NAMA : ASDI BIN SIDDI

NO. KAD PENGENALAN : 810803-12-6139

NO. ANGKA GILIRAN : 1209110210

SOALAN 2

Proses Kerja yang terdapat di dalam Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja ialah

rangkaian tindakan yang perlu diambil secara berturutan mengikut peraturan

yang ditetapkan bagi melaksanakan sesuatu aktiviti. Jelaskan kebaikan-kebaikan

yang boleh diperolehi daripadanya.

JAWAPAN

Manual Prosedur Kerja (MPK) adalah dokumen rujukan bagi peringkat

jabatan atau pejabat. Ia mengandungi prosedur kerja yang terperinci serta

penentuan tanggungjawab yang jelas. Tujuan utama MPK adalah untuk

membantu ketua-ketua jabatan melaksanakan tugas dengan bersistem.

Fail Meja (FM) pula merupakan dokumen rujukan bagi peringkat individu

atau jawatan. Ia mengandungi perincian mengenai peranan yang perlu

dilaksanakan serta mempunyai garis panduan yang lengkap bagi menjalankan

kerja.

Manual Prosedur Kerja (MPK) dan Fail Meja (FM) juga boleh didefinisikan

sebagai satu rangkaian prosedur dan pegawai/staf bertanggungjawab yang jelas

bagi setiap aktiviti. Proses kerja dalam telah memperincikan apa, siapa dan

bagaimana sesuatu sistem dalam organisasi berfungsi. Melaluinya, tindakan

kerja dapat dibuat dengan kemas, teratur dan bersistem.

Kebaikan-kebaikan yang boleh diperolehi daripada proses kerja yang

terdapat di dalam Manual Prosedur Kerja (MPK) dan Fail Meja (FM) adalah:

Mengurangkan kesilapan-kesilapan operasi semasa menjalankan

menjalankan tugas. Manual Prosedur Kerja (MPK) dan Fail Meja (FM), semua

arah tuju dan pelaksanaan tugas dan tanggungjawab seorang pegawai sangat

jelas dari segi peranan, posisi dan kuasanya dalam melaksanakan tugas. Ini

bermakna pegawai akan sentiasa berada dalam landasan yang betul kerana

terpimpin oleh proses kerja yang tersusun rapi. Justeru itu, kes-kes kesilapan

operasi dan perundangan dapat dielakkan.

Memendekkan masa latihan bagi pekerja-pekerja baru. Terdapat carta

organisasi bahagian atau unit bagi menunjukkan aktiviti yang dijalankan oleh

jabatan. Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja bertindak sebagai alat latihan bagi

pegawai yang baru bertugas atau pegawai yang mengganti tugas, ini akan

memudahkan mereka dengan hanya merujuk kepada Manual Prosedur Kerja

(MPK) dan Fail Meja (FM). Dengan ini, pegawai berkenaan tidak perlu

mengambil masa untuk dilatih atau dibimbing.

Dapat menunjukkan tindakan tepat dalam aliran kerja. Dengan aliran

kerja yang teratur dan mantap, seorang pegawai dapat membuat sesuatu

keputusan tindakan dengan mudah. Dengan ini, sesuatu masalah dapat diatasi

dengan kadar yang segera, lengkap dan tepat.

Menjamin pencapaian kualiti kerja melalui standard kerja yang

ditetapkan. Dengan proses Manual Prosedur Kerja (MPK) dan Fail Meja (FM),

standard kerja telah ditetapkan. Oleh itu, sebarang permasalahan dari segi

pertindihan maklumat, pembaziran masa dan tenaga serta masalah dapat

dielakkan. Hal ini disebabkan setiap kerja yang dilakukan adalah merujuk kepada

aliran pemprosesan atau kerja yang disimpan dalam Manual Prosedur Kerja

(MPK) atau Fail Meja (FM). Selain itu, dapat mewujudkan keseragaman kerja

dalam sesuatu jabatan.

Menjelaskan kuasa dan hubungan kerja dengan pegawai lain.

Penetapan fungsi jabatan atau pejabat serta pembahagian tugas yang jelas

antara bahagian dan unit di bawah jabatan atau pejabat membolehkan setiap

individu di dalam jabatan atau pejabat berkenaan jelas dengan tanggungjawab

masing-masing dengan tepat dan mengetahui tugas di setiap unit atau bahagian

atau individu yang telah diberikan.

Mewujudkan keseragaman dalam menjalankan kerja. Melalui Manual

Prosedur Kerja (MPK) atau Fail Meja (FM), setiap pekerja dapat menjalankan

kerja disebabkan wujudnya senarai tugas bagi bagi jabatan atau pejabat.

Dengan adanya Prosedur Kerja (MPK) atau Fail Meja (FM), pekerja-pekerja

dapat menjalankan tugas dengan mengetahui cara-cara bekerja dengan betul

dan jelas dalam bidang kuasa masing-masing.

Mengurangkan arahan-arahan lisan mengenai cara-cara menjalankan

kerja. Melalui Prosedur Kerja (MPK) atau Fail Meja (FM), dapat mengurangkan

arahan biasa yang berulang-ulang kerana mempunyai senarai tugas dan

tanggungjawab individu dalam jabatan atau pejabat.

Memudahkan semakan dan pindaan ke atas proses kerja apabila

pengemaskinian diperlukan. Melalui Prosedur Kerja (MPK) atau Fail Meja

(FM), akan membantu kerja penyeliaan supaya dapat mengekalkan tahap

kecekapan dan keberkesanan kerja seorang pegawai. Secara langsung

memudahkan dan melicinkan urusan harian pejabat.

Kesimpulannya, Prosedur Kerja (MPK) atau Fail Meja (FM) adalah dua

dokumen yang amat penting yang perlu ada dalam sesebuah jabatan atau

pejabat yang boleh digunakan sebagai rujukan rasmi serta alat pengurusan yang

dapat menyumbangkan kepada peningkatan produktiviti sesebuah jabatan atau

pejabat.

NAMA : ASDI BIN SIDDI

NO. KAD PENGENALAN : 810803-12-6139

NO. ANGKA GILIRAN : 1209110210

SOALAN 5

Nyatakan kaedah-kaedah perolehan. Berikan nilai perolehan sebut harga dan

tatacara menguruskan sebut harga.

JAWAPAN

Perolehan membawa maksud pembelian yang dilakukan oleh sesuatu

Kementerian atau Jabatan. Ianya adalah salah satu kaedah bagi mendapatkan

bekalan, perkhidmatan dan kerja yang diperlukan untuk melaksanakan aktiviti

Kementerian atau Jabatan. Antara kaedah-kaedah perolehan yang boleh

digunakan antaranya ialah:

i) Panjar wang runcit

ii) Kontrak pusat

iii) Pembelian terus

iv) Requisition (untuk perolehan kerja)

v) Sebut harga

vi) Tender

vii)Perolehan darurat

viii) Melalui penggunan kontrak jabatan lain

ix) Perolehan secara gotong royong

x) Perolehan melalui perlanjutan / perubahan kontrak

xi) Perolehan melalui Jabatan Teknik (JKR & JPS)

xii)Perolehan melalui perunding

Nilai Perolehan Sebut Harga menjelaskan bahawa pembelian setiap

jenis item yang melibatkan jumlah perbelanjaaan tahunan melebihi RM50,000

tetapi tidak melebihi RM200,000 boleh dibuat dengan mempelawa sebut harga

daripada sekurang-kurangnya lima pembekal yang berdaftar dengan

Kementerian Kewangan.

Bagi pembelian setiap jenis item yang melibatkan jumlah perbelanjaan

tahunan melebihi RM50,000 tetapi tidak melebihi RM200,000 boleh dibuat

secara sebut harga di kalangan lima pembekal bertaraf Bumiputera yang

berdaftar dengan Kementerian Kewangan di bawah kod bidang berkenaan yang

menggunakan borang di Lampiran Q. Bagi pembelian setiap jenis item yang

bernilai melebihi RM50,000 hingga RM100,000 hendaklah dipelawa melalui

sebut harga di kalangan pembekal Bumiputera yang berdaftar dengan

Kementerian Kewangan. Tiap-tiap jenis item atau kelas jenis item yang berkaitan

hendaklah menggunakan lampiran Q yang berasingan.

Bagi pembelian setiap jenis item yang bernilai melebihi RM100,000

hingga RM200,000 hendaklah dipelawa melalui sebut harga secara terbuka di

kalangan pembekal Bumiputera atau bukan Bumiputera yang berdaftar dengan

Kementerian Kewangan.

Jika bilangan pelawan sebut harga yang dikehendaki tidak boleh didapati,

Urusetia Sebut Harga hendaklah berpuas hati hati bahawa bilangan pembekal

adalah kurang daripada lima.

Tatacara Menguruskan Sebut Harga

Satu kaedah yang seragam hendaklah diamalkan kepada penyebut harga

yang telah dikenal pasti bagi sesuatu urusan sebut harga untuk memastikan

prinsip kesaksamaan dan adil dilaksanakan ke atas penyebut harga.

Kementerian atau Jabatan hendaklah menetapkan kaedah pemberitahuan sebut

harga sama ada melalui pos berdaftar, pos laju atau serahan tangan.

Kementerian atau Jabatan hendaklah mempamerkan pemberitahuan

sebut harga di papan kenyataan Kementerian atau Jabatan, selain daripada

mempelawa sebut harga kepada penyebut harga yang telah dikenal

pasti.Tempoh sebut harga hendaklah sekurang-kurangnya tujuh hari berturut-

turut dan pemberitahuan sebut harga hendaklah sentiasa dipamerkan di papan

kenyataan sepanjang tempoh tersebut.

Kaedah pelawaan sebut harga hendaklah dilaksanakan sama ada melalui

pos berdaftar, pos laju atau serahan tangan. Satu daftar hendaklah

diselenggarakan untuk mencatatkan senarai edaran sebut harga atau pembuat

atau pembekal atau kontraktor yang telah mengambil sendiri dokumen sebut

harga.

Semua borang sebut harga hendaklah diberi nombor siri untuk

pengawalan. Satu penyebut harga hanya dibenarkan mengemukakan satu

tawaran sebut harga sahaja. Tawaran alternatif adalah tidak dibenarkan.Agensi

hendaklah mensyaratkan kepada penyebut harga supaya mengemukakan

tawaran harga dan tawaran teknikal dalam dua sampul surat yang berasingan

dan berlakri bagi bekalan dan perkhidmatan.

Notis Sebut Harga di papan kenyataan awam agensi hendaklah

menyatakan agensi yang memanggil sebut harga, tajuk sebut harga, syarat

kelayakan penyebut harga, bidang/kelas/kepala/sub kepala/gred pendaftaran

dan tempat sebut harga perlu dihantar, tarikh dan waktu tutup. Sebut harga

hendaklah diterima, dibuka dan dijadualkan sebagaimana yang dilaksanakan

bagi tender mengikut AP 195, 196 dan 197.