ABU BAKAR BIN MOHD HUSAINKAUNSELOR

CR 01068

“SATU PROSES PERTUKARAN MAKLUMAT DAN IDEA DI ANTARA DUA ATAU LEBIH

MANUSIA UNTUK MENGHASILKAN TINDAKBALAS

YANG DIHARAPKAN”

“PENGHANTARAN MAKLUMAT DAN KEFAHAMAN DARI SESEORANG KEPADA SESEORANG YANG LAIN MELALUI CARA YANG BERKESAN”

“PROSES MEMINDAHKAN IDEA/ FIKIRAN/PERASAAN DAN MAKLUMAT”

Sambungan……

TUJUAN KOMUNIKASI

Untuk Memberitahu- tumpukan kandungan yang bernas dan logik, soal dasar

disiplin. - “Sila hantar Lapuran Prestasi kepada Pejabat

Pentadbiran sebelum 20 Januari, 2006”

Untuk Menghibur/Mententeramkan Khalayak/Organisasi

- sebelum jamuan, keramaian, ada unsur light & easy- “Hadirin dijemput menikmati hidangan yang

disediakan”- “Keadaan masih terkawal, proses pemindahan rakyat

Malaysia akan dilaksanakan sekiranya perlu”.

Untuk Mencapai Hasrat (Perundingan)

- bersetuju/tidak bersetuju/puas hati dsbg.

“Kita memang berpuas hati dengan kata sepakat yang dipersetujui.”

Untuk Mempengaruhi- mengubah sikap, ambil tindakan – menyakinkan kelebihan, akibat, untuk merangsang, kempen, dll.

“Jagalah jantung anda! 50,000 rakyat Malaysia mati setiap tahun akibat serangan jantung”. “TAK NAK ROKOK”

Kepentingan Komunikasi

Sekiranya komunikasi anda berkesan:

memperoleh status dalam kerjaya; diberi pengiktirafan/respect; senang mengurus orang lain; menyebar ilmu.

AKTOR DAN PERLAKUAN KOMUNIKASI

PENGIRIM Seseorang yang mempunyai maklumat, keinginan dan

tujuan bagi menyampaikannya kepada orang lain

PENGKODAN (ENCODES) Pengirim menukar maklumat menjadi satu siri simbol

(perkataan, tulisan, isyarat, gerak badan)

MESEJ Kandungan maklumat (tersurat/tersirat) yang ingin

disampaikan dan yang diterima

SALURAN Kaedah penghantaran yang digunakan seperti memo, surat,

telefon, bersemuka, mesyuarat

AKTOR DAN PERLAKUAN KOMUNIKASI

PENERIMA Orang yang ditujukan simbol oleh pengirim dan

menerima simbol berkenaan

PENTERJEMAH KOD (DECODES) Mentafsir simbol, menterjemahkannya menjadi

maklumat dan kemudian memahami mesej

MAKLUMBALAS Reaksi penerima terhadap mesej yang diperolehi

GANGGUAN Penerima tidak dapat menerima maklumat dengan

jelas atau tepat sebagaimana yang disampaikan oleh penyampai.

HalanganHalangan

MenghantarMenghantar

MesejMesejMesejMesej

MaklumbalasMaklumbalasMaklumbalasMaklumbalas

PenyampaPenyampaiiPenyampaPenyampaii

PenerimaPenerimaPenerimaPenerima

HalanganHalangan

MenghantarMenghantar

MesejMesejMesejMesej

MaklumbalasMaklumbalasMaklumbalasMaklumbalas

PenerimaPenerimaPenerimaPenerima

PENGIRIM

MESEJ DIHASRAT

MESEJDI

ENCODES

SIMBOL DIHANTAR

MAKLUMBALASDIPERIKSA

PENERIMA

MESEJDITAFSIR

SIMBOLDI

DECODES

SIMBOL DITERIMA

MAKLUMBALAS DIHANTAR

GANGGUAN

SALURANKOMUNIKASI

JENIS KOMUNIKASI

SEHALAPengirim berkomunikasi tanpa memerlukan

maklumbalas penerimaMemerlukan tindakan dilakukan terus oleh penerima

DUA HALAPenerima memberikan maklumbalas pada pengirimMembolehkan pengirim memperbaiki komunikasinya

jika mesej yang diterima kurang tepatMembolehkan penerima lebih yakin untuk mengambil

tindakan yang betul

BENTUK-BENTUK KOMUNIKASI

BENTUK-BENTUK KOMUNIKASI

MENGGUNAKAN PERKATAAN (VERBAL)/LISAN

TANPA MENGGUNAKAN PERKATAAN (NON-VERBAL)

CAMPURAN- TANPA MENGGUNAKAN PERKATAAN DAN MENGGUNAKAN PERKATAAN (NON-VERBAL DAN VERBAL)

• Satu proses Komunikasi yang melibatkan Satu proses Komunikasi yang melibatkan SuaraSuara..

• Menitikberatkan kepada:Menitikberatkan kepada:

– Nada SuaraNada Suara

– Bahasa yang digunakanBahasa yang digunakan

– Kefasihan SebutanKefasihan Sebutan

– Kelancaran perkataan yang digunakan.Kelancaran perkataan yang digunakan.

• Setiap perkataan yang diucapkan hendaklah Setiap perkataan yang diucapkan hendaklah selari/sejajar dengan pergerakan anggota selari/sejajar dengan pergerakan anggota badan, memek muka dan gerak mata.badan, memek muka dan gerak mata.

KOMUNIKASI LISANKOMUNIKASI LISAN

PROSES KOMUNIKASI BUKAN LISANPROSES KOMUNIKASI BUKAN LISAN

• BERTULIS BERTULIS

• BERCETAKBERCETAK

• PENGGUNAAN ISYARAT/SYMBOLPENGGUNAAN ISYARAT/SYMBOL

• PERGERAKAN ANGGOTA BADANPERGERAKAN ANGGOTA BADAN

KOMUNIKASI BUKAN LISAN

POSTURE – cara duduk, berdiri, lentok badan

GESTURE – isyarat tangan, mata, angkat bahu, memek muka

PROXIMITY – jarak, kedekatanSUARA – tinggi, rendahAPPEARANCE – kekemasan, cara

berpakaian, jenis pakaianMASA – cepat, lambat

KOMUNIKASI KE BAWAH (Downward

Communication)

KOMUNIKASI KE ATAS (Upward

Communication)

KOMUNIKASI MENDATAR

(Lateral Communication)

Bentuk Autoritatif (kuasa dan autoriti)

TujuanMemberi arahan

Memaklumkan peraturanMeminta maklumat

KebaikanTugas cepat dilaksana

Berkesan dalam suasana kritikal

Pelaku

Superior menghantar mesej

kepada subordinat

KekuranganRasional mungkin

tidak difahamiMotivasi staf

mungkin terjejas

PelakuSubordinat menghantar mesej kepada superior

Bentuk Demokratik dan konsultatif

(penyertaan)

TujuanMemberi maklumbalasMengemukakan idea

Menyampaikan hasrat

KebaikanPrestasi subordinat

Diketahui.Tindakan pembetulan Dilakukan Penambahbaikan

dirancang

KekuranganMaklumat bersifat selektifTidak digemari superiorKurang diberi perhatian

PelakuMesej disampaikan antara bahagian/unit/seksyen/rakan sekerja

Bentuk Selari dan dua hala

TujuanMembentuk kerjasamaMemupuk semangat

berpasukanKebaikan

Mempercepat aliran Maklumat Meningkatkan

kordinasi

KekuranganSukar untuk dicapai

Hanya berkesan jika semua pihak mendapat faedah

Boleh saya jelaskan

sesuatu?

• Menggalakkan staf memberi idea• Bersedia mendengar• Reaksi yang positif• Memaklumkan staf perkembangan semasa dalam jabatan• Beri pujian/teguran yang wajar kepada staf• Menjelaskan rasional tindakannya• Memaklumkan pengurusan atasan mengenai sumbangan stafnya

PENGURUS DAN KOMUNIKASI Silakan

JARAK FIZIKAL

BAHASA(SEMANTIK)

EGO TAFSIRAN

SALURANTIDAK TEPATSENDER RECEIVER

PREJUDIS& EMOSI KURANG

KEMAHIRAN

HALANGAN KOMUNIKASI DI KALANGAN SUBORDINAT

BIMBANG – bos marahTAKUT – bos black-list jika banyak

cakapANGGAPAN – bos yang dapat kredit PERCAYA – bos sibuk dan tiada

masaPREJUDIS – bos ada ‘anak emas’

MENGAMALKAN DASAR ‘PINTU TERBUKA’ MENDAPATKAN MAKLUMBALAS TELITI MAKLUMAT DARI SEMUA PIHAK GALAKKAN SUBORDINAT BERI PENDAPAT AKUI DAN HARGAI PANDANGAN SUBORDINAT MENJADI PENDENGAR YANG BAIK

KENAPA KITA TIDAK MENDENGARDENGAN BAIK?

1. Kita fikir kita ada sesuatu yang lebih baik

untuk diperkatakan2. Kita tidak sedar faedah mendengar3. Kita fikir kita tahu apa yang akan diperkatakan4. Terlalu banyak halangan5. Kita tidak suka si penyampai mahupun mesejnya6. Fikiran kita tertutup7. Kita hanya hendak dengar apa yang kita hendak

dengar8. Kita cepat membuat kesimpulan9. Kita biarkan fikiran kita melayang10. Kita dengar hanya untuk membolehkan kita

menyampuk percakapan

TEKNIK MENDENGAR

Memandang kepada penyampaiTanya untuk mendapat keterangan jika

kurang jelasJangan buat penyampai bercakap

tergesa-gesaBeri perhatian rapi kepada mesej yang

disampaikanJangan ganggu penyampaiJangan tukar tajuk sewaktu penyampai

mengemukakan pandangannya

Biar orang yang bercakap habis Biar orang yang bercakap habis bercakap sebelum anda menjawabbercakap sebelum anda menjawab

Cuba hapuskan gangguan luar Cuba hapuskan gangguan luar semasa perbualansemasa perbualan

Tumpukan perhatian kepada apa Tumpukan perhatian kepada apa yang dikatakan oleh orang yang yang dikatakan oleh orang yang bercakapbercakap

Angguk kepala anda sekali-sekala Angguk kepala anda sekali-sekala untuk menunjukkan anda sedang untuk menunjukkan anda sedang mendengarmendengar

Biar orang yang bercakap habis Biar orang yang bercakap habis bercakap sebelum anda menjawabbercakap sebelum anda menjawab

Cuba hapuskan gangguan luar Cuba hapuskan gangguan luar semasa perbualansemasa perbualan

Tumpukan perhatian kepada apa Tumpukan perhatian kepada apa yang dikatakan oleh orang yang yang dikatakan oleh orang yang bercakapbercakap

Angguk kepala anda sekali-sekala Angguk kepala anda sekali-sekala untuk menunjukkan anda sedang untuk menunjukkan anda sedang mendengarmendengar

KEMAHIRAN MENDENGARKEMAHIRAN MENDENGARKEMAHIRAN MENDENGARKEMAHIRAN MENDENGAR

““Orang yang mampu mendengar Orang yang mampu mendengar dengan tenang dan sabar ialah dengan tenang dan sabar ialah orang yang sering menambah orang yang sering menambah

maklumat,idea dan ilmu maklumat,idea dan ilmu pengetahuan.”pengetahuan.”

“Setiap manusia dijadikan dengan dua mata,Setiap manusia dijadikan dengan dua mata,

dua telinga dan satu mulut supaya mereka dua telinga dan satu mulut supaya mereka

lebih banyak melihat dan mendengar daripadalebih banyak melihat dan mendengar daripada

banyak bercakap”banyak bercakap”

PETUA KOMUNIKASI BERKESAN(FORMULA 7K)

1. KEPERCAYAANPenyampai perlu memperolehi

kepercayaan dari pendengar dan pendengar perlu bersikap positif

2. KEBENARANMesej hendaklah mempunyai kebenaran/kesahihan

3. KEFAHAMANKandungan mesej hendaklahdifahami selaras dengan hasrat penyampai

4. KEJELASANPilihan kata-kata dan simbol

yang tepat, mudah dan tidak mengelirukan untuk mempastikan kejelasan mesej

5. KEUPAYAAN Penyampai perlu memahami

keupayaan pendengar untuk memahami mesej

6. KAEDAHPemilihan wacana (medium)

komunikasi hendaklah sesuai dengan tujuan mesej dan juga sasarannya

7. KESINAMBUNGANIdea hendaklah ada kaitan dan urutan antarasatu sama lain

Faktor-faktor Mempengaruhi Keberkesanan Komunikasi

• Perbezaan latarbelakang dan pengalaman- Suku bangsa, bahasa, tahap pendidikan,

pengetahuan kemahiran

• Perhatian Terhad- memilih mesej yang disukai atau sesuai

• Prasangka/prejudis/tanggapan awal- mesej diterima ditafsir mengikut kehendak sendiri

• Faktor situasi - Rasa tidak selamat, kebisingan, marah, takut

• Perasaan dan emosi- mesej yang diterima akan ditafsir mengikut perasaan dan emosi

CARA KOMUNIKASI RASULULLAH SAW

‘Aisyah Ummul Mukminin RA menceritakan:“Rasulullah saw tidak berbicara cepat sebagaimana anda. Tetapi Baginda berbicara dengan kata2 yang jelas dan tegas. Orang duduk bersamanya akan dapat menghafal (kata-katanya)” (At Termizi)

Baginda berkomunikasi:- jika perlu lebih banyak diam bicaranya padat dengan makna dan jelas tidak kasar dan tidak ada nada menghina nikmat Allaah Taala dibesarkan walaupun sedikit.

Peribahasa Melayu

‘Sebab pulut santan binasa, sebab mulut badan binasa’

‘Cakap siang pandang-pandang, cakap malam dengar-dengar’

‘Seperti anjing menyalak bukit’

4 KATEGORI MANUSIA4 KATEGORI MANUSIA

• PANDAI BERCAKAP, SUKA BEKERJA; Contoh dan Buat.

• PANDAI BEKERJA, TAK PANDAI BERCAKAP; Tahu dan Usaha Sendiri.

• PANDAI BERCAKAP, TAK PANDAI BEKERJA; Suka menyalahkan orang lain untuk mengatasi kelemahan diri/mengaburi orang lain.

• TAK PANDAI BERCAKAP, TAK SUKA BEKERJA; Merugikan Masyarakat dan Kerajaan, Tidak Amanah.

• PANDAI BERCAKAP, SUKA BEKERJA; Contoh dan Buat.

• PANDAI BEKERJA, TAK PANDAI BERCAKAP; Tahu dan Usaha Sendiri.

• PANDAI BERCAKAP, TAK PANDAI BEKERJA; Suka menyalahkan orang lain untuk mengatasi kelemahan diri/mengaburi orang lain.

• TAK PANDAI BERCAKAP, TAK SUKA BEKERJA; Merugikan Masyarakat dan Kerajaan, Tidak Amanah.

Komunikasi yang berkesan akan dapatmengubah cara seseorang berfikir,

seterusnya boleh mengubah perilakunya

kepada yang dikehendaki.

Komunikasi yang berkesan perlu disampaikan dengan akhlak

yang baik.

Komunikasi yang berkesan bukan setakat untuk memberi maklumat,

tetapi untuk bertindak dan berubah.