dokumen tidak terkawal -...

10
DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

Upload: others

Post on 31-Oct-2019

22 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: DOKUMEN TIDAK TERKAWAL - perpustakaan.umk.edu.myperpustakaan.umk.edu.my/quality/images/quality/BPM/PROSEDUR_8_PINJAMA… · 6.1 Terima borang Permohonan Pinjaman Antara Perpustakaan

DOKUMEN TIDAK TERKAW

AL

Page 2: DOKUMEN TIDAK TERKAWAL - perpustakaan.umk.edu.myperpustakaan.umk.edu.my/quality/images/quality/BPM/PROSEDUR_8_PINJAMA… · 6.1 Terima borang Permohonan Pinjaman Antara Perpustakaan

PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU

Pindaan:

Tarikh Pindaan :

Muka Surat : 1/9

PROSEDUR PINJAMAN ANTARA

PERPUSTAKAAN (PAP)

UMK/PPI/BPM-08

PROFIL PINDAAN – EDISI …………….

Bil Butiran Pindaan Sumber

Pindaan Sebab Pindaan

Pindaan Dokumen

Sedia Semak Lulus

PPI ISO 001

DOKUMEN TIDAK TERKAW

AL

Page 3: DOKUMEN TIDAK TERKAWAL - perpustakaan.umk.edu.myperpustakaan.umk.edu.my/quality/images/quality/BPM/PROSEDUR_8_PINJAMA… · 6.1 Terima borang Permohonan Pinjaman Antara Perpustakaan

PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU

Pindaan:

Tarikh Pindaan :

Muka Surat : 2/9

PROSEDUR PINJAMAN ANTARA

PERPUSTAKAAN (PAP)

UMK/PPI/BPM-08

1.0 TUJUAN

Prosedur ini disediakan untuk menjelaskan tatacara pencarian bahan yang tiada di dalam

perpustakaan bagi tujuan pengajian, pengajaran dan penyelidikan.

2.0 SKOP

Prosedur ini meliputi pinjaman bahan-bahan bercetak seperti buku, artikel jurnal, prosiding dan

kertas seminar:

a) Tidak terdapat di dalam koleksi Perpustakaan Universiti Malaysia Kelantan. Permohonan

PAP ini dibuat kepada mana-mana perpustakaan luar yang mempunyai bahan tersebut.

b) Permohonan PAP yang dipohon daripada perpustakaan luar

3.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN :

3.1 Pust. : Pustakawan

3.2 Pem.P Kanan : Pembantu Pustakawan Kanan

3.3 BPM : Bahagian Perkhidmatan Maklumat

3.4 KK : Kampus Kota

3.5 KB : Kampus Bachok

3.6 KJ : Kampus Jeli

3.7 Pem.P : Pembantu Pustakawan

3.8 PAP : Pinjaman Antara Perpustakaan

3.9 PL – UMK : Perpustakaan Luar kepada UMK

3.10 UMK – PL : UMK kepada Perpustakaan Luar

3.11 S-OPAC : Social On-Line Public Access Catalog

DOKUMEN TIDAK TERKAW

AL

Page 4: DOKUMEN TIDAK TERKAWAL - perpustakaan.umk.edu.myperpustakaan.umk.edu.my/quality/images/quality/BPM/PROSEDUR_8_PINJAMA… · 6.1 Terima borang Permohonan Pinjaman Antara Perpustakaan

PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU

Pindaan:

Tarikh Pindaan :

Muka Surat : 3/9

PROSEDUR PINJAMAN ANTARA

PERPUSTAKAAN (PAP)

UMK/PPI/BPM-08

4.0 DOKUMEN RUJUKAN

4.1 Polisi Bahagian Perkhidmatan Maklumat.

5.0 DOKUMEN SOKONGAN

5.1 Borang Pinjaman Antara Perpustakaan (PAP)

DOKUMEN TIDAK TERKAW

AL

Page 5: DOKUMEN TIDAK TERKAWAL - perpustakaan.umk.edu.myperpustakaan.umk.edu.my/quality/images/quality/BPM/PROSEDUR_8_PINJAMA… · 6.1 Terima borang Permohonan Pinjaman Antara Perpustakaan

PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU

Pindaan:

Tarikh Pindaan :

Muka Surat : 4/9

PROSEDUR PINJAMAN ANTARA

PERPUSTAKAAN (PAP)

UMK/PPI/BPM-08

6.0 CARTA ALIR

Terima borang /

emel permohonan

PAP/Perpustakaan

Luar

Mula

Bahan dibekal ?

B

Terima bahan

dengan surat rasmi

(Jika ada)

penerimaan bahan

C

Maklumkan kepada

pemohon mengenai

bahan yang telah

diterima, hubungi

melalui telefon atau

emel

A

Pastikan maklumat

lengkap dan bahan

ada dan boleh

dipinjam

Hantar permohonan

PAP ke Institusi/

Perpustakaan

pembekal & failkan

borang permohonan

PAP

Maklumkan kepada

pemohon beserta

artikel (PDF)

Maklum kepada

pemohon

Memerlukan

Tidak

Tidak

perlu

Artikel

Bahan

(Monograf)

6.1

6.2

6.3

6.46.4.1

6.5

6.6

6.8

Nota : Maklumkan kepada pengguna jika

bahan tidak ada / tidak boleh dipinjam

Nota : Ambil tindakan susulan jika bahan

tidak dibekalkan dalam masa dua (2)

minggu bekerja.

Ya

Membuat

penghantaran

bahan kepada

Perpustakaan Luar

D

PL- UMK

UMK- PL

6.3.1

DOKUMEN TIDAK TERKAW

AL

Page 6: DOKUMEN TIDAK TERKAWAL - perpustakaan.umk.edu.myperpustakaan.umk.edu.my/quality/images/quality/BPM/PROSEDUR_8_PINJAMA… · 6.1 Terima borang Permohonan Pinjaman Antara Perpustakaan

PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU

Pindaan:

Tarikh Pindaan :

Muka Surat : 5/9

PROSEDUR PINJAMAN ANTARA

PERPUSTAKAAN (PAP)

UMK/PPI/BPM-08

B CA

Serahkan bahan

kepada pemohon

dan maklumkan

tarikh pemulangan &

failkan surat

penerimaan

Pembaharuan

bahan

(Perlu/Tidak)

Terima bahan

daripada pemohon

Bungkuskan bahan

dan surat rasmi

pemulangan bahan

Uruskan

penghantaran

bahan PAP bagi

tujuan pos

(kemukakan bahan

kepada agensi

pembekal)

Rekod perangkaan

PAP

Tamat

Uruskan

pembaharuan

6.7

6.9

6.9.1

6.10

6.11

6.12

6.13

D

DOKUMEN TIDAK TERKAW

AL

Page 7: DOKUMEN TIDAK TERKAWAL - perpustakaan.umk.edu.myperpustakaan.umk.edu.my/quality/images/quality/BPM/PROSEDUR_8_PINJAMA… · 6.1 Terima borang Permohonan Pinjaman Antara Perpustakaan

PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU

Pindaan:

Tarikh Pindaan :

Muka Surat : 6/9

PROSEDUR PINJAMAN ANTARA

PERPUSTAKAAN (PAP)

UMK/PPI/BPM-08

PROSEDUR TERPERINCI

Tindakan

Tanggungjawab

Mula

6.1 Terima borang Permohonan Pinjaman Antara Perpustakaan

(PAP) daripada pemohon

Nota : Penerimaan dan prosesan PAP berlaku di Kampus

Kota, Bachok, Jeli

Pust., Pem.P. Kanan,

Pem.P

6.2 Pastikan maklumat pada borang diisi lengkap oleh pengguna

(Staf/Pelajar) dan bahan yang dipohon adalah boleh dipinjam

(Available)

Nota : Maklumkan kepada pengguna (Staf/Pelajar) jika bahan

tidak ada/ tidak boleh dipinjam

Pust., Pem.P. Kanan,

Pem.P

6.3 Hantar permohonan PAP kepada Institusi/Perpustakaan pembekal

melalui emel & failkan borang permohonan PAP yang telah

diproses. Sekiranya terdapat permohonan Perpustakaan Luar

kepada UMK, sila rujuk 6.3.1

6.3.1 Permohonan bahan melalui PAP dari Perpustakaan Luar

kepada Perpustakaan UMK, sekiranya bahan “Available” terus

membuat penghantaran bahan kepada perpustakaan terbabit

Pust., Pem.P. Kanan,

Pem.P

6.4

Membuat semakan samada bahan yang dipohon samada boleh

dibekal ataupun tidak boleh dibekal oleh Institusi/Perpustakaan

Pembekal, Sekiranya bahan yang dipohon tidak boleh dibekal sila

rujuk langkah 6.4.1 dan bahan yang boleh dibekal terus kepada

langkah 6.5

Pust., Pem.P. Kanan,

Pem.P

DOKUMEN TIDAK TERKAW

AL

Page 8: DOKUMEN TIDAK TERKAWAL - perpustakaan.umk.edu.myperpustakaan.umk.edu.my/quality/images/quality/BPM/PROSEDUR_8_PINJAMA… · 6.1 Terima borang Permohonan Pinjaman Antara Perpustakaan

PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU

Pindaan:

Tarikh Pindaan :

Muka Surat : 7/9

PROSEDUR PINJAMAN ANTARA

PERPUSTAKAAN (PAP)

UMK/PPI/BPM-08

Nota : Ambil tindakan susulan jika bahan tidak dibekalkan

dalam masa 2 minggu.

6.4.1 Maklumkan kepada pemohon bahan yang dipohon tidak

boleh dibekalkan. Sekiranya pemohon masih memerlukan bahan

tersebut, permohonan baru akan dibuat kepada Institusi/

Perpustakaan terbabit.

6.5 Menerima bahan yang dipohon bersama surat rasmi (jika ada)

penerimaan bahan dari Institusi/Perpustakaan Pembekal.

Pust., Pem.P. Kanan,

Pem.P

6.6

Maklumkan kepada pemohon mengenai bahan (monograf) yang

telah diterima, hubungi melalui telefon atau emel

Pust., Pem.P. Kanan,

Pem.P

6.7 Menyerah bahan (Monograf) kepada pemohon dan maklumkan

kepada pengguna tarikh pemulangan bahan serta syarat-syarat

pinjaman bahan (monograf) melalui PAP. Tempoh pinjaman

adalah tertakluk kepada perpustakaan pembekal.

Pust., Pem.P. Kanan,

Pem.P

6.8 Maklumkan kepada pemohon berkenaan bahan (Artikel) yang

dipohon melalui emel beserta artikel dalam bentuk softcopy (PDF)

Pust., Pem.P. Kanan,

Pem.P

6.9 Sekiranya bahan (Monograf) memerlukan pembaharuan pinjaman

(Renewal) ataupun tidak. Jika pemohon perlukan pembaharuan

pinjaman terus ke langkah 6.8.1. Sekiranya bahan (monograf)

tidak perlu diperbaharui (Renewal) terus ke langkah 6.9

6.9.1 Urusan pembaharuan pinjaman bahan (monograf) dibuat

dengan menghubungi Institusi/Perpustakaan pembekal dan

Pust., Pem.P. Kanan,

Pem.P

DOKUMEN TIDAK TERKAW

AL

Page 9: DOKUMEN TIDAK TERKAWAL - perpustakaan.umk.edu.myperpustakaan.umk.edu.my/quality/images/quality/BPM/PROSEDUR_8_PINJAMA… · 6.1 Terima borang Permohonan Pinjaman Antara Perpustakaan

PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU

Pindaan:

Tarikh Pindaan :

Muka Surat : 8/9

PROSEDUR PINJAMAN ANTARA

PERPUSTAKAAN (PAP)

UMK/PPI/BPM-08

memaklumkan kepada pemohon berkenaan tarikh baru

pinjaman.

6.10 Terima bahan yang dipinjam daripada pemohon melalui Kaunter

Sirkulasi selepas tamat tempoh pinjaman

Pust., Pem.P. Kanan,

Pem.P

6.11 Bungkus bahan, label dan tulis alamat perpustakaan/institusi

pembekal berserta dengan surat rasmi pemulangan

Pust., Pem.P. Kanan,

Pem.P

6.12 Uruskan bahan PAP yang siap dibungkus bagi tujuan pos dan

hantar bahan kepada Institusi/Perpustakaan Pembekal

Pust., Pem.P. Kanan,

Pem.P

6.13 Rekod perangkaan bahan PAP Pust., Pem.P. Kanan,

Pem.P

Tamat

DOKUMEN TIDAK TERKAW

AL

Page 10: DOKUMEN TIDAK TERKAWAL - perpustakaan.umk.edu.myperpustakaan.umk.edu.my/quality/images/quality/BPM/PROSEDUR_8_PINJAMA… · 6.1 Terima borang Permohonan Pinjaman Antara Perpustakaan

PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU

Pindaan:

Tarikh Pindaan :

Muka Surat : 9/9

PROSEDUR PINJAMAN ANTARA

PERPUSTAKAAN (PAP)

UMK/PPI/BPM-08

7.0 REKOD KUALITI

Bil Nama Rekod Rujukan Lokasi

1 Borang Permohonan Pinjaman

Antara Perpustakaan (PAP)

Folder Borang Permohonan

Pinjaman Antara

Perpustakaan (PAP) Bahan

Monograf

BPM (KK,KB & KJ)

2. Borang Permohonan Pinjaman

Antara Perpustakaan (PAP)

Folder Borang Permohonan

Pinjaman Antara

Perpustakaan (PAP) Bahan

Artikel

BPM (KK, KB & KJ)

3. Permohonan Pinjaman Antara

Perpustakaan (PAP) dari Institusi

/Agensi Luar

Folder Permohonan

Pinjaman Antara

Perpustakaan (PAP) dari

Institusi / Agensi Luar

(Monograf/Artikel)

BPM (KK, KB & KJ)

4. Statistik Pinjaman Antara

Perpustakaan (PAP)

Folder Statistik Pinjaman

Antara Perpustakaan (PAP)

BPM (KK, KB & KJ)

DOKUMEN TIDAK TERKAW

AL