NO. KELUARAN: 01 TARIKH: 05 OGOS 2009

NO. KAWALAN SALINAN

1'7

DOKUMEN TERKAWAL

KEMENTERIAN SUMBER ASLI DAN ALAM SEKITAR

PROSEDUR KUALITI

PK.NRE (PS) - 03

MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN

Disediakan oleh:

Tandatanganandatang

Nama: SUHAIMI BIN HAJI MAMAT Nama: DATO' HAJI AZMI BIN CHEMAT

Jawatan: SETIAUSAHA BAHAGIAN

PENTADBIRAN DAN KEWANGAN

Jawatan: TIMBALAN KETUA

SETIAUSAHA II

Tarikh: 03 OGOS 2009 Tarikh: 05 OGOS 2009

BIL. BAHAGIAN/MUKA SURAT

KELUARAN/PINDAAN

KETERANGAN PINDAANTARIKH

REKOD PINDAAN PROSEDUR KUALITI

MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN

OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan untuk memastikan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

dikendalikan dengan cekap dan berkesan supaya Sistem Pengurusan Kualiti

Kementerian Sumber Asli dan Alam Sekitar sentiasa berkesan dan sesuai

dilaksanakan.

SKOP

Prosedur ini diguna pakai oleh Timbalan Ketua Setiausaha II dalam mengendalikan

Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan.

3. RUJUKAN

3.1 Manual Kualiti

Seksyen 5.6.1

Seksyen 5.6,2

Seksyen 5.6.3

Am

Input Kepada Kajian Semula

Pengurusan

Output Kajian Semula Pengurusan

4. DEFINISI

Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan (MKSP)

Satu mesyuarat yang diadakan sekurang-kurangnya 2 kali setahun untuk

membincangkan perkara-perkara yang akan memastikan Sistem Pengurusan Kualiti

Kementerian Sumber Asli dan Alam Sekitar sentiasa berkesan dan sesuai

dilaksanakan. MKSP dipengerusikan oleh Ketua Setiausaha. Urus setia adalah

Timbalan Ketua Setiausaha II dan ahli-ahlinya terdiri daripada semua Setiausaha

Bahagian dan lain-lain pegawai yang berkaitan.

MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN

Wakil Pengurusan

Timbalan Ketua Setiausaha II dilantik sebagai wakil Pengurusan.

5. SINGKATAN

KSU - Ketua Setiausaha

WP - Wakil Pengurusan

KPSU(P) - Ketua Penolong Setiausaha Pentadbiran

PSU(P) - Penolong Setiausaha Pentadbiran

MKSP - Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

PYB - Pegawai Yang Bertanggungjawab

6. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

Tanggungjawab Tindakan

WP Bincang dengan KSU bagi menetapkan tarikh, masa, tempat dan agenda

mesyuarat.

WP Arahkan PYB menyediakan laporan mengenai perkara-perkara berikut:

Prestasi proses penghasilan dan penyatnpaian produk atau

perkhidmatan yang tidak memenuhi keperluan yang ditetapkan.

Cadangan perubahan yang botch memberi kesan kepada Sistem

Pengurusan Kualiti.

Keperluan latihan dan penilaian keberkesanan latihan.

Penilaian prestasi pembekal.

Pencapaian dasar dan objektif kualiti.

Penemuan Audit Dalam dan Luar.

Aduan dan Maklumbalas Pelanggan.

Status Tindakan Pembetulan dan Pencegahan.

Cadangan Penambahbaikan.

Tindakan susulan ke atas keputusan Mesyuarat Kajian Semula

Pengurusan yang lepas.

PYB Sediakan laporan-laporan seperti di para 2 a-j clan kemukakan kepada

WP.

KPSU(P) / PSU(P) Sedia dan edarkan surat panggilan mesyuarat serta laporan-laporan

yang akan dibentangkan dalam mesyuarat.

PSU(P) 5. Uruskan persediaan mesyuarat.

4zeg.

PK. NRE (PS) 03

MESYUARAT KAMAN SEMULA PENGURUSAN MUKA SURAT : 4/7

KSU

6. Pengerusikan mesyuarat.

WP

7. Bentang laporan-laporan seperti di para 2 a-j dalam mesyuarat.

MKSP

8. Bincang laporan-laporan yang telah dibentangkan oleh WP dan

putuskan tindakan pembetulan dan pencegahan serta

penambahbaikan yang perlu dilaksanakan.

PSU(P)

9. Sediakan minit mesyuarat untuk semakan WP.

WP

10. Semak minit mesyuarat dan dapatkan kelulusan pengerusi.

PSU(P)

11. Edar minit mesyuarat yang telah diluluskan.

WP

12. Pantau pelaksanaan keputusan mesyuarat.

PYB

13. Sediakan Laporan Maklumbalas mengenai tindakan yang telah diambil

bagi a-j mengikut keputusan mesyuarat dan kemukakan kepada WP

untuk dibentangkan dalam mesyuarat akan datang.

MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN MUKA SURAT : 5/7

PK. NRE (PS) 03

7. REKOD KUAL1T1

Bil. Rekod Kualiti LokasiTempoh

Penyimpanan

Surat panggilan mesyuarat BPKN 5 tahun

Minit Mesyuarat MKSP BPKN 5 tahun

Laporan Prestasi proses penghasilan dan

penyampaian perkhidmatan yang tidak

memenuhi keperluan yang ditetapkan.

BPKN 5 tahun

Laporan Cadangan perubahan yang boleh

memberi kesan kepada Sistem Pengurusan

BPKN 5 tahun

Kualiti.

Laporan Keperluan latihan dan penilaian

keberkesanan latihan.

BPKN 5 tahun

Laporan Penilaian prestasi pembekal. BPKN 5 tahun

Laporan Pencapaian dasar dan objektif

kualiti.

BPKN 5 tahun

Laporan Penemuan Audit Dalam dan Luar. BPKN 5 tahun

9. Laporan Aduan dan Mak lumbalas BPKN 5 tahun

Pelanggan.

MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN

Bil. Rekod Kualiti LokasiTempoh

Penyimpanan

Laporan Status Tindakan Pembetulan dan BPKN 5 tahun

Pencegahan.

Laporan Cadangan Penambahbaikan. BPKN 5 tahun

12. Laporan maklumbalas mengenai tindakan

yang telah diambil.

BPKN 5 tahun

MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN MUKA SURAT : 7/7

PK. NRE (PS) 03

8. CARTA ALIRAN KERJA

Tetapkan tarikh, masa, tempat dan agendamesyuarat

Sediakan laporan dan kemukakan kepadaTKSU II

Sedia dan edar surat panggilan mesyuaratdan laporan-laporan yang akan dibentang

Urus persediaan mesyuarat yangdipengerusikan oleh KSU

Bentang dan bincang laporan semasamesyuarat berlangsung

Sediakan minit mesyuarat dan dapatkankelulusan KSU

Edar minit mesyuarat yang telah diluluskan

Pantau pelaksanaan keputusan mesyuarat

Sediakan Laporan Maklumbalas untukdibentang dalam mesyuarat akan datang.