polisi dan prosedur perundingan universiti malaysia

2

POLISI DAN PROSEDUR PERUNDINGAN UNIVERSITI

MALAYSIA KELANTAN (UMK)

ii

ISI KANDUNGAN

BIL PERKARA MUKA SURAT

1.0 Pemakaian 1

2.0 Definasi Perundingan 1

3.0 Takrif 2

4.0 Kepentingan Perundingan 3

5.0 Kebenaran Perundingan 3

6.0 Perlantikan Ketua Perundingan, Perunding dan Staf Separa Profesional

6

7.0 Pengiraan Kos Perundingan 6

8.0 Prosedur Pembayaran dan Agihan Pendapatan 7

9.0 Tanggungjawab dan Akauntibiliti Perunding 8

10.0 Tanggungjawab dan Akauntabiliti PTJ Mengurus 9

11.0 Tanggungjawab dan Akauntabiliti ICD 10

12.0 Harta Intelek 10

Proses Kerja, Carta Alir Perundingan dan Borang Lampiran 1

1

POLISI DAN PROSEDUR PANDUAN PERUNDINGAN

1.0 PEMAKAIAN

1.1 Polisi ini telah diluluskan di Mesyuarat Lembaga Pengarah (LPU) Universiti Malaysia Kelantan

(UMK) untuk digunakan oleh semua staf UMK.

1.2 Polisi ini hendaklah terpakai kepada semua staf UMK. Semua kerja perundingan yang dijalankan

oleh staf UMK mesti didaftarkan.

1.3 LPU boleh membenarkan sebarang pengecualian daripada mana-mana Polisi dan Prosedur jika

difikirkan sesuai.

1.4 Keputusan LPU ke atas semua perkara tentang tafsiran dan perkara Polisi dan Prosedur ini adalah

muktamad.

2.0 DEFINISI PERUNDINGAN

2.1 Satu kegiatan yang melibatkan seseorang atau kumpulan orang untuk memberikan perkhidmatan

kepakaran atau kemahiran kepada yang memerlukan, sama ada dengan mendapat bayaran atau

tanpa bayaran.

2.2 Kegiatan perundingan yang termasuk dalam definasi di atas adalah seperti berikut:

2.2.1 Perundingan di antara Universiti dengan pelanggan dengan bayaran (kontrak institut

dengan bayaran);

2.2.2 Perundingan di antara staf Universiti dengan pelanggan dengan bayaran (kontrak

persendirian dengan bayaran);

2.3 Selain kegiatan perundingan di atas (2.2) khidmat perundingan turut melibatkan aktiviti seperti

berikut:

2.3.1 Kajian oleh Pakar Universiti untuk melaksanakan keperluan terma rujukan pelanggan.

2.3.2 Penyelidikan Kontrak

2.3.3 Perkhidmatan Nasihat Pakar

2.3.4 Perkhidmatan Latihan Akademik dan Teknikal

2.3.5 Perkhidmatan Pengurusan Kemudahan

2.4 Staf universiti bermaksud semua staf yang berkhidmat di UMK.

2.5 Bahagian Komersialan Dan Harta Intelek (ICD) ialah Unit Perundingan Universiti Malaysia

Kelantan, sebuah Unit di bawah Pusat Pengurusan Penyelidikan Dan Inovasi (RMIC), Pejabat

Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan & Inovasi), Universiti Malaysia Kelantan.

2

3.0 TAKRIF

Dalam garis Panduan ini melainkan jika kandungan ayatnya menghendaki makna yang lain:

“Kerja Perundingan” merujuk aktiviti khidmat rundingan yang dibayar mengikut terma yang ditetapkan

oleh pihak pelanggan. Khidmat perundingan ini meliputi khidmat nasihat dan khidmat kepakaran teknikal.

“Kajian/Projek Perundingan” bermakna satu aktiviti perundingan yang berdaftar dengan ICD/

Kementerian Kewangan/ Badan Profesional dan diberikan satu nombor rujukan khusus. Kadar bayaran,

terma, jangkamasa kerja dan perunding dinyatakan dengan jelas bagi setiap projek;

“Ketua Perunding” bermakna staf UMK yang dilantik dari kalangan perunding untuk mengetuai serta

bertanggungjawab sepenuhnya ke atas kejayaan Projek Perundingan;

“Perunding” bermakna semua staf UMK merangkumi kakitangan akademik dan bukan akademik yang

menjalankan kerja Perundingan;

“Pegawai Penyelidik/ Pembantu Penyelidik” bermakna individu yang dilantik oleh Ketua Perunding

untuk memberi bantuan kepada sesuatu Projek Perundingan;

“PTJ Mengurus” bermakna organisasi yang memegang amanah dalam mengurus dan menyelia

sumber kewangan dan teknikal sesebuah projek perundingan.

“PTJ Asal” Fakulti semasa Ketua Perunding dan sebagai penerima peratusan agihan pendapatan kasar

projek perundingan.

“Pelanggan” bermakna orang perseorangan, agensi kerajaan dan badan berkanun, agensi swasta dan

pertubuhan bukan kerajaan (NGO), atau mana-mana organisasi sama ada di dalam atau di luar Malaysia

yang memohon khidmat perundingan daripada UMK.

“Perjanjian Projek” bermakna satu bentuk dokumen bertulis yang ditandatangan oleh UMK dan

pelanggan bagi sesuatu Projek Perundingan.

3

“Kos Overhead” bermakna bayaran yang perlu dibayar kepada UMK untuk kos bahan (contoh: bahan

kimia, kertas, CD, data, peta, alat tulis dan lain-lain) dan kos perkhidmatan (contoh: upah secara

professional, perjalanan, komunikasi, percetakan, sewa dan lain-lain).

“Yuran Profesional” bermakna bayaran yuran yang diterima oleh Perunding UMK hasil daripada Kerja

Perundingan yang dijalankan.

“Pihak Ketiga” bermakna pihak selain daripada UMK, Ketua Perunding/ Perunding/Staf Separa

Profesional dan Pelanggan.

4.0 KEPENTINGAN PERUNDINGAN

4.1 Perundingan adalah salah satu fungsi asas Universiti, iaitu memberi perkhidmatan kepada

masyarakat.

4.2 Kegiatan perundingan merupakan sebahagian daripada bidang tugas staf UMK dan dinilai dalam

prestasi tahunan.

4.3 Memberikan khidmat kepakaran dan nasihat kepada industri, masyarakat dan negara.

4.4 Memberi peluang kepada staf akademik untuk menambah pendapatan di samping menjana dana

tambahan untuk Universiti.

4.5 Memberi perkhidmatan dan penggunaan kemudahan peralatan yang terdapat di Universiti kepada

pihak industri.

4.6 Sebahagian daripada tanggungjawab sosial.

5.0 KEBENARAN UNTUK MENJALANKAN PERUNDINGAN

5.1 Setiap staf perlu mendapat kebenaran rasmi (Borang Permohonan Menjalankan Kerja-Kerja

Perundingan) daripada Ketua PTj Mengurus untuk menjalankan kerja perundingan. Sekiranya

staf menerima tawaran melakukan perudingan tersebut, Borang Penerimaan Tawaran

Menjalankan Perkhidmatan Perundingan perlu diisi oleh Ketua Perunding yang akan dilantik.

5.2 Kuasa melulus untuk melaksanakan projek perundingan tertakluk kepada jumlah kos seperti

berikut:

4

i. Dekan Fakulti/Pengarah bagi kos sehingga RM200,000.00

ii. Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan & Inovasi) bagi kos RM200,001 sehingga

RM500,000.00

iii. Naib Canselor bagi kos yang melebihi RM500,000.00.

5.3 Dalam pertimbangan untuk memberikan kelulusan permohonan menjalankan perundingan,

perkara berikut akan diberi perhatian:

5.3.1 Kerja perundingan tidak menjejaskan tugas pengajaran dan tugas rasmi lain yang

ditetapkan untuk staf akademik yang terlibat dengan kerja perundingan.

5.3.2 Kerja perundingan tersebut memberi faedah dalam bentuk peningkatan ilmu dan

pengalaman kepada staf dalam bidang pengkhususannya.

5.3.3 Tempoh keseluruhan kerja perundingan hendaklah tidak melebihi tempoh maksimum

yang dibenarkan bagi setiap staf, iaitu empat (4) bulan-kerja (month-month) bagi satu

tahun kalendar.

5.3.4 Staf tersebut dapat menyelesaikan kerja perundingan sebelum persaraan wajib atau

tamat kontrak perkhidmatan dengan UMK.

5.4 Kerja Perundingan setara dengan penyelidikan. Oleh itu staf boleh memohon cuti penyelidikan

untuk Kerja Perundingan yang melibatkan perjalanan luar kawasan (out-station). Semua rekod ini

harus diseleraskan dengan Jabatan/PTj/ Bahagian sumber Manusia (BSM). Untuk perjalanan

sekitar Negeri Kelantan, staf perlu mengikut prosedur semasa yang digunapakai, untuk

menghadiri mesyuarat, seminar atau kajian lapangan.

5.5 Semua aktiviti perundingan hendaklah didaftarkan dan dilaksanakan melalui PTJ Mengurus yang

dibenarkan. Semua urusan yang berkaitan dengan perundangan bagi perundingan yang

dijalankan perlu diuruskan pejabat CUIC dan PUU. Setiap projek perundingan perlu mempunyai

dokumen perjanjian dan menyatakan nama staf yang layak menerima bayaran.

5.6 PTJ Mengurus yang dibenarkan oleh universiti adalah seperti berikut:-

5.6.1 UMK Business Venture Sdn. Bhd. (UMKBV)

5.6.2 ICD

5.6.3 UMKEI

5.6.4 Centre of Excellence (CoE)

5.6.5 Fakulti / PTJ lain

5.7 Pendaftaran Dan Perlaksanaan Projek Perundingan

5.7.1 Pemilihan PTJ Mengurus untuk sebarang aktiviti perundingan merujuk kepada faktor-

faktor yang dinyatakan dalam Jadual 1: Kriteria Perkhidmatan Yang Ditawarkan Oleh

PTj Mengurus.

5

Jadual 1: Kriteria Perkhidmatan Yang Ditawarkan Oleh PTJ Mengurus

PTJ MENGURUS

KRITERIA PERKHIDMATAN KRITERIA AKTIVITI

PERUNDINGAN

UMKBV

- Pendaftaran MOF - Pengurusan akaun - Khidmat perundingan - Kidmat pengurusan projek - Khidmat pendahuluan

kewangan - Khidmat perkeranian

- Projek yang memerlukan pendaftaran MOF,

- Projek berisiko/liabiliti tinggi, - Projek yang memerlukan

bayaran bon atau jaminan bank

ICD

- Pemfailan dan pengurusan harta intelek

- Proses pelesenan dan pengkomersialan projek-projek berasaskan harta intelek

- Khidmat pra-pengkomersialan

- Pelesenan harta intelek UMK - Projek bersifat transit yang

tidak memerlukan pengurusan kewangan dan teknikal yang kompleks

UMKEI

- Projek berdasarkan bidang tujahan/kepakaran keusahawanan

- Menggunakan vot UMK

- Perundingan berasaskan keusahawanan

COE

- Projek berdasarkan bidang tujahan/kepakaran masing- masing

- Menggunakan vot UMK

- Projek berisiko rendah - Projek perundingan yang

mempunyai komponen penyelidikan yang tinggi

Fakulti / PTJ selain

di atas

- Projek berdasarkan bidang tujahan/kepakaran masing- masing

- Projek yang berdasarkan latihan/ seminar/ khidmat pemeriksa bertauliah

- Jemputan berdasarkan kepakaran individu

- Projek berisiko rendah - Projek perundingan yang

mempunyai komponen penyelidikan dan perkhidmatan

- Projek yang dianjur dan ditadbir oleh fakulti/PTJ

5.7.2 Selain daripada PTJ Mengurus, projek perundingan boleh dijalankan melalui Koperasi

UMK.

5.7.2 Peruntukan yang melalui UMKBV dan Koperasi perlu dipindahkan kepada Bendahari

UMK.

5.7.3 Semua PTJ Mengurus bertanggungjawab untuk menghantar rekod projek perundingan

kepada ICD.

6

6.0 PELANTIKAN KETUA PERUNDING, PERUNDING DAN STAF SEPARA PROFESIONAL

6.1 Pelantikan Ketua Perunding dan Perunding

6.1.1 Pelantikan Ketua Perunding dan Perunding akan dibuat oleh Ketua PTj Mengurus serta

diperakukan berdasarkan kepada jumlah kos perundingan seperti yang dinyatakan

dalam 5.3

6.1.2 Pada dasarnya, pihak Universiti tidak akan bertanggungjawab ke atas sebarang

penglibatan perundingan yang tidak melalui universiti.

6.2 Pelantikan Staf Separa Profesional

6.2.1 Ketua Perunding boleh mencadangkan calon untuk perlantikan Staf Separa Profesional

yang akan dibayar menggunakan peruntukan Projek Perundingan berkenaan mengikut

kadar yang ditetapkan.

6.2.2 Ketua Perunding/ Perunding perlu menghantar surat permohonan pelantikan kepada

Ketua PTJ Mengurus bersama resume calon tersebut. Surat permohonan hendaklah

mengandungi maklumat seperti kadar gaji dan tempoh lantikan.

6.2.3 Semua pelantikan adalah bertaraf kontrak atau sementara.

6.2.4 Ketua Perunding/ Perunding perlu memantau Staf Separa Profesional di bawah

seliaannya dan memastikan semua arahan kerja dilaksanakan.

6.2.5 Staf Separa Profesional boleh dipertimbangkan untuk mengambil cuti atas budi bicara

Ketua Perunding.

6.2.6 Ketua Perunding perlu menghantar surat pemberitahuan penamatan Staf Separa

Profesional kepada Ketua PTJ Mengurus. Kategori penamatan adalah seperti berikut:

i. Tempoh perlantikan perkhidmatan selama satu (1) hingga dua belas (12 bulan)

perlu memberi empat belas (14) hari notis.

ii. Tempoh perlantikan perkhidmatan selama satu (1) tahun dan lebih perlu memberi

notis tiga puluh (30) hari.

6.2.7 Staf bukan akademik Universiti yang terlibat dalam Kerja Perundingan perlu mendapat

kelulusan daripada Ketua PTj yang perlu memastikan Staf tersebut tidak menjejaskan

kerja hakiki di Universiti.

7.0 PENGIRAAN KOS PERUNDINGAN

7.1 Pada amnya belanjawan bagi setiap Kerja Perundingan perlu mengambil kira semua kos. Kos

perundingan boleh dibahagikan kepada 2 bahagian;

7.1.1 Yuran Perundingan (Perunding dan Pegawai & Pembantu Penyelidik)

7

Kos ini ditentukan mengikut formula yang ditetapkan untuk pelanggan Kerajaan dan

badan berkanun, pengiraan yuran perunding adalah seperti berikut (rujukan: Manual

Perolehan Perkhidmatan Perunding Edisi 2011, Pindaan Kedua);

YP = GP x FP x IM

Petunjuk bagi formula di atas adalah seperti berikut:

YP = Yuran Perunding

GP = Gaji Pokok

FP = Faktor Pengganda

IM = Input Masa

Untuk perundingan dengan syarikat swasta, kadar bayaran adalah mengikut

pasaran.

7.1.2 Kos Imbuhan Balik (IB)

Kos IB adalah lain-lain perbelanjaan (selain dari yuran perundingan) yang dibuat oleh

perunding mengikut keperluan sebenar sesuatu projek/kajian. Kos IB adalah merupakan

perbelanjaan sebenar yang dibuat oleh perunding dan mengikut syarat-syarat yang

ditetapkan (rujukan: Manual Perolehan Perkhidmatan Perunding Edisi 2011, Pindaan

Kedua).

7.2 Kos Overhead juga perlu di ambil kira dalam membuat pengiraan kos keseluruhan perundingan.

Pecahan agihan untuk kos Overhead boleh dirujuk dalam Manual Perolehan Perkhidmatan

Perunding Edisi 2011, Pindaan Kedua.

8.0 PROSEDUR PEMBAYARAN DAN AGIHAN PENDAPATAN

8.1 Prosedur pembayaran perkhidmatan perundingan adalah seperti berikut:

8.1.1 Semua tuntutan pembayaran berkaitan dengan perundingan perlu menggunakan

Borang Tuntutan Kos Projek/Bayaran Balik yang ditetapkan oleh ICD.

8.1.2 Perunding tidak dibenarkan menerima peruntukan bagi membiayai projek perundingan

secara langsung dari pihak Pelanggan dan penyaluran peruntukan adalah ke dalam

mana-mana akaun rasmi UMK di atas nama Bendahari, Universiti Malaysia Kelantan

bagi tujuan perbelanjaan dan pembayaran perlaksanaan Projek Perundingan.

8.1.3 Ketua Perunding bertanggungjawab memastikan segala prosedur pembayaran

mengikut prosedur kewangan UMK.

8.1.4 Setelah keseluruhan disalurkan (secara berperingkat atau lum sum), agihan

pendapatan dari perkhidmatan perundingan adalah seperti Jadual 2. Pecahan agihan

8

pendapatan diguna pakai bagi projek perundingan yang melebihi RM10,000.

Perundingan di bawah RM10,000 adalah dikecualikan.

JADUAL 2: PECAHAN AGIHAN PENDAPATAN

PENERIMA PECAHAN

PERATUS (%) RUJUKAN

Universiti 5

Merujuk kepada kadar-kadar yang ditetapkan dalam polisi

universiti awam yang lain.

Agihan Projek 83

PTJ Mengurus 10

PTJ Asal 2

9.0 TANGGUNGJAWAB DAN AKAUNTABILITI PERUNDING

9.1 Staf Perunding adalah tertakluk kepada Akta Badan-badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000

(Akta 605) dan Peraturan-peraturan Tatatertib Badan-badan Berkanun (Jadual Akta 605) serta

Akta Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan 1994 (Akta 514).

9.2 Staf Perunding adalah bertanggungjawab untuk melaksanakan kontrak perundingan mengikut

terma rujukan kontrak perundingan.

9.3 Staf Perunding bertanggungjawab untuk menyelesaikan tugas dengan kualiti kerja yang tinggi dan

dalam tempoh yang ditetapkan.

9.4 Staf Perunding hendaklah mengutamakan kepuasan Pelanggan setiap masa, sama ada dalam

perhubungan rasmi atau dalam penyediaan laporan atau apa jua produk perundingan yang

ditetapkan.

9.5 Staf Perunding bertanggungjawab memastikan dirinya dilindungi insuran yang mencukupi dan

sesuai daripada liabiliti yang berkaitan dengan kontrak berkenaan.

9.6 Staf Perunding adalah bertanggungjawab untuk menandatangani surat indemniti dengan UMK

berhubung liabiliti yang timbul terhadap pihak tertentu disebabkan oleh ketidakcekapan, kecuaian,

tindakan peninggalan dan salahlaku staf perunding dan agennya di dalam menjalankan kerja

perundingan.

9.7 Dalam menjalankan kerja perundingan, Staf Perunding hendaklah tidak membelakangkan tugas

rasmi demi kepentingan peribadi dan tidak menggunakan kedudukannya sebagai Staf Perunding

bagi faedah dirinya.

9.8 Melainkan dengan kebenaran Timbalan Naib Canselor (P&I) serta perakuan Pengarah RMIC,

seorang Staf Perunding tidak dibenarkan menyerahkan dan subkontrak kepada Pihak Ketiga.

9

9.9 Ketua Perunding dan Staf Perunding hendaklah sentiasa menjaga nama baik Universiti.

9.10 Menjaga kerahsiaan projek perundingan kecuali mendapat kebenaran Universiti dan Pelanggan.

9.11 Staf Perunding hendaklah sentiasa mematuhi arahan dan keputusan Ketua Perunding.

9.12 Ketau Perunding perlu mengemukakan laporan prestasi perundingan dengan menggunakan

Borang Laporan Prestasi dan diserahkan kepada PTJ Mengurus.

9.13 Ketua Perunding hendaklah memberitahu PTJ Mengurus dengan segera sekiranya projek

perundingan mempunyai masalah di dalam pelaksanaan kerja.

9.14 Ketua Perunding bertanggungjawab untuk mengemukakan semua resit pembelian dan

perbelanjaan dengan menggunakan Borang Tuntutan Kos Projek/Bayaran Balik kepada PTJ

Mengurus.

9.15 Ketua Perunding perlu melaporkan kepada PTJ Mengurus sekiranya ada Staf Perunding yang

tidak mencapai prestasi yang ditetapkan.

10. TANGGUNGJAWAB DAN AKAUNTIBILITI PTJ MENGURUS

10.1 PTJ Mengurus yang diberi kuasa oleh Universiti sahaja dibenarkan untuk melantik, meluluskan

dan memantau projek perundingan, sekaligus melaksanakan projek perundingan.

10.2 PTJ Mengurus hendaklah menyediakan perkhidmatan pengurusan projek, pengurusan kewangan

dan perkhidmatan sokongan yang berkaitan dengan semua projek perundingan.

10.3 PTJ Mengurus bertanggungjawab untuk memastikan pelaksanaan projek perundingan adalah

selaras dengan terma rujukan yang ditetapkan dalam dokumen perjanjian.

10.4 Sekiranya berlaku sebarang pertikaian ataupun ketidakpatuhan, PTJ Mengurus berhak

menggantikan staf yang tidak berprestasi dengan staf lain untuk memastikan kerja perundingan

dilaksanakan mengikut terma rujukan yang ditetapkan.

10.5 PTJ Mengurus hendaklah menyimpan salinan asal dokumen perjanjian perundingan dan

mengemaskini senarai pangkalan data projek perundingan, serta melaporkan aktiviti perundingan

kepada ICD.

10.6 PTJ Mengurus bertanggungjawab menyediakan pangkalan data perundingan yang lengkap

termasuk data teknikal dan kewangan untuk dikemukakan kepada pihak UMK sekiranya

diperlukan.

10.7 PTJ Mengurus akan mengambil langkah wajar untuk menangani semua bentuk risiko yang

terdapat dalam setiap kerja perundingan. PTJ Mengurus bertanggungjawab untuk :

10.7.1 Mengambil perlindungan insuran yang mencukupi dan sesuai terhadap liabiliti

profesional dan produk berkaitan dengan perundingan berkenaan (jika perlu);

10

10.7.2 Mengambil perlindungan insuran yang mencukupi dan sesuai berkaitan dengan

keselamatan staf yang terlibat dengan kontrak perundingan berkenaan;

10.7.3 Memastikan staf perunding menandatangani surat indemniti dengan Universiti

Malaysia Kelantan (sekiranya perlu);

10.7.4 Mengingatkan perunding untuk mematuhi Akta Keselamatan dan Kesihatan 1994 (Akta

514).

10.8 PTJ Mengurus akan memantau kemajuan kerja perundingan dan memastikan berjalan mengikut

jadual, dan mengambil tindakan pembetulan jika terdapat masalah dalam perlaksanaan kerja.

10.9 PTJ Mengurus akan menguruskan tuntutan kepada pelanggan dan menguruskan penerimaan

bayaran perundingan daripada pelanggan dan pembayaran kepada semua pihak yang terlibat

dalam perjanjiaan berkenaan. Sekiranya berlaku masalah melibatkan prestasi perunding, Ketua

PTJ Mengurus hendaklah mengambil langkah berikut untuk mengatasi masalah berkenaan:

10.9.1 Berbincang dengan perunding tentang masalah yang dihadapi.

10.9.2 Berbincang dengan kumpulan perunding untuk mengatasi masalah perunding

berkenaan.

10.9.3 Mengadakan mesyuarat dengan pelanggan untuk tujuan penamatan dan penggantian.

10.9.4 Memastikan semua dokumen dan peralatan berkaitan projek dikembalikan oleh

perunding berkenaan.

10.9.5 Satu (1) salinan surat rasmi penamatan hendaklah dihantar ke ICD dan pelanggan.

11. TANGGUNGJAWAB DAN AKAUNTABILITI ICD

11.1 ICD akan membantu staf untuk berunding dengan Pelanggan, jika perlu, untuk mencapai

perudingan mengenai terma rujukan perundingan dan kadar bayaran.

11.2 ICD akan menyimpan semua rekod kerja perundingan Universiti.

12. HARTA INTELEK

12.1 Hak Harta Intelek yang terhasil dari kerja perundingan adalah tertakluk kepada Polisi Dasar Harta

Intelek Universiti. Sekiranya hasil kerja perundingan menjurus kepada pelanggan, ia tertakluk

kepada persetujuan pelanggan dan Univerisiti iaitu melalui perjanjian perundingan.

12.2 Ketua Projek perlu terlebih dahulu berbincang dengan Ketua PTJ Mengurus berkaitan hal Harta

Intelek termasuk pembayaran, pendapatan dan royalti dan ini perlu mendapat kelulusan

Jawatankuasa Penyelidikan dan Inovasi Universiti.

11

LAMPIRAN 1 : PROSES KERJA, CARTA ALIR PERUNDINGAN DAN BORANG

PROSES KERJA PELAKSANAAN PERKHIDMATAN PERUNDINGAN

NO. PROSES KERJA PEGAWAI DIRUJUK

1 Ketua Projek/PTJ Mengurus menerima tawaran / ‘letter of appointment’ daripada Pelanggan.

Ketua Projek/PTJ Mengurus

2 Ketua Projek menyediakan kertas cadangan kerja perundingan yang dipersetujui dan dikemukakan kepada Ketua PTJ Mengurus bersama Borang Permohonan Menjalankan Kerja-Kerja Perundingan dan Borang Permohonan Untuk Melakukan Pekerjaan Luar

Ketua Projek

3 PTJ Mengurus mengeluarkan surat lantikan kepada Ketua Projek sebagai Perunding

PTJ Mengurus

4 Ketua Projek isi Borang Penerimaan Tawaran Menjalankan Perkhidmatan Perundingan

Ketua Projek

5 Ketua Projek/Pelanggan menyediakan draf Perjanjian. PUU semak Perjanjian lengkap untuk ditandatangani.

Ketua Projek/Pelanggan

6 Setelah ditandatangani, Perjanjian berkenaan dimatikan setem oleh PTJ Mengurus.

PTJ Mengurus

7 PTJ Mengurus mohon pihak Bendahari buka akaun bagi projek tersebut dan diselia oleh Ketua Projek.

PTJ Mengurus/Bendahari

8 Ketua Projek perlu menyerahkan laporan kemajuan kepada PTJ Mengurus dengan mengemukakan Borang Laporan Kemajuan Kerja.

Ketua Projek

9 Ketua Projek perlu mengisi Borang Tuntutan Kos Projek/Bayaran Balik untuk permohonan tuntukan kos dan bayaran balik menggunakan vot Tabung Konsultansi projek tersebut.

Perunding

10 Di peringkat penyerahan – Ketua projek isi Borang Tutup Kod Projek Perundingan & Agihan Bayaran Kumpulan Perundingan.

Ketua projek

11 Bayaran kepada ahli-ahli perunding oleh Bendahari dibuat setelah ditolak bayaran agihan pendapatan universiti (universiti, PTJ Mengurus dan PTJ Asal) sebanyak 17%.

Bendahari

12

CARTA ALIR

PELAKSANAAN PERKHIDMATAN PERUNDINGAN

Ketua Projek/PTJ Mengurus/ICD menerima tawaran / ‘letter

of appointment’ daripada Pelanggan

Ketua Projek menyediakan kertas cadangan kerja

perundingan yang dipersetujui bersama Borang

Permohonan Menjalankan Kerja-Kerja

Perundingan dan Permohonan Untuk Melakukan

Pekerjaan Luar.

PTJ Mengurus mengeluarkan surat lantikan kepada Ketua

Projek sebagai Perunding

Ketua Projek isi Borang Penerimaan Tawaran

Menjalankan Perkhidmatan Perundingan

Ketua Projek/Pelanggan menyediakan draf

Perjanjian. PUU semak Perjanjian lengkap untuk

ditandatangani.

Setelah ditandatangani, Perjanjian berkenaan

dimatikan setem oleh PTJ Mengurus.

PTJ Mengurus mohon pihak Bendahari buka akaun

bagi projek tersebut dan diselia oleh Ketua Projek.

BUKA AKAUN

TANDATANGAN

PERJANJIAN

DRAF DAN SEMAK

PERJANJIAN

Tamat

13

Ketua Projek perlu menyerahkan laporan kemajuan

kepada PTJ Mengurus dengan mengemukakan

Borang Laporan Prestasi

Ketua Projek perlu mengisi Borang Tuntutan Kos

Projek/Bayaran Balik untuk permohonan tuntukan

kos dan bayaran balik menggunakan vot Tabung

Konsultansi projek tersebut.

Di peringkat penyerahan – Ketua projek isi Borang

Tutup Kod Projek Perundingan & Agihan Bayaran

Kumpulan Perundingan.

Bayaran kepada ahli-ahli perunding oleh Bendahari

dibuat setelah ditolak bayaran agihan pendapatan.

TAMAT

BAYARAN

TUTUP KOD PROJEK

TUNTUTAN KOS /

BAYARAN BALIK

KEMUKA LAPORAN

KEMAJUAN

14

UMK/B01.08.02.02/80/20 Pind.2 Tarikh Kuatkuasa : 23 Disember 2020

PERMOHONAN MENJALANKAN KERJA PERUNDINGAN/

CONSULTATION APPLICATION

Borang yang lengkap hendaklah dihantar ke PTJ Mengurus bersama Lampiran

Completed form with attachments to be sent to PTJ

MAKLUMAT KETUA PROJEK/HEAD OF PROJECT INFORMATION

Nama Ketua/ Leader’s Name

Nama Penyelidik Bersama / Co- Researchers name

(Jika ada / if any)

1. 2. 3. 4.

5.

Jawatan / Position (Jika staf kontrak, sila nyatakan tarikh tamat kontrak/ Contract staff please state your contract expiry date)

No. Kad Pengenalan / Passport No.

No. Staf / Staff No.

Fakulti / Pusat/Institut Faculty/Center/Institute

Emel / Email

No. Telefon Pejabat & H/P Office Phone & Mobile

MAKLUMAT PROJEK/ PROJECT INFORMATION (sila lampirkan surat tawaran perkhidmatan dari pihak pelanggan / please append the letter of offer from client)

Nama Pelanggan / (Syarikat / agensi / NGO) Name of Client (Companies / Agencies / NGO)

Alamat / Address

Nama Pegawai Perhubungan/ Name of contact person

No. Telefon Pejabat & H/P Office Phone & Mobile No.

15

No. Faks / Fax No.

Emel / Email

Tajuk Projek / Project Title

Bidang Projek / Field of Project (cth. Jaminan Makanan, Keusahawanan, IT dan lain-lain) (eg. Food Security, Entrepreneurship, ICT, /others)

Jenis Perkhidmatan/ Type of Services (pilih satu / choose one)

Khidmat Nasihat (Advisory) / Latihan (Training) / Penyelidikan Kontrak (Contract Research)*

Tempoh Projek / Project Duration

Tarikh Mula/ Date of Commencing

Tarikh Tamat/ Date of Completion

Lokasi Projek / Project Location

Nilai Projek / Project Value (RM) (sebelum caj overhed UMK / before UMK overhead)

Nilai Caj Overhed UMK/ UMK Overhead Value (RM)

Kaedah Bayaran/ Methods of Payment

Sila pilih satu dan tanda √/:

(please choose one and √ ) 1. Sekali gus/One-off

atau/or,

2. Berperingkat/Stages

Awal / Inception (30 %) : RM_______________

Interim / Interim (50 %) : RM_______________ Akhir / Final (20 %) : RM ______________ Semua pembayaran hendaklah dibuat ke atas nama BENDAHARI UNIVERSITI MALAYSIA KELANTAN pada Akaun 553038019271 (MAYBANK BANKING BERHAD) The payment need to be made on BENDAHARI UNIVERSITI MALAYSIA KELANTAN account number 553038019271 (MAYBANK BANKING BERHAD)

16

Adakah memerlukan penggunaan kemudahan UMK? (Jika ya, sila nyatakan) / Does the project require UMK facilities?

(If yes, please state)

PENGAKUAN KETUA PROJEK / HEAD OF PROJECT DECLARATION

Saya, dengan ini memohon kebenaran Universiti untuk menjalankan perkhidmatan perundingan. Saya

mengesahkan segala maklumat adalah benar dan bahawasanya kerja perundingan ini tidak akan menjejaskan

tugas hakiki saya di Universiti.

I, hereby apply for the approval from the University to conduct the consultation work as stated in this form. I

declare the information above is true and that the consultancy work will not jeopardise my present work.

Tandatangan dan Cop Rasmi: ………………………………………………….

Signature & Official Stamp

Tarikh / Date: ………………………………….

KELULUSAN KETUA PTJ MENGURUS**/ APPROVAL OF PTJ**

Dengan ini saya Meluluskan / Tidak Meluluskan* permohonan ini.

I, hereby approved / not approved* this application.

Tandatangan dan Cop Rasmi: ………………………………………………………...


Tarikh/Date: ...........................................

17

KELULUSAN NAIB CANSELOR/TIMBALAN NAIB CANSELOR (PENYELIDIKAN & INOVASI)** / APPROVAL

OF THE VICE CHANCELLOR/DEPUTY VICE CHANCELLOR (RESEARCH & INNOVATION)**

Dengan ini saya Meluluskan / Tidak Meluluskan* permohonan ini.

I, hereby approved / not approved* this application.

Tandatangan dan Cop Rasmi: …………………………..........................................


Tarikh / Date:…………………………………..

Nota:

* Sila potong yang tidak berkaitan / Please delete which is/are not relavant. ** Kuasa melulus bagi projek perundingan tertakluk kepada jumlah kos seperti Berikut / Authority for approval of the consultancy work as follows:

i. Dekan Fakulti/Pengarah bagi nilai sehingga RM 200,000 Dean of Faculty/Director for value up to RM 200,000

ii. Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan & Inovasi) bagi nilai RM 200,001 sehingga RM 500,000

Deputy Vice Chancellor (Research & Innovation) for value between RM 200,001 and RM 500,000

iii. Naib Canselor bagi nilai yang melebihi RM 500,000 Vice Chancellor for value above than RM 500,000

18

UMK/B01.08/01/2021 Pind. 2 Tarikh Kuatkuasa : 01 Januari 2021

PENERIMAAN TAWARAN MENJALANKAN PERKHIDMATAN PERUNDINGAN (CONSULTATION SERVICE ACCEPTANCE)

PUSAT PENGURUSAN PENYELIDIKAN DAN INOVASI

(Borang yang lengkap hendaklah dihantar ke PTJ Mengurus bersama lampiran)

Completed form with attachments needs to be sent to managing Responsibility Centre (RC)

BUTIRAN PERKHIDMATAN PERUNDINGAN

CONSULTATION SERVICE DETAILS

Tajuk Projek

Project Title

Nombor Projek

Project Number

Nama Perunding

Consultant’s Name

No. Staf

Staff’s Number

Nama Pelanggan

Client’s Name

Tempoh Projek

Project Duration

Dari

From

Hingga

To

BUTIRAN KEMUDAHAN / MAKMAL / PERALATAN YANG DIGUNAKAN

DETAILS OF FACILITIES / LAB / EQUIPMENTS USED

Peralatan / Harta Inventori /

Sumber Yang Disediakan Oleh

Pusat Pengajian

Centre’s Available Equipment /

Inventories / Sources

Caj yang dikenakan

Charges incurred

19

PENGAKUAN KETUA PROJEK

HEAD OF PROJECT’S DECLARATION

Saya dengan ini berjanji akan menjalankan tugas sebagai Perunding / Pembantu Perunding dengan tekun dan amanah

serta melaksanakan tugas yang dipertanggungjawabkan. Saya juga akan mengikut segala perjanjian dengan mengambil

kira kerja-kerja yang telah dipersetujui dalam perjanjian. Di samping itu, saya tidak akan mengenepikan tanggungjawab

kepada pihak lain serta sebagai pensyarah/staf Universiti Malaysia Kelantan (UMK).

I, hereby promise to carry out responsibilities as Consultant / Consultant Assistant with integrity and commitment as well as

given tasks. I will comply with the agreement by taking into account all the works agreed upon in the agreement. Other than

that, I will not neglect my responsibilities to other parties as lecturer / staff of Universiti Malaysia Kelantan (UMK).

Tandatangan dan Cop Perunding /

Pembantu Perunding.

Signature and Stamp of Consultant

/ Consultant Assistant

…………………

………………

Tarikh:

Diluluskan oleh:

Approved by:

Tandatangan dan Cop Ketua PTj

Mengurus

Signature and Stamp of Head of

Managing RC

…………………

………………

Tarikh:

20


LAPORAN PRESTASI (PROGRESS REPORT)




MAKLUMAT PROJEK

PROJECT DETAILS

Tajuk

Title

Ketua Projek

Head of Project

No. Tel.

Phone No.

Fakulti / Institut

Faculty / Institution

Bidang

Field of Interest

Kod Rujukan

Reference No.

Tarik Mula (Asal)

Start Date (Origin)

Tarikh Tamat (Asal)

Due Date (Origin)

Ahli Projek

PENCAPAIAN PROJEK

PROJECT COMPLETION

Pencapaian

Completion

Dirancang

Planned

Sebenar

Actual

Perbezaan

Difference

Cepat/Lewat

Early / Late

Peratus (%)

Percentage (%)

21

PRESTASI PERBELANJAAN

PROGRESS EXPENDITURE

Peruntukan

Allocation

RM ___________

Jumlah Perbelanjaan

Total of Expenditure

RM ___________

Baki

Balance

RM ___________

Prestasi Perbelanjaan

Progress Expenditure

_________ %

MASALAH / KEKANGAN

PROBLEM(S) / CHALLENGE(S)

22

CADANGAN PENAMBAHBAIKAN

SUGGESTION(S) TO IMPROVISE

PERAKUAN KETUA PTJ MENGURUS

DECLARATION OF HEAD OF MANAGING RESPONSIBILITY CENTRE (RC)

Tarikh:

Date:

Tandatangan:

Signature:

23


TUNTUTAN KOS PROJEK / BAYARAN BALIK (PROJECT COST CLAIM / REFUND FORM)



Completed form with attachments needs to be sent to Responsibility Centre (RC)



Tajuk Projek

Project Title

Nombor Projek

Project Number

Nama Perunding

Consultant’s Name

Kos Projek

Project Cost

Nama Pelanggan

Client’s Name

Tempoh Projek

Project Duration

Dari

From

Hingga

To

KETERANGAN TUNTUAN

CLAIM DETAILS

JUMLAH TUNTUTAN (RM)

TOTAL CLAIM (MYR)

Menuntut Jumlah Kos Projek (Projek Siap)

To claim the total cost of the project (Finished Project)

1. Mengemukakan Laporan Akhir

Final Report Attachment

2. Penghantaran Sijil

Certificate Submission

Menuntut Sebahagian Kos Projek (Pembayaran Prestasi)

To claim partial cost of the project ( Progress Payment)

1. Mengemukakan Laporan Inseprion/Interim/ Lain-Lain

Inseprion Report/Interim/Others Attachment

Bayaran Balik

Refund

24

Sila lampirkan:

Please attach:

a. Borang tuntutan UMK sedia ada.

UMK Claim Form

b. Resit-resit asal (Penginapan, perjalanan, pengangkutan, pembelian barang-barang runcit, dll)

Original receipt (Accommodation, Travel, Transportation, Grocery Purchases, Etc.)

c. Dokumen-dokumen sokongan (surat / emel jemputan mesyuarat, dll)

Supporting documents (meeting invitation letter / email, etc.)


Pembantu Perunding.

Signature and Stamp of Consultant /

Consultant Assistant

…………………

Tarikh:

Date:

Diluluskan oleh:

Approved by:

Tandatangan dan Cop Ketua PTJ

Mengurus


Managing RC

…………………

Tarikh:

Date:

25


TUTUP KOD PROJEK PERUNDING & AGIHAN BAYARAN KUMPULAN PERUNDING

(PROJECT CODE CLOSURE & CONSULTATION PAYMENT DISTRIBUTION)






Tajuk Projek

Project Title

Nombor Projek

Project Number

Nama Perunding

Consultant’s Name

No. Staf

Staff’s Number

Nama Pelanggan

Client’s Name

Tempoh Projek

Project Duration

Dari

From

Hingga

To

BUTIRAN KETERANGAN

INFORMATION IN DETAIL

BIL.

No.

PERKARA

Item

JUMLAH (RM)

Total (MYR)

1. Kos Projek

Project Cost

2. Bayaran Universiti

Universiti Payment

3. Agihan Bayaran Kumpulan Perunding

Consultant Team Payment Distribution

4. Bayaran Profesional yang telah dituntut sebelum tutup

kod projek

Claimed Professional Payment before Project Code

Enclosure

5. Baki bagi Agihan Kumpulan Perunding

Consultant Team Payment Balance

26

PERKARA

Item

NAMA / MAKLUMAT

Name / Details

AGIHAN (RM)

Distribution (MYR)

Ketua Projek

Project Leader

No. Staf

Staff No.

Ahli Kumpulan

Perunding

Consultant Team Member

No. Staff

Staff No.

Perunding Luar

External Consultant

No. K.P, Alamat, No. Tel &

No. Faks:

I/C No. Address, Phone No.

& Fax No.

Firma Perunding

Consultant Firm

Alamat, No. Tel & No.

Faks:

Address, Phone No.

& Fax No.

Jumlah / Total

Dengan ini saya selaku Ketua Projek :

I, hereby as the Project Leader:

i. Memaklumkan bahawa projek ini telah tamat dilaksanakan dan tiada sebarang

masalah berbangkit.

To inform that this project had successfully finished without any related problem(s).

i. Bertanggungjawab di atas timbul sebarang permasalahan projek ini.

Is responsible on any related problem(s) regarding the project.


Pembantu Perunding.

Signature and Stamp of Consultant

/ Consultant Assistant

……………………

Tarikh:

Date:

Diluluskan oleh:

Approved by:

Tandatangan dan Cop Ketua PTJ

Mengurus


Managing RC

……………………

Tarikh:

Date:

27

Sila lampirkan:

Please attach:

1. Surat Pelepasan daripada Pelanggan

Release Letter from Client

2. Penyerahan Laporan Akhir ke PTJ Mengurus (Tarikh:……………………)

Final Report Submission to Managing RC (Date: …………………… )

polisi dan prosedur perundingan universiti malaysia

Documents