laporan p2m -...
TRANSCRIPT
LAPORAN P2M
TRANSFER TEKNOLOGI INFORMASI BERBASIS BARCODE PADA FRONT OFFICE DEPARTMENT PERPUSTAKAAN PUSAT UNDIKSHA
Oleh: MADE HERY WIHARDIKA GRIADHI I MADE PUTRA SUBAGIA ANTARA
MADE DARMAWAN NENGAH SUTRISNA JAYA
Dibiayai dari Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) Universitas Pendidikan Ganesha
SPK No.231/UN48.15/LPM/2015 Tanggal 5 Maret 2015
UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS PENDIDIKAN GANESHA
TAHUN 2015
PRAKATA
Puji syukur kami panjatkan kehadapan Ida Sanghyang Widhi karena berkat
rakhmatnya lah laporan ini dapat diselesaikan tepat pada waktunya. Disamping itu
terselesaikannya pelaksanaan kegiatan ini tidak terlepas dari dukungan yang diberikan oleh
semua pihak baik materiil maupun spiritual, oleh karena itu melalui kesempatan ini kami
mrngucapkan terima kasih yang sedalam-dalamnya kepada yang terhormat:
1. Bapak Ketua LPM Undiksha Singaraja
2. Kepala Perpustakaan UNDIKSHA
3. Teman‐teman petugas Perpustakaan Pusat UNDIKSHA Singaraja
Selanjutnya melalui kesempatan ini kami mohon maaf yang sebesar-besarnya kepada
semua pihak, andaikata dalam pelaksanaan kegiatan ada berbagai hal yang tidak berkenan
dihati. Dan mengingat laporan ini masih belum sempurna maka kami membuka pintu lebar-
lebar untuk menerima kritik dan saran yang bersifat mebangun. Akhir kata semoga laporan
ini ada manfaatnya bagi kita semua khususnya perkembangan dunia perpustakaan.
Singaraja, 1 oktober 2015 Pelaksana Kegiatan
DAFTAR ISI Halaman Pengesahan………………………………………………………………………… i Ringkasan dan Summary .…………………………………………………………………. ii Prakata………………………………………………………………………………………iii Daftar Isi………………………………………………………………………………………… iv Daftara Lampiran…..……………………………………………………………………… v BAB.I Pendahuluan….………………………………………………………………………… 1 BAB II Tinjauan Pustaka..………………………………………………………………… 4 2.1 Perpustakaan Sebagai Sumber Belajar…………………………………… 4 2.2 Layanan Perpustakaan ……………………………………..…………………… 7 2.5 Teknologi Informasi Perpustakaan………………..………………… 8 BAB III Tujuan dan Manfaat Kegiatan……………………………………..…………… 13 3.1.Tujuan Kegiatan………………………………………………………………… 13 3.1 Manfaat Kegiatan……………………………………………………………… 13 3.2 Khalayak Sasaran …………….………………………………………… …….. 14 BAB IV Metode Penerapan Iptek…………….………………………………….……… 16 4.1 Metode Penerapan Iptek………………………………………………………… 16 4.2 Keterkaitan……………….……………………………………………………..…16 BAB V Hasil dan Pembahasan…….…………….…………………………………….… 17 BAB VI. Penutup…………………………………………………………………………..19
ABSTRAK Judul Kegiatan : Transfer Teknologi Informasi Berbasis Barcode Pada Front Office Department Perpustakaan Pusat Undiksha
Keberadaan perangkat teknologi informasi berupa barcode yang mampu
mengantisipasi jumlah pengunjung ke Perpustakaan sangat dibutuhkan terutama dalam
mencatat jumlah pengunjung berdasarkan jurusan yang ada di undiksha ini, disamping juga
untuk mengadakan control terhadap setiap pengunjung yang akan mencari informasi di
Perpustakaan demi keamanan dan kenyamanan pengguna perpustakaan, . Dengan
teknologi informasi berbasis barcode ini pengunjung yang datang ke Perpustakaan akan
diwajibkan menunjukkan kartu mahasiswa atau kartu anggota perpustakaan dan kemudian
langsung dibaca oleh barcode tentang asal usul pengunjung tanpa memerlukan waktu yang
lama.
Adapun permasalah yang dijadikan alasan untuk menyelenggarakan kegiatan P2M ini
adalah “ belum optimalnya layanan kantor depan perpustakaan undiksha dalam
mengantisipasi kunjungan pengguna ” yang sudah tentu mempengaruhi tingkat efesiensi
dan efektifitas layanan perpustakaan, disamping itu juga “ Belum terotomasinya
penyelenggaraan layanan kantor depan perpustakaan Undiksha ” terutama dalam
mencatat jumlah pengunjung, asal jrursan dan asal usul pengunjung. Dengan kegiatan ini
diharapkan semua pengunjung dapat tercatat dalam software perpustakaan yang dapat
digunakan dasar dalam pengambilan kebijakan perpustakaan lebih lanjut khusunya
mengenai pengadaan koleksi, keamanan koleksi dan kenyamanan pemakai perpustakaan.
BAB I
Pendahuluan
1.1. Latar Belakang
Perpustakaan sebagai jantungnya seb/uah program pendidikan memainkan peran
yang sentral dan startegis dalam peningkatan mutu sumber daya manusia yang dihasilkan,
demikian pula halnya perpustakaan perguruan tinggi kehadirannya sangat vital dalam
mendukung terselenggaranya proses pendidikan.
Perkembangan teknologi dewasa ini mempengaruhi segala aspek kehidupan
termasuk dunia pendidikan. Perkembangan kemajuan iptek yang dicapai dunia saat ini
tidak terlepas dari peran dunia pendidikan yang memberikan kontribusi signifikan terhadap
mutu keluaran dalam menguasai iptek. Penerapan iptek pada dunia pendidikan dapat
dirasakan dalam berbagai bidang hal ini juga dirasakan pada fasilitas pendidikan dalam
mendukung proses pembelajaran peserta didik, salah satunya adalah penerapan iptek pada
perpustakaan.
Perpustakaan Universitas Pendidikan Ganesha sebagai perpustakaan perguruan
tinggi sudah tentu kehadirannya sangat dibutuhkan oleh mahasiswa dan seluruh civitas
akademika sebagai suatu fasilitas pendukung dalam terselenggranya kelancaran proses
belajar di kelas. Hal ini dapat dilihat dari jumlah kunjungan mahasiswa dari tahun ke tahun
mengalami peningkatan signifikan. Jumlah kunjungan yang demikian tanpa didukung oleh
prangkat teknologi yang memadai akan membuat perpustakaan kesuliatan dalam
menyelnggarakan layanan dan sekaligus kesulitan dalam melakukan evaluasi terhadap
segala kebijakan yang akan dan sedang dilaksanakan.
Keberadaan perangkat teknologi informasi berupa barcode yang mampu
mengantisipasi jumlah pengunjung sangat dibutuhkan terutama dalam mencatat jumlah
pengunjung berdasarkan jurusan yang ada di undiksha ini, disamping juga untuk
mengadakan control terhadap setiap pengunjung yang akan mencari informasi di
Perpustakaan demi keamanan dan kenyamanan pengguna perpustakaan, Dari pengamatan
sementara pencatatan pengunjung masih manual dan menimbulkan ketidak akuratan data
pengunjung, pengunjung masuk keperpustakaan tidak diketahui asal usulnya dan siapa saja
boleh masuk ke perpustakaan. Dengan teknologi informasi berbasis barcode ini pengunjung
yang dating ke Perpustakaan akan diwajibkan menunjukkan kartu dan kemudian langsung
dibaca oleh barcode tentang asal usul pengunjung tanpa memerlukan waktu yang lama.
1.2. Perumusan Masalah
Kegiatan pengabdian ini didasarkan atas kebutuhan perpustakaan akan data
pengunjung yang akurat yang akan digunakan dalam mengantisipasi kebutuhan literature
yang perlu disediakan. Disamping juga untuk memberikan data statistic jumlah kunjungan
yang tepat. Sementara ini pada kenyataannya jumlah pengunjung hanya diperoleh dari
pencatatan manual yang disi oleh mahasiswa sendiri pada buku kunjungan. Pertimbangan
yang lain petugas kantor depan perpustakaan tidak dapat mengantisipasi pengunjung yang
bukan civitas akademika undiksha banyak masyarakat umum yang dapat mengakses
informasi di perpustakaan, hal ini cukup merepotkan petugas perpustakaan dalam
menyelnggarakan layanan yang optimal
Adapun permasalah yang dijadikan alasan untuk menyelenggarakan kegiatan
P2M ini adalah “ belum optimalnya layanan kantor depan perpustakaan undiksha dalam
mengantisipasi kunjungan pengguna ” yang sudah tentu mempengaruhi tingkat efesiensi
dan efektifitas layanan perpustakaan, disamping itu juga “ Belum terotomasinya
penyelenggaraan layanan kantor depan perpustakaan Undiksha ” terutama dalam
mencatat jumlah pengunjung, asal jrursan dan asal usul pengunjung. Dengan kegiatan ini
diharapkan semua pengunjung dapat tercatat dalam software perpustakaan yang dapat
digunakan dasar dalam pengambilan kebijakan perpustakaan lebih lanjut khusunya
mengenai pengadaan koleksi, keamanan koleksi dan kenyamanan pemakai perpustakaan.
BAB II
Tinjauan Pustaka
1.2. Layanan Perpustakaan
Perpustakaan jaman dahulu dan juga di jaman sekarang masih menggunakan sistem
pelayanan yang sangat pasif. Meraka hanya melayani para pengguna yang sudah datang ke
perpustakaan, dan tidak berusaha untuk mencari calon-calon pengguna yang baru. Jenis
pelayanan refrens di perpustakaan jaman dulu juga sudah ada. Namun hal itu dilakukan jika
ada orang yang datang menghampirinya dan bertanya. Jika tidak ada orang yang datang
dan bertanya ke perpustakaan tentu tidak ada pelayanan refrens.
Perpustakaan memang tidak mungkin mampu mencukupi segala kebutuhan akan
informasi dari pengguna dengan koleksi yang dimilikinya, karena semakin banyak
publikasi yang diterbitkan dan juga semakin kompleksnya tuntutan dan kebutuhan
pengguna. Bentuk-bentuk pelayanan yang dapat mengikuti perkembangan kebutuhan
konsumen, tidak mungkin tercapai tanpa kehendak dari pengelola perpustakaan untuk
melakukan terobosan dalam mewujudkannya.
Sifat dan ruang lingkup pelayanan informasi ini harus diatur sedemikian rupa
sehingga mampu dan dapat dimanfaatkan oleh publik sebagai pengguna. Pelayanan
perpustakaan memerlukan penanganan yang profesional untuk dapat memuaskan pengguna
di samping memerlukan dukungan sumber daya yang memadai, yang sudah tentu harus
dikelola oleh tenaga –tenaga terdidik dan terlatih dalam bidang pelayanan.
Dari berbagai bentuk layanan yang sering disediakan perpustakaan mempunyai
tujuan utama yaitu dalam rangka membantu memenuhi kebutuhan dan tuntutan masyarakat
akan informasi yang sesuai dengan keinginannya. Hal ini sejalan dengan fungsi
perpustakaan yang secara umum yaitu untuk mengkomunikasikan segala informasi dari
sumber-sumber informasi yang dikuasainya untuk kepentingan orang banyak
Kesemua bentuk layanan harus dikelola dengan profesional sehingga perpustakaan
dapat eksis di tengah –tengah kehidupan masyarakat pada era informasi ini.
Terkait dengan masalah pelayanan sudah tentu yang bertanggung jawab adalah
seluruh staf perpustakaan, kejelian dan keahlian staf sangat berpengaruh terhadap sukses
tidaknya sebuah pelayanan kepada peamakai. Secara tidak langsung pengelola juga
bertanggungjawab terhadap tingkat pemanfaatan,
Pelayanan menurut kamus besar bahasa indonesia adalah merupakan kemudahan
yang diberikan sehubungan dengan jual beli barang atau jasa sedangkan perpustakaan
adalah kumpulan materi tercetak dan media non cetak dan sumber informasi dalam
komputer yang disusun secara sistematis untuk digunakan pemakai (Sulistio Basuki;1991:
21). Jadi Jasa layanan perpustakaan dapat diartikan sebagai kemudahan yang diberikan
kepada pemakai untuk memperoleh informasi dari sumber informasi yang tersusun secara
sitematis.
Secara tradisional pelayanan perpustakaan minimal harus ada dua yaitu pelayanan
refrensi dan pelayanan pemakai.
Pelayanan refrensi yaitu suatu jasa perpustakaan yang memberikan pelayanan berupa
pengarahan, keterangan, dan penunjukan kepada pemakai agar pemakai dapat memenuhi
kebutuhan informasinya (Moeljono,2001:34). Pelayanan refrensi mulai mengalami
perkembangan seiring dengan perkembangan teknologi informasi. Sebagai contoh di ruang
refrensi pada perpustakaan sudah banyak dijumpai koleksi noncetak seperti; CD Room,
Microfilm dsb.
Sedangkan pelayanan pemakai itu cenderung memberikan pelayanan dalam bentuk
fisik, seperti ; layanan, sirkulasi, layanan koleksi tandon, layanan antar perpustakaan dan
lain sebagainya. Selain itu masih ada jasa pelayanan non fisik seperti ; jasa kunjungan
perpustakaan (membawa pengunjung berkeliling perpustakaan), jasa ijin sementara bagi
pemakai yang bukan anggota perpustakaan dan jasa bimbingan membaca.
Diera yang serba cepat dan canggih ini perpustakaan harus mampu
menyelenggarakan layanan yang berbasis digital sehingga dapat memberikan layanan yang
efektif dan efesien, perpustakaan harus mampu mengupayakan bentuk-bentuk pelayanan
yang dapat mengikuti perkembangan kebutuhan konsumen, dan hal ini tidak mungkin
tercapai tanpa kehendak dari pengelola perpustakaan untuk melakukan terobosan dalam
mewujudkannya.
Sifat dan ruang lingkup pelayanan informasi ini harus diatur sedemikian rupa
sehingga mampu dan dapat dimanfaatkan oleh publik sebagai pengguna. Pelayanan
perpustakaan memerlukan penanganan yang profesional untuk dapat memuaskan pengguna
di samping memerlukan dukungan sumber daya yang memadai, yang sudah tentu harus
dikelola oleh tenaga –tenaga terdidik dan terlatih dalam bidang pelayanan.
Dari berbagai bentuk layanan yang sering disediakan perpustakaan mempunyai
tujuan utama yaitu dalam rangka membantu memenuhi kebutuhan dan tuntutan masyarakat
akan informasi yang sesuai dengan keinginannya. Hal ini sejalan dengan fungsi
perpustakaan yang secara umum yaitu untuk mengkomunikasikan segala informasi dari
sumber-sumber informasi yang dikuasainya untuk kepentingan orang banyak.
Hakekat sebuah perpustakaan adalah mampu memberikan informasi selengkap dan
secepat mungkin sesuai dengan kebutuhan pemakai. Hal tersebut tentunya juga
berhubungan dengan pelayanan yang diberikan kepada pemakai. Seiring dengan
perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang begitu pesat, saat ini perpustakaan
dituntut dapat mengimbangi kemajuan tersebut, baik dari segi informasi yang disajikan
mapun pelayanan yang disuguhkan perpustakaan. Banyaknya informasi yang dimiliki tanpa
dibarengi dengan pelayanan yang baik akan menjadi sia-sia, sehingga perpustakaan tak
ubahnya hanya sebagi gudang dan tempat menyimpan informasi belaka.
2.2. Perpustakaan Sebagai Sumber Belajar
Terdapat berbagai difinisi mengenai belajar salah satunya menurut Gage dalam
Ratna Willis Dahar (1988:12) adalah suatu proses dimana suatu organisme berubah
prilakunya sebagai akibat pengalaman .
Menurut Conny R semiawan (2003:19) belajar dapat diartikan sebagai Perolehan
pengetahuan (equisition of knowledge) dari berbagai bidang ilmu apakah ia bersifat
empiris terutama bagi ilmu-ilmu kemanusiaan , seperti ilmu budaya, ilmu prilaku dan ilmu
masyarakat atau ilmu deduktif (seperti matematika, ilmu alam dsb) bersumber dari adaptasi
kemanusiaan. Belajar seperti rumusan ini berakar dari kreativitas dalam diri manusia,
selain itu ia bukan semata terjadi di ruang kelas ataupun diperkuliahan ekspositoris,
melainkan di semua perangkat kemanusiaan : di sekolah, di tempat kerja, di lab penelitian ,
maupun ruang tata pamong kepengurusan organisasi tertentu ( Perpustakaan). Belajar
seperti ini mencakup semua tahap kehidupan sejak bayi sampai hari tua dan diartikan
sebagai proses adaptif holistik yang menghadirkan jembatan konseptual antar berbagai
situasi kehidupan yang bervariasi dari tempat dan ruang.
Menilik dari pengertian belajar di atas maka sumber belajar mahasiswa tidaklah
hanya sebatas pada tatap muka dengan dosen, mahasiswa diharapkan dapat memanfaatkan
sumber-sumber belajar lainnya, yang salah stunya adalah perpustakaan. Mengapa demikian?
karena perpustakaan menyediakan berbagai literatur dan sumber informasi lainnya yang
dapat digunakan oleh mahasiswa dalam menunjang kelancaran studinya disamping juga
dengan memanfaatkan perpustakaan diharapkan tingkat intelektualitas siswa yang
berbanding lurus dengan mutu lulusan dapat meningkat pula. Jadi perpustakaan perguruan
tinggi mempunyai peran yang strategis sebagai salah satu sumber belajar bagi siswanya
3.3. Teknologi Informasi untuk Perpustakaan
Sehubungan dengan hal tersebut pemanfaatan teknologi informasi saat ini telah
menyebar hampir disemua bidang tidak terkecuali di perpustakaan. Perpustakaan sebagai
institusi pengelola informasi merupakan salah satu bidang penerapan teknologi informasi
yang berkembang dengan pesat. Perkembangan dari penerapan teknologi informasi bisa kita
lihat dari perkembangan jenis perpustakaan yang selalu berkaitan dengan teknologi
informasi, diawali dari perpustakaan manual, perpustakaan terautomasi, perpustakaan
digital atau cyber library. Ukuran perkembangan jenis perpustakaan banyak diukur
penerapan teknologi informasi yang digunakan bukan dari ukuran skala lain seperti besar
gedung yang digunakan, jumlah koleksi yang tersedia maupun jumlah penggunanya (
Engkos Koswara Natakusuma: 2004:1).
Teknologi informasi pada perpustakaan dapat diimplementasikan kedalam berbagai
bentuk yaitu ; a) Digunakan sebagai sistem informasi manajemen perpustakaan. Adapun
bidang-bidang pekerjaan yang dapat menggunakan teknologi informasi pada perpustakaan
adalah pada bidang pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi bahan pustaka,
pengelolaan anggota, statistik dan lain sebagainya. Fungsi ini sering diistilahkan sebagai
bentuk automasi perpustakaan. b) penerapan teknologi informasi sebagai sarana untuk
menyimpan dan mendapatkan serta menyebarluaskan informasi ilmu pengetahuan dalam
bentuk digital. Bentuk penerapan teknologi informasi pada perpustakaan sering dikenal
sebagai perpustakaan digital ( digital library).
Penerapan teknologi informasi pada perpustakaan sangat bergantung kepada
kemampuan software yang digunakan, infra struktur peralatan teknologi informasi yang
dimiliki dan tidak kalah pentingnya adalah sumber daya manusia yang mampu
mengoperasikan peralatan teknologi informasi yang dimiliki. Untuk lebih memahami lebih
jelas tentang penerapan teknologi informasi pada perpustakaan ada baiknya kita mengetahui
beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penerapan TI pada perpustakaan yang terkait
satu dengan yang lainnya. Beberapa hal tersebut yaitu
a) User /Pemakai perpustakaan.
Adalah merupakan unsur yang paling utama dari sebuah sistem automasi perpustakaan.
Dalam pembangunan sistem automasi perpustakaan hendaknya selalu dikembangkan
dengan berkonsultasi dengan pengguna-penggunanya yaitu staf perpustakaan maupun
pustakawan sebagai operator atau teknisi dan para anggota perpustakaan. automasi
perpustakan baru dapat dikatakan baik apabila dapat memenuhi kebutuhan pengguna
dan mampu memberikan manfaat yang lebih berarti baik bagi staf perpustakaan
maupun anggota perpustakaan. Untuk menjamin kelancaran operasional sistem ini
maka staf perpustakaan harus dilibatkan mulai dari perencanaan hingga tahap
pelaksanaan. Sehingga segala kepentingan atau masukan dari staf terakomodir, yang
pada prinsipnya dapat mempermudah pelaksanaan kegiatan pelayanan kepada
pengguna. Tenaga operasional yang akan menangani pengoperasian sitem automasi
perpustakaan ini harus diidentifikasi dan dilatih sesuai dengan bidang yang akan
diopersikan.
b) Perangkat Keras. (Hardware)
Perangkat keras merupakan semua peralatan yang ada dalam suatu kegiatan pengolahan
data. Perangkat keras digunakan untuk mengerjakan fungsi-fungsi penyimpanan data,
pemasukan data, penghitungan, pengawasan penghitungan, penyimpanan, dan
pengeluaran (presentasi atau peragaan) hasil.
Perangkat keras khusus yang digunakan sebagai instalasi pengolahan data individu
disebut konfigurasi. Alat individual yang langsung dihubungkan dengan komputer
disebut on-line, dan peralatan yang tidak berhubungan disebut of line. Namun sekarang
pengertian on-line adalah untuk komputer yang berhubungan dengan komputer lain
sedangkan of-line adalah komputer yang bekerja sendiri secara individual. Jadi yang
dimaksudkan perangkat keras disini adalah komputer. Komputer merupakan sebuah
mesin yang dapat menerima dan mengolah data menjadi informasi secara cepat dan
tepat. Kemampuan komputer sangat tergantung kepada software yang digunakan serta
tergantung pula pada sumber daya manuisa yang mengoperasikannya sesuai dengan
pendapat Zulkifli Amsyah (2000) yang menyatakan “ Komputer atau perangkat keras
dapat beroperasi dan melakukan pekerjaan kalkulasi hanya karena mengikuti instruksi
manusia secara persis melalui perangkat lunak. Perangkat lunak adalah istilah untuk
instruksi-instruksi yang harus dikerjakan oleh perangkat keras.”
Penggunaan peralatan komputer sangat relevan dengan tugas pelayanan dari
perpustakaan, dimana dengan komputer segala kemudahan dalam bidang pelayanan
dapat terakomodir sehingga menjamin kecepatan dan keakuratan sitem layanan. Hal ini
didukung oleh karakteristik yang dimiliki komputer antara lain ; Penyebaran komputer
sudah sangat luas dan menjangkau seluruh lapisan masyarakat, harga komputer relatif
murah, kemampuan menyimpan data dengan kapasitas yang sangat tinggi, dapat
digunakan dalam hal pengiriman data cepat dengan menggunakan sistem jaringan
c) Perangkat Lunak.
Perangkat lunak merupakan metode atau prosedur untuk megoperasikan komputer
agar sesuai dengan permintaan pemakai . Adapun kecendrungan dari perangkat lunak
dewasa ini adalah; perangkat lunak mampu diplikasikan kedalam berbagai sistem
operasi, mampu menjalankan lebih dari satu program dalam waktu bersamaan,
kemampuan mengelola data yang lebih handal dan dapat dioperasikan bersama-sama.
Perangkat lunak yang dapat diaplikasikan pada perpustakaan banyak tersedia baik
produk luar negeri maupun dalam negeri dengan harga yang bervariasi, adapun
software yang dikenal luas adalah CDS/ISIS, WINISIS dari UNESCO. Namun
diberbagai Perguruan Tinggi di Indonesia telah membuat dan mengembangkan sistem
informasi perpustakaan (SIP) dengan kemampuannya sendiri yang tidak kalah
kemampuannya dengan yang sudah terkenal. Contohnya di Perpustakaan UNDIKSHA
menggunakan dan menggembangkan SIP sendiri yang mencakup penyediaan OPAC,
Sirkulasi, Inventarisasi, Keanggotaan Sampai kepada jaringan ke berbagai Fakultas.
d) Jaringan/Network
Penerapan Teknologi Informasi pada perpustakaan juga mencakup mengenai sistim
jaringan, hal ini disesuaikan dengan perkembangan teknologi informasi dan kebutuhan
masyarakat pengguna perpustakaan yang ingin mendapatkan layanan serba mudah dan
cepat.
BAB III
TUJUAN DAN MANFAAT KEGIATAN
3.1. Tujuan Kegiatan
Adapun yang menajadi tujuan dari dilakukannya kegiatan Ini adalah :
a. Bagi Perpustakaan Undiksha; Untuk lebih memasyarakatkan penggunaan perangkat
TI untuk kepentingan perpustakaan kepada pengguna dan memberikan contoh bagi
pengelola perpustakaan lain dalam penggunaan TI
b. Bagi Mahasiswa : Untuk meningkatkan kuwalitas layanan perpustakaan berbasis TI
bagi mahasiswa undiksha sehingga terselenggara layanan yang cepat dan mudah
disamping meningkatkan keamanan dan kenyamanan dalam penggunaan
perpustakaan
c. Bagi petugas : Untuk mempermudah dalam pencatatan pengunjung dan pengawasan
terhadap pengunjung perpustakaan
3.2. Manfaat Kegiatan
Manfaat kegiatan ini bagi UNDIKSHA adalah memiliki perpustakaan modern
dengan pelayanan berbasis TI sehingga dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi
layanan perpustakaan, dengan demikian akan mempengaruhi minat pengguna
perpustakaan terutama mahasiswa untuk berkunjung dan memanfaatkan perpustakaa.
Selanjutnya bagi manfaat bagi perpustakaan adalah untuk lebih mengetahui tingkat
kunjungan secara akurat terutama mengetahui profil pengguna perpustakaan sehingga
dapat dijadikan acuan dalam menentukan skala perioritas dalam hal pengadaan buku
disamping untuk mengantisipasi gangguan kenyamanan dan keamanan pengunjung,
kemudian manfaat bagi mahasiswa sudah tentu akan sangat membantu siswa dalam
menghemat waktu untuk mengisi daftar kunjungan dan mendapatkan layanan yang
nyaman dari perpustakaan
3.3. Kerangka Pemecahan Masalah :
Adapun kerangka Pemecahan Masalah dalam kegiatan ini adalah dengan
menyediakan peralatan TI berupa barcode reader dan soft ware bagi operasional kantor
depan perpustakaan Undiksha dan pendampingan dalam penggunaan perangkat bagi staf
perpustakaan yang bertugas di kantor depan Perpustakaan Undiksha. Selanjutnya
memfasilitasi petugas perpustakaan dalam melakukan input data mahasiswa.
3.4. Khalayak sasaran
Sasaran dari Kegiatan ini adalah Staf Perpustakaan Undiksha yang bertugas di kator
depan, dengan menambah peralatan barcode pada kantor depan serta perangkat lunak
(software ) untuk kantor depan. Adapun pertimbangannya adalah fasilitas TI yang
dimiliki perpustakaan masih sangat terbatas, Sehingga dengan kegiatan ini akan mampu
menambah fasilitas barcode untuk operasional layanan kantor depan
BAB IV
METODE PENERAPAN IPTEK
4.1. Metode Kegiatan
Kegiatan P2M ini memilih metode pendampingan dalam mefasilitasi petugas TI
Perpustakaan dalam membuat program dan sekaligus memberikan peralatan berupa
barcode rider bagi operasional layanan kantor depan. Kemudian memfasilitasi
pustakawan dalam melakukan input data terhadap data mahasiswa.
4.2. Keterkaitan .
Program kegiatan P2M ini akan melibatkan staf TI perpustakaan Undiksha
sebagai programmer dan melibatkan staf pustakawan dalam melakukan input data, hal
ini relevan dengan kapasitas dan kemampuan yang dimiliki oleh pustakawan
Universitas Pendidikan Ganesha yang telah memiliki keterampilan dan kemampuan
dalam hal Teknologi Informasi untuk perpustakaan.
4.3. Rancangan evaluasi
Rancangan evaluasi dari kegiatan ini adalah dengan melakukan penilaian
terhadap operasional otomasi layanan kantor depan dengan menggunakan barcode.
Dalam hal ini dilakukan tes keakuratan data yang ditampilkan dan kecepatan pengisian
daftar kunjungan serta outputnya berupa ditampilkannya statistic kunjungan per
Jurusan.
BAB V
HASIL DAN PEMBAHASAN
5.1. Hasil dan Pembahasan Kegiatan P2m
Sesuai dengan Rancangan kegiatan, Kegiatan P2m ini diawali rapat sosialisasi
pengenalan rancangan program penggunaan barcode pada kantor depan perpustakaan
Undiksha. Rapat diikuti oleh seluru staf perpustakaan baik fungsional maupun staf non
fungsional. Berbagai masukan ditampung dan dicarikan pemecahannya baik
permasalahan beruapa soft ware maupun daya dukung yang dimiliki perpustakaan.
Dalam rapat ini diminta masukan dari seluruh staf perpustakaan tentang berbgai
hal yang diketahui dan pernah dilihat di beberapa perpustakaan perguruan tinggi
maupun perpustakaan daerah yang sudah menerapkan system ini, sehingga dapat diserap
dan implementasikan dalam pembuatan soft ware layanan kantor depan ini.
Hasil rapat perencanaan ini kemudian digunakan dasar dalam pembuatan soft
ware oleh tim TI Perpustakaan. Pembuatan soft ware ini diupayakan dapat
disinkronisasikan dengan soft ware perpustakaan yang sudah ada sehingga tidak
menjadi kendala dalam operasionalnya.
Software layanan fornt office perpustakaan ini dibuat berbasis barcode yang
mana setiap pengunjung yang dating ke perpustakaan harus memperlihatkan kartu
mahasiswa ataupun kartu anggota perpustakaan untuk dibaca dengan menggunakan
barcode. Setelah itu akan muncul data mahasiswa di layar monitor yang menampilkan
nama , alamat, jurusan, semester dan NIM. Data ini sebagai dasar pencatatan bagi
statistic perpustakaan mengenai jumlah kunjungan per hari, kemudian jumlah kunjungan
dari mahasiswa jurusan, pegawai dan dosen yang ada di lingkungan ndiksha dan jumlah
kunjungan dari luar civitas akademika Undiksha
Langkah selanjutnya adalah membuat system tata letak perangkat yang sudah
berisi program (soft ware) tentang layanan kantor depan berbasis barcode yang
kemudian akan dipadukan dengan layanan penitipan barang (locker), yang menjadi
pereoritas pada layanan ini adalah setelah terbentuknya program maka hal pentig yang
sangat dibutuhkan adalah sumber daya manusia yang dapat menyelenggarakan layanan
berbasis barcode ini.
Kegiatan mengatur tata letak ruangan ini dilakukan oleh tim dan seluruh staf
perpustakaan , baik mengatur perangkat keras maupun lunak, memindahkan meja dan
rak serta merancang sitem alur pengunjung yang membutuhkan masukan dari semua
staf perpustakaan.
Kegiatan selanjutnya adalah uji coba program. Pelaksanaan program yang sudah
ada sangat perlu dilakukan uji coba sampai memperoleh hasil yang memuaskan baik
dari segi pengunjung maupun dari staf atau petugas perpustakaan. Uji coba dilakukan
beberapa bulan sampai diperoleh masukan kekurangan maupun keunggulan dari sitem
dan mekanisme alur pengunjung yang diberlakukan.
Sosialisai ke seluruh mahasiswa dilakukan dengan mengirimkan surat
permakluman kepada seluruh mahasiswa melalui jurusan-jurusan. Mahasiswa
diwajibkan dalam hal berkunjung ke perpustakaan pusat undiksha untuk membawa
kartu mahasiswa ataupun kartu anggota perpustakaan. Dan menghimbau kepada seluru
mahasiswa untuk membuat kartu anggota perpustakaan serta bagi yang sudah memiliki
kartu perpustakaan agar segera menghubungi bagian TI perpustakaan untuk
mendapatkan kode barcode yang ditempel di kartu anggota tersebut.
Sosialisasi kepada seluruh staf di lingkungan perpustakaan Undiksha sangat
diperlukan, hal ini mengingat layanan pengunjung berbasis barcode ini harus dapat
disikapi bersama Karena dalam operasionalnya memerlukan perhatian dan ketekunan
segenap staf perpustakaan sehingga proses atau system yang dibentuk dapat berjalan
secara berkesinambungan. Dalam sosialisasi ini akan diberikan gambaran keuntungan
dan manfaat yang dapat diambil dari layanan ini yaitu anatara lain;
a. dapat langsung mengetahui statistic jumlah kunjungan perhari perbulan dan pertahun
kapanpun diperlukan
b. Dapat mengetahui jurusan yang paling sering memanfaatkan perpustakaan sebagai dasar
mengambil kebijakan lebih lanjut baik mengenai pengadaan dan sebagai dasar
mengadakan kajian kenapa ada beberapa jurusan yang tingkat kunjungannya ke
perpustakaan minim
c. Dapat melakukan antisipasi terhadap pengunjung yang bukan dari civitas akademika
yaitu dengan memberikan standar layanan yang berbeda kepada pengunjung tsb
d. Lebih dapat memberikan pengawasan terhadap pemanfaatan fasilitas perpustakaan
secara optimal
e. Lebih dapat memberikan layanan prima kepada pengunjung perpustakaan terutama dari
civitas akademika.
Dengan diadakannya sosialisasi kepada seluruh staf perpustakaan maka program ini
akan dapat berjalan dengan baik secara berkesinambungan, dan mengingat manfaat dari
kegiatan ini begitu besar bagi kelangsungan perpustakaan diharapkan dapat didukung
pelaksanaanya dari seluruh staf perpustakaan.
BAB VI
PENUTUP
6.1. Simpulan
1. Kegiatan ini memberikan manfaat langsung bagi perpustakaan anatara lain;
f. dapat langsung mengetahui statistic jumlah kunjungan perhari perbulan dan pertahun
kapanpun diperlukan
g. Dapat mengetahui jurusan yang paling sering memanfaatkan perpustakaan sebagai
dasar mengambil kebijakan lebih lanjut baik mengenai pengadaan
h. Dapat melakukan antisipasi terhadap pengunjung yang bukan dari civitas akademika
yaitu dengan memberikan standar layanan yang berbeda kepada pengunjung tsb
i. Lebih dapat memberikan pengawasan terhadap pemanfaatan fasilitas perpustakaan
secara optimal
j. Lebih dapat memberikan layanan prima kepada pengunjung perpustakaan terutama
dari civitas akademika.
2. Dengan diadakannya sosialisasi kepada seluruh staf perpustakaan maka program ini akan
dapat berjalan dengan baik secara berkesinambungan, dan mengingat manfaat dari
kegiatan ini begitu besar bagi kelangsungan perpustakaan sangat diperlukan dukungan
pelaksanaanya dari seluruh staf perpustakaan.
Saran:
1. Perlu perhatian yang lebih serius dar seluruh staf perpustakaan dan pengelola
perpustakaan agar dapat menjaga kelangsungan penerapan program ini
2. Diperlukan penambahan peralatan computer dan barcode untuk lebih memberikan
layanan yang cepat dan efsien kepada pengunjung
a. Foto Kondisi awal layanan fron office Perpustakaan Pusat Undiksha
b. Rapat sosialisasi perencanaan program P2m
Lampiran 1. DAFTAR PUSTAKA
Depdikbud RI.1979. Rumusan Gagasan Pola Pengembangan Perpustakaan Perguruan
Tinggi Satgas Perpustakaan Perguruan Tinggi:. Jakarta; Depdikbud Hamalik, O. 1994. Pengembangan Kurikulum dan Pembelajaran. Bandung; Trigenda Karya Handoko, M. 1992. Motivasi Daya Penggerak Tingkah Laku. Yogyakarta; Kanisius Muchydin, A.S. 1980. Pelayanan Perpuastakaan dengan Refrensi Untuk Perpustakaan
Sekolah. Bandung ; Himpunan Ilmu Perpustakaan FIP IKIP Bandung Noerhayati, S. 1987. Pengelolaan Perpustakaan, Jilid 1. Bandung: Alumni Rohanda. 2003. Prilaku Pencarian Informasi oleh Mahasiswa Melalui Pemanfaatan
Layanan Perpustakaan Perguruan Tinggi. Dalam Jurnal Humaniora, Vol 5 No. 2 Juli 2003. Bandung; Fikom Unpad
Rohanda. 2004. Studi tentang Model Komonikasi Ilmiah Teknologi Tepat Guna (TTG),
dalam Jurnal Komunikasi dan Informasi, Volume 3, Nomor 1,April 2004. Bandung ; FIKOM Unpad
Trimo, S. 1992. Pedoman Pelaksanaan Perpustakaan. Bandung; Remaja Rosdakarya Yusup, P M. 2005. Teori dan Penemuan Ilmiah dalam Lingkup Informasi, Komonikasi dan
Kelembagaan Informasi, termasuk Perpustakaan. Modul Perkuliahan Bandung : S2 Ilmu Perpustakaan Unpad Bandung
Lampiran 2
BIODATA KETUA
I. Identitas Diri 1 Nama Made Hery wihardika Griadhi, SH,M.Si 2 Jenis Kelamin Laki-laki 3 Jabatan Fungsional Pustakawan Madya 4 NIP 197208032001121001 5 Tempat dan Tanggal Lahir Buleleng, 3 Agustus 1972 6 Alamat rumah Jl. Laksamana Gang sahadewa No 1 Singaraja 7 Nomor Telpon - 8 Nomor HP 081916407515 9 Alamat Kantor Jl. Udayanan Singaraja 10 No. Telp 0362 24585 11 Alamat e-mail www. Herywihardika @ yahoo.com II Riwayat Pendidikan 1. Program S1 S2 S3 2. Nama PT Universitas
Udayana Universitas Padjadjaran
3. Bidang Ilmu Hukum Informasi dan Perpustakaan 4. Tahun Masuk 1991 2004 5. Tahun Lulus 1996 2006 6. Judul skripsi Kedudukan Pemilik
Hak Atas Tanah Sebagai Penjamin Dalam Penyelesaian Kredit Bermasalah
Faktor –Faktor yang Melatarbelakangi Rendahnya Tingkat Pemanfaatan Perpustakaan Oleh Mahasiswa IKIP Negeri Singaraja Berdasarkan Persepsi Mahasiswa
7.NamaPembimbing Nyoman Sarjana, SH.
Drs. Pawit M Yusup, MS
3. Pengalaman Penelitian NO Tahun Judul Penelitiian Pendanaan
Sumber Jml (Rp) 1 2005 Profile Pemanfaatan Perpustakaan oleh
Mahasiswa IKIP Negeri Singaraja” SP4 10.000.000
2006 Persepsi Mahasiswa terhadap Eksistensi Perpustakaan Universitas Pendidikan Ganesha
DIPA 3.500.000
2007 Analisis Penggunaan Barcode untuk Layanan Sirkulasi Perpustakaan di Badan Perpustakaan Daerah Bprovinsi Bali dan
DIPA 5.000.000
Perpustakaan Universitas Udayana 2008 Pemanfaatan Koleksi Jurnal Ilmiah Luar
Negeri Pada Perpustakaan Universitas Pendidikan Ganesha
DIPA 5.000.000
2013 Studi Anlisis Kinerja Perpustakaan Universitas Pendidikan Ganesha
DIPA 25.000.000
3. Pengalaman Pengabdian NO Tahun Judul Pengabdian Pendanaan
Sumber Jml (Rp) 1 2008 Peningkatan Profesionalisma Pustakawan
Melalui Pelatihan Pengelolaan Perpustakaan Sekolah di Kota Singaraja (2008)
DIPA 5.000.000
2009 Pendampngan Pengunaan Sistem Penajajaran Kombinasi Sistemik dan Numerik Sebagai Upaya Peningkatan Efektifitas Layanan Browsing Pada Perpustakaan Sekolah di Kabupaten Buleleng
DIPA 3.500.000
2010 Pendampngan Pengunaan Sistem Penajajaran Kombinasi Sistemik dan Numerik Sebagai Upaya Peningkatan Efektifitas Layanan Browsing Pada Perpustakaan PGSD UNDIKSHA di Singaraja
DIPA 5.000.000
2013 Pendidikan dan Pelatihan (Diklat) Penyelenggaraan Layanan Berbasis Teknologi Informasi (TI) Pada Pengelolaan Perpustakaan SMP,SMA dan SMK se Kabupaten Buleleng
DIPA 10.000.000
4. Pengalaman Penulisan Artikel Ilmiah dalam Jurnal No Tahun Judul Artikel Ilmiah Volume/Nomor Nama Jurnal 1 2007 Pentingnya Keberadaan
Public Relations pada Penyelenggaraan Layanan Perpustakaan Perguruan Tinggi
II/1 Januari-Juni 2007
Buletin Perpustakaan Universitas Airlangga
2 2009 Manajemen Jasa Dalam Pelayanan Perpustakaan
II/1 Januari-Juni 2009
Buletin Perpustakaan Universitas Airlangga
Semua data yang saya isikan dan tercantum dalam biodata ini adalah benar dan dapat dipertanggungjawabkan secara hukum. Apabila di kemudian hari ternyata dijumpai ketidak sesuaian dengan kenyataan, saya sanggup menerima resikonya Demikian biodata ini saya buat dengan sebenarnya untuk memenuhi persyaratan dalam pengajuan proposal pengabdian pada Masyarakat Tahun 2014 Singaraja, 15 September 2014 Pengusul Made Hery wihardika G, SH,M.Si
BIODATA ANGGOTA I. Identitas Diri 1 Nama Made Darmawan, S.Sos 2 Jenis Kelamin Laki-laki 3 Jabatan Fungsional Pustakawan Pertama 4 NIP 198209032005011002 5 Tempat dan Tanggal Lahir Lemukih, 3 September 1982 6 Alamat rumah Jl. Pulau Obi, Gg Kresna, Banyuning 7 Nomor Telpon - 8 Nomor HP 081936514773 9 Alamat Kantor Jl. Udayanan Singaraja 10 No. Telp 0362 24585 11 Alamat e-mail www. [email protected] II Riwayat Pendidikan 1. Program S1 S2 S3 2. Nama PT Universitas Panji
Sakti
3. Bidang Ilmu Ilmu Administrasi Negara
4. Tahun Masuk 2005 5. Tahun Lulus 2009 6. Judul skripsi Pengaruh motivasi
kerja terhadap kinerja pegawai pada perpustakaan Undiksha
7.NamaPembimbing Drs. Nyoman Kertayasa, M.Si.
3. Pengalaman Penelitian NO Tahun Judul Penelitiian Pendanaan
Sumber Jml (Rp) 1 2013 Pengembangan program bebas pustaka online
untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi layanan perpustakaan ( study kasus : Universitas Pendidikan Ganesha ) Sebagai peserta
DIPA 8.870.000
3. Pengalaman Pengabdian NO Tahun Judul Pengabdian Pendanaan
Sumber Jml (Rp)
2013 Pendidikan dan Pelatihan (Diklat) Penyelenggaraan Layanan Berbasis Teknologi Informasi (TI) Pada Pengelolaan Perpustakaan SMP,SMA dan SMK se Kabupaten Buleleng
DIPA 10.000.000
4. Pengalaman Penulisan Artikel Ilmiah dalam Jurnal
Semua data yang saya isikan dan tercantum dalam biodata ini adalah benar dan dapat dipertanggungjawabkan secara hukum. Apabila di kemudian hari ternyata dijumpai ketidak sesuaian dengan kenyataan, saya sanggup menerima resikonya Demikian biodata ini saya buat dengan sebenarnya untuk memenuhi persyaratan dalam pengajuan proposal pengabdian pada Masyarakat Tahun 2014 Singaraja, 13 September 2014 Pengusul Made Darmawan, S.Sos NIP. 198209032005011002 2. Identitas Anggota 1 Nama I Made Putra Subagia Antara, S.Pt 2 Jenis Kelamin Pria 3 Jabatan Fungsional Pustakawan Muda 4 NIP 197109092006041001 5 Tempat dan Tanggal Lahir Badung, 9 September 1971 6 Alamat rumah Jl. Pulau Menjangan BTN Banyuning Indah Blok B
37 Singaraja 7 Nomor Telpon 0362-25886 8 Nomor HP 082145322836 9 Alamat Kantor Jl. Udayanan Singaraja 10 No. Telp 0362-24585 11 Alamat e-mail
II Riwayat Pendidikan 1. Program S1 S2 S3 2. Nama PT Universitas Udayana 3. Bidang Ilmu Peternakan 4. Tahun Masuk 1990 5. Tahun Lulus 1995 6. Judul skripsi Pengaruh Penggunaan”Daklomix”sebagai
Pengganti Jagung Terhadap produksi Telor Ayam Lohman Brown
7.NamaPembimbing I. Prof. I Made Mastika,Msc.PhD II. Ir. I Gusti Alit Udayana, Ms
1. Pengalaman Penelitian NO Tahun Judul Penelitian Pendanaan Sumber Jml (Rp) 1 2011 Pengembangan Program Notifikasi
Berbasis Komputer untuk Memperlancar Proses Pengembalian Buku Pinjaman Pada Perpustakaan Undiksha
DIPA 7.500.000
2. Pengalaman Pengabdian NO Tahun Judul Pengabdian Pendanaan
Sumber Jml (Rp)
2013 Pendidikan dan Pelatihan (Diklat) Penyelenggaraan Layanan Berbasis Teknologi Informasi (TI) Pada Pengelolaan Perpustakaan SMP,SMA dan SMK se Kabupaten Buleleng
DIPA 10.000.000
Semua data yang saya isikan dan tercantum dalam biodata ini adalah benar dan dapat dipertanggungjawabkan secara hukum. Apabila di kemudian hari ternyata dijumpai ketidak sesuaian dengan kenyataan, saya sanggup menerima resikonya Demikian biodata ini saya buat dengan sebenarnya untuk memenuhi persyaratan dalam pengajuan proposal penelitian pemula tahun 2014 Bersama ini pula saya menyatakan kesiapan untuk mengerjakan penelitian ini hingga selesai, apabila usulan ini dinyatakan layak untuk dibiayai Singaraja, September 2014 Pengusul
I Made Putra Subagia Antara, S.Pt NIP. 197109092006041001 3. Identitas Diri 1 Nama I Nengah Sutrisna Jaya, S.Sos 2 Jenis Kelamin Laki-laki 3 Jabatan Fungsional Pustakawan Pertama 4 NIP 197307192001121001 5 Tempat dan Tanggal Lahir Amlapura, 19 Juli 1973 6 Alamat rumah Jl. Laksamana Gang Sri Rama No. 70 Singaraja 7 Nomor Telpon - 8 Nomor HP 081805462871 9 Alamat Kantor Jl. Udayanan Singaraja 10 No. Telp 0362 24585 11 Alamat e-mail [email protected]
II Riwayat Pendidikan 1. Program
S1 S2 S3
2. Nama PT Universitas Panji Sakti 3. Bidang Ilmu Ilmu Administrasi Negara 4. Tahun Masuk 2005 5. Tahun Lulus 2009 6. Judul skripsi Analisis Kualitas Layanan dalam
Meningkatkan Kepuasan Pengguna pada Perpustakaan Universitas Pendidikan Ganesha
7.Nama Pembimbing Drs. Nyoman Mudarya 3. Pengalaman Penelitian NO Tahun Judul Penelitiian Pendanaan
Sumber Jml (Rp) 1. 2004 Sistem Manajemen Pelayanan Jenis Koleksi
Laporan Hasil Penelitian Mahasiswa Berbasis Komputer pada Perpustakaan IKIP Negeri
SP4 10.000.000
SIngaraja 2. 2006 Sistem Informasi Kantor Depan pada
Perpustakaan Universitas Pendidikan Ganesha
DIPA 5.000.000
3. 2013 Efektifitas Program Pengelolaan Perpustakaan di UPT Perpustakaan Undiksha dengan model CIPP
DIPA 9.150.000
3. Pengalaman Pengabdian - 4. Pengalaman Penulisan Artikel Ilmiah dalam Jurnal -
Semua data yang saya isikan dan tercantum dalam biodata ini adalah benar dan dapat dipertanggungjawabkan secara hukum. Apabila di kemudian hari ternyata dijumpai ketidak sesuaian dengan kenyataan, saya sanggup menerima resikonya Demikian biodata ini saya buat dengan sebenarnya untuk memenuhi persyaratan dalam pengajuan proposal pengabdian pada Masyarakat Tahun 2014 Singaraja, 15 September 2014 Anggota Pengusul I Nengah Sutrisna Jaya, S.Sos 197307192001121001
RAB ATK 995.000 Honor 1.000.000 Lain-lain: Konsumsi 4.885.000 Cetak + Spanduk 320.000
Total 7.200.000