laporan magang pdf

LAPORAN MAGANG

LAPORAN AKTIVITAS MAGANG

DI DINAS SOSIAL, TENAGA KERJA

DAN TRANSMIGRASI KABUPATEN SAMBAS 24 FEBRUARI 2013 s.d. 17 APRIL 2013

Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan Kelulusan

Mata Kuliah Magang MIT 52603

Disusun Oleh :

NURLAILA

NIM. 3201102003

PROGRAM STUDI MANAJEMEN INFORMATIKA

POLITEKNIK NEGERI SAMBAS

SAMBAS

2014

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah, segala puji bagi Allah SWT karena atas segala rahmat dan

hidayah-Nya jualah Laporan Magang yang berjudul “Laporan Aktivitas Magang di

Dinas Sosial, Tenaga Kerja dan Transmigrasi Kabupaten Sambas” ini dapat penulis

selesaikan dengan baik. Sholawat dan salam semoga senantiasa tercurah kepada

Rasulullah Muhammad SAW beserta keluarga, sahabat, dan umatnya hingga akhir

zaman.

Kegiatan magang yang telah dilaksanakan sejak tanggal 24 Februari s.d. 17 April

2014 telah memberikan banyak manfaat kepada penulis. Melalui mata kuliah Magang

ini penulis dapat mengaplikasikan ilmu yang telah dipelajari selama di bangku kuliah

dan mendapatkan pengalaman terjun langsung ke dunia kerja yang sesungguhnya.

Laporan magang ini diajukan penulis untuk memenuhi persyaratan kelulusan

mata kuliah Magang pada Program Studi Manajemen Informatika Politeknik Negeri

Sambas.

Dalam pelaksanaan magang sampai dengan proses penyusunan laporan magang

ini penulis banyak mendapatkan bantuan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, pada

kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada:

1. Bapak Tedi Heryanto,S.Pd.,MM., selaku Direktur Politeknik Negeri Sambas.

2. Bapak Uray Heri Mulyanto,ST.,M.Kom., selaku Kepala Jurusan Manajemen

Informatika Politeknik Negeri Sambas.

3. Bapak Lang Jagat,S.Si.,M.T., selaku Kepala Program Studi Manajemen

Informatika Politeknik Negeri Sambas.

4. Bapak Eko Febri Lusiono,SE.,M.Acc., selaku Dosen Pembimbing Magang.

5. Ibu Erifa Syahnaz,S.Kom.,M.M., selaku Dosen Penguji Seminar Magang.

6. Bapak Salahuddin,ST.,M.Cs. dan Ibu Rosalyn Rose,SE.MM., selaku

Koordinator Magang.

7. Bapak Uray Heri Mulyanto,ST.,M.Kom, selaku dosen Pembimbing Akademik.

8. Bapak Drs. Agus Supardan, selaku Kepala Disosnakertrans.

9. Bapak Drs. Bakhtiar,MH. selaku Sekretaris Disosnakertrans.

10. Bapak Munandar selaku Pembimbing Lapangan, beserta seluruh staf/pegawai

Disosnakertrans.

11. Kedua orang tua dan keluarga tercinta, sahabat-sahabat SMA, serta teman-teman

seperjuangan yang selalu mendoakan yang terbaik.

12. Kanda dan yunda di HMI : Kanda Erik, Kanda Aan, Kanda Adul, Yunda Yuni,

Siti Zuleha, Syf. Nia, Bang Nufus, Bang Irhas, Bang Wawan, Bang Ari, Bang

Frank, serta semua pihak yang telah membantu selama penyusunan laporan ini.

Akhir kata, kritik dan saran yang membangun sangat penulis harapkan demi

perbaikan dan kesempurnaan di masa yang akan datang. Semoga laporan magang ini

dapat memberikan manfaat bagi kita semua, Aamiin.

Sambas, April 2014

Penulis

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ........................................................................................... i

HALAMAN PERSETUJUAN ........................................................................... ii

HALAMAN PENGESAHAN ............................................................................. iii

BUKTI PELAKSANAAN SEMINAR LAPORAN MAGANG ...................... iv

KATA PENGANTAR ......................................................................................... v

DAFTAR ISI ........................................................................................................ vii

DAFTAR TABEL ............................................................................................... viii

DAFTAR GAMBAR ........................................................................................... ix

BAB I PENDAHULUAN .................................................................................... 1

1.1 Latar Belakang Magang ...................................................................... 1

1.2 Tujuan Magang ................................................................................... 2

1.3 Ruang Lingkup Magang ...................................................................... 2

BAB II TINJAUAN UMUM INSTANSI ........................................................... 3

2.1 Sejarah Instansi ................................................................................... 3

2.2 Struktur Organisasi ............................................................................. 4

2.3 Visi dan Misi ....................................................................................... 11

BAB III KEGIATAN MAGANG ....................................................................... 13

3.1 Lingkup Kerja dan Jadwal Kegiatan ................................................... 13

3.2 Kegiatan yang Dilakukan .................................................................... 21

3.3 Pembahasan Aktivitas ......................................................................... 22

BAB IV PENUTUP ............................................................................................. 41

4.1 Kesimpulan ......................................................................................... 41

4.2 Saran .................................................................................................... 42

DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................... xii

DAFTAR TABEL

Tabel 3.1 Jadwal Aktivitas .................................................................................... 13

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Dinas Sosnakertrans Kab. Sambas .................... 4

Gambar 3.1 Form Biodata Peserta Diklst PIM III ................................................ 21

Gambar 3.2 Lemari Arsip ..................................................................................... 24

Gambar 3.3 Form Daftar Pengadaan Barang ........................................................ 25

Gambar 3.4 Daftar Kenaikan Gaji Berkala ........................................................... 27

Gambar 3.5 Daftar Hadir Pegawai ........................................................................ 28

Gambar 3.6 Daftar Mutasi Aset ............................................................................ 29

Gambar 3.7 RKBU / RKPBU ............................................................................... 30

Gambar 3.9 Daftar TKW Kab. Sambas yang Bekerja di Luar Negeri .................. 31

Gambar 3.10 Form SKP ........................................................................................ 32

Gambar 3.10 Informasi Jabatan ............................................................................ 32

Gambar 3.11 Naskah Peraturan Bupati ................................................................. 32

Gambar 3.12 Form Data Peserta Diklat Mediator ................................................ 33

Gambar 3.13 Surat Pernyataan Diklat Mediator ................................................... 34

Gambar 3.14 Contoh Surat Masuk dan disposisi surat ......................................... 35

Gambar 3.15 Form Laporan Perkawinan Pertama ................................................ 36

Gambar 3.16 Surat Tugas Mengikuti Bimtek ....................................................... 37

Gambar 3.17 Surat Tugas Perjalanan Dinas Kadis ............................................... 38

Gambar 3.18 Surat Teguran .................................................................................. 39

Gambar 3.19 Formasi 2014 Disosnakertrans Kab. Sambas .................................. 40

Gambar 3.20 SK Tim RB Disosnakertrans Kab. Sambas ..................................... 40

Gambar 3.21 Contoh Laporan Reformasi Birokrasi ............................................. 40

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Magang

Sebagai Lembaga Perguruan Tinggi yang bersifat advokatif, Politeknik

Negeri Sambas diharapkan mampu menghasilkan lulusan yang terampil,

profesional, dan siap pakai sesuai disiplin ilmu yang ditekuninya masing-masing.

Oleh karena itu Politeknik Negeri Sambas khususnya oleh Program Studi

Manajemem Informatika dituntut agar selalu dapat menyesuaikan pendidikannya

dengan perkembangan lapangan pekerjaan yang sesungguhnya, guna

mendapatkan tenaga ahli madya yang dapat diharapkan.

Mata kuliah magang merupakan kurikulum akademik yang ditetapkan oleh

Politeknik Negeri Sambas sebagai salah satu kurikulum yang mendekatkan

keterkaitan dan kesepadanan (link and match) antara pengetahuan di perkuliahan

dengan kebutuhan lapangan pekerjaan. Melalui mata kuliah Magang diharapkan

mahasiswa dapat memiliki gambaran yang lebih mendalam tentang kondisi nyata

di dunia kerja, sekaligus dapat menambah pengalaman serta membuka cakrawala

pandang yang lebih luas yang mungkin tidak didapatkan di bangku kuliah.

Dalam pelaksanaan Magang ini penulis memilih Dinas Sosial, Tenaga Kerja

dan Transmigrasi Kabupaten Sambas karena dinilai sebagai instansi yang

kompatibel untuk mengaplikasikan ilmu yang telah ditekuni penulis, mengingat

minimnya tenaga ahli komputer pada instansi tersebut dan masih manualnya

system perkantoran yang dipakai. Hal ini menjadi kesempatan bagi penulis untuk

melakukan penelitian yang mungkin berguna dalam pembuatan Tugas Akhir

nantinya.

1.2 Tujuan Magang

Adapun tujuan pelaksanaan magang antara lain :

1) Memenuhi syarat mata kuliah Magang

2) Mengaplikasikan ilmu yang didapat di bangku kuliah

3) Mempersiapkan diri untuk menghadapi dunia kerja

4) Memungkinkan penulis untuk melakukan penelitian terhadap instansi /

tempat magang sebagai permasalahan yang akan diangkat dalam pembuatan

Tugas Akhir.

1.3 Ruang Lingkup Magang

Selama pelaksanaan magang, penulis ditempatkan pada bagian Sekretariat

khususnya untuk membantu Sub Bagian Umum dan Aparatur yang mempunyai

tugas pokok untuk melaksanakan fasilitasi dan koordinasi pengelolaan urusan

rumah tangga, perlengkapan, tata usaha surat meyurat serta mengumpul dan

mengolah bahan administrasi kepegawaian, pengembangan pegawai, tata usaha

kepegawaian serta menyiapkan bahan laporan kepegawaian.

BAB II

TINJAUAN UMUM INSTANSI

2.1 Sejarah Instansi

Dinas Sosial, Tenaga Kerja dan Transmigrasi Kabupaten Sambas merupakan

perangkat daerah Kabupaten Sambas yang dibentuk berdasarkan Peraturan

Daerah Kabupaten Sambas Nomor 2 Tahun 2008 tentang Urusan Pemerintah

Daerah Kabupaten Sambas. Pembentukan Dinas Sosial, Tenaga Kerja dan

Transmigrasi Kabupaten Sambas tertuang dalam Pasal 2 Peraturan Daerah

Kabupaten Sambas Nomor 9 Tahun 2008 tentang Pembentukan Susunan

Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah Kabupaten Sambas.

Dalam Pasal 29 Peraturan Daerah Kabupaten Sambas Nomor 9 Tahun 2008,

dijelaskan bahwa Dinas Sosial, Tenaga Kerja dan Transmigrasi mempunyai

tugas melaksanakan urusan di bidang sosial, tenaga kerja dan transmigrasi

berdasarkan asas otonomi dan tugas pembantuan. Dinas Sosial, Tenaga Kerja

dan Transmigrasi dipimpin seorang Kepala yang berada di bawah dan

bertanggung jawab kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah. Adapun untuk

melaksanakan tugas tersebut, diatur dalam Pasal 30 Peraturan Daerah Kabupaten

Sambas Nomor 9 Tahun 2008, Dinas Sosial, Tenaga Kerja dan Transmigrasi

menyelenggarakan fungsi yaitu sebagai berikut :

a. Perumusan kebijakan teknis di bidang sosial, tenaga kerja dan transmigrasi,

b. Penyelenggaraan urusan pemerintahan dan pelayanan umum di bidang sosial,

tenaga kerja dan transmigrasi,

c. Pembinaan dan pelaksanaan tuugas di bidang sosial, tenaga kerja dan

transmigrasi,

d. Pelaksanaan tugas lain ynag diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas dan

fungsinya.

2.2 Struktur Organisasi

Struktur Organisasi pada Dinas Sosial, Tenaga Kerja dan Trnsmigrasi dapat

dilihat pada skema di bawah ini

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Dinas Sosnakertrans Kab. Sambas

Struktur Organisasi pada Dinas Sosial, Tenaga Kerja dan Transmigrasi

Kabupaten Sambas diatur dalam Pasal 2 Peraturan Bupati Sambas Nomor 24

Tahun 2009 tentang Uraian Tugas Kepala Dinas, Sekretaris, Kepala Bidang,

Kepala Sub Bagian, dan Kepala Seksi di Lingkungan Dinas Sosial, Tenaga Kerja

dan Transmigrasi Kabupaten Sambas., yaitu terdiri dari

a. Kepala Dinas

Kepala dinas dipimpin oleh seorang Kepala yang berada di bawah dan

bertanggung jawab kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah. Kepala dinas

mempunyai tugas pokok memimpin, membina, dan menyelenggarakan

kegiatan di bidang sosial, tenaga kerja, dan transmigrasi yang ditetapkan oleh

Bupati berdasarkan peraturan Perundang-undangan yang berlaku.

b. Sekretariat

Sekretariat dipimpin oleh seorang Sekretaris yang berada di bawah dan

bertanggung jawab kepada Kepala Dinas. Sekretaris mempunyai tugas pokok

melaksanakan koordinasi pelaksanaan tugas serta pembinaan dan pemberian

dukungan administrasi yang meliputi urusan penyusunan rencana program,

keuangan, surat-menyurat, kepegawaian, hubungan masyarakat, rumah

tangga, perlengkapam, dan penyusunan laporan Dinas.

Sekretariat terdiri dari tiga Sub Bagian yang masing-masing dipimpin

oleh seorang Kepala Sub Bagian (Kasubbag) yang berada di bawah dan

bertanggung jawab kepada Sekretaris. Tiga Sub Bagian tersebut di antaranya:

1. Sub Bagian Penyusunan Program

Kepala Sub Bagian Penyusunan Program mempunyai tugas pokok

mengumpul dan mengolah bahan penyusunan program, penyelarasan

rencana kerja, serta pelaporan pelaksanaan kegiatan Dinas.

2. Sub Bagian Keuangan

Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas pokok melakukan

koordinasi pelaksanaan anggaran, pelaksanaan anggaran, pelaksanaan

perbendaharaan, verifikasi, akuntansi, pengendalian dan evaluasi serta

menyiapkan bahan laporan keuangan.

3. Sub Bagian Umum dan Aparatur

Kepala Sub Bagian Umum dan Aparatur mempunyai tugas pokok

melaksanakan fasilitasi dan koordinasi pengelolaan urusan rumah tangga,

perlengkapan, tata usaha surat meyurat serta mengumpul dan mengolah

bahan administrasi kepegawaian, pengembangan pegawai, tata usaha

kepegawaian serta menyiapkan bahan laporan kepegawaian.

c. Bidang Sosial

Bidang Sosial dipimpin oleh seorang Kepala Bidang yang berada di

bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas. Kepala Bidang Sosial

mempunyai tugas pkok penyiapan dan perumusan kebijakan teknis, fasilitasi,

rehabilitasi tuna sosial, penanggulangan korban bencana, dan bantuan sosial.

Pada bidang sosial terdapat tiga seksi yang masing-masing dipimpin oleh

seorang Kepala Seksi yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada

Kepala Bidang. Tiga Seksi tersebut di antaranya :

1. Seksi Penyuluhan dan Bimibingan Lembaga Sosial

Kepala Seksi Penyuluhan dan Bimbingan Lembaga Sosial mempunyai

tugas pokok mengumpul dan mengolah bahan perumusan kebijakan

teknis serta pembinaan di bidang penyuluhan dan bimbingan sosial.

2. Seksi Rehabilitasi Tuna Sosial

Kepala Seksi Rehabilitasi Tuna Sosial mempunyai tugas pokok

mengumpul dan mengolah bahan perumusan kebijakan teknis serta

pembinaan di bidang Rehabilitasi Tuna Sosial.

3. Seksi Penanggulangan Korban Bencana dan Bantuan Sosial

Kepala Seksi Penanggulangan Korban Bencana dan Bantuan Sosial

mempunyai tugsa pokok mengumpul dan mengolah bahan perumusan

kebijakan teknis serta pembinaan di bidang penanggulangan korban

bencana dan bantuan sosial.

d. Bidang Pelatihan dan Penempatan Tenaga Kerja

Bidang Pelatihan dan Penempatan Tenaga Kerja dipimpin oleh seorang

Kepala Bidang yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala

Dinas. Kepala Bidang Pelatihan dan Penempatan Tenaga Kerja mempunyai

tugas pokok penyiapan bahan dan perumusan kebijakan teknis, fasilitasi,

koordinasi serta pembinaan teknis di bidang pelatihan, pendayagunaan

tenaga kerja, pengembangan produktivitas tenaga kerja dan perluasan

penempatan tenaga kerja.

Pada Bidang Pelatihan dan Penempatan Trnaga Kerja terdapat tiga seksi

yang masing-masing dipimpin oleh seorang Kepala Seksi yang berada di

bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bidang, di antaranya :

1. Seksi Pelatihan dan Produktivitas

Kepals Seksi Pelatihan dan Produktivitas mempunyai tugas pokok

mengumpul dan mengolah bahan perumusan kebijakan teknis, serta

pembinaan di bidang pelatihan dan produktivitas tenaga kerja.

2. Seksi Informasi Pasar dan Penempatan Tenaga Kerja

Kepala Seksi Informasi dan Penempatan Tenaga Kerja mempunyai tugas

pokok mengumpul dan mengolah bahan perumusan kebijakan teknis,

serta pembinaan di bidang informasi pasar dan penempatan tenaga kerja.

3. Seksi Perluasan dan Pengembangan Kesempatan Kerja

Kepala Seksi Perluasan dan Pengembangan Kesempatan Kerja

mempunyai tugas pokok mengumpul dan mengolah bahan perumusan

kebijakan teknis, serta pembinaan di bidang perluasan dan

pengembangan kesempatan kerja.

e. Bidang Hubungan Industri dan Pengawasan

Bidang Hubungan Industri dan Pengawasan dipimpin oleh seorang

Kepala Bidang yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala

Dinas. Kepala Bidang Hubungan Industri dan Pengawasan mempunyai tugas

pokok penyiapan bahan dan perumusan kebijakan teknis, fasilitasi,

koordinasi serta pembinaan teknis di bidang pembinaan hubungan industrial,

jaminan sosial, kesejahteraan tenaga kerja dan perlindungantenaga kerja.

Pada Bidang Industri dan Pengawasan terdapat tiga seksi yang masing-

masing dipimpin oleh seorang Kepala Seksi yang berada di bawah dan

bertanggung jawab kepada Kepala Bidang, di antaranya ::

1. Seksi Kelembagaan Hubungan Industrial dan Perselisihan

Kepala Seksi Kelembagaan Hubungan Industrial dan Perselisihan

mempunyai tugas pokok mengumpul dan mengolah bahan perummusan

kebijakan teknis, serta pembinaan di bidang kelembagaan hubungan

industrial dan perselisihan.

2. Seksi Syarat Kerja, Pengupahan, dan Jaminan Sosial

Kepala Seksi Syarat Kerja, Pengupahan, dan Jaminan Sosial mempunyai

tugas pokok mengumpul dan mengolah bahan perumusan kebijanakn

teknis, serta pembinaan di bidang syarat kerja, pengupahan, dan jaminan

sosial.

3. Seksi Pengawasan Norma Ketenagakerjaan

Kepala Seksi Pengawasan Norma Ketenagakerjaan mempunyai tugas

pokok mengumpul dan mengolah bahan perumusan kebijakakn teknis,

serta pembinaan di bidang pengawasan norma ketenagakerjaan.

f. Bidang Transmigrasi

Bidang Transmigrasi dipimpin oleh seorang Kepala Bidang yang berada

di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas Kepala Bidang

Transmigrasi mempunyai tugas pokok penyiapan bahan dan perumusan

kebijakan teknis, fasilitasi, koordinasi serta pembinaan teknis di bidang

persiapan pemukiman, pembinaan, perlindungan dan penataan potenis

kawasan transmigrasi.

Pada Bidang Transmigrasi terdapat tiga seksi yang masing-masing

dipimpin oleh seorang Kepala Seksi yang berada di bawah dan bertanggung

jawab kepada Kepala Bidang. Tiga Seksi tersebut di antaranya

1. Seksi Penyiapan Pemukiman

Kepala Seksi Penyiapan Pemukiman mempunyai tugas pokok

mengumpul dan mengolah bahan perumusan kebijakan teknis, serta

pembinaan di bidang persiapan pemukiman trasnmigrasi.

2. Seksi Penempatan

Kepala Seksi Penempatan mempunyai tugas pokok mengumpul dan

mengolah bahan perumusan kebijakan teknis, serta pembinaan di bidang

penempatan trasnmigrasi.

3. Seksi Pembinaan Masyarakat dan Kawasan Transmigrasi

Kepala Seksi Pembinaan Masyarakat dan Kawasan Transmigrasi

mempunyai tugas pokok mengumpul dan mngolah bahan kebijak teknis,

serta pembinaan masyarakat dan kawasan transmigrasi.

g. Unit Pelaksana Teknis (UPT)

Unit Pelaksana Teknis mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas

teknis Dinas yang mempunyai wilayah kerja meliputi satu atau beberapa

kecamatan, yang mana tugas tersebut diatur kembali oleh Kepala Dinas.

h. Kelompok Jabatan Fungsional

Kelompok Jabatan Fungsional terdiri dari sejumlah Pegawai Negeri Sipil

dalam jenjang jabatan fungsional tertentu berdasarkan bidang keahlian dan

keterampilan tertentu. Kelompok Jabatan Fungsional tersebut terdiri dari

sejumlah tenaga dalam jenjang Jabatan Fungsional yang dipimpin oleh

seorang tenaga fungsional senior selaku ketua Kelompok yang berada di

bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas. Tugas-tugas fungsional

Pegawai Negeri Sipil dalam kelompok Jabatan Fungsional menyesuaikan

dengan Peraturan PerUndang-Undangan yang berlaku.

2.3 Visi dan Misi

Dalam melaksanakan tugas dan fungsinya, Dinas Sosial, Tenaga Kerja dan

Transmigrasi Kabupaten Sambas mempunyai Visi dan Misi yaitu sebagai

berikut:

a. Visi

Visi Dinas Sosial, Tenaga Kerja dan Transmigrasi Kabupaten Sambas

yaitu “Terciptanya Manusia Karya, Mandiri, dan Sejahtera, melalui Bela

Terpikat Terigas”.

b. Misi

Adapun untuk mencapai Visi tersebut, Dinas Sosial, Tenaga Kerja dan

Transmigrasi mempunyai Misi sebagai berikut :

1. Memberikan pelayanan, penempatan, pelatihan, dan perlindungan hukum

tenaga kerja.

2. Pemerataan penyebaran mobilitas penduduk.

3. Memberdayakan sumber daya sosial dan memberi izin pelayanan serta

rehabilitasi sosial.

BAB III

KEGIATAN MAGANG

3.1 Lingkup Kerja dan Jadwal Kegiatan

a. Nama Bagian Tempat Magang

Bagian tempat penulis melakukan magang adalah Sub Bagian Umum dan

Aparatur Sekretariat Dinas Sosial, Tenaga Kerja dan Transmigrasi

Kabupaten Sambas. Bagian ini dikepalai oleh seorang Kepala Sub Bagian

(Kasubbag) yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Sekretaris

b. Jadwal Kegiatan

Kegiatan magang dilaksanakan mulai pada tanggal 24 Februari sampai

pada tanggal 17 April 2014, disesuaikan dengan jadwal kerja dinas tempat

penulis melakukan magang yakni Senin – Jum’at terkecuali pada hari-hari

libur. Adapun jadwal aktivitas magang dapat dilihat pada tabel 3.1 berikut :

Tabel 3.1 Jadwal Aktivitas

No Tanggal Kegiatan Keterangan

1 24 Februari 2014

Pengarahan Baik

Pengolahan biodata pegawai

peserta diklat PIM III dengan

Ms. Office Word 2010

Baik

2 25 Februari 2014




Baik

Mencetak, menggandakan,

melakukan pemberkasan

serta mengarsipkan biodata

peserta diklat PIM III

Baik

3 26 Februari 2014




Baik




peserta diklat PIM III

Baik

Penggandaan, pemberkasan

dan pengarsipan SK Internal

Dinas Sosnakertrans Kab.

Sambas (10 x 2 rangkap)

Baik

4 27 Februari 2014

Pengolahan Surat Himbauan

Apel Pagi dan Sore di

Lingkungan Dinas

Sosnakertrans Kab. Sambas

dengan Ms. Word 2010

Baik


dan mengarsipkan Surat

Himbauan Apel Pagi dan

Sore di Lingkungan Dinas


Baik


peserta diklat PIM dengan


Baik




peserta diklat PIM

Baik

5 28 Februari 2014





Baik

6 3 Maret 2014

Pengolahan Daftar

Pengadaan Barang Tahun

2013 dengan Ms. Excel 2010

Baik

7 4 Maret 2014

Pengolahan Daftar


2013 dengan Ms. Excel 2010

Baik


dan mengarsipkan Daftar


2013

Baik

8 5 Maret 2014

Entry dan Update Kenaikan

Gaji Berkala Pegawai dengan

Ms. Excel 2010

Baik

Mencetak, mengarsipkan

Kenaikan Gaji Berkala

Pegawai ter-update

Baik

9 6 Maret 2014

Pengolahan Daftar Hadir

Pegawai per Bidang sejak

Januari – April 2014 dengan

Ms.Excel 2010

Baik

10 7 Maret 2014



Mei – Agustus 2014 dengan

Ms.Excel 2010

Baik

11 10 Maret 2014



September – Desember 2014

dengan Ms.Excel 2010

Baik

12 11 Maret 2014

Entry Daftar Mutasi Aset

Tahun 2013 dengan Ms.

Excel 2010

Baik

13 12 Maret 2014

Pengolahan data RKBU /

RKPBU Tahun 2014 dengan

Ms.Excel 2010

Baik

14 13 Maret 2014

Mencetak dan mengarsipkan

RKBU / RKPBU Tahun

2014

Baik

Mencetak dan mengarsipkan

Daftar Mutasi Aset Tahun

2013

Baik

15 14 Maret 2014





Baik

16 17 Maret 2014





Baik

17 18 Maret 2014

Pengolahan Daftar Tenaga

Kerja Wanita Kabupaten

Sambas yang Bekerja di Luar

Negeri dengan Ms. Excel

2010

Baik

18 19 Maret 2014

Pengolahan SKP Bagian

Sekretariat Dinas


dengan Ms. Excel 2010

Baik

19 20 Maret 2014

Pengolahan SKP Bidang HI

dan Bidang PPTK Dinas


dengan Ms. Excel 2010

Baik

20 21 Maret 2014

Mencetak SKP Bagian

Sekretariat, Bidang HI, dan

Bidang PPTK Dinas


Baik

Penggandaan, pemberkasan,

dan pengarsipan SKP Bagian

Sekretariat, Bidang HI, dan

Bidang PPTK Dinas


Baik

21 24 Maret 2014

Pengolahan Data Peserta

Diklat Mediator Hubungan

Industrial Angkatan ke-74

Tahun 2014 dengan Ms.

Excel 2010

Baik

22 25 Maret 2014 Mencetak Data Peserta Baik



Tahun 2014


pengarsipan Data Peserta



Tahun 2014

Baik

23 26 Maret 2014

Pengolahan Surat Pernyataan

Peserta Diklat Hubungan


Tahun 2014

Baik


melakukan pemberkasan,

mengarsipkan Surat

Pernyataan Peserta Diklat

Hubungan Industrial

Angkatan ke-74 Tahun 2014

Baik

24 27 Maret 2014

Pengolahan Surat Tugas

Mengikuti Diklat Mediator

Hubungan Industrial



Baik


dan pengarsipan Surat Tugas

Mediator

Baik

25 28 Maret 2014


dan pengarsipan Surat Masuk


Sambas

Baik

26 31 Maret 2014 Libur hari raya nyepi -

27 01 April 2014 Pengolahan Daftar

Perkawinan PNS untuk

pengajuan Karis / Karsu


Baik

28 2 April 2014

29 3 April 2014 Pengolahan Laporan

Perkawinan Pertama PNS

untuk pengajuan Karis /

Karsu dengan Ms. Word

2010

Baik

30 4 April 2014


Mengikuti Bimtek

Pengelolaan Informasi dan

Dokumentasi pada PPID di

Kota Singkawang dengan

Ms. Word 2010

Baik

31 7 April 2014


melakukan mengarsipkan

berkas Persyaratan

Baik

32 8 April 2014


dan pengarsipan surat masuk

Dinas Sosial, Tenaga Kerja

dan Transmigrasi Kab.

Sambas

Baik

33 9 April 2014 Libur pemilu -

34 10 April 2014


untuk Perjalanan Dinas

Kepala Dinas Sosial, Tenaga

Kerja dan Transmigrasi Kab.

Sambas dengan Ms. Word

2010

Baik


dan pengarsipan Surat Tugas

Perjalanan Dinas Kepala


Sambas

Baik

35 11 April 2014

Membantu Pengolahan

Laporan Pelaksanaan

Reformasi Birokrasi Dinas



Baik


Mengikuti Pembinaan

Pengelolaan Perbendaharaan

Ditjen Binapenta Tahun 2014


Baik

36 14 April 2014

Pengolahan Surat Teguran

kepada Pejabat Pembuat

Komitmen dan Pejabat

Pengadaan Barang dan Jasa

dengan Ms. Office 2010

Baik


Transmigrasi Dinas

Sosnakertans Kab. Sambas

dengan Ms. Office 2010

Baik

37 15 April 2014


Sosial Dinas Sosnakertrans

Kab. Sambas dengan Ms.

Office 2010

Baik

38 16 April 2014

Membantu Pengolahan

Laporan Reformasi Birokrasi

Dinas Sosnakertans Kab.

Sambas dengan Ms. Office

2100

Baik

39 17 April 2014

Membantu Pengolahan

Laporan Reformasi Birokrasi

Dinas Sosnakertans Kab.

Sambas dengan Ms. Office

2100

Baik

3.2 Kegiatan yang Dilakukan

Adapun kegiatan yang dilakukan selama kegiatan magang berlangsung dapat

dirangkum sebagai berikut :

1) Membantu pengolahan administrasi kepegawaian yang meliputi penyediaan

Daftar Hadir, Kenaikan Gaji Berkala, Sasaran Kerja PNS (SKP), maupun

administrasi lain seperti pengajuan Kartu Istri/Suami (Karis/Karsu), berkas

peserta diklat, serta Laporan Reformasi Birokrasi Dinas Sosial, Tenaga Kerja

dan Transmigrasi Kabupaten Sambas.

2) Membantu pengolahan Daftar Pengadaan Barang, Daftar Mutasi Aset, serta

Daftar Rencana Kebutuhan Barang Unit (RKBU) / Rencana Kebutuhan

Pemeliharaan Barang Unit (RKPBU).

3) Membantu pengarsipan, pengolahan surat-menyurat, penggandaan dokumen

sesuai kebutuhan.

3.3 Pembahasan Aktivitas

1) Pengolahan biodata pegawai peserta diklat PIM III dengan Ms.Word 2010

Diklat PIM III merupakan diklat kepemimpinan yang ditujukan kepada

pejabat struktural eselon III, dimaksudkan untuk mencapai persyaratan

kompetensi kepemimpinan aparatur pemerintah yang sesuai dengan jabatan

struktural eselon III. Peserta Diklat PIM III Dinas Sosial, Tenaga Kerja dan

Transmigrasi berjumlah 12 orang. Penulis mengolah biodata pegawai peserta

diklat ini berdasarkan isian blanko biodata yang diberikan pejabat terkait

maupun berdasarkan informasi yang terdapat di dalam bundle pegawai yang

terdapat pada Dinas Sosnakertrans tersebut.

Pengolahan biodata peserta Diklat PIM III Dinas Sosnakertrans Kab.

Sambas penulis lakukan dengan memanfaatkan software pengolah kata

(Word Processing) yaitu Microsoft Word yang pernah penulis dapatkan pada

mata kuliah Administrasi Manajemen Perkantoran (semester satu). Selama

proses pengerjaan, penulis mengalami beberapa hambatan yang membuat

pengolahan biodata ini berjalan agak lamban. Hal ini dikarenakan kurang

lengkapnya data yang diberikan oleh masing-masing peserta diklat, kurang

jelasnya informasi karena data mentah diberikan dalam bentuk tulisan

tangan, dan kurang lengkapnya informasi yang terdapat pada masing-masing

bundle pegawai terkait. Namun secara keseluruhan proses ini berjalan

dengan baik karena penulis mendapat bantuan dari beberapa pegawai di

bagian Sekretariat untuk penyelesaiannya. Berikut ini adalah salah satu

contoh biodata peserta diklat yang telah dibuat :

Gambar 3.1 Form Biodata Peserta Diklst PIM III

2) Mencetak, menggandakan, melakukan pemberkasan serta mengarsipkan

biodata peserta diklat PIM

Penulis mencetak biodata peserta diklat yang telah dibuat dengan

Ms.Word yang kemudian akan ditanda-tangani oleh pejabat terkait. Berkas-

berkas tersebut akan digandakan sebanyak 2 (dua) rangkap yang selanjutnya

akan diserahkan kepada pejabat masing-masing dan kepada bagian

Pengadministrasi Kepegawaian untuk diarsipkan. Penulis mendapat sedikit

hambatan pada saat pengesahan biodata tersebut karena pejabat-pejabat yang

dituju sebagian tidak standby di kantor. Namun dalam proses selanjutnya

berjalan dengan baik.

Pengarsipan dokumen merupakan sebuah metode manajemen file agar

file tersebut dapat ditemukan dengan mudah apabila diperlukan. Pengelolaan

File atau Manajemen File merupakan sub mata kuliah Sistem Operasi yang

pernah penulis dapatkan pada semester II (dua). Dalam hal ini, metode

manajemen file yang diterapkan oleh Dinas Sosnakertrans Kab. Sambas

adalah metode sederhana.yang masih bersifat manual.

Gambar berikut menggambarkan metode sederhana dalam memanajemen

file yang diterapkan Dinas Sosnakertrans Kab. Sambas.

Gambar 3.2 Lemari Arsip

3) Penggandaan, pemberkasan dan pengarsipan SK Internal Dinas


SK Internal Dinas Sosnakertrans Kab. Sambas merupakan Surat

Keputusan yang dikeluarkan oleh Kepala Dinas untuk pejabat-pejabat

tertentu maupun kepada bidang-bidang di Lingkungan Dinas Sosnakertrans

Kab. Sambas.

Penulis membantu menggandakan SK tersebut sesuai dengan keperluan

yang diminta. Penulis hanya sekali-kali terkendala dalam hal ketersediaan

tinta printer yang digunakan.

4) Pengolahan Daftar Pengadaan Barang Tahun 2013 dengan Ms. Excel 2010

Dengan menggunakan Ms. Excel 2010, Daftar Pengadaan Barang dibuat

seperti format berikut :

Gambar 3.3 Form Daftar Pengadaan Barang

Microsoft Excel merupakan software pengolah angka (Spread Sheet)

yang pernah penulis pelajari pada mata kuliah Administrasi Manajemen

Perkantoran (semester satu).

Proses pengentrian spesifikasi pengadaan barang haruslah sesuai dengan

informasi yang tercantum dalam SPK atau Surat Perjanjian Kontrak. Selain

itu, pengentrian daftar pendistribusian pengadaan barang juga harus sesuia

dengan data yang diberikan oleh pengadminstrasi umum Sekretariat Dinas

Sosnakertrans. Pada proses pengerjaan ini, penulis mendapat kendala karena

terdapat banyak kekurangan informasi DPA/Kuitansi dalam SPK serta

keambiguaan daftar pendistribusian barang yang diberikan kepada penulis.

5) Entry dan Update Kenaikan Gaji Berkala Pegawai dengan Ms. Excel 2010

Kenaikan gaji berkala adalah kenaikan gaji yang diberikan kepada PNS

yang telah mencapai masa kerja golongan yang ditentukan untuk kenaikan

gaji berkala yaitu setiap 2 (dua) tahun sekali dan apabila telah memenuhi

persyaratan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku

(sumber : Peraturan Pemerintah Nomor 7 Tahun 1977 tentang Peraturan Gaji

PNS sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 15

Tahun 2012 ). Penulis melakukan pengetrian dan update gaji berkala pegawai

sesuai dengan data yang diberikan. Pengetrian yang dimaksud adalah

penginputan kenaikan gaji berkala pegawai yang belum terdaftar, yakni

pegawai pindahan, sedangkan yang dimaksud dengan update adalah

pembaruan tahun kenaikan gaji terakhir berdasarkan SK Kenaikan Gaji

pegawai terkait maupun menghapus daftar pegawai yang telah pensiun atau

dimutasi ke dinas atau instansi lain. Adapun Daftar Kenaikan Gaji Berkala

Dinas Sosnakertrans Kab. Sambas dapat dilihat pada gambar 3.4 berikut.

Gambar 3.4 Daftar Kenaikan Gaji Berkala

6) Pengolahan Daftar Hadir Pegawai per Bidang sejak Januari – Desember 2014

dengan Ms.Excel 2010

Pengolahan Daftar Hadir Pegawai untuk setiap bidang pada Dinas

Sosnakertrans Kab. Sambas dilakukan dengan memanfaatkan Ms.Excel

2010 dengan format sebagai berikut :

Gambar 3.5 Daftar Hadir Pegawai

Selama proses pengerjaan, penulis melakukan update terhadap daftar

nama pegawai per bidang baik karena pensiun, pindah ke bagian lain,

maupun dimutasi ke instansi lain di luar dinas Sosnakertrans kab. Sambas.

Selain itu, pengolahan daftar hadir ini juga harus memperhatikan hari-hari

libur kantor atau tanggal merah. Karena itu, Untuk memudahkan proses ini,

pengolahan daftar hadir ini dibuat dengan sekaligus mencetak hasil yang

baru saja di-update. Sehinngga, ketersediaan tinta printer menjadi salah satu

faktor yang pendukung kelancaran proses.

7) Entry Daftar Mutasi Aset Tahun 2013 dengan Ms. Excel 2010

Daftar mutasi aset diperlukan salah satunya untuk pemeriksaan Badan

Pengawas Keuangan (BPK) sebagai pertanggungjawaban Dinas terhadap aset

negara yang diberikan guna menghindari kecurangan-kecurangan maupun

hal-hal lain yang tidak diinginkan.. Penulis melakukan pengentrian

berdasarkan data yang telah diberikan oleh Pengadministrasi Umum

Sekretariat Dinas Sosial, Tenaga Kerja Kabupaten Sambas dengan hasil

sebagai berikut :

Gambar 3.6 Daftar Mutasi Aset

Pengolahan Daftar Mutasi Aset ini dilakukan dengan memanfaatkan

salah satu fungsi operasi pada Excel yakni operator SUM yang berfungsi

sebagai operator penjumlahan seperti yang terlihat pada Gambar 3.6 di atas.

Selama proses pengerjaan ini, penulis tidak mendapatkan banyak hambatan

yang berarti.

8) Pengolahan data RKBU dan RKPBU Tahun 2014 dengan Ms.Excel 2010

Rencana Kebutuhan Barang Unit (RKBU) dan Rencana Kebutuhan

Pemeliharaan Barang Unit (RKPBU) dibuat untuk mengusulkan rencana

kebutuhan barang, baik barang bergerak maupun barang tidak bergerak.

Berikut ini adalah RKBU dan RKPBU yang telah penulis buat sesuai dengan

data yang diberikan :

Gambar 3.7 RKBU / RKPBU

Dalam proses pengolahan ini, penulis memanfaatkan fungsi operator

perkalian untuk memudahkan perhitungan seperti yang dapat dilihat pada

gambar 3.7 di atas.

9) Pengolahan Daftar Tenaga Kerja Wanita Kabupaten Sambas yang Bekerja di

Luar Negeri dengan Ms. Excel 2010

Daftar Tenaga Kerja Wanita Kabupaten Sambas yang Bekerja di Luar

Negeri dibuat berdasarkan data Daftar Tenaga Kerja Wanita Kabupaten

Sambas yang diberikan kepada penulis. Adapun hasil rekap jumlah tenaga

kerja yang bekerja di luar negeri tersebut dapat dilihat pada gambar 3.8

berikut

Gambar 3.9 Daftar TKW Kab. Sambas yang Bekerja di Luar Negeri

10) Pengolahan SKP Dinas Sosial, Tenaga Kerja dan Transmigrasi Kab. Sambas

Sasaran Kerja PNS (SKP) merupakan sasaran kerja yang harus dicapai

masing-masing PNS sesuai dengan jabatan yang mereka pegang. Setiap SKP

akan dinilai oleh atasan / pejabat yang berwewenang ke atas PNS tersebut.

SKP dirumuskan berdasarkan Informasi Jabatan masing masing PNS

dengan berpedoman kepada Peraturan Bupati Sambas Nomor 24 Tahun 2009

tentang Uraian Tugas Kepala Dinas, Sekretaris, Kepala Bidang, Kepala Sub

Bagian, dan Kepala Seksi di Lingkungan Dinas Sosial, Tenaga Kerja dan

Transmigrasi Kab. Sambas. Adapun contoh SKP yang telah penulis buat

adalah sebagai berikut :

Gambar 3.10 Form SKP

Adapun Informasi Jabatan dan naskah Peraturan Bupati Sambas Nomor

24 Tahun 2009 dapat dilihat pada gambar berikut :

Gambar 3.10 Informasi Jabatan Gambar 3.11 Naskah Peraturan Bupati

11) Pengolahan Data Peserta Diklat Mediator Hubungan Industrial Angkatan 74

Tahun 2014 dengan Ms. Excel 2010

Penulis sengaja memanfaatkan Ms.Excel untuk penyajian biodata ini

karena pengaturan tampilannya dinilai lebih apik dan rapi. Format Data

Peserta Diklat yang harus dilengkapi dibuat sesuai dengan fax yang dikirim

Pusdiklat kepada dinas tersebut. Seperti halnya pengentrian data yang

lainnya, yang menjadi kendala dalam proses ini adalah kurang lengkapanya

data mentah yang diberikan oleh PNS terkait.

Berikut ini adalah Form Data Peserta Diklat yang telah penulis buat :

Gambar 3.12 Form Data Peserta Diklat Mediator

12) Pengolahan Surat Pernyataan Peserta Diklat Mediator Hubungan Industrial


Surat Pernyataan Peserta Diklat Hubungan Industrial dibuat sebagai salah

satu syarat yang harus dipenuhi untuk dapat mengikuti diklat tersebut.

Format surat ini dibuat sesuai dengan format yang telah ditentukan oleh

penyelenggara diklat, yitu sbb :

Gambar 3.13 Surat Pernyataan Diklat Mediator

13) Pengolahan Surat Tugas Mengikuti Diklat Mediator Hubungan Industrial

Angkatan 74 Tahun 2014 dengan Ms. Word 2010

Surat Tugas Mengikuti Diklat dibuat sebagai bukti tugas perjalanan dinas

bagi pejabat terkait dan sebagai pertanggungjawaban apabila.terjadi sesuatu

hal di kemudian hari. Surat tugas dibuat setelah terdapat disposisi surat

masuk oleh Kepala Sekretariat kepada Pengadministrasi Umum dengan

format yang telah ditetapkan sesuai Pedoman Tata Naskah Dinas Sosial,

Tenaga Kerja dan Transmigrasi tersebut. Berikut ini adalah contoh surat

masuk dan disposisi oleh Kepala Sekretariat kepada Pengadministrasi

Umum:

Gambar 3.14 Contoh Surat Masuk dan disposisi surat

14) Penggandaan, pemberkasan, dan pengarsipan Surat Masuk Dinas


Surat yang masuk ke Dinas Sosnakertrans dikelola oleh bagian

Pengadminstrasi Umum. Surat yang masuk tersebut digandakan untuk

kemudian diarsipkan ke dalam dokumen surat masuk. Pengelolaan surat

pada Dinas Sosnakertrans dengan metode sederhana yang masih bersifat

manual.

15) Pengolahan Daftar Perkawinan PNS dan Laporan Perkawinan Pertama PNS

untuk pengajuan Karis / Karsu dengan Ms. Word 2010

Daftar Perkawinan Pertama dan Laporan Perkawinan Pertama PNS

dibuat untuk pengajuan Kartu Istri/Suami PNS. Selama proses pengolahan

ini, penulis terkendala menterjemahkan data mentah yang diberikan, karena

data mentah tersebut diberikan dalam bentuk tullisan tangan.

Adapun form Laporan Perkawinan Pertama PNS untuk pengajuan Karis /

Karsu adalah sebagai berikut :

Gambar 3.15 Form Laporan Perkawinan Pertama

16) Pengolahan Surat Tugas Mengikuti Bimtek Pengelolaan Informasi dan

Dokumentasi pada PPID di Kota Singkawang dengan Ms. Word 2010

Pengolahan surat tugas dibuat atas dasar surat masuk yang dibuat. Seperti

halnya surat tugas lainnya, surat ini dibuat sebagai bukti perjalanan dinas dan

sebagai pertanggungjawaban apabila terjadi sesuatu hal dikemudian hari.

Adapun Surat Tugas Mengikuti Bimtek Pengelolaan Informasi dan

Dokumentasi pada PPID di Kota Singkawang yang telah penulis buat adalah

sebagai berikut.

.Gambar 3.16 Surat Tugas Mengikuti Bimtek

17) Mencetak, menggandakan, melakukan mengarsipkan berkas Persyaratan

Pengajuan Karis / Karsu

Berkas Persyaratan Pengajuan Karis / Karsu yang telah ditetapkan BKD

dicetak, dilegalisir dan digandakan untuk diarsipkan. Berkas tersebut terdiri

dari Fotokopi SK CPNS dilegalisir, Fotokopi SK PNS dilegalisir, Fotokopi

SK Pangkat terakhir dilegalisir, Fotokopi SK Jabatan Terakhir dilegalisir,

Fotokopi Surat Nikah dilegalisir, Daftar Perkawinan PNS, Laporan

Perkawinan Pertama PNS, serta pas foto istri / suami 3 x 4 sebanyak tiga

lembar.

18) Pengolahan Surat Tugas untuk Perjalanan Dinas Kepala Dinas Sosial,

Tenaga Kerja dan Transmigrasi Kab. Sambas dengan Ms. Word 2010

Surat tugas perjalanan dinas Kepala Dinas Sosnakertrans dibuat

berdasarkan surat tugas yang dikeluarkan Bupati Sambas. Surat tugas ini

dibuat dengsn diketahui oleh Wakil Bupati Sambas sesuai dengan Pedoman

Tata Naskah yang berlaku.. Format surat tersebut dapat dilihat pada gambar

di bawah in. :

Gambar 3.17 Surat Tugas Perjalanan Dinas Kadis

19) Pengolahan Surat Teguran kepada Pejabat Pembuat Komitmen dan Pejabat

Pengadaan Barang dan Jasa dengan Ms. Office 2010

Surat teguran dibuat berdasarkan surat yang dikeluarkan Inspektorat

kepada Kepala Dinas yang selanjutnya akan ditindaklanjuti oleh Kepala

Dinas kepada pejabat terkait. Seperti halnya surat-surat dinas yang lain, surat

tugas dibuat sesuai pedoman Tata Naskah yang berlaku. Berikut ini adalah

surat teguran yang telah penulis buat berdasarkan instruksi Pengadministrasi

Umum Sekretariat Dinas Sosial Tenaga Kerja dan Transmigrasi Kab.

Sambas:

Gambar 3.18 Surat Teguran

20) Membantu Pengolahan Laporan Pelaksanaan Reformasi Birokrasi Dinas

Sosnakertrans Kab. Sambas dengan Ms. Word 2010

Laporan Pelaksanaan Reformasi Birokrasi merupakan laporan yang

meliputi SOP Dinas, Jumlah PNS yang diperlukan, Realisasi Jumlah PNS

yang ada, Program Kerja yang telah dibuat dan dilaksanakan, dll. Laporan

reformasi birokrasi ini penulis buat berdasarkan contoh Laporan Reformasi

Birokrasi Kantor Camat Subah, Formasi 2014 Disosnakertrans, serta SK TIM

RB Dinas Sosnakertrans 2014 yang dapat dilihat pada gambar berikut :

.

Gambar 3.19 Formasi 2014 Disosnakertrans Kab. Sambas

Gambar 3.20 SK Tim RB Disosnakertrans Kab. Sambas

Gambar 3.21 Contoh Laporan Reformasi Birokrasi

BAB IV

PENUTUP

4.1 Kesimpulan

Dari hasil pengamatan penulis, berdasarkan kegiatan magang yang telah

dilaksanakan mulai pada tanggal 24 Februari sampai dengan 17 April 20114 di

Dinas Sosial, Tenaga Kerja dan Transmigrasi Kabupaten Sambas, didapat

kesimpulan sebagai berikut :

1) Pengolahan administrasi kepegawaian yang meliputi penyediaan Daftar

Hadir, Kenaikan Gaji Berkala, Sasaran Kerja PNS (SKP), maupun

administrasi lain seperti pengajuan Kartu Istri/Suami (Karis/Karsu), berkas

peserta diklat, serta Laporan Reformasi Birokrasi Dinas Sosnakertrans Kab.

Sambas dibuat dengan memanfaatkan software pengolah kata dan software

pengolah angka yakni Ms. Word dan Ms. Excel.

2) Pengolahan Daftar Pengadaan Barang, Daftar Mutasi Aset, serta Daftar

Rencana Kebutuhan Barang Unit (RKBU) / Rencana Kebutuhan

Pemeliharaan Barang Unit (RKPBU) dibuat dengan memanfaatkan software

pengolah angka yaitu Ms. Excel.

3) Pengarsipan, pengolahan surat-menyurat, penggandaan dokumen dilakukan

dengan metode manajemen file sederhana yang masih bersifat manual.

4.2 Saran

Pemanfaatan Word Processing (software pengolah kata) dan Spreadsheet

(software pengolah angka) di Lingkungan Dinas Sosial, Tenaga Kerja dan

Transmigrasi Kabupaten Sambas saat ini dinilai sudah cukup efektif. Yang

menjadi perhatian penulis adalah metode manajemen file, khususnya kegiatan

pengarsipan yang diterapkan di instansi tersebut.

Menurut hemat penulis, pengarsipan dokumen dinas sebaiknya dilakukan

secara komputerisasi agar dokumen tersebut lebih mudah ditemukan apabila

sewaktu-waktu diperlukan sehingga kinerja dinas akan menjadi semakin baik.

Namun untuk mencapai hal tersebut, faktor kebiasaan kerja serta ketersediaan

sumber daya sudah seharusnya menjadi hal yang utama untuk diperhatikan.

DAFTAR PUSTAKA

Tim Dosen, Panduan Pelaksanaan Magang Program Studi Manajemen Informatika

Politeknik Negeri Sambas Tahun 2014.

-----------------Peraturan Bupati Sambas Nomor 24 Tahun 2009.

-----------------Peraturan Daerah Kabupaten Sambas Nomor 2 Tahun 2008.

-----------------Peraturan Daerah Kabupaten Sambas Nomor 9 Tahun 2008.

-----------------Peraturan Pemerintah Nomor 7 Tahun 1977.

laporan magang pdf

Documents