terdapat 9 langkah utama dalam perancangan

1. Mengenalpasti skop program

2. Mengkaji situasi

3. Mengenalpasti masalah

4. Mengumpul maklumat

5. Menganalisis maklumat yang dikumpul

6. Mengenalpasti cadangan alternatif

7. Membentuk objektif

8. Membentuk pengalaman pembelajaran

9. Memutuskan pelan tindakan

Persoalan Utama Dalam PerancanganTiga Persoalan Utama Dalam Perancangan Ialah :

I. Bahan1. Apakah bahan mentah yang diperlukan

2. Bagaimana boleh didapatkan

3. Apakah bahan terkini mampu membawa perubahan kepada sistem, kemahiran istimewa dan lain-lain

4. Apakah bahan yang diperlukan boleh diperolehi pada masa yang diperlukan

5. Berapa banyak yang diperlukan

6. Berapakah nilai yang perlu dibayar

II. Perkaedahan1. Perkaedahan bagaimanakah yang dipilih sebagai

pilihan utama

2. Bagaimanakah segala maklumat dapat dikumpul, dilapor dan direkod

3. Berapa banyak maklumat yang perlu dikumpul, dilapor dan direkod

4. Bagaimana kaedah pemilihan peserta

5. Bagaimana segala maklumat yang ada dan yang akan didapati dapatdimanfaatkan

6. Bagaimana memastikan setiap peserta mendapat pendedahan secukupnya

III. Kewangan1. Apakah sumber kewangan yang ada untuk

memenuhi objektif program

2. Berapakah belanjawan yang difikirkan

3. Bagaimana kos boleh dikurangkan

4. Bagaimana untuk menampung kekurangan belanjawan, jika berlaku

5. Apakah kesan keseluruhan program kepada aliran tunai (cashflow)

Ciri-Ciri Perancangan Yang BaikJaafar (1999) sembilan ciri perancangan yang baik :

1. Fleksibeliti

2. Keberkesanan kos

3. Kerasionalan

4. Ketepatan

5. Keformalan

6. Kerahsiaan

7. Jangka waktu

8. Kerelevanan

9. Penyeluruhan

Mengkaji Situasi1. Asas kepada perancangan program

2. Mengetahui kehendak dan keinginan serta masalah yang dihadapi oleh penerima

3. Melibatkan penerima dalam proses perancangan

Terdapat Empat Tahap Dalam Mengkaji

Situasi :1. Apakah keadaan sepatutnya

2. Apakah keadaan sekarang

3. Mengukur jurang perbedaan

4. Menilai jurang perbedaan

Apakah Keadaan SepatutnyaTerdapat beberapa punca untuk mengetahui keadaan ini

iaitu :

1. Dari pihak penerima

2. Dari alam persekitaran

3. Dari pakar rujuk

Apakah Keadaan SekarangTerdapat beberapa punca untuk mengetahui keadaan ini

Iaitu :

1. Dari pihak penerima

2. Dari alam persekitaran

3. Dari pakar rujuk

4. Dari fail-fail / dokumen

Mengukur Jurang Perbedaan Untuk mengetahui perbezaan antara peringkat

keadaan sepatutnya dengan keadaan sekarang. Maklumat yang boleh diperolehi adalah :

1. Dari pihak penerima

2. Dari alam persekitaran

3. Dari pakar-pakar rujuk

4. Menilai jurang perbedaan

Untuk menentukan keutamaan dan proses membuat keputusan berdasarkan maklumat yang telah dikumpulkan dan seterusnya meninjau pendapat dan situasi :

1. Dari pihak penerima

2. Dari alam persekitaran

3. Dari pakar rujuk

Objektif1. Perlulah mempunyai arah dan matlamat yang jelas

2. Pelulah selari dengan tujuan dan kemampuan sesuatu organisasi

3. Adalah hasil yang dijangkakan terhadap perlaksanaan sesuatu siri aktiviti program

Kepentingan Objektif1. Kompas dalam proses pembentukan program

2. Memberi arah pendekatan dan strategi program

3. Mencadangkan jenis aktiviti dan sumber yang diperlukan

4. Gambaran siapa dan bilangan kumpulan sasaran

5. Menggambarkan jenis perubahan yang ingin dicapai

6. Menjelaskan persediaan daripada pihak penerima

7. Asas kepada penilaian

8. Membuka jalan untuk membuat keputusan, ramalan dan cadangan program seterusnya

9. Mencadangkan jenis maklumat yang diperlukan

10. Cara mengumpul, menganalisa dan mengintepritasi maklumat

Jenis-Jenis ObjektifBergantung kepada beberapa faktor iaitu :

i. Jangka masa untuk mencapai objektif tersebut – jangkamasa panjang / jangkamasa pendek

ii. Objektif umum dan khusus

iii. Objektif peringkat individu, keluarga atau kumpulan

1. Objektif jangkamasa pendek

perlu dicapai dengan segera

2. Objektif jangkamasa panjang

perlu dicapai hasil gabungan daripada semua objektif jangkamasa pendek dan ianya juga

dikenali sebagai objektif progam keseluruhan

3. Objektif umum

Kurang jelas parameter dan sukar diukur

4. Objektif spesifik

Parameter yang jelas dan lebih mudah diukur

5. Objektif peringkat individu dan keluarga

Menitikberatkan pencapaian dari segi perubahan perlakuan sama ada secara kognitif, efektif atau psikomotor.

6. Objektif peringkat kumpulan

Sukar dinilai kerana ianya melibatkan masa yang panjang dan individu yang ramai

Peringkat-Peringkat ObjektifTerdapat tiga peringkat objektif iaitu :

1. Peringkat nasional

2. Peringkat program

3. Peringkat penerima

Objektif Peringkat Nasional

1. Dibentuk mengikut mandat dan tanggungjawab yang diberikan

2. Berdasarkan falsafah dan rasional penubuhan sesuatu organisasi

3. Bertujuan memperbaiki taraf ekonomi, sosial dan infrastruktur

Objektif Peringkat Program

1. Situasi yang hendak dicapai diakhir sesuatu program melalui aktiviti yang dilaksanakan

2. Bergantung kepada jenis program yang dirancangkan

3. Lebih menyeluruh dan banyak bergantung kepada gabungan objektif jangka pendek yang lain.

Objektif Peringkat Penerima

1. Sebahagian daripada objektif peringkat jangka pendek

2. Dipengaruhi oleh banyak faktor

i. kesediaan untuk menerima oleh penerima

ii. jenis program yang diikuti

iii. interaksi antara penerima dan penganjur

iv. keadaan persekitaran dan faktor luaran

v. perlu selari dan saling menyokong program atau misi sesebuah organisasi

Peringkat-Peringkat Objektif

Objektif di peringkat kebangsaan

Objektif di peringkat program

Objektif di peringkat penerima

Aktiviti pembelajaran

Teknik Membentuk Objektif Spesifik1. Terdapat beberapa teknik untuk membentuk objektif

spesifik iaitu

2. Menunjukkan secara spesifik siapa penerima, arah dan magnitud perubahan yang hendak dicapai dan jangkamasa yang diperlukan

3. Boleh diukur bukan sahaja secara kuantitatif tetapi juga secara kualitatif

4. Dirangka mengikut kebolehan dan keupayaan penerima

5. Munasabah, tidak emosional dan mampu dilakukan dalam konteks setempat

Prinsip pembentukan objektif1. Memerlukan penglibatan semua pihak supaya

kerjasama dan persefahaman dapat menjayakan objektif yang dibentuk

2. Perlu dikaji dan dianalisis supaya tidak berlaku sebarang masalah

3. Perlu menunjukkan perubahan yang ingin dicapai terutamanya dari sudut KASA

Peranan Pengamal Sumber Manusia Dalam

Pembentukan Objektif1. Analisis persekitaran luaran dan dalaman organisasi

2. Strategik dan berdaya saing

3. Berkaitan isu-isu yang sejajar dengan matlamat organisasi

4. Membawa input kepada organisasi

5. Bersepadu, berkesan dan mempunyai rangka masa (frame time)

6. Rangka matlamat yang jelas, mantap dan efisyen

Pembentukan objektif perlu dibuat mengikut akronim

SMART

Kriteria pembentukkan objektifKriteria pembentukkan objektif adalah berlandaskan konsep SMART

S = Spesific

M = Measurable

A = Achievable

R = Rewarding

T = Time – bound

Analisis SWOT pula digunakan untuk mengenalpasti konflik dan tekanan yand wujud dalam pembentukkan objektif

S = Strenghts

W = Weaknesses

O = Opportunities

T = Threats

Analisis SWOT adalah untuk mengenalpasti jurang

perbezaan antara keadaan sebenar dengan keadaan

sepatutnya

Terdapat dua jenis keperluan iaitu :

1. Keperluan yang dirasai atau felt need

2. Keperluan yang tidak dirasai atau unfelt need

Masalah / Keperluan

Apa yang sepatutnya

Apa yang sebenarnya

Pembentukkan Dokumeni. Perancangan perlu didokumenkan kerana setiap

elemen atau aspek yang dirangka dapat diingati dan diperincikan satu persatu semasa perlaksanaan kelak

ii. Proses mendokumentasikan perlu mengambilkira perkara-perkara berikut :

1. Jangka masa

2. Tarikh

3. Kelompok sasaran

4. Bilangan peserta

5. Tempat perlaksanaan

6. Kemudahan di tempat perlaksanaan

7. Objektif program – umum dan khusus

8. Aktiviti (program) yang hendak dijalankan

9. Kemudahlenturan atau fleksibiliti aktiviti

10. Jenis dan bilangan sumber yang ada, diperlukan dan dijangka

11. Perbelanjaan

12. Siapa pelaksana

13. Cara perlaksanaan

14. Penilaian – jenis dan bentuk

Unit 6

PeERLAKSANAAN PROGRAM

Di Dalam Unit Ini Topik-Topik Yang Akan

Disentuh Adalah :

1. Definisi perlaksanaan

2. Falsafah

3. Prinsip

4. Strategi dan Bentuk

Definisi Perlaksanaan Program1. Satu proses menterjemah, melaku, membuat atau

mengimplimentasikan segala perancangan program yang telah dilakukan secara eksplisit

2. Segala yang dirancang perlu diikuti sehampir mungkin

Falsafah1. Perlaksanaan program pengurusan PSM mempunyai

beberapa falsafah seperti

2. Mempraktikkan pengetahuan

3. Pendidikan sebagai agen perubahan

4. Pengurangan perbezaan antara individu

5. Pembentukkan perubahan yang kekal

6. Berteraskan maklumat yang sah

7. Proses demokrasi

PrinsipPrinsip-prinsip perlaksanaan ialah :

1. Pembentukkan perubahan atau pembaikan

2. Perlaksanaan secara beransur

3. Mengikut keperluan

4. Penilaian berterusan

5. Meliputi semua kelompok sosial

6. Selaras dengan polisi dan dasar sesebuah organisasi

Tujuan Perlaksanaan

Tujuan utama adalah :

1. Mencapai objektif

2. Pengamal pembelajaran

3. Pembuktian perancangan

4. Pemindahan kemahiran, pengetahuan, sikap yang membawa kepada perubahan KASA

Peranan Pengamal Sumber Manusia Dalam

Perlaksanaan Program PSMTerdapat beberapa peranan pengamal antaranya adalah :

1. Penganalisis keperluan

2. Perancang

3. Pengurus

4. Perekabentuk program

5. Pelaksana atau pengajar

6. Pemudahcara

7. Agen perubahan

8. Penilai

Bentuk Perlaksanaan ProgramTerdapat tiga bentuk perlaksanaan program :

1. Sebelum program

2. Semasa program

3. Selepas program

Sebelum Program

Antara peranan pengamal PSM diperingkat ini adalah :

• Pemilihan peserta

• Penentuan tempat

• Mengenalpasti dan menentukan kemudahan

• Membuat makluman

• Menyediakan senarai semak

Semasa Program

Peranan pengamal PSM diperingkat ini adalah :

• Pengurus sumber

• Pakar rujuk

• Pelaksana

• Penilai

Selepas Program

Diperingkat ini pengamal peranan pangamal PSM adalah :

1. Penilai

2. Pelapor

3. Perancang

Strategi Dan Teknik Pelaksanaan Keberkesanan strategi dan teknik mengikut matlamat program

Matlamat program Teknik dan strategi yang paling berkesan

Pemerolehan pengetahuan

Syarahan

Mengubah sikap Perbincangan kumpulan

Kemahiran menyelesaikan masalah

Kajian kes

Kemahiran berkomunikasi

Lakonan peranan

Main peranan

Penerimaan pelatih Kajian kes

Pengekalan pengetahuan

Program pengajaran

Pembentukkan Dokumen Penting untuk memudahkan proses penyemakkan

semula

Jenis DokumenTerdapat dua jenis dokumen yang utama :

i. Semasa perlaksanaan

1. Merangkumi segala maklumat tentang perkara yang berlaku, bagaimana perjalanan aktiviti dan reaksi peserta

2. Dijadikan asas untuk pembentukkan dokumen selepas perlaksanaan

ii. Selepas pelaksanaan

Merangkumi kepada aspek perjalanan program penilaian dan menjawap persoalan-persoalan berikut:

1. Bagaimana perlaksanaan program?

2. Apakah kelemahan sewaktu program berlangsung?

3. Apakah punca kelemahan?

4. Bagaimana mengatasi kelemahan?

5. Apakah objektif program dicapai?

6. Jika tidak dicapai, mengapa?

7. Jika dicapai, pencapaian yang bagaimana?

Unit 7

PENILAIAN PROGRAM

Topik-Topik Yang Akan Disentuh Dalam

Unit Ini Adalah:

1. Definisi

2. Kepentingan

3. Tujuan

4. Bentuk

5. Strategi, teknik dan jenis

6. Indikator penilaian

Definisi Penilaian Menurut Steele, penilaian merupakan satu proses

untuk menentukan nilai sesuatu program

Penilaian melibatkan tiga peringkat utama :

1. Menentukan kriteria

2. Pengumpulan bukti

3. Membuat pertimbangan

Kriteria

Bukti

Pertimbangan

Konsep Penilaian

Usaha-usaha yang dibuat oleh setiap perancangan dan perlaksanaan program yang bertujuan untuk mengetahui nilai dan makna sesuatu program

Kenapa Menilai1. Mengkaji kemajuan tercapai

2. Mengenalpasti faktor manakah yang membawa perubahan

3. Maklumat asas untuk masa depan

Peringkat PenilaianPenilaian dibahagikan kepada 3 peringkat :

1. Penilaian harian

2. Penilaian dengan menyoal diri sendiri

3. Penilaian sendirian

Faedah Penilaian1. Mengetahui sama ada sesuatu program itu benar-

benar telah mencapai objektif seperti yang diharapkan

2. Mengukur kemajuan diperingkat perlaksanaan

3. Perancangan program berperasaan terjamin setelah melaksanakan tugas-tugasnya dengan sempurna, berpandukan matlamat rancangan

4. Penilaian adalah alat terbaik untuk mengetahui keberkesanan dan kejayaan sesuatu program

5. Digunakan sebagai asas untuk tindakan lanjut iaitu sama ada aktiviti berkesan, belanjawan mencukupi dan sebagainya

6. Memperbaiki sikap profesional

Jenis Penilaian

Terdapat dua jenis penilaian iaitu :

i. Penilaian formal

Kriteria bukti pertimbangan

ii. Penilaian tidak formal

Pertimbangan bukti Kriteria

Penilaian Formatif Dan Sumatif

Penilaian formatif

Dibuat semasa program dijalankan

Penilaian sumatif

Dilakukan semasa akhir program

Penilaian KIPH Stufflebeam telah mengemukan model penilaian KIPH

yang meliputi

1. Penilaian konteks / situasi

2. Penilaian input

3. Penilaian proses

4. Penilaian hasil

Kaedah Penilaian1. Kualitatif

2. kuantitatif

Proses Penilaian1. Terdapat beberapa peringkat dalam proses penilaian

2. Tentukan apakah tujuan dilakukan penilaian

3. Tentukan kriteria penilaian yang akan dibangunkan

4. Tentukan bukti-bukti yang diperlukan serta cara untuk mendapatkan

5. Buat pertimbangan dengan membandingkan bukti dengan kriteria

6. Laporkan hasil penilaian

Kriteria PenilaianModel 7 S McKinsey

1. S = strategy

2. S = systems

3. S = staff

4. S = skills

5. S = style

6. S = shared values

7. S = structure

Kriteria Khusus PenilaianInput

1. Perancanaan Program

i. menilai objektif rancangan

ii. teknik merancang

iii. isi kandungan

2. Input Dirancang

i. keperluan masa

ii. keperluan tenaga

iii. peruntukan

iv. kemudahan dan sumber

v. cara penggunaan sumber

3. Input Digunakan Sebenar

Aktiviti

i. kegiatan apakah yang telah dilakukan

ii. perkara yang telah ditunjuk ajar

iii. perkara yang telah diperkenalkan dalam program

Penglibatan

i. bilangan penerima dilibatkan

ii. sejauh mana dilibatkan

iii. penglibatan pemimpin

Reaksi

1. Reaksi penerima

i. adakah mereka berpuashati

ii. bagaimana dengan minat dan kerjasama

iii. adakah pelaksana berpuashati dengan penglibatan penerima

Perubahan KASA (Knowledge, attitude, skill, aspiration)

i. antara sebelum dan selepas mengikuti program

Perubahan Amalan

i. apakah amalan terhadap sesuatu perkara / tugas dan selepas menjalani program

ii. Kemajuan daripada penggunaan amalan

Aspirasi

i. individu

ii. keluarga

Tugasan Pengurusan Program Sumber Manusia Semester Mei 2003/2004

Tugasan ini boleh dilakukan sama ada secara individu atau berkumpulan tidak lebih daripada tiga (3) orang sekumpulan

Bilangan muka surat tugasan adalah antara 25 – 30 muka surat termasuk rujukan

Tajuk Tugasan

Dengan mengambil mana-mana satu program yang melibatkan pembangunan sumber manusia yang anda terlibat secara langsung, analisis program tersebut secara komprehensif yang melibatkan aspek :

1. Bagaimana program tersebut dibentuk

2. Bagaimana pembentukan, pengagihan dan penyelarasan tugas AJK

3. Bagaimana memastikan program tersebut dilaksanakan

4. Bagaimana perjalanan program

5. Apakah kekuatan dan kelemahan program

6. Apakah cadangan pembaikan dalam program tersebut (1 – 5)

7. apakah cadangan kesinambungan program

8. Apakah pengalaman pembelajaran anda dalam program tersebut

Nota : Harus diingatkan, penglibatan anda dalam

program tersebut perlu di buktikan

Sekian

Terima Kasih