mpk-fm
TRANSCRIPT
-
8/14/2019 MPK-FM
1/88
1
-
8/14/2019 MPK-FM
2/88
2
MPK DAN FM
Dua dokumen penting yang salingberkaitan dan bantu membantuantara satu sama lain.
Tanpa MPK, FM tidak memberi erti
sepenuhnya kerana satu-satuprosedur tidak dilihat secaramenyeluruh. Begitu juga sebaliknya
Tanpa FM pula, MPK tidak
bermakna dan ia tidak dapatmenunjukkan secara terperinci apayang dilakukan oleh seseorangindividu.
-
8/14/2019 MPK-FM
3/88
3
Dapat memahami dengan jelastugas-tugas yang dilaksanakan
mengikut peraturan dan undang-undang yang berkuatkuasa.
Mengetahui hubungan kerja
serta tugas dengan pegawai
atasan dan bawahannya.
-
8/14/2019 MPK-FM
4/88
4
Mampu menyedia ManualProsedur Kerja dan Fail Meja
sebagaimana yang ditetapkanmengikut peraturan.
Dapat meningkatkan prestasi
kerja pegawai dan sekolah. Menjimatkan masa kerja
dengan mengikuti garispanduan
yang disediakan.
SAMBUNGAN- Objektif
-
8/14/2019 MPK-FM
5/88
5
FM
Dokumen rujukanperingkat Jabatan
Berasaskan fungsi dan
bidang tugas jabatan
Satu MPK untuk
satu jabatan
Mengandungi maklumat
menyeluruh mengenai
semua aktiviti dalam
jabatan
Dokumen rujukan
peringkat individu/jawatan
Berasaskan tugas danTanggungjawab individu
Satu FM untuk
Satu jawatan
Mengandungi maklumat/
panduan untuk mengendalikan
tugas yang ditetapkan
bagi satu-satu jawatan
MPK
PERBEZAAN MPK DAN FM
-
8/14/2019 MPK-FM
6/88
6
Semua prosedur danperaturan kerja di rekodkan
sebagai bahan rujukan. Mempunyai keseragaman
dalam pelaksanaan kerja.
Mematuhi peraturanorganisasi Mengurangkan kesilapan
semasa bekerja
KEBAIKAN MPK & FM
-
8/14/2019 MPK-FM
7/887
Memudahkan kefahamantentang bidang tugas kepada
pekerja baru atau yangbertukar ke sesuatu sekolahbaru.
Penetapan secara jelas tentangbidang tugas dan halatujuseseorang pegawai.
SAMBUNGAN-Kebaikan MPK dan FM
-
8/14/2019 MPK-FM
8/888
MPKApa itu MPK ?
-
8/14/2019 MPK-FM
9/889
Dokumen rujukan peringkatJabatan/Pejabat
Mengandungi maklumat yangmemberi gambaran menyeluruhmengenai Jabatan/Pejabat
Mendokumentasikan secarasistematik susunan cara bekerja
Hanya satu MPK disediakan bagisatu Jabatan/Pejabat
MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK
-
8/14/2019 MPK-FM
10/88
10
Latar Belakang
Jabatan/Pejabat
ObjektifJabatan/
Pejabat
CartaJabatan/
Pejabat
Fungsi-Fungsi
Utama
Jabatan/
Pejabat
SenaraiBorang-borang
Yang Digunakan
Carta AliranKerja
Aktiviti-Aktiviti
Utama
Proses Kerja
Aktiviti-aktiviti
Utama
MANUALPROSEDUR
KERJA
Aktiviti-aktiviti
Bagi
Fungsi-fungsi
Utama
1 2
3
45
6
7
8
KANDUNGAN MPK
-
8/14/2019 MPK-FM
11/8811
MENCATATKAN SEJARAHPENUBUHAN
TUJUAN DAN MATLAMATDITUBUHKAN
AKTA/PERUNDANGAN BERKAITAN
1. LATAR BELAKANG JABATAN
-
8/14/2019 MPK-FM
12/8812
KENYATAAN YANG HENDAK DICAPAI
MENJELASKAN TUJUARAH JABATAN ASAS PENGURUSAN STRATEGIK
ASAS PEMBENTUKAN OBJEKTIF
2. OBJEKTIF JABATAN/PEJABAT
-
8/14/2019 MPK-FM
13/8813
MENGGAMBARKAN STRUKTUR YANG MENUNJUKKAN FUNGSI,AKTIVITI DAN HIERARKI DI DALAM
SESEBUAH JABATAN. RANGKAKERJA DAN PANDUAN
UNTUK MENCAPAIKAN OBJEKTIF YANGDITETAPKAN
a.) AKTIVITI-AKTIVITI YANGDIJALANKAN
OLEH JABATAN/PEJABAT
b. RANTAIAN PERINTAH CHAIN OF
1. CARTA ORGANISASIJABATAN/PEJABAT
-
8/14/2019 MPK-FM
14/88
14
PAR
P. Makmal P.Makmal
PT PT
PENGETUA
Ketua Pembantu Tadbir
PTR PTRPAR
Pen. Kanan I Pen. Kanan 2 Pen.y. Petang Pen. Kanan 3
P. AsramaKaunselor
CARTA ORGANISASI SEKOLAH
MENENGAH
-
8/14/2019 MPK-FM
15/88
15
PENGETUA
Pbiran, Pkhid
& Kew.HEM KOKU
Pngurusan
Pejabat
PerjawatanKewangan Hal Ehwal
Murid
Asrama Disiplin
CARTA FUNGSI SEKOLAH
MENENGAH
-
8/14/2019 MPK-FM
16/88
16
TUGAS - TUGAS UTAMA YANGDIJALANKAN BAGI MEMBOLEHKAN
JABATAN / PEJABAT MENCAPAI
OBJEKTIF PENUBUHANNYA.
KEGIATAN KHUSUS UNTUK
JABATAN ITU SAHAJA ATAUCOMMON ACTIVITY.
4. FUNGSI UTAMAJABATAN/PEJABAT
-
8/14/2019 MPK-FM
17/88
17
AKTIVITI IALAH PERKARA YANGDIJALANKAN DI BAWAH FUNGSI
UTAMA. PELAKSANAAN SESUATU
AKTIVITI MELIBATKAN TENAGAMANUSIA,PERALATAN, BAHAN,
MASA DAN KOS.
1. AKTIVITI-AKTIVITIBAGI
SETIAP FUNGSIUTAMA
-
8/14/2019 MPK-FM
18/88
18
JABATAN : SEKOLAH MENENGAH
FUNGSI UTAMA : PENTADBIRAN,
PERKHIDMATAN &
KEWANGAN
AKTIVITI : PENGURUSAN
PENTADBIRAN &PEROLEHAN
CONTOH:
-
8/14/2019 MPK-FM
19/88
19
CONTOH AKTIVITI 1
FUNGSI UTAMAAKTIVITI
:PERKHIDMATAN:URUSAN PENGISIAN JAWATAN
:URUSAN PENGESAHAN:URUSAN KEMASUKAN DALAMJAWATAN BERPENCEN
:URUSAN PENANGGUNGAN KERJ
-
8/14/2019 MPK-FM
20/88
20
Fungsi Aktiviti
Pengurusan :Bayaran
Kewangan Gaji dan Elaun
:Pengurusan Stor
:Buku Vot dll.
CONTOH AKTIVITI 2
-
8/14/2019 MPK-FM
21/88
21
6. PROSES KERJA MPK
Proses kerja ialah rangkaian tindakan yang
perlu diambil secara berturutan mengikutperaturan yang ditetapkan bagimelaksanakan sesuatu aktiviti.
Setiap aktiviti mesti disediakan proses kerja.Maklumat yang perlu ada dalam formatproses kerja ini ialah jawatan dan proses.
Aktiviti : Contoh Format Proses KerjaMPK
JAWATAN PROSES
MENYEDIAKAN PROSES KERJA
-
8/14/2019 MPK-FM
22/88
22
MENYEDIAKAN PROSES KERJAMPK
Semak senarai aktiviti bagimengenalpasti jenis-jenis aktiviti yangmemerlukan penyediaan proses kerja.
Sediakan urutan tindakan untukmelaksanakan aktiviti tersebut.
Mula dengan perkataan perbuatanbagi menyenaraikan setiap proses.
Senaraikan jawatan pegawai yang perlumengambil langkah ke atas langkah-langkah yang berkenaan.
-
8/14/2019 MPK-FM
23/88
23
Tindakan (Langkah)
Aliran
Pilihan/Keputusan
Tindakan Serentak
Penyambung
7. SIMBOL-SIMBOL CARTA ALIRAN
-
8/14/2019 MPK-FM
24/88
24
CARTA ALIRAN PENGESAHAN DALAM JAWATAN
DAN PEMBERIAN TARAF BERPENCEN
Pastikan syarat-syarat pengesahan
Telah dipatuhi
Rujuk untuk Perakuan Ketua Jabatan
Sediakan Kenyataan Perkhidmatan
Kenyataan Lulus Peperiksaan
Perakuan pengesahan dlm jawatan
Dan borang Opsyen/KWSP
Hantar ke SPP melalui JPN
Dapatkan Tandatangan Pengetua
Semak
Diperakukan
Pembantu Tadbir
Pembantu Tadbir
Tidak Lengkap
Urusan
Perlanjutan
Pembantu Tadbir
Mula
Sambung
-
8/14/2019 MPK-FM
25/88
25
Serah kepada Pembantu Tadbir
Untuk dihantar ke SPP melalui JPN
Terima kelulusan
Sedia Kew 8 dan hantar ke JPN
Terima Kew 8 yang telah diluluskan
Memberhentikan KWSP melalui
Payroll jika memilih Skim BerpencenPembantu Tadbir
Pembantu Tadbir
Pengetua
Pengetua
Pengetua
Tamat
-
8/14/2019 MPK-FM
26/88
26
8. SENARAI BORANG-BORANG
YANG DIGUNAKAN
Senaraikan borang-borangyang digunakan bagikeseluruhan Jabatan/Pejabat
-
8/14/2019 MPK-FM
27/88
27
FMApa itu FM ?
-
8/14/2019 MPK-FM
28/88
28
Dokumen rujukan peringkatindividu berasaskan tugas
dan tanggungjawab individu Satu FM bagi satu jawatan
Mengandungi maklumat /
panduan untukmengendalikan tugas yangditetapkan bagi satu-satu
jawatan
FAIL MEJA (FM)
KANDUNGAN FM
-
8/14/2019 MPK-FM
29/88
29
Objektif
Jabatan/PejabatObjektif
Bahagian/UnitCarta Organisasi
Jabatan/Pejabat
Carta Organisasi
Kedudukan Pegawai
Senarai Tugas/
Kuasa dan Hubungan
Peraturan-PeraturanPentadbiran
Proses Kerja
Senarai Tugas
HarianNorma Kerja
Senarai
Borang-borang
Yang DigunakanSenarai
Jawatankuasa
Yang Dianggotai
Senarai
Undang-UndangPeraturan
Senarai Semak/
Checklist
FAIL MEJA
Carta Aliran
Kerja
1
11
12
9
10
14
78
4
3
2
5
6
13
KANDUNGAN FM
-
8/14/2019 MPK-FM
30/88
30
OBJEKTIF JABATAN DI DALAM
FAIL MEJA SAMADENGAN OBJEKTIF DI MPK
1. OBJEKTIF JABATAN/PEJABAT
2 OBJEKTIF
-
8/14/2019 MPK-FM
31/88
31
2. OBJEKTIFBAHAGIAN/UNIT
PECAHAN KEPADA OBJEKTIF
JABATAN/PEJABAT DALAM BENTUK
OBJEKTIF JANGKA PENDEK YANGPERLU
DICAPAI OLEH BAHAGIAN/UNIT.
SETIAP AKTIVITI HARUSLAHMENYUMBANG KE ARAHPENCAPAIAN OBJEKTIF JABATAN /PEJABAT PADA KESELURUHANNYA.
-
8/14/2019 MPK-FM
32/88
32
3.TEPAT,JELAS,BOLEH DICAPAI DANBOLEH DIUKUR SUPAYA PIHAK
PENGURUSAN BOLEH MEMBUATKEPUTUSAN DAN PENILAIANKEMAJUAN DENGAN BERKESAN
BERASASKAN OBJEKTIF-OBJEKTIFYANG DITETAPKAN.
SAMBUNGAN-Objektif Bahagian/Unit
-
8/14/2019 MPK-FM
33/88
33
MENETAPKAN KEUTAMAAN-KEUTAMAAN JANGKA PANJANGBAHAGIAN/UNIT
MEMBOLEHKAN SESEORANGPENGURUS MENILAIKEBERKESANAN SESUATURANCANGAN SUPAYA IA DAPATDIUBAH JIKA PERLU
SAMBUNGAN-Objektif Bahagian/Unit
-
8/14/2019 MPK-FM
34/88
34
MERUPAKAN MEKANISMAPENYELARASAN ANTARAPENYELIA-PENYELIA DAN
STAF
SAMBUNGAN-Objektif Bahagian/Unit
-
8/14/2019 MPK-FM
35/88
35
CARTA ORGANISASI
JABATAN/SEKOLAH UNTUK FMADALAH SAMA DENGANCARTA YANG DISEDIAKAN
DALAM MPK
1. CARTA ORGANISASIJABATAN/SEKOLAH
1 CARTA ORGANISASI
-
8/14/2019 MPK-FM
36/88
36
DI DALAM FM, HANYA CARTABAHAGIAN/UNIT YANGBERKAITAN DENGANINDIVIDU SAHAJA PERLUDISEDIAKAN.
KEDUDUKAN INDIVIDU PERLUDITANDAKAN DALAM CARTA
ORGANISASI BAHAGIAN/UNIT
1.CARTA ORGANISASIBAHAGIAN/UNIT
-
8/14/2019 MPK-FM
37/88
37
PAR
P. Makmal P.Makmal
PT PT
PENGETUA
Ketua Pembantu Tadbir
PTR PTRPAR
P. Asrama
CONTOH-CARTA ORGANISASIBAHAGIAN/UNIT
DAN
-
8/14/2019 MPK-FM
38/88
38
DANHUBUNGAN
SENARAI TUGAS IALAH SENARAIYANG MENJELASKAN DENGAN
TEPAT DAN TERPERINCI MENGENAITUGAS, TANGGUNGJAWAB DANKUASA SESEORANG PEGAWAIUNTUK MENJALANKAN TUGAS-
TUGASNYA.
-
8/14/2019 MPK-FM
39/88
39
MENJELASKAN KEPADA
PEMEGANG JAWATANMENGENAI TUGAS,TANGGUNGJAWAB,
PENGETAHUAN ATAUKEMAHIRAN YANGDIPERLUKAN
SAMBUNGAN-Senarai Tugas Kuasa dan Hubungan
-
8/14/2019 MPK-FM
40/88
40
MENENTUKAN KUASA YANGDIBERIKAN KEPADA
SESEORANG PEGAWAI PERLUDIMAKLUMKAN.
MEMUDAHKAN SESEORANGPEGAWAI BERTINDAK ATAUMEMBUAT KEPUTUSANMENGIKUT HAD YANG
.
SAMBUNGAN-Senarai Tugas Kuasa dan Hubungan
-
8/14/2019 MPK-FM
41/88
41
HUBUNGAN KERJA PEGAWAIDENGAN PEGAWAI LAIN PERLU
DIKETAHUI UNTUK MEMBANTUPEGAWAI MENYELASAIKANSESUATU TUGAS.
SAMBUNGAN-Senarai Tugas Kuasa dan Hubungan
-
8/14/2019 MPK-FM
42/88
42
SETIAP PEGAWAI MENGETAHUI HAD-HAD KUASA YANG DIPERUNTUKKAN;
DAN
MENJELASKAN HUBUNGAN DI ANTARA
SESEORANG PEGAWAI DENGANPEGAWAI LAIN SAMA ADA DI DALAM JABATAN/ PEJABAT ATAU DENGANPEGAWAI-PEGAWAI DI
JABATAN/PEJABAT YANG LAIN.
SAMBUNGAN-Senarai Tugas Kuasa dan Hubungan
1 PERATURAN PERATURAN
-
8/14/2019 MPK-FM
43/88
43
1. PERATURAN-PERATURANPENTADBIRAN BAGI
SETIAP AKTIVITI
TIAP-TIAP AKTIVITI MEMPUNYAI
BEBERAPA PERATURAN PENTADBIRAN YANG HARUS DIKETAHUI OLEHPEGAWAI - PEGAWAI SESEBUAH
JABATAN/PEJABAT.
MESTI DIPATUHI DALAM MENJALANKAN
SESUATU AKTIVITI
.BAGI AKTIVITI AKTIVITI
-
8/14/2019 MPK-FM
44/88
44
.BAGI AKTIVITI-AKTIVITIYANG BERKAITAN DENGAN
PEGAWAI
SENARAI JAWATAN PEGAWAI YANGMELULUSKAN TINDAKAN DANSENARAI UNDANG-UNDANG DAN
PERATURAN YANG BERKAITAN PERLUDISERTAKAN DALAM PROSES KERJA.
-
8/14/2019 MPK-FM
45/88
45
BAGAIMANAKAHPENYEDIAAN PROSESKERJA?
-
8/14/2019 MPK-FM
46/88
46
PENYEDIAAN PROSES
KERJA
SEMAK SENARAI TUGAS BAGI
MENGENALPASTI JENIS-JENISKERJA YANG MEMERLUKANPENYEDIAAN PROSES KERJA
SEDIAKAN TURUTAN TINDAKANMENGENAI KERJA TERSEBUT
-
8/14/2019 MPK-FM
47/88
47
MULAKAN DENGAN PERKATAANPERBUATAN BAGI
MENYENARAIKAN SETIAP PROSES SENARAIKAN PEGAWAI YANG
PERLU DIRUJUK
SENARAIKAN UNDANG-UNDANGDAN PERATURAN YANGBERKAITAN DENGAN TUGAS
BERKENAAN.
SAMBUNGAN-Penyediaan Proses Kerja
-
8/14/2019 MPK-FM
48/88
48
.KERJA
LANGKAH-LANGKAH DIDALAMAKTIVITI YANG MELIBATKAN
PEGAWAI PERLU DITANDAKANAGAR PEGAWAI DAPATDIMAKLUMKAN MENGENAI
TANGGUNGJAWAB DANPERANAANNYA DALAMMENYELASAIKAN SESUATUAKTIVITI.
-
8/14/2019 MPK-FM
49/88
49
9. SENARAI SEMAK/CHECKLIST
SATU ALAT PERANCANGAN DANKAWALAN KERJA YANG RINGKAS DAN
TEPAT MENGENAI TINDAKAN-
TINDAKAN YANG PERLU DIAMBILDALAM MENGENDALIKAN SESUATUAKTIVITI.
BOLEH BERBENTUK RANGKAIKATA,SOALAN DAN JAWAPAN ATAUPUNPERNYATAAN PERINGATAN YANGDIPERLUKAN MENGIKUT
JENIS/BIDANG AKTIVITI YANG
-
8/14/2019 MPK-FM
50/88
50
KEPERLUAN CHECKLIST: MEMBERI PERINGATAN DAN
SEMAKAN KE ATAS TINDAKAN
YANG PERLU DIAMBIL DALAMMELAKSANAKAN SESUATU AKTIVITIHARIAN
MENGELAKKAN BERLAKUNYAKECUAIAN,LUPA,KESILAPAN DANPERTINDIHAN KERJA
-
8/14/2019 MPK-FM
51/88
51
MENJADI ASAS KEPADAKAWALAN KESELAMATAN
TERUTAMA YANG MELIBATKANAKTIVITI TEKNIKAL SEPERTIJADUAL PERJALANAN UDARADAN LAUT,PROSESAN ALATAN
DALAM ASSEMBLY LINE DANPANGKALAN KUALITI
SAMBUNGAN-Keperluan Chekcklist
. -
-
8/14/2019 MPK-FM
52/88
52
. UNDANGDAN PERATURAN
ADALAH PETIKAN KECIL DARIPADA
ARAHAN-ARAHAN RASMI YANGPERLU DIRUJUK OLEH SESEORANGPEGAWAI.
HANYA ARAHAN-ARAHAN YANGMASIH DIGUNAKAN SAHAJA YANGPERLU DIKANDUNGKAN DALAM FM.
-
8/14/2019 MPK-FM
53/88
53
KEPERLUAN : MENJADI RUJUKAN ASAS YANG
MEMBOLEHKAN SESUATU AKTIVITI ITUDILAKSANAKAN DENGAN SAH
MENJIMATKAN MASA MENGESAN SEMULAARAHAN-ARAHAN YANG DIPERLUKAN,
MEMUDAHKAN STAF LAIN MEMBUAT
RUJUKAN APABILA DIPERLUKAN
-
8/14/2019 MPK-FM
54/88
54
CARA MENYEDIAKAN: KUMPULKAN SEMUA PERUNDANGAN
DAN PERATURAN YANG ADA KAITAN
LANGSUNG DENGAN TUGAS JAWATANBERKENAAN
PEKELILING AM, PEKELILINGPERBANDAHARAAN,PERINTAH AM,
AKTA-AKTA TERTENTU, PERATURANPEJABAT,ARAHAN DAN LAIN-LAINDISIMPAN DI BILIK FAIL .
.JAWATANKUASA
-
8/14/2019 MPK-FM
55/88
55
.JAWATANKUASA
YANG DI ANGGOTAI
SEMUA JAWATANKUASA YANG
DIANGGOTAI OLEH PEGAWAIBERKENAAN
JAWATANKUASA ITU HENDAKLAH
SEKURANG-KURANGNYA WUJUDUNTUK TEMPOH 6 BULAN
-
8/14/2019 MPK-FM
56/88
56
MEMBOLEHKANNYA MEMBUAT PERSEDIAANDAN PERANCANGAN AWAL SEBELUM HADIR
KE MESYUARAT JAWATANKUASA-JAWATANKUASA TERSEBUT
MEMBOLEHKAN PEGAWAI BARU YANG
MENGAMBILALIH TUGAS MENGETAHUIJAWATANKUASA YANG PERLUDIANGGOTAINYA
SAMBUNGAN-Senarai Jawatankuasa Yang Dianggotai
1. SENARAI BORANG YANG
-
8/14/2019 MPK-FM
57/88
57
1. SENARAI BORANG YANGDIGUNAKAN BERKAITANDENGAN TUGASPEGAWAI
MEMBANTU PEGAWAI BERKENAANMENGETAHUI BORANG-BORANG
YANG BERKAITAN DENGANTUGASNYA.
-
8/14/2019 MPK-FM
58/88
58
13. NORMA KERJA
IALAH JANGKAMASA ATAU LAIN-LAIN PENGUKURAN PRESTASI
YANG TELAH DITETAPKAN BAGIMENYIAPKAN SESUATU KERJA
BOLEH JADI PANDUAN
14. SENARAI TUGAS
-
8/14/2019 MPK-FM
59/88
59
14. SENARAI TUGASHARIAN
FORMAT BAGI MENGINGATI DANMERANCANG AKTIVITI-AKTIVITI UTAMA
YANG PERLU DILAKSANAKAN DI ATAS
MEJA SUPAYA MUDAH DIRUJUK MEMUDAHKAN PEGAWAI MERANCANG
KERJA ATAU MENGAMBIL TINDAKAN-TINDAKAN PENTING LEBIH AWAL
MENGAMALKAN PENGURUSAN MASAYANG CEKAP DAN BERKESAN
-
8/14/2019 MPK-FM
60/88
60
CONTOH-
CONTOHPROSES KERJA
PROSES KERJA MENGURUSKAN PENGESAHAN DALAM
-
8/14/2019 MPK-FM
61/88
61
Semak buku daftar pegawai/kakitangan yang akan disahkan
dalam jawatan
1.
SEKSYEN
UNDANG-
UNDANG/
PERATURAN
PEGAWAI
YANG
MELULUSKAN/
DIRUJUK
PROSES KERJABIL
JAWATAN DAN PEMBERIAN TARAF BERPENCEN (FM)
BAHAGIAN: PENTADBIRAN
JAWATAN: PEMBANTU TADBIR PENTADBIRAN
Semak fail peribadi dan buku rekodperkhidmatan pegawai dan
pastikan telah memenuhi syarat
untuk pengesahan dalam
perkhidmatan
2.
-
8/14/2019 MPK-FM
62/88
62
Perintah AmBab A
Perkara 36
Ketua Jabatan(Pengetua)
Pegawai
berkenaan
Sediakan Borang Perakuan,Kenyataan Perkhidmatan dan
Kenyataan lulus peperiksaan dan
kemukakan kepada Ketua Jabatan
untuk Perakuan dan tandatangan.
Kemukakan borang opsyen
samada memilih skim
KWSP/pencen kepada pegawai
pegawai berkenaan
4.
Ketua Jabatan
(Pengetua)
Rujuk fail/pegawai yang layak untuk
perakuan Ketua Jabatan
3.
SEKSYEN
UNDANG-
UNDANG/PERATURAN
PEGAWAI
YANG
MELULUSKAN/DIRUJUK
PROSES KERJABIL
-
8/14/2019 MPK-FM
63/88
63
Ketua Jabatan(Pengetua)Terima surat pengesahan..Sediakan penyata perubahan
Kew 8 mengenai pengesahan
dalam jawatan dan dapatkan
tandatangan Pegawai yang diberi
kuasa.
6.
Kemukakan dokumen yang lengkap
kepada SPP melalui JPN
5.
SEKSYEN
UNDANG-
UNDANG/
PERATURAN
PEGAWAI
YANG
MELULUSKAN/
DIRUJUK
PROSES KERJABIL
-
8/14/2019 MPK-FM
64/88
64
Pembantu
Tadbir
Rekodkan pengesahan jawatan
dalam BRP dan edarkan surat asal
kepada pegawai
8.
Kemukakan penyata perubahan
Kew 8 yang telah ditandatangani ke
JPN.
7.
SEKSYEN
UNDANG-
UNDANG/
PERATURAN
PEGAWAI
YANG
MELULUSKAN/
DIRUJUK
PROSES KERJA
PENTADBIRAN(CONTOH
-
8/14/2019 MPK-FM
65/88
65
PENTADBIRAN(CONTOH
)
Urusan Pengesahan Dalam Jawatan
a. Pengesahan jawatan di dalamjawatan perkhidmatan awammengambil masa di antara 1 - 3tahun dari tarikh mula berkhidmat.Keadaan ini boleh berlaku sekiranyaseorang staf telah memenuhi syarat-syarat yang ditetapkan dalam skim
perkhidmatannya.
-
8/14/2019 MPK-FM
66/88
66
b. Semua urusan mengesahkanseseorang pegawai dalam
jawatanya hendaklah disertaidengan surat perakuan ketua
jabatan
c.Seseorang pegawai yang tidakdisahkan selepas tempohpercubaannya, tidak layak
menerima anjakan gaji sehingga
-
8/14/2019 MPK-FM
67/88
67
a. Pada amnya, lanjutan tempohpercubaan
seseorang pegawai diperlukan dalamkeadaan dimana pegawai tidak lulussemua peperiksaan yang disyaratkan
dalam tempoh percubaannya dantidak lulus kursus induksi.
a.Permohonan lanjutan tempoh percubaan
hendaklah dibuat kepada pihak berkuasamelantikan melalui Ketua Perkhidmatan
dengan sokongan Ketua Jabatan.
-
8/14/2019 MPK-FM
68/88
68
f. Adalah menjadi tanggungjawabKetua Jabatan untuk
mengemukakan perakuan kepadapihak berkuasa lantikan melaluiKetua Perkhidmatan tentang
perlanjutan tempoh percubaan 3bulan sebelum tamat tempohpercubaan pegawai itu.
CARTA ALIRAN PENGESAHAN DALAM JAWATAN
DAN PEMBERIAN TARAF BERPENCEN
-
8/14/2019 MPK-FM
69/88
69
DAN PEMBERIAN TARAF BERPENCEN
Pastikan syarat-syarat pengesahanTelah dipatuhi
Rujuk untuk Perakuan Ketua Jabatan
Sediakan Kenyataan Perkhidmatan
Kenyataan Lulus Peperiksaan
Perakuan pengesahan dlm jawatan
Dan borang Opsyen/KWSPHantar ke SPP melalui JPN
Dapatkan Tandatangan Pengetua
Semak
Diperakukan
Tidak Lengkap
Urusan
Perlanjutan
Mula
Sambung
-
8/14/2019 MPK-FM
70/88
70
Serah kepada Pembantu Tadbir
Untuk dihantar ke SPP melalui JPN
Terima kelulusan
Sedia Kew 8 dan hantar ke JPN
Terima Kew 8 yang telah diluluskan
Memberhentikan KWSP melalui
Payroll jika memilih Skim Berpencen
Tamat
Senarai Semak Semasa Proses KerjaPENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN DAN
-
8/14/2019 MPK-FM
71/88
71
PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN DAN
PEMBERIAN TARAF BERPENCEN
Bil Tindakan Tandakan Catatan
A. Semakan Rekod Maklumat Staf:
1. Daftar pegawai yang layak
2. Semak fail peribadi pegawai berkenaan
3. Telah memenuhi syarat perkhidmatan
4. Kemukakan kepada Ketua Jabatan
SAMBUNGAN - Senarai Semak Semasa Proses KerjaPENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN DAN KEMASUKAN KE
-
8/14/2019 MPK-FM
72/88
72
PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN DAN KEMASUKAN KE
JAWATAN BERPENCEN
Bil Tindakan Tandakan Catatan
5. Sediakan borang-borang berkaitan dan
minta pegawai tandatangan borang opsyen
6. Kemukakan sokongan yang telah
disempurnakan kepada Ketua Jabatan
untuk sokongan & tandatangan
7. Sediakan surat iringan dan hantar kePPD/PPB/JPN
8. Failkan sesalinan surat dan dokumen
ke fail peribadi pegawai berkenaan
SAMBUNGAN - Senarai Semak Semasa Proses Kerja PENGESAHAN
-
8/14/2019 MPK-FM
73/88
73
Bil Tindakan Tandakan Catatan
9. Terima surat pengesahan jawatan dari SPP
sesalinan serah kepada pegawai berkenaan
10. Sediakan kew. 8 dalam 6 salinan dan
dapatkan tandatangan Guru Besar/Pengetua
11. Hantar ke PPD/PPB/JPN untuk kelulusan
12. Terima kew. 8 yang telah diluluskan oleh
PPD/PPB/JPN
13. Sediakan SG 20 dan hantar ke JAN untuk
berhentikan potongan KWSP
j
DALAM PERKHIDMATAN DAN KEMASUKAN KE JAWATAN BERPENCEN
CARTA ALIRANPENYEDIAAN BAYARAN GAJI MELELUI SISITEM PAYROLL
-
8/14/2019 MPK-FM
74/88
74
Terima Kew8/surat arahan
Yang perlu dibuat perubahan
Taipkan kew 320 2 salinan
Perlu diisi ruangan yang berkenaan shj
Buat semakan denganPAYROLL MASTER LISTING
Kepilkan bersama dokumen sokongan
Yang telah disahkan
Susun lembaran gaji mengikut No. Gaji
J
Mula
Sambung
-
8/14/2019 MPK-FM
75/88
75
Copkan nama pegawai yang akan
tandatangan Kew 8
Semak serta tandatangan kew 8
Asingkan:- salinan asal ke JAN- salinan kedua difailkan
Rekod dalam buku despatch
Tamat
-
8/14/2019 MPK-FM
76/88
76
Proses Kerja Penyediaan Bayaran gaji
Melalui Sistem Payroll
Mengikut
Pekeliling danPeraturan yang
ditetapkan oleh
JAN
Menghantar Lembaran gaji
(Payroll) Kew.320 mengikutjadual yang telah ditetapkan
oleh Perbendaharaan.
Taipkan Kew, 320
sebanyak 2 salinan
Penuhkan butiran
berkenaan sahaja.
Pembantu
Tadbir(Kew)
1
2
3
Sessi Undang -
Undang dan
Peraturan
Proses KerjaTindakan
Pegawai
Bil
SAMBUNGAN - Proses Kerja Penyediaan Bayaran Gaji Melalui
-
8/14/2019 MPK-FM
77/88
77
Mengikut
Pekeliling danPeraturan yang
ditetapkan oleh
JAN
Untuk mengisi borang Kew.
320 hendaklahberpandukan kepada surat
Pek. Akauntan Negara Bil.
3 Tahun 1993.
Setiap perubahan yangdibuat perlu di sertakan
dengan dokumen-dokumen
yang berkaitan.
Pembantu
Tadbir(Kew)
4
5
Sessi Undang -
Undang dan
Peraturan
Proses KerjaTindakan
Pegawai
Bil
Payroll
SAMBUNGAN - Proses Kerja Penyediaan Bayaran Gaji Melalui
-
8/14/2019 MPK-FM
78/88
78
Mengikut
Pekeliling danPeraturan yang
ditetapkan oleh
JAN
Setiap lembaran gaji perlu
disertakan dengandokumen-dokumen yang
berkaitan.
Setiap lembaran gaji perlu
disusun mengikut nomborgaji (menaik) dan berikan
nombor bilangannya.
Pembantu
Tadbir(Kew)
6
7
Sessi Undang -
Undang dan
Peraturan
Proses KerjaTindakan
Pegawai
Bil
Payroll
SAMBUNGAN - Proses Kerja Penyediaan Bayaran Gaji Melalui
-
8/14/2019 MPK-FM
79/88
79
Mengikut
Pekeliling danPeraturan yang
ditetapkan oleh
JAN
Copkan nama pegawai
diruangan Disediakan olehdan Disahkan oleh serta
tarikh untuk ditandatangan.
Buat semakan berpandukan
:- PAYROLL MASTERLISTING.
Pembantu
Tadbir(Kew)
7
8
Sessi Undang -
Undang dan
Peraturan
Proses KerjaTindakan
Pegawai
Bil
Payroll
SAMBUNGAN - Proses Kerja Penyediaan Bayaran Gaji Melalui
-
8/14/2019 MPK-FM
80/88
80
Mengikut
Pekeliling dan
Peraturan yang
ditetapkan oleh
JAN
Hantarkan untuk
tandatangan Pengetua dan
asingkan Salinan Asal untuk
di hantar ke JAN dan salinan
kedua di failkan.
Rekod kedalam BukuDespath.
Pembantu
Tadbir
(Kew)
9
10
Sessi Undang -
Undang dan
Peraturan
Proses KerjaTindakan
Pegawai
Bil
Payroll
Senarai Semak Penyediaan Bayaran GajiMelalui Sistem Payroll
-
8/14/2019 MPK-FM
81/88
81
Melalui Sistem PayrollBil Tindakan Tandakan Cata
1. Terima Penyata Perubahan (Kew.8) atauSurat Arahan yang perlu untuk dibuat perubahan
2. Taip Kew. 320 sebanyak 3 salinan
3. Penuhkan butiran yang berkenaan
4. Semak dengan payroll
5 Terima Penyata Perubahan (Kew.8) atau Surat
Arahan yang perlu untuk dibuat perubahan.6. Taip Kew. 320 sebanyak 3 salinan
7. Penuhkan butiran yang berkenaan
NORMA KERJA BAGI TUGAS-TUGAS YANG DIJALANKANOLEH PEMBANTU TADBIR PERKHIDMATAN
-
8/14/2019 MPK-FM
82/88
82
Jumlah Unit
Yang Boleh
Dijalankan
Dlm Seminggu
1. Mengurus perlantikan 115 minit 17 unit
2. Mengurus pengesahan dalam jawatan 151 minit 13 unit
3. Mengurus kemasukan ke dalam 195 minit 10 unit
jawatan berpencen.
8. Mengurus kenaikan pangkat 95 minit 21 unit
5. Penyediaan penyata bulanan/suku 155 minit 16 unittahunan.
6. Mengurus pertukaran pegawai 185 minit 11 unit
Bil Jenis Kerja MasaYangDiambil
SENARAI TUGAS HARIAN
-
8/14/2019 MPK-FM
83/88
83
Perancangan Senarai Aktiviti
Harian / Minggu / Bulan
Sebagai senarai semak tugas harian
Kemudahan mengambil tindakan
susulan Dikemaskini dan direkod setiap hari
SENARAI TUGAS HARIAN
RAJAH- SENARAI TUGAS HARIAN
-
8/14/2019 MPK-FM
84/88
84
NAMA:
JAWATAN:
TARIKH:
BIL TUGAS SAYA HARI INI CATATAN
SENARAI TUGAS,KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAILAIN BAHAGIAN PENTADBIRAN DAN KEWANGANJAWATAN: PEMBANTU TADBIR
-
8/14/2019 MPK-FM
85/88
85
Tugas Pegawai Tugas dan Kuasa Yang Tugas Pegawai-
Atasan Yang Tanggungjawab Diberi Pegawai Lain
Yang Ada HubunganSerta Jenis Hubungan
Pengetua Menguruskan JPN merekodkanMeluluskan permohonan dalam BRP
Cuti cuti k/tangan
P.Kanan/KPTMenyokong
Permohonan
Cuti
P.Kanan/KPT Menguruskan 1.MenerimaMenandatangani Terimaan wang awam
Resit Bayaran 2.Menulis
Buku Resit
JAWATAN: PEMBANTU TADBIR
-
8/14/2019 MPK-FM
86/88
86
BAHAN -BAHANRUJUKAN
PEKELILING KEMAJUAN
PERKHIDMATAN AWAM
BIL 8 TAHUN 1991
-
8/14/2019 MPK-FM
87/88
87
MANUAL PROSEDUR KERJA DAN FAIL MEJA
-
8/14/2019 MPK-FM
88/88
pembina modul dan penceramah
Bil Nama Penyedia Modul Alamat Pejabat No. Telefon
1. Pn Rokiah Hanim Hj Bujang(Ketua Kumpulan)
SK Lereh, 76400 TanjungKeling, Melaka
06-3154264012-279 6833Fax: 06-3154919
2. Pn Hajjah Hasnah bt Ahmat SMK Yan,J alan Pegawai06900 Yan, Kedah
04-4655 228012-4326984Fax:04-4659400
3. En. Zakaria bin Saad Kolej Sultan Abdul HamidJ ln Langgar, 05460 AlorStar, Kedah
04-733 2300019-741 5112Fax:04-7305300
4. En. Zulkifli bin Ismail Politeknik KotaKuala Terengganu
J ln Sultan Ismail22100 K.Terengganu
09-620 4100 /09-620 4111012-985 1008Fax:
5.
Puan Noor Asmah bt Mohamed Politeknik DungunTerengganu23000 Dungun, Trg.
09-845 8820012-955 0896Fax:09-8458781
6. En. Maidin bin Hj Osman Jab. Pendidikan Sabah,Tkt. 5 Wisma Persekutuan,Kota Kinabalu, Sabah.
088-254 204013-871 3194Fax: