dokumen tidak terkawal -...
TRANSCRIPT
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU
Pindaan:
Tarikh Pindaan :
Muka Surat : 1/9
PROSEDUR PINJAMAN ANTARA
PERPUSTAKAAN (PAP)
UMK/PPI/BPM-08
PROFIL PINDAAN – EDISI …………….
Bil Butiran Pindaan Sumber
Pindaan Sebab Pindaan
Pindaan Dokumen
Sedia Semak Lulus
PPI ISO 001
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU
Pindaan:
Tarikh Pindaan :
Muka Surat : 2/9
PROSEDUR PINJAMAN ANTARA
PERPUSTAKAAN (PAP)
UMK/PPI/BPM-08
1.0 TUJUAN
Prosedur ini disediakan untuk menjelaskan tatacara pencarian bahan yang tiada di dalam
perpustakaan bagi tujuan pengajian, pengajaran dan penyelidikan.
2.0 SKOP
Prosedur ini meliputi pinjaman bahan-bahan bercetak seperti buku, artikel jurnal, prosiding dan
kertas seminar:
a) Tidak terdapat di dalam koleksi Perpustakaan Universiti Malaysia Kelantan. Permohonan
PAP ini dibuat kepada mana-mana perpustakaan luar yang mempunyai bahan tersebut.
b) Permohonan PAP yang dipohon daripada perpustakaan luar
3.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN :
3.1 Pust. : Pustakawan
3.2 Pem.P Kanan : Pembantu Pustakawan Kanan
3.3 BPM : Bahagian Perkhidmatan Maklumat
3.4 KK : Kampus Kota
3.5 KB : Kampus Bachok
3.6 KJ : Kampus Jeli
3.7 Pem.P : Pembantu Pustakawan
3.8 PAP : Pinjaman Antara Perpustakaan
3.9 PL – UMK : Perpustakaan Luar kepada UMK
3.10 UMK – PL : UMK kepada Perpustakaan Luar
3.11 S-OPAC : Social On-Line Public Access Catalog
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU
Pindaan:
Tarikh Pindaan :
Muka Surat : 3/9
PROSEDUR PINJAMAN ANTARA
PERPUSTAKAAN (PAP)
UMK/PPI/BPM-08
4.0 DOKUMEN RUJUKAN
4.1 Polisi Bahagian Perkhidmatan Maklumat.
5.0 DOKUMEN SOKONGAN
5.1 Borang Pinjaman Antara Perpustakaan (PAP)
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU
Pindaan:
Tarikh Pindaan :
Muka Surat : 4/9
PROSEDUR PINJAMAN ANTARA
PERPUSTAKAAN (PAP)
UMK/PPI/BPM-08
6.0 CARTA ALIR
Terima borang /
emel permohonan
PAP/Perpustakaan
Luar
Mula
Bahan dibekal ?
B
Terima bahan
dengan surat rasmi
(Jika ada)
penerimaan bahan
C
Maklumkan kepada
pemohon mengenai
bahan yang telah
diterima, hubungi
melalui telefon atau
emel
A
Pastikan maklumat
lengkap dan bahan
ada dan boleh
dipinjam
Hantar permohonan
PAP ke Institusi/
Perpustakaan
pembekal & failkan
borang permohonan
PAP
Maklumkan kepada
pemohon beserta
artikel (PDF)
Maklum kepada
pemohon
Memerlukan
Tidak
Tidak
perlu
Artikel
Bahan
(Monograf)
6.1
6.2
6.3
6.46.4.1
6.5
6.6
6.8
Nota : Maklumkan kepada pengguna jika
bahan tidak ada / tidak boleh dipinjam
Nota : Ambil tindakan susulan jika bahan
tidak dibekalkan dalam masa dua (2)
minggu bekerja.
Ya
Membuat
penghantaran
bahan kepada
Perpustakaan Luar
D
PL- UMK
UMK- PL
6.3.1
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU
Pindaan:
Tarikh Pindaan :
Muka Surat : 5/9
PROSEDUR PINJAMAN ANTARA
PERPUSTAKAAN (PAP)
UMK/PPI/BPM-08
B CA
Serahkan bahan
kepada pemohon
dan maklumkan
tarikh pemulangan &
failkan surat
penerimaan
Pembaharuan
bahan
(Perlu/Tidak)
Terima bahan
daripada pemohon
Bungkuskan bahan
dan surat rasmi
pemulangan bahan
Uruskan
penghantaran
bahan PAP bagi
tujuan pos
(kemukakan bahan
kepada agensi
pembekal)
Rekod perangkaan
PAP
Tamat
Uruskan
pembaharuan
6.7
6.9
6.9.1
6.10
6.11
6.12
6.13
D
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU
Pindaan:
Tarikh Pindaan :
Muka Surat : 6/9
PROSEDUR PINJAMAN ANTARA
PERPUSTAKAAN (PAP)
UMK/PPI/BPM-08
PROSEDUR TERPERINCI
Tindakan
Tanggungjawab
Mula
6.1 Terima borang Permohonan Pinjaman Antara Perpustakaan
(PAP) daripada pemohon
Nota : Penerimaan dan prosesan PAP berlaku di Kampus
Kota, Bachok, Jeli
Pust., Pem.P. Kanan,
Pem.P
6.2 Pastikan maklumat pada borang diisi lengkap oleh pengguna
(Staf/Pelajar) dan bahan yang dipohon adalah boleh dipinjam
(Available)
Nota : Maklumkan kepada pengguna (Staf/Pelajar) jika bahan
tidak ada/ tidak boleh dipinjam
Pust., Pem.P. Kanan,
Pem.P
6.3 Hantar permohonan PAP kepada Institusi/Perpustakaan pembekal
melalui emel & failkan borang permohonan PAP yang telah
diproses. Sekiranya terdapat permohonan Perpustakaan Luar
kepada UMK, sila rujuk 6.3.1
6.3.1 Permohonan bahan melalui PAP dari Perpustakaan Luar
kepada Perpustakaan UMK, sekiranya bahan “Available” terus
membuat penghantaran bahan kepada perpustakaan terbabit
Pust., Pem.P. Kanan,
Pem.P
6.4
Membuat semakan samada bahan yang dipohon samada boleh
dibekal ataupun tidak boleh dibekal oleh Institusi/Perpustakaan
Pembekal, Sekiranya bahan yang dipohon tidak boleh dibekal sila
rujuk langkah 6.4.1 dan bahan yang boleh dibekal terus kepada
langkah 6.5
Pust., Pem.P. Kanan,
Pem.P
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU
Pindaan:
Tarikh Pindaan :
Muka Surat : 7/9
PROSEDUR PINJAMAN ANTARA
PERPUSTAKAAN (PAP)
UMK/PPI/BPM-08
Nota : Ambil tindakan susulan jika bahan tidak dibekalkan
dalam masa 2 minggu.
6.4.1 Maklumkan kepada pemohon bahan yang dipohon tidak
boleh dibekalkan. Sekiranya pemohon masih memerlukan bahan
tersebut, permohonan baru akan dibuat kepada Institusi/
Perpustakaan terbabit.
6.5 Menerima bahan yang dipohon bersama surat rasmi (jika ada)
penerimaan bahan dari Institusi/Perpustakaan Pembekal.
Pust., Pem.P. Kanan,
Pem.P
6.6
Maklumkan kepada pemohon mengenai bahan (monograf) yang
telah diterima, hubungi melalui telefon atau emel
Pust., Pem.P. Kanan,
Pem.P
6.7 Menyerah bahan (Monograf) kepada pemohon dan maklumkan
kepada pengguna tarikh pemulangan bahan serta syarat-syarat
pinjaman bahan (monograf) melalui PAP. Tempoh pinjaman
adalah tertakluk kepada perpustakaan pembekal.
Pust., Pem.P. Kanan,
Pem.P
6.8 Maklumkan kepada pemohon berkenaan bahan (Artikel) yang
dipohon melalui emel beserta artikel dalam bentuk softcopy (PDF)
Pust., Pem.P. Kanan,
Pem.P
6.9 Sekiranya bahan (Monograf) memerlukan pembaharuan pinjaman
(Renewal) ataupun tidak. Jika pemohon perlukan pembaharuan
pinjaman terus ke langkah 6.8.1. Sekiranya bahan (monograf)
tidak perlu diperbaharui (Renewal) terus ke langkah 6.9
6.9.1 Urusan pembaharuan pinjaman bahan (monograf) dibuat
dengan menghubungi Institusi/Perpustakaan pembekal dan
Pust., Pem.P. Kanan,
Pem.P
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU
Pindaan:
Tarikh Pindaan :
Muka Surat : 8/9
PROSEDUR PINJAMAN ANTARA
PERPUSTAKAAN (PAP)
UMK/PPI/BPM-08
memaklumkan kepada pemohon berkenaan tarikh baru
pinjaman.
6.10 Terima bahan yang dipinjam daripada pemohon melalui Kaunter
Sirkulasi selepas tamat tempoh pinjaman
Pust., Pem.P. Kanan,
Pem.P
6.11 Bungkus bahan, label dan tulis alamat perpustakaan/institusi
pembekal berserta dengan surat rasmi pemulangan
Pust., Pem.P. Kanan,
Pem.P
6.12 Uruskan bahan PAP yang siap dibungkus bagi tujuan pos dan
hantar bahan kepada Institusi/Perpustakaan Pembekal
Pust., Pem.P. Kanan,
Pem.P
6.13 Rekod perangkaan bahan PAP Pust., Pem.P. Kanan,
Pem.P
Tamat
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU
Pindaan:
Tarikh Pindaan :
Muka Surat : 9/9
PROSEDUR PINJAMAN ANTARA
PERPUSTAKAAN (PAP)
UMK/PPI/BPM-08
7.0 REKOD KUALITI
Bil Nama Rekod Rujukan Lokasi
1 Borang Permohonan Pinjaman
Antara Perpustakaan (PAP)
Folder Borang Permohonan
Pinjaman Antara
Perpustakaan (PAP) Bahan
Monograf
BPM (KK,KB & KJ)
2. Borang Permohonan Pinjaman
Antara Perpustakaan (PAP)
Folder Borang Permohonan
Pinjaman Antara
Perpustakaan (PAP) Bahan
Artikel
BPM (KK, KB & KJ)
3. Permohonan Pinjaman Antara
Perpustakaan (PAP) dari Institusi
/Agensi Luar
Folder Permohonan
Pinjaman Antara
Perpustakaan (PAP) dari
Institusi / Agensi Luar
(Monograf/Artikel)
BPM (KK, KB & KJ)
4. Statistik Pinjaman Antara
Perpustakaan (PAP)
Folder Statistik Pinjaman
Antara Perpustakaan (PAP)
BPM (KK, KB & KJ)
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL