assignment biscommbbkn3103
TRANSCRIPT
FAKULTI PENGURUSAN DAN PERNIAGAAN
BBKN 3103
KOMUNIKASI PERNIAGAAN
NAMA : AHMAD ZAMILI BIN MOHD
NO. MATRIKULASI : 720320115081001
NO. KAD PENGNEALAN : 720320-11-5081
NO. TELEFON : 019-9813978
E-MEL : [email protected] /
NAMA TUTOR : MASLINA BTE MANSOR
PUSAT PEMBELAJARAN : KUALA TERENGGANU
SEMESTER JANUARI 2012
[BBKN3103] Page 1
1.0 PENDAHULUAN
Memang tidak dapat dinafikan tidak kira apa juga bentuk perniagaan atau pekerjaan manusia,
komunikasi adalah sesuatu yang penting dan amat diperlukan. Ianya adalah sesuatu yang tidak
dapat dielakkan terutama sekali di dalam urusan sesuatu organisasi . Sepertimana dinyatakan
oleh Zelko & Dance (1965), “Komunikasi adalah satu aktiviti penting dalam sesebuah
organisasi”. Komunikasi yang baik dan lancar amatlah penting dan diutamakan di didalam
sesebuah organisasi perniagaan.
Menurut Narimah (2004) “Komunikasi merupakan bidang yang sangat penting untuk semua
bidang-bidang yang lain, sehinggakan perbuatan dan tingkahlaku manusia boleh dikatakan tidak
akan sempurna tanpa adanya komunikasi”. Pada awalnya komunikasi hanyalah untuk
kepentingan antara perseorangan sahaja namun dengan perkembangan yang pesat dan apabila
berlakunya revolusi peradaban manusia, komunikasi telah menjadi lebih komplek. Apabila
bermulanya zaman kebangkitan media maka tercetuslah komunikasi yang lebih besar, keadaan
ini menjadikan komunikasi adalah bidang utama dalam pemasaran produk dan juga tenaga
manusia. Syarikat-syarikat mula menyedari bahawa komunikasi adalah elemen atau pemangkin
utama dalam dunia perniagaan terutamanya bagi mencetuskan imej korporat sesebuah syarikat.
Menurut Saodah, et. al (2004), “pengetahuan tentang komunikasi menjadikan seseorang atau
organisasi itu akan lebih berjaya dan berdaya saing. Ini bermakna kecekapan sesebuah
organisasi bergantung sejauh mana baiknya saluran komunikasi itu berjalan.
1.1 Apa itu Komunikasi?
Menurut Narimah dan Saodah (2002), “Komunikasi adalah merupakan perkara biasa dan asas
yang dilakukan oleh setiap manusia, tanpa mengira usia, bangsa, latarbelakang, bahasa, budaya
dan juga tempat. Setiap hari kita berkomunikasi secara dalaman atau perseorangan, berinteraksi
dengan individu lain atau secara berkelompok”.
James A.F. Stoner & Charles Wankel (1989) menyatakan “Komunikasi ialah satu cara manusia
berhubung yang melibatkan pengertian atau maksub yang dikongsi, dengan syarat mereka perlu
bersetuju dengan definisi istilah-istilah yang digunakan berdasarkan sesuatu yang simbolik
[BBKN3103] Page 2
seperti isyarat, huruf, nombor dan perkataan yang melambangkan atau menterupai idea-idea
yang dapat menyampaikan maksub”.
S. Bernard Rosenblatt dalam bukunya Communication in Business (1983) mendefinisikan
komunikasi sebagai pertukaran idea, pendapat, maklumat, perhubungan dan sebagainya yang
mempunyai tujuan dan dipersembahkan secara peribadi atau tidak peribadi melalui symbol atau
isyarat yang bertujuan untuk mencapai matlamat organisasi.
Dapatlah disimpulkan di sini bahawa komunikasi adalah satu proses pertukaran idea dan
maklumat antara dua individu atau lebih, dengan membawa maksub untuk berkongsi maklumat
serta pengalaman di dalam mencari persamaan. Ianya boleh berlaku secara lisan ataupun dengan
menggunakan pelbagai deria yang ada pada setiap manusia. Boleh juga dikatakan bahawa
komunikasi adalah proses di mana manausia menghantar dan menerima mesej, proses di mana
berkongsi atau bertukar-tukar idea, maklumat dan perasaan, proses interaksi antara manusia, di
mana orang ramai bertutur dan bertukar-tukar pendapat, gerak, isyarat atau symbol dengan
tujuan untuk memberi dan bertukar-tukar maklumat atau mengubah keadaan fizikal atau mental
mereka.
1.2 Apa itu Komunikasi yang baik dan berkesan?
Komunikasi yang baik dan berkesan adalah faktor yang penting di dalam sesebuah organisasi
kerana apabila tiadanya elemen ini maka adalah sukar bagi sesuatu organisasi untuk mencapai
matlamat yang telah ditetapkan.
Terdapat tiga (3) elemen penting komunikasi iaitu penghantar, penerima dan saluran ataupun
medium. Sesuatu komunikasi itu dikatakan baik dan berkesan apabila mesej yang disampaikan
oleh penghantar difahami dengan tepat dan jelas oleh penerima, maksub atau makna mesej
difahami dan dikongsi bersama oleh penghantar dan penerima malahan ada juga yang
menyatakan komunikasi dikatakan baik dan berkesan apabila ia dapat menimbulkan minat orang
yang mendengar
Namun begitu, apabila kita memperbincangkan tentang komunikasi yang baik dan berkesan dari
perspektif perniagaan maka kita tidak dapat lari daripada memperbincangkan mengenai tujuan
komunikasi di dalam perniagaan itu sendiri. Komunikasi yang baik dan berkesan di dalam
[BBKN3103] Page 3
perniagaan ialah apabila ia digunakan untuk membangunkan organisasi, sumber, untuk
mempromosikan sesuatu produk, perkhidmatan berserta dengan sasaran untuk menciptakan nilai
bagi perniagaan yang dijalankan.
Menurut Timm dan De Tienne (1995), “kejayaan sesebuah organisasi amat bergantung kepada
komunikasi yang digunakan”. Setiap organisasi perlu mempunyai strategi komunikasinya yang
tersendiri bagi mewujudkan organisasi atau syarikat yang berdaya saing dan berstatus korporat.
Pengetahuan yang menyeluruh mengenai komunikasi operasi dalaman , komunikasi operasi
luaran, komunikasi luaran tidak formal dan komunikasi personal amatlah penting di dalam
melaksanakan segala aktiviti-aktiviti kerja untuk mencapai objektif, misi dan visi yang
ditetapkan oleh sesebuah organisasi ataupun syarikat.
2.0 JENIS-JENIS KOMUNIKASI DAN JARINGAN KOMUNIKASI DALAM
PERNIAGAAN
Terdapat empat (4) jenis komunikasi yang diamalkan oleh sesebuah organisasi iaitu komunikasi
operasi dalaman (Internal-operational Communication), komunikasi operasi luaran (External-
operational Communication), komunikasi luaran tidak formal (Informal Outside
Communication) dan komunikasi personal (Personal Communication).
2.1 Komunikasi Operasi Dalaman (Internal-operation Communication)
Menurut Hunt (1989), “kemahiran individu adalah perlu kepada operasi organisasi ataupun
syarikat. Keperluan komunikasi dalam organisasi melibatkan pemindahan maklumat daripada
satu individu kepada individu yang lain”.
Menurut Little John (1991), “komunikasi dalam organisasi berlaku dalam jaringan yang besar. Ia
melibatkan seluruh aspek komunikasi interpersonal dan komunikasi kumpulan dalam organisasi.
Ini termasuklah struktur dan fungsi organisasi, hubungan manusia, komunikasi serta
pengurusannya dan budaya organisasi”;
[BBKN3103] Page 4
Di dalam sesebuah organisasi ataupun syarikat, komunikasi operasi dalaman melibatkan
keseluruhan warga kerja syarikat daripada peringkat atasan hinggalah kepada yang peringkat
yang paling bawah. Warga kerja ini adalah orang dalam yang menjadi asset yang paling penting
kepada organisasi ataupun syarikat. Dengan itu proses komunikasi yang berjalan antara sesama
dan setiap kakitangan, bahagian, jabatan dan unit, hendaklah diambil berat bagi memastikan
setiap makluma serta arahan yang disampaikan dan ingin disampaikan oleh ketua unit masing-
masing difahami dan berkesan tanpa sebarang masalah. Komunikasi ini kebiasaannya di dalam
Menurut Jaafar (1992(, Smeltzer & Leonard (1994) dan Rasberry & Lindsay (1994) terdapat
beberapa bentuk komunikasi dalam sesebuah organisasi iaitu komunikasi ke bawah, komunikasi
menegak, komunikasi mendatar dan komunikasi tidak formal. Di dalam sesebuah organisasi,
komunikasi operasi dalaman juga berlaku melalui dua (2) cara iaitu secara komunikasi menegak
dan juga komunikasi mendatar.
2.1.1 Komunikasi Menegak
Dibahagaikan kepada dua (2), iaitu menegak dari bawah ke atas dan menegak dari atas ke
bawah. Komunikasi ini melibatkan semua pihak tanpa mengira peringkat dan jawatan.
Komunikasi menegak dari bawah ke atas adalah pengaliran maklumat dari satu peringkat
bawahan kepada satu atau lebih peringkat yang lebih tinggi dalam sesebuah organisasi, seperti
komunikasi di antara kerani kepada ketua unit, pegawai tadbir kepada ketua jabatan sumber
manusia, buruh kepada penyelia dan sebagainya. Kebiasannya ia melibatkan kegunaan membuat
laporan, menyelesaikan masalah ,menyampaikan maklumat, meluahkan masalah, memberi
pandangan, member komen, membuat rungutan, memberi idea serta cadangan.
Pada hakikat sebenarnya komunikasi ini mempunyai beberapa masalah di mana maklumat-
maklumat yang diberi akan melalui beberapa peringkat malahan ada yang ditapis terlebih dahulu
sebelum maklumat tersebut sampai kepada penerima yang dituju, menimbulkan perasaan kurang
kepercayaan ketua terhadap pekerja bawahan dan wujudnya persaingan maklumat.
Walaupun mempunyai beberapa masalah yang tertentu namun komunikasi ini tetap memberi
manafaat di mana pekerja merasakan bahawa mereka dihargai kerana diberi peluang, memberi
peluang kepada pekerja menyatakan pandangan dan pendapat mereka yang secara tidak
[BBKN3103] Page 5
langsung ianya juga dapat membantu syarikat di dalam mengetahui tentang kelemahan-
kelemahan serta kekuatan yang ada di dalam syarikat tersebut.
Manakala bagi komunikasi menegak dari atas ke bawah pula adalah komunikasi atau pengaliran
maklumat peringkat atasan ke satu atau lebih peringkat yang lebih rendah dalam sesebuah
organisasi. Contohnya seperti di antara pengarah urusan kepada pegawai tadbir , pegawai tadbir
kepada kerani dan sebagainya dan kegunaannya melibatkan memberi arahan, informasi
penting ,mendeligasikan visi, misi dan objektif, menilai pekerja, menerangkan polisi dan
sebagainya.
Dalam hal ini, proses komunikasi menegak boleh bermula daripada pihak atasan kepada warga
kerja bawahan atau daripada warga kerja bawahan kepada pegawai atasan dan komunikasi ini
merupakan dimensi saluran formal yang boleh terjadi dalam bentuk komunikasi dua hala.
2.1.2 Komunikasi Mendatar
Merupakan satu proses komunikasi yang melibatkan pengaliran idea dan maklumat secara bebas
di kalangan warga kerja yang mempunyai persamaan taraf atau peringkat yang sama. Contohnya
adalah seperti kerani unit kewangan dengan kerani lain yang bertugas di unit yang sama atau
kernai daripada unit atau jabatan yang berlainan. Dalam hal ini, proses komunikasi sebegini
seringkali juga melibatkan rakan kerja dari organisasi yang lain. Keadaan ini berlaku apabila kita
mempunyai seorang rakan yang menjawat jawatan yang sama fungsinya dengan kita tetapi
bekerja di syarikat yang berlainan. Namun begitu, komunikasi ini juga dianggap sebagai
komunikasi luaran sekiranya syarikat tersebut mempunyai hubungan perniagaan dengan syarikat
kita bekerja.
Rogers dan Rogers (1990) menekankan bahawa jaringan komunikasi secara relatifnya kurang
penstrukturannya jika dibandingkan dengan komunikasi biasa. Jaringan tersebut wujud secara
spontan dan ia muncul dari tingkah laku komunikasi tiap-tiap individu dalam organisasi itu
sendiri. Malah apabila struktur formal menyumbangkan kestabilan hubungan komunikasi, maka
jaringan komukasi pula berjalan lancar serta memberikan lebih tenaga terhadap aktiviti-aktiviti
harian organisasi itu pula.
[BBKN3103] Page 6
2.2 Komunikasi Operasi Luaran (External –operational Communication)
Proses komunikasi yang berlaku di antara pihak syarikat dengan pihak lain (luaran) yang
mempunyai kaitan dengan urusan perniagaan syarikat.. Menurut Samsuddin A.R (2003)
“sesebuah organisasi yang bergantung kepada persekitaran untuk menghidupkan organisasinya,
harus mencapai persefahaman antara dua hala yang baik harus dicapai. Sokongan daripada
masyarakat akan menentukan tahap sokongan mereka terhadap sesebuah organisasi”.
Komunikasi ini melibatkan interaksi dengan pihak luar dan perlu dilaksanakan dengan sebaik
mungkin keranan ianya melambangkan imej sesebuah organisasi atau syarikat. Kebiasannya
mereka ini adalah kumpulan yang terdiri daripada pelanggan, pembekal, pemegang saham,
masyarakat, media, bank, badan-badan berkanun dan juga kerajaan. Hubungan komunikasi
dengan pihak luar adalah amat penting dan perlu dijaga dengan sebaik yang mungkin di mana
syarikat harus mengenalpasti cara atau strategi yang sesuai untuk berkomunikasi dengan pihak
luaran syarikat atau organisasi agar operasi syarikat atau organisasi tidak terganggu dan terjejas .
Setiap jabatan di dalam sesebuah syarikat atau organisasi mempunyai fungsi masing-masing di
dalam memastikan operasi syarikat berjalan dengan baik dan lancar. Mereka hendaklah
memastikan komunikasi luaran yang digunakan adalah tepat, konsisten dan tidak melanggar
kerahsiaan syarikat kerana maklumat yang disiarkan, dinyatakan kepada pelanggan boleh
mendatangkan kesan yang signifikan terhadap reputasi syarikat yang juga melibatkan undang-
undang.
Organisasi atau syarikat juga hendaklah memastikan warga kerja mereka mempunyai kemahiran
yang sepatutnya di dalam berkomunikasi terutama apabila memulakan komunikasi luaran. Tanpa
adanya kemahiran di dalam berkomunikasi kemungkinan yang mungkin berlaku di mana
syarikat boleh kehilangan pelanggan, pelanggan yang sediada akan membuat perniagan dengan
syarikat lain dan sebagainya. Sekiranya hubungan komunikasi ini masih tidak dapat diselesaikan
dan isu tersebut terus dibiarkan berpanjangan tanpa ada usaha memgembalikan keyakinan
pembeli, maka ketidakpuashatian akan wujud dan akan berlaku penurunan terhadap prestasi
jualan syarikat atau sebagainya.
[BBKN3103] Page 7
2.3 Komunikasi Luaran Tidak Formal (Informal Outside Communication)
Komunikasi ini wujud daripada perhubungan sosial dan persahabatan di persekitaran tempat
kerja. Komunikasi ini boleh berlaku apabila adanya komunikasi antara pekerja syarikat dengan
individu di luar syarikat yang boleh terdiri dari sesiapa sahaja seperti kita, rakan kita ataupun
mereka yang mendengar perbualan yang dibualkan oleh kita.
Komunikasi jenis ini kebiasannya berlaku di dalam bentuk komunikasi lisan dan bukan lisan
iaitu komunikasi yang tidak menggunakan perkataan, samada secara lisan atau tulisan.
Komunikasi bukan lisan kebiasaannya tambahan atau sokongan kepada komunikasi lisan dan
kadangkala ianya boleh mengubah maksub komunikasi secara lisan di mana ianya terbahagi
kepada dua iaitu, merujuk kepada Ahmed et. al (2004) “Kinesics” , komunikasi yang
menggunakan gerak badan atau mimik muka dan juga “Paralanguage” iaitu komunikasi tidak
lisan yang membabitkan nada, tempo, tahap itonasi dan sebagainya. Contohnya seperti di
Amerika, seseorang mengangkat kening sebagai tanda tidak setuju, berminat, mengambil berat
atau memberi perhatian.
Rungutan atau komen yang kita luahkan kepada rakan atau sesiapa sahaja mengenai kerja yang
kita atau syarikat lakukan samada baik atau buruk secara tidak langsung mewakili pandangan
syarikat walaupun kita tidak berniat untuk bercakap mewakili pihak syarikat dan ianya hanya
pandangan peribadi. Tanggapan awal akan dibuat oleh rakan atau sesiapa yang mendengar
mengenai syarikat di mana kita bekerja. Dengan itu, apabila menggunakan komunikasi jenis ini
kita hendaklah berhati-hati dan berjaga-jaga untuk tidak mengeluarkan sebarang kenyataan yang
boleh memberi kerugian atau kesan burok kepada syarikat.
2.4 Komunikasi Personal (Personal Communication)
Kebanyakkan komunikasi yang berlaku di dalam syarikat atau organisasi adalah dalam bentuk
komunikasi formal namun begitu tidak semua begitu. Komunukasi personal adalah salah satu
komunikasi tidak formal yang berlaku di dalam sesebuah syarikat atau organisasi. Komunikasi
jenis ini berlaku apabila seorang pekerja berhubung dengan pekerja yang lain melalui medium-
medium tertentu . Contohnya seperti melalui telefon, e-mel dan sebagainya. Contohnya pekerja
[BBKN3103] Page 8
junior di dalam sesebuah syarikat menghubungi pekerja senior yang kini bertukar ke cawangan
lain dengan tujuan untuk mendapatkan maklumat atau tunjuk ajar mengenai mengenai kerja-
kerja yang dilakukan. Pihak syarikat hendaklah mengambil perhatian mengenai perkara ini dan
member kelonggaran agar komunikasi ini dapat berjalan dengan baik dan lancar kerana
sekiranya ada peraturan-peraturan yang menyekat kemonukasi ini maka sudah pasti akan timbul
ketidakpuashatian dan juga member tekanan kepada pekerja-pekerja yang terlibat yang sudah
pasti akan menganggu prestasi kerja dan juga produktiviti syarikat.
3.0 KUMPULAN DAN FUNGSI KUMPULAN DINAMIK DALAM PERNIAGAAN
3.1 Ciri-Ciri Dan Elemen-Elemen Dalam Kumpulan
Apa Itu Kumpulan?
Ahmed et. al (2004) mendefinisikan kumpulan sebagai dua (2) atau lebih individu yang
berinteraksi dan tidak bergantung antara satu sama lain ke arah pencapaian matlamat tertentu.
Kumpulan kerja merupakan kumpulan yang secara amnya berkongsi maklumat dan membuat
keputusan bagi membantu setiap ahli menjalankan tugas dengan baik dalam bidang yang ia
dipertanggungjawabkan. Kumpulan kerja tidak perlu tahu atau berpeluang untuk terlibat di
dalam koleksi kerja yang melibatkan penggabungan dan penyatuan usaha. Prestasi dinilai atas
sumbangan individu dalam kumpulan. Dengan kata lain, prestasi kumpulan adalah hasil campur
sumbangan setiap ahli dalam kumpulan.
Robbins dan Coulter (2002) mentakrifkan kumpulan sebagai dua (2) orang atau lebih individu
yang bebas berinteraksi secara bersama-sama untuk mencapai matlamat tertentu. Kumpulan juga
boleh didefinisikan sebagai dua (2) atau lebih individu yang berinteraksi dan mempengaruhi
antara satu sama lain, saling berkongsi tujuan yang sama dan juga identiti.
Menurut Long (2005), salah satu ciri kumpulan ialah sekumpulan individu yang saling
berkomunikasi antara sesame kumpulan untuk mencapai tujuan yang sama.
Secara ringkasnya kumpulan mengandungi dua (2) orang atau lebih, wujud dalam jangka masa
tertentu, setiap anggota kumpulan mempunyai matlamat yang sama, saling berkomunikasi dan
[BBKN3103] Page 9
berinteraksi, berfungsi mengikut garis panduan yang dipersetujui bersama dan setiap ahli
kumpulan mempunyai peranan dan tanggungjawab untuk menjayakan matlamat kumpulan.
Contohnya dengan perlantikkan jawatankuasa kerja, jawatankuasa kualiti dan sebagainya.
Kumpulan boleh dibahagikan kepada kumpulan formal dan kumpulan tidak formal. Kumpulan
formal ialah kumpulan yang memang telah dirancang kewujudannya bagi memenuhi matlamat
dan objektif penubuhan. Wujud dalam jangka masa yang lama tetapi ianya tidak semesti kekal
dalam jangkawaktu tersebut atau mungkin sebaliknya. Kumpulan formal yang biasa ada dalam
sesebuah organisasi atau syarikat ialah kumpulan perintah, pasukan petugas dan jawatankuasa.
Kewujudan kumpulan ini diakui oleh semua pihak yang terlibat dan kebanyakkannya
menggunakan komunikasi formal di dalam komunikasi yang digunakan.
Manakala kumpulan tidak formal pula ialah terbentuk apabila anggotanya berkumpul dan sering
berinteraksi antara sesame mereka. Mempunyai peranan yang tidak kurang pentingnya di dalam
sesebuah organisasi atau syarikat. Sebagai contoh ialah penubuhan pasukan futsal bagi sesuatu
syarikat tersebut di mana ahli-ahlinya mungkin terdiri daripada setiap peringkat pengurusan dan
subordinat. Ianya akan mengeratkan lagi silaturahim dalam syarikat tersebut. Namun begitu ahli
kumpulan ini lebih mementingkan keperluan kumpulan mereka sendiri jika hendak dibandingkan
dengan keperluan lain dan kumpulan ini tidak mempunyai struktur rasmi jika hendak
dibandingkan dengan kumpulan formal.
Semasa di dalam kumpulan proses komunikasi akan sentiasa berlaku sepanjang menjalankan
aktiviti atau gerak kerja secara berkumpulan. Ahli-ahli dalam kumpulan dapat untuk memberikan
respon, memberikan pendapat dan idea, memberi pandangan dan cadangan bagi aktiviti-aktiviti
yang mereka lakukan dalam kumpulan.
Menurut Lumsden dan Lumsden (2004), kehidupan peribadi dan kehidupan professional
manusia memerlukan kebolehan manusia untuk memikirkan secara kreatif dan kritikal bagi
menyeronokkan suasana kerja sekaligus mendapat keputusan yang baik dan berkesan.
Mempunyai kebebasan untuk bersuara, mengeluarkan pendapat, cadangan, idea dan sebagainya
akan membuatkan ahli-ahli kumpulan sentiasa memupuk penjanaan idea yang kreatif bagi
menyelesaikan sesuatu masalah yang dibincangkan.
[BBKN3103] Page 10
Perselisihan pendapat di dalam kumpulan akan diselesaikan dengan perbincangan semua ahli dan
akan merujuk kepada persetujuan ahli-ahli dalam kumpulan
3.2 Fungsi-Fungsi Atau Peranan Kumpulan Dinamik
Organisasi atau syarikat mempunyai banyak sebab mengapa mereka membentuk kumpulan kerja
bagi melengkapkan kerja-kerja dalam sesuatu organisasi atau syarikat yang begitu kompleks.
Salah satu sebabnya adalah kerana saiz organisasi atau syarikat yang besar dan merumitkan
pentadbiran organisasi atau syarikat yang sediada.
Di dalam setiap jabatan atau urusan jika tidak mempunyai kumpulan kerja yang bersatu dalam
membuat atau melaksanakan sesuatu kerja, organisasi atau syarikat itu tidak mampu mencapai
sesuatu matlamat yang disasarkan.
Antara fungsi-fungsi kumpulan dalam sesebuah organisasi atau syarikat ialah :-
3.2.1 Membuat Keputusan Rasional
Pengetahuan dan idea yang dibawa oleh sesuatu kumpulan adalah jauh lebih baik daripada idea
seorang individu. Contohnya apabila sesuatu aspek dibentangkan dalam suatu kumpulan, semua
ahli akan menyumbangkan idea-idea dan pengalaman mereka dalam pelbagai aspek. Ini akan
membantu kumpulan untuk membuat keputusan yang lebih rasional. Kemungkinan uga individu
tidak mahir atau pakar dalam pelbagai bidang dan sekiranya keputusan yang diambil tanpa
melalui kumpulan sudah pasti keputusan yang diambil berkemungkinan tidak rasional.
Contohnya untuk mengeluarkan produk jenama baru syarikat, satu kumpulan kerja telah dibuat
untuk membincangkan kertas kerja dan melaksanakan projek. Akhirnya produk jenama baru itu
memberikan hasil dan keuntungan yang baik kepada syarikat.
3.2.2 Penyelesaian Masalah
Apabila bekerja di dalam kumpulan, suatu tugas akan dibahagi-bahagikan dan dengan ini,
mereka akan menjadi lebih dalam bidang tugas masing-masing. Ini seterusnya akan
mempengaruhi ahli-ahli dalam kumpulan untuk berkomunikasi dengan berkongsi masalah-
masalah mereka. Semasa perbincangan , sudah tentu banyak strategi penyelesaian masalah akan
diutarakan. Ini akan memudahkan pihak organisasi atau syarikat menyelesaikan sesuatu masalah.
[BBKN3103] Page 11
Contohnya dalam masalah ekonomi di negara kita Malaysia, dengan adanya ahli-ahli kumpulan
ekonomi maka pelbagai strategi telah diambil seperti kempen inflasi sifar di dalam usaha
mencapai kadar ekonomi yang tinggi.
3.2.3 Membantu Peningkatkan Produktviti
Ahli dalam kumpulan yang telah mempengaruhi dalam pembuatan keputusan akan menjadi lebih
komited kepada keputusan yang dibuat. Beliau akan sanggup untuk menerima beban
tanggungjawab yang lebih berbanding dengan ahli-ahli lain. Ini akan meningkatkan daya
produktiviti kerana suatu kerja akan dibuat secara sukarela. Hasil kerja akan jauh berbeza jika
dibandingkan dengan ahli-ahli kumpulan yang telah dipaksa untuk membuat sesuatu pekerjaan.
3.2.4 Membantu Syarikat Mencapai Matlamat atau Sasaran
Kumpulan kerja adalah amat penting dan diperlukan dalam melaksanakan segala aktiviti dan
gerak kerja untuk mencapai matlamat atau sasaran sesebuah organisasi atau syarikat. Sudah pasti
jika tidak ada kumpulan dalam sesebuah organisasi atau syarikat, adalah amat sukar untuk
mencapai matlamat atau sasaran yang telah ditetapkan.
3.2.5 Meningkatkan Produktiviti
Produktiviti sesebuah kumpulan kerja dalam sesebuah organisasi perlu dipertingkatkan dalam
menambahkan kualiti dan mutu organisasi atau syarikat dalam mencapai matlamat atau sasaran.
Jika produktiviti sesebuah organisasi atau syarikat itu tidak mengalami perubahan atau
peningkatan, ia akan menyebabkan mutu dan kualiti menurun dan tidak dapat mencapai
matlamat yang diharapkan.
3.2.5 Menyelesaikan Masalah Organisasi Atau Syarikat
Dalam sesebuah organisasi atau syarikat, ketua jabatan adalah orang yang terpenting di dalam
membuat sesuatu keputusan yang membawa kepada kebaikan jabatan. Walaubagaimanapun,
apabila terdapat apa-apa pemasalahan, ketua jabatan memainkan peranan membuat mesyuarat
atau perbincangan dengan ahli untuk sama-sama mengatasi masalah yang dihadapi. Dengan
adanya kumpulan kerja, adalah lebih mudah untuk mencapai jalan penyelesaian dan kata sepakat
mudah dicapai.
[BBKN3103] Page 12
4.0 KEPENTINGAN KOMUNIKASI YANG BAIK ANTARA KUMPULAN DALAM
PERNIAGAAN
Kebanyakkan syarikat atau organisasi mempunyai orang yang bekerja di dalam kumpulan-
kumpulan tertentu. Ini adalah kerana ia didapati lebih berkesan dan produktif daripada seorang
individu tunggal yang bertungkus lumus di dalam melaksanakan sesuatu tugasan.
Komunikasi di dalam kumpulan amatlah penting kerana perbincangan mengenai isu-isu tertentu
dapat dilakukan dengan perbincangan dan mendapat perhatian dan pendapat daripada semua ahli
kumpulan. Jika hendak dibandingkan dengan bekerja secara individu, kumpulan lebih
berkeupayaan di dalam menanggani isu-isu , projek-projek yang kompleks dengan lebih cekap
dan cepat.
Walaubagaimanapun , di dalam memastikam sesuatu kumpulan itu bergerak dengan lancar dan
teratur, sesebuah syarikat atau organisasi itu mestilah mengamalkan komunikasi yang terbuka
dan cekap di antara ahli-ahli kumpulan.
Komunikasi kumpulan adalah penting kerana semua maklumat akan dikongsi bersama dan setiap
ahli kumpulan perlu mengetahu matlamat kumpulan dan peranan beliau dalam kumpulan. Setiap
ahli kumpulan juga mempunyai kemahiran dan pengetahuan khusus yang mesti digunakan dan
diberikan kepada ahli-ahli lain dalam urusan kerja.
Sebarang persoalan atau isu yang timbul mengenai sesuatu gerak kerja akan dikongsi bersama
untuk diselesaikan dengan jalan atau cara yang terbaik. Apa-apa keputusan yang dibuat oleh
kumpulan perlu disampaikan kepada ahli-ahli yang lain.
Komunikasi yang baik, berkesan dan terbuka akan mewujudkan perasaan kepercayaan dan
semangat kekitaan kepada kumpulan. Ahli-ahli akan berasa dihargai, bekerja dengan lebih
berdedikasi dan seterusnya sebarang masalah atau isu-isu yang berbangkit akan mudah untuk
diselesaikan dan berjaya mencapai matlamat yang ditetapkan.
[BBKN3103] Page 13
5.0 CADANGAN BAGAIMANA KUMPULAN BOLEH MENINGKATKAN
KOMUNIKASI
5.1 Menerima Pakai Pendekatan Berpusatkan Penonton
Melaksanakan pendekatan berpusatkan penonton bermakna memberi tumpuan dan melaksanakan
segala usaha di dalam memastikan mereka memahami mesej yang disampaikan dengan cara
yang bermakna dan menghormati mereka.
Di dalam usaha mewujudkan komunikasi yang berkesan, kita hendaklah mengetahui dan
mempelajari mengenai latarbelakang penonton. Contohnya seperti status pendidikan, usia,
bangsa dan sebagainya. Kemahiran ini akan menggelakkan kita daripada menyinggung perasaan
orang lain , menunjukkan tanda haormat dan ianya juga memastikan kita dapat merancang dan
menguruskan penghantaran mesej yang tepat dan difahami oleh penonton.
5.2 Menyesuaikan Diri Dengan Budaya Tempat Kerja
Menurut Norzalita Mohamed Nor (2001) yang paling penting ialah komunikasi dan interaksi
dalam sesebuah organisasi. Pekerja perlu ada pengetahun asas mengenai syarikat tempat mereka
bekerja kemudian pekerja harus tahu dengan siapa dan di mana harus berinteraksi
Seseorang pekerja baru hendaklah bijak di dalam menyesuaikan diri dengan budaya,
persekitaran kerja dan cara-cara bekerja di dalam kumpulan. Yang dimaksubkan dengan
persekitaran kerja ialah meliputi rakan sepejabat, rakan di dalam kumpulan, kakitangan bahagian
lain serta persekitaran fizikal termasuk ruang pejabat dan bangunan.
Cuba amati, pelajari dan fahami dan seterusnya menyesuaikan diri dengan budaya kerja yang
diamalkan. Perkara ini boleh mempengaruhi tugas seharian kita dan lebih cepat kita mempelajari
dan menyesuaikan diri adalah lebih baik.
5.3 Memupuk Iklim Komunikasi Terbuka
Mencerminkan budaya korporat, nilai penubuhan, kepercayaan dan prinsip yang
memberikan sesuatu organisasi itu suasana atau personaliti. Memupuk iklim komunikasi terbuka
[BBKN3103] Page 14
bermakna menggalakkan sumbangan, kejujuran dan ketelusan hati pekerja. Boleh dikatakan
syarikat yang berjaya seperti Telekom Malaysia memastikan komunikasi diarahkan secara bebas
ke bawah, ke atas atau bersilang di antara setiap peringkat samada peringkat bawah hinggalah ke
peringkat atasan syarikat. Pekerja bawahan tidak akan berasa rendah diri apabila berkomunikasi
yang pasti ianya akan membantutkan komunikasi.
Pekerja akan sentiasa mencari ilmu dan pengetahuan di dalam usaha untuk diambil perhatian
oleh majikan dengan melahirkan idea-idea, pendapat-pendapat bernas di dalam usaha mencapai
matlamat dan keuntungan kepada syarikat
6.0 KESIMPULAN
Komunikasi adalah perkara asas yang dilakukan oleh manusia tanpa mengira usaha, bangsa,
latarbelakang, bahasa, budaya dan tempat. Kita berkomunikasi secara dalaman atau
perseorangan, berinteraksi dengan individu lain atau secara berkumpulan.
Komunikasi adalah proses penyampaian atau pemindahan mesej daripada seseorang kepada
seseorang yang lain dan mereka mempunyai pemahaman yang sama., dikongsi bersama
mengenai mesej yang dihantar dan diterima.
Terdapat beberapa bentuk komunikasi dalam sesebuah syarikat atau organisasi iaitu komunikasi
ke bawah, komunikasi menegak, komunikasi mendatar dan komunikasi tidak formal dan formal.
Kumpulan kerja merupakan kumpulan yang secara amnya berkongsi maklumat dan membuat
keputusan bagi membantu setiap ahli menjalankan tugas dengan baik dalam bidang yang ia
dipertanggungjawabkan. Pembentukan kumpulan adalah bermotifkan kepada tujuan untuk
berbincang, bertukar pendapat di dalam usaha menyelesaikan masalah atau menyelesaikan
tugasan-tugasan tertentu.
[BBKN3103] Page 15
Kumpulan dinamik yang dibentuk oleh sesebuah syarikat mempunyai tiga (3) fungsi yang uatam
iaitu Bersepakat di dalam menyelesaikan masalah, bersepakat di dalam membuat sesuatu
keputusan dan percambahan fikiran (brainstorming)
Kumpulan yang mengamalkan komunikasi yang baik dan berkesan sudah pasti akan memberi
keuntungan dan dapat meningkatkan produktiviti syarikat. Halangan dihadapi akan dapat
ditandang dengan baik dan berkesan.
(Bilangan Perkataan : 3789)
[BBKN3103] Page 16
7.0 RUJUKAN
1. Argenti, Paul A. (2003), Corporate Communication, 3rd ed., New York, McGraw-Hill
Companies Inc.
2. Booth, Anthony (1998), The Communication Audit: A Guide for Managers, Hants,
England, Gower Publishing Comapany Ltd.
3. Narimah Ismail dan Saodah Wok, (2002), Kursus Komunikasi Organisasi, PTS
Publications and Distributor Sdn. Bhd
4. Yap Khiam Hong, Massila Hamzah, (2004), Business Communication, Selangor : Open
University (OUM)
[BBKN3103] Page 17