1 | P a g e

LAPORAN INOVASI PERPUSTAKAAN NEGERI SABAH, WILAYAH KENINGAU.

Sistem Cy-Qref 1. Pengenalan 1.1 Latar belakang Agensi Perpustakaan Negeri Sabah Wilayah Keningau terletak kira-kira 2 km daripada Pusat Bandar Keningau, Sabah. Perpustakaan Wilayah Keningau telah dibuka kepada orang awam pada 22 Mei 1995 dan dirasmikan pada 30 Oktober 1995. Perpustakaan ini dilengkapi dengan sebuah auditorium, bilik serba guna, bilik sesi bercerita dan kafeteria.

Perpustakaan Wilayah Keningau bertanggungjawab ke atas penyeliaan perkhidmatan di Perpustakaan Cawangan Tambunan, Tenom, Nabawan dan juga perkhidmatan perpustakaan bergerak.

Perkhidmatan-perkhidmatan yang disediakan adalah: -

1) Perkhidmatan Rujukan & Maklumat

2) Perkhidmatan Pinjaman

3) Perkhidmatan Sumber Media

4) Perkhidmatan Perpustakaan Desa

2. Inovasi

2.1. Pengenalan

Projek ini merupakan sebuah projek Kumpulan Inovasi dan Kreatif (KIK) yang dijalankan oleh ahli-ahli Kumpulan Poowok, Perpustakaan Wilayah Keningau, yang telah menerima Anugerah Emas 3 Bintang, sempena Konvensyen ICC MPC yang telah diadakan di GICC, Genting Highland, Pahang, pada tahun 2010. Tajuk projek itu ialah, „Proses Kerja KRP & Keratan Akhbar, Konservatif serta Koleksi Sukar Dirujuk”. Projek ini ialah sebuah program transformasi iaitu peralihan Koleksi Rujukan Pantas (KRP) & Keratan Akhbar daripada sistem manual kepada sistem digital yang telah dimulakan pada Januari 2010 di Perpustakaan Negeri Sabah Wilayah Keningau. Sistem ini dibangunkan dengan pendigitalan koleksi yang sedia wujud atau „hardcopy‟ kepada format pdf dan seterusnya menyajikannya di dalam laman web / sesawang terbaru yang dipanggil “Cy-Qref”. Buat masa ini, Sistem Cy-Qref boleh diakses melalui sesawang Perpustakaan Negeri Sabah (http://www.ssl.sabah.gov.my) di Bangunan Perpustakaan Wilayah Keningau sahaja.

Di dalam sistem ini terdapat 6 menu utama yang terdiri daripada menu:-

1. Login

2. Carian,

2 | P a g e

Senarai Rujukan: 3. Penulis

4. Penerbit

5. Sumber/Hakcipta

6. Subjek DDC

2.2 Tujuan Projek Inovasi Transformasi ke arah pendigitalan Koleksi Rujukan Pantas (KRP) & Keratan Akhbar untuk

mencapai objektif utama Perpustakaan Negeri Sabah iaitu:-

1) Memaju dan menggalakkan kemudahan, perkhidmatan dan sumber-sumber Perpustakaan

2) Menghasilkan sekumpulan kakitangan berkemahiran tinggi dan beriltizam memberikan perkhidmatan yang berkualiti

3) Menyediakan perkhidmatan cemerlang yang berorientasikan pelanggan 4) Menyediakan kemudahan pengaksesan sumber-sumber PNS

melalui komputer Dengan penggunaan kemudahan Teknologi Maklumat ke dalam sistem kerja kakitangan projek ini telah membolehkan sumber maklumat terkini Koleksi Rujukan Pantas (KRP) dan Keratan Akhbar diproses dengan cepat, diperbanyakkan dan diedar untuk rujukan. Projek ini telah membantu menjana warga kerja yang berfikiran kreatif, positif, berhemah dan inovatif. Melalui sistem ini, pengguna di Perpustakaan Wilayah Keningau boleh mengakses bahan-bahan rujukan melalui sesawang dengan menggunakan kaedah pencarian maklumat mengikut menu yang disediakan. Pihak Perpustakaan pula boleh mendapatkan statistik permintaan rujukan bahan-bahan dari Koleksi Rujukan Pantas dan Keratan Akhbar, dan merekodkan maklumbalas daripada pengguna mengkut cara permohonan diterima iaitu sama ada melalui peribadi (datang sendiri ke kaunter perkhidmatan), e-mel, memo, faks atau pos. Sistem ini dilengkapi dengan modul backup untuk memastikan keselamatan maklumat yang disediakan jika terjadi sebarang masalah dengan server atau pangkalan data. 2.3 Implikasi Kewangan Projek ini telah menggunakan perbelanjaan sejumlah RM210 bagi pembelian peralatan seperti:

a) DVD - Verbatim - @RM 5.00 seunit X 42 buah = RM 210

3 | P a g e

Bagi tenaga kerja sumber manusia pula, pegawai yang bertanggungjawab dalam pembangunan sistem ini adalah terdiri daripada ahli-ahli Kumpulan Inovatif & Kreatif (Kumpulan Poowok) dengan kerjasama Penolong Pegawai Teknologi Maklumat di Jabatan Perkhidmatan Komputer Negeri Sabah, Cawangan Keningau. 2.4 Proses Perlaksanaan (Kronologi) 2.4.1 Keadaan Sebelum Inovasi

Rekod permintaan atau permohonan bahan-bahan KRP dan Keratan Akhbar tidak dapat dipantau dengan lebih teliti dari masa ke semasa berdasarkan cara penerimaan pertanyaan rujukan melalui kaunter.

Penyemakan bahan-bahan rujukan KRP/Keratan Akhbar terdahulu sukar dilaksanakan atau dicari jika bahan tersebut sedang dirujuk oleh pengguna lain.

Laporan-laporan penerimaan pertanyaan rujukan & maklumat KRP/Keratan Akhbar tidak dapat disediakan dengan cepat dah mudah dan perlu merujuk kepada fail-fail berkenaan.

Status pertanyaan rujukan mengenai KRP / Keratan Akhbar yang telah dijawab atau belum juga tidak dapat dipantau oleh pihak pengurusan atau ketua wilayah. 2.4.2 Keadaan Selepas Inovasi

Pihak Pengurusan boleh mendapatkan statistik permohonan pertanyaan rujukan KRP dan Keratan Akhbar melalui sistem ini

Pengguna Perpustakaan boleh menyemak bahan-bahan rujukan yang ada dengan cepat dan mudah tanpa mengangkat kotak risalah ke sana-sini dan bersusah-payah mencari setiap bahan secara manual.

Sistem ini boleh digunapakai di semua rangkaian PNS atau di pusat sumber jabatan-jabatan lain yang mempunyai perkhidmatan sedemikian.

Pihak pengurusan atau ketua wilayah juga boleh memantau status pengeluaran bahan-bahan KRP dan keratan akhbar pada bila masa sahaja mereka perlukan.

4 | P a g e

2.4.3. Proses Transformasi Koleksi Rujukan Pantas (KRP) dan Keratan Akhbar

a) Mengimbas bahan (artikel)

PENDIGITALAN SUMBER/BAHAN KRP/KERATAN AKHBAR: DARI SUMBER ASAL

(HARDCOPY) KEPADA FORMAT PDF

b) Tukar ke format pdf (DVD)

c) Pengkelasan semua bahan maklumat di dalam Koleksi Rujukan Pantas (KRP) dan

Keratan Akhbar dengan menggunakan Sistem Dewey Decimal Clasiification (DDC).

5 | P a g e

d) Memuatnaikkan bahan pdf ke laman web/sesawang

Setelah pangkalan data atau database ini selesai dimuatnaik ke server, menu pencarian semula maklumat yang disediakan telah dibina di dalam Laman Web Perpustakaan Negeri Sabah (Pangkalan data diakses di Perpustakaan Wilayah Keningau) melalui opsyen Cy-Qref seperti berikut:- Menu Login: Akses Laman Web Perpustakaan Negeri Sabah (http://www.ssl.sabah.gov.my) Klik Patron Login Taip Username: ID Pengguna dan password Klik pautan ke Cy-Qref Taip maklumat yang ingin dicari atau Klik tajuk perkara yang diingini. Baca, rujuk, atau cetak sehingga kerja selesai Klik Logout

6 | P a g e

2.4.4. MENU LOGIN : http://www.ssl.sabah.gov.my (Perpustakaan Wilayah Keningau)

7 | P a g e

8 | P a g e

9 | P a g e

Contoh: Maklumat yang terdapat di dalam Sistem Cy-Qref

10 | P a g e

2.4.5. Menu Penggunaan ( D.I.S.C) /Backup Data

11 | P a g e

12 | P a g e

13 | P a g e

2.4.6. Pencapaian Projek Cy-Qref

14 | P a g e

2..4.7. Wajah baru Laman Web Cy-Qref

Wajah baru Cy-Qref untuk kegunaan merujuk Koleksi Rujukan Pantas (KRP) Perpustakaan Wilayah Keningau 2011 ini dibangunkan dengan bantuan Penolong Pegawai Teknologi Maklumat di Jabatan Perkhidmatan Komputer Negeri Sabah, Cawangan Keningau).

15 | P a g e

2.4.8. Laporan-laporan Perkembangan

16 | P a g e

2.5 Impak Inovasi Terhadap Agensi 2.5.1. Output Sistem Cy-Qref ini memudahkan para pengguna perpustakaan menyemak dan menggunakan bahan-bahan yang disediakan dengan lebih mudah dan pantas. Status pengeluaran bahan-bahan KRP / Keratan Akhbar juga boleh dipantau oleh pihak pengurusan dengan mudah (melalui laman web Cy-Qref).

Sistem Cy-Qref juga menyediakan statistik pengunjung yang telah direkodkan di dalam sistem (menggunakan „counter‟ automatik). 2.5.2. Replicability Inovasi yang dihasilkan oleh PNS Wilayah Keningau ini, bukan sahaja berpotensi untuk digunapakai oleh semua perpustakaan lain di dalam rangkaian Perpustakaan Negeri Sabah, malah oleh perpustakaan atau pusat sumber yang lain tanpa pengubahsuaian yang banyak serta kos yang berpatutan. 2.5.3. Penjimatan Masa Masa dapat dijimatkan untuk penyemakan status permohonan perkhidmatan rujukan & maklumat dan juga pengumpulan statisitk perkhidmatan seharian/bulanan. Perkhidmatan melalui sistem Cy-Qref terbukti lebih pantas, lebih mudah,serta memuaskan hati pengguna.

17 | P a g e

2.5.4. Penjimatan Kos Walaupun pembangunan dan perlaksanaan sistem ini memerlukan kos kewangan, iaitu pembelian „scanner’, namun itu hanya pada waktu permulaan sahaja. Perbelanjaan untuk penyelenggaraan mesin dan pembelian bahan-bahan mentah seperti DVD kosong adalah pada tahap yang minima. 2.5.5. Peningkatan produktiviti Inovasi ini juga telah membantu meningkatkan produktiviti dan kecekapan pegawai di Seksyen Rujukan dan Maklumat, PNS Wilayah Keningau dalam menguruskan Perkhidmatan Rujukan KRP & Keratan Akhbar. Satu ciri inovasi juga ialah memudahkan penyemakan status permohonan bahan-bahan yang telah diminta oleh para pengguna. 2.5.6. Mesra Pelanggan Sistem ini juga menyediakan fungsi-fungsi dan paparan yang mesra pengguna kepada setiap pengguna. Antaramuka yang ringkas, tersusun dan menarik adalah ciri-ciri yang penting digunakan untuk perlaksanaan inovasi ini. 3 PENUTUP

Projek inovasi ini telah mendapat sokongan dan komitmen sepenuhnya daripada

pengurusan atasan Perpustakaan Negeri Sabah (PNS). Melalui projek inovasi ini diharap

perkhidmatan Seksyen Rujukan & Maklumat di PNS Wilayah Keningau menjadi lebih baik

dan cekap. Penambahbaikan akan selalu dibuat ke atas sistem agar ianya sentiasa terkini,

selari dengan perkembangan teknologi dan memenuhi kehendak pengguna.