1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Pendidikan tinggi diharapkan mampu menghasilkan sumber daya manusia yang

profesional terutama dalam menghadapi persaingan global. Kenyataan di

lapangan seringkali menunjukkan bahwa lulusan perguruan tinggi belum secara

optimal mengaplikasikan pengetahuan yang didapatnya dalam dunia kerja. Hal itu

disebabkan karena adanya kesenjangan antara teori yang diperoleh dengan

kenyataan dilapangan yang lebih kompleks terutama di suatu instansi dengan

sumber daya yang padat ilmu, padat teknologi dan padat karya.

Melengkapi kemampuan mahasiswa dengan pengalaman praktis di

lapangan, Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Kesehatan Masyarakat

(FKM-Unsrat) Manado menyelenggarakan Mata Kuliah Magang dengan bobot 3

SKS sebagai salah satu mata kuliah wajib dalam kurikulum Sarjana Kesehatan

Masyarakat.

Magang adalah kegiatan mandiri mahasiswa yang dilaksanakan di luar

lingkungan kampus untuk mendapatakan pengalaman kerja praktis yang

berhubungan dengan bidang ilmu kesehatan masyarakat, terutama sesuai dengan

bidang peminatannya, melalui metode observasi dan partisipasi. Kegiatan magang

dilaksanakan sesuai dengan formasi struktural dan fungsional pada instansi/unit

kerja tempat magang, baik milik pemerintah maupun swasta atau lembaga lain

yang relevan. (Anonim, 2014)

Pelayanan rumah sakit mengandalkan informasi secara intensif. Informasi

memainkan peranan vital dalam pengambilan keputusan. Sistem informasi dapat

digunakan sebagai sarana strategis untuk memberikan pelayanan yang berorientasi

pada kepuasan pelanggan. Sistem Informasi Kesehatan (SIK) atau sering disebut

Sistem Informasi Manajemen Kesehatan (SIMK) adalah satu sistem yang

menyediakan dukungan informasi bagi proses pengambilan keputusan di setiap

jenjang administrasi kesehatan.

2

Menurut Aditama Tjandra Yoga dalam bukunya Manajemen Administrasi

Rumah Sakit bahwa rekam medis sebagai salah satu bentuk sistem informasi

manajemen rumah sakit berperan penting dalam peningkatan mutu pelayanan

rumah sakit dalam beberapa aspek yaitu aspek administratif, hukum, keuangan,

riset dan edukasi, serta dokumentasi.

1.2. Tujuan Magang

1.2.1. Tujuan Umum

Mahasiswa diharapkan setelah mengikuti kegiatan magang , para peserta magang

telah mampu dan terampil dalam mengapliksikan ilmu pengetahuan dan praktik

yang diperoleh selama menempuh pendidikan di FKM Unsrat, serta memperoleh

gambaran mengenai tugas, fungsi dan tanggung jawab Sarjana Kesehatan

Masyarakat di instansi/unit kerja pemerintah maupun swasta.

1.2.2. Tujuan Khusus

1.2.2.1. Bagi Peserta Magang

Kegiatan magang mempunyai tujuan khusus bagi peserta magang yaitu sebagai

berikut:

a. Mampu mengidentifikasi dan menjelaskan tentang organisasi, sistem

manajemen. Prosedur kerja dan ruang lingkup pelayanan di Rumah Sakit.

b. Mampu mengidentifikasi masalah, merumuskan dan memberikan alternatif

pemecahan masalah (problem solving yang ada di Rumah Sakit Tingkat III

R.W. Mongisidi).

c. Mampu melakukan tindakan-tindakan standar yang umum dilaksanakan dalam

ilmu kesehatan masyarakat, ditentukan pada bidang minat yang digeluti yaitu

bidang minat epidemiologi.

d. Mampu bekerja sama dengan orang lain dalam satu tim sehingga diperoleh

manfaat bersama baik bagi peserta magang maupun instansi tempat magang.

3

1.2.2.2. Bagi Fakultas dan Tempat Magang

Kegiatan magang mempunyai tujuan khusus bagi fakultas dan instansi/tempat

magang yaitu sebagai berikut:

a. Fakultas mendapatkan masukan yang berguna untuk penyempurnaan

kurikulum dalam upaya mendekatkan diri dengan kebutuhan pasar kerja.

b. Memberikan masukan yang bermanfaat bagi Rumah Sakit Tingkat III

R.W. Mongisidi.

c. Membina dan meningkatkan kerja sama antara FKM dengan Rumah Sakit

Tingkat III R.W. Mongisidi

d. Membuka peluang kerja bagi para lulusan untuk berkarir diinstansi / unit kerja

maupun swasta.

1.3. Manfaat Magang

Kegiatan magang tentunya mempunyai manfaat baik bagi mahasiswa peserta

magang, bagi fakultas maupun instansi/tempat magang.

1.3.1. Bagi Mahasiswa

a. Mendapatkan pengalaman dan keterampilan yang berhubungan dengan bidang

ilmu kesehatan masyarakat, terutama sesuai bidang peminatan yaitu

epidemiologi.

b. Terpapar dengan kondisi dan pengalaman kerja di Rumah Sakit Tingkat III

R.W. Mongisidi

c. Mendapatkan pengalaman menggunakan metode analisis masalah yang tepat

terhadap permasalahan yang ditemukan di Rumah Sakit Tingkat III

R.W. Mongisidi

d. Memperkaya kajian dalam bidang ilmu kesehatan masyarakat terutama sesuai

bidang minat yang digeluti yaitu bidang minat epidemiologi.

e. Penemuan baru mengenai analisis permasalahan dan kiat-kiat pemecahan

masalah kesehatan.

f. Memperoleh gambaran peluang kerja bagi Sarjana Kesehatan Masyarakat.

g. Mendapatkan bahan untuk penulisan skripsi/ karya ilmiah.

4

1.3.2. Bagi Tempat Magang

a. Rumah Sakit Tingkat III R.W. Mongisdi dapat memanfaatkan tenaga terdidik

dalam membantu penyelesaian tugas-tugas yang ada sesuai kebutuhan di unit

kerja khususnya Urusan Pelayanan Medis.

b. Tempat magang mendapatkan alternatif calon pegawai/ karyawan yang telah

dikenal kualitas dan kredibilitasnya.

c. Turut berpartispasi dalam peningkatan kualitas pendidikan perguruan tinggi

dalam menciptakan lulusan yang berkualitas, terampil, dan memiliki

pengalaman kerja.

1.3.3. Bagi Fakultas

a. Laporan magang dapat menjadi salah satu bahan audit internal kualitas

pengajaran.

b. Memperkenalkan program kepada stakeholders terkait.

c. Mendapatkan masukan bagi pengembangan program.

d. Terbinanya jaringan kerjasama dengan Rumah Sakit Tingkat III

R.W. Mongisdi dalam upaya meningkatkan keterkaitan dan kesepadaan antara

substansi akademik dengan pengetahuan dan keterampilan sumber daya

manusia yang dibutuhkan dalam pembangunan kesehatan masyarakat.

1.4. Waktu dan Lokasi

Kegiatan magang berlangsung selama 3 (tiga) minggu 5 hari yang dilaksanakan

mulai tanggal 13 Januari 2014 sampai dengan 7 Februari 2014 di

Rumah Sakit Tingkat III Robert Wolter Mongisidi Manado.

5

BAB II

GAMBARAN UMUM

2.1. Analisis Situasi Umum Rumah Sakit Tingkat III R.W. Mongisidi

2.1.1. Gambaran Umum

Rumah Sakit Tingkat III Robert Wolter Mongisidi Manado merupakan rumah

sakit TNI-AD di wilayah Sulawesi Utara yang secara struktural dan teknis medis

dibawah pembinaan Denkesyah dan Kesdam VII/Wirabuana, namun dalam

operasionalnya dibawah pengendalian dan pengawasan Korem 131/Santiago.

Rumah sakit ini melayani personil TNI, Pegawai Negeri Sipil Pertahanan

Keamanan dan keluarganya diwilayah korem 131/Santiago yang terdiri dari 6

(enam) wilayah yaitu Kodim 1301/Sangir Talaud, Kodim 1309/Manado, Kodim

1302/Minahasa, Kodim 1303/Bolmong, Kodim1310/Bitung, dan Kodim

1304/Gorontalo. Berdasarkan Surat Keputusan Menteri Pertahanan dan Keamanan

nomor: KEP/23/X/1990 tanggal 18 Oktober 1990, rumah sakit TNI diperbolehkan

melayani masyarakat umum. Selain melayani komunitas militer dan sipil di

wilayah Manado dan sekitarnya, rumah sakit ini juga melayani pasien rujukan dari

wilayah Kodam VII/Wirabuana maupun dari luar Kodam seperti dari Ternate dan

Ambon.

2.1.2. Sejarah Singkat

Sejarah terbentuknya Rumah Sakit Tingkat III Robert Wolter Mongisidi Manado

melalui proses yang panjang mulai dari bentuk sederhana hingga bentuk bangunan

seperti sekarang, yakni :

a. Periode Pra Perang Kemerdekaan

Pada periode pra perang kemerdekaan di Manado didirikan Noed Zieken Zaal

oleh Belanda yang merupakan bagian kegiatan Belanda di Indonesia.

b. Periode Perang Kemerdekaan

Setelah peristiwa 14 Februari 1946, dua hari kemudian dibentuk TRISU

(Tentara Republik Indonesia Sulawesi Utara) dan dilakukan pengambil semua

6

jawatan sipil dan militer yang kemudian pada bulan Desember 1949 berubah

menjadi Militery Hospital Teling.

c. Periode Rumah SUMU

Pada tahun 1950, Militery Hospital Teling diubah menjadi Rumah Sakit

Tentara Sulawesi Utara dan Maluku Utara (SUMU).

d. Periode Rumah Sakit Komando Pasukan B

Pada periode ini Rumah Sakit SUMU berubah menjadi Rumah Sakit

Komando Pasukan B yang bertugas melakukan pemeriksaan kesehatan dan tes

kesehatan bagi calon pasukan B.

e. Periode RI – 24 Tahun 1952 – 1957

Dengan adanya perubahan nama di tingkat Komando, Rumah Sakit Komando

Pasukan B berubah nama menjadi Djawatan Kesehatan RI – 24 yang disingkat

DK – RI – 24 .

f. Periode KDM – SUT tahun 1957 – 1958

Sehubungan dengan Komando RI – 24 berubah nama menjadi KDM – SUT,

maka DK – RI – 24 berubah menjadi DK – KDM – SUT (Djawatan Kesehatan

Komando Daerah Militer Sulawesi Utara Tengah).

g. Periode tahun 1958 – 1963

Pada tanggal 16 Juni 1962, tepat HUT Kodam XIII/ Merdeka yang keempat,

dilaksanakan peletakan batu pertama untuk membangun RST Teling dan pada

tanggal 05 Oktober 1963 gedung baru diresmikan oleh Pangdam

XIII/Merdeka Kolonel Soenandar Prijosoedarmo.

h. Periode tahun 1964 – 1967

Pada tahun 1965, bangunan kamar bedah yang masih sederhana direhabilitasi

dan diresmikan oleh Menpangad Letjen TNI A. Yani.

i. Periode tahun 1969 – 1972

Pada periode ini dilakukan pembangunan gedung laboratorium, Verlor Kamar

(VK) dan bangunan bangsal E, F dan G yang diresmikan oleh Pangdam

XIII/Merdeka Brigjen Wijoyo Soejono tahun 1971.

7

j. Periode 1972 – 1985

Berdasarkan surat keputusan Menhankam Pangab nomor : Skep/151/1973

rumah sakit Dam XIII/Merdeka menjadi Rumah Sakit Integrated Use.

k. Periode 1985 – sekarang

Dalam rangka likuidasi Kodam XIII/Merdeka menjadi Kodam VII/Wirabuana,

rumah sakit ini berubah menjadi Rumkit Tingkat. III 07.06.01 Manado.

Perubahan nama Rumah Sakit Rumkit Tingkat III 07.06.01 Manado

berdasarkan Surat Pangdam VII/Wirabuana Nomor : B/1401/XI/2007 tentang

persetujuan memakai nama Rumah Sakit Robert Wolter Mongisidi Manado.

2.1.3. Keadaan Geografi

Rumah Sakit Tingkat III R. W. Mongisidi Manado terletak di pusat kota Manado

di Jl. 14 Februari Teling Bawah, Kotamadya Manado, Provinsi Sulawesi Utara.

Rumah sakit TNI – AD Teling Manado ini berdiri diatas lahan seluas ± 107.885

m2 dengan luas bangunan keseluruhan ± 10.085 m2, luas bangunan lantai 1 ±

8.570 dan luas lantai bangunan bertingkat ± 1.515 m2. Rumah sakit ini memiliki

batas-batas wilayah sebagai berikut:

a. Utara : Perumahan penduduk

b. Selatan : Asrama gabungan TNI – AD

c. Timur : Mako Yonif 712/Wiratama

d. Barat : Perumahan penduduk

2.1.4. Falsafah dan Motto

Falsafah Rumah Sakit Tingkat III R.W. Mongisidi adalah “Tumou Tou” yang

artinya mensejahterahkan orang lain, sedangkan motto Rumah Sakit Tingkat III

R.W. Mongisidi Manado adalah “Setia Hingga Akhir”

1. Senyum, Sapa, Sopan, Santun

2. Empathy, Efektif, Efisien dalam Pelayanan

3. Tulus, Terampil dan Tanggap atas keluhan dan kebutuhan pelanggan

4. Ikhlas dalam pelayanan

5. Aman, Akurat dalam pengelolaan Rumah Sakit

8

6. Hati nurani sebagai andalan utama

7. Indah dan rapih

8. Nyaman dan bersih

9. Gagah dan perkasa

10. Gesit dan terampil dalam pelayanan

11. Aktif dan antusias

12. Akrab dan aman dalam bertindak sesuai standar pelayanan dan keselamatan

kerja

13. Kepentingan pelanggan/pasien diutamakan

14. Handal dalam pelayanan

15. Inovatif, intensif dalam pencapaian tugas

16. Ramah dalam melayani

2.1.5 Visi dan Misi

Visi dan misi Rumah Sakit Tingkat III R.W.Mongisidi Manado adalah sebagai

berikut:

1. Visi

Menjadi rumah sakit trauma center di kawasan Indonesia Timur

2. Misi:

a. Tertib administrasi, manajemen dan rekam medis

b. Pelayanan medis yang optimal

c. Pelayanan gawat darurat yang handal

d. Pelayanan perawatan yang professional

e. Keselamatan pasien yang prima

2.1.6. Tujuan

Tujuan rumah sakit Rumah Sakit Tingkat III R.W. Mongisidi adalah menjadi

rumah sakit kebanggaan prajurit dan pegawai negeri sipil beserta keluarganya di

wilayah Korem131/Santiago dan masyarakat umum.

9

2.1.7. Fasilitas Pelayanan Kesehatan

Fasilitas pelayanan di Rumah Sakit Tingkat III R.W. Mongisidi adalah sebagai

berikut:

1. Instalasi Rawat Jalan

Instalasi rawat jalan meliputi poliklinik umum, poliklinik interna, poliklinik

bedah, poliklinik mata, poliklinik THT, poliklinik anak, poliklinik KIA dan

KB, poliklinik obstetri dan ginekologi, poliklinik VCT (Voluntary Counseling

Test)/TB – Paru, Unit Gawat Darurat (UGD) 1 x 24 jam, radiologi dan ESWL

(Extracorporeal Shock Wave Lithotripsy).

2. Instalasi Rawat Inap

Ruang rawat terdiri dari perawatan bedah, perawatan penyakit dalam,

perawatan kebidanan dan kandungan, perawatan anak, Intensive Care Unit

(ICU), kamar bersalin dan kamar operasi. Kelas perawatan pada instalasi

rawat inap terdiri dari perawatan UGD, VVIP, VIP A dan VIP B, Wisma kelas

I/II/III, IMC dan Cendana, ICU, Melati (G), Dahlia (Anak), OK (Kamar

Operasi), Flamboyan (EF) dan VK.

3. Instalasi Penunjang Diagnostik

a. Laboratorium

Jenis pemeriksaan laboratorium terdiri dari pemeriksaan darah rutin, kimia

darah, parasitologi, feses, imunoserologi endokrinologi, enzim, elektrolit,

mikrobiologi, analisa cairan tubuh, urinalisis dan pap smear.

b. Radiologi

Jenis pemeriksaan radiologi terdiri dari general X-Ray, USG, CT – Scan

dan MRI

c. Pelayanan penunjang berupa farmasi

4. Bagian Administrasi

Bagian administrasi terdiri dari administrasi kesehatan, administrasi umum

dan bendahara.

10

5. Instalasi Pengelolaan Air Limbah (IPAL) dan Insenerator

IPAL digunakan untuk pengelolaan limbah padat infeksius dan sitotoksik.

Untuk sampah medis atau alat kesehatan digunakan sistem

insenerator/pembakaran. Pemeriksaan fisika dan kimia limbah rumah sakit

diperiksa setiap 6 bulan sekali dengan parameter antara lain fisika meliputi

suhu, dan kimia meliputi pH, BOD, COD, TSS, NH3, PO4. Dengan mengacu

pada KEP–58/MENLH/12/1995.

6. Ruangan penunjang

Ruang penunjang meliputi dapur, laundry dan kamar jenazah

7. Kendaraan

Ada dua kendaraan Ambulans yaitu 1 buah kendaraan Kijang bantuan dari

Mabes TNI dan 1 buah ambulans Mitsubishi bantuan dari Gubernur KDH Tk I

Sulawesi Utara. Untuk pengangkutan jenazah karena rumah sakit tidak

mempunyai kendaraan kereta jenazah, maka pengangkutan dilakukan oleh

kereta jenazah kerjasama dengan perusahaan swasta.

2.1.8. Sumber Daya Manusia

Sumber daya manusia Rumah Sakit TNI – AD terbagi 3 kategori yaitu militer,

pegawai negeri sipil (PNS) dan karyawan honorer dengan tingkat pendidikan

tenaga kesehatan dan non tenaga kesehatan. Jumlah personil menurut kategori

yaitu:

a. Militer sebanyak 34 orang

b. PNS sebanyak 27 orang

c. Honorer sebanyak 264 orang

Kualitas Sumber Daya Manusia tenaga kesehatan berdasarkan tingkat

pendidikan, 15 % sudah merupakan lulusan D.III Keperawatan. Jumlah tenaga

yang ada di Rumah Sakit Tingkat III R.W. Mongisidi dapat dilihat pada tabel 1.

11

Tabel 1. Jumlah Tenaga Kerja di Rumah Sakit Tingkat III R.W. Mongisidi

2.1.9. Struktur Organisasi

Struktur organisasi Rumah Sakit Tingkat III R.W. Mongisidi dapat dilihat pada

gambar 1.

Gambar 1. Struktur Organisasi Rumah Sakit Tingkat III R.W. Mongisidi

No Jenis Tenaga Status Kepegawaian

Jumlah Militer PNS Honor Konsulen Tamu

1. Medis :

a. Dokter umum b. Spesialis

c. Dokter gigi

2 3

1

3

16 3

2

7

41

21 54

3 2. Perawat:

a. Spk

b. D.III c. S.I profesi

3

8 3

4

6 4

27

96 21

34

110 28

3. Diploma 4 23 27 4. Sarjana Umum 3 1 2 6

5. SD/SMP/SMA 11 5 76 92

Total 34 27 264 7 41 375

12

2.2. Analisis Situasi Khusus Urusan Pelayanan Medis

2.2.1. Gambaran Umum

Salah satu yang tidak dapat dipisahkan dari sebuah rumah sakit adalah bagian

Urusan Pelayanan Medis (Uryanmed). Uryanmed bertanggung jawab terhadap

pendaftaran, administrasi umum dan rekam medik. Uryanmed merupakan unsur

penunjang pelayanan kesehatan di Rumah Sakit Tingkat III R.W. Mongisidi

Manado.

Urusan pelayanan medis tidak lepas kaitannya dengan tempat

penyimpanan berkas rekam medis (status pasien). Bagian Uryanmed di

Rumah Sakit Tingkat III R.W. Mongisidi terdiri dari empat ruangan yaitu ruang

pendaftaran pasien umum, ruang pendaftaran pasien anggota, ruang penyimpanan

berkas/status pasien dan ruang pengolahan data seperti surat keterangan medis dan

rekapituasi pasien rawat inap dan rawat jalan.

2.2.2. Sumber Daya Manusia

Sumber daya manusia urusan pelayanan medis dapat dilihat dari jumlah tenaga

kerja di urusan pelayanan medis.

Tabel 2. Jumlah Tenaga Kerja di Urusan Pelayanan Medis

No. Kualifikasi Jumlah

1. Sarjana 1

2. Diploma 1

3. SMA/STM 13

4. SMP 0

5. SD 0

Jumlah 15

13

2.2.3. Struktur Organisasi

Struktur organisasi Urusan Pelayanan Medis di Rumah Sakit Tingkat III R.W.

Mongisidi dapat dilihat pada gambar 2.

Gambar 2. Struktur Organisasi Urusan Pelayanan Medis

2.2.4. Tugas Pokok dan Fungsi

Tugas pokok dan fungsi organisasi urusan pelayanan medis dapat diuraikan

sebagai berikut:

1. Kepala Urusan Pelayanan Medis

Kepala Urusan Pelayanan Medis bertanggung jawab kepada kepala rumah sakit

dan menerima laporan dari rawat inap dan rawat jalan. Kepala urusan

pelayanan medis membawahi:

a. Petugas Tempat Pendaftaran Pasien

b. Petugas Koding dan indexing

c. Petugas pembuat surat keterangan medis

d. Petugas Asembling dan analising

e. Petugas penyimpanan (filing) dan pendistribusian berkas Rekam Medis

14

f. Petugas Pelaporan

g. Petugas Administrasi umum

Tugas Pokok yaitu mengawasi dan mengendalikan kegiatan pelayanan

kesehatan di urusan pelayanan medis. Uraian tugas kepala urusan pelayanan

medis adalah sebagai berikut:

a. Merencanakan jumlah dan kategori tenaga uryanmed sesuai dengan

kebutuhan.

b. Merencanakan jumlah dan jenis peralatan yang diperlukan.

c. Merencanakan jenis kegiatan yang akan diselenggarakan sesuai dengan

kebutuhan.

d. Mengkoorganisasikan seluruh kegiatan pelayanan medis dengan bekerja

sama dengan berbagai pihak yang terkait.

e. Melaksanakan pertemuan berkala

f. Menyusun permintaan rutin meliputi kebutuhan alat, kertas dan buku lain

yang diperlukan.

2. Petugas tempat pendaftaran pasien

Petugas tempat pendaftaran pasien bertanggung jawab terhadap pelayanan di

tempat pendaftaran pasien kepada kepala urusan pelayanan medis. Tugas

pokok petugas tempat pendaftaran pasien yaitu melaksanakan kegiatan

pelayanan pendaftaran penerimaan pasien rawat jalan, rawat inap, dan UGD

untuk pembagian pasien anggota milter, pasien asuransi dan pasien umum.

Uraian tugas bagi petugas tempat pendaftaran pasien adalah sebagai berikut:

a. Setiap pasien diterima di tempat pendaftaran pasien dan akan diwawancarai

serta menulis identitasnya

b. Memasukkan identitas pasien kedalam komputer

c. Setiap pasien baru akan memperoleh nomor rekam medis

d. Membuat kartu berobat pasien.

e. Melaporkan hasil kerja dan permasalahannya kepada kepala uryanmed

15

3. Petugas pembuat surat keterangan medis

Petugas pembuat surat keterangan medis bertanggung jawab terhadap

pembuatan surat keterangan medis seperti surat kelahiran, surat kematian, surat

lepas perawatan, dan lain-lain dan bertanggung jawab kepada kepala urusan

pelayanan medis. Tugas pokok yaitu membuat surat keterangan medis dan

meminta persetujuan kepala rumah sakit untuk ditandatangani dan memberi

cap kepala rumah sakit di bagian tata usaha dan urusan dalam (TUUD).

Uraian tugas bagi petugas pembuat surat keterangan medis adalah

sebagai berikut:

a. Membuat surat keterangan medis

b. Mencatat pada buku laporan keterangan medis seperti buku BLP (buku lepas

perawatan) dan lain-lain

c. Memberi nomor surat

d. Meminta penandatanganan kepala rumah sakit untuk surat keterangan medis

dan mencap kepala di bagian Tata Usaha Dan Urusan Dalam (TUUD)

e. Meminta administrasi pembuatan surat keterangan medis

4. Petugas pemberi kode (coding) rekam medis

Petugas pemberi kode rekam medis bertanggung jawab terhadap pelaksanaan

pemberian kode (coding) rekam medis kepada kepala urusan pelayanan medis.

tugas pokok yaitu memberikan kode pada rekam medis sesuai dengan petunjuk

buku ICD – X baik itu penyakit, gejala, cedera maupun faktor-faktor yang

mempengaruhi kesehatan dan petunjuk buku ICD IX.

5. Petugas Asembling dan analising

Petugas asembiling dan analising bertanggung jawab terhadap pelaksanaan

assembling dan analising rekam medis kepada kepala urusan pelayanan medis.

Tugas pokok petugas assembling dan analising adalah:

a. Merakit formulir- formulir rekam medis menjadi dokumen .

b. Memeriksa kelengkapan berkas rekam medis yang akan digunakan.

c. Memeriksa kelengkapan dan keterlambatan rekam medis yang sudah

digunakan

d. Memisahkan rekam medis yang lengkap dengan yang tidak lengkap

16

Uraian tugas bagi petugas assembling dan analising adalah sebagai

berikut:

a. Menyusun atau merakit formulir – formulir menjadi dokumen rekam medis

b. Menerima pengembalian dokumen rekam medis yang sudah digunakan

c. Melakukan pemeriksaan kelengkapan rekam medis rawat inap dan rawat

jalan sehingga dapat dipisahkan antara yang lengkap dan tidak lengkap.

a. Rekam medis yang tidak lengkap dikembalikan ke unit yang bertanggung

jawab untuk dilengkapi dan harus dikembalikan kembali paling lambat 2 x

24 jam

b. Menyerahkan rekam medis yang lengkap kepada petugas kooding untuk

diberi kode sesuai dengan petunjuk buku ICD – X.

6. Petugas penyimpanan (filing) dan pendistribusian berkas rekam medis

Petugas penyimpanan dan pendistribusian berkas rekam medis bertanggung

jawab terhadap kegiatan filing dan pendistribusian rekam medis kepada kepala

urusan pelayanan medis. Tugas pokok petugas penyimpanan dan

pendistribusian berkas rekam medis adalah sebagai berikut:

a. Mengambil rekam medis dari rak penyimpanan rekam medis untuk

digunakan sesuai dengan kebutuhan.

b. Mengantarkan rekam medis ke bagian atau unit yang membutuhkan rekam

medis

c. Mengambil kembali rekam medis yang sudah digunakan.

d. Memasukkan kembali rekam medis yang sudah digunakan kedalam rak

penyimpanan rekam medis

Uraian tugas bagi petugas penyimpanan dan pendistribusian berkas

rekam medis adalah sebagai berikut:

a. mengambil rekam medis dari rak penyimpanan rekam medis untuk

digunakan sesuai dengan kebutuhan

b. mengantarkan rekam medis ke bagian atau unit yang membutuhkan rekam

medis dan mengambil kembali rekam medis yang sudah digunakan

c. memasukkan kembali rekam medis yang sudah digunakan kedalam rak

penyimpanan rekam medis

17

d. melayani peminjaman/mengekspedisi peminjaman rekam medis

e. melaksanakan penyisiran dokumen rekam medis secara periodik

f. melakukan penyusutan dokumen yang tidak aktif ke rak tempat

penyimpanan dokumen rekam medis non aktif

g. Menggabungkan dokumen rekam medis lama dan baru ke dalam satu map

h. Membantu dalam pemusnahan dokumen rekam medis

7. Petugas pelaporan

Petugas pelaporan bertanggung jawab terhadap pembuat pelaporan kepada

kepala urusan pelayanan medis. Tugas pokok petugas pelaporan yaitu

membuat dan mengirim laporan RL.1 sampai dengan RL. 6, melakukan surat

menyurat (Korespondensi) rekam medis sesuai dengan kebutuhan.

Uraian tugas bagi petugas pelaporan adalah sebagai berikut:

a. Menerima sensus bulanan dan merekap dalam RP. 1.

b. Menerima dan mengirim laporan individual pasien Rl. 1.2, 2.3 ke Depkes

c. Melaporkan data penyakit malaria dan data kematian ke Dinkes

d. Melaporkan data penyakit TB paru ke Denkesyah

e. Membuat laporan indikator rumah sakit (BOR, LOS, TOI, BTO, NDR dan

GDR) setiap bulan dengan menampilkan grafik Barber Johson per tahun

f. Membuat laporan urutan sepuluh penyakit paling menonjol

g. Menyusun laporan berdasarkan RP. 1 dan RL.2a, 2b, 2a1, 2b1, 3, 4, 5

h. Memintakan tanda tangan kepala urusan pelayanan medis untuk laporan

laporan tersebut

i. Mengirim laporan-laporan tersebut ke Dinkes dan Denkesyah

j. Mengarsipkan laporan-laporan tersebut

18

BAB III

HASIL KEGIATAN

3.1. Uraian Kegiatan

Kegiatan magang dilaksanakan selama 4 minggu di Rumah Sakit Tingkat III

R.W. Mongisidi Manado dimulai pada tanggal 13 Januari 2014 sampai dengan 7

Februari 2014, sesuai dengan surat permohonan izin magang mahasiswa Fakultas

Kesehatan Masyarakat Universitas Sam Ratulangi Manado. Dalam pelaksanaan

magang ini penulis ditempatkan di instalasi Urusan Pelayanan Medis (Uryanmed).

Secara umum kegiatan yang dilakukan selama kegiatan magang adalah sebagai

berikut:

1. Melapor pada Kepala Rumah Sakit Rumah Sakit Tingkat III R.W. Mongisidi

melalui Kepala Tata Usaha dan Urusan Dalam (TUUD) dan Dosen

Pembimbing Lapangan

2. Pembimbingan tentang pembagian area kerja, orientasi dan observasi serta

konsultasi dengan kepala ruangan tentang tupoksi kerja

3. Orientasi dan observasi berikutnya di bagian urusan pelayanan medis serta

bagiannya

Kegiatan penunjang yang dilakukan yaitu :

1. Menganalisis situasi umum melalui profil rumah sakit

2. Menganalisis situasi khusus melalui wawancara dengan petugas Urusan

Pelayanan Medis dan melakukan observasi di bagian Urusan Pelayanan Medis

3. Melakukan konsultasi dan pembimbingan dengan dosen pembimbing lapangan

tentang pembuatan laporan magang, masalah yang ditemukan dan alternatif

pemecahan masalah

4. Membantu pelaksanaan kegiatan harian di bagian urusan pelayanan medis

19

3.2. Identifikasi Masalah

Masalah yang didapatkan selama kegiatan magang adalah belum optimalnya

manajemen berkas rekam medis di Rumah Sakit Tingkat III R.W. Mongisidi.

Dalam hal ini, belum optimalnya susunan berkas rekam medis dikarenakan masih

ada berkas yang masih tercecer, hilang ataupun tergandakan pada tempat

penyimpanan rekam medis yang masih digunakan secara manual di Rumah Sakit

Tingkat III Robert Wolter Mongisidi.

Masalah yang didapat dapat digambarkan menggunakan metode fishbone

yang ditemukan oleh ilmuan Jepang yang bernama Kaori Ishikawa, metode ini

juga sering disebut diagram Ishikawa sesuai dengan nama penemunya.

Gambar 3. Diagram Fishbone

A. Manusia

1. Kurangnya tenaga di bagian urusan pelayanan medis (Uryanmed)

2. Penempatan sumber daya manusia belum sesuai latar belakang pendidikan

3. Kurangnya pelatihan sumber daya manusia di bidang pelayanan medis

khususnya bidang rekam medis

B. Metode

1. Pengelolaan manajemen sistem informasi berkas rekam medis masih

manual

Belum

optimalnya

pengaturan

berkas

rekam

medik

C.Uang A.Manusia

D.Materi B.Metode

A1

A3

A2

B1

C1

C2

D2

D3

D1

20

C. Uang

1. Tidak tersedianya dana untuk pelatihan di rekam medik

2. Kurangnya anggaran khusus untuk pelaksanaan pelatihan pada urusan

pelayanan medis

D. Materi

1. Masih kurangnya sarana komputer

2. Tempat penyimpanan berkas yang masih sedikit

3. Ruang penyimpanan berkas yang kurang luas

3.3. Alternatif Pemecahan Masalah

Berdasarkan masalah yang ada, maka alternatif pemecahan masalah adalah

sebagai berikut :

1. Penempatan Sumber Daya Manusia (SDM) pada suatu jabatan ataupun posisi,

disesuaikan dengan latar belakang pendidikan dan tugas serta tanggung

jawabnya pada bidang urusan pelayanan medis.

2. Penambahan Sumber Daya Manusia (SDM) dengan kemampuan di bidang

rekam medis khususnya tenaga diploma ataupun strata 1 bagian urusan

pelayanan medis.

3. Pelaksanaan orientasi dan pelatihan bagi seluruh staf dibagian urusan

pelayanan medis agar dapat lebih memahami tugas dan tanggung jawabnya

masing-masing, agar semua kegiatan pelaksanaan yang ada dapat berjalan

dengan efektif.

4. Mengoptimalkan sistem informasi manajemen dan berkas rekam medis dalam

hal ini sistem komputerisasi di urusan pelayanan medis yang membutuhkan

khususnya rekam medis.

5. Menambahkan fasilitas yang ada dalam bagian urusan pelayanan medis seperti

ruangan tempat penyimpanan berkas rekam medis, rak tempat penyimpanan

berkas rekam medis juga pendingin ruangan pada tempat penyimpanan.

21

3.4. Kontribusi Bagi Instansi dan Peserta Magang

3.4.1. Kontribusi Bagi Instansi

Kontribusi kegiatan magang bagi instansi Rumah Sakit Tingkat III

R.W. Mongisidi adalah:

1. Mendapatkan masukan yang bermanfaat dalam melakukan tindakan atau

perubahan dalam pelayanan kepada masyarakat

2. Mendapatkan alternatif pemecahan masalah yang ada khususnya mengenai

manajemen berkas rekam medis.

3. Terciptanya kerjasama yang saling menguntungkan antara Rumah Sakit

Tingkat III R.W. Mongisidi dan mahasiswa dimana instansi dapat

memanfaatkan mahasiswa dalam memberikan saran dan masukan guna

meningkatkan kinerja pelayanan medis melalui peningkatan manajemen berkas

rekam medis di Rumah Sakit Tingkat III R.W. Mongisidi

4. Terjalin hubungan yang baik antara Rumah Sakit Tingkat III R.W. Mongisidi

dengan Fakultas Kesehatan Masyarakat dimana nantinya instansi dapat

memanfaatkan mahasiswa magang setiap tahunnya melalui kerjasama dengan

Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Sam Ratulangi

3.4.2. Kontribusi Bagi Peserta Magang

Kontribusi kegiatan magang bagi peserta magang adalah:

1. Meningkatkan kemampuan dalam mengidentifikasi prosedur kerja di

Rumah Sakit Tingkat III R.W. Mongisidi

2. Meningkatkan kemampuan mengidentifikasi masalah, merumuskan dan

memberi alternatif pemecahan masalah

3. Mendapatkan pengalaman dan keterampilan kerja dalam bidang epidemiologi

4. Memperkaya kajian dalam bidang epidemiologi rumah sakit

5. Mendapatkan bahan untuk penulisan karya ilmiah dan skripsi

22

BAB IV

PEMBAHASAN

4.1. Manajemen Berkas Rekam Medik di Rumah Sakit Tingkat III

R.W. Mongisidi

Permasalahan yang didapat pada pengaturan berkas rekam medis di Rumah Sakit

Tingkat III R.W. Mongisidi adalah belum optimalnya susunan berkas rekam

medis dikarenakan masih ada berkas yang masih tercecer, hilang ataupun

tergandakan pada tempat penyimpanan rekam medis yang masih digunakan secara

manual.

Kurangnya sumber daya manusia khususnya pada urusan pelayanan medis

di Rumah Sakit Tingkat III R.W. Mongisidi terutama tenaga diploma dan strata 1

rekam medis. Jumlah ketenagaan pada urusan pelayanan medis adalah 15 orang, 1

orang diploma rekam medik, 1 orang sarjana ekonomi, sedangkan 13 orang

lainnya adalah SMA. Dengan demikian, diperlukan penempatan Sumber Daya

Manusia (SDM) pada suatu jabatan ataupun posisi, disesuaikan dengan latar

belakang pendidikan dan tugas serta tanggung jawabnya pada bidang rekam

medis.

Pengelolaan rekam medis membutuhkan Sumber Daya Manusia (SDM)

yang baik. Petugas atau pegawai rekam medis pada setiap rumah sakit diharapkan

adalah orang-orang yang mampu mengelola rekam medis baik fisik maupun isi

daripada rekam medis. Pegawai atau unit rekam medis merupakan unit vital dalam

pengelolaan, pemeliharaan, pelayanan, serta sampai proses pemusnahan rekam

medis. Pegawai rekam medis diharapkan dapat mengontrol siklus daripada rekam

medis yang merupakan milik dari setiap pasien rumah sakit tersebut.

(Zalukhu,2010)

Menurut Keputusan MenKes No.377/Menkes/SK/III/2007, seorang

pegawai rekam medis harus memiliki kualifikasi pendidikan sebagai berikut :

a. Diploma 3 (D3) Rekam Medis dan Informasi Kesehatan yang ditempuh

selama 6 semester, dengan gelar Ahli Madya.

23

b. Diploma 4 (D4) Manajemen Informasi Kesehatan yang ditempuh selama 8

semester, dengan gelar Sarjana Sains Terapan MIK.

c. Strata 1 (S1) Manajemen Informasi Kesehatan yang di tempuh selama 8

semester, dengan gelar Sarjana Manajemen Informasi Kesehatan.

d. Strata 2 (S2) Manajemen Informasi Kesehatan yang ditempuh selama 4

semester, dengan gelar Megister Manajemen Informasi Kesehatan.

Sistem informasi manajemen dan penyimpanan berkas rekam medis di

Rumah Sakit Tingkat III R.W. Mongisidi masih bersifat manual dan belum

terkomputerisasi secara keseluruhan, untuk itu perlu mengoptimalkan sistem

informasi manajemen dan berkas rekam medis dalam hal ini sistem komputerisasi

di urusan pelayanan medis yang membutuhkan khususnya rekam medis.

Melihat begitu pentingnya suatu rekam medis, perlu adanya pengelolaan

yang baik dan benar untuk mencapai keberhasilan tertib administrasi dalam

peningkatan mutu pelayanan rumah sakit kepada masyarakat. Dalam hal ini

rumah sakit bertanggung jawab untuk melindungi data yang ada di dalam rekam

medis terhadap kemungkinan hilangnya keterangan atau pemalsuan data yang ada

di dalamnya ataupun digunakan oleh orang yang tidak berhak, serta tidak boleh

dibawa keluar dari rumah sakit kecuali permintaan pengadilan dengan izin tertulis

dari kepala rumah sakit tersebut. (Zalukhu,2010)

Kurangnya pelaksanaan orientasi dan pelatihan bagi seluruh staf dibagian

pelayanan medis rumah sakit yang menitikberatkan pada keterampilan dan

motivasi kerja petugas pelayanan medis. Faktor lain yang mempengaruhi

kelengkapan berkas rekam medik adalah kurangnya fasilitas yang ada dalam

bagian urusan pelayanan medis Rumah Sakit Tingkat III R.W. Mongisidi seperti

ruangan tempat penyimpanan berkas rekam medis, rak tempat penyimpanan

berkas rekam medis, pendingin ruangan pada tempat penyimpanan dan komputer

pada tempat pendaftaran dan pembuatan laporan.

Ruangan penyimpanan berkas harus dijaga kelembabannya agar tetap

kering. Agar ruangan tidak terlalu lembab perlu diatur berkisar 650-750 F

(180-240 C). Penggunaan pendingin ruangan berupa AC dapat mengurangi debu

dalam ruangan. Tempat penyimpanan yang baik, penerangan yang baik,

24

pengaturan suhu ruangan, pemeliharaan ruangan, perhatian terhadap faktor

keselamatan petugas, bagi suatu ruangan penyimpanan rekam medis sangat

membantu memelihara dan mendorong kegairahan kerja, motivasi dan

produktivitas pegawai. Penerangan atau lampu yang baik, menghindari kelelahan

penglihatan petugas. Perlu diperhatikan pengaturan suhu ruangan, kelembaban,

pencegahan debu dan pencegahan bahaya kebakaran. (Zalukhu,2010)

Ketidaklengkapan dokumen/berkas rekam medis menjadi salah satu

masalah karena rekam medis seringkali merupakan satu-satunya catatan yang

dapat memberikan informasi secara terperinci tentang apa yang sudah terjadi

selama pasien dirawat atau selepas pasien mendapat pelayanan medis di rumah

sakit Tentara Angkatan Darat ini.

Manajemen berkas rekam medik di Rumah Sakit Tingkat III R.W.

Mongisidi dimulai dengan pengisian berkas rekam medik berupa pengisian

format catatan pasien hingga rekapitulasi berkas rekam medis yang dibutuhkan.

Aspek manajemen yang ada di Rumah Sakit Tingkat III R.W. Mongisidi ditinjau

dari fungsi manajemen menurut George Terry yaitu:

1. Perencanaan

Perencanaan berkas rekam medik meliputi ketersediaan material berkas rekam

medik.

2. Pengorganisasian

Pengorganisasian berkas rekam medik meliputi pembagian petugas

kesehatan/petugas pelayanan medis dalam pengisian, pengaturan, pelaporan

dan penyimpanan berkas rekam medik.

3. Pelaksanaan

Pelaksanaan berkas rekam medik meliputi pengisian, pengaturan, pelaporan

dan penyimpanan berkas rekam medik yang dilakukan oleh petugas

kesehatan/petugas pelayanan medis.

4. Penilaian atau evaluasi

Rekapitulasi berkas rekam medis atau pelaporan dari berkas rekam medik yang

meliputi jumlah kunjungan pasien rawat inap, rawat jalan dan rawat darurat,

jenis penyakit menonjol, tagihan jaminan kesehatan dan obat-obatan.

25

Fungsi manajemen ini dibutuhkan untuk kebutuhan sumber daya seperti

tenaga pelayanan medis dan fasilitas pelayanan medis agar pelayanan yang

diberikan dapat optimal dan memuaskan pelanggan.

Pengelolaan berkas rekam medik di Rumah Sakit Tingkat III

R.W. Mongisidi terus menerus dilakukan. Status atau kartu rekam medik yang

telah digunakan oleh pasien biasanya kembali ke ruang uryanmed untuk dilakukan

pengaturan berkas yang meliputi assembling dan koding. Setelah diolah melalui

sistem pelaporan, berkas rekam medik disimpan dalam ruang penyimpanan

berkas. Jika pasien yang sama datang kembali untuk menerima pelayanan medis

maka status atau kartu rekam medisnya dapat dipergunakan kembali.

4.2. Pelayanan Medis di Rumah Sakit

Pelayanan medis di rumah sakit merupakan satu ciri pokok yang sudah pasti akan

menjadi andalan, maka data pelayanan yang harus diolah agar dapat : “berbicara

dan menggambarkan” keadaaan pelayanan medis yang lebih komunikatif. Data

yang ada jangan hanya berderat, tetapi akan dapat diolah menjadi informasi yang

dapat dimanfaatkan oleh manajer rumah sakit dalam mengambil keputusan. Selain

itu data dari pelayanan medis dalam bentuk rekam medis, begitu banyak jenisnya

dan begitu besar jumlahnya. Sehingga perlu dipilih beberapa yang memang

relevan digunakan dalam pengambilan keputusan oleh manajer. (Sabarguna,2005)

Beberapa tujuan sistem informasi manajemen rumah sakit yang perlu,

diantaranya adalah informasi yang digunakan dalam rangka evaluasi program dan

tentunya akan terkait pula dengan informasi untuk perencanaan program. Sistem

informasi untuk perencanaan dan evaluasi program dapat diambil pada bidang

pelayanan medis yang kecenderungannya dengan lebih siap, artinya rumah sakit

dapat mempersiapkan pelayanan pada waktunya dibutuhkan. (Sabarguna,2005)

Pada dasarnya pelayanan rumah sakit terbagi atas pelayanan medis dan

pelayanan non medis. Pelayanan medis terkait dengan pasien untuk upaya

kesehatan, baik promotif, preventif, terapi atau rehabilitasi. Sedangkan pelayanan

non medis berhubungan dengan kebutuhan umum pasien seperti, ruangan,

tanaman dan makanan lainnya. (Sabarguna,2005)

26

Masukan (input) adalah data dari rekam medis yang dicatat pada tiap

bulannya, untuk kepentingan manajemen puncak tentunya data global, diambil

dari register atau laporan bulanan. Proses yang dikerjakan dalam bentuk tabulasi

maupun grafik. Keluaran yang terjadi berupa tabel dan grafik informasi data

pelayanan bila dilihat dari nilainya dari yang terbesar hingga terkecil;

perkembangannya (naik atau turun) serta kecenderungannya (membaik atau

memburuk). (Sabarguna,2005)

Pelayanan medis di Rumah Sakit Tingkat III R.W. Mongisidi Manado

masih secara manual diambil dari laporan harian, bulanan, triwulan, trimester dan

tahunan. Proses yang dikerjakan berdasarkan alur kerja rekam medis, mulai dari

pendaftaran, poliklinik/UGD yang dituju, pengisian berkas rekam medis,

assembling, koding, pelaporan data hingga penyimpanan berkas rekam medik dan

juga pembuatan surat keterangan medis berupa surat kelahiran, surat kematian,

surat keterangan pasien pulang, surat keterangan pasien masuk (rawat inap), dan

lainnya. Untuk lebih lengkapnya dapat dilihat gambar 4. Berkas rekam medis

dibuat untuk menunjang tercapainya tertib administrasi dalam upaya peningkatan

mutu pelayanan kesehatan di rumah sakit Tentara Angkatan Darat ini. Untuk

mencapai tujuan tersebut maka dalam pengisian atau pencatatan rekam medis di

rumah sakit dilakukan oleh dokter dan perawat mengenai hasil kegiatan medis

yang telah dilakukan, untuk itu di dalam pelaksanaan pengisian dan pencatatan

dokumen rekam medis haruslah diisi dengan lengkap sehingga dapat

menghasilkan informasi yang akurat dan berkesinambungan.

27

Gambar 4. Alur Kerja Rekam Medik

28

4.3. Rekam Medik

4.3.1. Pengertian Rekam Medik

Lima area data statistik kesehatan yang umumnya digunakan dalam epidemiologi

adalah laporan penyakit menular, catatan klinis dan catatan medis rumah sakit,

catatan perusahan dan lembaga, survei kesehatan dan penyakit, serta observasi

berkelanjutan terhadap insidensi kesakitan di dalam masyarakat. (Timmreck,

2001)

Catatan medis rumah sakit dan klinik tampak seperti sumber data penyakit

yang reliable. Akan tetapi, hal ini tidak selalu benar. Data dari catatan rekam

medis bisa menjadi bias. Data catatan medis dari praktik dokter swasta atau klinik

kecil hanya sedikit yang digunakan oleh ahli epidemiologi. Pada kenyataanya,

catatan tersebut mungkin justru merupakan sumber data kesakitan yang cukup

besar yang belum dimanfaatkan. Upaya untuk mendapatkan catatan medis

merupakan upaya yang penuh halangan, cara mendapatkannya sering kali harus

dilakukan secara manual karena tidak ada database yang tersedia dan cukup baik

dari praktik dokter swasta. Keterbatasan dana juga menjadi salah satu penghalang

karena tidak seorangpun bersedia mendanai pengumpulan data secara besar-

besaran dari catatan medis yang ada pada semua praktik dokter swasta.

(Sabarguna, 2004)

Rekam medik adalah keterangan baik tertulis maupun terekam tentang

identitas, anamneses, pemeriksaan fisik, laboratorium, diagnosa segala pelayanan

dan tindakan medik yang diberikan kepada pasien dan pengobatan baik yang

rawat inap, rawat jalan maupun yang mendapat pelayanan gawat darurat.

(Sabarguna, 2004)

Rekam medik rumah sakit merupakan komponen penting dalam

pelaksanaan kegiatan manajemen rumah sakit. Rekam medik rumah sakit harus

mampu menyajikan informasi lengkap tentang proses pelayanan medis dan di

rumah sakit, baik di masa lalu, masa kini maupun perkiraan dimasa datang tentang

apa yang akan terjadi. Aspek hukum peraturan Menteri Kesehatan (Permenkes) RI

No. 749a/Menkes/Per.XII/1989 tentang pengisian Rekam Medis dapat

memberikan sanksi hukum bagi Rumah Sakit atau petugas kesehatan yang

29

melalaikan, dan berbuat khilaf dalam pengisian lembar-lembar rekam medis.

(Muninjaya, 2004)

Penyelenggaraan rekam medis tidak hanya dalam rangka memenuhi

kewajiban saja, tetapi dapat secara jelas bisa dimanfaatkan. Pemanfaatan baru

akan terjadi bila telah diolah terlebih dahulu dan karena banyaknya data dan cara

yang bisa dipilih maka perlu secara selektif dicari dengan kebutuhan. Yang

bertanggung jawab atas kepemilikan dan pemanfataan rekam medik adalah

direktur rumah sakit. Pihak direktur bertanggung jawab atas hilang, rusak atau

pemalsuannya, termasuk penggunaannya oleh badan/orang yang tidak berhak. Isi

rekam medis dimiliki oleh pasien yang wajib dijaga kerahasiaannya, terutama

oleh petugas kesehatan yang bertugas di ruangan selama pasien dirawat. Tidak

ada seorangpun dibolehkan mengutip sebagian atau seluruh isi rekam medik di

sebuah rumah sakit untuk kepentingan pihak-pihak lain atau perseorangan, kecuali

yang ditentukan oleh peraturan perundang-undangangan yang berlaku.

(Muninjaya, 2004)

4.3.2. Kegunaan Rekam Medik

Rekam medik sebagai salah satu bentuk sistem informasi manajemen rumah sakit

memiliki peranan penting dalam peningkatan mutu pelayanan rumah sakit dalam

beberapa aspek yaitu aspek administrasi, medis, hukum, keuangan, penelitian,

pendidikan, dan dokumentasi.

1. Aspek administrasi

Aspek administrasi rekam medik penting ditinjau dari nilai administrasinya

karena isinya menyangkut kewenangan dan tanggung jawab tenaga medis dan

paramedik untuk mencapai tujuan perawatan pasien. Dalam hal ini, rekam

medik merupakan sumber informasi pasien yang berobat atau dirawat

disebuah rumah sakit.

2. Aspek medis

Aspek medis rumah sakit merupakan dasar untuk merencanakan pengobatan

atau perawatan pasien, termasuk alat komunikasi antar dokter dan antara

30

dokter dengan petugas kesehatan lainnya dan untuk evaluasi kualitas

pelayanan rumah sakit.

3. Aspek hukum

Selain itu, rekam medik juga erat kaitannya dengan aspek hukum. Jik ada

tuntutan terhadap pelayanan yang diterima oleh pasien. Rekam medik berguna

dalam membantu perlindungan kepentingan hukum penderita, rumah sakit dan

praktisi yang bertanggung jawab.

4. Aspek keuangan

Dari aspek keuangan, rekam medik penting untuk menetapkan besarnya biaya

yang harus dibayar oleh pasien atau pihak-pihak yang menanggungnya.

5. Aspek penelitian dan pendidikan

Data rekam medik rumah sakit juga dapat dimanfaatkan untuk pendidikan,

penelitian dan sebagai dasar untuk menyusun laporan rutin rumah sakit.

6. Aspek dokumentasi

Data rekam medik berguna untuk dokumentasi riwayat penyakit pasien dan

perkembangannya, dalam hal ini rekam medik sebagai dasar untuk kaji ulang

studi dan evaluasi perawatan yang diberikan kepada penderita, juga sebagai

dasar perencanaan dan keberlanjutan perawatan penderita. Rekam medik juga

digunakan dalam melengkapi bukti dokumen terjadinya kesakitan penderita

dan penanganan serta peengobatan selama tinggal di rumah sakit.

Berkas rekam medik sebuah rumah sakit tidak boleh dikirimkan ke tempat

perawatan lain jika seandainya pasien dirujuk untuk mendapat perawatan lanjutan

di institusi atau rumah sakit lain, yang dikirimkan cukup resume (kesimpulan)

saja. Kelalaian dalam pengelolaan dan pemanfaatan rekam medik dapat dikenakan

sanksi oleh Dirjen Pelayanan Medik atau oleh direktur rumah sakit yang

bersangkutan. (Muninjaya, 2004)

Kegunaan rekam medik di Rumah Sakit Tingkat III R.W. Mongisidi sama

seperti yang telah dijelaskan diatas yaitu sebagai kepentingan untuk administrasi,

medis, hukum, keuangan, penelitian dan pendidikan serta dokumentasi. Kelalaian

dan kesalahan dalam pengelolaan dalam berkas rekam medik merupakan

31

tanggung jawab dari kepala urusan pelayanan medis beserta stafnya dan juga

kepala rumah sakit Rumah Sakit Tingkat III R.W. Mongisidi Manado.

4.3.3 Ketentuan Umum Rekam Medik

Ketentuan umum rekam medik adalah :

1. Rekam medik harus mengandung semua informasi klinis yang signifikan dan

harus dirinci secara cukup untuk memungkinkan praktisi lain melakukan

perawatan penderita pada setiap waktu. Konsultan merekam pendapat setelah

pemeriksaannya dan praktisi memberikan perawatan berkelanjutan yang

efektif bagi penderita.

2. Berkas rekaman medik adalah milik rumah sakit dan direktur rumah sakit

bertanggung jawab atas hilang, rusak atau pemalsuan rekaman medik, serta

penggunaan oleh badan atau orang yang tidak berhak.

3. Isi rekam medik adalah milik penderita yang wajib dijaga kerahasiaannya

4. Untuk melindungi kerahasiaan tersebut, hanya petugas rekam medik yang

diijinkan masuk ruangan penyimpanan berkas rekam medik

5. Tidak diperkenankan mengutip sebagian atau seluruh isi rekam medik untuk

lembaga atau badan maupun perorangan kecuali yang telah ditetapkan oleh

peraturan perundang-undangan yang berlaku.

6. Selama penderita dirawat, rekam medik menjadi tanggung jawab perawat

ruangan dan dijaga kerahasiaannya. (Siregar, 2003)

Ketentuan umum rekam medik di Rumah Sakit Tingkat III

R.W. Mongisidi memiliki ketentuan umum seperti halnya diterangkan diatas.

Rekam medik memiliki informasi klinis pasien, berkas rekam medik adalah milik

rumah sakit sedangkan isinya adalah milik pasien, dan untuk pasien rawat inap

berkas rekam medik menjadi tanggung jawab dari dokter, perawat, bidan yang

menanganinya. Isi rekam medik bersifat rahasia, oleh sebab itu hanya

berkepentingan yang diijinkan masuk ke ruang tempat penyimpanan maupun

pengolahan data rekam medik (uryanmed).

32

4.3.4. Isi Rekam Medik

4.3.4.1. Isi Rekam Medik Secara Umum

Suatu rekam medik yang lengkap, jika mencakup data identifikasi dan sosiologis,

riwayat penyakit, riwayat penyakit keluarga, pemeriksaan fisik, pemeriksaan

khusus seperti laboratorium, sinar-x dan lain-lain.

Data identifikasi rekam medik pada umumnya terdapat dalam lembar

penerimaan masuk rumah sakit. Lembaran ini pada umumnya mengandung

informasi berkaitan seperti nomor rekam medik, nama, alamat penderita, nama

suami/istri, nomor telepon rumah, jenis kelamin, tanggal lahir, tempat tanggal

lahir, status perkawinan, pekerjaan, nama, alamat, diagnosis waktu masuk, tanggal

dan masuk rumah sakit. Pada lembar penerimaan itu, umumnya terlampir formulir

persetujuan untuk memberi kewenangan bagi penanganan medik atau bedah.

Lembar riwayat penerimaan biasanya diberi tempat untuk merekam nama

informan dan juga nama personel yang mengambil riwayat penyakit. Maksud

sejarah atau riwayat penerimaan adalah merekam keluhan utama penderita dan

uraian tentang kesakitan yang sekarang. Selama ini, sejarah penerimaan itu

memberi peluang untuk melindungi diagnosis sementara atau diagnosis

penerimaan yang biasanya dibuat penderita pada waktu penerimaan penderita.

Lembaran pemeriksaan sejarah dan fisik menyediakan pada dokter

informasi masuk rumah sakit pada waktu yang telah lalu, dengan diagnosis, bedah

dan luka utama yang telah dialami penderita, riwayat penyakit infeksi semasa

kanak-kanak dan dewasa, jika ada kehamilan maka harus menyediakan tanggal,

hasil pemeriksaan dan komplikasi, data imunisasi, dasar sosiologis mencakup

kebiasaan minum alkohol, merokok, makanan, tinggi dan bobot badan, tanggal

dan negara tempat tanggal lahir, pendidikan, sejarah pekerjaan, status perkawinan,

dan riwayat penyakit keluarga.

Lembar pemeriksaan fisik terdiri atas pengkajian sistematik pada kulit,

kepala, leher, pernapasan, jantung, dada, saluran cerna, uriner, genital dan

sebagainya. Setelah dokter menerima semua informasi itu, dokter merekam dalam

rekam medik suatu program usulan atau anjuran untuk dilakukan selama penderita

dirawat di rumah sakit itu.

33

Lembaran laboratorium juga masuk dalam rekam medik penderita.

Laporan laboratorium mencakup kimia, hematologi, mikrobiologis, serologis,

patologi dan juga radiologi. Semua prosedur penanganan yang dilakukan pada

penderita direkam dalam rekam medik. Catatan bedah juga masuk dalam rekaman

dan mengandung uraian temuan, rincian teknik yang digunakan dan jaringan yang

dikeluarkan. Catatan kemajuan dibuat dalam rekam medik untuk maksud

memberikan kepada dokter gambaran kronologis, dan analisis dari rangkaian

klinis penderita.

Setelah semua prosedur diagnosis selesai dilaksanakan, dokter wajib

merekam diagnosis final definitive dalam rekam medik yang didasarkan pada

istilah yang ditetapkan dalam nomenklatur baku dari penyakit dan bedah.

Setelah pembebasan penderita dari rumah sakit, rekam penderita

dimasukkan dalam rekaman medik, berupa ringkasan pembebasan. Jika penderita

meninggal dalam rumah sakit dan otopsi dilakukan. Rekam medik akan

mengandung protokol lengkap dari temuan yang dihasilkan dari otopsi.

(Siregar,2003)

4.3.4.2. Isi Rekam Medik di Rumah Sakit Tingkat III R.W. Mongisidi

Isi rekam medik di Rumah Sakit Tingkat III R.W. Mongisidi terbagi dalam rawat

jalan, gawat darurat dan rawat inap. Pada pasien rawat jalan dan gawat berisi

nama, alamat, kesatuan, status perkawinan, nomor rekam medik, umur, tempat

dan tanggal lahir, tanggal masuk, diagnosis, keterangan dokter yang merawat,

surat keterangan jaminan sosial (BPJS atau Badan Penyelenggara Jaminan Sosial)

yang bekerja sama dengan rumah sakit, surat rujukan dari puskesmas atau dokter

keluarga (jika ada). Sedangkan berkas pasien rawat inap memiliki tambahan

berkas asuhan keperawatan maupun asuhan kebidanan (bagi pasien persalinan)

dan resume pasien pulang.

Berkas rekam medis di Rumah Sakit Tingkat III R.W. Mongisidi berisi

sebagai berikut:

1. Identifikasi pasien, terdiri dari nomor rekam medik nama lengkap pasien,

umur, nama suami/istri/ayah, jenis kelamin, tempat dan tanggal lahir, nomor

34

rekam medis, agama, pekerjaan, kesatuan (umum, anggota TNI, BPJS,

jamkesmas, pertamina, jamsostek).

2. Tanda palang (+) untuk pasien meninggal ditulis dibelakang nama pasien pada

sampul luar berkas rekam medik.

3. Catatan mengenai data kesehatan pasien, meliputi penyebab sakit, penetuan

tindakan terapi, rehabilitasi, riwayat pasien dan keluarga, pemeriksaan klinis

(seperti laboratorium, radiologi dan pemeriksaan lain seperti yang telah

diuraikan pada analisis umum rumah sakit), perawatan dan terapi obat

terakhir.

4. Perintah dokter atau rencana perawatan, dokter atau perawat menuliskan

perkembangan pasien, rencana perawatan, hasil tes dan kondisi umum pasien.

Perintah dokter ini harus diberi tanggal dan ditandatangani.

5. Catatan perkembangan yang berisi kondisi dan respon pasien terhadap

perawatan yang diberikan

6. Catatan perawat dan diagram grafik, daftar pengobatan serta perawatan yang

diberikan kepada pasien

7. Laporan operasi seperti persetujuan bedah, laporan pra dan post anastesi

8. Lembar persalinan yang berisi catatan atau laporan persalinan

9. Ringkasan pasien masuk dan keluar, prognosis, perawatam pasien kembali

kontrol untuk follow up.

10. Dokumentasi keperawatan

11. Formulir informed consent atau formulir persetujuan tindakan medis yang

ditandatangani pasien atau perwakilan atas nama pasien (baik ayah/suami atau

keluarga pasien) yang bersangkutan sebelum dokter melakukan tindakan

medis tertentu.

Hal yang sering terjadi dalam pengaturan berkas rekam medik adalah

hilang atau tercecernya berkas di rekam medik karena sistem penyimpanan berkas

yang masih bersifat manual.

35

4.4 Sistem Informasi Manajemen Urusan Pelayanan Medis

di Rumah Sakit Tingkat III R.W. Mongisidi

Sumarni dan Suprihanto (1993) menyatakan bahwa sistem informasi manajemen

adalah sistem manusia atau mesin yang terpadu, untuk menyajikan informasi,

guna mendukung fungsi operasi manajemen dan pengambilan keputusan dalam

suatu organisasi. Karena dewasa ini terdapat ledakan informasi, maka biasanya

sebuah sistem informasi manajemen menggunakan alat bantu berupa komputer

(Aditama Tjandra Yoga, 2010).

Instalasi rekam medik Rumah Sakit Tingkat III R.W. Mongisidi, masih

menggunakan sistem informasi manajemen yang manual. Secara singkat, tugas

unit kerja instalasi rekam medik dimulai dari pengumpulan data, pemerosesan

data, dan penyajian informasi kesehatan. Data yang dikumpulkan berupa data

sosial dan data medis. Data sosial didapatkan ketika mendaftar sebagai pasien,

sedangkan data medis didapatkan setelah pasien mendapatkan pemeriksaan

maupun tindakan perawatan dari tenaga kesehatan di Rumah Sakit Tingkat III

R.W. Mongisidi Manado.

Pasien yang datang berobat di Rumah Sakit Tingkat III R.W. Mongisidi

diwajibkan untuk membawa kartu pasien sebagai kartu pendaftaran dan

pengambilan berkas rekam medik.

36

BAB V

PENUTUP

5.1. Kesimpulan

Pelaksanaan magang di Rumah Sakit Tingkat III R.W. Mongisidi Manado dimulai

pada tanggal 13 Januari sampai dengan 7 Februari 2014, dapat disimpulkan bahwa

urusan pelayanan medis membutuhkan sistem manajemen yang baik dalam hal ini

dalam pengaturan berkas rekam medis dan penambahan sumber daya manusia

pada bagian urusan pelayanan medis.

5.2. Saran

Agar berkas rekam medik dapat berfungsi sebagaimana mestinya maka diperlukan

rekam medik yang lengkap, akurat dan terintegrasi dengan baik dan untuk

kelancaran proses administrasi dan manajemen rumah sakit, maka sebaiknya:

1. Pihak manajemen rumah sakit segera menerapkan sistem informasi

manajemen dalam hal ini sistem komputerisasi di bagian/instalasi yang

membutuhkan khususnya rekam medis atau menggunakan rekam medik

elektrik yang saling terintegrisasi antara satu dengan yang lainnya.

2. Rumah Sakit Tingkat III R.W. Mongisidi Manado sebaiknya lebih

memperhatikan latar belakang pendidikan dan tugas serta tanggung jawab

dalam menempatkan sumber daya manusia pada suatu jabatan ataupun posisi

pada bidang rekam medis.

3. Bagi tenaga/petugas di bagian Uryanmed sebaiknya dapat menjalankan tugas

dan tanggung jawab sesuai job description yang diembankan kepadanya.

4. Rekam medik sebaiknya segera dikembalikan ke tempat penyimpanan setelah

pasien menggunakannya untuk pemeriksakan kesehatan, perawatan maupun

kepentingan administrasi.

37

DAFTAR PUSTAKA

Alamsyah D. 2011. Manajemen Pelayanan Kesehatan. Yogyakarta: Nuha Medika

Anonim. 2014. Panduan Magang. Manado: Fakultas Kesehatan Masyarakat

Universitas Sam Ratulangi.

Anonim. 2010. Undang-Undang Kesehatan dan Rumah Sakit. Bandung:

Fokusindo Mandiri.

Anonim. 2013. Profil Rumah Sakit Tingkat III. 07.06.01 R.W. Mongisidi Manado.

Manado : Denkesyah 07.04.01 Manado.

Muninjaya G. 2004. Manajemen Kesehatan. Jakarta: Penerbit Buku Kedokteran

EGC.

Sabarguna B. 2004. Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit. Yogyakarta:

Konsorsium Rumah Sakit Islam Jawa Tengah dan Yogyakarta.

Sabarguna B. 2005. Sistem Informasi Rumah Sakit. Yogyakarta: Konsorsium

Rumah Sakit Islam Jawa Tengan dan Yogyakarta.

Siregar C. 2004. Farmasi Rumah Sakit. Jakarta: Penerbit Buku Kedokteran EGC.

Siwy D. 2012. Laporan Pelaksanaan Magang di RSUP Prof.Dr.R.D.Kandou

Manado “Tingginya Jumlah Kasus Penyakit TB Paru di RSUP

Prof.Dr.R.D.Kandou Manado periode 1 Januari – 30 Juni 2012”. Manado:

Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Sam Ratulangi.

Timmreck T. 2001. Epidemiologi Suatu Pengantar. Jakarta: Penerbit Buku

Kedokteran EGC.

Yoga A. 2010. Manajemen Administrasi Rumah Sakit. Jakarta: Universitas

Indonesia

Zalukhu W. 2010. Pengelolaan Rekam Medis Dalam Upaya Peningkatan

Pelayanan Pada Rumah Sakit Umum Gunungsitol,i (online),

http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/21393/4/Chapter%20II.pdf,

diakses 17 Maret 2014.