bab 15 siklus buku besar dan pelaporan2

8/12/2019 Bab 15 Siklus Buku Besar Dan Pelaporan2

1/35

BAB XV

SIKLUS BUKU BESAR DAN PELAPORAN

Kasus Integratif: Alpha Omega Electronics

Linda Spurgeon, direktur utama dan CEO di AOE, merasa tidak puas dengan

kemampuan pelaporan keuangan dari sistem ERPyang baru di AOE. Walaupun proses

penutupan bulanan sekarang membutuhkan waktu kurang dari dua hari dan memberi

pihak manajemen informasi tepat waktu tentang kinerja keuangan perusahaan, sistem

ERP yang baru hanya memberikan informasi mengenai satu dimensi dari kinerja AOE.

Pada liburan terakhir, pihak manajemen puncak AOE mengembangkan laporan

multidimensional, disebut sebagai balanced scorecard, untuk AOE. Balanced scorecard

yang diusulkan mengintegrasikan ukuran kinerja keuangan tradisional proses bisnis

utama dengan beberapa ukuran nonkeuangan lainnya. Sekarang tugasnya adalah

memastikan bahwa balanced scorecard ini dapat dibuat tepat waktu.

Selain itu, walaupun sistem baru AOE memberi para manajer akses yang cepat dan

mudah atas data keuangan tahun ini, analisis tren mengenai kinerja selama 5 hingga 10

tahun lebih sulit dan memakan waktu. Lagipula, Stephanie Cromwell, chief financial

officer di AOE, menemukan peningkatan biaya yang berkaitan dengan pemberian

informasi keuangan kepada para pihak yang berkepentingan secara tepat waktu.

Linda mengundang rapat Elizabeth Venko, kontroler di AOE, dan Ann Brandt,

wakil direktur utama bagian sistem informasi di AOE, untuk mendiskusikan hal-hal ini.

Mereka setuju untuk meneliti bagaimana sistem informasi yang baru di AOE dapat lebih

ditingkatkan untuk menangani masalah-masalah ini.

PENDAHULUAN

Bab ini mendiskusikan operasi pemrosesan informasi yang dilibatkan untuk

memperbarui buku besar dan membuat laporan yang meringkas hasil-hasil aktivitas

organisasi. Seperti yang diperlihatkan di Gambar 15-1, sistem buku besar dan pelaporan

keuangan memainkan peranan penting dalam SIA perusahaan. Salah satu fungsi

utamanya adalah mengumpulkan dan mengatur data dari sumber-sumber berikut ini:


2/35

Setiap sub sistem siklus akuntansi yang dijelaskan dalam Bab 11 hingga 14

memberikan informasi mengenai transaksi regular. (hanya data utama yang mengalir

dari setiap sub sistem yang diperlihatkan, untuk menjaga gambar tersebut tetap rapi).

Bendahara memberi informasi mengenai aktivitas pembiayaan dan investasi, seperti

pengeluaran atau pemberhentian penggunaan instrumen utang dan ekuitas dan

pembelian atau penjualan surat berharga investasi.

Bagian anggaran memberi jumlah anggaran.

Kontroler memberi ayat jurnal penyesuaian.

Informasi ini harus diatur dan disimpan dalam cara yang memfasilitasi pemenuhan

berbagai kebutuhan informasi dan pemakai eksternal. Para manajer perlu informasi terinci

mengenai hasil-hasil operasi dalam bidang tanggung jawab mereka masing-masing. Para

investor dan kreditor menginginkan laporan keuangan periodik untuk membantu mereka

menilai kinerja organisasi. Semakin banyak dari mereka yang meminta laporan yang lebih

terinci dan sering. Lembaga pemerintah juga memiliki kebutuhan informasi periodik yang

harus dipenuhi.

Akibatnya, sistem buku besar dan pelaporan harus didesain untuk menghasilkan

laporan periodik teratur dan untuk mendukung kebutuhan pertanyaan real-time.

Contohnya, para manajer departemen harus sewaktu-waktu mampu menilai kinerja

actual dengan yang direncanakan agar penyimpangan dapat diidentifikasi sedini

mungkin untuk dapat dilakukan tindakan korektif. Begitu pula dengan bendabara, dia

harus mampu secara dekat mengawasi arus kas agar penyimpangan dari prediksi dapat

diidentifikasi tepat pada waktunva, untuk menyesuaikan rencana peminjaman jangka

pendek.


3/35

Gambar 15-1 Diagram Konteks Sistem Buku Besar dan Pelaporan

Akan tetapi, pertanyaan yang paling logis untuk ditanyakan pada tahap ini adalah

berkaitan dengan kebutuhan atas sistem buku besar. Sistem ERP dapat dikonfigurasikan

tanpa buku besar. Oleh karenanya, bab-bab sebelumnya menyajikan berbagai model data

REA di dalam setiap subsistem SIA. Secara teoritis, mengimplementasikan model data

REA di dalam setiap subsistem SIA akan menghindarkan dari kebutuhan atas buku besar

terpisah. Beberapa akun dalam buku besar, seperti persediaan dan penjualan, akan

disajikan secara eksplisit sebagai tabel relasional. Akun buku besar lainnya, seperti

piutang usaha dan utang usaha, dapat diambil dari data yang disimpan dalam beberapa

tabel, tetapi mungkin juga disimpan sebagai atribut ringkasan di dalam tabel pelanggan

dan vendor.

Akan tetapi, bab ini akan menjelaskan sistem buku besar yang terpisah karena

organisasi tempat Anda bekerja setelah lulus, tampaknya masih akan menggunakan

software buku besar terpisah, biasanya untuk alasan tradisi dan politik. Ingatlah bahwa

praktik ini tidak hanya menghasilkan pengulangan, tetapi juga meneruskan pemisahan

data operasional keuangan dan nonkeuangan. Salah satu hasil yang disayangkan adalah

para akuntan sering kali tergoda untuk berpikir bahwa satu-satunya data yang terpen ting


4/35

adalah data yang menyajikan aspek keuangan dari operasi. Seperti yang telah Anda

pelajari, pemikiran semacam ini akan sangat membatasi peluang bagi para akuntan untuk

mengambil peran bernilai tambah yang proaktif dalam memberi semua informasi yang

dibutuhkan para manajer untuk membuat keputusan yang baik.

Akan tetapi, hal-hal yang telah Anda pelajari tentang database relasional dan

model REA masih berguna. Semakin banyak software buku besar yang didasarkan pada

model database relasional dan mendukung akses SQL ke data finansial; jadi keahlian

pemodelan data yang Anda kembangkan dalam bab-bab terdahulu dapat secara produktif

diaplikasikan untuk mendesain dan menggunakan buku besar. Tampaknya juga para

akuntan menjadi makin merasa nyaman dengan konsep membuat laporan keuangan

secara langsung dari database relasional, hingga penggunaan software buku besar

terpisah akhimya akan menghilang.

Oleh sebab itu, bab ini dimulai dengan menjelaskan operasi pemrosesan informasi

untuk memperbarui buku besar dan untuk membuat laporan baik untuk pihak

manajemen internal maupun pemakai eksternal. Berikutnya, akan didiskusikan mengenai

ancaman utama pengendalian dalam siklus buku besar dan pelaporan, serta prosedur

pengendalian yang dapat digunakan untuk mengurangi ancaman tersebut. Kemudian,

akan disajikan model data REA keseluruhan perusahaan yang terintegrasi, yang dapat

digunakan untuk memahami bagaimana sistem ERP saling berhubungan dengan berbagai

sistem yang didiskusikan dalam empat bab sebelumnya. Bab ini akan diakhiri dengan

pembahasan mengenai beberapa perkembangan baru yang penting dalam sistem

pelaporan.

AKTIVITAS BUKU BESAR DAN PELAPORAN

Gambar 15-2 adalah DFD tingkat 0 yang memperlihatkan empat aktivitas dasar

yang dilakukan dalam sistem buku besar dan pelaporan. Gambar 15-3 memperlihatkan

sistem on-line umum yang digunakan untuk melakukan aktivitas-aktivitas tersebut.

Ketiga aktivitas pertama dalam Gambar 15-2 menyajikan langkah-langkah dasar

dalam siklus akuntansi, yang menghasilkan produksi rangkaian laporan keuangan

tradisional. Aktivitas keempat menunjukkan bahwa, sebagai tambahan dari laporan


5/35

keuangan untuk pemakai eksternal, SIA menghasilkan laporan untuk pihak manajemen

internal juga. Selanjutnya setiap aktivitas ini akan dipelajari secara lebih terinci.

Gambar 15-2 DFD Level 0 Sistem Buku Besar dan Pelaporan

Perbarui Buku Besar

Seperti yang diperlihatkan dalam Gambar 15-2, aktivitas pertama dalam sistembuku besar (lingkaran 1.0) adalah memperbarui buku besar. Aktivitas memperbarui

terdiri dari memasukkan ayat jurnal yang berasal dari dua sumber:

1. Subsistem akuntansi. Setiap subsistem akuntansi yang dijelaskan di Bab 11 hingga 14

membuat ayat jurnal untuk memperbarui buku besar. Secara teori, buku besar dapat

diperbarui saat tiap terjadinya transaksi. Akan tetapi, praktiknya, berbagai subsistem

akuntansi biasanya memperbarui buku besar dengan membuat ayat jurnal ringkasan

yang menyajikan hasil dari semua transaksi yang terjadi selama suatu periode waktu

tertentu (hari, mingguan, atau bulanan). Contohnya, subsistem siklus pendapatan akan

menghasilkan ayat jurnal ringkasan yang mendebit piutang usaha dan kas, serta

mengkredit penjualan untuk semua penjualan yang dilakukan selama periode

pembaruan. Dalam cara yang hampir sama, siklus pengeluaran akan menghasilkan


6/35

ayat jurnal ringkasan untuk mencatat pembelian perlengkapan dan persediaan, serta

untuk mencatat pengeluaran kas ketika membayar pembelian tersebut.

2. Bendahara. Bagian bendahara membuat ayat jurnal satu per satu untuk memperbarui

buku besar atas transaksi nonrutin seperti penerbitan atau pengeluaran utang,

pembelian atau penjualan saham investasi, atau perolehan saham perbendaharaan.

Ayat jurnal untuk memperbarui buku besar dapat didokumentasikan dalam

sebuah formulir yang disebut sebagai voucher jurnal. Gambar 15-2 menunjukkan bahwa

setiap ayat jurnal digunakan untuk memperbarui buku besar dan disimpan dalam file

voucher jurnal. File ini karenanva berisi informasi yang akan ditemukan dalam jurnal

umum di SIA manual. Akan tetapi, ingatlah bahwa file voucher jurnal adalah hasil

sampingan, bukan merupakan input ke dalam proses memasukkan ayat jurnal. Seperti

yang akan dijelaskan kemudian, file voucher jurnal membentuk bagian penting dari jejak

audit.

Gambar 15-3 Bagan Alir Sistem Buku Besar dan Pelaporan

Memasukkan Ayat Jurnal Penyesuaian


7/35

Aktivitas kedua dalam sistem buku besar adalah memasukkan berbagai ayat jurnal

penyesuaian (lingkaran 2.0 dalam Gambar 15-2). Ayat jurnal penyesuaian ini berasal dari

kantor kontroler, setelah neraca saldo awal dibuat. Neraca saldo adalah laporan yang

mencantumkan saldo-saldo dari semua akun buku besar. Namanya mencerminkan

kenyataan bahwa apabila semua aktivitas dicatat dengan benar, maka total saldo debit

dalam berbagai akun, harus sama dengan total saldo kredit. Ayat jurnal penyesuaian

terbagi ke dalam lima kategori dasar:

1. Akrual mencerminkan jurnal yang dibuat pada akhir periode akuntansi untuk

mencerminkan berbagai kegiatan yang terjadi tetapi kas belum diterima atau

dikeluarkan. Contohnya meliputi pencatatan pendapatan bunga yang didapat dan

utang gaji.

2. Pembayaran di muka mencerminkan jurnal yang dibuat pada akhir periode akuntansi

untuk mencerminkan pertukaran kas sebelum kinerja kegiatan terkait. Contoh-

contohnya meliputi pengakuan sebagian pembayaran di muka yang didapat dari

pelanggan selama periode tertentu dan pembebanan sebagian aset yang dibayar di

muka (contohnya, sewa, bunga, dan asuransi), yang digunakan dalam periode ini.

3. Perkiraan mewakili jurnal yang mencerminkan sebagian dari biaya yang terjadi selama

beberapa periode akuntansi. Contoh-contohnya meliputi beban depresiasi atau

penyusutan dan beban piutang tak tertagih.

4. Penilaian ulang mewakili jurnal yang dibuat untuk mencerminkan perbedaan nilai

yang sesungguhnya dengan yang dicatat atas suatu aset, atau perubahan dalam

prinsip akuntansi. Contoh-contohnya meliputi perubahan dalam metode yang

digunakan untuk menilai persediaan, mengurangi nilai persediaan untuk

mencerminkan umur, atau menyesuaikan catatan persediaan untuk mencerminkan

hasil yang didapat selama perhitungan fisik persediaan.

5. Perbaikan mewakili jurnal yang dibuat untuk meniadakan pengaruh kesalahan yang

ditemukan dalam buku besar.

Seperti yang diperlihatkan dalam Gambar 15-2, informasi mengenai ayat jurnal

penyesuaian ini disimpan di dalam file voucher jurnal. Setelah semua ayat jurnal dibuat,

neraca saldo disesuaikan akan dibuat. Neraca saldo disesuaikan bertindak sebagai input


8/35

ke langkah berikutnya dalam siklus buku besar dan buku pembantu, yaitu pembuatan

laporan keuangan.

Buat Laporan Keuangan

Akvitas ketiga dalam sistem buku besar dan pelaporan adalah membuat laporan-

laporan keuangan (lingkaran 3.0 dalam Gambar 15-2). Laporan laba rugi dibuat pertama,

dengan menggunakan data dari saldo akun pendapatan dan biaya di neraca saldo

disesuaikan. Neraca dibuat setelahnya. Aktivitas ini membutuhkan ayat jurnal penutupan

yang akan menolkan semua akun pendapatan dan pengeluaran, serta memindahkan laba

bersih atau kerugian, ke laba ditahan. Di dalam model REA, hal ini akan mencakup

penyimpanan isi semua tabel kegiatan. Sebagian besar organisasi melakukan baik

penutupan bulanan maupun tahunan. Penutupan bulanan akan menolkan saldo akun

pendapatan dan pengeluaran bulan yang sekarang, tetapi membiarkan total awal tahun

hingga saat ini, utuh. Jadi, laporan laba rugi yang dihasilkan segera setelah penutupan

bulanan semuanya akan menunjukkan nol dalam kolom bulan sekarang, tetapi akan

menyimpan jumlah kumulatif dalam kolom awal tahun hingga saat ini. Laporan

keuangan penting ketiga yang dibuat adalah laporan arus kas. Laporan ini menggunakan

data dari laporan laba rugi dan neraca untuk memberikan rincian mengenai aktivitas

investasi dan keuangan organisasi.

Membuat Laporan Manajerial

Aktivitas keuangan dalam sistem buku besar dan pelaporan (lingkaran 4.0 dalam

Gambar 15-2) menghasilkan berbagai laporan manajerial. Contoh laporan pengendalian

buku besar termasuk (1) daftar voucher jurnal berdasarkan urutan nomor, nomor akun,

atau tanggal, dan (2) daftar saldo akun buku besar. Laporan-laporan ini digunakan untuk

memverifikasi akurasi proses memasukkannya ke buku besar.

Beberapa anggaran dibuat untuk perencanaan dan pengevaluasian kinerja.

Anggaran operasional memperlihatkan pendataan dan pengeluaran yang direncanakan

untuk setiap unit organisasi. Anggaran pengeluaran modal memperlihatkan perkiraan

aliran masuk dan keluar kas untuk setiap proyek. Anggaran arus kas membandingkan


9/35

perkiraan aliran kas masuk dari kegiatan operasi dengan perkiraan pengeluaran, dan

digunakan untuk menetapkan kebutuhan peminjaman.

Laporan anggaran dan kinerja harus dikembangkan atas dasar akuntansi

pertanggungjawaban. Akuntansi pertanggungjawaban melaporkan hasil keuangan atas

dasar tanggung jawab manajerial di dalam organisasi. Hasilnya adalah serangkaian

laporan berkaitan, yang merinci kinerja keseluruhan organisasi berdasarkan subunit

tertentu, seperti yang diperlihatkan dalam Gambar 15-4. Ingatlah bahwa setiap laporan

mencerminkan biaya aktual dan penyimpangan dari anggaran untuk bulan sekarang, dan

awal tahun hingga hari ini, tetapi hanya untuk bagian-bagian yang berada dalam kendali

manajer subunit tersebut. Ingatlah juga bahwa sifat hierarki dari laporan adalah: Total

biaya setiap subunit ditampilkan sebagai satu bagian dalam laporan berikutnya yang lebih

tinggi tingkatnya.

Isi laporan kinerja berdasarkan anggaran harus dibentuk berdasarkan sifat unit

yang dievaluasi. Contohnya, banyak departemen produksi, jasa, dan administratif

diperlakukar sebagai pusat biaya. Oleh karenanya, laporan kinerja mereka, seperti yang

diperlihatkar dalam Gambar 15-4, harus menekankan kinerja aktual dan yang

dianggarkan, atas hal biaya yang dapat dikendalikan (biaya-biaya yang dapat

dipengaruhi secara langsung oleh manajer unit). Sebaliknya, departemen penjualan sering

kali dievaluasi sebagai pusat pendapatan. Akibatnya, laporan kinerja mereka harus

membandingkan penjualan actual dengan prediksi penjualan, dirinci berdasarkan

kategori produk dan wilayah yang sesuai. Beberapa departemen, seperti TI dan utilitas,

membebani unit lainnya atas layanan mereka dan dievaluasi sebagai pusat laba. Dalam

kasus ini, laporan kinerja harus dengan benar membandingkan pendapatan, pengeluaran

dan laba yang aktual, dengan jumlah anggaran masing-masing. Apabila pabrik, divisi,

dan unit operasi yang independen diperlakukan sebagai pusat investasi, laporan kinerja

mereka harus memberikan data untuk menghitung tingkat pengembalian investasi unit

tersebut.


10/35

Gambar 15-4 Contoh Serangkaian Laporan untuk Sistem Akuntansi

Pertanggungjawaban

Apa pun dasar yang digunakan untuk membuat laporan kinerja anggaran, metode

yang digunakan untuk menghitung standar anggaran adalah hal yang penting.


11/35

Pendekatan yang paling mudah adalah membuat target tetap untuk tiap unit, menyimpan

target tersebut ke dalam database, dan membandingkan kinerja aktual dengan nilai yang

ditetapkan tersebut. Salah satu kelemahan utama dalam pendekatan ini adalah angka

anggaran statis dan tidak mencerminkan perubahan tidak terduga dalam lingkungan

operasi. Akibatnya, tiap manajer dapat dipenalti atau diberi penghargaan atas faktor-

faktor yang berada di luar kendali mereka. Contohnya, anggaplah bahwa jumlah

anggaran dalam Gambar 15-4 untuk supervisor umum didasarkan pada output terencana

sebesar 2.000 unit. Akan tetapi, jika karena adanya penjualan yang lebih besar daripada

yang diperkirakan, produksi aktual adalah 2.200 unit, maka penyimpangan selisih negatif

untuk setiap kategori biaya tidak benar-benar menunjukkan inefisiensi, tetapi hanya

mencerminkan peningkatan tingkat output.

Solusi atas masalah semacam ini adalah mengembangkan anggaran fleksibel, yang

jumlah anggarannya berbeda sehubungan dengan beberapa pengukuran aktivitas

organisasi. Dalam hal contoh sebelumnya, anggaran fleksibel akan mencakup pembagian

anggaran untuk setiap baris anggaran dalam departemen tempat supervisor umum, ke

dalam komponen biaya tetap dan variabel. Dengan cara ini, standar anggaran akan secara

otomatis disesuaikan untuk peningkatan (atau penurunan) apa pun dalam produksi. Jadi,

perbedaan apa pun antara standar yang disesuaikan dengan biaya aktual, dapat diartikan

lebih tepat.

XBRL: Peluang TI untuk Meningkatkan Pelaporan Keuangan

Teknologi komunikasi telah lama digunakan untuk mengurangi baik waktu

maupun biaya membuat serta menyebarkan laporan keuangan. Contohnya, para kontroler

secara rutin mengakses database pelaporan keuangan publik, seperti NAARS dan

EDGAR, untuk menemukan contoh-contoh bagaimana perusahaan lainnya

mengungkapkan berbagai hal. Dalam cara yang hampir sama, formulir pajak dan

peraturan tersedia di situs Web IRS. Sebaliknya, banyak perusahaan dapat menyerahkan

file laporan keuangan dan pajak yang diminta, secara elektronis ke SEC dan IRS. Lagipula,

banyak situs Web perusahaan menyajikan laporan keuangan perusahaan yang

bersangkutan.


12/35

Walaupun demikian, hingga saat ini, penyebaran informasi keuangan dan

nonkeuangan secara elektronis adalah proses yang lamban dan tidak efisien. Salah satu

masalahnya adalah banyak penerima memiliki permintaan berbeda berkaitan tentang cara

informasi dikirim. Hal ini berarti organisasi harus mengorbankan banyak waktu dan

biaya untuk memformat informasi yang sama dalam beberapa cara. Masalah kedua yang

berhubungan adalah penerima harus secara manual memasukkan kembali banyak dari

informasi tersebut ke dalam alat analisis keputusan milik mereka. Contohnya, penerima

harus secara manual memasukkan kembali informasi dari laporan keuangan yang

disajikan ialam dokumen HTML ke dalam spreadsheets EXCEL, agar informasi tersebut

dapat dianalisis.

Penyebab dasar dari kedua masalah tersebut terletak pada metode yang digunakan

untuk memperlihatkan informasi di Internet. Kode HTML hanya menspesifikasikan

bagaimana bagian data tertentu harus ditampilkan (contohnya, lokasinya dan karakter

hurufnya), tetapi tidak memberikan cara untuk secara otomatis mengidentifikasi bahwa

bagian data tertentu tersebut menyajikan jumlah dari penjualan tahun ini.

Kesemua hal ini berubah dengan adanya perkembangan extensible business reporting

language (XBRL), yang merupakan varian dari XML. Bahasa untuk semua tujuan ini

didesain untuk memberikan cara mengkomunikasikan isi data. HTML menggunakan

label untuk menunjukkan bagaimana data diformat. Contohnya, label menunjukkan

bahwa semua teks selanjutnya hingga label ditampilkan dalam huruf tebal. XBRL

menggunakan jenis label yang hampir sama untuk mengidentifikasi isi setiap bagian data.

Contohnya, label XBRL dapat menunjukkan bahwa bagian data berikutnya mewakili

piutang usaha.

Kini, sebagian besar orang dapat membuat halaman Web tanpa harus secara

langsung menulis kode HTML, karena produk seperti Microsoft Word, membuat kode

HTML secara otomatis dengan pilihan "Save as HTML". Sebagian besar penjual software

utama membuat fungsi yang hampir sama ke dalam produk-produk mereka untuk

membuat XBRL mudah digunakan. Jadi, para profesional akuntan dan sistem informasi

tidak akan perlu mengetahui cara untuk menulis kode XBRL untuk mengambil

keuntungan dari manfaat vang ditawarkannya.


13/35

XBRL memberikan dua manfaat utama dalam pembuatan dan penyebaran data

keuangan secara elektronis. Pertama, XBRL memungkinkan organisasi untuk

mempublikasikan informasi hanya sekali, dengan menggunakan label XBRL. Saat ini, data

keuangan dapat dikirim ke satu pihak sebagai dokumen HTML, ke pihak lainnya sebagai

file Adobe Acrobat, ke lainnya sebagai file teks, dan ke pihak lainnya sebagai file comma-

delimited. Proses ini menimbulkan biaya yang tidak perlu. Sebaliknya, file XBRL yang

sama dapat dikirim ke setiap pihak tersebut, yang dapat kemudian menggunakan file

tersebut dalam cara seperti yang mereka kehendaki. Jadi, dengan XBRL, perusahaan dapat

mempublikasikan laporan keuangan mereka bersamaan dalam format yang dapat

digunakan semua orang.

Manfaat kedua dari XBRL adalah informasi yang diberikan oleh label XBRL, dapat

diartikan. Hal ini berarti para penerima tidak perlu lagi secara manual memasukkan

kembali data yang mereka dapatkan secara elektronis, agar alat pendukung keputusannya

dapat menganalisis informasi tersebut. Sebagai gantinya, jika data berisi label XBRL, data

tersebut dapat dimasukkan secara langsung ke alat analisis apa pun yang dapat membaca

XBRL. Hal ini juga berarti bahwa pencarian data di Internet akan lebih efisien dan akurat.

Contohnya, sebelum XBRL, pencarian di Internet atas informasi mengenai kewajiban

kontinjensi akan menghasilkan ratusan situs, sebagian besar tidak berkaitan dengan data

keuangan yang dicari. Akan tetapi, dengan data yang disertai tag XBRL, pencarian

tersebut akan terbatas pada informasi mengenai kewajiban kontinjensi yang dilaporkan

dalam laporan keuangan.

XBRL tentu saja penting dalam perkembangan TI. XBRL juga berharga karena

profesi akuntansi memulai perkembangan XBRL (lihat Fokus 15-1). Proses perkembangan

XBRL memberikan gambaran bagus tentang bagaimana para akuntan dapat secara aktif

terlibat dalam perkembangan TI yang sedang berjalan.

TUJUAN, ANCAMAN, DAN PROSEDUR PENGENDALIAN

Tujuan pengendalian dalam sistem buku besar dan pelaporan hampir sama dengan

tujuan dalam siklus SIA lainnya yang didiskusikan dalam bab-bab sebelumnya:

1. Semua pembaruan ke buku besar diotorisasi dengan benar.


14/35

2. Semua transaksi buku besar yang dicatat, valid.

3. Semua transaksi buku besar yang valid dan diotorisasi, telah dicatat.

4. Semua transaksi buku besar dicatat secara akurat.

5. Data buku besar dijaga dari kehilangan atau pencurian.

6. Aktivitas sistem buku besar dilakukan secara efisien dan efektif.

Dokumen dan catatan yang didesain dengan baik memainkan peranan penting

dalam mencapai tujuan ini. Entri data secara on-line oleh bendahara dan kontroler, seperti

yang diperlihatkan dalam Gambar 15-3, memfasilitasi pencatatan ayat jurnal buku besar

secara efisien dan akurat. Dalam situasi semacam ini, menggunakan pengendalian

aplikasi yang tepat, seperti pemeriksaan validitas dan pemeriksaan field (format),

meningkatkan akurasi entri data. Mencatat orang yang mengisi dan meninjau formulir

tersebut, akan memberikan bukti bahwa ayat jurnal telah diotorisasi dengan benar.

Memberikan nomor cetakan ke semua ayat jurnal, akan memfasilitasi pemeriksaan semua

transaksi yang telah dicatat. Membatasi akses ke program buku besar akan makin

mengurangi risiko transaksi yane tidak sah.

Tabel 15-1 Ancaman dan Pengendalian dalam Buku Besar dan Pelaporan

Proses/ aktivitas Ancaman Prosedur Pengendalian yang Dapat

Diterapkan

Memperbarui buku besar

Akses ke buku besar

Kehilangan atau

kehancuran buku besar

1. Kesalahan-kesalahan

2. Kehilangan data

rahasia dan/ atau

penyembunyian

pencurian

3. Kehilangan data dan

aset

Pengendalian input dan pemrosesan,

laporan rekonsiliasi dan pengendalian;

jejak audit.

Pengendalian akses; jejak audit

Prosedur pembuatan cadangan dan

pemulihan dari bencana

Tabel 15-1 mencantumkan berbagai ancaman dan eksposur (exposures) utama

dalam sistem pelaporan keuangan dan buku besar, bersama dengan prosedur

pengendalian yang dapat diterapkan untuk menguranginya. Oleh karena sistem buku

besar dan pelaporan hanya melibatkan aktivitas pemrosesan informasi, terdapat lebih

sedikit ancaman daripada dalam siklus SIA lainnya. Lagipula, ancaman dalam sistem


15/35

buku besar dan pelaporan terutama berhubungan dengan perusakan, penghilangan, atau

penghancuran data. Mari kita sekarang mempelajari prosedur pengendalian yang dapat

digunakan untuk menangani ancaman-ancaman ini.

Ancaman 1: Kesalahan dalam Memperbarui Buku Besar

Kesalahan yang dibuat sewaktu memperbarui buku besar dapat mengarah pada

pembuatan keputusan yang tidak benar berdasarkan informasi salah yang terdapat dalam

laporan kinerja keuangan. Prosedur pengendalian untuk menangani ancaman ini terbagi

dalam tiga kategori: pengendalian edit input dan pemrosesan, laporan rekonsiliasi dan

pengendalian, serta pemeliharaan jejak audit yang mencukupi.

Pengendalian edit input dan pemrosesan

Gambar 15-3 menunjukkan dua sumber ayat jurnal untuk memperbarui buku

besar: ayat jurnal ringkasan dari siklus SIA dan ayat jurnal yang secara langsung dibuat

oleh bendahara atau kontroler. Ayat jurnal ringkasan sendiri merupakan output dari

serangkaian langkah pemrosesan, yang masing-masing harus melalui berbagai jenis

prosedur pengendalian yang didesain untuk memastikan akurasi serta kelengkapan,

seperti yang dijelaskan dalam empat bab sebelumnya. Akibatnya, pengendalian edit input

awal untuk ayat jurnal ringkasan adalah pemeriksaan untuk memastikan bahwa ayat

jurnal tersebut mencerminkan sebagian besar periode waktu terakhir.

Akan tetapi, ayat jurnal yang dibuat oleh bendahara atau kontroler adalah entri

data asli. Akibatnya, jenis pengendalian edit input dan pemrosesan berikut ini dibutuhkan

untuk memastikan bahwa mereka akurat dan lengkap:

1. Pemeriksaan validitas untuk memastikan bahwa akun buku besar benar-benar ada

untuk setiap nomor akun yang direferensikan dalam ayat jurnal.

2. Pemeriksaan field (format) untuk memastikan bahwa field jumlah dalam ayat jurnal

hanya berisi data numeris.

3. Pemeriksaan saldo nol untuk memverifikasi bahwa total debit sama dengan total kredit

dalam sebuah ayat jurnal.


16/35

4. Uji kelengkapan untuk memastikan bahwa semua data terkait dimasukkan, terutama

sumber ayat jurnal.

5. Verifikasi closed-loop mencocokkan nomor akun dengan deksripsi akun, untuk

memastikan bahwa akun buku besar yang benar, yang diakses.

6. Membuat file ayat jurnal penyesuaian standar untuk ayat jurnal penyesuaian yang

berulang untuk setiap periode, seperti biaya depresiasi. (Akurasi input ditingkatkan

tanpa berulang-ulang memasukkan ayat jurnal ini. Kemungkinan untuk melupakan

melakukan entri ayat jurnal penyesuaian yang berkali-kali ada, juga berkurang,

hingga dapat memastikan kelengkapan input.)

7. Pemeriksaan tunda dari saldo akun buku besar, saat pembaruan selesai, untuk

memverifikasi saldonya telahbenar (debit atau kredit).

8. Menghitung total run-to-run untuk memverifikasi akurasi pemrosesan batch voucher

jurnal. (Komputer menghitung saldo akun buku besar yang baru, berdasarkan pada

saldo awalnya dan total debit serta kredit yang dimasukkan ke akun tersebut,

kemudian membandingkannya dengan saldo akun yang aktual dalam buku besar

yang diperbarui. Penyimpangan apa pun akan menunjukkan kesalahan pemrosesan

yang harus diselidiki.)

Laporan rekonsiliasi dan pengendalian

Laporan rekonsiliasi dan pengendalian dapat mendeteksi apabila kesalahan dibuat

selama proses pembaruan buku besar. Salah satu bentuk rekonsiliasi adalah pembuatan

neraca saldo. Neraca saldo menunjukkan apakah saldo debit dalam buku besar sama

dengan total saldo kredit; jika tidak, telah terjadi kesalahan posting. Di dalam sistem

otomatis, penggunaan akun kliring dan perkiraan penundaan, biasanya memastikan

bahwa buku besar selalu seimbang. Pada saat penutupan periode fiskal, akun-akun

khusus ini harus memiliki saldo nol; jika tidak, telah terjadi kesalahan dalam proses

memperbarui (memutakhirkan) buku besar.

Guna menggambarkan bagaimana jenis akun khusus ini digunakan, anggaplah

bahwa seorang staf administrasi bertanggung jawab untuk mencatat pelepasan persediaan


17/35

ke pelanggan, sementara staf administrasi lainnya bertanggung jawab untuk mencatat

penagihan ke pelanggan. Staf administrasi pertama akan membuat ayat jurnal berikut ini:

Kiriman yang belum ditagih xxx

Persediaan xxx

Staf administrasi kedua akan membuat ayat jurnal berikut ini:

Piutang usaha yyy

Kiriman yang belum ditagih yyy

Setelah kedua ayat jurnal telah dilengkapi, akun kliring khusus, kiriman yang belum

ditagih, harus memiliki saldo nol. Jika tidak, maka telah terjadi kesalahan yang harus

diselidiki dan diperbaiki.

Rekonsiliasi penting lainnya adalah membandingkan saldo akun pengendali buku

besar dengan saldo total buku pembantu yang terkait. Apabila kedua jumlah total ini

tidak sama, perbedaannya harus diselidiki dan diperbaiki. Merupakan hal yang juga

penting untuk mempelajari semua transaksi yang terjadi dekat akhir periode akuntansi,

untuk memverifikasi bahwa transaksi tersebut dicatat dalam periode waktu yang tepat.

Laporan pengendalian dapat membantu mengidentifikasi sumber kesalahan apa

pun yang terjadi dalam proses memperbarui buku besar. Mendaftar voucher jurnal

berdasarkan nomor akun buku umum akan memfasilitasi identifikasi sebab kesalahan

yang mempengaruhi akun buku besar tertentu. Mendaftar voucher jurnal berdasarkan

urutan, dapat menunjukkan tidak dipostingnya ayat jurnal tertentu. Terakhir, daftar

jurnal umum memperlihatkan rincian (nomor akun, kode referensi sumber, deksripsi, dan

jumlah yang didebit serta dikredit) setiap ayat jurnal yang dimasukkan ke dalam buku

besar. Laporan ini menunjukkan apakah total debit sama dengan total kredit yang

dimasukkan ke dalam buku besar.

Jejak audit

Jejak audit memperlihatkan jejak sebuah transaksi di sepanjang sistem akuntansi.

Secara khusus, jejak audit memberikan informasi yang dibutuhkan untuk menelusuri

semua perubahan yang dibuat atas buku besar. Jejak audit khususnya memfasilitasi tugas-

tugas berikut ini:


18/35

1. Menelusuri transaksi apa pun dari dokumen sumber aslinya (atau catatan dalam tabel

kegiatan) hingga ke buku besar, dan ke laporan apa pun atau dokumen lainnya yang

menggunakan data itu.

2. Menelusuri kembali bagian apa pun yang muncul dalam sebuah laporan dari buku

besar hingga ke dokumen sumber (atau catatan dalam tabel kegiatan).

3. Menelusuri semua perubahan dalam akun buku besar dari saldo awalnya hingga

saldo akhirnya.

Contohnya, file transaksi buku besar menunjukkan sumber semua ayat jurnal yang

dibuat untuk memperbarui buku besar. File utama pelanggan berisi informasi mengenai

saldo akun setiap pelanggan, yang dapat dijumlahkan dan dibandingkan dengan berbagai

akun pengendali piutang usaha dalam buku besar. Para pemakai dapat mengikuti proses

yang hampir sama untuk merekonsiliasi saldo utang usaha, persediaan, dan

perlengkapan. Akan tetapi, di dalam SIA yang canggih, mungkin dokumen kertas tidak

diperlukan lagi, hingga merupakan hal yang penting untuk secara periodik membuat dan

menyimpan salinan cadangan dari file utama transaksi, serta mengambil berbagai langkah

untuk memastikan bahwa file-file yang disimpan tersebut tidak dapat diubah.

Gambar 15-5 Contoh Rincian Jejak Audit (Software Excellent)


19/35

Gambar 15-6 Contoh Ringkasan Jejak Audit (Software Excellent)

Ancaman 2: Akses Tanpa Otorisasi ke Buku Besar

Akses tanpa otorisasi ke buku besar dapat mengakibatkan kebocoran data rahasia

ke pesaing atau kerusakan buku besar. Hal tersebut juga dapat memberikan cara untuk

menyembunyikan pencurian aset. Oleh karenanya, merupakan hal yang penting untuk

memiliki pengendalian yang memadai agar dapat mencegah akses tanpa otorisasi ke buku

besar.

ID dan pasword pemakai harus digunakan untuk mengendalikan akses ke buku

besar dan untuk mendorong pemisahan tugas yang benar, dengan cara membatasi fungsi

yang dapat dilakukan setiap pemakai yang sah. Contohnya, para pegawai yang

menyimpan aset atau memiliki wewenang untuk melepaskan aset, harus dicegah untuk

dapat memperbarui buku besar (fungsi pencatatan). Dalam cara yang hampir sama, pihak

manajemen harus diberikan akses baca saja ke buku besar, seperti yang diperlihatkan

dalam bagian bawah Gambar 15-3. Matriks pengendali akses juga harus membatasi fungsi

yang dapat dilakukan di berbagai terminal. Ayat jurnal penyesuaian, contohnya,

diizinkan hanya dari terminal dalam kantor kontroler.


20/35

Pengendalian atas pembuatan catatan voucher jurnal juga penting, karena mereka

mengotorisasi perubahan ke saldo akun buku besar. Jadi, sistem tersebut harus memeriksa

keberadaan kode otorisasi yang valid untuk setiap catatan voucher jurnal sebelum

memasukkan transaksi tersebut ke buku besar. Jika tidak, integritas buku besar mungkin

dapat diragukan. Ingatlah bahwa kode otorisasi juga membentuk bagian dari jejak audit.

Memang, pemeriksaan jejak audit memberikan cara untuk mendeteksi akses tanpa

otorisasi ke buku besar.

Ancaman 3: Kehilangan atau Kerusakan Data Buku Besar

Buku besar adalah komponen kunci dari sistem informasi akuntansi organisasi.

Oleh karenanya, merupakan hal yang penting untuk menyediakan cadangan dan

prosedur pemulihan dari bencana, yang memadai untuk melindungi aset ini.

Pengendalian cadangan mencakup hal-hal berikut ini:

1. Penggunaan label file internal dan eksternal untuk melindungi buku besar yang

terakhir dari kerusakan tanpa disengaja.

2. Melakukan pembuatan cadangan buku besar secara rutin. Paling tidak dua salinan

cadangan buku besar harus ada. Satu salinan disimpan di lokasi perusahaan tempat

salinan tersebut dapat dengan cepat diakses; satunya harus disimpan di luar lokasi

perusahaan untuk memberi perlindungan dari bencana besar seperti kebakaran atau

gempa bumi.

Perencanaan pemulihan dari bencana juga merupakan hal yang sangat penting.

Meningkatnya ketergantungan pada EDI, EFT, dan Internet untuk melakukan aktivitas

bisnis sehari-hari, membuat tidak ada organisasi yang dapat bertahan hidup lama jika

komputer mereka mati. Oleh karenanya, organisasi perlu untuk membuat dan secara

periodik menjalankan sebuah rencana untuk menangani bencana besar yang berpotensi

mematikan sistem komputer mereka.

MODEL DATA KESELURUHAN PERUSAHAAN YANG TERINTEGRASI

Gambar 15-7 menyajikan model data keseluruhan perusahaan yang terintegrasi

untuk AOE. Sebagian besar dari gambar ini menyajikan penyatuan model data seperti


21/35

yang disajikan dalam Bab 11 hingga Bab 14. Ingatlah bahwa penyatuan ini terutama

melibatkan penghubungan setiap sumber daya yang muncul dalam model data-model

data yang terpisah tersebut dengan berbagai kegiatan yang menaikkan serta menurunkan

sumber daya tersebut. Contohnya, sumber daya kas dihubungkan baik ke pengeluaran

kas, maupun penerimaan kas. Dalam cara yang hampir sama, persediaan bahan baku

dihubungkan ke pembelian dan penggunaan dalam produksi. Gambar 15-7 juga

memodelkan kegiatan-kegiatan utama dalam siklus keuangan: pengeluaran instrumen

ekuitas dan utang, serta pembayaran periodik terkait ke para investor dan kreditor.

Ingatlah bagaimana Gambar 15-7 menunjukkan hubungan antara berbagai

subsistem yang berbeda dalam SIA. Contohnya, seorang pelanggan memesan barang jadi,

jika terdapat kekurangan persediaan di tangan untuk memenuhi pesanan tersebut, maka

akan memicu penjadwalan operasi produksi untuk membuat barang tersebut.

Selanjutnya, operasi produksi ini dapat menimbulkan perlunya pemesanan bahan baku

tambahan. Sistem ERP didesain untuk secara otomatis memicu jenis tindakan yang saling

berkaitan ini antarsubsistem dengan cara menghubungkan setiap subsistem ke database

umum keseluruhan perusahaan. Jadi, walaupun sebagianbesar sistem ERP tidak secara

khusus didasarkan pada model data REA, sebuah model seperti yang diperlihatkan dalam

Gambar 15-7 bisa berguna untuk menyajikan isi database ERP: database ERP.

Sebagian besar dari Gambar 15-7 hanya merupakan gambar integrasi dari bab-bab

sebelumnya. Akan tetapi, sudut kanan bawah berisi beberapa entitas baru yang mewakili

dua aktivitas keuangan yang penting: transaksi utang dan ekuitas.

Kegiatan menerbitkan utang adalah jenis penerimaan kas yang khusus. Kegiatan

tersebut dimodelkan sebagai entitas kegiatan terpisah dari kegiatan penjualan, seperti

jumlah nominal utang yang dikeluarkan, total jumlah yang diterima, tanggal dikeluarkan,

tanggal jatuh tempo, dan tingkat suku bunga. Biasanya, kebanyakan perusahaan tidak

berhubungan langsung dengan para kreditor. Sebagai gantinya, mereka menjual

instrumen utang mereka melalui perantara keuangan, yang diperlihatkan dalam Gambar

15-7 sebagai pelaku transfer. Pelaku transfer memelihara informasi yang dibutuhkan

mengenai setiap kreditor, untuk secara tepat mengarahkan baik pembayaran bunga

periodik, maupun pembayaran kembali utang utama. Oleh karenanya, setiap keberadaan


22/35

kegiatan menerbitkan utang, berisi data mengenai jumlah keseluruhan yang diterima dari

serangkaian instrumen utang. Contohnya, pengeluaran obligasi senilai $10.000.000 dengan

bunga 5 persen, yang akhirnya dibeli oleh beberapa ribu orang berbeda untuk nilai

sejumlah $9,954,000, membentuk satu kegiatan menerbitkan utang.

Pembayaran utang adalah pengeluaran kas. Setiap pembayaran utang

mencerminkan pengiriman dana ke pelaku transfer sejumlah total bunga yang jatuh

tempo pada saat itu. Jadi, untuk melanjutkan contoh kita, perusahaan akan mengirimkan

dana $125,000 ke pelaku transfer, untuk membuat pembayaran triwulan pertama dari

obligasi sebesar: $10,000,000. Selanjutnya, pelaku transfer akan mengirimkan cek-cek

terpisah ke setiap kreditor.

Gambar 15-7 Diagram REA ke seluruh perusahaan yang terintegrasi

Transaksi ekuitas dimodelkan dengan cara yang hampir sama dengan transaksi

utang. Kegiatan menerbitkan saham adalah jenis khusus penerimaan kas yang

berhubungan dengan penerbitan saham tersebut, dan pembayaran dividen adalah jenis

lain dari pengeluaran kas. Seperti juga dengan utang, sebagian besar perusahaan tidak


23/35

berurusan langsung dengan setiap pemegang saham. Jadi, Gambar 15-7 memperlihatkan

bahwa kedua jenis transaksi tersebut melibatkan partisipasi pelaku transfer.

Manfaat Model Data Terintegrasi

Model data keseluruhan perusahaan yang terintegrasi seperti yang diperlihatkan

dalam Gambar 15-7 dapat secara signifikan meningkatkan dukungan yang diberikan

untuk pembuatan keputusan manajerial. Demi menghargai fakta ini, bayangkanlah

bagaimana daftar akun dalam sistem buku besar tradisional membatasi analisis lanjutan

dari data biaya. Biaya-biaya biasanya dicatat dan disimpan dalam sebuah akun yang

mencerminkan sifat biaya, seperti perjalanan, atau fungsinya, seperti kunjungan

perekrutan di kampus. Dalam alternatif pertama, merupakan hal yang mudah untuk

membuat laporan biaya total perjalanan, tetapi sulit untuk mengidentifikasi seberapa

banyak biaya perjalanan dihubungkan dengan perekrutan kampus. Dalam alternatif

kedua, merupakan hal yang mudah untuk membuat laporan yang memperlihatkan biaya

yang berkaitan dengan perekrutan kampus, tetapi sulit untuk membuat laporan yang

menelusuri biaya total perjalanan.

Tindakan umum atas masalah ini dalam sistem buku besar berdasarkan file adalah

membuat nomor akun yang lebih terinci yang mengidentifikasi sifat dan tujuan setiap

biaya; hingga akan terdapat akun-akun terpisah untuk biaya perjalanan perekrutan di

kampus, biaya perjalanan untuk penjualan, dan seterusnya. Akan tetapi, kelemahan dari

pendekatan ini adalah, pendekatan ini menyebabkan perluasan eksponensial daftar akun

dan peningkatan panjang setiap kode akun. Kedua faktor ini membuat lebih

menyusahkan staf administrasi bagian pengkodean dan para manajer, untuk mempelajari

daftar akun serta mengaplikasikannya dengan benar. Sebagai tambahan, kemampuan

untuk menganalisis lebih jauh data akan tetap terbatas pada kategori-kategori tersebut

yang dibuat ketika daftar akun dibuat.

Sebaliknya, model data keseluruhan perusahaan yang terintegrasi akan

menghindarkan dari masalah-masalah ini dan memberikan lebih banyak fleksibilitas

untuk menganalisis data. Tabel-tabel dapat dibuat untuk kategori akun dasar, seperti

biaya perjalanan. Tabel-tabel ini juga dapat memasukkan sebuah atribut teks untuk


24/35

menjelaskan tujuan dari pengeluaran tersebut. Para manajer kemudian dapat

menggunakan bahasa pertanyaan untuk mendapatkan biaya perjalanan berdasarkan

kategori, seperti perekrutan di kampus atau pameran dagang. Selanjutnya, dengan hanya

mengubah kondisi yang dispesifikasikan dalam bahasa pertanyaan, kategori-kategori ini

dapat dengan mudah diubah dari waktu ke waktu sebagai respons atas kebutuhan yang

berbeda. Jadi, para pemakai tidak terbatas pada skema klasifikasi biaya yang telah

ditetapkan terlebih dahulu. Akan tetapi, meniadakan sebuah klausul yang dapat

membatasi lingkup pertanyaan juga dapat dengan mudah menghasilkan laporan biaya

total perjalanan untuk semua tujuan.

Manfaat kedua dari model data keseluruhan perusahaan yang terintegrasi adalah

hal tersebut memfasilitasi integrasi informasi keuangan dan nonkeuangan. Peran penting

dari fitur ini semakin nyata dengan meningkatnya tekanan untuk memperluas lingkup

informasi yang disajikan dalam laporan keuangan. Contohnya, Komite Khusus Pelaporan

Keuangan dari AICPA (Jenkins Committee) merekomendasikan bahwa laporan keuangan

yang dibuat untuk pemakai eksternal harus meliputi informasi nonkeuangan seperti

pengukuran kepuasan pelanggan dan waktu siklus produk. Dalam cara yang hampir

sama, di dalam Bab 14 kita telah mendiskusikan tren ke arah memasukkan berbagai

pengukuran nilai modal manusia dari sebuah perusahaan dalam laporan tahunan.

Informasi ini juga dapat digabungkan dengan mudah ke dalam model data keseluruhan

perusahaan yang terintegrasi.

Integrasi yang efektif dari data keuangan dan nonkeuangan juga menghasilkan

perbaikan pelaporan internal. Dahulu, laporan internal pertama berfokus pada

pengukuran kinerja keuangan. Akan tetapi, manajemen organisasi yang efektif

membutuhkan pengukuran kinerja dari berbagai dimensi karena tidak ada satu ukuran

vang cukup. Sebagai gantinya, manajemen puncak harus memiliki laporan yang

memberikan perspektif multidimensi atas kinerja. Manfaat ini akan dibahas secara lebih

terinci dibawah konsep balanced scorecard.


25/35

Pertimbangan Pengendalian Internal

Seperti yang diberitahukan sebelumnya, kebanyakan sistem ERP menggunakan

database tersentralisasi, hampir sama dengan yang diperlihatkan dalam Gambar 15-7,

untuk berbagi data antarfungsi. Sistem semacam ini biasanya menguasakan banyak orang

yang berbeda untuk memasukkan data yang berkaitan dengan aktivitas bisnis tertentu,

tetapi hal ini mempersulit untuk memberikan tanggung jawab memelihara integritas data.

Selanjutnya, sistern ERP sering kali menghasilkan efisiensi proses dengan memungkinkan

seseorang untuk melakukan berbagai langkah dalam proses bisnis, hingga mengurangi

pemisahan tugas. Terakhir, sifat sistem ERP yang terintegrasi dan lintas fungsi dapat

meningkatkan eksposur yang berasal dari kerusakan sistem.

Akan tetapi, berbagai ancaman ini dapat dikurangi melalui desain dan

implementasi yang benar. Prinsip-prinsip dasar yang berkaitan dengan pemisahan tugas

yang dijelaskan dalam bab-bab sebelumnya, dapat dan harus diterapkan ke dalam sistem

ERP. Contohnya, pegawai yang memasukkan pengeluaran kas tidak boleh merekonsiliasi

rekening bank. Sebagai tambahan, para pegawai yang memiliki akses ke pemeliharaan file

utama tidak boleh juga melakukan proses bisnis terkait. Contohnya, pegawai yang

memelihara file utama vendor tidak boleh memproses pengeluaran kas. Seorang pegawai

yang dapat kedua fungsi tersebut dapat membuat pemasok fiktif dan kemudian

mengeluarkan dana ke pemasok fiktif tersebut (contohnya pegawai tersebut). Dalam cara

yang hampir sama, pegawai yang memelihara file utama pelanggan harus tidak bisa

memproses penerimaan kas. Seorang pegawai yang dapat melakukan kedua fungsi

tersebut dapat melakukan jenis penipuan yang disebut sebagai 'gali lubang tutup lubang'

(lapping). Sebagai tambahan, para pegawai yang memiliki tanggung jawab pemrograman

dan administrasi sistem tidak boleh melakukan proses bisnis. Contohnya, jika seorang

pegawai yang memiliki tanggung jawab administrasi database juga memiliki otoritas

untuk melakukan proses bisnis seperti pengeluaran kas, orang tersebut dapat mengubah

tabel database untuk menutupi aktivitas penipuan. Jadi, merupakan hal yang penting

bahwa auditor internal dilibatkan dalam proses implementasi untuk mencegah kelemahan

pemisahan tugas ini.


26/35

Sistem ERP juga memberi alat untuk memfasilitasi peninjauan dan mengaudit

prosedur pengendalian. Salah satu alat semacam ini adalah kemampuan menelusuri

secara terinci yang memungkinkan para auditor internal dengan mudah mengikuti

sebuah transaksi di setiap tahap pemrosesan. Bahasa pertanyaan database biasanya yang

diberikan dalam sistem ERP adalah alat yang berpotensi untuk digunakan. Guna

menggambarkan potensi kelebihan dari kemampuan bahasa pertanyaan tersebut, mari

kita pelajari proses memvalidasi pembaruan akun penjualan dalam buku besar. Merujuk

pada Gambar 15-7, langkah pertama adalah menulis bahasa pertanyaan berdasarkan

model data untuk siklus pendapatan. Salah satu pertanyaan semacam itu akan menjumlah

nilai semua penjualan selama periode waktu yang diinginkan. Pertanyaan lainnya akan

menghubungkan tabel penjualan, pengiriman, dan pemesanan untuk memverifikasi

kelengkapan serta validitas semua penjualan yang dicatat. Pertanyaan tambahan dapat

ditulis untuk menelusuri penjualan ke pelanggan tertentu dan staf administrasi

penjualannya. Bahkan, jumlah hubungan antartabel yang dapat dengan mudah dibuat,

terbatas hanya pada imajinasi penyelidik. Sebagai tambahan, sistem tersebut dapat

dikonfigurasikan untuk membuat daftar file yang ekstensif, yang memungkinkan untuk

mengidentifikasi siapa yang mengotorisasi sebuah transaksi. Jadi, sistem ERP

memungkinkan untuk memperkaya dan makin melengkapi jejak audit, daripada yang

dapat disediakan oleh SIA lama.

MENGGUNAKAN INFORMASI UNTUK PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Seperti yang dijelaskan di sepanjang buku ini, fungsi utama SIA adalah memberikan para

manajer informasi yang dibutuhkan untuk membuat keputusan. Bagian ini

mendiskusikan topik-topik penting yang berkaitan dengan penggunaan informasi untuk

pengambilan keputusan: (1) balanced scorecard dan (2) gudang data untuk mendukung

intelijen bisnis. Kedua topik tersebut berhubungan dengan berbagai masalah yang

diangkat dalam kasus pendahuluan yang berkaitan dengan penggunaan sistem informasi

organisasi.


27/35

Balanced Scorecard

Balanced scorecard adalah laporan yang memberikan perspektif multidimensi dari kinerja

organisasi. Balanced scorecardberisi berbagai ukuran yang mencerminkan empat perspektif

organisasi: keuangan, pelanggan, operasi internal, dan inovasi serta pembelajaran. Bagian

yang mencakup keuangan berisi indikator hasil dari kinerja organisasi di masa lalu,

sementara tiga bagian lainnya memberikan indikator arah kinerja yang diinginkan di

masa mendatang. Untuk setiap dimensi, balanced scorecard menunjukkan tujuan organisasi

dan ukuran spesifik yang mencerminkan kinerja berkaitan dengan tujuan-tujuan itu.

Bersama-sama, keempat dimensi balanced scorecard memberikan gambaran umum yang

lebih komprehensif atas kinerja organisasi daripada yang disediakan oleh ukuran

keuangan sendiri. Bahkan, balanced scorecard yang didesain dengan baik akan mengukur

berbagai aspek penting dari strategi organisasi dan mencerminkan hubungan sebab akibat

yang penting di antara keempat dimensi tersebut. Gambar 15-8 menunjukkan sebuah

contoh balanced scorecard untuk AOE.

Pihak manajemen puncak AOE, seperti juga banyak perusahaan lainnya, setuju atas

tiga tujuan keuangan: peningkatan aliran pendapatan melalui penjualan berbagai produk

baru, peningkatan laba seperti yang dicerminkan dalam pengembalian atas ekuitas, dan

mempertahankan arus kas yang cukup untuk memenuhi kewajiban. Seperti yang

diperlihatkan dalam Gambar 15-8, ukuran dan target khusus dikembangkan untuk

menelusuri pencapaian tujuan-tujuan tersebut.

Para pelanggan adalah kunci untuk mencapai tujuan keuangan. Oleh karenanya,

perspektif pelanggan di balanced scorecard AOE berisi dua tujuan utama: meningkatkan

kepuasan pelanggan dan menjadi pemasok yang diutamakan untuk para pelanggan

utama. Selanjutnya, memenuhi tujuan yang berorientasi pelanggan tersebut

membutuhkan proses bisnis yang dilakukan secara efisien dan efektif. Akibatnya, bagian

perspektif internal dalam balanced scorecard AOE berfokus atas berbagai aktivitas yang

paling dapat secara langsung mempengaruhi persepsi pelanggan: kualitas layanan,

kecepatan pengiriman, dan kualitas produk. Terakhir, manajemen puncak AOE

menyadari pentingnya pengembangan berbagai produk baru dan pelatihan tenaga

kerjanya untuk terus meningkatkan layanan dan hasil. Oleh sebab itu, ukuran untuk


28/35

kedua hal tersebut dimasukkan ke dalam perspektif pembelajaran dan inovasi dalam

balanced scorecard AOE.

Ingatlah bahwa diskusi yang sebelumnya mengindikasikan beberapa hipotesis.

Contohnya, peningkatan pelatihan pegawai diharapkan dapat meningkatkan kualitas

layanan, seperti yang ditunjukkan dalam persentase pesanan pelanggan yang dipenuhi

dengan benar. Selanjutnya, peningkatan kualitas layanan diharapkan menghasilkan

peningkatan kepuasan pelanggan dan para pelanggan utama semakin banyak membeli

dari AOE. Terakhir, peningkatan kepuasan pelanggan diharapkan dapat meningkatkan

laba serta arus kas. Jadi, ukuran-ukuran dalam bagian pembelajaran dan inovasi, internal,

dan pelanggan dari balanced scorecard dapat dianggap sebagai indikator arah ukuran

keuangan dari strategi organisasi. Menganalisis tren dalam ukuran yang sesungguhnya

memungkinkan manajemen AOE untuk menguji validitas hipotesis-hipotesis tersebut.

Apabila perbaikan dalam salah satu perspektif tidak menghasilkan peningkatan yang

diharapkan dalam area lainnya, manajemen puncak harus mengevaluasi kembali

danmungkin memperbaiki hipotesis mengenai determinan kesuksesan organisasi.

Memang kemampuan untuk menguji dan memperbaiki strategi ini adalah salah satu

manfaat utama yangdiberikan oleh balanced scorecard.

Gambar 15-8 Contoh Balanced Scorecard AOE


29/35

Para akuntan dan profesional sistem harus berpartisipasi dalam pengembangan

balanced scorecard. Pihak manajemen puncak harus menspesifikasikan tujuan-tujuan yang

akan dikejar dalam setiap dimensi. Para akuntan dan profesional sistem informasi dapat

membantu pihak manajemen memilih ukuran yang paling tepat untuk menelusuri

pencapaian tujuan-tujuan tersebut. Sebagai tambahan, mereka dapat memberi input

berkaitan dengan kelayakan mengumpulkan data yang akan dibutuhkan untuk

mengimplementasikan berbagai ukuran yang diajukan.

Menggunakan Gudang Data untuk Intelijen Bisnis

Akses tepat waktu ke informasi adalah hal yang penting. Di dalam ekonomi global

saa ini yang berkembang cepat, pihak manajemen harus secara konstan mengawasi dar

mengevaluasi kembali kinerja keuangan dan operasional dalam hal tujuan strategisnya

Perusahaan harus mampu mengubah rencana mereka dengan cepat sebagai respons

atasperubahan dalam lingkungan mereka. Akibatnya, banyak organisasi yang

mengadopsi sistem buku besar on-line yang hampir sama dengan yang diperlihatkan

dalam Gambar 15-3. Ketika sistem semacam ini mencakup database berdesain baik yang

hampir sama dengan yang diperlihatkan dalam Gambar 15-7, pihak manajemen memiliki

akses yang selalu siap ke informasi yang dibutuhkan untuk membuat keputusan

operasional dan taktis secara tepat waktu.

Akan tetapi, sistem semacam ini tidaklah cukup untuk mendukung kebutuhan

pembuatan keputusan pihak manajemen, karena database terstruktur seperti yang

diperlihatkan dalam Gambar 15-7 didesain untuk mendukung kebutuhan pemrosesan

transaksi organisasi. Maka, database tersebut biasanya berisi data hanya untuk tahun

fiskal saat ini, dan mungkin ditambah satu bulan tambahan untuk memungkinkan

perbandingan antara aktivitas bulan sekarang dengan bulan yang sama tahun lalu. Jadi.

tabel kegiatan, yang berisi data yang biasanya berisi jurnal dalam SIA manual, akan

seperti juga jurnal, ditutup dan disimpan pada akhir setiap tahun fiskal. Akan tetapi

pembuatan keputusan strategis membutuhkan akses ke banyak data historis. Contohnya

ketika mengevaluasi strategi pemasaran, pihak manajemen mungkin membutuhkan akses


30/35

ke data mengenai penjualan yang dirinci berdasarkan produk, tenaga penjual, dan

pelanggan, selama lima tahun sebelumnya.

Guna memberikan kebutuhan informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan

keputusan strategis, organisasi membangun database terpisah yang disebut sebagai

gudang data. Gudang data berisi rincian dan ringkasan data untuk beberapa tahun dan

digunakan untuk analisis, daripada untuk pemrosesan transaksi. Oleh karena berisi

informasi untuk beberapa tahun, gudang data sangatlah besar. Bahkan, sudah biasa

bahwa gudang data berisi puluhan, atau bahkan ratusan terabyte data. Akibatnya, gudang

data biasanya merupakan sistem terpisah dari SIA yang digunakan untuk mendukung

aktivitas bisnis harian organisasi, agar kinerja aktivitas tersebut tidak dipengaruhi secara

negatif oleh sumber pemrosesan komputer yang digunakan untuk menganalisis data yang

terdapat dalam gudang data. Sebagai tambahan, organisasi sering kali membangun

gudang data terpisah untuk fungsi keuangan, lainnya untuk fungsi sumber daya manusia,

dan seterusnya. Gudang data semacam ini yang lebih kecil sering kali disebut sebagai data

mart.

Gudang data dan data mart tidak menggantikan database pemrosesan organisasi.

Sebaliknya, mereka melengkapi database tersebut dengan memberikan dukungan untuk

pengambilan keputusan strategis. Merupakan hal yang penting untuk diingat bahwa

gudang data dan data mart tidak digunakan untuk pemrosesan transaksi. Akibatnya,

mereka biasanya tidak diperbarui secara real-time, tetapi secara periodik diperbarui untuk

mencerminkan hasil dari semua transaksi yang terjadi sejak pembaruan yang terakhir.

Gudang data berbeda dari database yang digunakan untuk mendukung

pemrosesan transaksi, tidak hanya dari segi ukuran, tetapi juga cara mereka

distrukturkan. Jika database pemrosesan transaksi didesain untuk meminimalkan

pengulangan dan karenanya memaksimalkan efisiensi pembaruannya untuk

mencerminkan hasil transaksi saat ini, gudang data sering kali didesain untuk sengaja

berulang-ulang agar dapat memaksimalkan efisiensi pertanyaan. Jadi, daripada

berdasarkan model data REA, gudang data biasanya didesain secara dimensional.

Arsitektur dimensional yang paling umum disebut sebagai skema bintang, disebut

demikian karena datanya diatur mirip dengan bintang (lihat Gambar 15-9).


31/35

Gambar 15-9 Contoh Skema Bintang untuk Gudang Dat

Pada pusat bintang tersebut adalah tabel fakta yang dihubungkan ke beberapa

dimensi yang relevan. Di dalam gambar tersebut, tabel fakta berisi informasi mengenai

berbagai pembelian bahan baku, dalam hal unit dan nilai uang. Dimensi yang relevan

dapat meliputi lokasi tempat bahan tersebut disimpan, barang, dan staf pembelian serta

departemennya, pemasoknya, serta periode waktumya. Gudang data berisi berbagai

bintang semacam ini, satu untuk setiap rangkaian penting data fakta. Informasi lebih

lanjut mengenai skema bintang berada di luar lingkup bahan bacaan ini, tetapi dapat

ditemukan di buku teks apa pun yang digunakan untuk pelatihan gudang data.

Proses mengakses data yang termasuk dalam gudang data dan menggunakannya

untuk pengambilan keputusan strategis sering kali disebut sebagai intelijen bisnis.

Terdapat dua teknik utama yang digunakan dalam intelijen bisnis: pemrosesan analitikal


32/35

on-line (on-line analytical processingOLAP) dan penggalian data. Pemrosesan analitikal

on-line (OLAP) menggunakan bahasa pertanyaan yang memungkinkan pemakai

mengarahkan penyelidikan hubungan yang dihipotesiskan dalam data tersebut.

Contohnya, seorang manajer mungkin mulai dengan pertanyaan yang merinci pembelian

berdasarkan pemasok selama tiga tahun terakhir. Hal ini dapat diikuti oleh pertanyaan

tambahan yang "memperdalam" ke tingkat yang lebih rendah (hampir sama dengan

hierarki laporan yang ditunjukkan dalam Gambar 15-4) berdasarkan, contohnya,

pengelompokan pembelian berdasarkan barang yang berbeda dan periode fiskal.

Penggalian data menggunakan analisis statistik yang canggih, termasuk teknik intelijensi

buatan seperti neural networks, untuk "menemukan" hubungan yang belum

dihipotesiskan dalam data. Contohnya, perusahaan kartu kredit menggunakan

penggalian data untuk mengidentifikasi pola penggunaan indikasi penipuan. Dalam cara

yang hampir sama, teknik penggalian data dapat digunakan untuk mengidentifikasi

hubungan yang sebelumnya belum diketahui dalam data penjualan, yang kemudian

dapat digunakan sebagai dasar promosi di masa mendatang.

Gudang data dapat memberikan manfaat yang signifikan pada organisasi. Akan

tetapi, dibutuhkan pengendalian yang benar untuk mendapatkan manfaat tersebut. Fokus

15-2 meringkas masalah-masalah utama yang harus ditangani.


33/35

Fokus 15-2

Masalah-masalah Pengendalian Gudang

Data

Seperti proyek sistem mana pun,

pengendalian dibutuhkan untuk

memastikan bahwa gudang data dan datamart aman dan bahwa informasi yang

mereka simpan andal. Berikut ini adalah

tujuh langkah yang merupakan garis besar

proses menyeluruh untuk menangani

kekhawatiran mengenai potensi keamanan

dan integritas gudang data:

1. Identifikasi data. Mendesain pengendalian

yang tepat untuk gudang data atau data

mart membutuhkan pengetahuan

mengenai apa yang disimpan didalamnya. Persediaan yang lengkap atas

semua bagian data yang disimpan dalam

gudang data harus dilakukan dan

hasilnya diatur serta didokumentasikan

dalam cara yang mudah ditelusuri.

2. Klasifikasi data. Begitu isi gudang data

telah diidentifikasi, pihak manajemen

harus mengklasifikasikan data dalam hal

risiko keamanannya. Para ahli

merekomendasikan penggunaan tigakelas: data yang dapat tersedia untuk

publik, data rahasia yang aksesnya harus

dibatasi, serta data sangat rahasia yang

sangat sensitif dan penting. Berhati-

hatilah bahwa dengan membuat

klasifikasi semacam itu tanpa

mengikutinya dengan prosedur

keamanan yang berbeda hanya membuat

pekerjaan penyusup menjadi semakin

mudah.3. Penilaian data. Mendesain tingkat optimal

pengendalian atas data meliputi

pembobotan biaya pengendalian dengan

manfaatnya. Jadi, merupakan hal yang

penting untuk melengkapi sebuah nilai

ke setiap kelas data dalam langkah 2,

dengan biaya pengendalian yang

diajukan, agar dapat dibandingkan.

4. Identifikasi kerentanan. Langkah inimencakup penilaian risiko. Hal yang

paling relevan adalah kriteria SysTrust

untuk sistem yang andal: ketersediaan,

integritas, keamanan, dan dapat

dipelihara.

5. Identifikasi pengendalian. Potensi

pengendalian harus diidentifikasi untuk

menangani setiap ancaman yang

sebelumnya diidentifikasi. Pengendalian

akses sangatlah penting. Enkripsimungkin diperlukan untuk melindungi

data yang diklasifikasikan sebagai

sangat rahasia. Pengendalian juga

dibutuhkan untuk memastikan bahwa

integritas data dipelihara ketika isi

gudang data atau data mart diperbarui.

6. Pemilihan pengendalian yang efektif

biayanya. Setelah berbagai ancaman dan

potensi pengendalian telah diidentifi-

kasi, analisis biaya manfaat dapatdigunakan untuk memilih metode

optimal untuk mengendalikan

kerentanan.

7. Evaluasi. Begitu gudang data atau data

mart digunakan, efektivitas keberadaan

prosedur pengendalian dalam

menangani berbagai ancaman harus

secara periodik dinilai kembali. Penilaian

risiko juga harus dilakukan kembali

secara periodik, terutama jika adaperubahan signifikan dalam teknologi.

Sumber: Slemo Warigon, "Data Warehouse

Control & Security," Internal Auditor (Februari

1998): 54-60


34/35

RlNGKASAN DAN KESIMPULAN KASUS

Sistem buku besar dan pelaporan mengintegrasikan serta meringkas hasil-hasil

berbagai subsistem akuntansi dari siklus pendapatan, pengeluaran, produksi, dan sumber

daya manusia. Buku besar adalah file utama pusat dalam SIA. Akibatnya, merupakan hal

yang penting untuk mengimplementasikan prosedur pengendalian agar dapat

memastikan akurasi dan keamanannya. Pengendalian yang penting meliputi pemeriksaan

edit catatan voucher jurnal yang dimasukkan ke dalam buku besar, pengendalian akses,

jejak audit yang memadai, serta prosedur pembuatan cadangan dan pemulihan dari

bencana yang tepat.

Output yang dihasilkan oleh sistem buku besar terbagi dalam dua kategori utama:

laporan keuangan dan manajerial. Laporan keuangan dibuat secara periodik sesuai

dengan GAAP (PSAK di Indonesia) dan disebarkan baik ke pemakai internal maupun

eksternal. Laporan manajerial dibuat hanya untuk pemakaian internal dan karenanya

sering kali memasukkan perbandingan antara kinerja aktual dengan yang dianggarkan.

Kegunaan laporan-laporan ini, baik disajikan dalam bentuk tabel ataupun grafik,

dipengaruhi oleh seberapa baik mereka didesain.

Sebagai tambahan laporan tercetak, sistem buku besar harus mampu mendukung

pemrosesan pertanyaan dari pembuat keputusan. Hal ini membutuhkan pengendalian

yang mencukupi untuk membatasi akses ke, dan operasi yang diizinkan atas, data dalam

buku besar. Mendesain buku besar agar sesuai dengan model data relasional akan

memfasilitasi pemrosesan dengan membuat data lebih mudah diakses melalui alat

desktop yang dapat ditemukan di sebagian besar komputer pribadi.

Organisasi harus memberikan informasi ke berbagai jenis pemakai termasuk

lembaga pemerintah, analis industri, lembaga keuangan, dan berbagai pengambil

keputusan individual. XBRL memberikan mekanisme untuk meningkatkan efisiensi

dalam menghasilkan informasi semacam ini dari sumber eksternal. Elizabeth Venko dan

Ann Brandt mengusulkan agar AOE memanfaatkan kemampuan baru XBRL untuk

meningkatkan efisiensi serta mengurangi biaya yang berkaitan dengan pemberian

informasi keuangan ke pemakai eksternal.


35/35

Elizabeth dan Ann menginformasikan Linda Spurgeon dan Stephanie Cromwell

bahwa database pemrosesan terintegrasi yang baru milik AOE, hampir sama dengan yang

diperlihatkan dalam Gambar 15-7, memfasilitasi pengumpulan, penyimpanan, dan

penarikan data yang dibutuhkan untuk membuat balanced scorecard. Akan tetapi, Ann

mengatakan bahwa gudang data terpisah yang berisi tidak hanya data saat ini, tetapi juga

data historis, akan harus dibuat untuk memenuhi kebutuhan intelijen bisnis AOE.

Bab ini mengakhiri pembahasan mengenai berbagai siklus dalam sebuah SIA. Anda

telah mempelajari bahwa sistem informasi akuntansi memiliki tiga tujuan utama: (1)

memproses transaksi untuk tujuan akuntansi, (2) memelihara pengendalian yang

memadai untuk memastikan integritas data organisasi dan menjaga asetnya, dan (3)

memberikan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan. Salah satu tema

lainnya yang muncul di sepanjang buku ini adalah perlunya akuntan untuk bergerak di

luar peran tradisional sebagai pencatat nilai dan untuk secara aktif mencari nilai tambah

bagi organisasi mereka. Merupakan hal yang sangat penting bagi akuntan untuk terlibat

dalam keputusan yang berkaitan dengan adopsi teknologi baru. Tiga bab berikut ini akan

mendiskusikan berbagai aktivitas yang dilibatkan dalam mendesain, mendapatkan, dan

mengimplementasikan sistem informasi baru.

Para akuntan harus berpartisipasi dalam keputusan mengenai adopsi teknologi

baru dalam mengimplementasikan sistem informasi baru, karena mereka terlatih untuk

dengan benar mengevaluasi biaya dan manfaat relatif, seperti juga risiko ekonomi, yang

mendasar investasi semacam itu. Akan tetapi, berpartisipasi secara efektif dalam

keputusan yang berkaitan dengan teknologi membuat para akuntan untuk tidak hanya

terus mengikuti perkembangan akuntansi, tctapi juga tetap mendapatkan pengetahuan

tentang kemajuan TI. Jadi, sebagai seorang akuntan, Anda harus membuat komitmen

untuk pembelajaran seumur hidup. Semoga Anda berhasil

bab 15 siklus buku besar dan pelaporan2

Documents