CADANGAN PROJEK

PSM 1

DI SEDIAKAN OLEH :

MOHD KHAIRUDDIN BIN YASIN

(SX 112101CVF07)

DISEDIAKAN UNTUK :

PROF. NIK ISROZAIDI NIK ISMAIL

2

SISTEM MAKLUMAT PENGURUSAN ASET MAKMAL

PENGENALAN

1.2 Pernyataan Masalah Masalah utama yang terdapat di dalam sistem pengurusan aset makmal komputer

yang masih diguna pakai sehingga ke hari ini adalah pihak kakitangan Jabatan Information

Technology (JIT) masih menggunakan sistem menyimpan borang permohonan pinjaman

dari pemhon secara manual iaitu melakukan penyimpanan di dalam fail. Ini menyukarkan

pihak JIT untuk mencari semula data maklumat borang permohonan pelajar dan

berlakunya pembaziran masa. Antara masalah – masalah lain yang terdapat didalam

sistem pengurusan aset makmal komputer ini adalah seperti :

x Menggunakan kaedah permohonan pinjaman dan pemulangan aset makmal

komputer dengan mengisi borang permohonan dan pemulangan secara

manual. Untuk permohonan pinjaman, pelajar dan kakitangan kolej perlu pergi

ke pejabat Jabatan Information Technology (JIT) untuk mengisi borang

permohonan peminjaman aset. Proses yang sama juga dilakukan semasa

proses pemulangan aset yang mana peminjam perlu mengisi maklumat

pemulangan aset didalam borang berasingan. Proses permohonan dan

pemulangan aset seperti ini sedikit banyak membazirkan masa pelajar dan

kakitangan untuk urusan ini dilakukan.

x Pelajar dan kakitangan perlu pergi ke pejabat Jabatan Information Technology

(JIT) untuk mengetahui status permohonan mereka terutama melibatkan aset

sensitif atau aset yang memiliki bilangan kuantity yang terhad. Ini

menyukarkan pelajar dan kakitangan untuk mengetahui status permohonan

3

pinjaman mereka. Ini menunjukkan bahawa sistem pengurusan aset yang

diguna pakai masih tidak efisen kepada pengguna.

x Pembaziran wang dan pengurusan turut berlaku semasa menggunakan proses

manual ini. Pembaziran wang dari aspek penyediaan borang-borang

permohonan dilihat sesuatu yang tidak efisen dan merugikan pada masa

panjang. Kerugian dari segi pengurusan pula berkait rapat dengan pengurusan

borang-borang yang telah di isi. Borang-borang tersebut pastinya akan

dilupuskan atau dibuang kerana sekiranya disimpan akan memerlukan ruang

menyimpan yang agak besar (kerana berkadar terus dengan jumlah pelajar dan

semester).

x Proses menyemak status sesuatu aset turut menjadi salah satu isu utama dalam

sistem pengurusan yang sedang diguna pakai. Kakitangan JIT perlu melakukan

semakan fail rekod berasingan dimana kakitangan JIT tersebut perlu

melakukan semakan di rekod semasa aset yang disimpan dan fail rekod aset

yang dipinjamkan.

4

1.3 Objektif

Tujuan utama sistem ini dibangunkan adalah untuk menyelesaikan masalah –

masalah berkaitan dengan sistem pengurusan aset makmal komputer terutamanya

berkaitan dengan sistem pendaftaran menggunakan borang secara manual. Tiga objektif

utama terdapat dalam sistem ini adalah :

a) Sistem ini dapat memudahkan para pelajar dan kakitangan untuk memohon

pinjaman aset makmal komputer dengan cara mengisi maklumat permohonan

pinjaman secara atas talian. Pemohon tidak lagi mengambil masa untuk pergi ke

pejabat JIT untuk memohon. Ini pastinya menjimatkan masa dan perbelanjaan.

b) Para pelajar dan kakitangan politeknik dapat mengetahui status permohonan

mereka melalui emel pemberitahuan akan dihantar kepada para pelajar dan

kakitangan atau pemohon boleh menyemak sendiri status permohonan mereka di

dalam sistem.

c) Menyediakan maklumat secara tepat dan pantas dalam mengatahui status semasa

aset makmal komputer terutamanya dalam proses audit dan pengiraan stok.

d) Menyediakan mekanisma pemberitahuan atau peringatan secara eletronik (email)

kepada pemohon yang masih tidak memulangkan aset selepas tarikh pemulangan

yang ditetapkan.

e) Penjimatan kos pengurusan. Walaupun mempraktikkan penggunaan sistem

teknologi maklumat memerlukan kos yang agak tinggi pada permulaan proses,

tetapi untuk jangkamasa panjang penggunaan sistem teknologi maklumat

dibuktikan menjimatkan kos pengurusan. Disamping itu, data-data dan maklumat

pemohon boleh digunapakai secara berulang tanpa melibatkan kos penyimpanan

data yang membebankan.

5

1.4 Skop

1.4.1 Skop pengguna

x Kakitangan Jabatan IT (JIT)

Kakitangan JIT adalah mereka yang bertanggungjawab dalam

mengemaskini segala data aset yang terdapat di dalam sistem pengurusan

aset ini.

JIT akan bertindak sebagai penimbang cara dan pelulus bagi setiap

permohonan yang dihantar dan bertanggungjawap sepenuhnya untuk

meluluskan atau menolok permohonan.

x Pengguna

Pengguna di dalam sistem ini terdiri daripada pelajar dan kakitangan Kolej

Hanis Kota Bharu yang ingin meminjam aset makmal komputer. Hanya

pelajar dan kakitangan yang masih belajar atau bekerja di Kolej Hanis Kota

Bharu boleh memasuki sistem ini. Bagi pejalar mahupun kakitangan yang

sudah tidak lagi terlibat secara terus dengan kolej tersebut (sudah

menghabiskan pengajian, diberhentikan atau sebab-sebab tertentu lain)

tidak memiliki kebenaran untuk mengakses sistem yang akan dibina ini.

6

1.4.2 Skop sistem

x Modul log masuk

Modul ini dibina bagi memastikan langkah keselamatan di dalam sistem

ini. Ini bagi memastikan setiap data yang terdapat di dalam sistem ini

hanya boleh dicapai oleh pihak yang dibenarkan sahaja.

x Modul permohonan pinjaman

Modul ini adalah untuk pelajar dan kakitangan kolej untuk memohon

pinjaman aset makmal komputer.

x Modul status permohonan

Modul ini adalah untuk memaparkan maklumat – maklumat status

permohonan yang telah dibuat.

x Modul profil pengguna

Modul ini adalah untuk pengguna menukar kata laluan.

x Modul JIT

Modul ini adalah untuk kakitangan JIT untuk memaparkan maklumat

pemohon yang menunggu kelulusan JIT. JIT akan mengubah status

permohonan mengikut kelulusan yang diberi.

x Modul inventory

Dikhaskan untuk kakitangan JIT untuk mengemaskini status dan kuantiti

aset. Penyediaan laporan berkaitan aset turut terletak didalam mdul ini.

x Module mail elektronik

Bertujuan memastikan setiap permohonan yang diluluskan akan di

beritahu kepada pengguna melalui kaedah mail eletronik. Mail eletronik

7

akan dihantar kepada pemohon berdasarkan alamat mail yang telah diberi

semasa pendaftaran profil pemohon

1.5 Kepentingan Projek

Kakitangan Kolej Hanis dan pelajar khasnya memperuntukkan masa berharga yang

mereka ada untuk melakukan tugasan harian dengan lebih bermanfaat dan berisi. Proses

sistem pengurusan aset makmal komputer yang diamalkan kini secara harfiahnya

memerlukan masa yang banyak dibazirkan. Pemohon secara tanpa relanya perlu melalui

satu proses yang bukan sahaja menelan masa berharga mereka malahan menggangu emosi

mereka dalam menunggu status permohonan pinjaman aset mereka diluluskan.

Kewujudan sistem ini pasti memberikan satu daya angkat yang baik dan positif tidak

sahaja kepada pemohon (pelajar dan kakitangan Kolej) malahan kepada pihak pengurusan

di JIT sendiri dalam menentu tadbir aset dibawah seliaan mereka. Peminjam bukan sahaja

dibantu dengan menerima notifikasi tempoh pemulangan aset, malah pada masa yang

sama dapat meningkatkan tahap kesedaran dalam pengurusan harta yang dipinjam.

Pengurusan Kolej secara amnya pasti menerima impak positif terutamanya dalam

pengurangan kos operasi (pengurangan borang berasaskan kertas) malahan pada masa

yang sama menyumbang kepada kempen keselamatan alam sekitar – “Go Green” yang

dilaung-laungkan pihak pendidikan.

8

1.6 Ringkasan

Kesimpulan yang diperolehi dalam bab pertama ini adalah lebih kepada keperluan

mengapa sistem ini perlu dibangunkan. Objektif sistem ini dibangunkan untuk

memudahkan dan menjimatkan masa pelajar dan kakitangan kolej dalam melakukan

proses permohonan pinjaman aset makmal komputer. Sistem ini dibangunkan supaya

pemohonan dan pemulangan dilakukan dengan lebih efektif dan menjimatkan masa.

Dengan adanya sistem ini nanti ia dapat membantu unit pentadbiran JIT dalam mengurus

dan menentu tadbir aset makmal komputer yang berada dibawah selian mereka bukan

sahaja dengan mudah dan menjimatkan masa malahan lebih mesra pengguna.