panduan penggunaan sim pengabdian...

Panduan Penggunaan SIM P2M UndikshaTahun 2014 i

PANDUAN PENGGUNAAN SIM PENGABDIAN KEPADA

MASYARAKAT UNIVERSITAS PENDIDIKAN GANESHA

TAHUN 2015

LEMBAGA PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT

UNIVERSITAS PENDIDIKAN GANESHA

TAHUN 2015

Panduan Penggunaan SIM P2M UndikshaTahun 2014 i

KATA PENGANTAR

Buku Panduan Penggunaan Sistem Informasi Manajemen Program Pengbdian

kepada Masyarakat (SIM P2M) ini menjelaskan tentang mekanisme pendaftaran

proposal secara online, pengisian log book, pengisian penggunaan anggaran,

penguploadan laporan, monitoring online, penilaian proposal online, serta

pengolahan dan monitoring data oleh admin.

Buku Panduan ini menjadi penting untuk diterbitkan dan akan dilakukan

pembaharuan/maintenance system. Oleh karena itu Lembaga Pengabdian kepada

Masyarakat akan mealakukan analisa untuk penambahan fitur-fitur dalam system

SIM P2M ini.

Buku Panduan ini menjadi acuan dalam melaksanakan kegiatan pengabdian

kepada masyarakat bagi dosen dan fungsional lainnya di lingkungan Universitas

Pendidikan Ganesha. Dengan penerbitan Buku Panduan ini diharapkan dapat

meningkatkan kualitas pengelolaan program-program yang dikeluarkan oleh

Universitas Pendidikan Ganesha umumnya dan Lembaga Pengabdian kepada

Masyarakat khususnya, agar dapat dipertanggungjawabkan secara lebih baik tanpa

mengurangi kreativitas para pengusul dan pengelola pengabdian masyarakat di

Universitas Pendidikan Ganesha. Versi elektronik Buku Panduan Penggunaan

SIM Pengabdian kepada Masyarakat ini juga tersedia di laman

http://p2m.undiksha.ac.id.

Atas terbitnya Buku Panduan ini kami menyampaikan ucapan terimakasih dan

penghargaan yang setinggi-tingginya kepada semua anggota tim penyusun atas

sumbangsih yang telah diberikan mulai dari menggagas dan menyusun sampai

dengan penerbitan.

Singaraja, Oktober 2015

Ketua LPM Undiksha,

Prof. Dr. Ketut Suma, M.S.

NIP. 195901011984031003

Panduan Penggunaan SIM P2M UndikshaTahun 2014 1

PENDAHULUAN

Sistem Informasi Pengabdian kepada Masyarakat Universitas Pendidikan

Ganesha (SIM P2M Undiksha) merupakan salah satu SIM yang dikembangkan di

lingkungan Lembaga Pengabdian kepada Masyarakat Universitas Pendidikan

ganesha yang digunakan untuk menunjang kegiatan Pengabdian di Lembaga

Pengabdian Kepada Masyarakat (LPM) Univeritas Pendidikan Ganesha.

Lembaga Pengabdian kepada Masyarakat Universitas Pendidikan Ganesha

(LPM Undiksha) merupakan lembaga yang bertugas untuk mempasilitasi dalam

pelaksanaan kegiatan pengabdian kepada masyarakat di Universitas Pendidikan

Ganesha dengan berpedoman pada kebijakan dan aturan yang telah ditetapkan

oleh Rektor. Sehubungan dengan itu dalam rangka untuk menunjang pelaksanaan

pengabdian masyarakat mulai dari proses pengusulan, penetapan, monitoring dan

pelaporan, maka LPM Undiksha mengembangkan Sistem Informasi Pengabdian

kepada Masyarakat (SIM P2M) dengan tujuan agar dapat memberikan layanan

prima kepada para civitas akademika secara transfaran, efektif, efesien, dan

akuntabel. Diharapkan dengan pemberlakuan SIM P2M ini, program-program

kerja di LPM Undiksha, akan dapat terlaksana dan terimplementasi dengan baik

dan merata kepada seluruh sivitas akademika dan dapat mengakses segala

informasi yang ada terkait LPM Undiksha.

Modul SIM P2M ini merupakan aplikasi yang masih terus dikembangkan

di waktu-waktu mendatang, sehingga sangat mungkin suatu ketika bisa

mengambil bentuk atau format yang berbeda dari tampilannya saat ini. Semua itu

dilakukan untuk lebih memuaskan kebutuhan lembaga dan sivitas akademika.

Mudah-mudahan Aplikasi SIM P2M ini bisa bermanfaat bagi semua pihak yang

terkait langsung ataupun tidak langsung, sehingga efisiensi dan pemerataan

informasi bisa tercapai.

Modul Aplikasi SIM P2M ini terbagi menjadi 4 (empat) area kerja

(beranda) pokok yang meliputi : area Umum, Area Login Dosen/Pengusul, area

reviewer, area monev, dan area admin LPM. Masing-masing area akan

dijelaskan, sehingga dapat memberikan informasi yang lebih mendalam tentang

fungsi dan dinamika system yang ada pada setiap area kerja.


AREA LOGIN DOSEN/PENGUSUL

Pengusul atau pelaksana program Pengabdian kepada Masyarakat masuk ke

sistem melalui login Dosen, seperti tampak pada gambar di bawah.


Selanjutnya ketikkan usernama dan pasword masing-masing, sehingga akan

nampak fitur-fitur online atau fasilitas online seperti pada gambar di bawah.


A. Isi Formulir pengajuan

Lakukan pengisian field-filed secara berurutan mulai dari tahap 1 sampai

dengan tahap 6 dengan cara mengklik tombol-tombol tersebut.


Step 1. Konfirmasi Identitas Dosen Pengusul

System secara otomatis akan menampilkan data seperti NIDN, nama, telp/hp,

alamat, email, jenis kelamin, bidang keahlian, pangkat, golongan, jabatan

fungsional, fakultas/unit. Telitilah atau gantilah data yang disajikan oleh

system tersebut jika terjadi perubahan dan klik tombol konfirmasi, maka

otomasis datanya akan langsung dicreate menjadi database ke system.


Step 2. Pengisian Atribut Proposal

Lakukan pengisian atribut proposal seperti pemilihan skim, pengisian judul

proposal, bidang ilmu, khalayak sasaran, produk teknologi, dan abstrak. Field

tersebut harus diisi secara lengkap, jika ada yang masih kosong maka dalam

proses penyimpanan akan di tolak oleh system. Selanjutnya kliklah tombol

Simpan untuk menyimpannya ke system.


Step 3. Pengisian Anggota P2M

Lakukan perekrutan anggota dengan mengklik kolom Click here tu pop up

data, maka secara otomatis akan muncul daftar nama dosen yang layak untuk

dikutkan dalam pelaksanaan pengabdian kepada masyarakat. Pilihlah salah

satu dari nama tersebut yang akan dijadikan anggota, kemudian tekan tombol

Tambahkan. Jika ingin ulangi langkah seperti tersebut di atas. Jumlah

anggota minimal 2 dan maksimal 4 orang. Jika salah satu kondisi tersebut

tidak dipenuhi maka akan ditolak oleh system.


Contoh tampilan daftar dosen

Step 4. Pengisian Lokasi Kegiatan dan Jumlah Usulan Biaya

Lakukan pengisian filed-field seperti desa, kecamatan, kabupaten, propinsi,

serta jumlah biaya yang diusulkan dengan lengkap, dan selanjutnya tekan

tombol Simpan untuk mengkahirinya.


Step 5. Pencetakan Lembar Pengesahan

Setelah semua field dari step 1 sampai dengan step 4 diisi dengan lengkap,

selanjutnya dilakukan pencetakan lembar pengesahan dengan mengklik

tombol Cetak Lembar Pengesahan, maka data tersebut akan dicetak melalui

format pdf. Siapkan printer dan klik file kemudian klik printer.


Contoh hasil cetakan lembar pengesahan seperti di bawah

Selanjutnya ditanda tangani distempel, discan, dan dikompilasi menjadi satu

file pdf ke dalam proposal.


Step 6. Upload Laporan File Proposal

Lakukan pengupload proposal yang telah dikompilasi menjadi satu file dalam

format pdf, dan selanjutnya tekan tombol Upload & Selesai, maka data dan

file tersebut akan dikirim ke server dan dikunci secara permanen oleh system.

Jika ingin melakukan perubahan data harus seijin admin LPM Undiksha


B. Daftar Usulan Anda

Fitur ini disediakan untuk melihat data-data dan file yang telah diisi pada fitur

Isi Formulir Pengajuan, seperti: lembar pengesahan, data detail, tahun usulan,

skim, judul bidang ilmu, nama ketua, jumlah anggota serta file proposal. File

proposal ditunjukkan dengan simbol pdf berwarna merah, jika simbol pdf

berwarna abu-abu berarti file proposalnya belum masuk. Ceklah file proposal

apa sudah bisa dibaca oleh system atau belum. Jika belum lakukan

pengupload ulang dengan terlebih dahulu minta ijin ke admin LPM

Undiksha.

C. Pengisian Log Book

Pengisian log book dimaksud untuk menginventarisasi kegiatan pelaksanaan

pengabdian kepada masyarakat dengan mencamtukan biaya-biaya yang

dikeluarkan dan mengupluad bukti-bukti pengeluaran tersebut.


Tata cara pengisian log book adalah:

Pilihlah tahun pelaksanaan di dalam kolom tahun pelaksanaan, sehingga

akan muncul atribut usulan seperti nama, nip, judul seperti nampak pada

gambar di bawah.

Kliklah tombol Masukan Data Baru, kemudian isikan tanggal pelaksanaan,

uraian kegiatan, total pengeluaran, prosentase capaian dari total capaian,

upload berkas data-data pendukung seperti kwitansi atau dokumen lainnya,

dan tekan tombol Selesai dan Simpan.

Lakukan pengisian log book berikutnya dengan mengikuti langkah seperti di

atas.


D. Pengiriman Laporan/Artikel

Fasilitas ini disediakan untuk pengupload laporan kemajuan, laporan akhir,

dan artikel ilmiah secara mandiri oleh dosen pelaksana. Lakukanlah

penguploadan laporan kemajuan terlebih dahulu, jika tidak maka laporan

akhir dan artikel ilmiah tidak akan bisa di upload.

Caranya:

Klik salah satu tahun yang ada di kolom tahun pelaksanaan, sehingga akan

muncul identitas seperti pada gambar di bawah. Selanjutnya lakukan

pengupload laporan kemajuan telebih dahulu, kemudian laporan akhir, dan

artikel ilmiah, dengan menekan tombol Browse, sorot posisi file dan klik

tombol Upload, maka file secara otomatis di kirimkan ke server.


E. Penggunaan Anggaran

Fasilitas ini disediakan dengan tujuan untuk menginventarisasi seluruh

penggunaan anggaran yang meliputi belanja honor, belanja barang non

operasional lainnya, belanja bahan, serta belanja perjalanan.

Prosedur pengisian penggunaan fasilitas penggunaan anggaran ini adalah

sebagai berikut:

Klik salah satu tahun yang ada di kolom tahun pelaksanaan, sehingga akan

muncul identitas seperti naka ketua pelaksana, nip ketua pelaksana, dan judul

program pengabdian kepada masyarakat (lihat gambar di bawah)


Klik angka 0,00 di bawah Kolom Total (Rp), sehingga akan muncul seperti

gambar di bawah.

Klik tombol Tambahkan Item Pembelanjaan, maka akan muncul form

seperti di bawah. Isi form tersebut dari awal sampai akhir dengan terlebih

dahulu menambahkan angka 2 digit di belakang nomor bukti pembayaran,

kemudian isikan tanggal pembayaran dan pengunaannya. Selanjutnya kalau

form tersebut semua sudah disi akan muncul rincian penggunaan anggaran

pada kolom di bawahnya. Jika melakukan penghapusan dengan cara

mengklik tanda ‘-“ pada gambar disebelah kanannya. Dan jika sudah

dianggap benar, klik tombol Selesai dan Simpan, maka otomatis data

tersebut tersimpan ke dalam server.

Untuk mengisi jenis pembelanjaan yang lainnya seperti Belanja Barang Non

Operasional Lainnya, Belanja Bahan, dan Belanja Perjalanan Lainnya

lakukan langkah seperti di atas.


6. Mengunduh File Hasil Monev.

Pelaksana program P2M bisa mengunduh hasil monitoring dan evaluasi yang

dilakukan para reviewer, dengan menekan gambar printer di dalam kolom

aksi.

panduan penggunaan sim pengabdian...

Documents