laporan projek kik klik kadar pinjaman buku baharu rendah

LAPORAN PROJEK KIK KLIKKadar Pinjaman Buku Baharu Rendah

Perpustakaan Tun Seri Lanang, UKM

2015

LAPORAN PROJEK KIK KLIK:

KADAR PINJAMAN BUKU BAHARU RENDAH

Disediakan oleh:

Shamsudin Ibrahim

Wan A’sah Wan Abdul Aziz

Rohalia Mohd Rohani

Shaizimah Badzri

Ahmad Afifi Mohmad Ishak

Ahmad Farid Abdullah

Anis Rohaiza Rosli

Bahari Chan

Hazlinah Ramlee

Mariatul Qibtiah Isa

Nor Asiah Mohamad

Nor Hamsiah Ahmad Hosaini

Noor Farhana Mohd Saleh

Nur-Murni Aznin Azhari

Radiyana Abd Rahman

Disusun & disunting oleh:

Wan A’sah Wan Abdul Aziz

Rohalia Mohd Rohani

Shaizimah Badzri

KIK KLIK

Perpustakaan Tun Seri Lanang, UKM

2015

©Hakcipta Perpustakaan Tun Seri Lanang, UKM

Diterbitkan oleh

Perpustakaan Tun Seri Lanang

Universiti Kebangsaan Malaysia

43600 UKM Bangi

Tel: 03-8921 5031

Faks: 03-8925 6067

Emel: [email protected]

http://www.ukm.my/ptsl

e-ISBN:

UKM Pendaulat Amanah Negara

INFO RINGKAS UKM

1 Tarikh penubuhan 18 Mei 1970

2 Saiz Kampusa. Kampus Utama Bangib. Kampus Kuala Lumpurc. Pusat Perubatan UKM

1,100 hektar20 hektar22 hektar

3 Akademik 13 Fakulti13 Institut

4 Pelajar Pra/Sarjana/DoktorFalsafah

26,844 orang

5 Kakitangan Akademik 2,018 orang

6 Kakitangan Pengurusan Profesional& Pelaksana

3,714 orang

UNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA1

Berstatus Universiti Penyelidikan - 2006 -- kini

BH/17/9/2015

Mengilham Harapan, Mencipta Masa Depan

PERPUSTAKAAN UKM“Perpustakaan Pemangkin Masyarakat Berilmu”

PerpustakaanCabang

2

Menyokong aktiviti pembelajaran, pengajarandan penyelidikan universiti

Menyokong aktiviti pembelajaran, pengajarandan penyelidikan universiti

VISI, MISI & PIAGAM PELANGGAN PERPUSTAKAAN3

11 • Pinjaman dan Pemulangan Bahan

22 • Sistem Pembekalan Penerbitan

33 • Rujukan & Khidmat Nasihat

44 • Pencarian Maklumat Elektronik

55 • Bimbingan dan Pendidikan Pelanggan

66 • Perkhidmatan Pakej Maklumat

77 • Pembekalan artikel Pay Per View

88 • Pengurusan Repositori Institusi

99 • Laporan Penerbitan Universiti

1010 • Pembelian dan Langganan Sumber Rujukan

PERKHIDMATAN YANG DITAWARKAN4

www.ukm.my/ptsl

• KLIKNama Kumpulan

• 10 Julai 2007Tarikh Penubuhan

• Unit Perkhidmatan Maklumat• Unit Perkhidmatan Penyelidikan• Unit Koleksi Arkib & Khas• Unit Pentadbiran & Kualiti• Unit Pengurusan Jurnal dan Jilidan

Unit

• Sentiasa mengutamakan pelanggan• Meningkatkan kualiti perkhidmatan

Etika

• KREATIVITI MEMACU INOVASIMoto

• Memberi perkhidmatan yang efektif, cekap dan tepat.Objektif

PENGENALAN KUMPULANRODA TEKNOLOGI: Penggerak InovasiMERAH: Berani Mencetus Idea KritisBIRU: Pemikiran Strategi Laut Biru

LOGO KUMPULAN

5

CARTA ORGANISASI KUMPULAN

Tarikh penubuhan: 10 /7/2007

6

FASILITATORShamsudin IbrahimPustakawan S48Unit Pengurusan Jurnal & Jilidan

PENOLONG KETUARohalia Mohd Rohani

Pustakawan S44Unit Koleksi Arkib & Khas

SETIAUSAHAAnis Rohaiza RosliSetiausaha N17Unit Pentadbiran & Kualiti

AHLINor Hamsiah Ahmad Hosaini

Pustakawan S41Unit Perkhidmatan Penyelidikan

AHLIHazlinah RamleePembantu Tadbir N17Unit Perkhidmatan Maklumat

AHLIRadiyana Abdul Rahman

Pembantu Perpustakaan S17Unit Perkhidmatan Penyelidikan

AHLINur-Murni Aznin AzhariPembantu Perpustakaan S17Unit Perkhidmatan Penyelidikan

AHLINoor Farhana Mohd Saleh

Pustakawan S41Unit Perkhidmatan Maklumat

KETUAWan A’sah Wan Abdul AzizPenolong Pustakawan S32

Unit Perkhidmatan Maklumat

AHLIAhmad Farid AbdullahPembantu Perpustakaan S22Unit Perkhidmatan Penyelidikan

PENCAPAIAN KUMPULAN

PERINGKAT PERPUSTAKAAN SE MALAYSIA

Naib Johan Konvensyen ICC PerpustakaanSeMalaysia (2012, 2008)

PERINGKAT UKM

1. Anugerah Inovasi Penyelidikan UKM (2013)2. Sijil Penghargaan Warga UKM – Majlis

Sambutan Tahun Sains Dan GerakanInovasi Nasional (2012)

3. Penerima Dana Inovasi UKM RM100,000.00(2011)

4. Anugerah Inovasi ICT UKM (2011)5. Anugerah Inovasi ICT Berkumpulan UKM

(2010)6. Anugerah Pengurusan Maklumat

Berkomputer UKM (2008)

PERINGKAT NEGARA

1. Pengkomersilan Produk I-QUEST (2014)2. Pengkomersilan Produk JETP (2012)3. Finalis Anugerah Inovasi Negara (2011)

PERINGKAT KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI MALAYSIA

Naib Johan Anugerah Inovasi KementerianPengajian Tinggi Malaysia (2011)

www.jetp.com.my

PERINGKAT PERPUSTAKAAN UKM

1. Johan Konvensyen KIK (2014,2009,2007)2. Anugerah Kualiti Perpustakaan (2010)

http://iquest.net.my/iquest/

Naib Johan Anugerah Inovasi Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia 2011

(Menyumbang kepada pencapaian misi dan visi Jabatan)

7

Anugerah Emas (2015)MPC Team Excellence Wilayah Pantai Timur

KEHADIRAN MESYUARAT (MAC – NOV 2014) AHLI YANG TIDAK HADIRO – KursusPEMAKLUMAN : i. Emel, Edaran minit &

WhatsApp

JUMLAH MESYUARAT: 9

% KEHADIRAN:

78/81 x 100 = 96%

Disediakan oleh: Anis Rohaiza Rosli

Tidak hadir

Hadir

Bil 1 2 3 4 5 6 7 8 9Jum

Tarikh 17/3 18/4 5/5 13/6 8/7 22/8 19/9 3/10 7/11

AF / / / / / / / / / 9

AR O / / / / / / / / 8

HR / / / / / / O / / 8

NF / / / / / / / / / 9

NH / / / / / / / / / 9

NM / / / / / / / / / 9

RAR / / / / / / / O / 8

RMR / / / / / / / / / 9

WAN / / / / / / / / / 9

8

96%

BIL NAMA AHLI AF AR HR NF NH NM RAR RMR WAN

1Mengenal Pasti Projek/ Masalah

/ X //

/ / //

/

2 Pemilihan Projek/ Masalah / X / / / / / / /

3Sasaran & PengumpulanData (Sebelum projek)

//

/ / / / //

/

4 Analisis Projek / / / / / / / / /

5 Cadangan Penyelesaian / / / / / / / / /

6Persembahan PihakPengurusan

/ / / / / / / / /

7Pelaksanaan & PengumpulanData (Selepas projek)

/ / / / / / / / /

8 Penilaian & Pemantauan / / / / / / / / /

9 Penyeragaman / / / / / / / / /

PETUNJUK / AHLI YANG TERLIBAT X AHLI YANG TIDAK TERLIBAT

Disediakan oleh: Rohalia Mohd Rohani

MATRIK PENGLIBATAN AHLI9

• Mengenal Pasti Projek/ Masalah• Pemilihan Masalah/Projek• Sasaran & Pengumpulan Data

(Sebelum projek)• Analisis Projek• Cadangan Penyelesaian• Persembahan & Persetujuan

Pihak Pengurusan

• Pemantauan• Penyeragaman

• Penilaian• Pelaksanaan • Pengumpulan data

(Selepas Projek)

PLAN

DO

CHECK

ACTION

Disediakan oleh: Wan A’sah Wan Abdul Aziz

CARTA 1: KITARAN PDCA(MAC – NOVEMBER 2014)

10

BULANAKTIVITI

MAC APR MEI JUN JUL OGOS SEPT OKT NOV

Mengenal PastiProjekPemilihanProjek/MasalahSasaran & Pengumpulan Data(Sebelum Projek)

Analisis Projek

CadanganPenyelesaianPersembahan & Persetujuan PihakPengurusanPelaksanaan & PengumpulanData (SelepasProjek)

Penilaian

Pemantauan & Penyeragaman

Perancangan Pelaksanaan Disediakan oleh: Wan A’sah Wan Abdul Aziz

JADUAL 1: CARTA PERBATUAN (MAC – NOV 2014) 11

Perancangan PelaksanaanDisediakan oleh: Wan A’sah Wan Abdul Aziz

JADUAL 1: CARTA PERBATUAN (Dis 2014 – Dis 2015)Penambahbaikan Berterusan

12

Pembentangan Kertas Kerja di Seminar Kepustakawanan(UNIMAS Sarawak 25-26 Nov 2015)

SENARAI MASALAH (KAEDAH BRAINSTORMING)

BAB 1 13

Bukubaharu

ID PW

Telefon

Fail Surat

Mejapenasihat

Statistik

e-Jurnal

KertasSoalan

Sukarcari

buku

Kertassoalan

Komputerlembap

PakejMaklumat

Waktuperkhidma

tan

Plug point

BIL MASALAH PENCADANG

1 Buku di Koleksi Am sukar dikesan FARHANA

2 Penyediaan statistik sesi bimbingan/soalanharian bagi pelanggan di Meja PenasihatPembaca PTSL tidak efisien

WAN A’SAH

3 Status Borang Perkhidmatan PakejMaklumat yang dihantar oleh pelanggansukar dikenalpasti

HAMSIAH

4 Pertanyaan dari pelanggan yang terlupaID dan Katalaluan Perpustakaan meningkat

HAZLINAH

5 Kertas Soalan Peperiksaan sukar dikesan MURNI

6 Kesukaran menentukan kategori fail surat ANIS

7 Kadar pinjaman buku baharu rendah ROHALIA

8 Khidmat nasihat melalui telefon di MejaPenasihat Pembaca kurang sesuai

RADIYANA

9 Penggunaan komputer menurun disiber@ptsl

FARID

Skala1-3

Kurang Penting4-6

Penting7-10

Sangat Penting

GRAF SENARAI PENDEK MASALAH

SENARAI PENDEK MASALAH (KAEDAH UNDIAN)BAB 1 14

0

126

4

5

7

3

8

9

MASALAH HURAIAN MASALAH DATA SOKONGAN

Pertanyaan daripelanggan yang terlupa ID dankatalaluanperpustakaanmeningkat

Pelanggan kerapbersemuka ataumenghubungiPerpustakaan untukmendapatkan ID danKatalaluan

Data Pertanyaan Pelanggan Di Meja Penasihat Pembaca(Jan‐Mac 2014)

Kadar pinjamanbuku baharurendah

51.6% buku-bukubaharu yang dibelipada 2009 – 2013tidak dipinjam

ANALISIS SENARAI PENDEK MASALAHBAB 1

SUMBER: Statistik Meja Penasihat Pembaca 2014

975

2,258

PertanyaanID&PW

Pertanyaan lain

PertanyaanID & PW

975 (30.2%)

Pertanyaanlain

2,258 (69.8%)

Jumlahpertanyaan

3,233

15

SUMBER : Kajian QIT Pengurusan, 2012-2013

TidakDipinjam

5,186 (51.6%)

Dipinjam 4,864 (48.4%)

Jumlah Buku 10,050

48.4%

51.6%

Carta Pai Pinjaman BukuBaharu

MASALAH HURAIAN MASALAH DATA SOKONGAN

Pakej langgananjurnal elektronikkurang memenuhikeperluanpelanggan

Permohonan artikel dari Sistem Pembekalan Penerbitan meningkat kerana artikel yang diperlukan tiada dalam langganan Perpustakaan.

Data Permohonan Pembekalan PenerbitanBahan 2012

ANALISIS SENARAI PENDEK MASALAHBAB 1 16

Kajian QIT Pengurusan 2012-2013

Statistik Meja Penasihat Pembaca 2014

Laporan Tahunan Perpustakaan UKM 2012

SUMBERDATA

MASALAH

Permohonanbuku

Permohonanartikel

1,147

2,690Permohonanartikel

2,690 (70.1%)

Permohonanbuku

1,147 (29.9%)

Jumlahpermohonan

3,837 SUMBER : Laporan Tahunan Perpustakaan UKM 2012

BIL MASALAH BERKAITAN DENGAN

PELANGGAN

IMEJ JABATAN

MUDAH KUMPULDATA

JUMLAH RANKING

1 Pertanyaan daripelanggan terlupa ID dan KatalaluanPerpustakaan meningkat

15 2

2 Kadar pinjaman bukubaharu rendah 27 1

3 Pakej langganan jurnalelektronik kurangmemenuhi keperluanpelanggan

13 3

SENARAI PENDEK MASALAH (RAJAH MATRIKS)BAB 1

9 3 1

17

TAJUK PROJEKBAB 1

Kadar pinjaman BUKU BAHARU RENDAH

18

1. HUBUNGKAIT MASALAH DENGAN PELANGGANi. Menerima beberapa aduan

pelanggan yang tidak dapatmencari buku baharu yang dibeli oleh perpustakaan.

ii. Pelanggan memberi maklumbalasagar buku terkini yang dibeli di hebahkan kepada pelajar.

KENAPA PROJEK DIPILIHBAB 1

1. “Tiada buku-buku baharu yang dibeli”2. “Berharap pihak PTSL dapat memasukkan buku-buku

yang diterbitkan oleh setiap Universiti di Malaysia”

1 2

19

Sumber: Fail Aduan Pelanggan 2012

Sumber: Fail Analisis Soal Selidik Kajian Kepuasan Pelanggan 2010

1. HUBUNGKAIT MASALAH DENGAN PELANGGANiii. Pelanggan kurang meminjam

buku baharu yang dibeli olehPerpustakaan Tun Seri Lanang.

51.6% buku-buku baharu yang dibeli pada 2009 - 2013 tidakdipinjam

KENAPA PROJEK DIPILIHBAB 1

UTUSAN ONLINE (ARKIB)

JUM BUKU 10,050

DIPINJAM 4,864

TIDAK DIPINJAM

5,186

% DIPINJAM 48.4

% TIDAK DIPINJAM

51.6 DIPINJAM TIDAKDIPINJAM

4,864

5,186

PINJAMAN BUKU BAHARU 2009-2013 DI PTSL

20

Sumber: Kajian QIT Pengurusan 2012-2013

KENAPA PROJEK DIPILIH2. HUBUNGKAIT MASALAH DENGAN PERKHIDMATAN PINJAMAN

Jumlah pinjamanbuku kian merosot

JUMLAH PINJAMAN BUKU (PERBANDINGAN TAHUNAN)

3. HUBUNGKAIT MASALAH DENGAN JABATANPulangan ataspelaburan tidaksetimpal

51.6% (RM4.5 juta) buku-buku baharu yang dibeli pada2009- 2013 tidak dipinjam

BAB 1

TAHUN JUMLAH PINJAMAN BUKU

2013 243,651

2012 378,466

2011 298,6022011 2012 2013

298,602378,466

243,651

Circulation count ‘0’ menunjukkan buku baharu tidak dipinjamSumber: Kajian QIT Pengurusan 2012-2013

Jumlah pembelian bukubaharu 2009-2013 = RM8.72 jutaSumber: Statistik Perolehan 2009-2013

21

Sumber: Statistik tahunan Perpustakaan 2011-2013

Memberi perkhidmatan maklumat dalam tempoh masa yang ditetapkan

Mengurus sumber maklumat dalam tempoh masa yang ditetapkan

4. HUBUNGKAIT DENGAN MISI & PIAGAM PELANGGAN JABATANi Misi

Perpustakaan

ii PiagamPelangganPerpustakaan

KENAPA PROJEK DIPILIHBAB 1 22

Perpustakaan Bertekad Menjadi Pemangkin Masyarakat Berilmu

5. HUBUNGKAIT DENGAN KRA 2, KRA 4 & KRA 6 UNIVERSITIKRA 2Penyelidikan & InovasiBerimpak Tinggi

KRA 4 Sumber Manusia & InstitusiCemerlang

KRA 6 UKMPrasarana Ilmu Yang Kondusif

6. HUBUNGKAIT DENGAN SARANAN NAIB CANSELOR UKMSARANAN NAIB CANSELOR UKM

“… lakukan sesuatudengan pemikiranbaharu menerusikreatif, inovatif dan di luar kelaziman.”


7. HUBUNGKAIT DENGAN VISI & MISI (STAKE HOLDERS) KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

VISIPendidikan BerkualitiInsan Terdidik Negara Sejahtera

MISIMelestarikan SistemPendidikan Yang Berkualiti UntukMembangunkanPotensi Individu BagiMemenuhi AspirasiNegara


KESAN JIKA MASALAH TIDAK DISELESAIKANBAB 1

PELANGGANPelanggan mengambil masa yang lama iaitupurata 35 minit untuk meminjam sebuah bukubaharu bagi tujuan pengajaran, pembelajaran& penyelidikan

PERKHIDMATANSebanyak 51.6% (5,186 judul) buku baharutiada transaksi pinjaman bagi tahun 2009-2013

JABATANPembaziran ke atas pembelian buku baharuyang tiada transaksi pinjaman bernilaiRM4.5 juta bagi tahun 2009-2013

KAKITANGAN

25

Kakitangan kurang motivasi dan mempunyaipotensi untuk melengah-lengahkan proses kerjabuku baharu yang dilakukan selama 11 minitbagi setiap buku baharu kerana mengetahuiperatus tidak meminjam adalah tinggi.

KESAN JIKA MASALAH TIDAK DISELESAIKANBAB 1

Pembaziran ke atas peruntukan perolehanbuku baharu PTSL sebanyak RM8.72 jutabagi lima tahun (2009-2013).

Tidak dapat menyokong lonjakan ke 2 (Kecemerlangan Bakat) dan lonjakan ke 4 (Masyarakat yang Belajar Sepanjang Hayat) di dalam Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia (Pendidikan Tinggi)

UNIVERSITI

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA(STAKE HOLDERS)

26

OBJEKTIF & TEMA PROJEKBAB 1

1. Meningkatkan jumlah pinjaman buku baharu

2. Menggalakkan pelanggan meminjam bukubaharu

3. Memudahkan pelanggan meminjam bukubaharu

Ke arah meningkatkan kesedaranpelanggan tentang koleksi buku baharu

OBJEKTIF PROJEK

TEMA PROJEK

27

SURAT PERMOHONAN & KEBENARAN MELAKSANAKAN PROJEK

BAB 1

PERMOHONAN KELULUSAN PEMILIHAN TAJUK PROJEK KELULUSAN PEMILIHAN TAJUK PROJEK

28

TERMINOLOGIBAB 2 29

BLUE OCEAN STRATEGY

Satu cara yang kreatif dan sistematik dalam mewujudkan nilai tinggidengan kos rendah

BUKU BAHARU Buku baharu PTSL pembelian 2009-2013

IQUEST Sistem permohonan bahan dalam talian

ITEM NOT FOUND ON SHELF Perkhidmatan mendapatkan bahan yang tidak dapat dikesan di rak

KPM Kementerian Pendidikan Malaysia

KRA UKM Key Result Areas – Bidang Keberhasilan Utama UKM

PANDU LALUKaedah pinjaman dan serahan buku kepada pelanggan di KaunterPandu Lalu (Drive-Thru)

PELANGGANKaedah pinjaman dan serahan buku kepada pelanggan di KaunterPandu Lalu (Drive-Thru)

PTSL Perpustakaan Tun Seri Lanang (Perpustakaan Induk UKM)

ROI Return on Investment / Pulangan Atas Pelaburan

TRANSAKSI Data mengenai pinjaman/pembaharuan pinjaman buku

UKM Universiti Kebangsaan Malaysia

DEFINISI MASALAH (TEKNIK 5W+2H)

BAB 2

WHAT ? Masalahnya ialah jumlah pinjaman bukubaharu Koleksi Am yang dibeli dari tahun 2009 hingga 2013 rendah

51.6%48.4%

Tidak dipinjamDipinjam

Koleksi Am ialah koleksi akses terbuka yang menempatkan buku-buku dari pelbagai subjekyang boleh dirujuk dan dipinjam oleh wargaUKM

30

APA MASALAHNYA?

APA ITU KOLEKSI AM?

WHERE ?DI MANA MASALAH BERLAKU?

Perpustakaan Tun Seri Lanang

DEFINISI MASALAH (TEKNIK 5W+2H)

BAB 2 31

WHY ? Sebab pelanggan tidak meminjam buku baharuMENGAPA MASALAH BOLEH BERLAKU?

Tempoh 5 tahun diambil kira sebagai buku baharu berdasarkan:a. 5 years Impact Factors ialah metrik/standard yang digunakan

oleh Thomson Reuters (ISI) bagi menilai sitasi/impak sesebuahpenerbitan dalam tempoh 5 tahunhttp://journalinsights.elsevier.com/journals/0960-0779/impact_factor_5_year

b. Cited Half Life ialah jangka masa sesebuah penerbitan baharudirujuk adalah di antara1-5 tahun (berbeza ikut bidang) http://scholarlykitchen.sspnet.org/2013/12/18/what-is-the-lifespan-of-a-research-article/

MENGAPA TEMPOH 5 TAHUN DIKIRA SEBAGAI BUKU BAHARU?

WHEN ? Sejak 5 tahun lalu

BILA MASALAH BERLAKU?

DEFINISI MASALAH (TEKNIK 5W+2H)BAB 2

WHO?

HOW ?

Pelanggan & staf Perpustakaan Tun Seri Lanang

1. Perpustakaan kurang mempromosi bukubaharu yang dibeli

2. Pelanggan tidak mengetahui adanyabuku baharu

32

BAGAIMANA MASALAH BOLEH BERLAKU?

SIAPA YANG TERLIBAT?

Jumlah buku baharu yang tidak dipinjamialah 5,186 (51.6%) daripada 10,050 bersamaan RM4.5 juta

BERAPA BANYAK YANG TIDAK DIPINJAM?

HOW MUCH?

NO PERKARA JUMLAH

1 Buku bercetak di PerpustakaanTun Seri Lanang (PTSL) pelbagaibidang, dipesan oleh ahliakademik, pustakawan danpelajar pasca siswazah

752,061

2 Purata pembelian buku baharu 2,010

3 Transaksi peminjaman di PTSL 243,651 (32.4%)

4 Pelanggan yang berdaftarsebagai ahli PTSL

28,524

5 Kunjungan pelanggan ke PTSL 431,943

LATARBELAKANG MASALAH BAB 2

KOLEKSI BUKU, PEMINJAMAN, KEAHLIAN & KUNJUNGAN PTSL 2013

33

PELANGGAN : Proses Pencarian Buku Melalui Sistem & Pengesanan Buku Di Rak

Purata masa diambil = 35 minit

STAF : Proses Kerja Unit Perolehan, Katalog & Perkhidmatan Pelanggan

Purata masa diambil = 11 minit *mengambil kira proses tertentu sahaja

LATAR BELAKANG MASALAH BAB 2 34

11 minit

35 minit

CARTA ALIR PENCARIAN/PENGESANAN BUKU BAHARU

CARTA ALIR STAF & PELANGGAN

Puratamasa15 minit

CARTA ALIR BUKU BAHARU

Sebelum projek

Proses perolehan (Pilih New Books)*

11 minit

10 minit

Subjek Jumlah buku

Industries 117

Science 116

Education 68

Language 78

Technology 49

Medicine 51

Sociology 45

Finance 48

Family 48

Commerce 126

Others 276

Jumlah 1,022

STRATIFIKASI JUDUL BUKU BAHARU

MENGIKUT SUBJEKNO PERKARA JUMLAH

1 Buku baharu Koleksi Am, PTSL (pembelian2012- 2013 dipilih sampel projek) 1,322

2 Buku baharu Koleksi Am, PTSL yang ada di rak(1,022/1,322 = 77%)

3 Buku baharu tidak dijumpai di rak(dipinjam/dibaca/ada banyak jilid & naskhah)(300/1,322 = 23%)

300 (23%)

LATARBELAKANG MASALAH BAB 2 35

DATA BUKU BAHARU (SAMPEL PROJEK)

23%77%

BUKU BAHARU (SAMPEL PROJEK)

Buku baharu yangtiada di rak

Buku baharu yangada dirak

1,022(77%)

KOS = Jumlah harga 1,022 buku baharu = RM334,697.00Purata harga 1 buku baharu = Jumlah harga buku baharu / Jumlah buku baharu

= RM334,697.00 / 1,022 buku baharu= RM327.50

KAEDAH PENGIRAANNILAI PENGGUNAAN = Purata harga 1 buku baharu x Bilangan transaksi pinjaman

ROI = Nilai penggunaan – kos / kos x 100

Sebelum projekNILAI PENGGUNAAN RM327.50 X 61 transaksi pinjaman buku baharu

= RM19,977.50

ROI RM19,977.50 – RM334,697.00= – RM314,719.50

– RM314,719.50/RM334,697.00 X 100

= - 94%16 pinjaman buku baharu = purata 61 transaksi pinjaman. Sumber: Unit Sistem dan Teknologi Maklumat

LATARBELAKANG MASALAHBAB 2 36

PULANGAN PELABURAN (ROI)

BAB 2

Perkara Bil buku Puratapinjaman

Purata tidakdipinjam

% Dipinjam % Tidak pinjam

Sebelum projek (Mei 2014) 1,022 16 1,006 1.5% 98.5%

DATA PINJAMAN BUKU BAHARUSEBELUM PROJEK (1 Mei 2014 – 31 Mei 2014)

M/S Ind Sci Edu Lan Tec Med Soc Fin Fam Com Lain2 Jum

M 1 1 1 2 2 6

M 2 1 1 2

M 3 1 1 1 2 5

M 4 1 1 1 3

Jum 2 2 1 2 0 1 0 2 0 0 6 16

Nota: 10 subjek dengan jumlah buku tertinggi yang dipaparkan.

Sumber: Unit Sistem dan Teknologi Maklumat

2 2

1

2

0

1

0

2

0 0

6

0

1

2

3

4

5

6

7

Ind Sci Edu Lan Tec Med Soc Fin Fam Com Lain2Bila

ngan

pin

jam

an b

uku

baha

ru

Subjek

1.5%

98.5%

Dipinjam Tidak pinjam

16 pinjaman buku baharu = purata 61 transaksi pinjaman

Data pinjaman buku baharu mengikut subjek(sebelum projek)

37

IPTA KAEDAH PENEMUAN

UPM EmelTiada KPI ditetapkanbagi pinjaman buku

baharuUiTM Telefon

UM Telefon

USM Telefon

PENANDAARASAN PROJEKBAB 3

Penandaarasan bertujuan melihat penetapan KPI pinjaman buku baharu

Daripada artikelLeticia Camacho, Andy Spackman & David Cluff (2014). Face Out: The Effect of Book Displays onCollection Usage . Journal of Business & FinanceLibrarianship, 19, 114–124.

1

2

Petikan artikel…after this books were featured in the displays,

their usage per year increased by 58%.

1 TAHUN = 58%1 BULAN = 58% ÷ 12 bulan = 4.8%

Memo Pihak Pengurusan Perpustakaanbersetuju dengan sasaran hasil tandaaras

38

SASARAN PROJEKBAB 3

MENINGKATKAN kadar pinjaman buku baharu dari1.5% kepada 4.8% secara purata

pada bulan Oktober 2014

BERDASARKAN ARTIKEL:

Leticia Camacho, Andy Spackman & David Cluff (2014). Face Out: The Effect of Book Displays on Collection Usage . Journal of Business & Finance

Librarianship, 19, 114–124.

39

0.0%

1.0%

2.0%

3.0%

4.0%

5.0%

Sebelum Selepas

1.5%

4.8%

Sasaran

GRAF SASARANPeratusPinjam

an

BRAINSTORMING PUNCA MASALAH BAB 4 40

Pelangganluar kampus

berjalankaki jauh

Pelanggankurang

meminjam

Buku baharusukar

ditentukan

Kurang bukuedisi terkini

Guna bukubaharu sendiri

Buku yang diperlukan

tiada

Senarai bukubaharu kurang

diakses

Mesin pinjamlayan diri sukar

digunakan

Kakitangan kurangmembantu Pelanggan

tidak/jarang ke PTSL

Kadar Pinjaman

BukuBaharu Rendah

MANUSIAPERSEKITARAN

BAHAN KAEDAH

Mesin pinjam layan diri sukar

digunakan

Kurang bertanya

Pelanggan kurang meminjam

Kakitangan kurang

membantu

Pelanggan kurang pengetahuan

Masa terhad

Pelanggan tidak/jarang ke PTSL

Buku baharusukar ditentukan

Panduan tidak jelas

Buku baharubercampur buku

lama di rak

Kurang maklumat

KADAR PINJAMAN BUKU BAHARU

RENDAH

Disediakan oleh: KIK KLIK

Kurang latihan

Kolej/ fakulti jauh daripada PTSL

Guna buku baharu sendiri

Kurang promosi

Tidak tahu ada buku baharu di perpustakaan

Buku yang diperlukan tiada

Pelajar lain telah pinjam

Naskhah terhad

Senarai buku baharu kurang diakses

Kurang buku edisi terkini

Buku edisi terkini kurang/tidak diterbitkan

Bilangan e‐buku banyak perpustakaan

Pelanggan luar kampus berjalan

kaki jauh

Parkir jauhParkir kurang di Perpustakaan

ANALISIS PUNCA MASALAH (RAJAH ISHIKAWA)BAB 4

Senarai tidak mesra pelanggan

41

Senarai tidak mengikut abjad

FAKTOR MANUSIAPUNCA PENEMUAN SUMBER TINDAKAN KEPUTUSAN

Kurangbertanya

Bilangan pertanyaan pelanggan di Meja Penasihat Pembaca meningkat

Fail LaporanUnit PerkhidmatanMaklumat

Hazlinah

VERIFIKASI & VALIDASI PUNCA MASALAHBAB 4

Data Pertanyaan di Meja Penasihat Pembaca

Bulan/ Tahun 2012 2013

Jan 789 879

Feb 929 841

Mac 1415 1462

Jum 3133 3182

0200400600800

1000120014001600

JAN FEB MAC

Bila

nga

Pert

anya

an

Pertanyaan di Meja Penasihat Pembaca2012 & 2013

2012

2013

42

FAKTOR MANUSIA

PUNCA PENEMUAN SUMBER TINDAKAN KEPUTUSAN

Kuranglatihan

Lebih 80% kakitanganmenghadiri kursusdan bengkel yang dianjurkan

Fail Latihan BahagianPembangunan SumberManusia UKM & Unit Latihan PerpustakaanTun Seri Lanang

Wan A’sah


36

38

36

34

32

31

2012

2013

2014

Kursus Pencarian Maklumat

Hadir Ditawarkan

Jumlah Peserta

0

75

67

0

65

60

2012

2013

2014

Kursus Pencarian Maklumat

Hadir Ditawarkan

Jumlah Peserta

43

NoFakulti/Pusat/Institut/ Kolej Yang Jauh dariPTSL

JarakPurata MasaBerjalan Kaki Ke PTSL

1 F Pendidikan 800 m 40 min

2 F Sains & Teknologi 500 m 25 min

3 F Pengajian Islam 300 m 15 min

4 F Sains Sosial & Kemanusiaan

200 m 10 min

5 F Ekonomi & Pengurusan

200 m 10 min

6 K Ungku Umar 500 m 25 min

7 K Aminuddin Baki 200 m 10 min

8 Pusat Pengajian Umum 500 m 25 min

FAKTOR PERSEKITARANPUNCA PENEMUAN SUMBER TINDAKAN KEPUTUSAN

Kolej/ Fakultijauh dariPTSL

Kedudukan Perpustakaandi tengah kampus danterdapat Fakulti/ Institut/Pusat yang jauhdari PTSL (cth: FST, FPEND, FPI, GSB, IKMAS)

Pelan Kampushttp://www.ukm.my/v5/wp‐content/uploads/2013/04/pelankampus1.png

Rohalia


PERPUSTAKAAN TUN SERI LANANG

44


PanduanPinjamantidak jelas

Panduan yang jelas dipamerkandan prosespinjaman lancar

Pemerhatian Farid

VERIFIKASI & VALIDASI PUNCA MASALAHBAB 4 45


Parkir kurang di Perpustakaan

Aduan pelangganmengenaikekuranganparkir

Analisis SoalSelidik KajianKepuasanPelanggan 2011

Anis Rohaiza


ADUAN PELANGGAN

i. Boleh tak Library parking berdekatan

dengan kawasan Library untuk student?

ii. …parking amat terhad, tapi masalah ini

lumrah dalam kampus

iii. Masalah tempat letak kereta!!

46

FAKTOR KAEDAHPUNCA PENEMUAN SUMBER TINDAKAN KEPUTUSAN

Bukubaharubercampurbuku lama

Jumlah permohonanpengesanan bukuberstatus ‘Available’ meningkat

Laporan TahunanUnit PerkhidmatanMaklumat

Farhana

STATISTIK PERMOHONAN BUKU TIDAK DAPAT DIKESAN DI RAK

Bulan 2013 2014

Mac 28 36April 15 20Mei 19 24

Jumlah 62 80


0

10

20

30

40

Mac April Mei

Permohonan Buku Available Tidak DapatDikesan Di Rak

2013 2014

47

FAKTOR KAEDAH


Senarai bukubaharu tidakmengikutabjad

Senarai judulbuku baharudisusun mengikutabjad

Pemerhatian Nur‐Murni


http://gemilang.ukm.my/gw_2012_2_2/html/default/en/modules/nblmay15.htm

Judul buku mengikut abjad

FAKTOR KAEDAH


KurangPromosi

Terdapat pelanggankurang tahu adabuku baharu di Perpustakaan

Temubual di MejaPenasihatPembaca PTSL

Hamsiah


KECENDERUNGAN PELAJAR MENGGUNAKAN BUKU BAHARU RUJUKAN UTAMA (BULAN MAC 2014)

Guna bukubaharu sendiri

Meminjambuku baharu

% Guna bukubaharu sendiri

M 1 8 6 57%

M 2 6 5 55%

Jum 14 11 56% 0123456789

MINGGU 1 MINGGU 2

Bilangan

Kecenderungan menggunakan bukubaharu rujukan utama Mac 2014

BELI SENDIRI

PINJAM

49

FAKTOR BAHANPUNCA PENEMUAN SUMBER TINDAKAN KEPUTUSAN

Naskhahterhad

Terdapat buku yang mempunyai lebih daripada 1 naskhah

KatalogGEMILANG

Radiyana


FAKTOR BAHAN


Bilangan e‐buku banyak di Perpustakaan

Bilangan e‐buku sangatkurang berbandingbuku bercetak

StatistikPerpustakaanUKM 2013

Hamsiah

Buku Bercetak e- buku Perbezaan % e-buku

618,408 27,081 591,327 4.4%


BILANGAN BUKU BERCETAK DAN e-BUKU 2013

618,408

27,081

Buku Bercetak E‐ buku

BUKU BERCETAK DAN e‐BUKU 2013

Buku Bercetak E‐ buku

51

PERSEKITARAN

KAEDAH

Masa terhad

Pelanggan tidak/jarang ke PTSL

Bilanganbuku banyak

Tidak tahu cari buku baharu

Buku baharubercampur buku

lama

KADAR PINJAMAN BUKU BAHARU

RENDAH

Disediakan oleh: KIK KLIK

Kolej/ fakulti jauh daripada PTSL

Kurang promosi

Pelanggan luar kampus berjalan

kaki jauh

Parkir jauhParkir kurang di Perpustakaan

ANALISIS PUNCA MASALAH (RAJAH ISHIKAWA 2)BAB 4

Tidak tahu ada buku baharu di perpustakaan

Guna buku baharu sendiri

52

Pameran

BerkaitanFakulti

Di Fakulti

MOU denganPos Malaysia

CADANGAN PENYELESAIAN MASALAHBAB 5 53

Pameran

Rakbuku

baharu

Membuatsenarai Membuat

hebahan

Mesin Pinjaman bukubaharu (Vending Machine) di luar

Perpustakaan

Wujudkankaunter pinjaman

Perkhidmatanpenghantaran bukubaharu secara pos

Drive-Thru

Gunasubjek

Di Perpustakaan

Upload senarai

Cetaksenarai

Buatpautan

Gunasubjek

Di PerpustakaanDi

Fakulti

Banner

PosterBunting

Gunarak

sediaada

BeliRak

Letak diFakulti

Latihankakitan

gan

Gubalperatu

ran

Di Fakulti

Tentuhari

Mohonkebenaran

Pembelianmesin

Penyusunanbuku

Buku baharubercampur buku lama

Kurang Promosi

Kolej/Fakulti jauh dari Perpustakaan


Brainstorming

CADANGAN PENYELESAIAN MASALAHBAB 5

TAJUK PROJEK

PUNCA PALING MUNGKIN

CADANGAN PENYELESAIANFAKTOR

KADAR PINJAMAN

BUKU BAHARU RENDAH

Kaedah

Buku baharubercampurbuku lama

Kurang Promosi

Membuat senarai buku baharu mengikut bidang perkaran dan pautkan di Laman Web Perpustakaan

Buat Surat Edaran ke Fakulti/Institut/Pusat/Kolej

Pameran buku baharu mengikut subjek di perpustakaan

Menyediakan Rak Koleksi buku baharu

Persekitaran

Kolej/Fakulti jauh dari

Perpustakaan


Mewujudkan kaunter pinjaman & pulangan buku baharu di Kolej/ Fakulti

Pameran dan pinjaman buku baharu di lobi Kolej/ Fakulti

Perkhidmatan penghantaran buku baharu secarapos

Mesin Pinjaman buku baharu (Vending Machine) di luar Perpustakaan

Menyediakan Perkhidmatan Pinjaman Pandu lalu(DRIVE THRU)

54

CADANGAN PENYELESAIAN

KEBAIKAN KEBURUKAN KEPUTUSAN

Pameran bukubaharu mengikutsubjek di perpustakaan

Pelanggan mudahkenalpasti bukubaharu

Tiada kos Jimat masa Ahli mampu

laksanakan

Ruang pameran terhad

Menyediakan RakKoleksi buku baharu

Mudah dikesan Memerlukan kos Di luar bidang kuasa ahli Proses mengeluarkan buku

baharu daripada rak Proses penyusunan semula Ahli tidak mampu

laksanakan

ANALISA CADANGAN PENYELESAIAN (PRO & KONTRA) BAB 5

PUNCA : BUKU BAHARU BERCAMPUR BUKU LAMA

55

CADANGAN PENYELESAIAN (PRO & KONTRA)BAB 5



Membuat senarai bukubaharu mengikutbidang perkara danpautkan di Laman Web Perpustakaan

Pelanggan tahu judul bukubaharu yang ada di Perpustakaan

Tiada kos Jimat masa Ahli mampu laksanakan

Kebarangkalianpelanggan tidakakses senarai yang disediakan

Buat Surat Edaran keFakulti/Institut/Pusat/Kolej

Seluruh warga UKM dapatmaklumat terkini

Tiada kos Jimat masa Ahli mampu laksanakan

Kebarangkaliantidak disampaikepada setiapwarga UKM

PUNCA : KURANG PROMOSI

56



Mewujudkankaunter pinjaman & pulangan bukubaharu di Kolej/ Fakulti

Pelanggan mudahmeminjam danmemulangkan bukubaharu

Memerlukan kos Melibatkan banyak pihak Perkhidmatan terhad

sekiranya ada tempahan Perlu berada di beberapa

buah Kolej & Fakulti UKM Ahli tidak mampu

laksanakan

Pameran danpinjaman bukubaharu di lobi Kolej/ Fakulti

Pelanggan mudahmeminjam bukubaharu di Kolej/ Fakulti

Memerlukan kos Melibatkan banyak pihak Perlu berada di beberapa

buah Kolej & Fakulti UKM Ahli tidak mampu

laksanakan

CADANGAN PENYELESAIAN (PRO & KONTRA)BAB 5

PUNCA : KOLEJ/FAKULTI JAUH DARI PERPUSTAKAAN

57

CADANGAN PENYELESAIAN KEBAIKAN KEBURUKAN KEPUTUSAN

Perkhidmatanpenghantaranbuku baharusecara pos

Pelanggan tidakperlu keperpustakaan

Memerlukan kos Melibatkan banyak pihak Sukar mengesahkan

pinjaman Ahli tidak mampu

laksanakan

Mesin pinjamanbuku baharu(Vending machine) di luarperpustakaan

Pelanggan bolehpinjam buku baharupada bila‐bila masa

Memerlukan kos Perlu kemaskini judul buku

baharu Perlukan pemantauan dan

penyelenggaraan Ahli tidak mampu

laksanakan

ANALISA CADANGAN PENYELESAIAN (PRO & KONTRA)BAB 5

PUNCA : PARKIR KURANG DI PERPUSTAKAAN

58

CADANGAN PENYELESAIAN KEBAIKAN KEBURUKAN KEPUTUSAN

Menyediakanperkhidmatanpinjaman Pandu Lalu(DRIVE‐THRU)

Pelanggan tidak perlu cariparkir

Jimat masa pelanggan Ahli mampu laksanakan

Memerlukan kos(membeli tali jikabilangan buku yang dipinjam banyak)

ANALISA CADANGAN PENYELESAIAN (PRO & KONTRA)BAB 5

PUNCA : PARKIR KURANG DI PERPUSTAKAAN

50

• Pameran buku baharu mengikut subjek di perpustakaan

• Membuat senarai buku baharu mengikut bidangperkara dan pautkan di Laman Web Perpustakaan

• Buat Surat Edaran ke Fakulti/Institut /Pusat/Kolej

• Menyediakan perkhidmatan pinjaman Pandu Lalu(DRIVE-THRU)

CADANGAN YANG DITERIMA :

PERSEMBAHAN PENGURUSAN (24 Julai 2014)

Rujukan: UKM3.7/164/2Tarikh: 4 Ogos 2014

No. Rujukan: KLIK3.7/2014/2Tarikh: 31 Julai 2014

PERSEMBAHAN PENGURUSAN, SURAT PERMOHONAN & KELULUSAN CADANGAN PENYELESAIAN

BAB 5

PERMOHONAN CADANGAN PENYELESAIAN KELULUSAN CADANGAN PENYELESAIAN

60

CARTA PERBATUAN PELAN TINDAKAN

AKTIVITI2014

Ogos September

M1 M2 M3 M4 M1

Pameran buku baharumengikut subjek di perpustakaan

Membuat senarai bukubaharu mengikut subjekdan pautkan di LamanWeb Perpustakaan


Menyediakanperkhidmatan pinjamanPandu Lalu (DRIVE-THRU)

BAB 5

Perancangan Pelaksanaan

61


TINDAKAN CADANGAN PENYELESAIANBAB 5

TAJUK PROJEK

PICTINDAKANCADANGAN YANG DITERIMA

KADAR PINJAMAN

BUKU BAHARU RENDAH

Membuat senarai bukubaharu mengikut subjekdan pautkan di LamanWeb Perpustakaan

Pameran buku baharumengikut subjek di perpustakaan

Menandaaras secara maya Institusi lain yang ada perkhidmatan Pandu Lalu

Extract senarai (Sistem VIRTUA)

Buat senarai dan pautan

Deraf surat

Kumpul senarai Fakulti/Institut /Pusat/Kolej

Menandaaras secara maya penyusunan buku di kedai buku popular

Persiapan fizikal pameran

Pelaksanakan perkhidmatan Pandu Lalu (Drive-Thru)

Menyediakanperkhidmatan pinjamanPandu Lalu (DRIVE-THRU)


Rohalia

Wan A’sah

Farhana

Anis

Radiyana

Hazlinah

Hamsiah

Nur-Murni

62

PELAN TINDAKAN: Cadangan 1 (5W+1H)BAB 6

1. Pameran buku baharu mengikut subjek di perpustakaan

WHAT? Buku baharu yang dibeli dipamerkan mengikut subjek

WHERE? Di ruang legar perpustakaanWHY? Memudahkan pelanggan melihat terus buku baharu yang dibeli oleh

PerpustakaanWHEN? Mulai 8 Ogos 2014WHO? Hamsiah (semua ahli terlibat)HOW? i. Menandaaras penyusunan buku secara maya di MPH

(www.mphonline.com/) & Kinokuniya (www.kinokuniya.com/)ii. Mengenal pasti lokasi & susun meja pameraniii. Membuat hebahan pameran buku baharuiv. Mengeluarkan buku baharu mengikut nombor panggilanv. Menampal Pink Spot sebagai indikator buku baharuvi. Menampal QR Spot untuk pautan ke senarai buku baharuvii. Menyusun buku baharu mengikut subjek dan disusun secara santai

63

PELAKSANAAN: Cadangan 1BAB 6

Pameran buku baharu mengikut subjek di perpustakaan

64

i. Menandaaras penyusunan buku di MPH & Kinokuniya ii. Mengenal pasti lokasi & susun meja pameran

iii. Membuat hebahan pameran buku baharu

iv. Mengeluarkan buku baharu mengikut nombor panggilan


1. Pameran buku baharu mengikut subjek di perpustakaan

Lokasi pameran di Aras 4, iaitu di hadapan pintu masuk Perpustakaan dan berhampiran mesinpinjaman dan pemulangan layan diri

65

vi. Menampal QR Spot untuk pautan ke senarai buku baharu

v. Menampal Pink Spot sebagai indikator buku baharu

vii. Menyusun buku baharu mengikut subjek dan disusun secara santai


Senarai buku baharu mengikut subjek dan pautkan di Laman Web Perpustakaan

i. Ekstrak senarai buku baharu mengikut subjek

ii. Senaraikan subjek dan membuat pautan ke Excel

iii. Pautkan senarai ke laman web Perpustakaan

WHAT? Menyedia dan membuat pautan senarai judul buku baharu mengikutsubjek

WHERE? Laman web PerpustakaanWHY? Memudahkan pelanggan menyemak buku baharuWHEN? Mulai 15 Ogos 2014

WHO? Farhana & RadiyanaHOW? i. Ekstrak senarai buku baharu 2011‐2013 dari Sistem Perpustakaan

ii. Senaraikan subjek (Microsoft Excel) iii. Pautkan senarai ke laman web Perpustakaan untuk pemakluman

http://www.ukm.my/ptsl/newbook

66

PELAKSANAAN: CADANGAN 2


Buat Surat Edaran ke Fakulti/Institut /Pusat/Kolej

WHAT? Buat hebahan mengenai pameran bukubaharu kepada seluruh warga kampus

WHERE? Ke Fakulti/Institut /Pusat/KolejWHY? Memaklumkan kepada pelanggan

secara meluasWHEN? Mulai 15 Ogos 2014

WHO? Anis & Hazlinah

HOW? • Sediakan surat pemakluman pameran• Buat salinan surat pemakluman• Edar surat bersama poster promosi kesetiap Fakulti/Institut/Pusat/Kolej

67

PELAKSANAAN: CADANGAN 3


Menyediakan perkhidmatan pinjaman Pandu Lalu (Drive-Thru)

WHAT? Serahan buku baharu yang ditempah oleh pelanggan di Kaunter Pandu Lalu

WHERE? Di tangga utama Perpustakaan Tun Seri Lanang

WHY? Menjimatkan masa pelanggan mencari buku baharu dan parkir

WHEN? Mulai 15 Ogos 2014

WHO? Wan A’sah, Rohalia, Farid, Anis & Hazlinah

HOW? i. Mendapatkan info dari institusi kerajaan termasuk di semua PerpustakaanUniversiti AwamMalaysia & swasta yang mempunyai Kaunter Pandu Lalu

ii. Menyediakan borang permohonan pandu lalu.iii. Menentukan lokasi pandu lalu dan buat papan tandaiv. Membuat banner perkhidmatan pandu lalu di laman web Perpustakaan,

Digital Board Perpustakaan, Flyers & UKM serta di media sosial.v. Menyemak permohonan di Google Sheetsvi. Mengesan, meminjam & menyerah buku baharu bersama slip pinjaman

kepada pelanggan.vii. Memfail borang penyerahan

68



i. Mendapatkan info dari semua Perpustakaan Universiti Awam Malaysia & swasta sertainstitusi kerajaan yang mempunyai Kaunter Pandu Lalu

i. Mendapatkan info dari semua Perpustakaan Universiti Awam Malaysia & swasta sertainstitusi kerajaan yang mempunyai Kaunter Pandu Lalu

69

Kaunter Zakat Fitrah Pandu LaluMasjid Tuanku Mizan Zainal Abidin

USIM



ii Menyediakan borangpermohonan pinjaman pandu lalu

iv. Membuat pautan banner pandu lalu di laman web Perpustakaan, Digital Board PTSL, flyers & UKM serta di media sosial.

70

iii. Menentukan lokasi pandulalu & buat papan tanda

v. Menyemak permohonan

PELAKSANAAN: CADANGAN 4 BAB 6


vi. Mengesan, meminjam & menyerah buku baharu bersamaslip pinjaman

71

Surat Perakuan dariPengerusi Majlis Ketua PustakawanUniversiti Awam

vii. Memfail borangpenyerahan


M 1 1 1 1 7 10

M 2 4 16 2 3 13 38

M 3 9 4 14 1 3 11 7 3 6 58

M 4 8 11 16 6 2 2 4 3 3 14 69

Jum 14 9 31 33 7 5 16 4 10 6 40 175

Nota: 10 subjek dengan jumlahbuku tertinggi yang dipaparkan.

DATA PINJAMAN BUKU BAHARU SELEPAS PROJEK (8 Sept 2014 – 5 Okt 2014)

BAB 7

Perkara Bil buku Dipinjam Tidak pinjam % Dipinjam % Tidak pinjam

Selepasprojek

1,022 175 847 17.1% 82.9%

Sumber: Unit Sistem dan Teknologi Maklumat PTSL

14

9

3133

75

16

4

106

40

0

5

10

15

20

25

30

35

40

Ind Sci Edu Lan Tec Med Soc Fin Fam Com Lain2

Bilangan

Pinjam

an

Subjek

Data Pinjaman Buku Baharu Selepas Projek Mengikut Subjek

17.1%

82.9%

Dipinjam Tidak pinjam

175 pinjaman = purata 700 transaksi

72

0.00%

2.00%

4.00%

6.00%

8.00%

10.00%

12.00%

14.00%

16.00%

18.00%

Sblm sasaran Slps

1.5%

4.8%

17.1%


M 1 1 1 1 1 1 2 2 7 6 10

M 2 4 1 16 2 3 1 13 2 38

M 3 9 1 4 1 14 1 1 3 11 7 3 2 6 5 58

M 4 1 8 11 1 16 6 2 2 4 3 3 1 14 3 69

Jum 2 14 2 9 1 31 2 33 0 7 1 5 0 16 2 4 0 10 0 6 6 40 16 175

Nota: 10 subjek dengan jumlahbuku tertinggi yang dipaparkan.

DATA PINJAMAN BUKU BAHARUSEBELUM & SELEPAS PROJEK

BAB 7

Perkara Bil buku Dipinjam Tidakpinjam

% Dipinjam

% Tidakpinjam

Sebelum projek 1,022 16 1,006 1.5% 98.5%

Selepas projek 1,022 175 847 17.1% 82.9%

0

5

10

15

20

25

30

35

40

Bilangan

Pinjaman

Data Pinjaman Buku Baharu Sebelum& Selepas Projek Mengikut Subjek

Sebelum

Selepas

Sumber: Unit Sistem danTeknologi Maklumat PTSL

% pinjamansebelum dan selepas projek

73

FAKTOR KEJAYAANFAKTOR KEJAYAAN

BERANI MENCABAR KELAZIMAN selaras

dengan konsepBlue Ocean Strategy

RAISE1. Promosi pameran buku

baharu & Drive-Thru2. Penggunaan QR-Code

& Pelekat Pink Spot3. Koleksi Buku Baharu

ELIMINATEMenyusun buku baharudengan buku lama di RakKoleksi Am

REDUCE1. Masa untuk proses

pinjaman buku2. Masalah kekurangan

parkir

CREATE1. Pameran Buku Baharu 2. Drive-Thru3. Senarai Buku Baharu

mengikut subjek/bidang

Berjaya meningkatkan

kadar pinjamanbuku baharu dari1.5% (Mei 2014) kepada 17.1%

(Okt 2014)

PENCAPAIAN PROJEKSelaras “Blue Ocean Strategi (BOS)”

BAB 7 74

NO PERKARA CARA MENGATASI

1 Ruang pameran yang terhad

a) Membuat pelan lantai pameranmengikut kesesuaian ruang di Aras 4

b) Menghadkan buku baharu 2012-2013

CABARAN MELAKSANAKAN PROJEKBAB 7

2 Melibatkan banyak Unit (Unit Sistem & Teknologimaklumat, Perolehan, Katalog, Pelanggan)

Memberi taklimat kepada ketua dankakitangan dari unit yang terlibat.

3 Kesukaran menukarkanlokasi 1022 buku baharudari Kol. Am kepadaBuku Baharu sekali gusdalam sistem VIRTUA

Kumpul judul dan nombor item setiap bukubaharu dan emel kepada Pegawai di Pusat Teknologi Maklumat UKM untukpenukaran lokasi secara sekali gus.

4 Mengesan danmemindahkan BukuBaharu dari Kol.Am di aras 5 ke ruang Pamerandi aras 4

Pembahagian tugas kepada semua ahlikumpulan.

5 Kekurangan meja danperalatan untuk PameranBuku Baharu

Menggunakan perabot seperti meja danrak sedia ada serta menghiasmenggunakan kreativiti ahli.

75

NO PERKARA TARIKH PIC1 Memberi taklimat kepada kakitangan Unit Perkhidmatan

Maklumat & Unit Perkhidmatan Penyelidikan3 Sept 2014 Hamsiah

2 Mengedar surat pemakluman promosi buku baharu kepadawarga kampus UKM

30 Sept 2014 Anis Rohaiza

3 Menyusun semula buku baharu yang telah dipulangkan diMeja Pameran

Sept 2014 (5,12,19,26)Okt 2014 (3,10,17,24)

Wan A’sahRohalia

4 Mempastikan buku baharu diletakkan pada subjek yang betul

Sept 2014 (8,15,22)Okt 2014 (6,13,20,27)

FarhanaNur‐Murni

JADUAL PEMANTAUAN & PENGAWASAN SEMASA & SELEPAS PROJEK

BAB 8

Mempastikan Buku baharudiletakkan pada subjek

yang betulSurat pemakluman

promosi buku

76

Taklimat kepadakakitangan Unit

Menyusun semulabuku baharu

NO PERKARA TARIKH PIC5 Mengedar borang maklumbalas aktiviti projek kepada

pelanggan25 Sept 201424 Okt 2014

Hazlinah

6 Mengedar poster & muat turun imej poster ke papandigital PTSL untuk tujuan mempromosi pameran bukubaharu

9 – 10 Sept 2014 Farid

7 Memantau permohonan pinjaman buku baharu kaedahPandu Lalu@PTSL melalui emel ([email protected]) danborang On‐Line (http://goo.gl/forms/A5HtKlxrCY)

Sept (setiap hari bekerja)Okt 2014 ‐‐ Nov 2015(9.00 pg hari bekerja)

Wan A’sah

8 Memastikan pinjaman secara Pandu Lalu@PTSLdilaksanakan mengikut temujanji yang telah dipersetujui

Sept 2014 11,18,23,25,30Okt 2014 ‐ Nov 2015

FaridRadiyana

JADUAL PEMANTAUAN & PENGAWASAN SEMASA & SELEPAS PROJEK

BAB 8

Borang maklumbalasaktiviti

Poster pameran bukubaharu

Borang online Pandu Lalu@PTSL

LaluanPandu Lalu@PTSL dibuka

77

DATA PEMANTAUAN PINJAMAN BUKU BAHARU (NOVEMBER 2014 – OKTOBER 2015)

BAB 8

Sumber: Unit Sistem danTeknologi Maklumat PTSL

Data Pemantauan Pinjaman Buku Baharu

Pera

tus

Pinj

aman

• Jumlah buku baharudipinjam = 734

• Bilangan transaksipinjaman = 2,558

78

12 bulan berturut-turutkekal melepasi sasaran

4.8%

KELAYAKAN PINJAMAN :Akademik = 25 buku / 60 hariSarjana /PhD = 20 buku / 40 hariIjazah = 7 buku / 14 hariRenewal dibenarkan sebanyak 3 kali

TAHUN 2014 2015 Purata Pencapaian1 bulanBULAN Nov Dis Jan Feb Mac Apr Mei Jun Jul Ogos Sept Okt

% PINJAMAN 46.8 44.3 27.7 16.7 17.8 15.0 13.5 19.3 15.66 12.52 8.0 13.11 250.39%/12= 21%

46.844.3

27.7

16.7 17.815.0 13.5

19.315.66

12.52

8

13.11

0

5

10

15

20

25

30

35

40

45

50

NOV DIS JAN FEB MAC APR MEI JUN JULAI OGOS SEPT OKT

4.8% (Sasaran 1 bulan)

Sampel projekbuku baharu 1,022 naskhah

Jum Pinjaman bukubaharu 1 tahun

734 naskhah

% Pinjaman1 tahun

734/1,022 X 100= 72%

0%

20%

40%

60%

80%

SasaranSetahun

PencapaianSetahun

Pencapaian Setahun -Perbandingan

58%72%

DATA PEMANTAUAN PINJAMAN BUKU BAHARU (NOVEMBER 2014 – OKTOBER 2015)

BAB 8

Sumber: Unit Sistem dan Teknologi Maklumat PTSL

Pera

tus

Pinj

aman

Pinj

aman

Kum

ulat

if

79

TAHUN 2014 2015

BULAN Nov Dis Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Ogos Sept Okt

Jum Pinjaman Kumulatif 411 432 554 659 662 698 710 739 751 763 803 840

% Pinjaman 40 42 54 64 65 68 69 72 73 75 79 82

411 432554

659 662 698 710 739 751 763 803 84040 42

5464 65 68 69 72 73 75 79 82

0

20

40

60

80

100

0

200

400

600

800

1000

BULAN NOV DIS JAN FEB MAC APR MEI JUN JULAI OGOS SEPT OKT

JUMLAH PINJAMAN KUMULATIF

PINJAMAN BUKU BAHARU (TAHUN TERBITAN BUKU)

Tahun penerbitan Jum buku Bil buku dipinjam % dipinjam

2013 983 678 68.972014 1069 632 59.122015 445 207 46.52

PELAN KONTIGENSI (LUAR JANGKAAN)BAB 8 80

CADANGAN RISIKO PENYELESAIAN

Cadangkan untuktempahan jika bukubaharu sedangdipinjam

Buku lewatdikembalikanatau pelangganmemanjangkanpinjaman

Menempah buku yang sedang dipinjam danpelanggan akandihubungi melalui emeljika telah dipulangkan

Cadangkanpermohonan ITEM NOT FOUND ON SHELF di I-Quest jikabuku tidak dipinjam

Buku masih tidakdapat dijumpai

Memohon Inter Library Loan di I-Quest

Tetapkan tarikhbaru. Simpan bukuuntuk pelangganselama 7 hari

Ada pelangganlain yang memerlukanbuku yang sama

Menempah buku yang sedang dipinjam danpelanggan akandihubungi melalui emeljika telah dipulangkan

DAPATKAN BUKU BAHARU YANG TIADA DI MEJA PAMERAN

PELANGGAN TIDAK HADIR UNTUK AMBIL BUKU SECARA PANDU LALU

SURAT PERMOHONAN & KELULUSANPENYERAGAMAN

BAB 8

PERMOHONAN KELULUSAN PENYERAGAMAN KELULUSAN PENYERAGAMAN

81

AKTIVITI PENYERAGAMANBAB 8

1. UNIT KATALOG

82

2. UNIT PERKHIDMATAN PELANGGAN

i Memilih lokasi Buku Baharu P. Tun Seri Lanang (ARAS 4) ii. Menampal pink spot

i. MenampalQR Spot

Borang maklumbalas terhadapproses kerja baru

ii. Menyusun buku baharu mengikutsubjek di Meja Pameran


MENGEMASKINI PROSEDUR KERJA PENGKATALOGAN BAHAN

Sebelum penyeragaman

Selepas penyeragaman

83

Tambahan bagi Perkara dan Definisi

SISTEM PENGURUSAN DOKUMEN UKM http://spdukm.ukm.my/



Sebelum penyeragaman Selepas penyeragaman

84

MENGEMASKINI PROSEDUR KERJA PENGKATALOGAN BAHAN




85

MENGEMASKINI PROSEDUR KERJA PENYUSUNAN BAHAN



AKTIVITI PENYERAGAMAN BAB 8







86

MENGEMASKINI SENARAI TUGAS


PENYELARASAN PENGURUSAN BUKU BAHARUPENYELARASAN PENGURUSAN BUKU BAHARU

87

AKTIVITI PENYERAGAMANBAB 8 88

PERKONGSIAN STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) BAHARU

Ketua Pustakawan/ Ketua Bahagian/ Ketua Cabang/Ketua Unit/semua pustakawan

AKTIVITI PENYERAGAMANBAB 8 89

Saranan Ketua Pustakawan mengenai impak dan pelaksanaan Pameran Buku Baharu dan Perkhidmatan Pandu Lalu di Perpustakaan Cabang

Perpustakaan Pusat Perubatan UKM

Perpustakaan Pra Klinikal,PPUKM

Perpustakaan Institut Alam & Tamadun Melayu UKM

Perpustakaan Dr. Abdul Latiff UKM

PAMERAN BUKU BAHARU DI PERPUSTAKAAN CABANG

PAMERAN BUKU BAHARU DI PERPUSTAKAAN CABANG

Perpustakaan Undang-Undang UKM

Perpustakaan Lingkungan Ke 2 UKM

PERKONGSIAN PROJEK DENGAN INSTITUSI LAIN90

Universiti Islam Makasar(27/4/2015

Perkongsian impak projekdengan Universiti Awam

1. Surat Ketua Pustakawan kepada Perpustakaan Universiti Awam2. Taklimat kepada pelawat Perpustakaan (permohonan lawatan)3. Pembentangan Kertas Kerja di Seminar Kepustakawanan 2015

(UNIMAS 25-26 November 2015) – Impak Pameran dan Perkhidmatan Pandu Lalu Buku Baharu: Kajian Berasaskan Return on Investment (ROI)

UNIMAS 25-26 Nov 2015

Sekolah Berasrama PenuhIntegrasi Sabak Bernam

(16/6/2015)

Ruhul Islam Anak Bangsa MadrasahAliyah Indonesia (13/1/2015)

Kumpulan Kerja Perpustakaan IPTS (15/4/2015)

FAEDAH KETARA

Sebelum Selepas Penjimatan

11 minit X 734 buku

= 8,074 minit (135 jam)

6 minit X 734 buku

= 4,404 minit (73 jam)

8,074 minit – 4,404 minit= 3,670 minit (61 jam)

Peratus Penjimatan Masa : 3,670 / 8,074 x 100 = 45%

1. PENJIMATAN MASA (KAKITANGAN)

91

Purata masa 11 minit

Purata masa6 minit

FAEDAH KETARA


35 minit X 734 buku= 25,690 minit

5 minit X 734 buku= 3,670 minit

25,690 minit – 3,670 minit= 22,020 minit (367 jam)

Peratus penjimatan masa : 22,020/25,690 x 100 = 86%

2(i). Penjimatan masa (pelanggan): PINJAMAN LAYAN DIRI

92

Purata masa35 minit

Purata masa5 minit

FAEDAH KETARA


35 minit X 70 buah buku= 2,450 minit

0.5 minit X 70 buah buku= 35 minit

2,450 minit – 35 minit= 2,415 minit (40 jam)

Peratus penjimatan masa : 2,415 / 2,450 x 100 = 99%

2(ii). Penjimatan masa (pelanggan): PERKHIDMATAN PINJAMAN PANDU LALU@PTSL

93

Puratamasa 35

minit

Puratamasa 30

saat

CARTA ALIR BUKU BAHARU (selepas projek)

KAKITANGAN PELANGGAN

i. Pinjaman layan diri

94

Purata masa6 minit

Proses perolehan (Pilih New Books)

FAEDAH KETARA3. PULANGAN PELABURAN (ROI)KOS = Jumlah harga 1,022 buku baharu = RM334,697.00Purata harga 1 buku baharu = Jumlah harga buku baharu / Jumlah buku baharu

= RM334,697.00 / 1,022 buku baharu= RM327.50

NILAI PENGGUNAAN = Purata harga 1 buku baharu x Bilangan transaksi pinjamanROI = Nilai penggunaan – kos / kos x 100

Sebelum projek (1 bulan) Selepas projek (1 bulan) Pemantauan Projek (1 tahun)

NILAIPENGGUNAAN

RM327.50 X 61 transaksipinjaman = RM19,977.50

RM327.50 X 700 transaksipinjaman = RM229,250.00

RM327.50 X 2,558 transaksipinjaman = RM837,745.00

ROI RM19,977.50 –RM334,697.00= – RM314,719.50

RM229,250.00 -RM334,697.00= – RM105,447.00

RM837,745.00 -RM334,697.00= RM503,048.00

-RM314,719.50/RM334,697.00 X 100

= - 94%

- RM105,447.00 /RM334,697.00 X 100

= - 32%

RM503,048.00/RM334,697.00 X 100

=150%

16 buah buku baharu = purata 61 transaksi pinjaman175 buah buku baharu = purata 700 transaksi pinjaman734 buah buku baharu=2,558 transaksi pinjaman

Nilai keuntungan projek = RM503,048.00Pulangan pelaburan = 150%

95

Sumber: Unit Sistem dan Teknologi Maklumat

PURATA KOS 1 BUKU BAHARU

KAEDAH PENGIRAAN ROI

Peningkatan ROI = 150% - (-94%) = 244%

PERKARA SEBELUMPROJEK

SELEPAS PROJEK

PENJIMATAN

Tenaga Kerja TERLIBAT= 7 orang

135 jam 73 jam

RM 7,502.00

Gaji 7 orang / bulan = RM21,800.00

Purata gaji 1 hari = RM21,800.3020 hari

= RM 1,090

Purata gaji 1 jam = RM 1,0909 jam

= RM121.00

135 jam x RM121.00 = RM16,335.00

73 jam x RM121.00 = RM8,833.00

Kos penjimatan selepas projek= RM 7,502.00

PENJIMATAN KOS OPERASI 96

NO PERKARA KOS PROJEK JUMLAH

1 Perbelanjaan mesyuarat 14 Ahli x RM2.50 x 3 kali

RM105.00

2 Perbelanjaan pelekat pink spot

3 pek x RM5.00 RM15.00

3 Perbelanjaan signage subjekuntuk pameran

10 keping x RM12.00 (diskaun RM12.00)

RM108.00

4 Perbelanjaan mercu tandaPandu Lalu@PTSL

Kos membeliperalatan/ perkakasan

RM130.00

5 Kiosk Terpakai (SumbanganEncik Bahari Chan –RM300.00)

- -

JUMLAH RM358.00

Penjimatan kos sebenar = (Nilai pulangan pelaburanpinjaman buku baharu + Penjimatan kos operasi) – Kos Projek = (RM503,048.00 + RM 7,502.00) – RM358.00

= RM 510,192.00

4. ANALISIS KOS FAEDAH97

Disemak oleh

5. KESAN PROJEK KEPADA PELANGGANPENGHASILAN DAN SUMBANGAN PENYELIDIKAN (KRA 2)Menambah maklumat dan pengetahuanbaharu melalui buku terbitan terkini yang dapat membantu pelanggan meneroka ilmupengetahuan dalam menghasilkanpenyelidikan berimpak tinggi yang merupakan kriteria ranking universiti.

1

98

MENINGKATKAN KECENDERUNGAN PELANGGANMeningkatkan kecenderungan pelangganmemilih dan meminjam buku baharu di dalam bidang yang berkaitan.

2

MENJIMATKAN MASAMempercepatkan proses pemilihan danpeminjaman buku baharu yang terletakberhampiran mesin pinjaman layan diri.

3

2014/2015

Mesin PinjamanLayan Diri

Pameran BukuBaharu

KESAN PROJEK KEPADA PELANGGAN3a. KEPUASAN PELANGGAN (Borang Aduan dan Maklumbalas Pelanggan)

Menerima 15 maklumbalas positif daripada pelanggan (September & Oktober 2014)

99

KESAN PROJEK KEPADA PELANGGAN3b. KEPUASAN PELANGGAN (Borang Maklumbalas Pameran & Promosi Buku Baharu)

55 maklumbalas yang diterima memberi pandangan BAGUS terhadap Pameran & Promosi Buku Baharu yang dijalankan sehingga kini.

100

6. KESAN PROJEK KEPADA PERKHIDMATANPENINGKATAN PINJAMAN BUKU DI PERPUSTAKAAN TUN SERI LANANG (PTSL)

Peratus pinjaman buku 2014 secara keseluruhandi Perpustakaan Tun Seri Lanang meningkat.Jumlah buku PTSL (2013) = 243, 651Jumlah pinjaman buku PTSL (2014) = 342,298Peratus pinjaman buku 2014 = 98,647 / 243,651 X 100

= 40.5 %

PERKHIDMATAN BAHARU DIWUJUDKAN - PINJAMAN PANDU LALU@PTSLPerkhidmatan pinjaman pandu lalu yang disediakan sangat berkesan dantelah diperluaskan kepada pinjaman bahan lain tertakluk kepadaperaturan dan syarat Perpustakaan:

a) Koleksi Asia Tenggara (ahli akademik sahaja)b) Koleksi Am Aras 5c) Koleksi Arab dan Tamadun Islamd) Koleksi Arkib dan Khas (ahli akademik sahaja)

101

243,651

342,298

0

50000

100000

150000

200000

250000

300000

350000

1 22013 2014

Bilangn bu

ku

PINJAMAN BUKU PTSL 2013 & 2014

Sumber: Statistik Perpustakaan UKM 2013 & 2014

7. KESAN PROJEK KEPADA JABATAN102

1. Meningkatkan kebolehlihatan (visibility) perananperpustakaan di dalam menjadi pemangkingenerasi berilmu.

2. Meningkatkan produktiviti dan nilai tambahperkhidmatan melalui aktivitipameran buku baharu dan pinjaman pandu lalu.

3. Masa yang telah dijimatkan oleh kakitangan dapatdigunakan untuk:• Melakukan rondaan untuk memantau

persekitaran ruang bacaan dan membantupelanggan yang memerlukan bahan di rak.

• Membuat semakan dan pengasingan bukurosak di mesin pemulangan dengan lebihberkesan.

• Membuat serahan buku baharu di KaunterPandu Lalu, perkhidmatan yang baharuditawarkan.

PENINGKATAN PRODUKTIVITI

Membantu pelanggan yang memerlukan bahan di rak

Menyemak dan mengasingkan buku rosak di mesin pemulangan dengan lebih berkesan

Perkhidmatan Pandu Lalu

8. KESAN PROJEK KEPADA UNIVERSITISUMBER MANUSIA DAN INSTITUSI CEMERLANG (KRA 4)Menghasilkan modal insan yang mempunyai budaya pemikiranyang kreatif dan inovatif bagimeningkatkan kompetensikakitangan universiti.

PEMULANGAN PELABURAN (ROI)Mengoptimumkan pelaburan peruntukan buku yang disalurkan kepada perpustakaan.

103

9. KESAN PROJEK KEPADA PENDIDIKAN NEGARAMenyokong lonjakan ke 2 (Kecemerlangan Bakat) dan lonjakan ke 4 (Masyarakat yang Belajar Sepanjang Hayat) di dalam Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia (Pendidikan Tinggi)

Universiti di Malaysia mempunyai satu subjekdalam kedudukan 50 teratas, 11 subjek dalamkedudukan 100 teratas, 16 subjek dalamkedudukan 150 teratas dan 19 subjek dalamkedudukan 200 teratas

SUMBER: Penarafan QS Universiti Dunia 2014

104

10. KESAN PROJEK KEPADA MASYARAKAT

Pelaksanaan pameran danpenyediaan senarai bukubaharu (www.ukm.my/ptsl/newbook)

telah meningkatkan imejPerpustakaan UKM di kalangan UniversitiAwam/IPTS, pelawat danKoperasi Buku UKM

105

Permohonan emel pinjamanbuku baharu dari Universiti

Awam/IPTS meningkat

Universiti Awam yang melaksanakan

Pameran Buku Baharu

1 UTHM

Group MOLEC(Malaysian Online e-Resources Consortium)

2 UPM

3 UNIMAS

4 UMS

5 UPSI

6 UTEM

7 UPNM

9 USM

9 UMT

10 UIAM

11 UM

12 UTEM

1.UMK

2.UiTM

3.OUM

4.PDAL

5.MIMOS

BUKU BAHARU

11. KESAN PROJEK KEPADA ALAM SEKITAR

PERSEKITARAN LESTARI (KRA 6)

Perkhidmatan pandu lalu merupakantransformasi perkhidmatan yang sesuai dengan keperluan semasawarga kampus dan menawarkanpengurangan masalah parkir di Perpustakaan Tun Seri Lanang.

106

Perkhidmatan Pinjaman Secara Pandu Lalu mengurangkan keperluan parkir

Mengekalkan kelestarian Kampus UKM

FAEDAH TIDAK KETARA107

Mewujudkan hubungan baik sesama ahli sertawarga perpustakaan

Berkeyakinan dalam penyampaian danpersembahan di hadapan penonton

Memupuk semangat kerjasama di kalangan ahli di samping dapat mencetuskan idea yang kreatif

bagi meningkatkan mutu kerja

Belajar menerima pendapat ahli lain denganfikiran terbuka

Dapat meningkatkan imej unit dan jabatan

Pengurusan masa yang lebih sistematik

PENCAPAIAN OBJEKTIF PROJEK108

BIL OBJEKTIF PROJEK PENCAPAIAN1 Meningkatkan

jumlah pinjamanbuku baharu

Meningkat sebanyak 17.1%judul buku baharu dalam masa 1 bulan atau 72% 1 tahun hasilpemantauan berterusan

2 Menggalakkanpelangganmeminjam bukubaharu

Pewujudan PerkhidmatanPinjaman Pandu Lalu@PTSL telahmemudahkan pelanganmendapatkan buku baharu dalamtempoh 0.5 minit (30 saat)

3 Memudahkanpelangganmeminjam bukubaharu

Dalam tempoh 5 minitpelanggan telah dapat meminjambuku baharu kerana kedudukanpameran yang strategik(berhampiran pintu utama danmesin pinjaman layan diri)

MesinPinjamanLayan Diri

Pameran BukuBaharu

0.00%

5.00%

10.00%

15.00%

20.00%

Sblm sasaran Slps

1.5%4.8%

17.1%

PENGHARGAAN KE ATAS PENCAPAIAN PROJEK109

Ucapan Syabas pameran buku baharu… sinonim dengan amalan di premisjualan buku terkemuka di Malaysia -Pengurus Syarikat Areesh Education and Trading Sdn Bhd

Ucapan Penghargaan dan Terima KasihKetua Pustakawan UKM

Ucapan syabas dan pengesahanPerkhidmatan Pandu Lalu Pertama

Pengerusi Majlis PustakawanUniversiti Awam

“BAGUS, MASUK LIBRARY TERUS NAMPAK BUKU BAHARU”

YBhg. Dato Seri Dr. Ibrahim SaadPengerusi Lembaga Pengarah UKMLawatan ke Perpustakaan Tun Seri

Lanang

“IT’S GOOD. THAT’S INNOVATION, YOU CHALLENGE THE

CONVENTION” YBhg. Datuk Naib Canselor

UKM Lawatan ke PerpustakaanTun Seri Lanang (27/1/2015)

PENGHARGAAN KE ATAS PENCAPAIAN PROJEKPenghargaan melalui Aplikasi WhatsApp Rasmi Forum Pustakawan, Facebook Rasmi ‘SembangPustakawan’ & e-mel

110

1. Tidak perlu bersusah payah mencariparking yang kerap penuh

2. Tidak perlu berjalan jauh dari tempatparking ke PTSL

3. Boleh terus meminjam buku rujukantanpa perlu mencarinya di rak

4. Menerima bahan rujukan dengan pantastanpa perlu menunggu lama di kawasanDrive-Thru – PHD STUDENT

“An interesting piece is `new books displayed on the table’ at the entrance by subjects –UKM VICE CANSELOR

Tahniah PTSL –PUSTAKAWAN MALAYSIATahniah PTSL –PUSTAKAWAN MALAYSIA

PENILAIAN PRESTASI AHLI (sebelum & selepas)111

PEMBELAJARAN YANG DIPEROLEHI

Membina semangatdan keyakinan diri

Saling hormatmenghormati

Mencungkil bakat dankreativiti

Lebih komited, sabardan

bertanggungjawab

Menghargai danmenepati masa

112

CADANGAN MENINGKATKAN KEMAHIRAN KUMPULAN

Belajarmenguruskanpeminjamansecara manual menggunakansistem VIRTUA dan deactivebuku yang telahdipinjamkan

Memberi peluangkepada ahlimenghadiriKonvensyen KIK atau Team Excellent yang dijalankan bagimeningkatkanlagi pengetahuan

Menggalakkanahli mengikutikursuspengacaraanmajlis agar dapatmenyampaikanmaklumatdengan lebihberkesan

113

RUMUSAN HASIL PROJEK

Memenuhi Piagam Pelanggan yang digariskanoleh Jabatan

Menghasilkan perkhidmatan berkualiti selarasdengan polisi Jabatan

Menyumbang kepada pelaksanaan aktivitiJabatan

Memenuhi objektif projek

114

Memenuhi keperluan Universiti Penyelidikan

Menyokong Visi dan Misi Kementerian Pendidikan Malaysia (stakeholder)

PENAMBAHBAIKAN KE ATAS PROJEK: Pelan Tindakan115

Tahun terbitan

Subject & Class no

WHAT? Memudahkan pelanggan mencari bukubaharu mengikut tahun terkini dan subjek

WHERE? Lokasi Pameran Buku Baharu

WHY? Tiada senarai tahun dan subjekdisediakan

WHEN? Mulai Mac 2015

WHO? Wan A’sah (semua ahli)

HOW?

1. Menyusun semula meja pameran dengan lebihmenarik

2. Melabelkan semua meja pameran mengikutturutan nombor

3. Menampal maklumat subjek4. Meletakkan tahun terbitan buku baharu

(menggunakan recycled bunting)5. Meletakkan general subject class number

Lokasi pameran terkini, menarik & strategik

PELAKSANAAN: PENAMBAHBAIKAN KE ATAS PROJEK

No. Meja

PROJEK AKAN DATANG

Perancangan Perlaksanaan

116


CARTA PERBATUAN 2016BULAN

AKTIVITIJAN FEB MAC APR MEI JUN JUL OGOS SEPT

Mengenal Pasti Projek

PemilihanProjek/MasalahSasaran & Pengumpulan Data(Sebelum Projek)

Analisis Projek

CadanganPenyelesaianPersembahan & Persetujuan PihakPengurusanPelaksanaan & Pengumpulan 24Data (Selepas Projek)

Penilaian

Pemantauan & Penyeragaman

PLAN

DO

Kumpulan bersepakat menyelesaikan masalah yang berada di ranking kedua dalam senarai pendek masalah

SEKALUNG PENGHARGAAN 117

Jom kita saksikan … APA KATA MEREKA?

That’s good. That’s good, you try… Saya suka you eksperimen cara baru. Tingkatkan penggunaan danmemudahkan pelajar. Konsep lama buku biasa dok kat rak. Mana orang tahu nak cari. Sekarang ni you punyakonsep buku-buku baharu letak di sini, that you can see the challenge. Betullah tu, pelajar dapat tengok bukubaharu. Inilah innovation, ini innovation. Always fikir … Kadang-kadang innovation tak payah rocket science. You all punya convention, bukan rocket science. You challenge the convention, itu modal dia. Convention benda tu buku tu duduk di rak. You challenge the convention! NO! You put on the table!

YBHG. PROF. DATUK DR. NOOR AZLAN GHAZALI (NAIB CANSELOR UKM)

PUAN HAFSAH MOHD (KETUA PUSTAKAWAN UKM)

Saya kini berada di ruang pameran buku baharu iaitu inovasi daripada KIK KLIK. Saya amat berbangga keranainovasi ini berjaya memberi impak besar kepada pinjaman buku baharu dari 1.5% kepada 17.1% dalam 1bulan. Hasil daripada idea kreatif, simple dan unik, Kumpulan telah lari daripada pendekatan konvensional.Tahniah kepada Kumpulan KLIK.

1.ENCIK ALIADI MOHD TAHIR (PHD.) 2. CIK SUHAILAH CHE SULONG (PRASISWAZAH)

TERIMA KASIHKUMPULAN KLIK

www.ukm.my/ptsl

Perpustakaan Tun Seri Lanang, UKM 2015

laporan projek kik klik kadar pinjaman buku baharu rendah

Documents