NO. KELUARAN: 01 TARIKH: 05 OGOS 2009

NO. KAWALAN SALINAN

17

DOKUMEN TERKAWAL

KEMENTERIAN SUMBER ASLI DAN ALAM SEKITAR

PROSEDUR KUALITI

PK.NRE( PS )- 08

PEROLEHAN BEKALAN DAN PERKHIDMATAN

Disediakan oleh: n oleh:

Tandatangan

...

Tandatan n

Nama: SUHAIMI BIN HJ. MAMAT Nama: DATO' HAJI AZMI BIN CHE

MAT

Jawatan: SETIAUSAHA BAHAGIAN

PENTADBIRAN DAN KEWANGAN

Jawatan: TIMBALAN KETUA

SETIAUSAHA II

Tarikh: 03 OGOS 2009 Tarikh: 05 OGOS 2009

KELUARAN/PINDAAN

BIL. BAHAGIAN/MUKA SURAT

KETERANGAN PINDAANTARIKH

REKOD PINDAAN PROSEDUR KUALITI

PEROLEHAN BEKALAN DANPERKHIDMATAN

MUKA SURAT :1/1 1

PK.NRE(PS)08

OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan untuk memastikan proses-proses perolehan bekalan dan

perkhidmatan dijalankan dengan cekap dan teratur.

SKOP

Prosedur ini digunapakai oleh Unit Perolehan Kementerian Sumber Asli Dan

Alam Sekitar untuk menjalankan aktiviti perolehan melalui perolehan terus, sebut

harga dan tender.

RUJUKAN

3.1. Manual Kualiti

Seksyen 7.4.1 - Proses Perolehan

Seksyen 7.4.2 - Maklumat Perolehan

Seksyen 7.4.3- Verifikasi ke atas bahan yang diperolehi

3.2 Arahan Perbendaharaan Bab "B" Tahun

3.3 Tatacara Pengurusan Perolehan pembekalan/ perkhidmatan/ kerja-kerja

3.4 Tatacara Pengurusan Stor

3.5 Pekeliling Kontrak Perbendaharaan

3.6 Pekeliling Perbendaharaan

3.7 Buku Panduan Perolehan Kerajaan

DEFINISI

Perolehan

Satu kaedah bagi mendapatkan bekalan dan perkhidmatan.

Perolehan Terus

Tatacara perolehan bekalan/perkhidmatan dengan nilai perolehan tidak melebihi

RM50,000.00

(7%741-7

PEROLEHAN BEKALAN DAN

MUKA SURAT :NIA, ,% PERKHIDMATAN

2/11

PK.NRE(PS)08

Sebut harga

Tatacara perolehan bekalan/perkhidmatan dengan nilai perolehan melebihi

RM50,000.00 dan tidak melebihi RM500,000.00

Tender

Tatacara perolehan bekalan/perkhidmatan dengan nilai perolehan melebihi

RM500,000.00

Jawatankuasa Sebut Harga

Satu jawatankuasa yang dilantik oleh Pegawai Pengawal untuk menguruskan

perolehan secara sebut harga. Setiausaha Bahagian Pentadbiran dan Kewangan

mempengerusikan jawatankuasa ini.

Lem baga Perolehan

Satu jawatankuasa yang dipengerusikan oleh Pegawai Pengawal untuk

menguruskan perolehan secara tender dan melibatkan kerja-kerja perunding.

5. SINGKATAN

KSU Ketua Setiausaha

SUB (PKN) Setiausaha Bahagian Pentadbiran dan Kewangan

KPSU(K) Ketua Penolong Setiausaha Kewangan

PSU (K) P Penolong Setiausaha Kewangan (Perolehan)

PPT Penolong Pegawai Tadbir

PT (K)P Pembantu Tadbir (Kewangan) Perolehan

JKSH Jawatankuasa Sebut Harga

KPT(S) Ketua Pembantu Tadbir (Stor)

MKSP Mesyuarat Kajian. Semula Pengurusan

PEROLEHAN BEKALAN DANPERKHIDMATAN

MUKA SURAT :3/11

PK.NRE(PS)08

6. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

Tanggungjawab Tindakan

A. PERANCANGAN PEROLEHAN

SUB (PKN) Terima perancangan perolehan bagi bekalan/

perkhidmatan dari Bahagian-Bahagian.

KPSU(K)/PSU(K)P/PPT/ Tentukan kaedah perolehan berdasarkan nilaiPT(K)P perolehan dan peraturan yang ditetapkan.

B. PEROLEHAN SECARA TERUS

PT(K)P Terima permohonan perolehan

bekalan/perkhidmatan daripada Bahagian.

PT(K)P Menyediakan Pesanan Tempatan berdasarkan

permohonan.

PS U(K)P/PPT(K)P Meluluskan pesanan tempatan.

PT(K)P Mengemukakan pesanan tempatan kepada

pemohon.

PSU(K)P/PT(P/O) Menerima semula PT dan invois berserta

dokumen sokongan.

PS U(K)P/PT(P/0)Mengesahkan penerimaan barang dalam sistem

PEROLEHAN BEKALAN DANPERKHIDMATAN

MUKA SURAT :4/11

PK.NRE(PS)08

e-Perolehan.

Membuat padanan bayaran.

Mengemukakan PT serta dokumen berkaitan

kepada Unit Pra-Pembayaran untuk pembayaran.

Daftar PT dalam Buku Daftar Pengeluaran PT.

Mencetak senarai PT setiap sukuan tahun untuk

dikemukakan kepada Pegawai Pengawal, Unit

Audit Dalam dan Mesyuarat JPKA.

B. PEROLEHAN SECARA SEBUT HARGA

Menerima dan menyemak permohonan dokumen

perolehan secara sebut harga daripada Bahagian.

Mengadakan Mesyuarat Pra-Penilaian Harga.

Mengiklankan Sebut Harga.

Mesyuarat Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga

Penyerahan dokumen Sebut Harga kepada

Jawatankuasa Teknikal.

Mesyuarat Jawatankuasa Penilaian Harga

Mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga.

Mengeluarkan Surat Setuju Terima kepada

pembekal yang dipilih.

Penerimaan Bon Jaminan daripada pembekal.

Menerima Dokumen Kontrak Perolehan daripada

PSU(K)P/PT(P/O)

PSU(K)P/PT(P/O)

PSU(K)P/PT(P/O)

PSU(K)P/PT(P/O)

PSU(K)P/PPT(K)P

SUB/KPSU(K)/

PSU(K)P/PPT/PT (K)P

SUB/KPSU(K)/

PSU(K)P/PPT/PT (K)P

KPSU(K)

SUB(PKN)

SUB(PKN)/KPSU(K)/PS

U(K)P/PPT(K)P

SUB/KPSU(K)/PSU(K)P

/PPT(K)P

71:2Av.liOr,

PK.NRE(PS)08

MUKA SURAT :5/11

PEROLEHAN BEKALAN DANPERK HIDMATAN

Bahagian.

Bagi perolehan bekalan/ perkhidmatan yang

melibatkan pembayaran sekaligus, kemukakan

Permohonan Pesanan Tempatan kepada Unit

Perolehan.

Keluarkan Pesanan Tempatan kepada pembekal.

Bagi perolehan bekalan/ perkhidmatan yang

melibatkan pembayaran berperingkat, sediakan

dokumen kontrak dan dapatkan tandatangan

daripada pemohon bekalan/ perkhidmatan.

Kemukakan kontrak kepada Unit Perolehan.

Daftar kontrak dalam Buku Daftar Kontrak.

15. Terima bekalan/ perkhidmatan dan sahkan

penerimaan.

C. PEROLEHAN SECARA TENDER

Menerima dan menyemak permohonan dokumen

perolehan secara Tender daripada Bahagian.

Mengadakan Mesyuarat Pra-Penilaian Harga

Mengiklankan Tender melalui ePerolehan dan

Surat Khabar Utama.

Mesyuarat Jawatankuasa Pembuka Tender

5. Penyerahan dokumen Tender kepada

KPSU(K)/PSU(K)

P/PPT(K)P/PT(Kew)P

PT(K)P

KPSU(K)/PSU(K)P/

PPT(K)P

PT(K)P

PT(K)P

PSU(K)P/PPT(K)P/

PT(K)P

KPSU(K)/PSU(K)P/PPT

(K)P/PT(K)P

PPT(K)P/PT(K)P

PEROLEHAN BEKALAN DANPERK HIDMATAN

MUKA SURAT :6/1 1

PK.NRE(PS)08

PPT(K)P/PT(K)P

KPSU(K)/PPT(K)P/

PT (K)P

SUB/KPSU(K)/PSU(K)P

PSU(K)P/PPT(K)P/

PT(K)P

Jawatankuasa Teknikal.

Mesyuarat Jawatankuasa Penilaian Harga

Mesyuarat Lembaga Perolehan Kementerian.

Mengeluarkan Surat Setuju Terima kepada

pembekal yang dipilih.

Penerimaan Bon Jaminan daripada pembekal.

10. Menerima Dokumen Kontrak Perolehan daripada

Bahagian.

D. PENILMAN PRESTAS1 PEMBEKAL

PSU(K)(P)/ PPT/

PT(K) P

PSU(K)(P)/ PPT/

PT(K) P

PSU(K)(P)/ PPT/

PT(K) P

PSU(K)(P)/ PPT/

PT(K) P

Menerima Borang Penilaian Prestasi Pembekal

seperti di Lampiran 1 kepada penerima bekalan

/perkhidmatan (Bahagian/Unit) untuk diisi.

Mengumpul semula Borang Penilaian Prestasi

pembekal yang telah dilengkapkan diisi untuk

dibuat penilaian.

Mengemaskinikan status pembekal berasaskan

penilaian .

Menyediakan laporan Penilaian Prestasi

pembekal untuk dibentangkan dalam MKSP .

PEROLEHAN BEKALAN DANPERKHIDMATAN

MUKA SURAT :7/11

PK.NRE(PS)08

7. RE NOD KUALITI

Bit. Rekod Kualiti Lokasi

Tempoh

Penyimpanan

Permohonan Pesanan Tempatan BPKN 5 Tahun

Salinan Pesanan Tempatan BPKN 5 Tahun

Dokumen sebut harga BPKN 5 Tahun

Salinan Dokumen kontrak BPKN 5 Tahun

Surat Setuju Terima BPKN 5 Tahun

Surat tawaran kepada pembekal BPKN 5 Tahun

Buku Daftar Kontrak BPKN 5 Tahun

Borang Penilaian Prestasi Pembekal BPKN 5 Tahun

9. Senarai pembekal yang dikemaskini BPKN 5 Tahun

PK.NRE(PS)08

PEROLEHAN BEKALAN DANPERKHIDMATAN

MUKA SURAT :8/11

8. CARTA ALIRAN KERIA

PERANCANGAN PEROLEHAN

Pastikan bekalan/ perkhidmatan yanghendak diperolehi

Semak sama ada perolehan boleh dibuatatau tidak

Tentukan kaedah perolehan

A. PEROLEHAN SECARA TERUS

Pilih pembekal

Kemukakan permohonan PesananTempatan

Keluarkan Pesanan Tempatan kepadapembekal

Terima bekalan/ perkhidmatan dan sahkanpenerimaan

Terima invois dan kemukakan dokumenpembayaran

PEROLEHAN BEKALAN DANPERKHIDMATAN

MUKA SURAT :9/11

PK.NRE(PS)08

B. PEROLEHAN SECARA SEBUT FIARGA

Pilih pembekal

Keluarkan Surat Setuju Terima

Pembayaran sekaligus'?Ya

Kemukakan PermohonanPesanan Tempatan

Keluarkan PesananTempatan kepadapembekal

Tidak

Sediakan Dokumen Kontrak dan dapatkantandatangan

Kemukakan kontrak kepada Unit Perolehan

Daftar kontrak dalam Buku Daftar Kontrak

Terima bekalan/ perkhidmatan dan sahkanpenerimaan

Terima invois dan kemukakan dokumenpembayaran

PEROLEHAN BEKALAN DANPERKHIDMATAN

MUKA SURAT :10/11

PK.NRE(PS)08

C. PEROLEHAN SECARA TENDER

r Sediakan spesifikasi bagi bekalan/perkhidmatan diperlukan

Kemukakan kepada Seksyen Kewangan

Terima keputusan pembekal yang dipilih

Keluarkan Surat Setuju Terima kepadapembekal

Sediakan Dokumen Kontrak dan dapatkantandatangan

Kemukakan kontrak kepada SeksyenKewangan.

Daftar kontrak dalam Buku Daftar Kontrak

Terima bekalan/ perkhidmatan dan sahkanpenerimaan

Terima invois dan kcmukakan dokumenpembayaran

D. PENILAIAN PRESTASI PEMBEKAL

Nilai prestasi pembekal bekalan/perkhidmatan menggunakan BorangPenilaian Prestasi Pembekal

Kemukakan ke SUB (PKN) untukpemberntangan dalam MKSP.

Kemaskini Senarai Pembekal

PEROLEHAN BEKALAN DANPERKHIDMATAN

MUKA SURAT :11/11

PK.NRE(PS)08

Boning Penilaian Prestasi Pembekal

LAMPIRAN 1Borang Penilaian Prestasi Pembekal

Penilaian Prestasi PembekalPenilaian ini adalah untuk mengetahui tahap prestasi pembekal/syarikat yang berurusan di KementerianSumber Asli dan Alan Sekitar (NRE) bagi bekalan/perkhidmatan yan disampaikan.

BAHAGIAN A: SOALAN UMUM(Silo tondo/can ( )di dalam kotak berkenaan)

1. Maklumat Pembekal/ SyarikatNama dan Alamat Pembekal/ Syarikat

Bekalan/barang yang diperolehi

Nombor Pesanan Tempatan (LO)

Tarikh Pesanan Tempatan (LO) diterima

2. Tujuan Berurusan (boleh ( ) lebih &tripod() satu)

Perolehan Pesanan Tempatan (LO) NRE

Perolehan Secara Sebutharga

Perolehan Secara Tender

Perolehan Secara Rundingan Terus

Pengeluaran Waran Perjalanan Udara/Tiket Kapal

Lain-lain (silo nyatakan)

Borang Penilaian Prestasi Pembekal LAMPIRAN 1

BAHAG1AN B: TAHAP PRESTAS1 PEMBEKAL(Sila berikan jawapan dengan jujur kepada kenyataan-kenyataan dibawah dan tandakan ( / ) di dalamkotak berkenaan mewakili pandangan anda pada setiap kenyataan)

Boleh DipercayaiKeseluruhan kemanpuan dan ketepatan Pembekal/syarikat dalam menyediakan apa yangdijanjikan, serta bertanggungjawab dan boleh diharapkan.

5

4 Li' 2

1

Amat Memuaskan Memuaskan Sederhana Kurang Memuaskan Tidak Memuaskan

2. Ketepatan masaKeseluruhan kemanpuan dan ketepatan masa pembekal/syarikat menyediakan apa yangdijanjikan, serta bertanggungjawab dan boleh diharapkan.

1 Hari

3 hari

1 minggu

Lebih dari 1 minggu Lebih dari 1 Bulan

3. MemahamiTahap keperihatinan dalam memahami kehendak sebenar yang diperlukan dalammenyediakan bekalan/perkhidmatan yang dilakukan di NRE.

5 4 3

2

1

Amat Memuaska Memuaskan Sederhana Kurang Memuaskan Tidak Memuaskan

4. ReaksiKesanggupan pembekal/syarikat untuk membantu dan memberikan perkhidmatan yangterbaik dalam menyediakan bekalan /perkhidmatan serta berinteraksi dengan efaktifdalam perbincangan/rundingan yang dibuat.

5

3 2 1

Amat Memuaskan Memuaskan Sederhana

Kurang Memuaskan

Tidak Memuaskan

KepastianMempunyai ilmu pengetahuan dan beretika dalam memberikan perkhidmatan bagimemenuhi kehendak yang diperlukan oleh NRE.

3 2

Amat Memuaskan Memuaskan Sederhana Kurang Memuaskan Tidak Memuaskan

6. Ulasan tambahan, jika perlu;

Tandatangan

Nama Pegawai :

Tarikh