laporan tahunan 2014 - utm library...

m.s

1

LAPORAN TAHUNAN 2014

Bahagian Pentadbiran & Kewangan PERPUSTAKAAN UTM

m.s

2

1.0

2.0

3.0

KANDUNGAN

PENDAHULUAN m.s.4

Objektif Bahagian

Fungsi Bahagian

Carta Organisasi

UNIT PENGURUSAN SUMBER MANUSIA m.s.6

Fungsi Unit

Objektif Kualiti

Laporan Pengurusan Sumber Manusia

Perjawatan Tahun 2014

Kenaikan Pangkat

Penambahbaikan 81 Skim Perkhidmatan

Lantikan Staf Baru

Penamatan Staf Sepanjang 2014

Anugerah Perkhidmatan Cemerlang 2013

Laporan Pembangunan Sumber Manusia

UNIT KEWANGAN DAN BANGUNAN m.s. 21

Pengenalan

Fungsi Unit

Objektif Kualiti

Laporan Pengurusan Kewangan

Laporan Pengurusan Bangunan

m.s

3

EDITORIAL

PENYUNTING

ZAFARINA BINTI DOL

SIDANG

PENGARANG

NORAZILA BINTI

SAFRI

HAMIDAH BINTI

MAT ARIF

MOHD. ALIAS BIN

TOHIRAN

EDARAN

JUNAINAH BINTI JUKEE

m.s

4

1.0 PENDAHULUAN

Bahagian Pentadbiran dan Kewangan bertanggungjawab menguruskan belanjawan,

perolehan, aset, kewangan dan pentadbiran perpustakaan UTM. Di bawah Bahagian

Pentadbiran dan Kewangan, terdapat dua unit iaitu Unit Pengurusan Sumber

Manusia, Unit Kewangan dan Bangunan yang berperanan menyokong pelaksanaan

strategi dan program-program bahagian di Perpustakaan UTM.

1.1 OBJEKTIF BAHAGIAN

1.1.1 Mengurus perolehan harta tetap, inventori, perkhidmatan perpustakaan dan

bahan melalui sebutharga bertulis dalam masa yang ditetapkan.

1.1.2 Mengurus program latihan atau kursus yang bersesuaian untuk memenuhi

keperluan staf.

1.2 FUNGSI BAHAGIAN

1.2.1 Memastikan semua aspek berkaitan dengan sumber manusia diuruskan

secara sistematik, tepat, cekap dan berterusan.

1.2.2 Memastikan semua staf diberi latihan untuk meningkatkan prestasi diri dan

melengkapkan mereka dengan kemahiran dalam bidang tugas yang mereka

laksanakan.

1.2.3 Memastikan semua staf menghadiri program latihan 42 jam setahun.

1.2.4 Memastikan perbelanjaan Perpustakaan UTM menepati permintaan dan

prosedur kewangan untuk membangunkan fungsi dan kemudahan

Perpustakaan UTM.

1.2.5 Memproses permohonan pembelian yang diterima dibekalkan dalam tahun

yang sama.

1.2.6 Memastikan keadaan bangunan selamat, bersih dan selesa kepada pengguna.

m.s

5

1.3 CARTA ORGANISASI

TIMBALAN KETUA PUSTAKAWAN

(PERANCANGAN & PEMBANGUNAN)

Anuar bin Talib

Pustakawan S54

KETUA BAHAGIAN PENTADBIRAN & KEWANGAN

Zafarina binti Dol

Pustakawan S44

PENOLONG PENDAFTAR

Pembantu Perpustakaan

Pembantu Tadbir (P/O)

Pembantu Operasi

UNIT PENGURUSAN SUMBER

MANUSIA

Hamidah binti Mat Arif (N41)

Zuraidah binti Aman (S17)

PT(P/O) Habibah binti Shamsudin (N17)

PT(P/O) Norhayati binti Ab. Majid (N17)

UNIT BANGUNAN

UNIT KEWANGAN

PUSTAKAWAN PEGAWAI EKSEKUTIF

P(UB) Norazila binti Safri (S41)

Azharuddin bin Azmi (N11)

PE Mohd Alias bin Tohiran (N36)


Setiausaha Pejabat

Junainah binti Jukee (N28)


Mohd. Ariff Yasmin bin Nga Timin (S17)

Siti Liyana binti Abdul Rahman (S17)

Setiausaha Pejabat

Rahayu binti Mohamad Ismail (N28)

KETUA PUSTAKAWAN

Kamariah binti Nor Mohd Desa

Pustakawan JUSA C

m.s

6

2.0 UNIT PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

Unit Pengurusan Sumber Manusia (UPSM), Perpustakaan UTM diwujudkan pada pertengahan

Disember tahun 1995. Bernaung di bawah Timbalan Ketua Pustakawan (Perancangan dan

Pembangunan), UPSM berperanan sebagai urusetia kepada pengurusan sumber manusia dan

pembangunan sumber manusia.

UPSM bertindak sebagai pakar rujuk bagi perkara-perkara berkaitan pelaksanaan dan

penguatkuasaan segala jenis pekeliling, garis panduan, arahan dan peraturan yang telah

ditetapkan oleh Universiti dan Jabatan Perkhidmatan Awam dari semasa ke semasa.

Di samping itu, UPSM bertanggungjawab untuk merancang dan memilih latihan/kursus yang

diperlukan oleh staf bagi meningkatkan prestasi diri, jabatan dan Universiti secara berterusan.

Melalui program latihan yang tersusun, pembentukan staf yang profesional dan berkualiti akan

tercapai untuk merealisasikan visi dan misi Perpustakaan selaras dengan visi dan misi

Universiti.

2.1 FUNGSI UNIT

2.1.1 Menguruskan hal ehwal perjawatan bermula dari pelantikan, kenaikan pangkat dan

penamatan perkhidmatan;

2.1.2 Mengemaskini maklumat perkhidmatan staf dalam buku rekod perkhidmatan dan

sistem UTM-HR dan HRMIS;

2.1.3 Menyelaras dan menguruskan program latihan dalaman dan luaran bagi semua staf

Perpustakaan UTM dan menguruskan program latihan, perjalanan serta penginapan

untuk program rasmi di luar UTM;

2.1.4 Menyelaras, merekod dan mengemaskini rekod dan sistem fail Perpustakaan UTM;

2.1.5 Menguruskan hal-hal pentadbiran Perpustakaan UTM antaranya, penghantaran surat

dan bungkusan keluar Perpustakaan UTM dan tugas kewangan yang berkaitan.

2.2 OBJEKTIF KUALITI

2.2.1 Mencapai 70% staf yang menghadiri sekurang-kurangnya 42 jam kursus setahun;

2.2.2 Mencapai 100% keseluruhan staf dapat menghadiri sekurang-kurangnya 1 (satu)

kursus/latihan setahun.

m.s

7

2.3 LAPORAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

2.3.1 Perangkaan Staf Perpustakaan UTM 2014

Rajah 1 : Perangkaaan Staf Perpustakaan UTM 2014 (Setakat 31 Disember 2014)

Rajah 1 diatas menunjukkan perangkaan staf Perpustakaan UTM (Kampus Johor

Bahru dan Kuala Lumpur). Jumlah keseluruhan staf Perpustakaan UTM setakat 31

Disember 2014 adalah seramai 223 orang dan jumlah ini juga termasuk staf lantikan

kontrak UTM. Berikut adalah graf pecahan staf mengikut Kumpulan Perkhidmatan

(Rajah 2) dan Lantikan (Rajah 3).

m.s

8

2.3.2 Pecahan Staf Mengikut Kumpulan Perkhidmatan

Rajah 2 : Pecahan Staf Perpustakaan UTM 2014 mengikut Kumpulan Perkhidmatan

(Setakat 31 Disember 2014)

2.3.3 Bilangan Staf Perpustakaan UTM (Mengikut Lantikan)

Rajah 3 : Pecahan Staf Perpustakaan UTM 2014 mengikut Lantikan (Setakat 31 Disember 2014)

m.s

9

2.3.4 Pecahan Staf Mengikut Cawangan

Rajah 4 : Pecahan Staf Perpustakaan UTM 2014 mengikut Cawangan

(Setakat 31 Disember 2014)

Perpustakaan UTM terdiri daripada Perpustakaan Sultanah Zanariah UTM JB,

Perpustakaan Raja Zarith Sofiah, Perpustakaan Sultanah Zanariah UTM KL dan

Perpustakaan Fakulti. Rajah 4 di atas menunjukkan pecahan bilangan staf di bangunan

utama Perpustakaan UTM dan cawangannya. Bangunan Perpustakaan Sultanah

Zanariah UTM JB mempunyai 153 orang dan 13 orang ditempatkan di 12 fakulti dan

tiga orang masing-masing di Sekolah Pengajian Siswazah dan Institut Pembangunan

Bioproduk (IBD). Seramai 56 orang staf di tempatkan di bangunan Perpustakaan Raja

Zarith Sofiah dan seramai 28 orang staf ditempatkan di Bangunan Perpustakaan

Sultanah Zanariah, UTM KL.

2.3.3 Pecahan Staf Megikut Bahagian

Rajah 5 : Pecahan Staf Perpustakaan UTM 2014 mengikut Bahagian (Setakat 31 Disember 2014)

m.s

10

Rajah 5 menunjukkan taburan staf di Perpustakaan UTM mengikut Bahagian.

Bahagian Pengurusan Koleksi mempunyai staf yang paling ramai iaitu seramai 44

orang dan diikuti dengan Bahagian Pembangunan Sumber yang mempunyai 30 orang.

Perpustakaan Sultanah Zanariah di UTM Kuala Lumpur dengan 28 orang staf

berganding bahu menguruskan operasi dalam tempoh masa yang sama seperti

Perpustakaan UTM JB.

2.4 PERJAWATAN TAHUN 2014

Bagi tahun 2014, Perpustakaan UTM telah menerima pertambahan waran perjawatan yang

telah diluluskan oleh Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) melalui Anggaran Belanjawan

Mengurus (Perjawatan) Tahun 2014 seperti butiran berikut:-

BIL NAMA JAWATAN GRED JUMLAH CATATAN

1. Pustakawan SA54 1 Jawatan Baharu

2. Pustakawan SA48 1 Jawatan Tambahan

3. Pustakawan SA41 2 Jawatan Tambahan

4. Penolong Pustakawan SA32 1

Satu Jawatan Penolong

Pustajawan Gred S27/S32

dimansuhkan

5. Pembantu Perpustakaan SA22 4

Empat Jawatan Pembantu

Perpustakaan Gred S17/S22

dimansuhkan

6. Pembantu Perpustakaan SA17 11

Satu Jawatan Pembantu

Pemuliharaan Gred S17/S22

dimansuhkan

Pertambahan waran ini adalah bagi menyokong operasi di Bangunan Perpustakaan Raja Zarith

Sofiah. Dengan pertambahan waran perjawatan ini juga telah memberi peluang kenaikan

pangkat kepada staf Perpustakaan UTM.

2.5 KENAIKAN PANGKAT

Staf perpustakaan UTM yang terlibat dengan kenaikan pangkat bagi kumpulan Pengurusan &

Professional:

m.s

11

2.5.1 Kenaikan Pangkat (Kumpulan Pengurusan & Professional) 2014

BIL NAMA STAF JAWATAN GRED TARIKH

KUATKUASA

1. Anuar Bin Talib Pustakawan SA54 20.08.2014

2. Nor Asikin Binti Mohamad Pustakawan SA52 23.09.2014

3. Kamariah Bte Mohamed Jong Pustakawan SA48 20.08.2014

4. Nik Masriza Binti Zakaria Pustakawan SA48 25.09.2014

5. Mohd Fuad Bin Mohamed Yusof Pustakawan SA44 24.09.2014

6. Khairulbahiyah Binti Yaakub Pustakawan SA44 24.09.2014

2.5.2 Kenaikan Pangkat (Kumpulan Pelaksana) 2014


KUATKUASA

1. Mohd Alias Bin Tohiran Pen. Pegawai

Tadbir NA36 05.11.2014

2. Abas Bin Rahmat Penolong

Pustakawan SA32 28.08.2014

3. Rodzuan Bin Mohd Yusoff Pembantu

Perpustakaan SA26 09.04.2014

4. Mohd Rasyidin bin Md Arshad Pembantu


5. Siti Zaleha Bte Hj Samad Pembantu


6. Zalinda Binti Shuratman Pembantu


7. Salihuddin Bin Bakhri Pembantu


8. Nor Iman Bin Ibrahim Pembantu


9. Kamisah Bt Yusoff Pembantu


10. Nor Azhar Bin Nasrudin Pembantu


m.s

12

2.5.3 Staf perpustakaan UTM yang terlibat dengan kenaikan pangkat secara Time-based

Berdasarkan Kecemerlangan (TBBK) bagi kumpulan Pelaksana:


KUATKUASA

1. Fahmi Bin Moksen @ Mohd Hussin Pembantu


2. Nurfarahin Jasmine See Bte Abdullah Pembantu


3. Azrina Binti Benan Juruteknik

Komputer FT22 27.12.2014

4. Erwan bin Saman Pembantu Am

Pejabat NA04 01.03.2014

2.6 PENAMBAHBAIKAN 81 SKIM PERKHIDMATAN

Pada tahun 2013, kerajaan telah melaksanakan Penambaikan 81 Skim Perkhidmatan dan

terdapat staf di Perpustakaan UTM yang terlibat iaitu Pembantu Am Pejabat (NA01 & NA04)

dan Juruteknik (JA17). Proses tukar lantik dan opsyen kepada staf telah dilaksanakan dalam

tahun 2014.

Seramai 11 orang Pembantu Am Pejabat (NA01 & NA04) terlibat dengan Penggabungan Skim,

di mana Pembantu Am Pejabat (NA01 & NA04) ditukar lantik kepada Pembantu Operasi

(NA11) setelah memenuhi syarat yang telah ditetapkan di dalam Pekeliling Perkhidmatan Bil. 9

Tahun 2013 : Skim Perkhidmatan Pembantu Operasi dan Pembantu Awam.

2.6.1 Staf perpustakaan UTM yang terlibat dengan Penggabungan Skim : Pembantu Am

Pejabat (NA01 & NA04) ditukar lantik kepada Pembantu Operasi (NA11):


KUATKUASA

1. Yahaya Bin Abdul Ghani Pembantu

Operasi NA11 01.11.2013

2. Mohd Yusoff Bin Mat Yaman Pembantu

Operasi NA11 01.11.2013

3. Yazid Bin Mohd Basri Pembantu

Operasi NA11 01.11.2013

4. Erwan Bin Saman Pembantu

Operasi NA11 01.11.2013

5. Mohd Ainnul Fadhlly Bin Mohd Ali Pembantu

Operasi NA11 01.11.2013

6. Md Hafizan Bin Kamat Pembantu

Operasi NA11

01.11.2013

7. Azharuddin Bin Azmi Pembantu

Operasi NA11 01.11.2013

m.s

13

8. Mohammad Firdauz Bin Kusnin Pembantu

Operasi NA11 01.11.2013

9. Faizal Bin Fadzil Pembantu

Operasi NA11 01.11.2013

10. Hasbullah Bin Jalil Pembantu

Operasi NA11 01.11.2013

11. Md Halim Bin Mustari Pembantu

Operasi NA11 01.11.2013

Seramai 3 orang Juruteknik (JA17) terlibat dengan Pewujudan Skim Perkhidmatan

Bersepadu (SPB) ditukar lantik kepada Penolong Jurutera (JA29) setelah memenuhi

syarat yang telah ditetapkan di dalam Pekeliling Perkhidmatan Bil. 11 Tahun 2013 :

Penjumudan Skim Perkhidmatan Juruteknik Dan Pindaan Skim Perkhidmatan Pelukis

Pelan, Penolong Jurutera, Penolong Pegawai Seni Bina Dan Penolong Juruukur Bahan.

2.6.2 Staf perpustakaan UTM yang terlibat dengan Pewujudan Skim Perkhidmatan

Bersepadu (SPB) : Juruteknik (JA17) ditukar lantik kepada Penolong Jurutera (JA29):

2.7 Lantikan Staf Baru

Bagi sepanjang tahun 2014, tiada pelantikan staf baru untuk Kumpulan Pengurusan &

Professional. Namun, bagi kumpulan Pelaksana terdapat pelantikan staf baru yang berstatus

lantikan tetap dan lantikan kontrak. Pelantikan ini adalah bagi mengisi waran yang diluluskan

oleh JPA melalui Anggaran Belanjawan Mengurus (Perjawatan) Tahun 2014, mengisi

kekosongan staf yang dilantik ke jawatan tetap dan staf yang bersara wajib.


KUATKUASA

1. Yusof Akmar Bin Mohd Said Penolong

Jurutera JA29 01.07.2013

2. Khairul Nizam Bin Hamzah Penolong


3. Mohd Fikri Bin Ismail Penolong


m.s

14

2.7.1 Lantikan Baru Tetap Staf Pelaksana Sepanjang 2014

Staf perpustakaan UTM yang terlibat dengan lantikan tetap bagi kumpulan Pelaksana:


LAPOR DIRI

1. Ahmad Zulhilmi bin Azmi Pembantu


2. Ahmad Nurul Fahmi Bin Mohammad

Zajuli

Pembantu


3. Akmal Alif Bin Amran Pembantu


4. Dina Amalia Binti Nordin Pembantu


5. Farhan Bin Yuskelana Pembantu


6. Mohamad Admin Bin Sadali Pembantu


7. Muhammad Faisal Bin Yahaya Pembantu


8. Nurain Binti Rasid @ Samsudin Pembantu


9. Nurmazwan Bte Ramli Pembantu


10. Yanti Binti Mohd Shah Pembantu


11. Norhalimah Binti Isnin Pembantu


12. Siti Marlia Binti Abd Rahim Pembantu


13. Muhammad Khairuddin Bin Zainon Pembantu


14. Siti Liyana Binti Ab Rahman Pembantu


15. Mior Syahmi bin Mior Zainal Abidin Pembantu


16. Mohd Akhmal Bin Sareh Pembantu

Operasi NA11 08.11.2014

m.s

15

2.7.2 Lantikan Baru Kontrak Staf Pelaksana Sepanjang 2014

Staf perpustakaan UTM yang terlibat dengan lantikan kontrak bagi kumpulan

Pelaksana:


LAPOR DIRI

1. Nur Amalina Binti Mohamad Pembantu


2. Noor Adlina Binti Ismail Pembantu


3. Muhammad Fadhli Bin Mohamed Pembantu


4. Zuraini Binti Zulkiflee Pembantu


5. Mohammad Fahmi Bin Nazar Rudin Pembantu


6. Norsyazwani Binti Mohd Ariffin Pembantu


7. Shaliza Binti Md Yusos Pembantu


8. Nur Atiqah Binti Aris Pembantu


9. Sailah Binti Abidin Pembantu


10. Narimah Binti Nawil Pembantu


11. Nur Ashilah Binti Abd Razak Pembantu


12. Fadzleena Binti Siam Pembantu


13. Rena Bte Redzuan Pembantu


14. Nurfarain Binti Daud Pembantu


15. Siti Nor Hashidah Binti Zakaria Pembantu


m.s

16

2.8 PENAMATAN STAF SEPANJANG 2014

2.8.1 Staf perpustakaan UTM yang bersara sepanjang tahun 2014:

BIL NAMA STAF JAWATAN GRED

BERHENTI /

BERSARA /

MENINGGAL

DUNIA

TARIKH

BERSARA

1. Shaharin Bin Hussain

Pembantu

Perpustakaan

KUP

SA22 Bersara Wajib 31.03.2014

2. Aminuddin Bin Mohd Nor Pembantu

Perpustakaan SA26 Bersara Wajib 20.06.2014

3. Mohd Zin Bin Wan Mohamad

Pembantu

Perpustakaan

KUP

SA22 Bersara Wajib 23.07.2014

Majlis bagi meraikan staf yang bersara di PSZ UTM JB dan PSZ UTM KL telah diadakan

pada 12 Mac 2014 di Perpustakaan UTM JB.

Pn Nur Aizat Atiqah Binti Zainul Abidin, Pembantu Perpustakaan (SA17) di Unit

Pentadbiran, Perpustakaan Raja Zarith Sofiah telah diluluskan pelepasan jawatan

mulai 30 Disember 2014 kerana staf menerima jawatan sebagai Pembantu Hal Ehwal

Islam (SA17) di Pusat Islam UTM.

2.9 ANUGERAH PERKHIDMATAN CEMERLANG 2013

Seramai 16 orang staf telah dipilih menerima Anugerah Perkhidmatan Cemerlang bagi

pencapaian prestasi sepanjang 2013. Majlis Penganugerahan APC pada Citra Karisma telah

diadakan di Dewan Sultan Iskandar pada 26 Jun 2014. Penerima anugerah menerima Sijil

Perkhidmatan Cemerlang dan Sijil Simpanan Premium bernilai RM1,000.00 sebagai

menghargai pencapaian cemerlang mereka dalam membangunkan organisasi.

Tiada penerima untuk Anugerah Jasa Setia dan Anugerah Jasa Bakti untuk tahun 2013

daripada Perpustakaan UTM.

m.s

17

2.9.1 Staf perpustakaan UTM yang menerima Anugerah Perkhidmatan Cemerlang 2013:

BIL NAMA STAF JAWATAN GRED BAHAGIAN

1. Alias Bin Ahmad Pembantu Perpustakaan

KUP SA22 PRZS

2. Azami Bin Adam Pembantu Perpustakaan

KUP SA22 BPS

3. Azrina Binti Benan Juruteknik Komputer FT17 BPS

4. Faizal Bin Fadzil Pembantu Operasi NA11 BPM

5. Habibah Binti Samsudin Pembantu Tadbir (P/O) NA17 BTK

6. Hairi Bin Aziz Pembantu Perpustakaan SA17 PSZ KL

7. Hasanul Manzar Bin Ismail Pembantu Perpustakaan SA17 BPK

8. Haslinda Binti Sabari Pustakawan SA41 BPA

9. Khalid Bin Yusoff Pembantu Perpustakaan

KUP SA22 BSP

10. Muzaimah Binti Mohd Yunus Pustakawan SA41 BPS

11. Nik Masriza Binti Zakaria Pustakawan SA44 PSZ KL

12. Noor Amirul Amin Bin Ahmad Pembantu Perpustakaan SA17 BPK

13. Nurrull Huda Binti Abdul Wahid Pustakawan SA41 BPM

14. Ramli Bin Haron Pembantu Perpustakaan

KUP SA22 BRM

15. Siti Anniza Binti Aznan Pembantu Perpustakaan SA17 BPK

16. Shaliza Azwa Binti Shaari Pembantu Perpustakaan SA17 PSZ KL

2.10 LAPORAN PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA

2.10.1 Statistik dan Kekerapan Kursus Dalaman

Rajah 6 : Statistik Kursus Dalaman Anjuran Perpustakaan UTM

m.s

18

Rajah 7 : Perbandingan Kekerapan Kursus Dalaman Anjuran Perpustakaan UTM bagi

Tahun 2013 dan 2014

Sepanjang 2014, UPSM telah mengendalikan 66 kursus dalaman (in-house) yang telah

diadakan di dalam Perpustakaan UTM dan kawasan sekitar UTM. Terdapat

peningkatan ketara dari segi penganjuran kursus bagi tahun 2014 adalah kerana

kehadiran staf ke Program Membudayakan Al-Quran dan Kelas Bahasa Inggeris telah

diambilkira jam latihan staf. Staf Perpustakaan UTM adalah digalakan untuk

menghadiri kursus samada anjuran Perpustakaan atau HCD bagi bagi memberi

kemahiran dan peningkatan skil dalam menjalankan tugas seharian. Ia dilihat sebagai

satu langkah penjimatan selain dapat melibatkan semua pihak.

2.10.2 Kursus Anjuran Luar

Rajah 8 : Statistik Kehadiran Staf Perpustakaan UTM ke Kursus Anjuran Luar

m.s

19

Di samping kursus yang dianjurkan secara dalaman, UPSM juga menghantar staf

untuk mengikuti kursus di luar UTM sama ada di dalam Johor atau di luar Johor.

Kebanyakan kursus yang disertai adalah di luar Johor. Penghantaran staf ke kursus

luar adalah berdasarkan keperluan peningkatan kompetensi staf. Bilangan peserta

yang tidak ramai dan fokus kepada kemahiran khusus yang perlu didalami adalah

antara faktor utama staf di hantar berkursus ke keluar. Melalui penglibatan mereka ini

juga akan merapatkan jalinan komunikasi antara Pustakawan lain kerana kebanyakan

mereka sering bertemu dalam kursus yang dianjurkan oleh Universiti atau syarikat

korporat yang lain.

2.10.3 Statistik Kehadiran

Rajah 9 : Statistik Jam Latihan Staf yang Melebihi 42 Jam Setahun

UPSM juga telah menetapkan sasaran objektif kualiti bagi latihan staf di mana 70%

dari jumlah staf perlu mengikuti program latihan lebih dari 42 jam. Berdasarkan Rajah

9, terdapat peningkatan bagi kehadiran staf Kumpulan Pelaksana yang menghadiri

kursus melebihi 42 jam. Bagi kumpulan Pengurusan dan Profesional, penurunan

bilangan adalah kerana terdapat staf Cuti Bersalin di dalam tahun 2014.

2.10.4 Cuti Belajar

Sepanjang tahun 2014, Bahagian Pembangunan Modal Insan UTM telah meluluskan

seorang staf Perpustakaan UTM iaitu Cik Nazrinda Binti A. Samah untuk bercuti

belajar dan menyambung pengajian di peringkat Doktor Falsafah di UIAM selama 3

Tahun mulai 28 Ogos 2014 – 27 Ogos 2017. Rajah 10 menunjukkan statistik kelayakan

akademik di kalangan Kumpulan Pengurusan dan Profesional untuk Skim S

(Pustakawan).

m.s

20

Rajah 10 : Statistik Kelayakan Akademik Kumpulan Pengurusan & Profesional

(SkimS : Pustakawan)

2.11 LAPORAN INDEKS KEPUASAN STAF

2.11.1 Indeks Kepuasan Staf (ESI)

Terdapat peningkatan 0.48% pada Kajian Kepuasan Staf 2013 jika dibandingkan

dengan tahun sebelumnya. Secara keseluruhannya, staf berpuas hati dengan

penyeliaan, pengikhtirafan, kemudahan, keselamatan dan fasiliti serta persekitaran

kerja yang selesa.

m.s

21

3.0 UNIT KEWANGAN & BANGUNAN

3.1 PENGENALAN

Pengurusan kewangan yang cekap dan penyenggaraan bangunan yang efisien

merupakan antara faktor pemangkin kecemerlangan sesebuah organisasi.

Berperanan dalam mengurus tadbir sumber kewangan Perpustakaan UTM secara

tuntas dengan menitikberatkan elemen perbelanjaan berhemah dan juga

bertanggungjawab dalam pengurusan bangunan bagi memastikan semuanya dalam

keadaan baik, selesa dan selamat, komitmen ini digalas dengan penuh komited oleh

Unit Kewangan & Bangunan (UKB), Bahagian Pentadbiran & Kewangan.

Dengan objektif unit yang lebih terarah kepada aspek pentadbiran, UKB telah

melaksanakan pelbagai aktiviti yang memberi sokongan secara langsung terhadap

sasaran yang ditetapkan.

3.2 FUNGSI UNIT

3.2.1 Mengurus serta mengawal belanjawan dan akaun mengikut program yang

diluluskan berdasarkan prosedur dan peraturan ditetapkan.

3.2.2 Mengurus urusan pembayaran dan perolehan melalui pembelian terus dan

sebutharga berdasarkan prosedur dan peraturan ditetapkan.

3.2.3 Memantau dan menyelaras kerja-kerja pembersihan dan penyelenggaraan di

bangunan bagi memastikan keadaan bangunan bersih, selamat dan selesa

kepada staf dan pengguna.

3.3 OBJEKTIF KUALITI

3.3.1 Prosedur Mengurus Pembelian Harta Tetap, Inventori, Perkhidmatan

Dan Bahan.

3.3.1.1 Memastikan setiap pembelian melalui Sebutharga Bertulis diluluskan

sehingga pengeluaran pesanan tempatan dalam tempoh 30 hari

bekerja dari tarikh kelulusan spesifikasi.

3.3.1.2 Memastikan setiap nombor siri tuntutan pembayaran dikemukakan

ke Pejabat Bendahari dalam tempoh sembilan (9) hari dari tarikh

penerimaan di Bahagian Pentabiran & Kewangan dengan lengkap.

3.3.1.3 Memastikan peruntukan bagi perbelanjaan aset dan inventori

dipertanggungjawabkan pada akhir Bulan September setiap tahun.

m.s

22

3.3.1.4 Memastikan proses perbelanjaan tahun semasa selesai

dipertanggungjawabkan pada akhir Bulan November setiap tahun.

3.3.2 Prosedur Penyenggaraan Bangunan

3.3.2.1 Memastikan kebersihan bangunan memenuhi kepuasan pelanggan

dengan pencapaian tidak kurang daripada 80%.

3.3.2.2 Memastikan aduan pelanggan diambil tindakan dalam tempoh satu

(1) hari waktu bekerja.

3.3.2.3 Memastikan kerja penyenggaraan berkala dilaksanakan mengikut

jadual yang telah ditetapkan.

3.4 LAPORAN PENGURUSAN KEWANGAN

3.4.1 Laporan Belanjawan

Perpustakaan UTM terdiri daripada Perpustakaan Sultanah Zanariah,

Perpustakaan Raja Zarith Sofiah di Johor Bahru dan Perpustakaan Sultanah

Zanariah Kuala Lumpur telah diberi sebanyak RM26,870,900.00 bagi

peruntukan mengurus dan RM1,600,000.00 untuk pembangunan. Pecahan

peruntukan adalah seperti di Carta - 1.

Carta - 1

Untuk peruntukan mengurus, RM15,900,000.00 (59.18% ) adalah bagi

perolehan buku dan jurnal di mana ianya merupakan tanggungjawab utama

untuk Perpustakaan UTM menyediakan bahan rujukan kepada pelajar-pelajar

UTM. Sementara peruntukan bagi gaji dan upah adalah sebanyak

RM9,690,400.00 (35.07%). Bagi melestarikan sistem pengurusan ICT dan

lain-lain di Perpustakaan UTM, kerja-kerja penyelenggaraan sistem

m.s

23

menerima peruntukan sebanyak RM805,000.00 (3%) dari keseluruhan

peruntukan. Agihan peruntukan adalah seperti Carta – 2.

Carta - 2

Peruntukan pembangunan di bawah RMK9 bagi menyedia dan melestarikan

prasarana Bangunan Perpustakaan Raja Zarith Sofiah, peruntukan telah

disalurkan sebanyak RM1,600,000.00 di mana RM1,500,000.00 adalah bagi

maksud perolehan aset dan sistem IT. Pecahan agihan adalah seperti di Carta

– 3.

Carta - 3

m.s

24

Prestasi perbelanjaan RMK9 bagi peruntukan pembangunan sebanyak

RM1,559,474.00 (97.47%) yang merupakan pencapaian yang baik bagai

perbelanjaan peruntukan berkaitan walaupun peruntukan di terima pada Mei

2014. Carta – 4 adalah gambaran prestasi perbelanjaan RMK9.

Carta - 4

Untuk tahun 2014, Perpustakaan UTM telah membuat perbelanjaan sebanyak

RM27,281,848.09 (101.53%) dari peruntukan asal. Peningkatan

perbelanjaan keseluruhan sebanyak 1.53%. Perbelanjaan buku dan jurnal

telah meningkat sebanyak RM16,261,154.94 (102.28%) dari peruntukan asal

yang diluluskan. Antara faktor kenaikan perbelanjaan bagi buku dan jurnal

adalah disebabkan kadar tukaran asing kesan dari penyusutan nilai mata

wang Ringgit Malaysia. Lebihan perbelanjaan buku dan jurnal ini telah

ditampung melalui Tabong Amanah Perpustakaan dengan jumlah

RM407,661.94. Perbelanjaan bagi gaji dan upah juga meningkat kepada

RM9,747,309.95 (59%). Statistik perbelanjaan mengurus 2014 adalah

seperti Carta - 5 dan Carta - 6. Sementara perbelanjaan bagi bahan dan jurnal

2014 adalah seperti Carta – 7.

m.s

25

Carta – 5

Carta - 6

Carta - 7

m.s

26

3.4.2 Laporan Perolehan

Tatacara Pengurusan Perolehan Universiti Pekeliling Bendahari UTM adalah

rujukan utama untuk aktiviti perolehan Perpustakaan UTM. Kaedah

perolehan yang digunakan oleh Perpustakaan UTM ialah belian terus di

bawah RM10,000.00 dan sebutharga lebih dari RM10,000.00. Sebanyak 15

sebutharga telah dikeluarkan pada tahun 2014 yang melibatkan perolehan

aset, pembangunan sistem IT perpustakaan, penyelenggaraan dan bahan.

Tempoh yang telah ditetapkan untuk mendapat kelulusan ialah 30 hari

bekerja. 12 sebutharga telah diluluskan mengikut tempoh yang ditetapkan

sementara 3 lagi gagal memenuhinya. Carta - 8 adalah tempoh kelulusan

sebutharga mengikut tempoh yang ditetapkan.

Carta – 8

Sementara itu 47 pesanan tempatan telah dikeluarkan kepada syarikat-

syarikat yang berjaya dalam bidaan harga melalui sebutharga terbuka dan

sebutharga bertulis dari pihak pembekal. Graf – 9 adalah pesanan tempatan

yang telah dikeluarkan kepada pihak pembekal.

Carta - 9

m.s

27

3.4.3 Tuntutan Bayaran

Sebanyak 1,105 tuntutan bayaran telah diproses untuk tujuan pembayaran di

mana tuntutan melalui inbois adalah yang tertinggi iaitu sebanyak 1,030.

Nombor siri pembayaran mengikut tempoh ditetapkan (9 hari) sebanyak

1,074 (97.20%) dan sementara 31 (2.80%) lagi nombor siri pembayaran

gagal memenuhi tempoh yang ditetapkan. Pecahan tuntutan pembayaran

mengikut jenis tuntutan adalah di Carta – 10.

Carta – 10

3.4.4 Kutipan Wang

Perpustakaan UTM mengendalikan 3 tabong iaitu Tabung Seminar

Perpustakaan, Tabong Amanah dan Tabong Fotokopi. Sumber tabung adalah

melalui kutipan dendaan, sewaan ruang, komisen sewaan fotokopi, tajaan,

seminar dan jualan dokumen sebutharga. Kutipan tertinggi adalah melalui

kutipan dendaan di mana sebanyak RM75,307.85 telah berjaya dikutip

sepanjang tahun 2014. Pecahan kutipan mengikut tabung adalah seperti

Carta – 11.

m.s

28

Carta – 11

3.5 LAPORAN PENGURUSAN BANGUNAN

Selain mentadbir kewangan, unit ini juga bertanggungjawab mengurus aktiviti

pembersihan dan penyenggaraan bangunan termasuk mengawal selia kerja-kerja

pembaikan kecil. Faktor keselesaan dan keselamatan staf mahupun pelanggan

sentiasa menjadi fokus utama dalam setiap gerak kerja yang terlibat.

3.5.1 Mengurus dan Memantau Kerja Pembersihan dan Pencucian Bangunan

Dalam memastikan keselesaaan kepada staf dan pengguna, semua ruang

dan tandas di Bangunan PSZ JB sentiasa dipantau agar berada dalam

keadaan baik, bersih dan memuaskan. B e r d a s a r k a n h asil dapatan

daripada dua (2 ) soal selidik yang telah dijalankan 6 bulan sekali pada

tahun 2014, purata peratus kepuasan pengguna bagi kajian kebersihan

ruang ialah sebanyak 82.77% manakala kebersihan tandas pula

mencapai 82.48%. Purata keseluruhan ialah 82.63% berbanding sasaran

yang ditetapkan iaitu 80%.

m.s

29

3.5.2 Mengurus dan Memantau Kerja Penyenggaraan (Pembaikan Kecil)

Bangunan

Sepanjang tahun 2014, sebanyak 184 kes kerosakan di Bangunan PSZ JB

telah dimajukan kepada pihak Pejabat Harta Bina UTM melalui Sistem eCS

(Electronic Customer Support) merangkumi aspek elektrikal, mekanikal dan

awam. Bulan April mencatatkan laporan kerosakan tertinggi iaitu sebanyak

23 kes diikuti bulan Mei dan Jun, masing-masing dengan catatan 21 kes.

Bulan Julai pula berada di paras terendah bagi statistik pelaporan sepanjang

tahun 2014 dengan catatan 5 kes sahaja.

Daripada keseluruhan laporan yang telah dibuat, kerosakan bidang elektrikal

mencatatkan peratusan tertinggi dengan nilai 47% disusuli awam sebanyak

35%, manakala bakinya melibatkan kes kerosakan mekanikal.

m.s

30

Di samping aktiviti di atas, UKB juga bertanggungjawab memantau kerja-

kerja penyenggaraan berkala fasiliti seperti lif, penyaman udara, air curtain,

alat pemadam api dan central UPS.

laporan tahunan 2014 - utm library...

Documents