siklus pengeluaran-1

7/26/2019 Siklus Pengeluaran-1

1/17

SISTEM INFORMASI

Sistem Informasi Manahemen (SIMSistem Informasi Akuntansi (SIA)

Sistem Pelaporan ManajemenSistem Pemrosesan TransaksiSistem Pelaporan Keuanan

Siklus Pen!apatanSiklus Kon"ersiSiklus Peneluaran

Sistem Pem#elian

Sistem Peneluaran Kas

Sistem Pemrosesan Penajian

Sistem Aset Tetap

Sistem Akuntansi $ia%a

Sistem Peren&anaan Permintaan $ahan $aku

Sistem Pemrosesan Penjualan

Sistem Penerimaan Kas

Sistem Manajemen S'MSistem Manufaktur

Sistem Pemasaran

Sistem Manajemen Keuanan

Kerangka Kerja Sistem Informasi

Sistem Informasi Akuntansi dan Subsistem

Subsistem SIA memproses berbagai transaksi keuangan dan transaksi non-keuangan yang secara

langsung memengaruhi pemrosesan transaksi keuangan.SIA terdiri atas tiga subsistem; (1

Sistem Pemrosesan Transaksi! yang mendukung operasi bisnis harian melalui berbagai

dokumen serta pesan untuk para pengguna di seluruh perusahaan.(" Sistem #uku #esar dan

$elaporan Keuangan! yang menghasilkan %aporan Keuangan; dan (& Sistem $elaporan

'iagram 1-1


2/17

Siklus PengeluaranSu#sistem

Pem#elian utan

Peneluaran Kas

Penajian

Akti"a Tetap

Tenaga Kerja

Bahan Baku

Pabrik

Siklus Konversi

Su#sistem

Peren&anaan !an Penem#anan Pro!uksi

Akuntansi $ia%a

Siklus Pendapatan

Su#sistem

Pemrosesan Pesanan Penjualan

Penerimaan Kas

Pelanggan

Barang Jadi

anajemen! yang menyediakan pihak manajemen internal berbagai laporan keuangan bertujuan

khusus serta informasi yang dibutuhkan pengambila keputusan! seperti anggaran! laporan

kinerja! serta laporan pertanggung ja)aban.

BAB 11 Siklus Pengeluaran/ Pembelian dan Pengeluaran Kas

Akti*itas bisnis dimulai dari pemerolehan bahan baku! properti! dan tenaga kerja melalui

pertukaran dengan kas atau instrument keuangan lain yang mengakibatkan ke)ajiban bagi

perusahaan. Siklus pengeluaran yang merupakan subsistem utama dari sistem informasi

akuntansi (SIA memiliki subsistem-subsistem untuk memproses arus transaksi dari siklus

pengeluaran.Siklus pengeluaran ini saling berhubungan antar subsistem utama dari SIA! yaitu

siklus kon*ersi dan siklus pendapatan.

'iagram 1-" +ubungan dalam siklus-siklus ,ransaksi

,ujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk mengubah kas perusahaan ke dalam

bentuk bahan baku fisik serta sumber daya manusia yang dibutuhkannya untuk menjalankan

bisnis. Kebanyakan entitas bisnis yang beroperasi melakukan pembelian dengan cara kredit dan

tidak membayar hingga memperoleh sumber daya. aktu jeda diantara kegiatan ini memisahkan

proses pemerolehan ke dalam dua tahap; (1 tahap fisik! pemerolehan sumber daya; (" tahap

finansial! melibatkan pengeluaran kas.


3/17

11.1 Fungsi Manajemen Pembelian

ungsi pembelian sering dianggap sebagai bagian yang paling penting dan

berpengaruh! bahkan bisa dikatakan sebagian besar proses bisnis berasal dari kegiatan

pembelian. Alasan yang sangat fundamental untuk membahas fungsi pembelian adalah

karena dalam bidang ini pemborosan mudah terjadi! baik karena perilaku yang

disfungsional maupun karena kurangnya pengetahuan dalam berbagai aspek pembelian

bahan! sarana! prasarana dan suku cadang yang diperlukan perusahaan.

$erusahaan mengurangi persediaanya dengan mentransfer bahan baku ke dalam

proses produksi (siklus kon*ersi dan menjual barang jadi ke pelanggan (siklus

pendapatan. ungsi ini dimulai dengan melakukan identifikasi persediaan untuk

mengidentifikasi kebutuhan persediaan dan sebagai bentuk proses pengendalian internal.#erikut ini merupakan tahapan sistem pemrosesan pembelian /

1. ungsi pembelian dimulai dengan mengenali kebutuhan untuk menambah persediaan

kembali melalui obser*asi catatan persediaan. ,ingkat persediaan turun karena

penjualan langsung ke pelanggan atau transfer ke proses manufaktur. Informasi

kebutuhan persediaan dikirim ke proses pembelian dan utang usaha.

". $roses pembelian menentukan jumlah yang akan dipesan memilih pemasok! dan

membuat pesanan pembelian. Informasi tersebut dikiriman ke pemasok dan bagian

utang usaha.

&. Setelah beberapa )aktu! perusahaan akan menerima barang persediaan dari pemasok.

#arang yang diterima akan diperiksa kualitas dan jumlahnya serta dikirim ke toko atau

gudang.

0. Informasi mengenai penerimaan barang digunakan untuk memperbarui catatan

persediaan.

. #agian +utang 2saha (set up A3$. Staf A3$ menerima dokumen-dokumen ($4! $5!

recei*ing report! and the supplier6s in*oice! kemudian merekonsiliasi dokumen tersebut

dan memposts jurnal pembelian! dan menambahkan ke)ajiban di buku pembantu A3$.

Secara periodik! staf A3$ akan meringkas ayat jurnal pembelian kemudian menyiapkan

*oucher jurnal yang akan dikirim ke departemen 73%.

$embelian3$ersediaan-pengendali 888

2tang 2saha-$engendali 888

9. encatat ke buku #esar. Staf buku besar mencatat dari *oucher jurnal ke akun

pengendali persediaan dan dan utang usaha serta merekonsiliasi akun pengendali

persediaan dan ringkasan buku besar persediaan.


4/17

'iagram 1-& Sistem ungsi anajemen $embelian

Ketika persediaan memasuki titik kuantitas pemesanan ulang (Reorder Point staf

administrasi akan membuat permintaan pembelian (purchase requisition. Satu salinan

permintaan pembelian akan dikirim ke departemen pembelian dan satu lainnya dikirim ke

bagian admin utang usaha untuk disimpan ke dalam file tunda utang usaha (accounts

payable pending file. Staf administrasi pengendalian persediaan menyimpan salinan

terakhir ke dalam file permintaan pembelian terbuka (file open purchase requisition.

,ergantung metode yang digunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan persediaan!

permintaan pembelian terpisah untuk setiap barang atau cara lainnya misalnya permintaan

pembelian dapat berisi beberapa jenis barang. 2ntuk permintaan pembelian secara terpisah

staf administrasi pengendali persediaan melakukan identifikasi persediaan atas jumlah

persediaan tersedia dan yang dibutuhkan secara berkala sebagai bagian stock opname

$ukuka

Akun

Penen!ali

Faktur

Pemaso

k

6Per#arui

$uku$esar

$ukuka

Pesanan

Informasi

Pem#ukua

*tan

'aan

4Siapkan*tan

'aan

+atatan

Perse!iaan

Informasi

4Per#arui+atatan

+atatan

Pemasok

$aran

Terima $aran

Simpan

(,u!an

3Terima$aran

Pemaso

k

Ke#utuhan

2$eli

Perse-!iaan

Tinkat

1Tinjau+atatan

In"entor%

+atatan

Perse!iaan


5/17

setiap hari (minggu. 'engan menggunakan metode ini kebutuhan persediaan akan

dikelompokkan kedalam sebuah permintaan pembelian untuk tiap pemasok.

Fungsi, Peranan dan Tanggung a!ab Pembelian

$ada dasarnya peran fungsi pembelian adalah untuk menyediakan barang dan jasa

yang dibutuhkan oleh perusahaan pada )aktu! harga dan kualitas yang tepat.,anggung

ja)ab bagian pembelian adalah sebagai berikut/

1. #ertanggung ja)ab atas pelaksanaan pembelian bahan-bahan agar rencana operasi dapat

dipenuhi dan pembelian bahan-bahan tersebut pada tingkat harga dimana perusahaan

akan mampu bersaing dalam memasarkan produknya ;

". #ertanggung ja)ab atas usaha-usaha untuk dapat mengikuti perkembangan bahan-

bahan baru yang dapat meguntungkan dalam proses produksi! perkembangan dalamdesain! harga dan faktor-faktor lain yang dapat mempengaruhi produk perusahaan! harga

serta desainnya ;

&. #ertanggung ja)ab untuk menurunkan in*estasi atau meningkatkan perputaran bahan!

yaitu dengan penentuan skedul arus bahan ke dalam pabrik dalam jumlah yang cukup

untuk memenuhi kebutuhan produksi ;

". #ertanggung ja)ab atas kegiatan penelitian dengan menyelidiki data-data dan

perkembangan pasar! perbedaaan sumber-sumber pena)aran (supply dan memeriksa

pabrik suplier untuk mengetahui kapasitas dan kemampuannya dalam memenuhi

kebutuhan-kebutuhan perusahaan ;

#. #ertanggung ja)ab atas pemeliharaan bahan-bahan yang dibeli setelah diterima dan

bertanggung ja)ab atas penga)asan persediaan.

11.$ Informasi %ntuk ajaran &ksekutif Pembelian

11.' Transaksi dan Pen(atatan Pembelian serta Pengola)an *ata Manual

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya! proses pembelian bera)al dari di*isi

persediaan yang mengidentifikasi kebutuhan persediaan yang kemudian mengirimkan

permintaan pembelian ke di*isi pembelian.


6/17

7ambar 1.1 orm $ermintaan $embelian

:o.

PT. Persediaan Terbatas

$ermintaan $embelian

Supplier /

,anggal $embuatan ,anggal 'ibutuhkan

+o. Barang umla) Keterangan

arga

Satuan Subtotal arga

'ibuat 5leh /

'isetujui 5leh

/ umlah ,otal / 4ekening $emasok /

'epartemen pembelian menerima permintaan pembelian! menyortirnya berdasarkan

nama pemasok! dan membuat pesanan pembelian (purchase order 3 PO yang terdiri atas

beberapa bagian. Satu salinan $5 tersebut dikirimkan ke pengendali persediaan! tempat

staf administrasi menyimpannya bersama permintaan pembelian terbuka. Satu salinan

untuk di*isi utang usaha untuk disimpan ke dalam file utang usaha tunda. Satu salinan

dikirim ke bagian penerimaan! tempat file $5 akan disimpan sampai persediaan barang

tiba.

$engendalian persediaan dapat memasok banyak informasi pemesanan yangdibutuhkan oleh departemen pembelian secara langsung dari catatan persediaan. Informasi

ini meliputi nama dan alamat pemasok utama! jumlah pesanan ekonomis barang tersebut

dan biaya standar atau biaya per unit barang tersebut.

7ambar 1.& orm $esanan $embelian

:o.

$,. $ersediaan ,erbatas$esanan $embelian

Kepada (Supplier /


7/17

+omor

Pemasok

Tanggal Pemesanan Tanggal

*ibutu)kan

Staf Pembelian S-arat

:o.$ermintaan

$embelian

:omor

#arangumlah Keterangan +arga per 2nit +arga Subtotal

'ibuat 5leh 'isetujui 5leh umlah ,otal

$ada titik dimana perusahaan mengalami )aktu tunggu (Led Time perusahaan

belum menerima persediaan dan tidak ada ke)ajiban finansial yang timbul.5leh

karenanya! tidak ada dasar untuk membuat entri formal ke catatan akuntansi apapun.Akan

tetapi perusahaan sering kali membuat entri sementara berbagai penerimaan persediaan dan

ke)ajiban yang tertunda.

Penerimaan Persediaan. #arang yang tiba dari pemasok direkonsiliasi dengan salinan

kosong $5 yang tidak berisi informasi jumlah atau harga produk yang diterima.,ujuan dari

salinan kosong ini untuk memaksa staf administrasi bagian penerimaan untuk menghitung

dan memeriksa persediaan dalam mengisi laporan penerimaan. ika staf administrasi

bagian penerimaan diberikan informasi jumlah maka akan cenderung untuk menerima

pengiriman berdasarkan informasi tersebut tanpa melakukan *erifikasi jumlah serta kondisi

barang yang diterima.

Sedangkan informasi harga menunjukkan nilai persediaan dan memungkinkan pencurian

barang yang mahal dari area penerimaan barang sebelum dapat diamankan ke

gudang.$engiriman barang yang kurang atau berisi barang yang rusak atau salah harus

dideteksi sebelum barang diterima oleh perusahaan dan dimasukkan ke persediaan.

7ambar 1.0 orm $esanan $embelian Kosong

:o.

$,. $ersediaan ,erbatas

$esanan $embelian

Kepada (Supplier /


8/17

+omor

Pemasok

Tanggal Pemesanan Tanggal

*ibutu)kan

Staf Pembelian S-arat

:o.

$ermintaan

$embelian

:omor

#arang umlah Keterangan +arga per 2nit umlah +arga

'ibuat 5leh 'isetujui 5leh umlah ,otal

Pembuatan aoran Penerimaan. Setelah melengkapi jumlah fisik dan menyelesaikan

pemeriksaan! staf administrasi bagian penerimaan membuat laporan penerimaan yang

terdiri atas beberapa bagian yang menyatakan jumlah dan kondisi persediaan tersebut. Satu

salinan penerimaan tersebut akan menyertai persediaan fisik ke gudang untuk disimpan

secara aman. Salinan lainnya akan dikirim ke departemen pembelian! di mana staf

administrasi pembelian merekonsiliasi dengan file $5 terbuka. ika pengiriman benar! staf

tersebut akan menutup file $5 dan menyimpan permintaan pembelian! $5 serta laporan

penerimaan ke dalam file pesanan pembelian tertutup (ter*erifikasi.

Salinan ketiga dari laporan penerimaan tersebut akan dikirim ke bagian pengendalian

persediaan. $erusahaan yang menggunakan sistem biaya standar akan mencatat

persediaanya dengan nilai standart yang telah ditetapkan berapapun harga sesungguhnya

yang dibayar ke pemasok.

Karena laporan penerimaan persediaan hanya berisi jumlah! kondisi barang yang sudah

diterima! laporan ini tidak cukup sebagai dokumen untuk sumber pencatatan finansial(akuntansi.Salinan keempat dikirim kebagian utang usaha! dan salinan terakhir dari

laporan penerimaan disimpan di bagian penerimaan.

7ambar 1. orm %aporan $enerimaan

:o.

$,. $ersediaan ,erbatas

%aporan $enerimaan

$emasok 'ikirim %e)at


9/17

:omor $ermintaan $embelian ,anggal 'iterima

+o. Barang umla) Keterangan Kondisi

'iterima 5leh 'iperiksa 5leh 'ikirim Ke

Bagian %tang usa)a.Selama jalannya transaksi! bagian utang usaha telah menerima dan

sementara menyimpan berbagai salinan permintaan pembelian! pesanan pembelian dan

laporan penerimaan.$erusahaan telah menerima persediaan dari pemasok dan memiliki

ke)ajiban untuk membayar barang tersebut.'okumen formal yang menyediakan informasi finansial (tagihan adalah aktur dari

Supplier. ika perusahaan belum menerima faktur! perusahaan akan menunda pencatatan

ke)ajiban hingga faktur tiba. Sehingga menciptakan adanya sedikit )aktu tunggu dalam

proses pencatatan! yang juga berarti pada )aktu itu ke)ajiban perusahaan masih terlalu

rendah dinyatakan. 'alam penutupan buku (laporan keuangan perkiraan nilai ke)ajiban

perusahaan dibuat hingga faktur tiba.'engan prosedur umum seperti ini akuntan harus

menyadari bah)a mungkin ada ke)ajiban yang tidak tercatat pada )aktu periode

penutupan buku.

Ketika aktur tiba! staf administrasi bagian utang usaha merekonsiliasi informasi finansial

dengan berbagai dokumen di file tunda! mencatat transaksi dalam jurnal pembelian! dan

mencatatnya ke rekening pemasok dalam buku pembantu utang usaha.

etode penilaian persediaan akan menentukan bagaimana pengendalian persediaan

mencatat penerimaan persediaan. ika perusahaan menggunakan metode biaya aktual! staf

administrasi bagian utang usaha akan mengirim salinan faktur pemasok ke bagian

pengendalian persediaan. ika biaya standar digunakan! maka tahap ini tidak dibutuhkan.

7ambar 1.9 +ubungan urnal $embelian! #uku $embantu 2tang 2saha

,gl $emasok :omor

aktur

'ebitAkun

$embantu

2tang

'agang

4ef.

$en-

catatan

Kredit

4etur

$embelian

Akun

pengendali

$ersediaan

2tang

'agang

03< ones and $"0" 1.==.=== 0==1 1.==.===

3< 5>ment "11 &.9==.=== 0==" &.9==.===


10/17

.1==.=== .1==.===

"221- ones and +arper

,gl ,ransaksi 'ebit Kredit Saldo03

< $emb. Kredit 1.==.=== 1.==.===

"22$- 5>ment Supply

,gl ,ransaksi 'ebit Kredit Saldo

3

< $emb. Kredit &.9==.=== &.9==.===

Setelah mencatat ke)ajiban! staf administrasi bagian utang usaha mentransfer semua

dokumen sumber (permintaan pembelian! pesanan pembelian! laporan penerimaan dan

faktur ke file utang usaha terbuak. Kemudian staf administrasi bagian utang usaha akan

meringkas berbagai ayat dalam jurnal pembelian untuk periode tersebut.

Bagian Buku Besar.enerima *oucher jurnal dari bagian utang usaha dari bagian utang

usaha dan sebuah ringkasan akun pengendali persediaan. Staf adiministrasi bagian buku

besar mencatat *oucher jurnal ke akun pengendali persediaan dan utang usaha serta

merekonsiliasi akun pengendali persediaan dan ringkasa buku pembantu persediaan.

'alam tahap ini! tahap pembelian dalam siklus pengeluaran selesai.

7ambar 1.? lo) @hart Sistem $embelian anual


11/17

,abel 1.1 $engendalian Interneal pada Siklus $engeluaran

Akti*itas

$engendali

Sistem $emrosesan $embelian Sistem $engeluaran Kas

5torisasi

,ransaksi

$engendalian $ersediaan #agian 2tang 2saha engotorisasi

$embayaran

$emisahan

$ekerjaan

$engendalian persediaan dipisahkan dari

bagian pembelian dan penyimpanan

persediaan. #uku besar utang usaha

terpisah dari buku besar.

$isahkan bagian buku besar

pembantu utang usaha! pengeluaran

kas! dan buku besar.

Super*isi Bagian enerimaan

@atatan

akuntansi

#uku pembantu utang usaha! buku besar!

file permintaan pembelian! file pesanan

pembelian! file laporan penerimaan

ile *oucher utang! buku pembantu

utang usaha! jurnal pengeluaran

kas! akun kas dibuku besar.

Akses Keamanan fisik akti*a. #atasi akses

hanya kecatatan akuntansi diatas.

Keamanan yang memadai atas kas.

#atasi akses ke berbagai catatan

akuntansi diatas.


12/17

erifikasi

independen

#agian utang usaha merekonsiliasi

berbagai dokumen sumber sebelum

mencatat ke)ajiban. #agian buku besar

merekonsiliasi akurasi umum proses

tersebut.

$eninjauan akhir oleh bagian

pengeluaran kas. 4ekonsiliasi

keseluruhan oleh bagian buku

besar. 4ekonsiliasi bank secara

berkala oleh kontroler.

'iagram 1.0 '' Siklus $engeluaran Kas

P&+3&+*AIA+ SIK%S P&+3&%A4A+

#agiam ini menjelaskan pengendalian internal utama dalam siklus pengeluaran berdasarkan prosedur

pengendalian yang dispesifikasikan dalam SAS ?B.

5,54I,AS ,4A:SAKSI

Subsistem pembelian

#agian pengendalian persediaan memonitor tingkat persediaansecara terus-menerus.

Ketika tingkat persediaan jatuh pada titik pemesanan ulang yang telah ditetapkan! bagian

pengendalian persediaan secara formal akan mengotorisasi pengisian kembali melalui permintaan

pembelian.

'aftar +ek*tan

*saha

Pem#a%ara

$ukukan$ukukan

$ukukan

Rinkasan Rinkasan

Informasi

Otorisasi

Tinjau

Kem#ali

+atatan

Akun Penen!ali

.Per#arui*tan

*saha

PEMAS

OK/Per#arui

$uku$esar

0Siapkan

Peneluaran Kas


13/17

ormalisasi proses pototritas akan mendorong manajemen persediaan yang efisien dan

memastikan legitimasi berbagai transaksi pembelian. ,anpa tahapan ini! para staf bagian

pembelian dapat membeli persediaan berdasarkan keinginan mereka! dengan kedudukan untuk

mengotorisasi dan memproses transaksi pembelian.

$ersediaan yang berlebihan mengikat cadangan kas perusahaan! dan kehabisan

persediaan menyebabkan hilangnya kesempatan menjual serta tertundanya produksi.

Subsistem pengeluaran kas

#agian utang usaha mengotorisasi pengeluaran kas melalui bukti kas keluar. 2ntuk

memberikan pengendalian yang efektif di seluruh arus kas dari perusahaan! staf perusahaan

bagian pengeluaran kas seharusnya tidak menulis cek tanpa otorisasi yang jelas. urnal

pengeluaran kas ( daftar cek yang berisi nomor *oucher mengotorisasi tiap cek dan merupakan

jejak audit untuk mem*erifikasiautentikasi setiap cek yang ditulis.

@A,A,A: AK2:,A:SI

,ujuan pengendalian catatan akuntansi adalah untuk menyimpan jejak audit yang memadai agar

dapat menelusuri sebuah transaksidari dokumen sumbernya hingga ke laporan keuangan. Siklus

pengeluaran memengaruhi berbagai catatan akuntansi berikut ini / buku besar pembantu utang usaha!daftar *oucher! daftar cek! dan buku besar. erupakan kepentingan auditor atas siklus pengeluaran jika

ke)ajiban dapat secara material rCterlalu rendah sinyatakan dalam laporan keuangan karena adanya

berbagai transaksi yang belum dicatat. Ini normal terjadi dalam periode tutup tahun karena beberapa

faktur dari pemasok belum masuk ketika mencatat ke)ajiban. Akan tetapi! hal ini juga dapat terjadi

karena ada usaha untuk dengan sengaja menyalahsajikan informasi keuangan. 5leh karenanya! selain

c8atatan akuntansi yang rutin! sistem siklus pengeluaran harus menyediakan informasi pendukung! seperti

file permintaan pembelian! file pesanan pembelian! dan file laporan penerimaan ( recei*ing report file .

'engan meninjau berbagai file perantara ini! auditor bias mendapat bukti pembelian persediaan yang

belum dicatat sebagi ke)ajiban.

$D:7D:'A%IA: AKSDS

Akses langsung

'alam siklus pengeluaran! perusahaan harus mengendalikan akses ke akti*a fisik seperti kas dan

persediaan. #erbagai masalah pengendalian ini pada dasarnya sama dengan dalam siklus

pendapatan. $engendalian akses langsung meliputi kunci! alarm! dan akses terbatas ke berbagai

area yang berisi persediaan dan kas.

Akses tidak langsung

$erusahaan harus membatasi akses ke berbagai dokumen yang mengendalikan akti*a fisiknya.

@ontohnya! seseorang yang memiliki akses ke permintaan pembelian! pesanan pembelian! danlaporan penerimaan memiliki bahan yang dibutuhkan untuk membuat transaksi pembelian tipuan.

'engan berbagai dokumen pendukung yang tepat! transaksi tipuan dapat dibuat tampak sah bagi

sistem dan dapat dibayar.

D4IIKASI I:'D$D:'D:

erifikasi independen oleh bagian utang usaha

#agian utang usaha memainkan peran penting dalam kegiatan *erifikasi yang dilakukan oleh

lainnya dalam sistem ini. #erbagai salinan dokumen sumber mengalir ke bagian ini untuk di

tinjau dan diperbandingkan. ,iap dokumen berisi berbagai fakta yang berbeda mengenai transaksi

pembelian! yang harus direkonsiliasi oleh staf administrasi bagian utang usaha sebelum

perusahaan mengakui ke)ajiban. Kegiatan ini meliputi /a $ermintaan pembelian! yang menunjukkan bah)a perusahaan membutuhkan persediaan

tersebut dan transaksi tersebut diotorisasi.


14/17

b $esanan pembelian! yang menunjukkan bah)a staf bagian pembelian hanya memesan

persediaan yang dibutuhkan dari pemasok yang *alid. 'okumen ini harus

direkonsiliasikan permintaan pembelian.

c %aporan penerimaan! yang merupakam bukti dari penerimaan fisik barang tersebut!

kondisinya! dan jumlah yang diterima. 4ekonsiliasi atas dokumen ini dengan dua

dokumen sebelumnya menunjukkan bah)a perusahaan memiliki ke)ajiban yang sah.

d aktur dari pemasok! yang menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan untukmencatat ke)ajiban ini sebagai utang usaha. Staf administrasi bagian utang usaha

mem*erifikasi bah)a harga dalam faktur adalah harga )ajar jika dibandingkan dengan

perkiraan harga di pesanan pembelian.

erifikasi independen oleh bagian buku besar

#agian buku besar memberikan *erifikasi independen lainnya dalam sistem ini. #agian ini

menerima *oucher jurnal dari bagian pengendalian persediaan! utang usaha! dan pengeluaran kas.

'ari berbagai angka ringkasan ini! staf administrasi bagian buku besar mem*erifikasi bah)a

ke)ajiaban total yang dicatat sama dengan persediaan yang diterima dan bah)a pengurangan

total dalam utang usaha sama dengan total pengeluaran kas .

11." Sistem Pengola)an *ata se(ara (omuter

SIST&M P&MB&IA+


15/17

BA3IA+ P&M45S&SA+ *ATA TAAP 1

$roses pembelian dimulai dalam bagian pemrosesan data! dengan dijalankannya fungsi pengendalian

persediaan. Ketika persediaan berkurang karena penjualan ke pelanggan atau penggunaan dalam

produksi! sistem akan menentukan apakah barang yang di dalam file buku besar pembantu persediaan

( in*entory subsidiary file telah jatuh ke dalam titik pemesannan ulangnya. ika demikian! maka akan

dibuat catatatn dalam file permintaan terbuka. ,iap catatan dalam file permintaan terbuka menentukan

barang persediaan yang berbeda yang akan diisi kembali. @atatan tersebut berisi nomor barang

persediaan! deskripsi barangnya! jumlah yang akan dipesan! standar harga per unitnya! dan nomor

pemasok para pemasok utama. Informasi yang dibutuhkan untuk membuat catatan permintaan tersebut

dipilih dari catatan buku pembantu persediaan. @atatan buku pembantu persediaan kemudian akan

ditandai Esedang dipesanF untuk mencegah barang tersebut dipesan kembali sebelum barang datang.

$ada akhir jam kerja! sistem akan menyortir berbagai file permintaan terbuka berdasarkan nomor

pemasok dan mengonsolidasikan beberapa barang dari pemasok yang sama ke satu permintaan.

Kemudian! informasi surat-menyurat pemasok akan ditarik dari file pemasok yang *alid ( *alid *endor

file untuk membuat dokumen permintaan pembelian. Salinan dari berbagai dokumen ini masuk keprosedur manual dalam bagian pembelian dan utang usaha.

BA3IA+ P&MB&IA+

Setelah menerima permintaan pembelian! bagian pembelian membuat pesanan pembelian yang terdiri atas

lima bagian. #erbagai salinan itu dikirim ke pemasok! bagian utang usaha! bagian penerimaan!

pemrosesan data! dan untuk file bagian pembelian sendiri.

$rogram computer yang mengidentifikasi kebutuhan persediaan dan membuat permintaan pembelian

biasa! yang akan memungkinkan staf bagian pembelian mem*erifikasi transaksi pembelian sebelum

memasukkan pesanan. #eberapa perusahaan menggunakan teknik ini untuk mengurangi resiko

memasukkan pesanan yang tidak dibutuhkan ke pemasok karena adanya kesalahan computer. Akan tetapi!

cara semacam ini menciptakan penundaan dalam proses pemesanan. ika pengendalian computer


16/17

memadai diterapkan untuk mencegah atau mendeteksi kesalahan pembelian! maka prosedur pemesanan

yang lebih efisien dapat diimplementasikan.

$endekatan alternati*e untuk otorisasi dan memesan persediaan. 'alam alternati*e satu! sistem ini

membuat dokumen pesanan pembelian dan mengirimkannya ke bagian pembelian untuk ditinjau dan

ditandatangani. Staf bagian pembelian kemudian akan mengirim pesanan pembelian yang telah disetujui

ke para pemasok dan mendistribusikan berbagai salinannya ke para pemakai internal lainnya.

Alternati*e kedua mempersingkat proses pemesanan melalui distribusi pesanan pembelian secara

langsung ke para pemasok dan pengguna internal! hingga benar-benar mele)ati bagian pembelian. Sistem

ini menghasilkan daftar transaksi barang yang dipesan untuk ditinjau oleh staf bagian pembelian.

Alternati*e ketiga menyajikan teknologi rekayasa ulang yang disebut pertukaran data elektronik. etode

ini tidak menghasilkan dokumen fisik ( pesanan pembelian atau pesanan penjualan . Sebagai gantinya!

sistem computer dari perusahaan yang membeli dan menjual dikoneksikan melalui saluran

telekomunikasi khusus. $embeli dan penjual adalah pihak-pihak dalam perjanjian mitra dagang yang

proses pemesannya seluruhnya otomatis dan tidak ada inter*ensi manusia.

BA3IA+ P&M45S&SA+ *ATA TAAP $

BA3IA+ P&+&4IMAA+

Ketika barang tiba dari pemasok! staf administrasi bagian penerimaan membuat laporan penerimaan.

Salinannya akan dikirim ke bagian pembelian! utang usaha! dan pemrosesan data.

BA3IA+ P&M45S&SA+ *ATA TAAP '

#agian pemrosesan data menjalankan pekerja untuk memperbaharui file buku besar pembantu persediaan

berdasarkan laporan penerimaan dan menyingkirkan tanda E sedang dipesan E dari catatan persediaan.

BA3IA+ %TA+3 %SAA

Ketika staf administrasi bagian utang usaha menerima faktur dari pemasok! dia akan merekonsiliasinya

dengan berbagai dokumen pendukung yang sebelumnya dimasukkan ke dalam file tunda utang usaha.

Staf administrasi kemudian akan membuat *oucher! menyimpannya dalam file *oucher terbuka! dan

mengirimkan salinan *oucher ke bagian pemrosesan data.

BA3IA+ P&M45S&SA+ *ATA TAAP "

$rogram akan mem*alidasi berbagai catatan *oucher dengan fole pemasok *alid! menambahkannya ke

daftar *oucher ( atau ke file buku besar pembantu utang usaha ! serta membuat total untuk dicatat keakun pengendalian utang usaha dalam buku besar.

SIST&M P&+3&%A4A+ KAS

BA3IA+ P&M45S&SA+ *ATA

Sistem akan memindai diled tanggal jatuh tempo dalam daftar *oucher untuk mencari yang telah jatuh

tempo. @ek yang telah jatuh tempo akan dicetak! dan tiap cek akan dicatat dalam daftar cek ( jurnal

pengeluaran kas . :omor cek dicatat dalam daftar *oucher untuk menutup *oucher dan mentrasfernya ke

file utang usaha tertutup. @ek-cek tersebut! bersama dengan daftar transaksi! akan dikirim ke bagian

pengeluaran kas. ,erakhir! total dari akun utang usaha dan pengeluaran kas akan dibuat untuk prosedur

pembaruan buku besar.


17/17

,otal dari berbagai utang usaha yang terbuka ( belum dibayar dan tertutup ( sudah dibayar !

peningkatan persediaan! dan pengeluaran kas akan dicatat dalam akun pengendali utang usaha!

pengendalian persediaan! dan akun kas dibuku besar. ,otal dari utang usaha yang ditutup dengan

pengeluaran kas harus sama.

BA3IA+ P&+3&%A4A+ KAS

Staf administrasi bagian pengeluaran kas merekonsiliasi berbagai cek dengan daftar transaksi dan

menyerahkan bagian cek yang dapat dipindahtangankan ke pihak manajemen untuk ditandatangani. @ek-

cek tersebut kemudian akan dikirimkan ke para pemasok. Satu salinan dari tiap cek dikirim ke bagian

utang usaha! dan salinan lainnya disimpan dalam bagian pengeluaran kas bersama dengan daftar

transaksi.

BA3IA+ %TA+3 %SAA

Setelah menerima berbagai salinan cek! staf administrasi bagian utang usaha mencocokkannya dengan

*oucher terbuka dan mentransfer berbagai cek ini ke file *oucher tertutup. $roses siklus pengeluaran

diakhiri di tahap ini.

11.# Peluang enggunaan teknologi informasi

siklus pengeluaran-1

Documents