mesyuarat kajian semula pengurusan (mksp) iso 90012008 nre/minit mksp... · pembentangan...

1

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MKSP) BAGI MS ISO 9001:2008 KEMENTERIAN SUMBER ASLI DAN

ALAM SEKITAR BIL. 2/2011

Tarikh : 23 Disember 2011

Masa : 9.00 Pagi

Tempat : Bilik Mesyuarat Mutiara, Aras 13, Wisma Sumber Asli

PUTRAJAYA

Pengerusi : YBhg. Datin Junaidah Bt. Kamarruddin Setiausaha Bahagian Kanan (KP)

Kehadiran: Seperti di LAMPIRAN A _____________________________________________________

1. PERUTUSAN PENGERUSI

1.1 YBhg. Datin Pengerusi mengalu-alukan serta

mengucapkan terima kasih atas kehadiran semua ahli di

Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan (MKSP) Bil.

2/2011.

Makluman

1.2 YBhg. Datin Pengerusi memaklumkan tujuan

mesyuarat serta beberapa perkara berkaitan

pelaksanaan MS ISO 9001:2008 NRE seperti:-

1.2.1. bahawa selaras dengan Manual Kualiti MS ISO

iaitu di bawah perkara 5.6 Kajian Semula

Pengurusan, pihak pengurusan perlu

mengasakan Mesyuarat Kajian Semula

Pengurusan (MKSP) sekurang-kurangnya dua

2

(2) kali setahun bagi memastikan Sistem

Pengurusan Kualiti terus sesuai dan berkesan;

Makluman

1.2.2. bahawa Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

(MKSP) adalah bertujuan untuk memastikan

keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti

Kementerian dapat dipantau dan dilaksanakan

secara berterusan, disamping membuat

penilaian ke atas peluang-peluang

penambahbaikan dan keperluan membuat

perubahan ke atas Sistem Pengurusan Kualiti

termasuk perubahan ke atas dasar dan objektif

kualiti. Hasil daripada mesyuarat ini akan

dapat:-

i. meningkatkan keberkesanan Sistem

Pengurusan Kualiti dan proses-prosesnya;

ii. meningkatkan kualiti produk atau

perkhidmatan selaras dengan keperluan

pelanggan; dan

iii. menentukan keperluan sumber-sumber yang

diperlukan.

Makluman

1.2.3. meminta kepada semua ahli mesyuarat iaitu

sebagai wakil Bahagian/Unit untuk memastikan

keputusan-keputusan Mesyuarat Kajian Semula

Pengurusan (MKSP) ini dilaksanakan dan

dipantau pelaksanaannya selaras dengan

3

dokumen Sistem Pengurusan Kualiti yang telah

dibangunkan.

Tindakan : Semua Ahli Mesyuarat

1.2.4. meminta setiap Bahagian/Unit untuk sama-

sama bertanggungjawab dengan memberikan

komitmen yang sepenuhnya agar usaha

Kementerian untuk mengekalkan pengiktirafan

pensijilan MS ISO 9001:2008 tercapai

disamping merealisasikan hasrat Kerajaan

untuk mewujudkan agensi-agensi sektor awam

yang cekap, telus dan mengutamakan

pelanggan dalam penyampaian perkhidmatan

serta mengurangkan karenah birokrasi.


1.2.5. mengucapkan tahniah dan terima kasih kepada

semua ahli mesyuarat kerana sumbangan serta

usaha dalam pelaksanaan MS ISO ini. Pada 21

November 2011, Kementerian telah

memperolehi Sijil Penghargaan daripada pihak

SIRIM di satu Majlis yang diadakan di Kuala

Lumpur Convention Centre (KLCC). Majlis itu

jua, turut sama dihadiri oleh YAB Tan Sri Dato’

Haji Muhyiddin Mohd. Yassin, Timbalan

Perdana Menteri Malaysia dan YB Datuk Seri

Panglima Dr. Maximus Johnity Ongkill, Menteri

Sains, Teknologi dan Inovasi Malaysia

(MOSTI).

4

Makluman

1.2.6. mengingatkan kepada semua ahli mesyuarat

bahawa pada tahun 2012 ini adalah merupakan

cabaran kepada Kementerian kerana terdapat

banyak penilaian-penilaian utama yang akan

dilaksanakan pada tahun hadapan. Antara

penilaian-penilaian tersebut seperti:-

i. Penilaian Penarafan Bintang (Star Rating);

ii. Penilaian Indeks Akauntabiliti (IA); dan

iii. Pengauditan MS ISO 9001:2008 NRE oleh

SIRIM QAS International Sdn. Bhd.


1.2.7. bahawa jarak tarikh penilaian-penilaian tersebut

adalah amat rapat diantara satu sama lain di

mana Penilaian Indeks Akauntabiliti (IA) adalah

dijangka akan dilaksanakan pada awal tahun

2012, manakala Penilaian Penarafan Bintang

(Star Rating) adalah pada bulan Jun 2012 dan

diikuti pengauditan MS ISO yang akan

dilaksanakan pada awal bulan Julai 2012.

YBhg. Datin Pengerusi meminta agar setiap

Bahagian/Unit untuk bersedia dengan lebih

awal dengan membuat perancangan serta

tindakan bagi memastikan Kementerian berada

di tahap penilaian yang cemerlang.


5

1.2.8. meminta kepada pihak urusetia yang terlibat

dengan penilaian-penilaian tersebut untuk

menyediakan kaedah-kaedah pemantauan dan

perancangan seperti menyediakan carta

perbatuan (mile stone) dan sebagainya.

Tindakan : BPKN

1.2.9. memaklumkan bahawa jika dilihat komponen

berdasarkan Penilaian Penarafan Bintang (Star

Rating), terdapat beberapa komponan yang

telah ditetapkan oleh MAMPU ada

dibincangkan di dalam MS ISO serta mesyuarat

ini. Antaranya:-

i. MS ISO 9001:2008;

ii. Kajian Kepuasan Pekerja;

iii. Pematuhan terhadap arahan 7 hari dalam

setahun;

iv. Pengurusan rekod;

v. Pembayaran bil 14 hari;

vi. Kajian Kepuasan Pelanggan dan lain-lain.

Makluman

1.2.10. harapan YBhg. Datin Pengerusi untuk

menjadikan Kementerian ini sentiasa unggul

dan cemerlang dalam segala bidang

terutamanya dalam sistem penyampaian

kerajaan dalam menjadikan Kementerian kelas

pertama.

Makluman

6

2. PEMBENTANGAN LAPORAN-LAPORAN

2.1 LAPORAN PENCAPAIAN DASAR KUALITI DAN

OBJEKTIF KUALITI

2.1.1 Pencapaian Dasar Kualiti

Mesyuarat mengambil keputusan bersetuju bahawa

dasar yang telah digubal ini dikekalkan memandangkan

melalui Sistem Pengurusan Kualiti ini menampakkan

keberkesanannya terutamanya dalam menyediakan

perkhidmatan yang berkualiti dalam mengubal dan

memantau dasar berkaitan pengurusan sumber asli

yang meliputi pemuliharaan dan pengurusan alam

sekitar dan kawasan pelindungan dan pengurusan

pentadbiran tanah, ukur dan pemetaan; perundingan

antarabangsa dan pengeluaran permit eksport (AP)

untuk bahan mineral dan pelbagai jenis bahan batuan.

Mesyuarat mengambil maklum bahawa Dasar Kualiti ini

akan dikaji keberkesanannya di Mesyuarat Kajian

Semula Pengurusan akan datang dan dipantau dari

semasa ke semasa melalui cadangan pembetulan,

pencegahan dan penambahbaikan melalui:

(a) Aduan dan Maklum Balas Pelanggan;

(b) Laporan Pasukan Audit Dalam Kementerian;

(c) Laporan dan Teguran Audit Luar;

(d) Laporan Pengurusan Latihan;

(e) Laporan Prestasi Pembekal; dan

7

(d) Pandangan dan Cadangan dan keputusan

Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan (MKSP)

Kementerian.

Tindakan: Wakil Pengurusan/Urusetia

2.1.2 Pencapaian Objektif Kualiti

Pihak Urusetia telah membentangkan Laporan

Pencapaian Objektif Kualiti dan pencapaian setiap

Objektif Kualiti dan keputusan mesyuarat adalah seperti

berikut:-

A. Penggubalan dan Pindaan Dasar/ Akta.

i. Menyediakan draf pertama kertas kerja bagi

menggubal/meminda dasar/akta dalam tempoh 2 bulan

mulai dari tarikh penerimaan arahan sehingga draf

pertama kertas kerja dikemukakan kepada stakeholder/

Kementerian/ jabatan/ agensi.

Mesyuarat dimaklumkan bahawa pencapaian Objektif

bagi perkara A (i) adalah tercapai 100% dengan

pematuhan tempoh yang telah ditetapkan. Mesyuarat

juga dimaklumkan haya BSASH dan BMG sahaja yang

menyediakan draf pertama kertas kerja bagi

mungubal/meminda dasar/akta iaitu:-

i. Dasar Geosains – BMG; dan

ii. Dasar Sumber Air Negara - BSASH

Selain itu, bagi BTUP, BPASPI dan BBP tiada kertas

kerja yang dikeluarkan/dihasilkan disepanjang tempoh

penilaian.

8

Keputusan:

Mesyuarat memutuskan Objektif Kualiti ini dikekalkan

kerana ianya munasabah serta dapat dinilai/diukur

dan telah dicapai iaitu dalam tempoh 2 bulan mulai

dari tarikh penerimaan arahan sehingga draf pertama

kertas kerja dikemukakan kepada stakeholder/

Kementerian/ jabatan/ agensi.

Tindakan:

BTUP/BPASPI/BBP/BMG/BSASH

ii. Mengemukakan Memorandum Jemaah Menteri kepada

Bahagian Kabinet dalam tempoh 2 bulan mulai dari

tarikh penerimaan ulasan daripada Jabatan Peguam

Negara.

Mesyuarat dimaklumkan pencapaian bagi perkara A (ii)

adalah tercapai 100% dengan pematuhan tempoh yang

telah ditetapkan iaitu dalam tempoh 2 bulan. Bagi BTUP,

BPASPI, BMG dan BBP tiada Memorandum Jemaah

Menteri yang dikemukakan kepada Bahagian Kabinet

sepanjang tempoh penilaian. Hanya BSASH sahaja yang

ada mengemukakan Memorandum Jemaah Menteri

yang telah dikemukakan kepada Bahagian Kabinet iaitu

sebanyak satu (1) Memorandum iaitu Memorandum

Jemaah Menteri: Dasar Sumber Air Negara (DSAN)

Keputusan:



dan telah dicapai iaitu dalam tempoh 2 bulan mulai

9

dari tarikh penerimaan ulasan daripada Jabatan Peguam

Negara.

Tindakan:


B. Penyertaan ke Mesyuarat/ Persidangan Antarabangsa

i. Menyediakan laporan persidangan mesyuarat dalam

tempoh 2 minggu selepas tamat persidangan.

Mesyuarat dimaklumkan pencapaian bagi perkara B (i)

adalah tercapai 100% dengan pematuhan tempoh yang

telah ditetapkan iaitu dalam tempoh 2 minggu. Sebanyak

tiga puluh dua (32) laporan persidangan mesyuarat

antarabangsa telah disediakan oleh Bahagian yang

berkaitan dan bagi BSASH tiada laporan yang disediakan

bagi perkara tersebut. Tiga puluh dua (32) laporan

tersebut adalah seperti berikut:-

i. Mesyuarat Jawatankuasa Bersama Sempadan

Antarabangsa Malaysia – Indonesia di Indonesia

pada 12 hingga 16 Disember 2011 (BTUP);

ii. Mesyuarat Jawatankuasa Teknikal Bersama

Sempadan Antarabangsa Malaysia – Indonesia

di Surabaya, Indonesia pada 18 hingga 21

Oktober 2011 (BTUP);

iii. Mesyuarat Fifth Meeting of Southeast Asia

Network of Climate Change Focal Points (Sean-

CC), Bangkok, Thailand pada 20 hingga 23

September 2011 (BPASPI);

10

iv. Mesyuarat Perubahan Iklim, UNFCCC Climate

Change Conference, Panama City, Panama

pada 1 hingga 7 Oktober 2011 (BPASPI);

v. Mesyuarat GEF Constituency Meeting : Luang

Prabang, Loa PDR pada 26 hingga 27 Oktober

2011 (BPASPI);

vi. Asia Chapter of The Mitigation Action

Implementation Network (Main-Asia) dan 1st

Main Asia Regional Academy di Phuket, Thailand

pada 11 hingga 14 Oktober 2011 (BPASPI);

vii. Mesyuarat Parti-Parti ke 17 (COP17) UNFCCC,

Durban, Afrika Selatan (BPASPI);

viii. 22nd Meeting of Asean Senior Officials on

Enviroment (ASOEN) and Related Meetings,

Brunai Darulssalam (BPASPI);

ix. Mesyuarat Tidak Formal Menteri-Menteri Alam

Sekitar ASEAN ke 13 dan Mesyuarat-Mesyuarat

berkaitan, Phnom Penh, Cambodia (BPASPI);

x. IPCC Expert Meeting : Use of Facility and Project

Information in National Inventories, Wellington,

New Zealand (BPASPI);

xi. Road to Reddiness-Making Pels Work, Technical

Workshop di Bangkok, Thailand pada 23 hingga

25 Ogos 2011 (BPASPI);

xii. The Regional Meeting of The CDM DNA Forum

for Asia and The Pacific and The Workshop on

Enhancing The Regional Distribution of CDM

Projects in Asia and The Pacific, Kathmandu

11

Nepal pada 5 hingga 7 September 2011

(BPASPI);

xiii. Workshop on The Development of An Asean

Action Plan to Implement The Asean Leaders

Statement on Joint Response to Climate Change

(AAP-JRCC) Hanoi, Vietnam pada 22 hingga 25

Ogos 2011 (BPASPI);

xiv. Bengkel Teknikal Mengenai Carbon Capture and

Storage (CCS) in Geological Formations Sebagai

Aktiviti Projek Mekanisme Pembangunan Bersih

(CDM), Abu Dhabi, United Arab Emirates pada 7

hingga 8 September 2011 (BPASPI);

xv. Regional Workshop in Green House Gas

Inventories in Asia-Measurability Reportabality

and Verifiability (MRV) pada 13 hingga 15 Julai

2011 (BPASPI);

xvi. Asean Regional Trainning Workshop and Sharing

Lessons on REL/RL and MRV System

Development for REDD+ and ARKN-FCC

Meeting to Prepare Asean Common Position on

REDD+ Towards COP-17 UNFCCC Di

Yogyakarta, Indonesia pada 22 hingga 24

September 2011 (BPASPI);

xvii. EANET 11th Scientific Advisory Committee

(SAC), EANET di Ho Chi Minh, Vietnam pada 12

hingga 14 Oktober 2011 (BPASPI);

xviii. Global Forum on Wetlands, Tehran Iran pada 5

hingga 6 Mac 2011 (BBP);

xix. ASEAN WEN ke 6 pada 25 hingga 27 May 2011

12

(BBP);

xx. AEG CITES ke 8 pada 8 hingga 10 Februari

2011 (BBP);

xxi. BIMP EAGA Ministerial Conference pada 9

hingga 11 April 2011 (BBP);

xxii. APFNet Workshop on Sustainable Forestry

Resources pada 17 hingga 28 Oktober 2011

(BBP);

xxiii. Operational Workshop for The ACB-GIZ

Biodeversity and Climate Change Project pada

14 hingga 15 Disember 2011 (BBP);

xxiv. Mesyuarat Rundingan Pusingan ke-3 Trans-

Pacific Partnership Agreement, di Bandar Seri

Begawan, Brunei (BMG);

xxv. Mesyuarat Rundingan Sektor Perkhidmatan Bagi

Perjanjian Bebas Malaysia-Australia, Canberra,

Australia (BMG);

xxvi. APEC Workshop on Balancing Competing

Demands of Mining Community and Environment

to Achieve Sustainable Development In Mining

Sector, Seoul, Korea (BMG);

xxvii. 5th Asia-Pacific Economic Cooperation (APEC)

Mining Task Force Meeting di Montana, USA

(BMG);

xxviii. Mesyuarat Rundingan Pusingan Ke-5 Trans-

Pacific Partnership Agreement, Santiago, Chile

(BMG);

xxix. 2011 China – Asean Mining Cooperation Forum

13

And Promotion Exhibition - Nanning, China

(BMG);

xxx. Business Meeting of Working Group on

Remediation For Soil and Groundwater Pollution

of ASIAN Countries (ReSGPAC WG) And

International Workshop On the Risk Assessment

of Soil and Groundwater Pollution Sites, Taiwan

(BMG);

xxxi. The 2nd Asia Pacific Geopark Network

Symposium On Geopark and Geotourism for

Regional Sustainable Development, Hanoi,

Vietnam (BMG);

xxxii. 2011 International Symposium on Mine

Reclamation with Sustainable Development,

Korea Selatan (BMG);

Keputusan:



dan telah dicapai iaitu dalam tempoh 2 minggu

selepas tamat persidangan.

Tindakan:


C. Pengeluaran Permit Eksport (AP) Untuk Bahan

Mineral dan Pelbagai Jenis Bahan Batuan atau ores.

i. Memproses permohonan dan mengeluarkan permit

eksport mineral dan pelbagai jenis bahan batuan dalam

14

tempoh lima (5) hari selepas permohonan telah

lengkap.

Mesyuarat dimaklumkan pencapaian bagi perkara C (i)

adalah tercapai 100.00% dengan pematuhan tempoh

yang telah ditetapkan iaitu dalam tempoh lima (5) hari

selepas permohonan telah lengkap. Sebanyak 3500 AP

telah diluluskan dalam tempoh yang telah ditetapkan

mulai dari tarikh penerimaan permohonan sehingga AP

diserahkan kepada pemohon. Sistem atas talian eBMG

Permit telah digunapakai mulai Januari 2011.

Keputusan:



dan telah dicapai iaitu dalam tempoh lima (5) hari

selepas permohonan telah lengkap.

Tindakan: BMG

d. Pengurusan dan Sokongan

i. Latihan

100% peratus anggota menghadiri kursus selama 7 hari

yang ditetapkan.

Mesyuarat dimaklumkan pencapaian bagi perkara D (i)

bagi tahun 2011 adalah tercapai sebanyak 95.23%

(sehingga 31 November 2011) dengan pematuhan

tempoh yang telah ditetapkan iaitu 100% anggota

15

menghadiri kursus selama 7 hari yang ditetapkan.

Mesyuarat dimaklumkan, antara faktor yang

menyebabkan Objektif Kualiti ini tidak tercapai adalah:-

a. Pegawai Cuti Belajar Bergaji Penuh;

b. Pegawai Cuti Tanpa Gaji;

c. Pegawai Dalam tindakan tatatertib;

d. Pegawai dalam proses tukar lantik; dan

e. Pegawai yang baru dilantik dalam perkhidmatan

awam selepas 31 September tahun berkenaan.

Keputusan:



dan boleh dicapai iaitu 100% anggota menghadiri

kursus selama 7 hari.

Tindakan: BPSM

ii. Perolehan

Memproses bil/tuntutan bayaran dalam tempoh 14 hari.

Mesyuarat dimaklumkan pencapaian bagi perkara D (ii)

bagi tahun 2011 adalah tercapai sebanyak 100.00%

bagi Ibu Pejabat NRE sehingga 25 November 2011

dengan bil sebanyak 5673 bil.

Keputusan:



dan boleh dicapai iaitu dalam tempoh 14 hari.

16

Tindakan: BPKN

iii. Aduan Pelanggan

a. Mengeluarkan akuan penerimaan aduan dalam tempoh

satu (1) hari daripada tarikh penerimaan aduan.

Mesyuarat dimaklumkan pencapaian bagi perkara

D (iii)(a) adalah tercapai 100% dengan pematuhan

tempoh yang telah ditetapkan iaitu dalam tempoh satu

(1) hari daripada tarikh penerimaan aduan.

Keputusan:



dan telah dicapai iaitu dalam tempoh satu (1) hari

daripada tarikh penerimaan aduan.

Tindakan: UKK

b. Mengeluarkan surat maklumbalas bagi aduan yang tidak

memerlukan siasatan lanjut dalam tempoh 3 hari

daripada tarikh penenerimaan aduan.


D (iii)(b) adalah tercapai sebanyak 100% dengan

pematuhan tempoh yang telah ditetapkan iaitu dalam

tempoh 3 hari daripada tarikh penerimaan aduan.

Mesyuarat dimaklumkan bahawa pencapaian 100%

adalah bagi aduan yang tidak memerlukan siasatan

17

lanjut iaitu aduan mudah seperti pertanyaan, cadangan

penambahbaikan dan sebagainya. Selain itu, bagi aduan

yang melibatkan polisi, dasar, urusan mahkamah,

melibatkan kabinet akan mengambil tempoh melebihi

lima (5) hari.

Keputusan:



dan boleh dicapai iaitu dalam tempoh 3 hari daripada

tarikh penerimaan aduan.

Tindakan: UKK

c. Mengeluarkan surat maklumbalas bagi aduan yang

memerlukan siasatan lanjut dalam tempoh 14 hari



D (iii)(c) adalah tercapai sebanyak 100% dengan

pematuhan tempoh yang telah ditetapkan iaitu dalam

tempoh 14 hari daripada tarikh penerimaan aduan.

Mesyuarat dimaklumkan bahawa pencapaian 100%

adalah bagi aduan yang tidak melibatkan agensi lain,

penglibatan politik, polisi dan dasar. Bagi aduan yang

tidak melibatkan perkara tersebut, pengadu akan

dimaklumkan sebaik sahaja keputusan mengenai aduan

diperolehi dari masa ke semasa.

Keputusan:

18



dan boleh dicapai iaitu dalam tempoh 14 hari


Tindakan: UKK

2.1.3 Pencapaian Keseluruhan Objektif Kualiti Kementerian

Mesyuarat mengambil maklum mengenai maklumat yang

dibentangkan dan pencapaian Objektif Kualiti dari (A)

hingga (D) di atas dapat dinilai/diukur dan tercapai.

Mesyuarat sebulat suara bersetuju supaya Objektif-

objektif kualiti yang ditetapkan dikekalkan pada masa

ini. Selain itu, setiap Bahagian yang terlibat hendaklah

dari semasa ke semasa meneliti semua Objektif Kualiti

yang telah ditetapkan dengan tujuan untuk membuat

penambahbaikan dari segi kuantiti atau tempoh masa

yang telah ditetapkan bagi perlaksanakan sesuatu

program/aktiviti.

Tindakan: Wakil Pengurusan/Urusetia

2.2 LAPORAN AUDIT DALAM

2.2.1 Mesyuarat dimaklumkan bahawa Pasukan Audit Dalam

MS ISO 9001:2008 Kementerian diwujudkan bagi

membantu pengurusan Kementerian mencapai objektif ini

melalui penilaian, analisa, cadangan, pemerhatian dan

pandangan yang bebas, mengenalpasti perlaksanaan

prosedur utama dan sokongan seterusnya memastikan

19

mematuhi arahan serta peraturan-peraturan yang

ditetapkan.

Makluman

2.2.2 Selain itu, mesyuart dimaklumkan bahawa tujuan Audit

dalam dilaksanakan adalah seperti berikut:

i. Memenuhi keperluan seksyen 8.2.2;

ii. Meningkatkan prestasi proses-proses dalam

sistem pengurusan kualiti;

iii. Asas bagi pembetulan sistem pengurusan kualiti;

iv. Memastikan kehendak perundangan dan

peraturan dipatuhi;

v. Memastikan keberkesanan sistem pengurusan

kualiti;

vi. Sebagai alat pengurusan untuk penambahbaikan

yang berterusan; dan

vii. Memberi peluang kepada auditee untuk

mengemukakan masalah yang dihadapi kepada

pihak pengurusan.

Makluman

2.2.3 Laporan Audit Dalam telah dibentangkan oleh Ketua Audit

Dalam Kementerian iaitu Puan Rosidah binti Khamis.

Pasukan Audit Dalam MS ISO 9001:2008 Kementerian

telah menjalankan pengauditan ke Bahagian-Bahagian

NRE pada 19 hingga 21 Disember 2011 dan sebanyak

enam (6) pasukan audit telah dibentuk untuk

melaksanakan Audit Dalam MS ISO NRE. Pengauditan

MS ISO 9001:2008 Kementerian melibatkan semua

20

dokumen kualiti yang telah dibangunkan dan sebanyak

18 dokumen kualiti telah diaudit termasuk Manual

Kualiti.

2.2.4 Tindakan di Atas Teguran Audit Yang Lalu

Mesyuarat dimaklumkan bahawa berdasarkan kepada

laporan pengauditan kedua oleh SIRIM QAS International

Sdn. Bhd. didapati keseluruhan tindakan pembetulan

dan penambahbaikkan telah diambil tindakan

sewajarnya walau bagaimanapun terdapat satu (1)

perkara di dalam ketakakuran seperti di perkara 2.2.5 di

bawah.

2.2.5 Mesyuarat mengambil maklum terhadap penemuan Audit

Dalam MS ISO 9001:2008 Kementerian seperti berikut:-

2.2.5.1 Ketakakuran Minor (NCR)

Terdapat 1 ketakakuran minor (NCR) yang telah

ditemui oleh Audit Dalam MS ISO 9001:2008

Kementerian iaitu:-

i. PK.NRE (PA) - 01: Penyertaan Ke Mesyuarat/

Persidangan Antarabangsa

Kesemua dokumen berkenaan penyertaan ke

Mesyuarat Antarabangsa tidak difailkan. Dokumen

tersebut hanya disimpan dalam sampul kecil. Walau

bagaimanapun, kesemua perkara dalam prosedur

kualiti dipatuhi.

21

Alasan ketakakuran:

Bahagian mengakui terlepas pandang mengenai

perkara tersebut. Mesyuarat dimaklumkan bahawa

dokumen berkenaan adalah di dalam proses untuk

dimasukkan ke dalam fail yang berkenaan selaras

dengan Prosedur Kualiti : Pengurusan Rekod yang

telah ditetapkan.

Keputusan:

YBhg. Datin Pengerusi meminta agar semua

Bahagian/Unit mengambil tindakan sewajarnya

dalam pengurusan rekod di mana setiap fail rekod

perlu diselenggara dengan baik serta sempurna.

Tindakan : Semua Bahagian/Unit

2.2.5.2 Rumusan Keseluruhan Penemuan Audit Dalam

Mesyuarat dimaklumkan bahawa secara

keseluruhannya, setiap Bahagian/Unit telah mengambil

tindakan dan penambahbaikan berkaitan hasil laporan

audit yang diadakan pada 19 hingga 21 Disember 2011

selaras Manual dan Prosedur Kualiti yang telah

ditetapkan. YBhg. Datin Pengerusi meminta agar setiap

Bahagian/Unit yang terlibat mengambil perhatian

terhadap penemuan Audit Dalam MS ISO 9001:2008

Kementerian dan memastikan ketakakuran dan

pemerhatian yang telah ditemui tidak berulang dimasa

hadapan.


22

2.3 LAPORAN ADUAN DAN MAKLUM BALAS

PELANGGAN

2.3.1 Laporan Aduan dan Maklum Balas Pelanggan telah

dibentangkan oleh UKK. Mesyuarat dimaklumkan bahawa

laporan yang dibentangkan adalah mengenai aduan-

aduan yang telah diterima dan diselesaikan oleh

Kementerian pada tahun 2011. Perincian laporan

tersebut adalah seperti jadual di bawah:-

i. Laporan Aduan yang diterima dan diselesaikan dari

Januari hingga Disember 2011.

Bulan

Jumlah Aduan

Terima Dalam

Tindakan

Dalam

Tindakan

(%)

Selesai Selesai

(%)

Januari 4 - - 4 100 %

Februari 4 - - 4 100 %

Mac 2 - - 2 100 %

April 2 - - 2 100 %

Mei 5 - - 5 100 %

Jun 1 - - 1 100 %

Julai 4 - - 4 100 %

Ogos 1 - - 1 100 %

September - - - - 100 %

Oktober 3 - - 3 100 %

November - - - - 100 %

Disember 3 - - 3 100 %

Jumlah 29 - - 29 100 %

23

Makluman

2.3.2 Kajian Maklum Balas Pelanggan

i. Mesyuarat dimaklumkan bahawa Laporan Analisis

Kajian Maklumbalas Kepuasan Pelanggan Bahagian-

bahagian NRE dijalankan atas keperluan untuk

menambahbaik perkhidmatan yang disediakan oleh

Kementerian Sumber Asli dan Alam Sekitar (NRE).

Kajian ini dirancang pada bulan Mei 2011 yang

merupakan kesinambungan kajian-Kajian sebelum ini

dan mula dilaksanakan sekitar Jun hingga Julai 2011.

Laporan kajian ini melibatkan analisis terhadap lapan

(8) bahagian di NRE yang terpilih bagi melaksanakan

Kajian Kepuasan Pelanggan di bahagian masing-

masing. Bahagian-bahagian tersebut ialah Pentadbiran

dan Kewangan, Unit Komunikasi Korporat, Mineral dan

Geosains, Pengurusan Alam Sekitar dan Perubahan

Iklim, Pembangunan, Pengurusan Sumber Manusia,

Pengurusan Maklumat dan Pusat Infrastruktur Data

Geopastial Negara (MacGDI). Kombinasi daripada

hasil kajian kesemua bahagian ini merupakan subjek

utama dalam menghasilkan kajian ini dan melaluinya

penilaian yang telah diberikan oleh responden akan

menjadi panduan untuk menambahbaik perkhidmatan

dan imej NRE dari semasa ke semasa.

Makluman

24

ii. Secara keseluruhannya, berdasarkan daripada

Laporan Kajian Kepuasan Maklum Balas yang

dikemukakan oleh Bahagian yang terlibat pada Soalan

7 dan Soalan didapati pencapaian kepuasan

pelanggan bagi tahun 2011 adalah di Baik iaitu

sebanyak 55.7% iaitu sebanyak 152 orang pelanggan

(purata) bersetuju di tahap ini. Manakala jumlah kedua

tertinggi sebanyak 23.5% responden 61.2 orang iaitu

meletakkan kepuasan pelanggan di tahap Sangat

Baik. Manakala, sebanyak 0.4% iaitu sebanyak 1

(satu) orang responden meletakkan tahap kepuasan

pelanggan adalah tidak memuaskan. Keterangan lanjut

boleh didapati adalah seperti berikut:

Tahap Kepuasan Jumlah

(Purata)

Peratus

(Purata)

Baik 152 55.7%

Sangat Baik 61.2 23.5%

Sederhana 44.7 17.4%

Memuaskan 7 3%

Tidak Memuaskan 0.08 0.4%

Jumlah Keseluruhan 100%

Makluman

2.4 LAPORAN PRESTASI PROSES PENGHASILAN

PRODUK ATAU PERKHIDMATAN DAN PRESTASI

KEPATUHAN KEPADA CIRI-CIRI KUALITI YANG

DITETAPKAN

25

2.4.1 Mesyuarat mengambil maklum bahawa antara Laporan

Prestasi Proses Penghasilan Produk Atau Perkhidmatan

dan Prestasi Kepatuhan Kepada Ciri-Ciri Kualiti Yang

Ditetapkan adalah seperti berikut:-

i. Secara keseluruhannya, tindakan telah diambil

oleh setiap Bahagian yang berkaitan

berdasarkan ketakakuran serta pemerhatian

daripada :-

a. Laporan Audit Dalam MS ISO NRE yang

telah dijalankan pada 21 Jun hingga 28 Jun

2011; dan

b. Laporan Audit Pemantauan MS ISO NRE

oleh SIRIM QAS International Sdn. Bhd.

yang telah dijalankan pada 4 hingga 5 Julai

2011.

Makluman

ii. Prestasi pembayaran bil bagi Ibu Pejabat NRE

telah berjaya mencapai 100% iaitu bagi tempoh

Mei sehingga November 2011. Manakala

prestasi pencapaian bil bagi tempoh yang sama

keseluruhan NRE termasuk Jabatan adalah

99.99%. YBhg. Datin Pengerusi meminta BPKN

untuk menetapkan sasaran kepada 7 hari

pembayaran bil selaras dengan Penilaian

Penarafan Bintang (Star Rating) yang

mengambilkira pembayaran dalam tempoh 7 dan

3 hari. Bagi tujuan tersebut, YBhg. Datin meminta

26

mengwujudkan Pasukan Petugas Khas bagi

memastikan percapaian tersebut.

Makluman

iii. Pencapaian anggota pegawai NRE yang

menghadiri kursus selama tujuh (7) hari, masih

tidak mencapai tahap 100% sepertimana di

dalam pencapaian Objektif Kualiti. Pencapaian

peratusan anggota pegawai NRE pada tahun

2011 yang menghadiri kursus selama tujuh (7)

hari adalah sebanyak 98.75%.

Makluman

iv. Secara keseluruhannya, berdasarkan daripada

Laporan Kajian Kepuasan Maklum Balas yang

dikemukakan oleh Bahagian yang terlibat pada

Soalan 7 dan Soalan didapati pencapaian

kepuasan pelanggan bagi tahun 2011 adalah di

Baik iaitu sebanyak 55.7% iaitu sebanyak 152

orang pelanggan (purata) bersetuju di tahap ini.

Manakala jumlah kedua tertinggi sebanyak

23.5% responden 61.2 orang iaitu meletakkan

kepuasan pelanggan di tahap Sangat Baik.

Manakala, sebanyak 0.4% iaitu sebanyak 1

(satu) orang responden meletakkan tahap

kepuasan pelanggan adalah tidak memuaskan;

Makluman

27

v. Secara keseluruhannya, kajian secara soal

selidik yang dilaksanakan mendapati bahawa

tahap prestasi pembekal/syarikat yang berurusan

dalam perolehan kementerian adalah berada

pada tahap memuaskan.

Makluman

vi. Satu Bengkel Pengurusan Fail dan Rekod telah

diadakan pada 9 hingga 10 Ogos 2011

bertempat di Dewan Baiduri, NRE. Bengkel ini

diadakan bertujuan untuk memberi pendedahan

kepada pegawai dan kakitangan NRE berkaitan

cara-cara pengurusan fail dan rekod secara

efisyen dan mengikut prosedur. Penceramah

pada bengkel tersebut adalah dihadiri oleh

pegawai daripada Jabatan Arkib Negara.

Makluman

vii. Satu Program Penghayatan dan Pengisian Pelan

Strategik Kementerian Sumber Asli dan Alam

Sekitar 2011 – 2015 telah diadakan pada 11

hingga 12 Oktober 2011 di Taman Negara,

Pahang. Tujuan program tersebut diadakan

adalah:-

i. meneliti pencapaian bagi Rancangan Kerja

Tahunan 2011 berdasarkan kepada Pelan

Strategik NRE 2011 -2015; dan

28

ii. Menghayati persekitaran alam semulajadi dan

pemantapan pemeliharaan dan pemuliharaan

flora dan fauna di Taman Negara.

Makluman

viii. Sepanjang Mei hingga Disember 2011 sebanyak

dua (2) Bengkel Pembayaran Bil 14 hari telah

diadakan pada 22 hingga 23 Jun 2011 (Bil.

1/2011) di Merdeka Palace Hotel, Kucing

Sarawak dan 21 hingga 22 November 2011

(Bil. 2/2011) di Dewan Baiduri, NRE. Bengkel ini

melibatkan pegawai yang terlibat secara

langsung berkaitan pembayaran bil 14 hari bagi

memastikan pencapaian pembayaran bil 14 hari

dapat dicapai 100%.

Makluman

2.5 LAPORAN TINDAKAN PENCEGAHAN DAN

PEMBETULAN

2.5.1 LAPORAN TINDAKAN PEMBETULAN

2.5.1.1. Secara keseluruhannya, semua tindakan

pembetulan telah diambil oleh setiap

Bahagian/Unit dan tiada teguran berulang yang

berkaitan ketakakuran dan pemerhatian hasil

daripada laporan seperti di bawah:-

29

i. Laporan Audit Dalam MS ISO NRE yang telah

dijalankan pada 21 Jun hingga 28 Jun 2011;

dan

ii. Laporan Audit Pemantauan MS ISO NRE oleh

SIRIM QAS International Sdn. Bhd. yang telah

dijalankan pada 4 hingga 5 Julai 2011.

Makluman

2.5.1.2. Penambahbaikan Sistem Fail Meja Secara online

sedang dilaksanakan oleh Bahagian Pengurusan

Maklumat (BPM) dengan kerjasama Bahagian

Pentadbiran dan Kewangan (BPKN) dan

Bahagian Pengurusan Maklumat (BPM). Melalui

penambahbaikan sistem Fail Meja secara online

ini, pengemaskinian Fail Meja di setiap

Bahagian/Unit dapat dipantau dengan lebih

mudah iaitu dengan hanya melihat laporan

pengemaskinian di sistem tersebut dan tindakan

serta merta dapat dilaksanakan sekiranya

terdapat Bahagian/Unit yang tidak mengemaskini

fail meja.

Makluman

2.5.2 LAPORAN TINDAKAN PENCEGAHAN

2.5.2.1. Mengadakan Bengkel Pembayaran Bil 14 hari

telah diadakan telah diadakan sebanyak dua (2)

kali iaitu pada 22 hingga 23 Jun 2011 (Bil.

30

1/2011) di Merdeka Palace Hotel, Kucing

Sarawak dan 21 hingga 22 November 2011 (Bil.

2/2011) di Dewan Baiduri, NRE.

Objektif/Tujuan

Bengkel ini melibatkan pegawai yang terlibat

secara langsung berkaitan pembayaran bil 14

hari dan secara langsung dapat memberikan

kaedah, perancangan, pengetahuan serta

pengkongsian maklumat berkaitan pembayaran

bil dalam memastikan pencapaian pembayaran

bil 14 hari dapat dicapai 100% oleh semua

Jabatan/Agensi di bawah NRE.

Makluman

2.5.2.2. Mengadakan Bengkel Pengurusan Fail dan

Rekod telah diadakan pada 9 hingga 10 Ogos

2011 bertempat di Dewan Baiduri, NRE.

Objektif/Tujuan

Bengkel ini diadakan bertujuan untuk memberi

pendedahan kepada pegawai dan kakitangan

NRE berkaitan cara-cara pengurusan fail dan

rekod secara efisyen dan mengikut prosedur.

Bengkel ini secara langsung dapat

mengelakkan berlakunya ketakakuran

berkaitan pengurusan rekod dan seterusnya

dapat memberikan penyampaian perkhidmatan

yang cemerlang.

Makluman

31

2.5.2.3. Mengadakan Pemantauan pencapaian latihan

melalui Mesyuarat Jawatankuasa Pemantauan

Latihan yang akan diadakan tiga (3) kali setahun

yang akan dipengerusikan oleh Setiausaha

Bahagian Kanan (Khidmat Pengurusan)

Objektif/Tujuan

Perancangan serta pemantauan yang sistematik

akan memastikan setiap warga NRE menghadiri

kursus 7 hari setahun sepertimana Pekeliling

Perkhidmatan yang berkaitan.

Makluman

2.5.2.4. Membentangkan pencapaian menghadiri kursus

selama tujuh (7) hari di dalam Mesyuarat

Pengurusan Atasan Kementerian seperti

Mesyuarat Pengurusan dan Mesyuarat Ketua-

Ketua Jabatan.

Objektif/Tujuan

Memaklumkan kepada pihak pengurusan atasan

berkaitan pencapaian menghadiri kursus selama

tujuh (7) hari bagi setiap

Jabatan/Agensi/Bahagian/Unit dan secara

langsung akan memberikan reaksi yang baik oleh

setiap warga NRE dalam memastikan

pencapaian 100%.

Makluman

32

2.5.2.5. Mengadakan Ceramah Keselamatan Kebakaran

pada 21 Julai 2011 (khamis) di Dewan Baiduri,

NRE dan Latihan Pasukan Keselamatan

Kebakaran (PKK), NRE pada 15 September

2011 (Khamis) di Jalan P4Y (laluan diantara

Wisma Sumber Asli dan Wisma KBS).

Objektif/Tujuan

Memberikan pengetahuan berkaitan langkah-

langkah pencegahan dan perancangan serta

tindakan yang boleh dilaksanakan apabila

berlakunya bencana di kementerian.

Makluman

2.6 LAPORAN PENAMBAHBAIKAN

2.6.1 Mesyuarat dimaklumkan bahawa terdapat sebanyak lapan

(8) tindakan penambahbaikan telah dijalankan oleh

Kementerian. Antaranya penambahbaikan tersebut

adalah seperti berikut:-

a. Bahagian Pengurusan Sumber Manusia telah

melaksanakan beberapa program kajian seperti

berikut:-

i. Kajian Sistem Pengurusan Audit Nilai (SPAN)

ii. Kajian Analisa Keperluan Latihan (Tranning Need

Analysis - TNA);

Makluman

33

b. Mengadakan Anugerah Penarafan Bintang (Star

Rating) Terbaik Kementerian sempena Hari Inovasi

Kementerian pada setiap tahun. Anugerah Ini adalah

bagi menwujudkan persaingan yang sihat oleh semua

Jabatan/Agensi di bawah NRE bagi memastikan setiap

Jabatan/Agensi di bawah NRE mempunyai sistem

penyampaian yang cemerlang;

Makluman

c. Sempena Hari Inovasi NRE 2011, Kementerian telah

mengadakan beberapa Anugerah/Pertandingan yang

melibatkan Jabatan/Agensi di bawah NRE. Tujuan

Anugerah/Pertandingan tersebut di adakan adalah

seperti berikut:-

i. Meningkatkan serta menggalakkan budaya Inovasi

dalam Sektor Awam di kalangan penjawat awam

(warga NRE);

ii. Menggalakkan setiap warga NRE memberikan

idea dan menghasilkan sistem penyampaian

perkhidmatan yang lebih inovatif dalam

menghasilkan perkhidmatan yang dapat

memenuhi ekpektasi serta melangkaui kehendak

pelanggan dan stakeholders.

iii. Menggalakkan setiap warga NRE lebih peka dan

responsif serta menyediakan perkhidmatan yang

menjurus kepada keperluan pelanggan yang

customised.

iv. Menggalakkan setiap warga NRE untuk

memberikan idea serta pendekatan baru yang

34

lebih radikal untuk membolehkan jabatan/agensi

sektor awam meningkatkan tahap penyampaian

perkhidmatan agar lebih cekap dan berkesan.

v. Mewujudkan persaingan yang sihat antara

jabatan/agensi/bahagian di bawah NRE dengan

pelbagai pertandingan dan penilaian.

Antara Anugerah/Pertandingan yang telah diadakan

sempena sambutan Hari Inovasi NRE 2011 adalah

seperti berikut:-

i. Anugerah Penarafan Bintang (Star Rating)

Terbaik Peringkat Jabatan/Agensi di Bawah

Kementerian;

ii. Anugerah Amalan 5s Terbaik Peringkat

Jabatan/Agensi di Bawah Kementerian;

iii. Pertandingan Kempen "NRE Goes Green"

Peringkat Jabatan/ Agensi di Bawah

Kementerian;

iv. Anugerah Rekaan dan Hiasan Pameran

Terbaik Peringkat Jabatan/Agensi di Bawah

Kementerian;

v. Pertandingan Koir Inovasi Peringkat

Jabatan/Agensi di Bawah Kementerian;

vi. Pertandingan Inovasi dan Kreativiti Terbaik

Anugerah Inovasi dan Kreativiti Terbaik bagi

Jabatan/ Agensi/Bahagian;

Anugerah Kumpulan Inovasi dan Kreativiti

(KIK) Terbaik Kategori Teknikal; dan

35

Anugerah Kumpulan Inovasi dan Kreativiti

(KIK) Terbaik Kategori Pengurusan.

Makluman

d. Program “Kampus NRE” masih lagi diteruskan dan

dimantapkan dengan pelbagai program/aktiviti serta

melibatkan lebih ramai peserta dan penganjur dengan

melibatkan Bahagian/Unit serta Jabatan/Agensi di

bawah NRE. Program ini adalah bagi memastikan

warga NRE dapat menimba serta penyebaran ilmu

secara berterusan sama ada secara formal atau tidak

formal;

Makluman

e. BPKN telah memuat turun semua Dokumen Manual

dan Prosedur Kualiti MS ISO 9001:2008 NRE di Portal

NRE melalui

http://www.nre.gov.my/Malay/PusatInformasi/Pages

/default.aspx. Melalui portal NRE tersebut semua

warga NRE dapat merujuk Manual dan Prosedur

Kualiti yang telah ditetapkan dengan lebih mudah dan

sistematik. Selain itu segala perubahan serta pindaan

terhadap dokumen kualiti dapat dikemaskini dengan

lebih mudah dan teratur;

Makluman

f. Kementerian telah melaksanakan Perekayasaan bagi

Pelesenan Perniagaan di Bawah Program “Focus

Group Business Process Re-Engineering (FGBPR)”

36

dengan kerjasama Perbadanan Produktiviti Malaysia

(MPC) dan MAMPU bagi melihat semua proses kerja

serta prosedur-prosedur/Akta yang boleh

dipermudahkan serta ditambahbaik. Program ini

adalah melibatkan semua Jabatan/Agensi di bawah

NRE yang terlibat dengan pengeluaran permit serta

lesen;

Makluman

g. BPKN juga telah menggunakan aplikasi ICT dalam

penyebaran sesuatu maklumat berkaitan MS ISO

9001:2008 NRE seperti menggunakan log-on NRE,

email dan lain-lain; dan

Makluman

h. Kementerian telah memperolehi pencapaian 4 Bintang

dalam penilaian Indeks Akauntabiliti (IA) pada tahun

2011 dan menjadi tempat pertama di antara semua

kementerian.

Makluman

1.7 LAPORAN TINDAKAN SUSULAN KE ATAS

MASYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN

(MKSP) YANG LEPAS

2.7.1 Menyemak kembali keseluruhan Dokumen Manual dan

Prosedur Kualiti MS ISO 9001:2008 NRE

37

Status Pelaksanaan Tindakan Penambahbaikan

Manual dan Prosedur Kualiti telah ditambahbaik,

dikemaskini serta dipinda selaras dengan perubahan

serta proses kerja ketika ini.

Kesan Tindakan Penambahbaikan

Proses atau prosedur kerja yang ditambahbaik lebih

sistematik serta teratur disamping memudahkan proses

pelaksanaan sesuatu prosedur.

Makluman

2.7.2 Mesyuarat memutuskan agar satu arahan bagi

mengemaskini Fail Meja dikeluarkan bagi memastikan

setiap pegawai dan kakitangan mengemaskini Fail Meja.

Status Pelaksanaan Tindakan Penambahbaikan

Bahagian Pengurusan Maklumat (BPM) dengan

kerjasama Bahagian Pengurusan Sumber Manusia

(BPSM) serta Bahagian Pentadbiran dan Kewangan

(BPKN) untuk membangunkan serta menambahbaik

aplikasi ICT Fail Meja Secara Online.

Kesan Tindakan Penambahbaikan

Satu aplikasi sistem ICT telah dihasilkan iaitu Fail Meja

Secara Online Version 2 dimana ianya lebih mudah

digunakan selain boleh menyelaraskan setiap perubahan

di dalam kandungan di Fail Meja terutamanya melibatkan

kandngan umum seperti Misi, Visi, carta organisasi

Kementerian dan sebagainya.

38

Makluman

2.8 LAPORAN PERUBAHAN YANG BOLEH MEMBERI

KESAN KEPADA SISTEM PENGURUSAN KUALITI

2.8.1. Mesyuarat dimaklumkan bahawa terdapat

beberapa penambahbaikan proses kerja

seperti:-

i. Penggunaan Sistem Aplikasi ICT Fail Meja

secara online version 2 (peringkat permulaan

dengan melibatkan beberapa Bahagian/Unit

sahaja);

ii. Penambahbaikan Objektif Kualiti bagi Aduan

Pelanggan iaitu mengeluarkan akuan

penerimaan aduan daripada tempoh tiga hari

kepada satu (1) hari daripada tarikh

penerimaan aduan.

Makluman

2.8.2. Mesyuarat dimaklumkan bahawa perubahan ini

tidak memberi kesan kepada pelaksanaan

Sistem Pengurusan Kualiti. Pindaan ke atas

dokumen Sistem Pengurusan Kualiti telah dibuat

selaras dengan perubahan tersebut.

Sehubungan dengan itu, Mesyuarat bersetuju

tindakan yang telah diambil dan meneruskan

pelaksanaannya.

Makluman

39

2.9 LAPORAN KEPERLUAN DAN KEBERKESANAN

LATIHAN

2.9.1 Mesyuarat dimaklumkan bahawa Pencapaian

berkursus 7 hari setahun pada tahun 2011 bagi

warga NRE (di Bahagian / Unit di NRE) adalah

sebanyak 98.75%. Peratusan pencapaian yang

ditunjukkan adalah meningkat daripada tahun

sebelumnya iaitu tahun 2010.

Makluman

2.9.2 Graf peratusan pencapaian tujuh (7) hari

berkursus sehingga 18 Disember 2011 bagi

Bahagian/Unit Kementerian.

Makluman

84% 86% 88% 90% 92% 94% 96% 98% 100%

BTUP

BPSM

BPASPI

BSASH

BPASPI

BP

MaCGDI

BPSM

BTUP

BPM

BPKN

BBP

BMG

100%

100%

100%

100%

100%

100%

100%

100%

100%

98%

97.05%

93.55%

90.00%

9988..7755%%

40

2.10 LAPORAN PENILAIAN PRESTASI PEMBEKAL

2.10.1. Tujuan Penilaian Prestasi Pembekal dibuat adalah

bagi mengetahui Tahap Prestasi Pembekal

sepanjang tahun 2011 yang berurusan di Unit

Perolehan, Kementerian Sumber Asli dan Alam

Sekitar bagi bekalan/perkhidmatan yang

disampaikan.

Makluman

2.10.2. Sebanyak 100 set borang Penilaian Prestasi

Pembekal telah diedarkan kepada 18 Bahagian di

NRE yang berurusan dalam Perolehan

Kementerian iaitu Pejabat Menteri, Pejabat

Timbalan Menteri, Pejabat Timbalan Ketua

Setiausaha I, Pejabat Timbalan Ketua Setiausaha

II, Bahagian Pentadbiran dan Kewangan (BPKN),

Unit Audit Dalam (UAD), Unit Undang-Undang

(PUU), Unit Perancanagn Korporat (UPK), Unit

KPI, Bahagian Pengurusan Sumber Manusia

(BPSM), Bahagian Pengurusan Maklumat (BPM),

Bahagian Pembangunan (BP), Bahagian

Pengurusan dan Pembangunan Biodiversiti Hutan

(BBP), Bahagian Mineral dan Galian (BMG),

Bahagian Tanah, Ukur dan Pemetaan(BTUP),

Jabatan BioKeselamatan (JBK), Bahagian Pusat

Infrastruktur Data Geospatial Negara (MaCGDI),

Bahagian Pengurusan Alam Sekitar dan

Perubahan Iklim (PASPI), dan Bahagian Sumber

41

Air, Saliran dan Hidrologi (BSASH). Hasil edaran,

hanya 50 set soalan / borang yang telah lengkap

diisi, dan dipilih secara rawak daripada pelbagai

jenis genre pembekal barangan dan perkhidmatan.

Makluman

2.10.3. Tempoh Kajian Penilaian Prestasi Pembekal yang

dijalankan di Kementerian Sumber Asli dan Alam

Sekitar adalah selama sepuluh (10) bulan iaitu

bermula Februari 2011 hingga November 2011.

Kajian Soal Selidik yang dilakukan terbahagi

kepada dua bahagian iaitu Bahagian A dan

Bahagian B.

i. Bahagian A

Soalan umum mengenai latar belakang

syarikat/ pembekal (NRE).

ii. Bahagian B

Mengenai tahap Prestasi Pembekal yang

berurusan dalam urusan Kementerian. Tahap

Ukuran Kepuasan responden/pembekal yang

diguna pakai dalam kajian adalah seperti

berikut:

Amat Memuaskan;

Memuaskan;

Sederhana;

Kurang Memuaskan; dan

Tidak Memuaskan

Makluman

42

2.10.4. Hasil kajian soal selidik yang dilaksanakan

sepanjang sepuluh bulan iaitu bermula pada

Februari 2011 hingga November 2011 mendapati

Tahap Penilaian Prestasi Pembekal yang

berurusan dalam Perolehan di Kementerian

Sumber Asli adalah memuaskan,

keseluruhannya sebanyak 50 soal selidik

terhadap syarikat yang berbeza dilaksanakan

yang melibatkan beberapa tujuan berurusan

dalam Perolehan Kementerian. Kajian Perolehan

2011 adalah melibatkan responden-responden

yang terlibat dalam perolehan yang dilaksanakan

di NRE. Perolehan yang terlibat adalah meliputi

Permohonan Pesanan Tempatan, Perolehan

Sebutharga, Perolehan Pender, Prolehan Secara

Rundingan Terus dan Pengeluaran Waran

Perjalanan Udara/ Tiket Kapal Terbang.

Makluman

2.10.5. Secara keseluruhannya, kajian secara soal selidik

yang dilaksanakan mendapati bahawa tahap

Prestasi Pembekal/Syarikat yang berurusan dalam

Perolehan Kementerian adalah berada pada tahap

yang memuaskan. Skala yang diperolehi dalam

kajian ini menunjukkan hasil /prestasi yang

diberikan oleh pembekal/syarikat dalam Perolehan

NRE adalah memenuhi kehendak Kementerian

dan persetujuan kedua-dua pihak dalam urusan

yang dilaksanakan. Keseluruhan sebanyak 50

43

borang soal selidik yang diterima daripada

maklumbalas responden kajian menunjukkan tiada

pembekal /syarikat yang menunjukkan tahap yang

tidak memuaskan. Jesteru itu, secara

kesimpulannya boleh dimuktamadkan bahawa

Tahap Prestasi Pembekal yang berurusan dengan

Perolehan di NRE sepanjang sepuluh bulan pada

tahun 2011 adalah berada pada tahap yang

memuaskan.

Makluman

2.10.6. YBhg. Datin Pengerusi meminta agar setiap

Bahagian/Unit mengambil maklum serta tindakan

berkaitan mengemukakkan borang kajian semasa

penghantaran Pesanan Tempatan kepada

Seksyen Kewangan.


2.10.7. Selain itu, pelaksanaan ini perlu dipantau dalam

Mesyuarat Pemantauan L.O dan laporan kajian

tersebut juga perlu dianalisis serta dikaji di mana

pembekal yang tidak menunjukkan prestasi

perkhidmatan boleh ambil tindakan yang

bersesuaian.


44

3 HAL-HAL LAIN

3.1 Laporan Mengenai Kajian Kepuasan Pegawai dan

Kakitangan di Kementerian Sumber Asli dan Alam

Sekitar (NRE) Tahun 2011

3.1.1. Daripada jumlah keseluruhan warga NRE 548

orang, seramai 334 orang telahmelengkapkan

borang Kajian Kepuasan Bekerja 2011. Jumlah

responden adalah melebihi 50% daripada

warga NRE dan peratusan ini boleh

dikategorikan sebagai Cemerlang mengikut

skala pemarkahan SSR.

Makluman

3.1.2. Pecahan Kumpulan Responden

KUMPULAN JAWATAN BILANGAN PERATUS (%)

Pengurusan dan Profesional 138 41.32

Kumpulan Sokongan I 168 50.30

Kumpulan Sokongan II 26 7.78

Tidak Dinyatakan 2 0.60

JUMLAH 334 100

Makluman

45

3.1.3. Laporan Keseluruhan Kajian

TAHAP KEPUASAN KEKERAPAN PERATUS

Sangat tidak puas hati 0 0.00

Tidak puas hati 0 0.00

Kurang puas hati 11 3.30

Agak puas hati 121 36.20

Berpuas hati 175 52.40

Sangat puas hati 21 6.30

Missing 6 1.80

JUMLAH 334 100

3.1.4. Analisis Kajian

i. Dalam Bahagian B iaitu Iklim Organisasi,

daripada 334 orang responden, didapati majoriti

adalah berpuas hati iaitu 154 orang atau

46.11% manakala 42.51% agak berpuas hati,

8.08% mengkategorikan sebagai kurang puas

46

hati, 3.00% sangat berpuas hati, 0.30%

mengkategorikan tidak berpuas hati dan tiada

yang mengkategorikan sebagai sangat tidak

puas hati.

Makluman

ii. Dalam Bahagian C iaitu kepuasan kerja warga

NRE menunjukkan tahap skala berpuas hati

yang paling tinggi iaitu 51.50% manakala

seramai 131 responden iaitu 39.22% agak

berpuas hati.

Makluman

iii. Bagi Bahagian D dalam aspek Kelengkapan

Pejabat pula, keputusannya lebih kepada tahap

berpuas hati iaitu seramai 162 responden

iaitu 48.50%. Dalam aspek Kemudahan

Kafeteria pula, tahap kurang berpuasa hati

mencatatkan peratusan tertinggi iaitu seramai

133 iaitu 39.82%. Seterusnya bagi aspek

Kemudahan Perpustakaan pula, seramai 169

responden iaitu 50.60% berpuas hati iaitu

catatat tertinggi. Akhir sekali bagi catatan

47

tertinggi bagi kemudahan-kemudahan lain ialah

Agak Berpuas Hati iaitu seramai 168 responden

dan 50.30%.

Makluman

iv. Akhir sekali hanya terdapat 3.30% atau 11 orang

warga NRE yang kurang berpuas hati secara

keseluruhan terhadap NRE dan 94.4% adalah

berpuas hati, termasuklah yang berada di

skala agak berpuas hati.

Makluman

3.1.5. Pandangan

i Keseluruhan kajian yang dijalankan

mendapat perhatian yang positif daripada

warga NRE secara khususnya. Didapati

kebanyakan Warga NRE berpuas hati

dengan suasana kerja yang dilaksanakan.

Walau bagaimanapun pihak pengurusan

NRE haruslah mengambil langkah-langkah

yang dapat memastikan prestasi warga

NRE terus berada dalam tahap yang

memuaskan bersesuaian dengan misi, visi

dan objektif Jabatan.


48

ii Kajian mendapati kebanyakan warga NRE

tidak berpuas hati dengan kemudahan

yang disediakan oleh pihak Jabatan NRE

seperti tempat letak kereta, kafeteria,

keceriaan dan lain-lain kemudahan yang

dirasakan perlu oleh warga NRE. Tindakan

yang sewajarnya perlulah diambil untuk

memastikan warga NRE sentiasa berada

dalam suasana yang selesa kerana

permasalahan yang timbul mungkin dapat

mengganggu prestasi warga NRE.


iii Selain itu, pemerhatian kepada kajian

didapati bahawa warga NRE yang terdiri

daripada Pegawai Atasan dan Sokongan

mengharapkan pihak pengurusan NRE

memberi lebih peluang untuk mengikuti

kursus, seminar ataupun latihan. Perkara

perlu bagi memastikan warga NRE

sentiasa berada dalam tahap kecekapan

yang maksimum bertujuan memastikan

perkhidmatan yang diberikan memuaskan

semua pihak.


49

iv Perkara yang kritikal disuarakan oleh

warga NRE adalah berkaitan dengan

keselesaan ruang pejabat. Hal ini jelas,

apabila warga kakitangan NRE yang

semakin bertambah bilangannya tidak

dapat menampung ruang pejabat yang

terlalu sempit. Oleh itu, kebanyakan warga

NRE menyatakan bahawa Jabatan NRE

perlulah ditempatkan di bangunan sendiri

yang lebih luas dan selesa.


3.1.6. Cadangan penambahbaikan

i. Warga NRE telah mengemukakan pelbagai

cadangan dalam pelbagai aspek. Melalui analisa,

kebanyakan cadangan menjurus kepada

penerapan semangat 1NRE dengan

mengadakan program dan aktiviti yang boleh

meningkatkan kerjasama, rasa sense of

belonging, serta dapat memantapkan interaksi

dan komunikasi. Antara program yang diusulkan

adalah „Sesi Santai‟ bersama Pengurusan

Atasan, aktiviti riadah, aktiviti sembahyang

berjemaah, serta melibatkan semua warga

Kementerian dalam projek-projek besar NRE

agar wujud penghayatan yang lebih terhadap visi

dan misi Kementerian;


50

ii. Dari segi kemudahan pula, terdapat cadangan

agar Mesin ATM dan Taska diwujudkan di

bangunan NRE. Di samping itu juga, kualiti

kafeteria juga mesti ditingkatkan dari segi harga,

kuantiti serta perkhidmatan secara keseluruhan.

Isu kemudahan parkir berbumbung dan parkir

yang tidak mencukupi dan ruang kerja yang lebih

selesa turut dibangkitkan. Kemudahan tempat

mandi dan tempat menyalin pakaian mesti

diwujudkan, menempatkan sudut kesihatan dan

bilik stress free, serta menambah bilangan

telefon awam;

Tindakan : BPKN

v. Terdapat cadangan agar mengurangkan

mesyuarat ad hoc, serta kuantiti mesyuarat harus

dikurangkan dan lebih menekankan kualiti

mesyuarat. Bebanan kerja juga mesti dikaji dah

dibuat pembahagian yang lebih sekata serta

saksama;


vi. Di samping itu, cadangan seperti amalan 5S dan

kitar semula dibudayakan turut diutarakan.

Program Mentor-Menti juga harus dipergiatkan

dan kawasan sekitar NRE diperindah.

51


3.2 Mesyuarat dimaklumkan bahawa jangkaan ketaakuran

yang telah dikenalpasti di dalam pelaksanaan MS ISO

9001:2008 adalah seperti berikut:-

i. Mengemaskini Fail Meja secara online bagi setiap

Bahagian/Unit selaras penggunaan aplikasi ICT

sistem fail meja yang baru (version 2).

YBhg. Datin Pengerusi meminta setiap Bahagian/Unit

mengambil maklum dan tindakan berhubung perkara ini

serta memastikan perkara ini dapat diatasi dengan

segera melalui pelbagai usaha serta inisiatif daripada

Bahagian/Unit.

Tindakan: Semua Bahagian/Unit

4. PENANGUHAN MESYUARAT

Mesyuarat ditangguhkan pada jam 12.25 tengahari

dengan ucapan terima kasih daripada YBhg. Datin

Pengerusi.

Disediakan oleh :

Urus Setia

Mesyuarat Kajian Semula

Pengurusan (MKSP)

Kementerian Sumber Asli dan Alam

Sekitar

30 Disember 2012

52

LAMPIRAN A

KEHADIRAN

1. YBhg. Datin Junaidah Binti Kamarruddin - Pengerusi

Setiausaha Bahagian Khidmat Pengurusan 2. Encik Abdul Mubin Bin Harun

Bahagian Pentadbiran dan Kewangan (BPKN)

3. Puan Rosidah Bt. Khamis


4. Norhaslin Binti Abdul Halim Bahagian Pengurusan Alam Sekitar dan Perubahan Iklim (BPASPI)

5. Jeswant Kaur A/P. Mastan Singh Bahagian Mineral dan Geosains (BMG)

6. Puan Puteh Hidayah Bt. A. Rahman

Bahagian Pengurusan Sumber Manusia (BPSM)

7. Puan Intan Shafini Bt. Mustafa Bahagian Pengurusan Sumber Manusia (BPSM)

8. Cik Ina Tisha Merican Bt. Din Merican Bahagian Pentadbiran dan Kewangan (BPKN)

9. Encik Mohd. Dzulkarnain B. Husain Bahagian Pembangunan (BP)

10. Puan Zahrina Bt. Ismail Bahagian Pengurusan Maklumat (BPM)

11. Puan Noor Mastura Anum Bt. Mohd Yusof Bahagian Pengurusan Maklumat (BPM)

12. Cik Amalina Bt. Abdul Aziz Unit Komunikasi Korporat (UKK)

13. Christina A/P. Migeemanathan Bahagian Mineral dan Geoains (BMG)

53

14. Puan Navamani A/P. V.T. Murthy

Unit Audit Dalam (UAD)

15. Ida Ilyana Binti Omar Pusat Infrastruktur dan Geospatial Negara (MaCGDI)

16. Puan Salina Bt. Sharif Bahagian Pengurusan Maklumat (BPM)

17. Kamarul Azman Bin Ahmad Sabri Bahagian Sumber Air, Saliran dan Hidrologi

18. Zamzurina Binti Zulkifli

Bahagian Pengurusan Biodiversiti dan Perhutanan 19. Ahmad Mahathir Bin Mohd Hilmi

Bahagian Pentadbiran dan Kewangan

URUSETIA 1. Encik Iskandar bin Abdul Kadir - Setiausaha

Penolong Setiausaha (P) I Bahagian Pentadbiran dan Kewangan (BPKN)

2. Puan Rusmah Bt. Mohamad


3. Puan Zairani Bt. Alias Bahagian Pentadbiran dan Kewangan (BPKN)

4. Encik Wan Abd Rashid B. Mohd Zahar Bahagian Pentadbiran dan Kewangan (BPKN)

5. Encik Mazwan bin Basharudin Bahagian Pentadbiran dan Kewangan (BPKN)

mesyuarat kajian semula pengurusan (mksp) iso 90012008 nre/minit mksp... · pembentangan...

Documents