kursus induksi - komunikasi berkesan

8/6/2019 Kursus Induksi - Komunikasi Berkesan

1/54

KOMUNIKASI BERKESAN

MANSOR BIN HJ. PENDEK (M.A)

Penolong pengarah/ketuaUnit,Kepiawaian dan dokumentasi

Sektor Jaminan Kualiti

(Pengurus Kualiti dan AuditBertauliah MS ISO 9001:2000)


2/54

Komunikasi berkesan

Objektif :

1. mendedahkan konsep dan jeniskomunikasi.

2. mendedahkan halangan-halangankomunikasi

3. mendedahkan kemahiranberkomunikasi berkesan


3/54

KOMUNIKASI:

APAMAKSUDNYA

Satu Proses Dua Hala di Antara

Penyampai dengan Penerima

Proses Perkongsian Maklumat,Idea, Nilai dan Perasaan

Proses Menyampaikan Secara

Jelas dan Mendengar Secara

Aktif


4/54

KOMUNIKASI

BERKESAN:APA MAKSUDNYA?

Komunikasi Berkesan adalah Satu

Kemahiran Hubungan Kemanusiaan

Yang Mementingkan Peranan

Hubungan Manusia denganwujudnya Kelancaran dan Kejelasan

Idea dan Objektif


5/54

JADI KOMUNIKASI

ADALAH:- SATU PROSES PENYAMPAIANMAKSUD / MESEJ OLEH INDIVIDU

KEPADA INDIVIDU LAIN YANG

MELIBATKAN:

* PEMBENTUKAN MESEJ

* PENGHANTARAN MESEJ

* PENERIMAAN MESEJ

* PENTAFSIRAN DAN PEMBERIANMAKNA MESEJ


6/54

JENIS KOMUNIKASI

KOMUNIKASI INTRAPERSONAL

Adalah komunikasi di dalam diri

manusia yang melibatkan kitaberfikir, mengingat atau berasa

seperti cari jalan untuk

menyelesaikan masalah denganmerancang apa yang dilakukan


7/54

KOMUNIKASI INTERPERSONAL

Ada komunikasi yang berlaku di

antara dua pihak yangberperanan sebagai penghantardan penerima mesej.

KOMUNIKASI AWAM

Adalah komunikasi yangmelibatkan individu dengan

sebilangan besar manusia lainseperti memberi taklimat,ucapan, ceramah, media massa.


8/54

Tingkah laku Yang Menghalang

Komunikasi Bercakap terlalu cepat Mengarah, memerintah

Memberi amaran, mengancam

Berkhutbah Memberi nasihat

Mengejek, melabel

Menuduh, mengkritik

Memuji melulu

Tidak ada kontak mata

Nada suara marah, masam muka dll.


9/54

Kemahiran Mendengar/Menerima

Mesej Memberi perhatian Mendengar secara aktif

Memberi perhatian kepada verbal dan non-verbal

Mewujudkan kontak mata

Berfikiran terbuka Berminat, jujur dan ikhlas

Tentukan tempat duduk dan persekitaran yangselesa

Membina perasaan empati Tangguhkan penghakiman/kesimpulan awal

Bertindak balas terhadap mesej bukanterhadap orangnya

Menggunakan maklumbalas


10/54

GARIS PANDUAN MEMBAIKI

PERHUBUNGAN SESAMA INSAN

1. Ingat dan sebut nama orang itu bilaberkomunikasi.

2. Jadikan diri anda seorang yang

peramah, mesra dan mudahdidampingi.

3. Hormatilah pendapat orang lainwalaupun pendapat anda berbeza daripendapatnya kerana setiap orang

melihat sesuatu perkara dari sudutyang berlainan. Ini disebabkanpengalaman dan latarbelakang merekamungkin berbeza.


11/54

4. Jangan berbincang atau membuatorang lain kecewa dengan perkarayang boleh menambahkankekecewaannya atau membuatkandirinya rasa terancam. Anda haruspastikan bahawa perkara yang

dibincangkan adalah bersesuaianmengikut keadaan.

5. Anda harus sentiasa peka denganmood orang yang berhadapan

dengan anda. Sesuaikan perbualandan kelakuan anda dengan moodorang itu.


12/54

6. Elakkan berbincang mengenai

perkara-perkara yang sensitifseperti politik dan agama.

7. Jaga nama baik orang lain. Setiap

manusia ada kelemahan dan

kekuatan masing-masing.8. Sentiasa bersedia untuk membantu

orang lain.

9. Selalulah senyum.

10.Latihlah diri anda untuk menjadi

seorang pendengar yang peka.


13/54

11.Hormatilah orang lain dengan

bertanyakan pendapatnya.12.Sambut dan tunjukkan perasaan

gembira apabila menerima tetamu.

13.Rahsiakan perkara-perkara yang sulit.

14.Hormati seseorang itu walaupun dia

cacat.

15.Jangan membuat janji jika tidak boleh

ditepati.16.Gunakan bahasa yang mudah dan

tepat.


14/54

17.Jangan malu mengakui kesilapan

sendiri, cepat-cepat betulkankesilapan yang telah dibuat.

18.Wujudkan tentangan mata yang

selesa apabila berkomunikasi dengan

orang lain.

19.Wujudkan tanggapan awal (first

impression) yang baik untuk

mengelakkan prasangka.

20.Beri pendapat atau penerangan

secara jujur, jangan cuba berbohong.


15/54

PERHUBUNGAN MELALUI

BAHASA BADANPerhubungan melalui bahasabadan bermaksud anda perlu

mengerakkan anggota-anggota

badan seperti muka, kepala,badan dan tangan sewaktu

berinteraksi supaya orang lain

seperti pekerja, ketua, pembekaldan orang ramai merasakan anda

memberi sepenuh tumpuan dan

perhatian kepadanya.


16/54

HALANGAN-HALANGAN

KEPADA KOMUNIKASIBERKESAN

Persekitaran

Biologikal

Kosa kata

Bahasa

Susunan/struktur

Emosi

Sosial


17/54

HALANGAN-HALANGAN

DALAM BERKOMUNIKASI

Halangan Peribadi

Halangan Fizikal

Halangan Semantik


18/54

HALANGAN PERIBADI

Emosi

Nilai dan SikapHabit (Kebiasaan)

Pengalaman Silam


19/54

HALANGAN FIZIKAL

Jarak

Tempat dan Suasana

Gaya dan PenampilanKomunikasi Bukan

Lisan


20/54

HALANGAN PERIBADI

Simbol

MaknaKonteks


21/54

SENYUM ITU SATU SEDEKAH

MEMANDANG MATA SEMASAMENYAPA

EKSPRESI MUKA: CERIA

1. SENYUM 3S2. SALAM (jika boleh)

3. SENTUH BADAN (jika boleh)

4. SENDENG BADAN KEHADAPAN

RAPATKAN JARAK

ANGGUKKAN KEPALA


22/54

PERANAN KOMUNIKASI

Mewujudkan Perkongsian

Wawasan, Nilai, Misi dan objektif

dalam OrganisasiMenterjemahkan Idea, Maklumat

dan Kefahaman Menjadi Satu

RealitiMewujudkan Persefahaman,

Keakraban dan Rasa

Kekeluargaan dalam Organisasi


23/54

MEWUJUDKAN PROSESKOMUNIKASI DUA HALAMEWUJUDKAN PROSESKOMUNIKASI DUA HALA


24/54

SIKAP YANG MESTI

DIWUJUDKAN

Berhenti Bercakap

Beri Keselesaan kepada

PenyampaiYakinkan Penyampai bahawa

Anda Mendengar

Hapuskan GangguanBerikan Empati


25/54

SIKAP YANG MESTI

DIWUJUDKAN

Jangan Sekali-kali Naik Darah

Jangan Kritik dan Bersabar

Jangan Tunjukkan AndaBersungguh-sungguh

Mematahkan Hujah Penyampai

Banyakkan InteraksiBerhenti Bercakap


26/54

KEMAHIRAN MENDENGAR YANG

BERKESANMENGGALAKAN

Beritahu saya banyak lagi

Apayanganda cakap ituadalah penting

untuk saya,tolongteruskan

Apa lagiyangandahendak cakapkan?

Bilaia berlaku?

Dimanaia berlaku?Bagaimana perasaanandaterhadapnya?


27/54

Menyatakan semula

Anda berkata begitu.?

Adakah saya memahami andadengan betul begitu.?

Adakah anda bermaksud berkatabegitu..?

Saya mendapati anda kecewa,adakah ini tepat?

Anda nampak tersinggung, adakah inibetul?

Jadi apa yang anda katakan ialah dan perasaan anda terhadapnyaialah.


28/54

MERUMUS Jadi apa yang saya dengar setakat ini

adalah. Biar saya semak jika apa yang saya dapati

itu tepat, buat masa ini anda telahmengatakan bahawa

Jadi pendapat anda seperti yang sayafahaminya adalah .

Isu pokok nampaknya.. Adakah ini tepat?

Apa yang saya dengar dengan itumencadangkan bagi saya perhatian utama

anda adalah. Untuk menamatkan perbualan kita biar

saya merumuskan apa yang telah kitabincangkan


29/54

MENGAKUISaya menghargai apa yang telah

katakanSaya memahami bagaimana persaan

anda terhadapnya

Saya fikir pandangan anda itu

pentingSaya menerima persepsi anda

terhadap situasi itu sebagai sah

Terima kasih kerana membenar sayamengetahuinya

Terima kasih kerana memberi penuhkepercayaan kepada saya untukmemberitahu


30/54

BERKOMUNIKASI CARA

BERKESAN

MEMBERI TINDAKBALAS YANGPOSITIF:

MENUMPUKAN PERHATIAN KEPADAISU

EMPATI

MENGGALAKKAN PERBINCANGAN

ISU MENGUPAS ISU DENGAN MENDALAM

RUMUSAN YANG KHUSUS DANMAMPU MENGGEMBIRAKAN


31/54

KEMAHIRAN MELAYAN

MEMBERI LAYANAN FIZIKALKEPADA ORANG LAIN.

TUNJUKKAN PENERIMAAN SECARATERBUKA.

MENGEKALKAN KONTEK MATA DANMENUNJUKKAN AIR MUKA DANPETANDA LAIN YANGMENUNJUKKAN BAHAWA ANDA

BERMINAT TERHADAP APA YANGDIPERKATAKAN OLEH ORANG LAIN.


32/54

GALAKKAN SITUASI

BERIKUT

MENDENGAR SECARA AKTIF

BERUNDING SEBELUMBERTINDAK

MENERIMA PANDANGAN

YANG BERBEZA SEMUA MASALAH DIBAWA

BERBINCANG WALAUPUNKURANG MENYENANGKAN


33/54

KEMAHIRAN SUSULAN

DENGAN MENCELAH ATAU MENGALIHKANPERHATIAN ORANG BERCAKAP ITU KEPADA ORANGLAIN.

GUNAKANDORONGAN MINIMA RESPON MUDAHAKAN MENGGALAKKAN PIHAK YANG BERKENAANTERUS MENCERITAKAN MASALAHNYA.

TANYAKAN SOALAN RELEVAN YANG MEMERLUKAN

RESPON BUKAN BERBENTUK YA ATAU TIDAK. TIDAK MEMAINKAN PERANAN SEBAGAI PENYEBUKDAN MENANYA SOALAN YANG BERLEBIHAN.

MENGEKALKAN KESENYAPAN YANG BERMAKNA.


34/54

ELAKKAN TINDAKBALAS

NEGATIF BERIKUT

MENGALIHKAN TUMPUAN KE ISU

LAIN MENGENEPIKAN PERASAAN

YANG BERKAITAN DENGAN ISU

ISU MENJADI LEBIH KABUR MENIMBULKAN MASALAH BARU


35/54

Amalan Mendengar Yang

Buruk: Tiada tumpuan tidak menumpukan

perhatian kepada pemberi mesej.

Sibuk dengan aktiviti lain seperti menulis.

Tidak ada kontak mata mata tidakbertentang mata semasa bercakap.

Prejudis membuat sangkaan yang buruktanpa asas logik.

Satu hala hanya mendengar sahaja, tidakmemberi maklumbalas.

Suka menyampuk dan memotong cakap tidak sabar untuk mendengar sehingga akhir.


36/54

Petua-Petua Berkomunikasi

Secara Berkesan1. Pastikan anda sendiri jelas tentang idea-

idea yang ingin disampaikan sebelumberkomunikasi dengan orang lain.

2. Sesuaikan bahasa, nada suara danpendekatan anda dengan tujuan sebenarkomunikasi anda.

3. Ambil kira latar fizikal, iklim sosial danperkiraan masa (timing) setioap kali andaberkomunikasi.

4. Berunding dengan orang lain dimasaperlu dalam merancangkan komunikasi.


37/54

5. Sebutkan perkataan secara jelas dan

tepat.6. Tanyakan soalan jika perlu untuk

memastikan anda benar-benar

memahami mesej yang ingin

disampaikan.7. Jangan menyampuk semasa orang lain

bercakap.

8. Cuba memahami dahulu kemudian

cuba untuk difahami.

9. Gunakan perkataan yang tepat serta

mudah difahami oleh orang lain.


38/54

10.Elakkan verval clutter seperti

um, ah, ada, dan sebagainya.

Berhenti seketika sekiranya

pemikiran anda terganggu.

11.Kekalkan kontak mata semasa

bercakap dengan orang lain.12.Pastikan bahasa, gerak geri anda

adalah sehaluan sesuai dengan

mesej yang ingin disampaikan.

13.Elakkan bahasa kasar/kesat.


39/54

14.Jauhi persekitaran yang boleh

mengugat pendengaran sesuatumesej oleh penerima.

15.Amalkan pendengaran empati yakni

mendengar dengan telinga dan hati

anda.16.Susuli komunikasi anda dengan

menanyakan soalan atau

mengggalakkan penerima

menyatakan reaksinya.17.Jangan memonopoli perbincangan

atau perbualan.


40/54

MENGGUNAKAN STRATEGI

INTERAKSI BERKESAN

MENGGUNAKAN STRATEGI

INTERAKSI BERKESAN


41/54

PARADIGMA DAN KONSEP

PERHUBUNGAN YANG BETUL

Tahu Berinteraksi dengan Orang

Lain dengan Cara yang Betul

Tahu bagaimana Orang Lain

merasa Selesa Berinteraksi

dengan Anda


42/54

PRINSIP BERHUBUNG

DENGAN ORANG LAIN Sucikan Hati Tuluskan

Keikhlasan

Jangan Kritik, PerjatuhkanOrang atau Merungut

Berikan Penghargaan yang

Jujur dan Ikhlas Bangkitkan Minat dan

Keinginan yang Tinggi


43/54

PRINSIP MENJADIKAN ORANG

LAIN SELESA DENGAN ANDA

Senyum, Selesakan Diri, Terbukadan Berlapang Dada

Tunjukkan Anda Benar benar Minat Tonjolkan Apa yang Paling Disukai

Jadi Pendengar yang Baik

Jangan Terlalu Menjadikan DiriSebagai Tumpuan

Jadikan Orang Lain DianggapPenting


44/54

MENGGUNAKAN CARA DAN

PENDEKATAN BERKESAN

MENGGUNAKAN CARA DAN

PENDEKATAN BERKESAN


45/54

PENDEKATAN AMALAN

KOMUNIKASI BERSEPADU

Mulakan dengan Bismillah dan Solawat

Mulakan dengan Pujian dan Penghargaanyang Jujur

Cuba Sebaik-baiknya untuk MenjauhkanPertengkaran

Hormati Pandangan Orang Lain

Jangan Sekali-kali Berkata Awak Salah

Cuba Betulkan Kesilapan Orang LainSecara Berlapik dan Diplomasi


46/54

PENDEKATAN AMALAN

KOMUNIKASI BERSEPADU Bercakap tentang Kesilapan Anda Sebelum

Mengkritik Orang Lain

Jika Anda Tersilap, Cepat-cepat MengakuKesilapan

Jangan Jatuhkan Air Muka Orang Lain Berikan Galakkan. Jadikan Sesuatu

Kesilapan itu Sebagai Perkara yang MudahDiperbetulkan

Hargai Sekecil Mana Sekalipun

Peningkatan yang Telah Dicapai OlehOrang Lain


47/54

PENDEKATAN AMALAN

KOMUNIKASI BERSEPADU

Banyakkan Bertanya Secara Bersahajadaripada Bercakap Seolah-olah MemberiArahan

Jadikan Orang Lain Merasakan SesuatuIdea itu Bersumber daripada DirinyaSendiri

Jangan Gemar Mengaku Sesuatu Idea ituIdea Anda

Cuba Lihat Sesuatu Idea dari Sudut

Pandangan Orang lain Bersimpati dan Berempati dengan Idea dan

Pandangan Orang Lain


48/54

PENDEKATAN AMALAN KOMUNIKASI

SECARA BERSEPADU

Jadikan Orang Lain Merasa GembiraMelaksanakan Idea yang AndaCadangkan

Cuba Bangkitkan Cita-cita danAspirasi yang Lebih Tinggi

Bantu Meningkatkan KewibawaanOrang Lain

Bersyukur dan Beri Pujian kepadaAllah

Baca Tasbih Kifarah dan Surah Al-Asr


49/54

21 RAHSIA KECEMERLANGAN

BERKOMUNIKASI

1. HARGAI KEHADIRAN ORANG.WUJUDKAN KEMESRAAN DI AWAL

SETIAP PERHUBUNGAN YANGDIJALIN.

2. JADILAH PENDENGAR YANG BAIK.JANGAN MEMOTONGPERCAKAPAN ORANG.

3. LATIH DIRI SUPAYA MUDAH DANSERONOK DIDAMPINGI SENYUMDAN MESRA.


50/54

4. AMBIL TAHU SEMUA PERKARA

BERKAITAN DENGAN KERJA.5. BERBANGGA DENGAN

KETERAMPILAN DIRI. TANGGAPAN

PERTAMA ADALAH PENTING.

6. BERSEGERA. JELASKAN

KELEWATAN.

7. GUNAKAN BAHASA YANG ORANG

LAIN FAHAM. GUNAKAN BAHASAYANG MUDAH DAN TEPAT.


51/54

8. JANGAN BERTENGKAR

9. PUNYAI SIFAT EMPATI TERHADAP

ORANG LAIN.10.SEDAR KEPADA HAKIKAT BAHAWA

SETIAP MANUSIA DAHAGAKANBELAIAN.

11.AMALKAN SIFAT SOPAN SANTUNSEPERTI UCAPAN SELAMATPAGI, BOLEH SAYA MEMBANTU,MINTA MAAF DAN TERIMA

KASIH.


52/54

12.ELAKKAN GERAK BADANYANG TIDAK MESRA.GUNAKAN GERAK BADANYANG SESUAI YANGMENYOKONG BAHASA LISAN.

13.ELAKKAN DIRI DARIMELEPASKAN KEMARAHANKEPADA ORANG LAIN.

14.JANGAN MEMBOHONGI DAN

MENGELIRUKAN ORANG.

15.TEPATI TEMUJANJI.


53/54

16.WUJUDKAN RAPPORT DI AWALPERBUALAN.

17.MENGAKUI KESILAPAN.18.TAMATKAN PERNUALAN DENGAN

BAIK. UCAPKAN TERIMA KASIH.

19.BENAR-BENAR MELIBATKAN DIRI

DALAM KOMUNIKASI.20.GUNAKAN GELOMBANG OTAK

UNTUK MENYOKONGKOMUNIKASI.

21.BERDOA AGAR ALLAHMEMBERIKAN HIKMAH DALAMBERKOMUNIKASI.


54/54

TERIMA KASIH

kursus induksi - komunikasi berkesan

Documents