minit mesyuarat semakan pengurusan spk iso 9001: 2015...

Minit Mesyuarat Semakan Pengurusan Khas 2015 1 dari 26

MINIT MESYUARAT SEMAKAN PENGURUSAN SPK ISO 9001: 2015 PPI 2017

Tarikh : 20 JULAI 2017

Masa : 10.30 pagi

Tempat : Bilik Mesyuarat Eksekutif, Pej. Perpustakaan dan Pengurusan Ilmu,

Kampus Kota

Universiti Malaysia Kelantan

SENARAI KEHADIRAN

1. En. Azman b Hashim - Ketua Pustakawan

2. En. Hairuladzhar b. Mohd Hamdi - Timb. Ketua Pustakawan

3. Pn. Norhayati bt Nordin - Wakil Pengurusan / PKMB Kampus Jeli

4. En. Pahmi b Abdullah - Pustakawan Kanan / Bhg.Perkhidmatan Maklumat

5. En. Amirul Firdaus b Zilah - Pustakawan Kanan / Bhg.Pengurusan Perolehan

6. Pn. Noor Izzati bt Mat Nuri - Pustakawan Kanan / Bhg. Pengurusan Teknikal

7. En. Hamimi b Abdullah - Pustakawan / Bhg Sistem dan MCP

8. Pn. Shazwani bt Mohd Ezazi - Pustakawan / Bhg Pengurusan Kualiti

9. Pn. Wan Norjuliana bt Wan Abd Ghaffar - Pustakawan / Bhg Arkib

10. Cik Siti Zaharah bt Mohamad Rohi - Pustakawan / Bhg. Sokongan Penyelidikan

11. Tuan Zulkipeli b Tuan Yeh - Pegawai Penerbitan/ Bhg Penerbitan Korporat Universiti

12. En.Yusroyka Abd Karim - Pereka / Bhg. Rekabentuk dan Grafik

13. Pn.Raihana bt Sulaiman - Pen. Pegawai Penerbit / Bhg. Penerbitan Ilmiah


14. En. Mohamad Kamarul Hisyam bin A Rahman- Pereka/ Bhg. Rekabentuk dan Grafik

15. En Mohd Faris b Fauzi - Pereka/ Bhg. Rekabentuk dan Grafik

16. En. Ku Azlan b Ku Mansor - Pen. Pegawai Tadbir/Bhg Pnetadbiran dan Kewangan

17. Pn. Siti Marzatulazneee bt Musa - Pembantu Pustakawan Kanan/ Bhg. Pengurusan Perolehan

18. En. Mohd Asri b Yaacob - Pembantu Pustakawan Kanan/ Bhg. Perkhidmatan Maklumat

19. Pn.Siti Nurhafiza bt Mat Adnan - Pembantu Tadbir / Bhg Pentadbiran dan Kewangan

20. En. Muhamad Muis b Ismail - Pembantu Tadbir / Bhg Digital Ilmiah

21. Pn. Siti Asma Mohd Rozid - Pen.Pustakawan/Unit Pengurusan Manuskrip dan Pemasaran

22. En Mohd Safuan Mohd Azam - Pen.Pustakawan / Unit Pengurusan Ilmu

23. Pn Hasyyati b Che Hassan - Pembantu Pustakawan /Bhg.PengurusanTeknikal


BIL AGENDA

[ANALISIS & PENILAIAN DATA SPK OLEH BAHAGIAN & LAPORAN/LAMPIRAN]

ANALISIS & PENILAIAN SPK TERMASUK KEPUTUSAN/TINDAKAN/PERUBAHAN &

PENINGKATAN BERTERUSAN SPK

KEPERLUAN

SUMBER

S/TJ

1.

Aluan Pengerusi Mesyuarat dimulakan dengan bacaan al-Fatihah. Pengerusi mengalu-alukan kehadiran ahli mesyuarat MSP dan merakamkan penghargaan kepada semua staf atas kejayaan menaik taraf ke SPK ISO 9001:2015 mulai Februari 2017. Pengerusi seterusnya memaklumkan mesyuarat MSP 2017 adalah kali pertama menggunakan MS ISO 9001:2015 dan ia akan memfokuskan kepada: a) Pelaporan tindakan susulan MSP Bil. 1/2016 menggunakan SPK ISO 9001:2008. b) Skop SPK telah diperluaskan daripada Perkhidmatan Perpustakaan kepada Perkhidmatan Perpustakaan dan Pengurusan Ilmu selari dengan perubahan

struktur PPI. Skop ini menjadikan SPK PPI relevan dan konsisten dengan konteks organisasi (Seksyen 4.1). c) Analisis data 2017 dibuat bagi menentukan keberkesanan, kesesuaian dan kecukupan SPK ISO 9001:2015 PPI, serta penajajaran SPK dengan hala tuju

atau matlamat strategik UMK dan PPI. Analisis dan penilaian data melibatkan: i. Prestasi 2016 bagi Bahagian/Unit (Perkhidmatan Perpustakaan ISO 9001:2008) yang belum melaporkan prestasi 2016 dalam MSP lalu. Ini

disebabkan sebahagian prestasi 2016 dilaporkan sehingga Mei 2016 dalam MSP lalu. ii. Prestasi sehingga Julai 2017 bagi perkhidmatan Pengurusan Imu memandangkan perkhidmatan ini baru dimasukkan dalam skop ISO 9001:2015

bermula Februari 2017 dan juga Perkhidmatan Perpustakaan sedia ada (telah melaksana ISO 9001:2008). iii. Dimana boleh, analisis trend bagi objektif kualiti dan petunjuk prestasi yang sama bagi tahun 2015, 2016 dan 2017. Analisis trend juga boleh dibuat

mengikut bulanan, semester dan sebagainya bagi Bahagian yang belum mempunyai data perbandingan mengikut tahun. iv. Prestasi selepas Julai 2017 akan dinilai dan dilaporkan untuk keseluruhan tahun 2017 dalam MSP 2018.

d) Pengurusan risiko dan peluang telah dibuat sebanyak dua kali bagi memenuhi keperluan Seksyen 4.1, 4.2 dan 6.1. Pengurusan PPI menekankan amalan ‘risk-based thinking’ selari dengan keperluan baru MS ISO 9001:2015 dengan memantau Dashboard Risiko dan Dashboard Peluang termasuk tindakan yang perlu diambil, menilai semula isu-isu luaran dan dalaman serta perubahan jangkaan pihak berkepentingan dan impaknya dari segi risiko dan peluang baru. Selain ini, tindakan lain yang perlu diambil supaya PPI kekal relevan dengan konteks organisasi termasuklah menyesuaikan perancangan SPK, mencegah kemungkinan kesilapan pengguna dan staf dalam penyampaian PPI melalui komunikasi berterusan, latihan dan lain-lain.

e) Audit SIRIM untuk pensijilan MS ISO 9001:2015 dijadualkan pada 14-16 Ogos 2017. Berdasarkan komitmen staf dan dapatan Audit Dalaman 2017, dijangkakan semua proses dan perkhidmatan Perpustakaan dan Pengurusan Ilmu dapat melalui audit tersebut dengan lancar.

f) Taklimat ISO 2015 kepada semua telah dilaksanakan pada 23 Februari 2016 dan 19 Julai 2017. Selain ini, sesi perkongian ilmu dan komunikasi berterusan juga dilaksanakan bagi membolehkan staf memahami ISO 9001:2015 , pemakaiannya dalam konteks PPI, dan peranan mereka untuk melaksanakan SPK dengan berkesan.


2.

g) Staf yang menguruskan penerbitan ilmiah Universiti, penerbitan korporat, pengesahan penerbitan dan sebagainya akan melalui pengauditan yang pertama dengan SIRIM. Berdasarkan sesi perkongsian ilmu, kursus-kursus berkaitan ISO 9001:2015, komunikasi dalaman berterusan, mereka sepatutnya dapat melalui proses pengauditan dengan lancar.

2.1 Laporan Perkara Berbangkit dari MSP Bil.1/2016 WP telah membentangkan tindakan susulan daripada MSP Bil. 1/2016 seperti berikut :

a) 7 keputusan berkaitan dengan pembekal, stock taking, kepuasan pelanggan, dan lain-lain telah diambil tindakan dan dinilai berkesan dalam meningkatkan prestasi SPK. Status tindakan selesai.

b) Terdapat keputusan mesyuarat yang memerlukan pelaksanaan berterusan dan Ketua Bahagian memantau kesemua tindakan ini dilaksanakan. Tiada isu-isu berbangkit berkaitan pelaksanaan tindakan ini.


3. Perubahan isu-isu luaran dan dalaman yang berkaitan dengan SPK WP membentangkan perubahan dan penilaian isu-isu dalaman dan luaran (Rujuk Lampiran MK04-01) ini yang meliputi aspek berikut:

Isu-isu Risiko Peluang Lain-lain kesan kepada SPK & Tindakan diambil

Teknologi -serangan virus Ransom Ware

Penggodaman data

- Peningkatan keselamatan sistem dan server telah dibuat dan makluman kepada pengguna.

Ekonomi – Nilai RM yang masih rendah dan pengurangan bajet

(Risiko sama dengan Feb. 2017)

(Peluang sama dengan Feb. 2017)

Pelaksanaan aktiviti kelestarian kewangan dan kawalan bajet

Pasaran & Persaingan mendapatkan bahan & harga dengan pembekal/UA

- i. Perkongsian PD dengan UA/KPT

-

Isu prestasi UMK – meningkatkan jaringan & jalinan kerjasama

- Meningkatkan aktiviti CSR

-

Perubahan struktur PPI

- - Misi, Struktur dan fungsi baru PPI telah dibangunkan & skop SPK diubah daripada Perkhidmatan Perpustakaan kepada Perkhidmatan Perpustakaan & Pengurusan Ilmu

Persekitaran – isu banjir, bencana alam

Kerosakan prasarana

-

Pengetahuan organisasi

Staf kurang kompeten

- Latihan tahunan dan ‘on-the-job training

Mesyuarat mengambil maklum perubahan isu-isu dalaman dan luaran serta jangkaan pihak berkepentingan dan kesannya kepada SPK iaitu 3 risiko, 2 peluang baru, dan tindakan lain yang diambil untuk mengekalkan kesesuaian dan keberkesanan SPK. Mesyuarat berpendapat langkah-langkah yang diambil dapat menjamin penyampaian PPI sentiasa menepati keperluan pihak berkepentingan dinilai dari aspek: a. Identifikasi dan kawalan risiko dan peluang

baru yang dapat mencegah potensi masalah dan merebut peluang mengukuhkan kualiti perkhidmatan dan reputasi PPI.

b. Menyahut cabaran dan hasrat KPT berkaitan dengan kelestarian kewangan, dan sebagainya.

c. Sesi perkongsian ilmu antara staf dengan pelajar dan makluman kepada pengguna untuk mengelakkan kesilapan staf/pelanggan dalam penyampaian PPI.

d. Membuat perubahan skop dan dokumen SPK supaya selari dengan MS ISO 9001:2015, pengstrukturan PPI dan keputusan pengurusan UMK.

Rujuk Para 5

Rujuk Para 5

4. Maklumat Prestasi dan Keberkesanan SPK

A. Kepuasan Pelanggan dan maklum balas pihak berkepentingan i. Kepuasan Pengguna 2017 [Laporan Kepuasan Pengguna 2017]

Mesyuarat menilai pencapaian indeks kepuasan pelanggan dan maklum balas pihak

Makluman

-


KB (BPM) melaporkan Indeks Kepuasan Pengguna PPI 2017 ialah 84.9%, melebihi sasaran 80%. Ketiga-tiga Kampus merekodkan indeks melebihi 80% secara keseluruhan. Analisis dari segi item mengikut kampus menunjukkan a) Kampus Kota dan Kampus Bachok mencapai lebih 80% untuk semua item. b) Bagi Kampus Jeli, 74.9% direkodkan untuk kemudahan fotokopi, manakala

koleksi perpustakaan, pangkalan data/jurnal dan buku atas talian, perkhidmatan rangkaian tanpa wayar, keselesaan ruang bacaan, dan mesin pinjaman layan diri/kotak pemulangan buku merekodkan skor antara 76.6% - 79.9%, iaitu menghampiri sasaran. Untuk meningkatkan lagi kepuasan pengguna, perolehan bahan dan langganan bahan atas talian akan ditambah, dan pemantauan berterusan keatas kualiti ruang bacaan, perkhidmatan fotokopi (mesin baru telah disediakan), dan kemudahan/kebolehfungsian mesin pinjaman layan diri/kotak pemulangan buku akan dibuat bagi menjamin skor untuk item-item ini >80%.

ii. Analisis trend kepuasan pengguna 2015, 2016 dan 2017 [Laporan Kepuasan Pengguna 2015 – 2017]

Analisis trend indeks kepuasan pengguna 2015 – 2017 menunjukkan: a) Indeks melebihi 80% secara konsisten iaitu antara 84.74% - 86.64%. b) KB dan KJ mencatatkan skor >80% untuk ketiga-tiga tahun. KK bermula

dengan 75.65%, tetapi meningkat kepada 88.58% dan 88.61%. c) Semua ítem mencatatkan >80%, kecuali bagi ítem kemudahan fotokopi yang

merekodkan 74.5% (2015) tetapi >80% untuk tahun 2016 (87.3%) dan 2017 (83.2%).

d) Item-item bagi KJ yang dibawah <80% (2017) memerlukan perbandingan data dengan tahun 2018 untuk menentukan isu, jika ada. Ini kerana, data tahun 2015 dan 2016 untuk ítem-item ini adalah >80%.

Oleh itu, secara umumnya, análisis trend ini menunjukkan penyampaian perkhidmatan PPI adalah berkesan. Tiada isu-isu kritikal diperhatikan yang boleh menjejaskan kualiti bahan, ketersediaan koleksi, akses pangkalan data, dan sebagainya.

iii. Analisis kepuasan pelanggan 2017 (Pengurusan ilmu) – [Laporan

berkepentingan, dan memutuskan SPK ISO 9001:2015 PPI adalah berkesan, dan berupaya memenuhi keperluan pengguna. Ini berdasarkan kepada justifikasi berikut: a) Indeks Kepuasan Pengguna PPI 2017

memenuhi kepuasana pelanggan dengan skor 84.9% dengan ketiga-tiga Kampus >80%.

b) Analisis trend 2015 – 2017 juga menunjukkan pengguna berpuas hati dengan perkhidmatan PPI.

c) Indeks Kepuasan Pelanggan bagi Perkhidmatan Pengurusan Ilmu juga >80% walaupun baru dimasukkan dalam skop.

d) Tiada isu-isu kritikal berdasarkan maklum balas pelajar.

e) Maklum balas positif MQA yang menunjukkan PPI berkeupayaan menyediakan koleksi dan kemudahan menepati standard MQA.

f) Tiada maklum balas pihak berkepentingan yang menjejaskan penyampaian PPI.

g) Lain-lain tindakan yang diambil berdasarkan maklum balas pihak berkepentingan sebagaimana yang dilaporkan.

h) Tiada aduan dari pengguna Perpustakaan dan pelanggan lain yang menunjukkan perkhidmatan PPI memenuhi keperluan mereka.

i) Mengubah atau meningkatkan kuota internet supaya PPI sentiasa relevan dengan perkembangan teknologi dan perubahan jangkaan pengguna.

Peruntukan perolehan

2017

Dis. 2017 KB

BPM)


Kepuasan Pelanggan – Pengurusan Ilmu]

Penerbitan

Ilmiah

Pengesahan Penerbitan Makalah

Invent

ori Aset Ilmu

Data Penerbitan Universiti

Pengurusan

Rekod & Arkib

Penerbitan

Korporat

Kualiti laman web

-

-

-

-

84%

-

Kualiti pemprosesan

91%

-

-

-

91%

82%

Kualiti percetakan/ penerbitan/ rekod

90%

95%

83%

92%

-

90%

Kualiti perkhidmatan

88%

92%

87%

91%

85%

92%

Kepuasan Pelanggan

90%

93.5%

85%

91.5%

86%

88%

Analisis data kepuasan pelanggan bagi perkhidmatan Pengurusan Ilmu 2017 menunjukkan kesemua Bahagian dan perkhidmatan yang disampaikan >80%. Ini termasuklah dari segi dimensi kualiti laman web, kualiti prosesan, kualiti cetakan dan sebagainya. Tiada isu atau maklum balas berkaitan dengan perkhidmatan ini daripada penyelidik/pengarang/staf UMK atau pembeli (buku).

iv. Maklumbalas pengguna WP melaporkan, terdapat tiga maklum balas utama daripada pelajar yang melibatkan:

Permintaan menambah ruang bacaan – Isu ini akan selesai apabila Bangunan

Untuk meningkatkan kualiti penyampaian PPI kepada pengguna, mesyuarat bersetuju supaya semua tindakan yang dicadangkan dilaksanakan. Bagi membolehkan mesyuarat menganalisis dan menilai keberkesanan SPK dengan lebih mendalam dan tepat, mesyuarat menetapkan:

a) Analisis, penilaian dan laporan kepuasan pengguna dibuat mengikut kategori pengguna (Pensyarah, pelajar, dll) dan tahun pengajian pelajar mulai 2018.

b) Mengkaji dimensi dan item teknikal berkaitan dengan perkhidmatan Pengurusan Ilmu supaya instrumen lebih komprehensif, terperinci dan dapat meningkatkan kebolehpercayaan dapatan indeks.

Bajet PPI 2017

Dis. 2017 KB

BPM)


PPI baru di UMK Kampus Bachok siap pada tahun 2018

Memanjangkan waktu operasi Perpustakaan daripada 9 ke 11 malam - Pengurusan PPI telah mengkaji dan memutuskan tidak dapat dipenuhi kerana bilangan pelajar untuk menggunakan Perpustakaan sehingga 11 malam kurang, yang menyebabkan penggunaan tidak optimum. Ini juga selari dengan langkah penjimatan dan dasar kelestarian kewangan Universiti.

Mempertingkatkan kelajuan internat. PPI telah meningkatkan kuota internet kepada ‘unlimited’ yang dijangka dapat memenuhi keperluan pengguna.

v. Maklumbalas pihak berkepentingan Maklum balas pihak berkepentingan berkaitan dengan perkhidmatan PPI melibatkan komen atau penilaian positif dan peningkatan perkhidmatan iaitu:

Laporan MQA – koleksi mencukupi dan terkini, sesuai dengan program akademik yang ditawarkan, dan kemudahan Perpustakaan yang baik.

KPT (MyRA, SETARA dan MyMOHES) – Keperluan meningkatkan ketepatan data. Bagi tujuan ini, bengkel dengan Pensyarah diadakan dan staf PPI/UMK telah menghadiri bengkel yang dianjurkan KPT.

Jemaah Menteri – Laporan cemerlang, dan dijadikan amalan terbaik Universiti Awam. Universiti perlu menekankan kepada penjanaan dimana PPI melaksanakan sewaan ruang, pemasaran penerbitan dan sebagainya yang merupakan ‘Peluang’ PPI supaya relevan dengan matlamat Universiti

MAPIM – Pandangan diberikan berkaitan dengan kualiti/rekabentuk cetakan buku supaya mengelakkan elemen ‘crowded’ dan berkonsepkan ilmiah. Bagi isu ini, PPI telah menyesuaikan konsep rekabentuk dan cetakan supaya lebih simpel, ilmiah dan estetik.

Audit Negara – PPI mendapat sijil bersih dan ‘tiada penemuan’ adalah keputusan Audit Dalaman yang menunjukkan koleksi dan perkhidmatan PPI sangat baik.

Arkib – Usaha penambahbaikan dilakukan termasuklah membuat klasifikasi dalam proses pengesahan ANM, pewujudan JPR fungsian supaya PPI mendapat penarafan lima bintang. PPI sedang menguruskan aspek ini dan akan dilaporkan dalam Mesyuarat Pengurusan.


B. Tahap Pencapaian Objektif Kualiti 1-100% perolehan bahan PPI mengikut cadangan atau permohonan

KB (Bhg. Pengurusan Perolehan) melaporkan sehingga Julai 2017, sebanyak 4140 cadangan judul buku diterima dan telah pun diproses. Oleh itu, objektif kualiti ini dicapai. Bagi tahun 2016, 7770 cadangan diterima dan telah pun diproses. Trend menunjukkan keupayaan mengekalkan prestasi ini dimana bilangan cadangan sebanyak 5422 (2015), 7770 (2016) dan 4140 (Julai 2017) telah diuruskan pembelian.

Berdasarkan laporan ini, cadangan pengguna berjaya dipenuhi sepenuhnya. Ini menunjukkan prosesan kerja pembangunan koleksi adalah berkesan dan koleksi yang dibangunkan memenuhi keperluan pengguna.

-

-

2 -100% belanjawan tahunan perolehan bahan rujukan digunakan

KB (Bhg. Pengurusan Perolehan) melaporkan: a) Peruntukan perolehan bahan 2017 ialah RM1.5 juta. Sehingga Julai 2017,

RM412,922.22 telah dibelanjakan iaitu 27.53%. Walaupun masih rendah, peruntukan ini dijangka akan dapat digunakan sepenuhnya melalui pembelian bahan dan langganan pangkalan data/jurnal/buku elektronik sehingga Disember 2017.

b) Bagi tahun 2016, RM7 juta diperuntukkan dan sebahagian pembelian telah dibuat. Baki perolehan digunakan untuk tahun berikutnya.

c) Bagi tahun 2015, perolehan bahan monograf dan bahan bersiri bercetak melebihi peruntukan diberikan (RM5.4 juta berbanding RM5.5).

Analisis Trend Perbelanjaan Perolehan Bahan

Tahun 2015 2016 Julai 2017

Peruntukan (RM) 5.40 juta 7 Juta 1.5 Juta

Belanja (RM) 5.50 2,639,431.24 412,922.22

Mesyuarat menilai laporan pencapaian ini yang membolehkan pengguna mendapat koleksi PPI yang mencukupi bagi menyokong aktiviti pengajaran, pembelajaran dan penyelidikan. Bagi tahun 2017, mesyuarat meminta KB (PP) mendapatkan senarai cadangan pembelian dari Fakulti atau pengguna dan menguruskan pembelian sebelum Disember 2017. Akaun PPI 2017 mestilah mencapai 100% perbelanjaan/ komitmen pembelian.

Bajet Perolehan

PPI

Dis. 2017-

KB Bhg.

Pengurusan

Perolehan

3- Proses penerimaan bahan rujukan dalam masa ≤ 14 hari bekerja Bahan monograf: KB (BPP) melaporkan sehingga Julai 2017, 5820 monograf dan 8 CD diterima dan kesemuanya diproses dalam masa 14 hari bekerja. Bagi tahun 2016, 13015 bahan diterima dan diproses <14 hari.

Bagi laporan ini, standard prosesan bahan diterima telah dipenuhi. Ini menunjukkan keupayaan proses kerja penerimaan bahan rujukan PPI yang tinggi dan dapat menjamin prestasi proses dicapai. Prestasi ini pula dapat menjamin pengguna boleh merujuk bahan baru dengan cepat.

-

Berterusan


4- Pengkatalogan bahan rujukan ≤14 hari bekerja dari tarikh penerimaan Berdasarkan data sehingga Julai 2017, KB (BPT) melaporkan: a. 5820 monograf diterima. Dari jumlah ini, 4619 atau 79.36% diproses dalam

masa ≤ 14 hari, baki 1201 (20.64%) melepasi standard prosesan atau pengkatalogan bahan. TP telah dibuat dan mengenal pasti punca-punca kegagalan pengkatalogan bahan mengikut standard proses ditetapkan ialah seperti kesalahan membuat label pada bahan. Tindakan Pembetulan telah diambil dan dinilai berkesan. (Rujuk Borang TP).

b. 8 bahan audio visual yang diterima telah dikatalog mengikut standard proses ≤ 14 hari.

c. Analisis trend menunjukkan peningkatan ketara pengkatalogan tidak mencapai standard masa ditetapkan iaitu 21 bahan - 0.39% (2015), 341 - 2.62% (2016) dan 1201 - 20.64% (Julai, 2017). Punca kegagalan mencapai standard masa pengkatalogan adalah seperti di Para 4 a. Adalah dijangkakan ketakakuran ini dapat diatasi berdasarkan TP yang diambil.

Pengkatalogan Monograf Audio Visual

Jun 2017 2015 2016 Jun 2017

Bil.bahan diterima 5357 13015 5820 8

Bil.bahan diktalog ≤ 14 hari 15336 12674 4619 8 (100%)

Bil.Bahan dikatalog ≥14 hari 21 341 1201 -

Mesyuarat menganalisis dan menilai laporan ini dan memutuskan: a) Bagi 2017, proses pengkatalogan

mencapai prestasi 79.36%, dan data ini boleh menjejaskan ketersediaan bahan dirak dengan cepat disebabkan sistem down selama dua bulan iaitu 15 Disember 2017 – 11 Januari 2017.

b) Trend ketakakuran ini menunjukkan peningkatan bilangan bahan yang salah dilabel. Berdasarkan TP yang diambil, masalah ini dijangka dapat diatasi.

Oleh kerana prestasi ini boleh menjejaskan ketersediaan bahan rujukan kepada pengguna, KB (BPT) diminta memantau pencapaian Ogos – Dis 2017 dan TP yang telah dilaksanakan.

- September & Dis 2017 KB BPT

5- Memastikan 85% bahan di rak disusun dengan tepat [Laporan susunan bahan di rak 85%]

KB (BPM) membentangkan laporan kualiti penyusunan bahan mengikut standard LCC dengan tepat. Laporan ini menunjukkan: a) Ketiga-tiga Kampus mencapai >90% sehingga Julai 2017. b) Trend pencapaian untuk tahun 2015 – 2017 bagi ketiga-tiga Kampus juga

menunjukkan pencapaian >90%. Oleh itu, objektif kualiti ini dicapai.

Mesyuarat mengesahkan pencapaian penyusunan bahan di rak 2017 dan 2015-2017 adalah mengikut standard LCC secara konsisten bagi ketiga-tiga kampus. Ini juga dapat membantu pengguna membuat pencarian bahan dengan tepat dan cepat, sekaligus meningkatkan keberkesanan perkhidmatan perpustakaan. Untuk peningkatan berterusan SPK, mesyuarat meminta standard 85% dibuat perbandingan dengan UA lain, dan mengubahnya kepada standard lebih tinggi, bersamaan dengan amalan terbaik Universiti lain.

Bajet

mengurus PPI

Januari 2018 KB BPM


6- Penjilidan bahan dalam masa 30 hari bekerja KB (BPM) membuat analisis trend penjilidan bahan dalam masa 30 hari bekerja iaitu: a) Sehingga Julai 2017, 66 bahan telah berjaya dijilid dalam tempoh masa

ditetapkan. b) Trend yang sama direkodkan untuk tahun 2015 dan 2016. Prestasi ini dapat

dikekalkan walaupun terdapat peningkatan bahan dijilid (162 – 2015 dan 222 – 2016).

Oleh itu objektif ini berjaya dicapai.

Tahun Jumlah Bahan

dijilid ≤ 30 hari bekerja

≥ 30 hari bekerja

% pencapaian

2015 162 162 0 100

2016 222 222 0 100

2017 66 66 0 100

JUMLAH 450 450 0 100

Mesyuarat mengesahkan bahawa proses penjilidan berjaya dilaksanakan mengikut standard 30 hari bekerja. Ini dapat menjamin ketersediaan semula koleksi yang diperlukan pengguna. Standard 30 hari bekerja diamalkan oleh kebanyakan UA, oleh itu, mesyuarat memutuskan ia dikekalkan buat masa ini.

- Berterusan

7- Melakukan Stock Taking koleksi perpustakaan setiap 3 tahun

Urusan stok take telah dibuat pada 14 Januari 2016 hingga 11 Februari 2016 bagi ketiga-tiga kampus. KB BPM telah menganalisis data hasil stock taking yang menunjukkan: a) Jumlah sebenar koleksi adalah tepat dengan rekod PPI. b) Beberapa bahan mengalami sedikit kerosakan fizikal dan telah diuruskan

proses penjilidan. c) Tiada bahan hilang.

Mesyuarat menilai hasil urusan stock taking yang dapat menentukan jumlah sebenar koleksi di perpustakaan serta dapat mengenalpasti bahan yang rosak dan hilang. Ini bukan sahaja dapat menjamin perkhidmatan terbaik kepada pengguna, tetapi juga mengekalkan pematuhan kepada polisi PPI, Audit Negara dan Kementerian Kewangan Malaysia.

- -

13 - Pendidikan pengguna – Mencapai tahap kepuasan pengguna 80% [Laporan Kelas Pendidikan Pengguna 2015-2017]

KB (BPM) melaporkan hasil analisis kepuasan pengguna (pendidikan pengguna) yang menunjukkan: a) Bagi tahun 2017, skor ketiga –tiga Kampus melebihi 80%, dimana KK

merekodkan 92.15% dan KJ 89.46%.

Mesyuarat menilai tahap kepuasan pengguna yang dilaporkan untuk tahun 2017 dan analisis trend penilaian pengguna 2015 – 2017. Berdasarkan laporan ini, mesyuarat merumuskan kelas pengguna yang dijalankan

-

Berterusan/ KB

BPM


b) Setiap dimensi kualiti kelas pengguna juga mencapai lebih 80% (PPI). c) Item penyampaian/gaya persembahan pengajar dan tahap kefahaman bagi KJ

adalah 79.1% dan 79.25%, dinilai tidak menjejaskan kualiti kelas pengguna. d) Trend tiga tahun PPI juga melebihi 80% iaitu 85.73% (2015), 85.66% (2016)

dan 87.22% (2017). Pencapaian >80% juga direkodkan untuk KJ, KB dan KK.

adalah berkualiti dan menepati keperluan pengguna bagi modul, fasiliti, penyampaian fasilitator, tempoh kelas dan sebagainya.

14 - 80 % maklum balas kepada pengguna [Laporan Rujukan Pengguna] KB (BPM) melaporkan berdasarkan data Khidmat Rujukan Maklumat, analisis bagi Khidmat Rujukan Maklumat menunjukkan 100% pertanyaan pengguna mengenai perkhidmatan perpustakaan dipenuhi bagi tahun 2015, 2016 dan 2017 untuk ketiga-tiga Kampus. Bilangan pertanyaan yang diterima dan dipenuhi ialah 1570 (2015), 1149 (2016) dan 1729 (Julai 2017). Ini menunjukkan objektif kualiti ini berjaya dipenuhi untuk 2017, termasuk tiga tahun yang dinilai.

Berdasarkan data maklumbalas pengguna dan tindakan yang diambil menunujukkan BPM dapat menawar dan mengekalkan kualiti perkhidmatan kepada pengguna. Bagi pelaporan 2018, mesyuarat meminta KB BPM menyediakan: a) tabulasi data mengikut jenis pertanyaan b) menilai dan mencadangkan tindakan dan penambahbaikan yang perlu diambil

-

Disember

2017/ KB

BPM

15 Proses permohonan perkhidmatan bahan PAP dalam masa ≤ 3 hari [Laporan PAP]

KB (BPM) melaporkan data Perkhidmatan Bahan PAP bagi ketiga-tiga kampus iaitu: a) Sehingga Julai 2017, prosesan PAP ≤ 3 hari ialah 100%. Ini menunjukkan

pencapaian objektif kualiti adalah ditahap maksimum. b) Prosesan PAP ≤ 3 hari ialah 99.6% (2015), 100% bagi tahun 2016 dan 100%

(Julai 2017). KB dan KJ merekodkan pencapaian 100% untuk tiga tahun ini. Analisis data 2017 dan trend 2015-2017 menunjukkan tahap pencapaian objektif ini adalah tinggi. Terdapat sebilangan kecil bahan PAP yang diproses melebihi 3 hari, kebanyakannya disebabkan oleh isu sistem virtua tergendala, dan situasi ini dinilai tidak menjejaskan penyampaian urusan PAP kepada pelanggan.

Secara keseluruhannya, mesyuarat berpendapat objektif ini dicapai ditahap yang tinggi iaitu 100%. Sebilangan kecil bahan PAP yang diproses melebihi 3 hari (2015) dan telah ditambahbaik pada tahun berikutnya.

- -


16 Perkhidmatan PAK dalam masa ≤ 5 hari [Laporan PAK]

KB BPM melaporkan, sehingga Julai 2017, objektif ini dicapai 100% dimana semua 52 bahan PAK dibekalkan dalam masa ≤ 5hari bagi ketiga-tiga kampus. Pencapaian 100% perkhidmatan PAK dalam masa ≤ 5hari direkodkan untuk tahun 2015, 2016 dan 2017 untuk ketiga-tiga Kampus.

Mesyuarat merumuskan perkhidmatan PAK ditahap terbaik yang membantu pengguna, khususnya pelajar UMK dapat merujuk kepada bahan yang dikehendaki. Mesyuarat meminta data ini dibandingkan sehingga Disember 2017 dan 2018 sebelum penambahbaikan kepada prestasi dibuat.

-

Dis

2017 KB

BPM

17 70% bahan PAP di penuhi [Laporan PAP] KB (BPM) melaporkan: a) Jumlah bahan PAP yang dipohon antara Jan hingga Julai 2017 ialah 98.

Daripada jumlah ini, 96 dapat dibekalkan, iaitu melebihi sasaran ditetapkan. KK dan KJ merekodkan pencapaian 100% manakala KB 96.3%.

b) Trend pencapaian prestasi PAP juga melebihi 70% iaitu 86.1% (2015), 96.3% (2016) dan 98.8% (2017).

Oleh itu, prestasi ini dicapai dan dijangka dapat dikekalkan sehingga Disember 2017.

Secara keseluruhannya, objektif ini dicapai melebihi 90%. Mesyuarat menilai pencapaian ini adalah tinggi dan dapat menyokong penyampaian PPI yang berkualiti kepada pengguna. Prestasi ini dikekalkan sehingga data Disember 2017 dibandingkan untuk menentukan konsistensinya sebelum peningkatan SPK dicadangkan.

- -

18 Penerbitan universiti a. Penyuntingan dan penerbitan manuskrip ≤5 bulan

Ketua Bahagian (BPI) melaporkan terdapat 29 naskah manuskrip diterima sehingga Julai 2017. Status urusan penyuntingan dan penerbitan adalah seperti berikut:

Bilangan disunting dan diterbit dalam masa ≤5 bulan - 6 naskhah

Proses penilaian - 4 naskhah

Penambahbaikan selepas penilaian - 3 naskhah

Editorial - 5 naskhah

Rekabentuk - 7 naskhah

Semakan layout oleh penulis - 4 naskhah Prestasi 6 naskah yang telah diterbitkan adalah dibawah 5 bulan. Kawalan proses penyuntingan dan penerbitan akan dibuat secara berterusan dan dijangkakan 23 naskah manuskrip lagi dapat diterbitkan dalam masa ≤5 bulan.

Mesyuarat menilai urusan penyuntingan dan penerbitan manuskrip dimana setakat ini 6 naskah berjaya diterbitkan dalam tempoh masa ≤5 bulan. Keupayaan ini dinilai sangat baik memandangkan urusan penyuntingan kebiasaannya mengambil masa yang lama. Mesyuarat berpendapat dengan kawalan proses dan pemantauan aktiviti penyuntingan dan penerbitan yang baik, 23 naskah yang sedang melalui proses penilaian, editorial dan sebagainya akan berjaya diterbitkan dalam tempos masa ditetapkan. Ini menunjukkan perkhidmatan penerbitan Universiti yang dikendalikan PPI adalah berkesan dan dapat membantu Uiversiti meningkatkan penerbitan.

-

Berterusan

Ketua Unit (PI)


19 Pengurusan rekod

- Pendaftaran penerimaan rekod ≤ 5 hari bekerja Data prestasi pendaftaran penerimaan rekod ≤ 5 hari bekerja menunjukkan 100% dicapai. Oleh itu objektif ini, sehingga Julai 2017 telah berjaya dipenuhi yang menunjukkan urusan pendaftaran penerimaan rekod yang cepat kepada PTj. Bagi kes PNC (bulan Februari), prosesan sebenarnya dibawah 5 hari mengambil kira permulaan kerja selepas staf kembali menghadiri Bengkel ISO dan Pelan Strategik UMK dari 20-28/2/2017.

Pendaftaran Penerimaan Rekod ≤ 5 Hari Bekerja (Julai, 2017)

BULAN PTJ JUMLAH BAHAN

JUMLAH HARI (BEKERJA)

≤ 5 HARI ≥ 5 HARI

JAN BPKP 30 4

FEB PPIA 28 2

FKP 642 2

PPIA 44 3

PNC 41 10 HARI* (5 Hari dari tarikh mula prosesan).

MAC BENDAHARI 1 2

TNC (HEPA) 68 2

PPIA 33 1

APRIL PPP 84 2

PPI 15 2

TNC (HEPA) 55 2

CCI 35 3

PNC 61 3

MEI

KESELAMATAN 2 0

FAE 1 0

BPKP 52 1

Pengurusan rekod adalah antara perkhidmatan yang baru dimasukkan dalam skop SPK ISO 9001:2015. Pencapaian awal menunjukkan prestasi proses dan kualiti perkhidmatan dari aspek tempoh masa pendaftaran rekod dinilai memenuhi keperluan PTj. Ini menunjukkan SPK PPI berkesan untuk menyelesaikan urusan rekod PTj di samping menjaga kepentingan pihak Arkib Negara.

-

-


20 Kualiti perkhidmatan PPI

a) Penerbitan universiti i. Makalah berindeks – peningkatan 10% setahun

Ketua Bahagian (SP) melaporkan penerbitan makalah berindeks tahun 2016 ialah 128. Oleh itu, sasaran peningkatan 10% yang perlu dicapai tahun 2017 ialah 141. Sehingga Julai 2017, sebanyak 96 naskah telah berjaya dihasilkan. Dengan kawalan proses dan kerjasama berterusan dengan pensyarah, sasaran 141 ini dijangka dapat dicapai disember 2017.

Sehingga Julai 2017, 96/141 (68%) makalah berindeks telah berjaya dihasilkan. Baki 45 makalah berindeks dijangka dapat diterbitkan sebelum Dis 2017. Mesyuarat berpendapat tiada isu atau risiko yang boleh menjejaskan pencapaian sasaran ini. Implikasinya, SPK PPI berupaya mencapai perancangan dan hasil yang ditetapkan.

-

Dis 2017 Ketua Bahagian (SP)

ii. 25 buah buku diterbitkan berdasarkan manuskrip lengkap

Bagi tahun 2017, sasaran penerbitan buku ialah 25 naskah. Sasaran ini tidak dibandingkan dengan tahun 2016 kerana objektif baru diluluskan Februari 2017. Sehingga Julai, 29 naskah buku telah pun diproses melepasi sasaran yang ditetapkan. Oleh itu, objektif kualiti dicapai sepenuhnya.

Walaupun sasaran penerbitan buku dicapai lebih awal, mesyuarat berpendapat analisis trend pencapaian perlu dibuat sebelum cadangan peningkatan SPK dibuat. Oleh itu, data ini perlu dibandingkan dengan prestasi 2018.

-

Dis 2017 Ketua

Unit(PI)

iii. Inventori aset ilmu – peningkatan 10% setahun

Prestasi ini bermula tahun 2017, oleh itu tiada perbandingan 10% dibuat. Sehingga Julai 2017, 1113 penerbitan inventori aset ilmu telah berjaya diterbitkan. Pencapaian ini dinilai sangat tinggi memandangkan PPI baru dipertanggungjawabkan untuk menguruskan inventori aset ilmu Universiti. Tiada isu-isu kritikal yang dijangka boleh menghalang usaha PPI meningkatkan 10% inventori aset ilmu pada tahun hadapan.

Mesyuarat mengambil maklum prestasi penerbitan inventori aset ilmu Universiti. Sasaan 10% peningkatan yang ditetapkan PPI adalah untuk menyokong penerbitan Universiti dan penarafan MyRA dengan KPT. Oleh itu, usaha berterusan perlu bermula dari sekarang untuk menjamin peningkatan 10% dicapai pada tahun 2018.

-

Dis. 2018 Ketua Unit (PI)

iv. Penerbitan korporat Ketersediaan bahan penerbit korporat mengikut masa dan spesifikasi yang dipersetujui bersama pelanggan

Jenis Penerbitan Korporat

Bil. Penerbitan Korporat

Bil.Disediakan mengikut Norma Waktu

Bil. Disediakan Mengikut Spesifikasi

Penerbitan korporat merupakan perkhidmatan baru yang dimasukkan dalam skop SPK PPI. Perkhidmatan ini agak subjektif, dan kualiti

-

Dis 2018 Ketua


Penerbitan Buku Program Universiti

7

7 7

Tarikh Program Kelulusan Mesy. Program / Jpu

Penerbitan Buku Laporan Tahunan

1

1 1

Format/ Norma Waktu Kelulusan Mesy Jpu / Lpu

Penerbitan Buku Umum

2 2

Berdasarkan Borang Soal Selidik

Format/ Norma Waktu Baik: 55.6%

Penerbitan Buku Kreatif (Coffee Table Book)

2 Format/Norma Waktu Cemerlang:44.4%

2 2

Sebanyak 12 penerbitan korporat dikendalikan PPI sehingga Julai 2017. Kesemua penerbitan ini adalah mengikut rekabentuk yang ditetapkan Universiti dan memenuhi norma masa dan spesifikasi pelanggan.

perkhidmatan PPI dinilai dari aspek rekabentuk yang menepati keperluan Universiti, tempoh masa dan spesifikasi yang dipersetuji oleh pengguna. Kesemua 12 penerbitan dapat disediakan sebelum sesuatu majlis berlangsung yang menunjukkan spesifikasi masa telah dipenuhi. Berdasarkan maklum balas pelanggan, 55.6% menilai kualiti penerbitan korporat ditahap baik dan 44.4% cemerlang. Oleh itu, mesyuarat berpendapat pelanggan berpuas hati dengan konsep, rekabentuk, nilai estetik dan lain-lain aspek dalam penerbitan korporat Universiti.

Bhg.PKU

b) Pengurusan rekod dan arkib

i. Pendigitalan bahan yang diterima boleh diakses melalui portal

Kualiti bagi pengurusan rekod dan arkib dinilai dari aspek pelanggan boleh mengakses bahan yang didigital melalui My Records. Objektif ini dicapai dimana semua 481 bahan yang diterima antara Januari – Jun 2017 dapat diakses oleh PTj.

Ketersediaan Bahan Untuk Diakses Melalui My Records

Bulan Jumlah Bahan Digital Jumlah Bahan Boleh Diakses

Peratusan

Jan 79 79 100%

Feb 29 29 100%

Mac 145 145 100%

April 103 103 100%

Mei 71 71 100%

Jun 54 54 100%

Mesyuarat menilai laporan yang dibentangkan dan bersetuju objektif ini dicapai yang menunjukkan urusan pendigitalan bahan yang diterima daripada pelanggan dapat diakses melalui My Records. Analisis trend hendaklah dilaksanakan dengan membuat data perbandingan mengikut tahun, mulai 2018.

-

Jun 2018


c) Pinjaman bahan i. Peningkatan pinjaman bahan – 5%

KB (BPM) melaporkan data sehingga Julai 2017 menunjukkan ketiga-tiga Kampus masih belum mencapai sasaran ini. Analisis trend juga menunjukkan sasaran peningkatan 5% belum dicapai. BPM telah dan terus berusaha meningkatkan pinjaman bahan ini secara berterusan. Disamping itu, TP telah dianalisis dan dilaksanakan. TP ini masih belum ditutup kerana penilaian keberkesanan hanya dapat dibuat hujung tahun ini.

Peningkatan pinjaman bahan adalah penting kerana ia dapat menunjukkan RoI bahan, dan selari dengan konsep perbelanjaan optimum. Oleh kerana ia masih belum dicapai, mesyuarat memutuskan: a) Memantau dan menilai keberkesanan TP

yang telah dibuat. b) Menentukan strategi, promosi atau

tindakan khas yang dapat meningkatkan peningkatan pinjaman ketahap 5% setahun.

Bajet

mengurus PPI

Dis 2017 KB

(BPM)

d) Pangkalan data elektronik

i. Akses pangakalan data elektronik 80% [Laporan Harian Kebolehcapaian Pangkalan Data Atas Talian]

Berdasarkan data Laporan Harian Kebolehcapaian Pangkalan Data Atas Talian, pencapaian 2015 ialah 96.81%, 2016 ialah 93.49% dan 2017 (Januari – Jun) sebanyak 99.22%. Analisis trend pencapaian tiga tahun menunjukkan akses pangkalan data elektronik ditahap 80% dapat dikekalkan. Tahap 80% ini perlu dikekalkan kerana terdapat pangkalan data tamat langganan, dimana PPI perlu meneruskan usaha mengekalkan sasaran sedia ada.

Mesyuarat mengambil maklum pencapaian ini yang sangat penting dari aspek RoI pangkalan data dan keupayaan pengguna mengakses bahan elektronik yang disediakan. Pencapaian ini menunjukkan PPI berupaya memenuhi dasar kelestarian kewangan Universiti dan KPT serta menawarkan pangkalan data yang relevan dengan keperluan rujukan pengguna.

-

-

ii. Rujukan pangkalan data elektronik – peningkatan 10% setahun [Laporan Penggunaan Pangkalan Data Atas Talian]

Berdasarkan Laporan Penggunaan Pangkalan Data Atas Talian, pencapaian 2015 ialah 43.88%, 2016 ialah 24.01% dan 2017 (Januari – Jun) sebanyak 55.02%. Analisis trend pencapaian tiga tahun menunjukkan rujukan pangkalan data elektronik melebihi 10% dapat dikekalkan.

Peningkatan akses pangkalan data elektronik melebihi 10% adalah selari dengan dasar kelestarian kewangan Universiti dan KPT, serta menunjukkan kesesuaian pangkalan data dengan keperluan pengajaran & pembelajaran dan penyelidikan pengguna. Oleh itu, prestasi ini perlu dikekalkan secara berterusan.

-

Berteru

san


e) Ketersediaan data penerbitan universiti

i. 100% mengikut glosari MyRA 1 Tiada laporan dihantar bagi tahun 2017. Usaha menyediakan laporan MyRA 1 mengikut ketetapan KPT sedang dilaksanakan. Laporan prestasi ini akan dilaporkan kepada Mesyuarat Pengurusan PPI apabila laporan dikemukakan bulan Disember ini.

Pelaporan MyRA 1 mengikut glosari memberi kesan besar kepada penarafan Universiti dan boleh menjejaskan markah MyRA. Oleh itu, Mesyuarat meminta usaha memastikan pelaporan MyRA 1 mengikut glosari dibuat secara berterusan.

- Dis 2017 KB

(BSPP)

ii. 100% mengikut format data penyelidikan dan perundingan MyMOHES

Sehingga Jun 2017, satu laporan penarafan MyMOHES telah dikemukakan mengikut format data penyelidikan dan perundingan yang telah ditetapkan. Tiada sebarang teguran daripada KPT mengenai laporan yang diberikan.

Mesyuarat mengambil maklum pelaporan ini yang menunjukkan proses penyediaan data penyelidikan dan perundingan MyMOHES adalah berkesan untuk mencapai objektif.

- Berterusan

22. Kelestarian kewangan universiti

a. Pemasaran penerbitan universiti 50% KPI tahunan KPI bagi tahun 2017 yang ditetapkan ialah RM100, 000. Sehingga Jun 2017, jualan telah mencapai RM58,000. Adalah dijangkakan sasaran ini akan dapat dicapai Disember 2017 melalui usaha promosi berterusan termasuk penyertaan dalam pameran buku yang dirancang dan dilaksanakan secara berterusan. Antara masalah yang dihadapi ialah terdapat beberapa naskhah yang tidak dapat dijual kerana tahun terbitan yang agak lama. Pendekatan yang diambil untuk memastikan jualan buku-buku ini adalah memberi diskaun kepada pelanggan.

Objektif kualiti berkait dengan usaha penjanaan pendapatan dan memastikan buku-buku terbitan Universiti kompetitif di pasaran. Ia juga berkait dengan peluang yang dikenal pasti berdasarkan isu ekonomi iaitu kemelesetan, nilai RM dan pengurangan bajet. Oleh itu, pencapaian ini dapat membuktikan kualiti penerbitan Universiti dan keupayaan mencapai sasaran jualan ditetapkan. Mesyuarat juga berpendapat sasaran RM100K boleh dicapai hujung tahun ini melalui aktiviti pemasaran yang dibuat.

- Dis 2017 KB

(UPMP)

23. Kualiti khidmat sokongan – latihan staf 2 kali setahun Ketua Bahagian Pentadbiran dan Pengurusan Kualiti melaporkan: a) 42 staf menghadiri >2 kali latihan. Baki 1 staf dijangka dapat memenuhi keperluan menghadiri latihan sebelum Disember 2017. b) Semua latihan staf dinilai keberkesanan dan disahkan berkesan bagi tahun

Mesyuarat telah menilai pelaporan rekod latihan staf dan bersetuju dengan perakuan KB iaitu: a) Staf diberi latihan untuk meningkatkan

Bajet mengurus

PPI & Bajet latihan Pej

Dis 2017 KB

(PPK)


2015 dan 2016. c) Penilaian keberkesanan latihan 2017 telah dan masih dilaksanakan dan akan dilaporkan dalam mesyuarat akan datang. Berdasarkan data diatas, staf telah diberikan latihan untuk meningkatkan kompetensi mengikut perancangan yang telah dibuat.

Tahun Bil.

Staf Bil Staf hadiri latihan >2 kali

Bil Staf hadiri latihan < 2 kali

Penilaian Keberkesanan Latihan

2015 36 36

- Semua Latihan dinilai berkesan

2016 43 43 - Semua Latihan dinilai berkesan

Jan - Julai 2017

43 42 1 4 latihan belum dinilai

kompetensi mengikut analisis keperluan latihan dan perancangan latihan tahunan.

b) Keberkesanan latihan yang diberi yang menunjukkan staf berupaya menguasai kompetensi ditetapkan. Ini membolehkan mereka mnegekalkan kualiti penyampaian PPI kepada pelanggan.

c) Latihan dan penilaian keberkesanannya yang berterusan.

Pendaftar

C. Prestasi Proses dan Kepatuhan Produk dan Perkhidmatan

J/Kuasa Pelaksana ISO telah menilai keperluan ini dan melaporkan pencapaian 2017 adalah seperti berikut: a. Koleksi PPI menepati piawaian profesional dan kualiti fizikal Berdasarkan pemantauan buku di rak, penyusunan bahan mengikut LCC, kawalan pengindeksan dan aktiviti pemantauan dan penjilidan bahan, dapat disimpulkan koleksi PPI adalah menepati piawaian profesional dan kualiti fizikal. b. Koleksi PPI memenuhi keperluan program Fakulti termasuk koleksi PPI yang

kukuh Berdasarkan prestasi perolehan dapat memenuhi permintaan pengguna( 100%), laporan MQA dan pembangunan koleksi. Ini menunjukkan PPI berjaya memenuhi keperluan program akademik Fakulti dan penyelidikan. c. Keupayaan pengaksesan pangkalan data elektronik Akses adalah hampir melebihi sasaran 80% dan dinilai menyokong keperluan pengguna terhadap koleksi elektronik untuk tujuan pengajaran dan penyelidikan.

d. Koleksi di Rak yang tepat dan ketersediaan bahan di rak

Mesyuarat mengambil maklum laporan ini dan mengesahkan: a) Prestasi Proses - Keupayaan sistem

virtua, SOP, proses-proses kerja dan output proses PPI memenuhi standard proses dan mencapai perancangan SPK.

b) Kepatuhan produk/PPI - Koleksi, penerbitan, dan lain-lain output PPI terhadap tempoh masa, standard profesional, kualiti fizikal, ketepatan susunan bahan di rak dan sebagainya. Ini termasuk pengurusan rekod, penerbitan korporat, penerbitan ilmiah dan pengesahan data penerbitan Universiti mematuhi Peraturan Akib, KPT, garis panduan penerbitan dan lain-lain keperluan pihak berkepentingan.


Koleksi bahan disusun mengikut standard LCC dan berada/ diletak semula di rak-rak yang sepatutnya, berdasarkan aktiviti semakan bahan di rak. e. Keupayaan Sistem Virtua Sistem Virtua telah dipertingkatan dari segi infrastruktur bagi memastikan ia beroperasi tanpa masalah . ianya dilaksanakan dengan menempatkan semula semua server sistem tersebut di Cyberjaya dan langkah ini berupaya membantu PPI memproses, merekod dan menguruskan bahan PPI dengan berkesan. f. Prosedur dan proses-proses SPK Semua prosedur yang didokumenkan bersesuaian dengan aktiviti kerja PPI dan berupaya mencapai hasil perancangan ditetapkan.

D. Ketakakuran dan tindakan pembetulan i. TP – Aduan pelanggan

WP memaklumkan tiada aduan pelanggan sehingga Julai 2017. Terdapat 3 maklum balas daripada pelajar dan tindakan telah diambil seperti di Para 3 (iv).

ii. TP – Audit Ketua Audit Dalaman melaporkan 1 NCR yang dikeluarkan hasil daripada audit dalaman telah diambil tindakan, disahkan keberkesanan tindakan dan ditutup.

iii. TP – Output proses Terdapat 10 ketakakuran output proses antara Bahagian/Unit, iaitu kesilapan nombor panggilan (9), dan salah strip (1). Bagi kesilapan nombor panggilan, Borang TP digunakan termasuk menentukan punca-punca ketakakuran dan tindakan pembetulan. Tindakan ini telah dinilai berkesan dan ditutup.

iv. TP – Objektif Kualiti 2 Objektif kualiti tidak mencapai sasaran yang ketara atau konsisten iaitu berkaitan dengan pengkatalogan bahan telah selesai manakala peningkatan pinjaman bahan masih dalam tindakan dan penilaian keberkesanan akan dibuat hujung Ogos atau awal September. Status TP pengkatalogan bahan telah ditutup manakala bagi peningkatan pinjaman bahan belum ditutup.

Mesyuarat mengambil maklum laporan mengenai ketakakuran output dan tindakan pembetulan. Analisis dan penilaian laporan ini mengukuhkan dapatan kajian yang pengguna berpuas hati dengan penyampaian PPI dan kawalan proses yang mantap bagi mencegah output proses yang tidak memenuhi keperluan dihantar, diguna atau dirujuk pelanggan. TP berkaitan pengkatalogan bahan (juga berkaitan dengan agenda 4) dinilai berkesan dan isu kegagalan bahan dikatalog dalam masa <14 hari telah selesai. Tiada ‘back-log’ bahan-bahan tidak dikatalog. Ini menunjukkan TP yang diambil telah berjaya mengawal ketakakuran daripada berlaku semula. Ketakakuran/TP mengenai pinjaman bahan hendaklah dipantau dan dilaporkan keberkesanan tindakan yan diambil dalam Mesyuarat Pengurusan PPI.

-

Dis. 2017 KB (BPT) KB (BPM)

E. Hasil pemantauan dan pengukuran

WP melaporkan hasil aktiviti pemantauan dan pengukuran iaitu:

Mesyuarat menilai laporan hasil pemantauan

-

-


a) Koleksi di rak dan ketersediaan bahan di rak adalah mengikut standard LCC. b) Pengaksesan sumber elektronik mencapai sasaran akses dan keboleh

fungsian berterusan c) Koleksi Perpustakaan memenuhi keperluan program Fakulti d) Koleksi Perpustakaan menepati piawaian profesional dan kualiti fizikal e) Penggunaan peruntukan perolehan bahan mengikut perancangan dan dapat

diselesaikan sebelum Disember 2017. f) Penyuntingan dan penerbitan Universiti mengikut garis panduan ditetapkan. g) Penghantaran data MyMOHES dan lain-lain mengikut format dan tempoh

masa ditetapkan.

dan pengukuran yang dibentangkan oleh Jawatankuasa yang menunjukkan penyampaian PPI memenuhi perancangan. Ini membolehkan ketersediaan koleksi yang mencukupi dan menyokong program akademik Fakulti, akses dan penggunaan berterusan bahan elektronik, penerbitan dan pengurusan ilmu yang menepati polisi dan garis panduan ditetapkan.

F. Hasil audit i. Audit dalaman 2017 [Laporan Audit Dalaman 2017]

Dapatan audit 2017 merekodkan 1 NCR minor dan 14 OfI. NCR melibatkan keperluan menyediakan maklumat berdokumen untuk proses bayaran kerana proses ini: (i) melibatkan pelbagai jenis bayaran dan kriteria penerimaan yang tidak konsisten. Prosedur ini telah disedia dan digunakan mulai 13 Julai 2017. 14 OfI telah dikaji dan tindakan peningkatan proses dan perkhidmatan PPI telah dibuat. Tiada isu-isu kritikal yang boleh menjejaskan kualiti koleksi, penerbitan, bahan arkib dan perkhidmatan perpustakaan dan pengurusan ilmu, berdasarkan analisis dapatan audit 2017.

Dapatan Audit 2014/2015 2016 2017

Tahap pematuhan SPK

Sangat Tinggi Sangat tinggi Sangat tinggi

NCR major Tiada Tiada Tiada

NCR minor 5 0 1 (8.5.1 – a)

OfI 36 7 14

Analisis trend dapatan audit bagi 2014/2015, 2016 dan 2017 menunjukkan tahap pematuhan aktiviti kerja PPI yang sangat tinggi terhadap prosedur, peraturan, piawaian dan polisi PPI, Universiti dan pemegang taruh. Jumlah NCR 6 adalah minor yang tidak menjejaskan kualiti dan penyampaian perkhidmatan PPI. Tiada isu-isu kritikal yang boleh menyebabkan ‘system-breakdown’ dan peningkatan

- Julai 2018 Ketua Audit

Dalaman


berterusan dilaksanakan secara berterusan. Audit MSP bagi Seksyen 9.3 telah dibuat pada 23 Julai 2017, dan mengesahkan semua keperluan Seksyen 9.3.1 – 9.3.2 dipenuhi.

ii. Audit SIRIM 2016 Tiada NCR bagi audit SIRIM 2016 dan 7 OfI, iaitu mengenai kawalan dokumen (4.2.3), analisis keperluan latihan (6.2.2), dan sebagainya. Kesemua OfI telah dikaji dan ambil tindakan. Dapatan audit SIRIM 2015 (NCR 2 - minor, OfI - 7). Analisis trend dapatan audit luaran 2015 dan 2016 juga menunjukkan tahap pematuhan yang tinggi dan SPK berupaya memenuhi kepuasan pelangggan, objektif kualiti dan semua prestasi SPK.

G. Prestasi penyedian proses, produk dan perkhidmatan dari luar i. Prestasi pembekal (bahan, bekalan dan khidmat luar) [Laporan

Prestasi Pembekal] Laporan prestasi pembekal (Januari – Julai 2017) dan 2016 menunjukkan: a) Pembekal Peralatan dan Kelengkapan PPI

(Perolehan Sebutharga & Pembelian Terus) – 91/116 prestasi ≥85%; 3 dibawah 85% tetapi ditahap baik.

b) Penerbitan Ilmiah - 1/4 prestasi ≥85%; 3 dibawah 85% tetapi ditahap baik. c) Penerbitan Korporat – 1/1/ prestasi ≥85%; d) Sistem (Khidmat luar) - 1/1/ prestasi ≥85%; e) Fotokopi (Khidmat luar) - 10/14 prestasi ≥85%; 4 dibawah 85% tetapi ditahap

baik. f) Bahan Bersiri - 1/1 prestasi ≥85%; g) Penjilidan (Khidmat luar) – 3/3 prestasi ≥85%; Prestasi 3 Pembekal bahan bersiri 2016 iaitu Saturn Universe Sdn.Bhd., Hinton Information Services dan Ilham Pintar Resources masing-masing mencapai skor purata 9/10, 8.4/10 dan 9/10. Oleh itu, semua pembekal PPI adalah berkualiti dan tiada bekalan/perkhidmatan yang boleh menjejaskan koleksi dan perkhidmatan PPI.

Mesyuarat menilai perakuan mengenai prestasi pembekal dan khidmat luar PPI (Julai 2017) dan memperakukan prestasi pembekal adalah baik. PPI boleh meneruskan perolehan dengan semua pembekal ini. Taburan prestasi pembekal 2017 hendaklah disediakan Januari 2018. Disamping itu, mesyuarat dimaklumkan semua pembekal dalaman iaitu Jabatan-Jabatan yang memberi perkhidmatan kepada PPI seperti Bendahari, IT, Pejabat Pendaftar, Pejabat Pembangunan dan lain-lain memberi perkhidmatan yang baik dari segi tempoh masa maklum balas, pengendalian kerja, kualiti kerja dan sebagainya. Ini membantu PPI menawarkan perkhidmatan yang berkualiti kepada pelanggan secara berterusan.

-

Jan

2018

5. Kecukupan sumber

Berdasarkan laporan WP dan penilaian operasi dan pengurusan PPI tahun lalu,

- -


WP memaklumkan, bagi tahun 2017, bajet mengurus PPI ialah RM4.3 juta, Bajet perolehan buku RM1.5juta dengan 54 staf. Peruntukan bajet mengurus dan jumlah staf dinilai mencukupi untuk pengurusan dan operasi PPI. Bagi peruntukan buku, sebarang keperluan tambahan akan dipohon dari bajet Universiti jika pembelian bahan melebihi RM1.5 juta.

Mesyuarat berpendapat sumber kewangan, staf dan perolehan buku adalah mencukupi. Hasil daripada aktiviti penjanaan boleh digunakan sekiranya PPI memerlukan sumber kewangan tambahan.

6. Keberkesanan tindakan yang diambil bagi menangani risiko dan peluang

Tahap Risiko/Peluang

(R/P)

FEB 17 JULAI 17 (Penilaian FEB17) JULAI 17 (Baharu)

Jumlah R/P

R P R P R P R P

Tinggi 2 1 2 1 - 1 2 2

Ketara 3 3 1 (Turun kepada

sederhana)

3 2 5 4 8

Sederhana 3 - 1 (Turun kepada

rendah)

- 1 - 4 -

Rendah 5 1 2 (Cadangan digugurkan

dari Dashboard)

1 - 1 5 2

Jumlah 13 5 11 5 3 7 15 12

Pegawai Risiko melaporkan pengurusan risiko dan peluang pada Julai 2017 seperti jadual diatas yang menunjukkan:

Dua (2) Risiko Tinggi masih kekal dan kawalan tambahan diteruskan.

Tiga (3) Risiko Ketara, satu daripada turun ke tahap sederhana.

Daripada tiga (3) risiko sederhana, Satu (1) daripadanya turuk ke rendah.

Dua (2) Risiko rendah adalah ‘manageble’ dan dicadangkan dikeluarkan dari Dashboard Risiko.

J/K Pengurusan Risiko dan Inovasi telah menilai semula isu-isu luaran dan dalaman (Rujuk Lampiran MK04-01) dan perubahan jangkaan pelanggan (4.2), dan telah menentukan risiko baru iaitu dua (2) risiko ketara dan satu (1) sederhana. Kawalan tambahan telah dilaksanakan mengikut Dashboard Risiko.

Bagi peluang, terdapat lima (5) peluang iaitu satu (1) tahap tinggi, tiga (3) ketara dan satu (1) rendah dalam penilaian Februari 2017. Tindakan masih terus dilaksanakan untuk merebut peluang berkenaan. Berdasarkan penilaian semula

Mesyuarat menilai laporan pengurusan risiko dan peluang PPI yang dibentangkan. Mesyuarat berpendapat aspek risiko dan peluang telah dilaksanakan dengan berkesan berdasarkan:

Penilaian isu-isu dalaman dan luaran serta keperluan pelanggan pada februari 2017 dan pelaksanaan kawalan tambahan/tindakan mengawal risiko dan merebut peluang.

Penarafan semula risiko dan peluang pada Julai 2017 menunjukkan beberapa risiko telah menurun. Ini menunjukkan kawalan tambahan yang dibuat adalah berkesan.

Terdapat risiko dan semua peluang berada pada tahap yang sama, tetapi tindakan kawalan berterusan dibuat. Ia akan dinilai semula pada Januari 2018.

Penilaian semula isu-isu dalaman dan luaran (seksyen 4.1) serta perubahan keperluan pihak berkepentingan (seksyen 4.2) pada Julai 2017 menunjukkan PPI mematuhi keperluan MS ISO 9001:2015, dapat menyesuaikan konteks organisasi dengan SPK PPI, dan mengambil kira isu-isu semasa dalam penyampaian PPI yang menjadikan SPK kekal relevan.

-

Jan 2018

Pegawai

Risiko/ JK

Risiko dan

Inovasi


isu luaran dan dalaman dan keperluan pelanggan, satu (1) peluang tahap tinggi, lima (5) tahap ketara, dan satu (1) rendah telah dikenal pasti dan sedang dilaksanakan mengikut Dashboard Peluang.

7. Peluang untuk Peningkatan SPK Berdasarkan analisis trend dan penilaian hasil perancangan dan pelaksanaan SPK, peluang peningkatan SPK yang dicadangkan ialah: a) Analisis pelaporan kepuasan pengguna mengikut kategori pengguna, tahun

pengajian pelajar dan sebagainya untuk membolehkan PPI menilai kualiti perkhidmatan dengan lebih mendalam.

b) Penambahbaikan terhadap instrumen pengukuran/soal selidik dengan memasukkan dimensi/item dalam skala antarabangsa.

c) Upgrading virtua sistem kepada Sierra bagi meningkatkan kualiti perkhidmatan PPI

d) Pengukuhan PPI melalui pertambahan bahagian seperti Bhg. Arkib, Bhg.Penerbitan Korporat, Unit Pengurusan Ilmu, Sokongan Penerbitan Penyelidikan yang merangkumi Pengurusan Ilmu di PPI

Mensyuarat menilai cadangan penambahbaikan yang disarankan dan bersetuju ia dilaksanakan untuk meningkatkan keberkesanan SPK dan penyampaian PPI. Perluasan skop SPK pula adalah bertepatan dengan fungsi PPI yang berkaitan dengan Pengurusan Ilmu. Selain peningkatan ini, lain-lain cadangan untuk menambahbaik SPK dan PPI dibuat, dimana berkenaan, mengikut pelaporan prestasatau pencapaian objektif kualiti, keupayaan proses dan sebagainya.

-

Ogos

2017

8. Penilaian dokumen SPK a. Manual Kualiti dan 5 prosedur pengurusan telah dinaiktaraf kepada ISO

9001:2015.

Dokumen SPK Penilaian & Perubahan Dokumen

MK Dikemas kini mengikut MS ISO 9001:2015

Prosedur SPK Penukaran versi Pindaan daripada 5 kepada 10

Penambahbaikan Profil Pindaan

Penambahbaikan edaran dokumen

Penambahbaikan Borang NCR

Prosedur Kerja Penambahbaikan :

prosedur Penyusunan bahan di rak

Prosedur Khidmat Rujukan Pengguna

Prosedur penjilidan

Dokumen rujukan dalaman

Tiada pindaan atau pewujudan rujukan baru dalam skop PPI

Objektif Kualiti 11 tambahan objektif untuk perkhidmatan Pengurusan Ilmu

Mensyuarat memperakukan semua perubahan yang dibuat untuk menjamin pelaksanaan SPK mengikut MS ISO 9001:2015 dan perubahan persekitaran.

-

-


9. Penilaian Dasar dan Objektif Kualiti PPI WP memaklumkan semua objektif kualiti telah dinilai oleh Jawatan Kuasa Pengurusan Risiko dan Inovasi dan hasilnya ialah:

Dasar kualiti PPI dipinda mengikut keperluan MS ISO 9001:2015 dan memasukkan Perkhidmatan Pengurusan Ilmu

16 Objektif kualiti dikekalkan, 4 dipinda dan 11 objektif baru diwujudkan.

Mesyuarat menilai kesemua perakuan berkaitan dengan Dasar dan Objektif Kualiti PPI dan menerima cadangan Jawatan Kuasa.

-

-

10. Lain-lain hal

WP memaklumkan, semasa pembentangan data prestasi dan lain-lain aspek SPK, keperluan analisis data dan penilaian hasil data telah dibuat bersekali. Dimana berkenaan, cadangan peningkatan SPK atau perubahan yang perlu dilakukan turut dibuat supaya SPK kekal relevan dengan konteks organisasi, keperluan pelanggan dan kepentingan pemegang taruh. Ini adalah selaras dengan keperluan Seksyen 9.

Mesyuarat mengambil maklum penerangan WP dan peranan mesyuarat dari aspek menganalisis dan menilai data prestasi, keperluan kepada perubahan dan peningkatan SPK.

Makluman -

11. Penilaian keberkesanan, kecukupan, kesesuaian dan penjajaran SPK ISO 9001:2015 PPI Jawatankuasa ISO dan MSP Bil. 1/2017 telah menilai keseluruhan pelaksanaan, pengauditan dan prestasi SPK ISO 9001:2015 PPI, laporan dan perbincangan berkaitan dengan pencapaian objektif kualiti, hasil pemantauan dan pengukuran, isu-isu dalaman dan luaran dan sebagainya. Berdasarkan penilaian ini, mesyuarat memutuskan SPK ISO 9001:2015 PPI adalah berkesan, relevan/sesuai, mencukupi dan konsisten dengan hala tuju/matlamat strategik UMK dan PPI berdasarkan kepada justifikasi berikut: a. Tahap kepuasan pengguna 84.9% (2017), 86.64% (2016) yang konsisten membuktikan perkhidmatan Perpustakaan memenuhi keperluan pengguna.

Kepuasan pengguna mengikut Kampus (KK, KB dan KJ) juga mencatatkan indeks kepuasan pengguna >80%.


b. Kepuasan pelanggan untuk perkhidmatan Pengurusan Ilmu melepsi 80% (2017) yang menunjukkan penyelidik/pengarang/Ptj berpuas hati dengan kualiti laman web, kualiti cetakan dan penerbitan, kualiti perkhidmatan dan sebagainya.

c. Kepuasan kelas pengguna 87.22% (2017) dan trend yang sama untuk tahun 2015 dan 2016. Ini menggambarkan modul, faslitator dan kemudahan kelas pengguna memenuhi keperluan pelajar dan membantu mereka membuat pencarian, merujuk dan mendapatkan bahan-bahan yang diperlukan.

d. 28 objektif kualiti dicapai sepenuhnya. 2 objektif kualiti masih belum dicapai dan TP telah diambil. Adalah dijangkan objektif ini akan dicapai mulai 2018. TP telah diambil dan ia telah dapat membantu usaha mencapai objektif ini.

e. Prestasi semua pembekal dan khidmat luar kebanyakannya >85% membuktikan bahan, bekalan dan perkhidmatan penyedia perkhidmatan luar berupaya membantu PPI menyediakan koleksi dan menguruskan perkhidmatan PPI terbaik kepada pengguna.

f. Perkhidmatan Sirkulasi disampaikan mengikut norma masa ditetapkan yang membolehkan pengguna mendapat perkhidmatan dengan cepat. g. Bahan dan koleksi PPI menepati cadangan pengguna, menepati standard profesional dan memenuhi keperluan program dan penyelidikan di UMK

berdasarkan laporan MQA. Ini membuktikan produk/koleksi Perpustakaan menepati keperluan Fakulti/pelajar/Pensyarah dan piawaian profesional. h. Semua perkhidmatan Pengurusan Ilmu yang baru dimasukkan dalam skop SPK mencapai objektif ditetapkan. i. Hasil pemantauan dan pengukuran seperti perbelanjaan perolehan bahan, ‘recall’ bahan dipinjam, penggunaan dan akses pangkalan data yang berfungsi

dengan baik dan meningkat, koleksi menepati piawaian profeisonal dan kualiti fizikal, pembangunan koleksi mengikut peruntukan perolehan, pematuhan kontrak oleh pembekal menunjukkan proses-proses ini adalah berkesan dan berupaya mencapai sasaran ditetapkan.

j. Prestasi proses (berdasarkan pencapaian objektif kualiti prosesan), sistem virtua dan proses-proses kerja (Prosedur) yang berkeupayaan mengurus dan mengekalkan kualiti perkhidmatan PPI.

k. Kepatuhan koleksi, penerbitan korporat, inventori aset ilmu kepada semua keparluan pelanggan secara berterusan. l. Melaksana initiatif kelestarian kewangan termasuk pemasaran buku dan penjanaan/sewaan yang membantu usaha kelestarian kewangan Universiti. m. Pemantauan dan penilaian isu-isu dalaman dan luaran (4.1), keperluan pihak berkepentingan (4.2) dan pengendalian risiko dan peluang telah

membolehkan PPI kekal relevan, sesuai dengan persekitaran dan konteks organisasi, dan sejajar dengan hala tuju Universiti dan KPT. n. Pengurusan risiko dan peluang yang mantap melalui Dashboard Risiko dan Dashboard Peluang, termasuk kemas kini 3 risiko dan 2 peluang baru,

penarafan semula risiko yang membolehkan PPI mengawal masalah yang tidak dijangka untuk menjamin keberkesanan SPK dan penyampaian perkhidmatan.

o. Tahap pematuhan kepada dokumen SPK, standard profesional dan peraturan yang berkuat kuasa yang sangat tinggi berdasarkan dapatan audit dalalam, serta tiada NCR major hasil daripada Audit Dalaman.

p. Perubahan MK, Prosedur dan lain-lain dokumen SPK yang dibuat, penambahan 11 objektif kualiti baru, membolehkan PPI kekal relevan dan SPK yang mencukupi mengambil kira isu-isu persekitaran dan jangkaan pihak berkepentingan.

D :

Penutup Mesyuarat ditangguh pada jam 1.00 tengahari dengan Surah Al-Asr dan Tasbih Kaffarah.

Tarikh: 20 Julai 2017.

minit mesyuarat semakan pengurusan spk iso 9001: 2015...

Documents