GARIS PANDUAN

MENJALANKAN KERJA-KERJA

PERKHIDMATAN PERUNDINGAN

BIRO RUNDINGAN

PUSAT HUBUNGAN INDUSTRI

DAN PENGKOMERSIALAN

1

ISI KANDUNGAN

Muka Surat

1.0 PENGENALAN 1.1 Takrifan 1.2 Objektif 1.3 Fungsi

2.0 PERKHIDMATAN PERUNDINGAN

2.1 Takrifan 2.2 Jenis perkhidmatan perundingan 2.3 Kerja-kerja bukan perkhidmatan perundingan

3.0 PERKHIDMATAN LATIHAN

3.1 Pengenalan dan Takrifan 3.2 Jenis Perkhidmatan Latihan 3.3 Jenis-Jenis Kursus Yang Ditawarkan

4.0 PERATURAN AM UNIVERSITI

4.1 Peraturan Penglibatan Staf USIM 4.2 Peraturan Penggunaan Kemudahan USIM

5.0 PERLANTIKAN STAF PERUNDING

5.1 Perlantikan Ketua Projek dan Perunding 5.2 Perlantikan Pembantu Perunding (Pentadbiran &

Sokongan) 6.0 PROSEDUR PERMOHONAN KERJA PERUNDINGAN

6.1 Kebenaran Kerja Perundingan 6.2 Akaun Tabung Perundingan 6.3 Pelaksanaan Projek 6.4 Penyediaan Kerta Cadangan Kerja-kerja Perundingan 6.5 Permohonan, Pengurusan dan Belanjawan Kursus

7.0 PEMBAYARAN

7.1 Jenis Pembayaran 7.2 Peraturan Pembayaran 7.3 Kadar Bayaran bagi Perkhidmatan Pengajaran 7.4 Kadar Bayaran bagi Perkhidmatan Perundingan 7.5 Kadar Bayaran Perundingan Mengikut Per Diem 7.6 Potongan Bayaran Honorarium Staf kepada Universiti 7.7 Kos Persiapan Projek 7.8 Kadar bayaran untuk lain-lain kursus 7.9 Mod Pembayaran

8.0 CARTA ALIR

9.0 SUMBER RUJUKAN

2 3

4

5

7 8

9

10

11 12

13

14 15 16 17

18 19

20

23

SULIT

2

1. PENGENALAN

1.1 TAKRIFAN

Universiti Sains Islam Malaysia (USIM) sememangnya menggalakkan hubungan dan jalinan

antara stafnya dengan pihak luar termasuk badan-badan berkanun, kerajaan dan bukan

kerajaan. Penglibatan staf USIM melalui kerja-kerja perundingan akan dapat meningkatkan

tahap akademik dan profesionalisme mereka. Walau bagaimanapun, kerja-kerja sedemikian

akan mendedahkan pihak USIM serta stafnya kepada unsur-unsur risiko kewangan dari

beberapa aspek. Bahagian ini mengandungi langkah-langkah kerja dan mekanisme bagi

menentukan kos serta keuntungan daripda kerja-kerja luar yang dijalankan. Dengan

penubuhan Biro Rundingan secara rasminya, maka adalah menjadi tanggungjawab Biro

Rundingan untuk menyediakan Garis Panduan Menjalankan Kerja-kerja luar dalam usaha

menjana pendapatan kepada USIM.

1.2 OBJEKTIF

i. Berfungsi sebagai pusat komersial dan bertanggungjawab mewujudkan

perhubungan dengan industri, agensi kerajaan dan masyarakat luar dalam bidang-

bidang kepentingan bersama.

ii. Bertanggungjawab memastikan agar kerja-kerja dijalankan dengan cekap dan

memberi perkhidmatan pada tahap profesional yang tinggi.

iii. Memberi khidmat kepakaran dan nasihat kepada masyarakat luar dalam pelbagai

bidang dan isu.

iv. Khidmat kepakaran dan rundingan kepada pihak luar merangkumi bidang akademik,

penyelidikan dan pengkomersialan hasil penyelidikan.

v. Mengkomersialkan hasil-hasil penyelidikan yang telah dijalankan oleh pakar-

pakar/ahli-ahli akademik Universiti.

vi. Mengadakan kerjasama demi kepentingan bersama dan mewujudkan jaringan

hubungan yang lebih erat antara USIM dengan pihak luar.

vii. Mempromosikan dan memasarkan hasil penyelidikan.

viii. Mewujudkan interaksi dua hala yang lebih terarah atau terfokus mengikut skop-skop

yang telah dipersetujui antara USIM dan agensi / organisasi terpilih.

SULIT

3

1.3 FUNGSI

Biro Rundingan, PHIP bertindak sebagai pusat laluan utama bagi semua kerja yang

melibatkan pembayaran atau berbentuk komersial, di antara staf USIM yang menyediakan

perkhidmatan dengan pelanggan luar yang memerlukan perkhidmatan tersebut. Kadar

bayaran untuk perkhidmatan-perkhidmatan tersebut mestilah dapat memberikan pulangan

kepada USIM dan juga kepada stafnya sebagai pendapatan tambahan.

Pada masa yang sama, USIM sebagai salah sebuah Institusi Pengajian Tinggi Awam di

Malaysia, bertanggungjawab:

i. Memberi perkhidmatan kepada masyarakat.

ii. Menyediakan pendidikan bertahap antarabangsa.

iii. Menggalakkan penyelidikan yang bermutu tinggi.

iv. Memastikan mutu perkhidmatan yang disediakan sentiasa berada pada tahap yang

memuaskan.

Sumber-sumber di USIM boleh digembleng untuk menyediakan khidmat perundingan serta

menjalankan projek atau kontrak dengan menggunakan kepakaran dan kemudahan yang

sedia ada. Dalam hal ini, peranan Biro Rundingan, PHIP ini seharusnya dilihat sebagai

penyelaras yang bersifat proaktif dan berkesan, dan menentukan agar dasar-dasar

universiti dipatuhi, kadar-kadar perundingan diseragamkan dan bukannya bertindak sebagai

Badan Pengawas. Mutu dan kecekapan perkhidmatan yang ditawarkan melibatkan bukan

sahaja nama baik staf berkenaan secara individu tetapi juga nama baik USIM.

SULIT

4

2. PERKHIDMATAN PERUNDINGAN

2.1 TAKRIFAN

Perundingan berasaskan kepakaran ditakrifkan sebagai kegiatan seseorang atau

sekumpulan orang untuk memberi perkhidmatan kepakaran atau kemahiran kepada pihak

yang memerlukan. Kerja-kerja sedemikian mungkin berbentuk lisan atau berbentuk laporan

bertulis sebagai hasilnya. Klien bertanggungjawab sama ada menerima atau menolak

nasihat tersebut.

2.2 JENIS PERKHIDMATAN PERUNDINGAN

USIM melalui Biro Rundingan, Pusat Hubungan Industri dan Pengkomersialan (PHIP)

menyediakan pelbagai jenis perkhidmatan perundingan kepada pihak swasta dan juga

badan-badan berkanun. Perkhidmatan-perkhidmatan perundingan yang diberikan

berbentuk:

a) Perkhidmatan Perundingan

Nasihat Pakar

Analisis

Reka bentuk

Laporan

a) Penyelidikan kontrak

2.3 KERJA-KERJA BUKAN PERKHIDMATAN PERUNDINGAN

a) Persidangan / Forum

b) Menjalankan kerja-kerja sebagai pemeriksa luar, penilai akademik, pensyarah

jemputan atau menjalankan kursus untuk IPTA sahaja

c) Bertindak sebagai pemeriksa tesis untuk IPT dalam dan luar negeri

d) Bertindak sebagai penilai untuk kenaikan pangkat di IPT lain

e) Menjadi penyunting jurnal atau makalah yang berkaitan dengan profesion.

Kursus, seminar atau bengkel yang dijalankan oleh PTJ di USIM sebagai proses

pengembangan dan penyebaran ilmu dan bersifat akademik tanpa apa-apa bayaran

professional tidak perlu melalui PHIP.

SULIT

5

3.0 PERKHIDMATAN LATIHAN

3.1 PENGENALAN

Perkhidmatan latihan menerusi penawaran kursus kepada pihak luar adalah sejajar dengan

tanggungjawab sosial USIM kepada masyarakat dan dapat membantu usaha kerajaan dan

pihak swasta memantapkan tahap kepakaran para pekerja masing-masing. USIM dengan

kepakaran yang pelbagai dapat menyediakan kursus, seminar dan workshop (latihan amali)

kepada pihak luar secara berkesan pada tahap yang dikehendaki. Permintaan terhadap

kursus-kursus yang ditawarkan dan kursus-kursus baru dijangka akan bertambah pada

masa akan datang.

3.2 JENIS PERKHIDMATAN LATIHAN

Bengkel

Seminar

Program Kerjasama (Francais)

Program Berkembar (Twinning)

Kursus Terbuka

Kursus Pendidikan Berterusan

Kursus Jangka Pendek

Kursus Khas untuk Satu jenis Kumluan klien

Kursus komersial atau khidmat masyarakat

3.3 JENIS-JENIS KURSUS YANG DITAWARKAN

Kursus-kursus yang ditawarkan melalui Biro Rundingan terdiri daripada yang berbentuk

akademik dan bukan akademik. Berikut adalah jenis-jenis kursus yang dimaksudkan:

3.3.1 Kursus Bercorak Akademik

a) Program Kerjasama (Francais)

Bagi program ini, USIM melalui salah satu Fakulti/Pusat Pengajian/Unit akan

menyediakan satu pakej kurikulum daripada program pengajian yang sedia ada.

Pakej ini akan digunakan oleh kolej swasta atau kerajaan bagi pengajaran di tempat

masing-masing. Pihak USIM juga bertanggungjawab menyediakan modul (jika

diperlukan), untuk mengawal mutu program dan membuat sebarang

pengubahsuaian kurikulum (mengikut keperluan semasa) sepanjang masa kontrak.

Staf USIM tidak terlibat dalam pengajaran dan tugas mereka hanyalah sebagai

perunding yang menjalankan pengawasan mutu program tersebut dan menjalankan

proses ke arah graduasi seperti disyaratkan oleh Universiti. Kontrak bagi sesuatu

francais tidak melebihi tiga tahun. Pelajar yang telah berdaftar tidak boleh diabaikan,

tetapi perlu mendapat jaminan mereka berpeluang menamatkan pengajian dengan

SULIT

6

jayanya. Sijil/diploma akan dikeluarkan oleh USIM dan bukannya dari kolej

franchisee.

b) Program Berkembar (Twinning)

Bagi program berkembar, USIM bersama kolej berkenaan akan menjalankan

program pengajian dan USIM akan menganugerahkan ijazahnya. Penuntut yang

terlibat akan menjalankan sebahagian daripada tempoh pengajian mereka di kolej

berkenaan dan selebihnya di USIM. Program pengajian ini adalah sepenuhnya

daripada USIM. USIM bertanggungjawab menyediakan kurikulum dan mengawal

mutu pengajaran. Pengajaran dikendalikan oleh staf kolej berkenaan dalam tempoh

pelajar berada di kolej. USIM berhak mengenakan syarat-syarat kemasukan ke kolej

tersebut bagi penuntut yang akan mengikuti program berkembar ini. Peraturan-

peraturan Senat USIM terpakai sepenuhnya kerana program ini melibatkan ijazah

USIM.

c) Kursus Terbuka/ Kursus Pendidikan Berterusan / Kursus Pendek

Ini melibatkan kursus-kursus yang ditawarkan oleh Fakulti/Pusat-pusat Pengajian

dan Pusat Kecemerlangan di USIM. Ia dihebahkan secara am kepada sesiapa yang

berminat melalui cara pengiklanan biasa (pos, pengiklanan surat khabar, dan

sebagainya). Contohnya Program Pembelajaran Sepanjang Hayat yang dijalankan

USIM sekarang ini.

3.3.2 Kursus Bercorak Bukan Akademik

a) Kursus Khas Untuk Satu Jenis/ Kumpulan Klien

Kursus jenis ini berbentuk khusus dan dicorakkan menurut (specialized/ tailored)

kehendak pihak luar bagi perkembangan tenaga pekerja masing-masing. Kursus

sedemikian dapat ditawarkan oleh satu atau gabungan beberapa Fakulti/Pusat

Pengajian. Bagi kursus-kursus terbuka/kursus pendidikan berterusan dan kursus

khas untuk satu jenis kumpulan klien, sijil penyertaan boleh disediakan. Sijil tersebut

boleh dikeluarkan oleh Fakulti/Pusat Pengajian sendiri.

b) Kursus-kursus Berbentuk Komersial atau Khidmat Masyarakat

Kursus-kursus yang mempunyai kandungan nilai akademik yang tidak

mencerminkan tahap IPT tetapi mempunyai pasaran tinggi boleh dijalankan dengan

dikenakan caj. Kursus-kursus lain seperti kelas tambahan untuk sekolah-sekolah

menengah dan rendah juga boleh dijalankan kerana USIM juga berperanan

mengadakan kursus yang berbentuk khidmat masyarakat.

SULIT

7

4.0 PERATURAN AM UNIVERSITI

Universiti menganggap masa profesional seseorang staf sebagai hak Universiti. Walau

bagaimanapun, staf tersebut boleh menjalankan aktiviti-aktiviti profesional pada waktu-

waktu tertentu pada had masa dan kebenaran tertentu.

4.1 PERATURAN PENGLIBATAN STAF USIM

i. Semua staf dilantik sebagai perunding perlu mendapat kelulusan bertulis daripada

Ketua PTJ

ii. Perunding harus memastikan bahawa penglibatan di dalam perkhidmatan

perundingan tidak akan menjejaskan tanggungjawabnya sebagai staf Universiti dan

tidak pula akan membebankan rakan-rakan lain di PTJ

iii. Perunding juga harus memastikan bahawa perkhidmatan perundingan tidak

bercanggah dengan kepentingan Universiti dan mesti menurut terma rujukan kontrak

perundingan.

iv. Ketua Projek bertanggungjawab melaksanakan projek, mengawal mutu kerja,

memastikan ketetapan jadual kerja dan menyimpan rekod-rekod kewangan yang

sempurna dengan bantuan PHIP.

v. Staf perunding bertanggungjawab untuk menyelesaikan tugasnya dengan kualiti

kerja yang tinggi dan dalam tempoh waktu yang ditetapkan.

vi. Ketua Projek bertanggunjawab menubuhkan kumpulan perunding dengan

persetujuan ketua PTJ dan PHIP.

vii. Staf Perunding hendaklah mengutamakan kepuasan klien pada setiap masa, sama

ada dalam perhubungan rasmi, penyediaan laporan atau apa jua bentuk produk

perundingan yang dikehendaki oleh klien.

viii. Ketua PTJ perlu memberi kerjasama sepenuhnya kepada ketua projek dalam

penyediaan dan penggunaaan kemudahan infrastruktur seperti ruang, kemudahan

bangunan bagi tujuan melaksanakan perkhidmatan perundingan.

ix. Kerja-kerja yang ditawarkan kepada staf USIM hendaklah mencapai tahap yang

diharapkan oleh Universiti setanding dengan pengetahuan dan kemahiran staf

tersebut.

SULIT

8

x. Staf akademik tidak seharusnya menjalankan kerja-kerja luar yang akan

mengganggu tanggungjawabnya dalam pengajaran, penyelidikan atau program

Universiti yang lain.

xi. Staf Universiti diperuntukkan had masa sebanyak 60 hari setiap tahun (60-Man

Days) untuk kerja-kerja perundingan termasuk memberikan kursus. Lazimnya staf

Universiti akan menggunakan 1 hari setiap minggu untuk kerja-kerja perundingan.

xii. Semua kerja perundingan bagi klien mestilah dilakukan dengan tahap profesional

yang tinggi dan keputusan/hasilnya hendaklah dirahsiakan. Sebarang pendedahan

perlu terlebih dahulu mendapat kebenaran daripada klien.

xiii. Segala surat dan dokumen serta komunikasi lain yang berkaitan dengan kerja-kerja

perundingan mestilah diserahkan salinannya kepada Biro Rundingan, PHIP.

4.2 PERATURAN PENGGUNAAN KEMUDAHAN USIM

i. Penggunaan kemudahan-kemudahan Universiti adalah digalakkan selagi ia tidak

menjejaskan penggunaan bagi tujuan pengajaran dan penyelidikan.

SULIT

9

5.0 PERLANTIKAN STAF PERUNDING

5.1 Perlantikan Ketua Projek dan Perunding

i. Perlantikan Ketua Projek dan Perunding akan dibuat oleh Dekan

(Penyelidikan dan Inovasi) setelah mendapat pengesahan ketua PTJ dan

PHIP.

ii. Ketua Projek juga boleh terdiri daripada ketua PTJ

iii. PHIP tidak akan bertanggungjawab atas sebarang penglibatan Perunding

yang tidak dilantik oleh Dekan (Penyelidikan dan Inovasi)

5.2 Perlantikan Pembantu Perunding (Pentadbiran & Sokongan)

i. Ketua Projek boleh mencadangkan staf sokongan dan pentadbiran sebagai

pembantu perunding bagi membantu menjalankan projek perundingan.

ii. Staf Pentadbiran dan Sokongan USIM boleh terlibat membantu perkhidmatan

perundingan asalkan tidak menjejaskan tugas hakiki mereka dan penglibatan

tersebut mendapat kelulusan daripada ketua PTJ masing-masing dan dilantik

oleh Dekan (Penyelidikan dan Inovasi)

iii. Sekiranya projek perundingan mengambil tempoh yang panjang, ketua projek

digalakkan melantik staf sementara atau pembantu penyelidik. Staf tersebut

dibayar dengan menggunakan peruntukan projek perundingan berkenaan.

iv. Kadar bayaran kepada staf pentadbiran dan sokongan serta staf sementara

tersebut perlu dinyatakan secara terperincin dalam perjanjian projek

perundingan.

SULIT

10

6.0 PROSEDUR PERMOHONAN KERJA PERUNDINGAN

Kerja-kerja perundingan atau projek yang masuk ke USIM perlu melalui salah satu saluran

berikut:

i. Biro Rundingan, PHIP;

ii. Fakulti, Pusat atau Unit;

iii. Terus kepada staf terlibat dan disalurkan ke Fakulti / Bahagian atau Biro Rundingan,

PHIP.

Walau bagaimanapun, disarankan supaya pihak Biro Rundingan, PHIP dibawa berunding

pada peringkat seawal yang mungkin terutamanya dalam penyediaan Cadangan Kewangan

(Financial Proposal). Staf atau Fakulti/Pusat/Unit perlu berbincang dengan klien hanya

tentang perkara-perkara teknikal dan metodologi kerja. Sebelum Cadangan Kewangan

dikemukakan kepada klien, kebenaran bertulis daripada Biro Rundingan, PHIP diperlukan.

6.1 Kebenaran Kerja Perundingan

Apabila staf mendapat surat tawaran/jemputan menjalankan kerja perundingan

daripada klien, kebenaran bagi menjalankan kerja-kerja perundingan perlu diperolehi

dengan mengisi borang yang disediakan. Borang ini bersama surat tawaran klien

dan belanjawan projek hendaklah dihantarkan oleh ketua projek kepada Naib

Canselor melalui Pengarah (PHIP) untuk kebenaran. Biro Rundingan, PHIP akan

memberitahu Ketua Projek dan memaklumkan kepada Bendahari USIM supaya

menyediakan invois kepada klien sebaik sahaja mendapat kebenaran daripada Naib

Canselor.

6.2 Akaun Tabung Perundingan

Semua pendapatan kerja perundingan akan dimasukkan di dalam Tabung

Perundingan di Jabatan Bendahari USIM. Segala perbelanjaan dan pembayaran

untuk kerja perundingan akan dibuat oleh ketua perunding, kecuali untuk ketua

perunding sendiri yang dibuat melalui Pengarah PHIP.

6.3 Pelaksanaan Projek

Ketua Projek bertanggungjawab secara langsung terhadap pelaksanaan projek. Biro

Rundingan, PHIP akan menyediakan kemudahan-kemudahan dan seliaan tertentu

untuk keberkesanan perjalanan projek. Bagi kerja-kerja yang melebihi tempoh satu

tahun, satu laporan tahunan tentang prestasi projek diperlukan. Satu laporan akhir

mesti diserahkan kepada Biro Rundingan, PHIP apabila projek tersebut tamat.

SULIT

11

6.4 Penyediaan Kertas Cadangan Kerja-kerja Perundingan

Staf bersama pihak Biro Rundingan, PHIP akan menyediakan kertas cadangan

kewangan dengan menggunakan kadar dan kaedah belanjawan yang telah

ditetapkan. Jumlah peruntukan yang dinyatakan di dalam kertas cadangan

kewangan kepada klien mestilah mengambil kira kos sebenar dan pulangan kepada

Universiti yang tidak kurang daripada 25%, dan dihantar bersama-sama satu jadual

pembayaran yang disediakan untuk perhatian dan tindakan klien. Keuntungan dan

lebihan daripada kos projek akan dimasukkan di dalam tabung perundingan.

Dua jenis cadangan kewangan perlu disediakan, iaitu:

1. Cadangan Kewangan Pertama untuk kegunaan USIM. Cadangan ini

menggunakan kadar-kadar yang telah disediakan dan menunjukkan kos sebenar

yang diperlukan bagi menjalankan kerja-kerja perundingan tersebut. Peratus

keuntungan diputuskan dalam perbincangan bersama Biro Rundingan, PHIP.

2. Cadangan Kewangan Kedua untuk klien, ialah jumlah kos sebenar dan ditambah

peratus keuntungan yang telah disetujui bersama Biro Rundingan, PHIP

berdasarkan cadangan teknikal. Cadangan inilah yang akan dihantarkan kepada

klien bersama-sama dengan Cadangan Teknikal dan sebut harga.

Dalam penyediaan Cadangan Kewangan Pertama, perkara-perkara yang perlu

diambil perhatian ialah:

i. Bilangan jam-manusia / bulan-manusia “man-hour/man-month” yang

diperlukan untuk kerja tersebut melibatkan semua staf yang terlibat.

ii. Kos penyelaras atau kos pengurusan projek.

iii. Bilangan hari yang akan digunakan untuk “keluar” menjalankan kerja, iaitu

per diem, iaitu kadar mengikut hari bagi kesemua staf.

iv. Pengambilan staf sambilan (jika diperlukan).

v. Kos perjalanan, termasuk tiket kapal terbang, tol, penggunaan kenderaan

sendiri, dan sebagainya.

vi. Kos alat tulis, perisian (jika perlu), kertas, insurans dan sebagainya.

vii. Kos penggunaan peralatan tertentu sama ada di dalam USIM atau di luar.

viii. Kos penyediaan laporan.

SULIT

12

ix. Kos-kos lain yang berpatutan bagi penyediaan kerja dan penyediaan laporan

pada tahap profesional.

6.5 PERMOHONAN, PENGURUSAN DAN BELANJAWAN KURSUS

Semua permohonan untuk mengadakan kursus mestilah dimajukan kepada Naib

Canselor melalui Pengarah PHIP setelah mendapat sokongan daripada Ketua

Jabatan. Permohonan boleh dibuat oleh penyelaras kursus dengan mengisi Borang

Menjalankan Kursus.

Permohonan tersebut perlu mengandungi perkara-perkara berikut:

i. Tajuk dan sinopsis kursus.

ii. Tempoh dan jangka masa kursus.

iii. Staf yang terlibat.

iv. Bilangan peserta yang dijangkakan.

v. Kertas Cadangan kewangan/Peruntukan*.

vi. Kontrak perjanjian (jika diperlukan).

*Perincian belanjawan untuk Bahagian (v) mengandungi perkara-perkara berikut

mestilah disediakan bersama kertas cadangan.

SULIT

13

7.0 PEMBAYARAN

7.1 JENIS BAYARAN

Terdapat tiga jenis pembayaran utama yang terlibat dalam sesuatu Projek Perkhidmatan

Perundingan iaitu bayaran kepada Universiti, kos projek dan bayaran balik. Pembayaran ini

dibuat berdasarkan kepada kos projek dan berpandukan kepada perjanjian yang telah

dipersetujui oleh pihak-pihak yang berkenaan.

a) Bayaran Universiti

Kumpulan perunding hendaklah memasukkan bayaran tambahan sebanyak

30% bagi agensi kerajaan kepada Universiti dan

60% bagi agensi swasta kepada Universiti.

b) Bayaran Profesional dan Staf

Melibatkan bayaran kepada perunding-perunding yang terlibat sama ada dari

kalangan pihak pengurusan, profesional dan sub-profesional.

c) Bayaran Balik

Bayaran balik adalah bayaran dituntut daripada pelanggan ke atas perbelanjaan

yang terlibat dalam perlaksanaan sesuatu projek seperti perjalanan, pengangkutan,

pembelian barang-barang runcit dan sebagainya seperti yang dipersetujui terlebih

dahulu dengan klien.

7.2 PERATURAN PEMBAYARAN

i. Invois untuk setiap kerja perundingan akan dikeluarkan oleh Bendahari USIM melalui

PHIP setelah dimaklumkan oleh staf terlibat.

ii. Semua pembayaran perlu dibuat atas nama Bendahari USIM dengan menggunakan

cek, kiriman wang atau wang pos.

iii. Komitmen bertulis atau surat persetujuan daripada klien diperlukan untuk

mengesahkan tempahan kerja perundingan. Bagi kerja-kerja yang membawa

implikasi perundangan, satu surat perjanjian (memorandum of agreement) perlu

disediakan mengikut garispanduan yang sedang berkuatkuasa.

iv. Satu surat serahan (delivery order) perlu ditandatangani oleh klien dan klien perlu

mengesahkan telah berpuas hati dengan kerja-kerja yang telah dilaksanakan.

Sebarang pembetulan atau pembaikan hendaklah dibincang secara bersama pada

tahap pelaksanaan kerja perundingan tersebut.

SULIT

14

7.3 KADAR BAYARAN BAGI PERKHIDMATAN PERUNDINGAN (PENGAJARAN)

a) KADAR BAYARAN PROFESIONAL (SEKTOR KERAJAAN)

Kadar Bayaran Profesional Penceramah Staf USIM dan Pegawai Kerajaan adalah mengikut

Pekeliling Perbendahaaran Bil. 2 Tahun 2005 seperti berikut:

Kumpulan Perkhidmatan

Kadar Bayaran Saguhati (Sejam) Had

Maksimum Sebulan

Kadar per diem Pensyarah /

Penceramah Sambilan

Fasilitator Sambilan

Kumpulan Pengurusan Tertinggi

RM 300.00 RM 100.00

Tidak melebihi ½ daripada

gaji bulanan pegawai

Mengikut kelayakan

Kumpulan Pengurusan & Profesional Gred 53 & 54

RM 200.00 RM 100

Kumpulan Pengurusan & Profesional Gred 45 – 52

RM 150.00 RM 90.00

Kumpulan Pengurusan & Profesional Gred 41 – 44

RM 120.00 RM 80.00

Kumpulan Sokongan RM 80.00 RM 60.00

b) KADAR BAYARAN PROFESIONAL (SEKTOR SWASTA)

Kadar Bayaran Profesional Penceramah Staf USIM di sektor swasta adalah mengikut

Pekeliling Perbendaharaan Bil. 19 Tahun 2002 seperti berikut:

Kelayakan Akademik Bayaran (Sejam)

PhD RM 400.00

Sarjana RM 300.00

Sarjana Muda RM 200.00

Diploma / Sijil RM 100.00

(Sumber: Garis Panduan Perkhidmatan Perundingan UniMAP)

c) KADAR BAYARAN HONORARIUM STAF PENTADBIRAN & SOKONGAN

Bayaran ini diberikan kepada staf bukan akademik yang membantu dalam penyediaan

modul dan kuliah.

BAYARAN HONORARIUM KOS (RM) / JAM

Pegawai Tadbir RM 75.00 hingga RM 125.00

Staf Sokongan RM 40.00 hingga RM 80.00

Staf Teknikal RM 40.00 hingga RM 60.00

Kerani dan Jurutaip RM 20.00

(* Sumber rujukan Bahagian Pembangunan Lestari dan Korporat, Universiti Sains Malaysia)

SULIT

15

7.4 KADAR BAYARAN BAGI PERKHIDMATAN PERUNDINGAN

Kaedah penetapan yuran perunding secara input masa adalah berdasarkan kepada tempoh

masa yang diperlukan bagi menyiapkan sesuatu projek/kajian kerajaan. Tempoh ini

hendaklah dinyatakan dalam bentuk man-month / man day / man hour mengikut kesesuian

dari segi tempoh menyempurnakan projek / kajian seperti berikut:

Kaedah bayaran input masa ini hendaklah digunakan bagi keadaan seperti:

a) Projek pembangunan fizikal yang mana bidang perkhidmatan tersebut tidak

mempunyai skala yuran piawai / Scale of Fees (SOF) yang diiktiraf oleh Kementerian

Kewangan;

b) Perkhidmatan perundingan bagi skop arkitek, kejuruteraan dan ukur bahan.

c) Semua kajian

d) Projek atau kajian yang melibatkan perunding asing;

e) Projek atau kajian yang dibiayai melalui pinjaman atau geran dari institusi kewangan

antarabangsa atau kerajaan asing.

Pengiraan yuran perunding mengikut kaedah input masa adalah dengan menggunakan

formula berikut:

YP = GP X FP X IM

YP = Yuran Perunding

GP = Gaji Pokok

FP = Faktor Pengganda (1.3 bagi ketua projek dan 1.1 bagi pembantu projek)

IM = Input Masa (man-month)

(* Man-month dikira berdasarkan ketetapan 8jam sehari, 5 hari seminggu dan purata 22 hari

sebulan)

Contoh

Ketua Perunding Pembantu Perunding

GP = RM 3,310, FP = 1.3, IM = 3 Bulan

YP = RM 3,310 X 1.3 X 3

= RM 12,909

GP = RM 2,510, FP = 1.1, IM = 3 Bulan

YP = RM 2,510 X 1.1 X 3

= RM 8,283

(* Sumber: Garis Panduan Perundingan UPSI dan Manual Perolehan Perkhidmatan

Perunding, Edisi 2011)

SULIT

16

7.5 KADAR BAYARAN PERUNDINGAN PER DIEM

Rajah berikut menunjukkan kadar-kadar bayaran maksimum perundingan per diem

mengikut kategori staf: (*Kadar bayaran ini telah diluluskan pada MPU, 29 Jun 2009)

a) Kadar Bayaran Honorarium kepada Staf bagi kerja perundingan di sektor kerajaan

Kategori Staf Kadar Maksimum Sehari (man-day)

seorang

Kadar Bayaran maksimum sejam

(man-hour) seorang

Kadar Bayaran Per diem (sehari)

Perunding Utama RM 400 RM 50 *Mengikut kelayakan

Perunding Sokongan (Pegawai Tadbir, Pegawai Sains)

RM 200 RM 25 *Mengikut kelayakan

Staf Teknikal, Kerani RM 80 RM 10 *Mengikut kelayakan

Staf Am RM 40 RM 5 *Mengikut kelayakan

(*Sumber: Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2005)

b) Kadar Bayaran Honorarium kepada staf bagi kerja perundingan di sektor swasta

Kategori Staf Kadar Maksimum Sehari (man-day)

seorang

Kadar Bayaran maksimum sejam

(man-hour) seorang

Kadar Bayaran Per diem (sehari)

Perunding Utama RM 800 RM 100 *Mengikut kelayakan

Perunding Sokongan (Pegawai Tadbir, Pegawai Sains)

RM 400 RM 50 *Mengikut kelayakan

Staf Teknikal, Kerani RM 160 RM 20 *Mengikut kelayakan

Staf Am RM 80 RM 10 *Mengikut kelayakan

(Sumber: Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2005)

SULIT

17

7.6 POTONGAN BAYARAN HONORARIUM STAF KEPADA UNIVERSITI

Kadar bayaran honorarium atau saguhati staf kepada Universiti yang melakukan kerja luar

atau kerja perundingan melalui PTJ sama ada di sektor kerajaan atau swasta. Kadar

potongan yang dicadangkan adalah seperti berikut:

Jumlah honorarium Bahagian Staf Bahagian Tabung Rundingan USIM

RM 0 - RM 10,000 100% 0

RM 10,001 dan keatas 85% 15%

(Sumber: Garis Panduan Perundingan UNIMAP)

7.7 KOS PERSIAPAN PROJEK

1. Kos persiapan, yang melibatkan perbincangan dengan klien, pengangkutan,

perhubungan dan sebagainya,

2. Kos langsung terdiri daripada kos bahan dan kos perkhidmatan. Kos bahan ialah

semua kos barang untuk melaksanakan aktiviti tersebut. Kos perkhidmatan pula

termasuk perjalanan, percetakan, makanan dan sebagainya.

3. Kos ’over-head’ merupakan 20% daripada jumlah kos langsung dan honorarium dan

dimasukkan ke dalam Tabung Perundingan USIM

4. Kos Perundingan = Kos langsung + bayaran honorarium + kos ’over-head

5. Kos pengurusan sebanyak 2.5% akan diserahkan kepada PHIP untuk tujuan

pengurusan dan pentadbiran. Kos pengurusan termasuklah kos pentadbiran yang

mana meliputi pengurusan rekod, penyediaan dokumen dan lain-lain yang perlu bagi

melicinkan program.

6. Jumlah kos merupakan penjumlahan bagi semua bayaran-bayaran dan kos-kos

termasuklah bayaran honorarium pensyarah, bayaran kepada jabatan yang

menganjur, bayaran penyediaan nota dan modul, kos bahan yang digunakan untuk

menjalankan aktiviti dan kos pengurusan.

7. Kos bayaran Penyelaras adalah sebanyak RM 300.00 bagi tempoh program tersebut.

SULIT

18

8. Kadar pemeriksaan akhir (hanya satu untuk satu kursus) ialah:

TAHAP KURSUS KOS BAGI SETIAP SKRIP KERTAS

Sijil RM 10

Diploma RM 10

Ijazah RM 10

(Sumber: Garis Panduan Perundingan UNIMAP)

Perkara 1, 2, 3, 9 dan 10 akan dibayar terus kepada staf. Bagi perkara-perkara 4, 5, 6, 7

dan 8, resit dan pengakuan perbelanjaan mestilah dikemukakan.

9. Berikut adalah butiran bagi kos setiap perkara.

PERKARA KOS (RM)

Kos penyediaan modul untuk peserta kursus RM 100.00 setiap modul

Kos penyediaan nota untuk peserta kursus (menaip, alat tulis dan mencetak)

RM 30.00 setiap peserta yang dijangkakan

Kos jamuan dan keraian (sarapan pagi, minum pagi, makan tengahari, minum petang)

RM 30.00 bagi sarapan pagi, minum pagi, makan tengahari dan minum petang (Bilangan peserta + 10) x RM 30.00

Kos pengiklanan 10% daripada kos perbelanjaan dan tidak melebihi RM 1,000

Kos persiapan yang melibatkan perbincangan dengan klien, pengangkutan, perhubungan dan sebagainya

Jika berkenaan

Kos penggunaan peralatan dan kemudahan di USIM Seperti yang telah ditetapkan oleh USIM

7.8 KADAR BAYARAN UNTUK LAIN-LAIN KURSUS

Berikut adalah garis panduan kasar bagi penyediaan peruntukan kewangan. Peruntukan

kewangan sebenar bergantung pada keperluan klien dan jenis kursus yang diberikan. Garis

panduan berikut adalah bersesuaian dengan konsep “Kos Pengendalian ++” dengan caj

yang dikenakan mengambilkira bukan sahaja kos pengendalian sebenar tetapi termasuk

kos-kos tak langsung yang akan memberi pulangan kepada universiti. Bagi Kursus

Francais, Berkembar dan sebagainya beberapa aspek lain yang perlu diambil kira ialah:

a. Kos penyediaan modul dan pakej (modul hakmilik USIM).

b. Kos pembaharuan dan pengubahsuaian program yang berterusan.

c. Kos pengawasan dan pengawalan kualiti program oleh USIM.

d. Tempoh setiap perjanjian untuk kursus jenis francais dicadangkan tidak melebihi tiga

tahun.

SULIT

19

Biro Rundingan akan membuat pengiraan caj dikenakan kepada klien berasaskan kepada

Cadangan Kewangan yang diterima oleh pihak penyedia dan mengambil kira kos tak

langsung serta aspek nilai tambah lain. Sebagai panduan, tambahan kos adalah pada

kadar 30% - 60% mengikut sama ada klien adalah agensi kerajaan atau swasta.

7.9 Mod Pembayaran

Pada lazimnya, semua pembayaran yuran kursus diselesaikan sebelum atau semasa

pendaftaran kursus.

a) Bagi kursus-kursus yang mengambil masa lebih daripada 1 minggu dan kurang

daripada satu tahun, mod pembayaran yang dicadangkan adalah seperti berikut:

Sebaik sahaja kontrak ditandatangan : 60%

Sebelum sijil disediakan : 40%

b) Bagi kursus-kursus yang mengambil masa lebih daripada satu tahun mod

pembayaran yang dicadangkan ialah:

Sebaik sahaja kontrak ditandatangani: 30%

Tamat semester 1: 30%

Tamat semester 2: 20%

Sebelum keputusan peperiksaan dikeluarkan: 20%

2.4.6 Kontrak/Surat Perjanjian

Sebelum sesuatu kerja perundingan dijalankan, pihak klien mestilah menyediakan surat

tawaran rasmi kepada USIM untuk menjalankan kerja-kerja tersebut. Kerja-kerja yang

melibatkan kontrak perlulah disemak terlebih dahulu oleh peguam USIM. Kesemua kontrak

atau surat perjanjian akan ditandatangani oleh Naib Canselor atau wakilnya.

SULIT

20

8.0 CARTA ALIR

USIM

Mengenalpasti kakitangan/Fakulti

Penyediaan kertas cadangan

PELANGGAN SETUJU

Tidak

Ya Tawaran

rasmi diberikan

PROSES PENYEDIAAN

CADANGAN KEWANGAN

Kertas

cadangan

Cadangan kewangan

Cadangan teknikal

Staf bersama

Penyelaras

Kos + Keuntungan

atau overhead

Per diem/kerja luar

Peralatan

Menaipkan laporan

Mencetak dsb

Kakitangan sambilan

Yuran “man-days”

Bahan guna habis

Perjalanan/ perhubungan

Pelanggan mempelawa kertas

cadangan kerja

STAF/ FAKULTI

CARTA ALIR PENYEDIAAN

KERTAS CADANGAN

SULIT

21

Tawaran pelanggan

Staf/ Penyelaras

Dekan

Pengarah PPSHK

Naib Canselor

Pendaftar

Salinan

Disertakan: Borang Surat tawaran Cadangan teknikal Cadangan kewangan USIM

Jadual pembayaran dimaklumkan kepada

Biro Rundingan

Membuka akaun

Menjalankan kerja perundingan/

projek

Menyediakan laporan

Projek Tamat

Laporan kepada

pelanggan

Salinan kepada Biro Rundingan

Kelulusan

Proses Kelulusan Proses Pelaksanaan Projek

CARTA ALIR PROSES KELULUSAN DAN PELAKSANAAN PROJEK

SULIT

22

Permohonan

untuk

menawarkan

kursus

Pengesahan

Dekan atau

Ketua Jabatan

Pengarah

PPSHK

Naib

Canselor

Tajuk, sinopsis

dan masa.

Borang

Belanjawan

Keuntungan

Kos Sebenar

Perbincangan bersama

Biro Rundingan bagi

mendapatkan

belanjawan yang tepat.

Biro

Run

ding

an

Penyelaras

Pengiklanan

Perhubungan

Pentadbiran

Jamuan/makan

Jam Kuliah

Jam Makmal

Menaip

Mencetak dan

sebagainya

CARTA ALIR PERMOHONAN UNTUK MENAWARKAN KURSUS

Kelulusan Penyediaan Belanjawan

SULIT

23

8.0 RUJUKAN

Berikut adalah sumber-sumber rujukan yang telah dibuat bagi merangka dasar perundingan

USIM

a) Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 2005

b) Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2005

c) Garis Panduan Menjalankan Kerja Perundingan USIM, 2009

d) Garis Panduan Perkhidmatan Perundingan UniMAP, 2007

e) Garis Panduan Perundingan UTeM,

f) Garis Panduan Kerja Perundingan UM, 2008

g) Garis Panduan dan Peraturan PPTP UNIMAS, 2002

h) Garis Panduan Perundingan UPSI

i) Garis Panduan Perkhidmatan Perundingan UKM Pakarunding Sdn. Bhd.

j) Manual Perolehan Perkhidmatan Perunding, Edisi 2011

Untuk keterangan lanjut sila hubungi:

Biro Rundingan

Pusat Hubungan Industri dan Pengkomersialan

Aras 1, Pusat Komersil,

Universiti Sains Islam Malaysia

71800 Nilai

Negeri Sembilan Darul Khusus

Tel : 606-798 6478 / 6466

Faks : 606-798 6468

SULIT