1

UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS

Prosedur Kualiti

PINJAMAN BAHAN MELALUI KAUNTER

No Rujukan

PK.UniMAP.(0).17

Tarikh Kuatkuasa

2 Julai 2009

No Keluaran :

No Pindaan :

01

00

Mukasurat

1/20

PROSEDUR

PINJAMAN BAHAN MELALUI KAUNTER

PK.UniMAP.(O).17

Disediakan oleh :

Disemak oleh :

PUSTAKAWAN

WAKIL PENGURUSAN

Diluluskan oleh :

____________________________________________________

(Pn. Mazmin Mat Akhir)

Pustakawan Kanan

Jabatan Perpustakaan

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan menyediakan garis panduan penawaran perkhidmatan pinjaman bahan perpustakaan melalui kaunter yang mesti dipatuhi oleh semua kategori pengguna perpustakaan.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai bagi memenuhi permohonan pinjaman bahan perpustakaan melalui kaunter utama untuk semua kategori pengguna di Perpustakaan UniMAP.

3.0 SINGKATAN

PYB

:

Pegawai Yang Bertanggungjawab

PK

:

Petugas Kaunter

Pl

:

Pelanggan

4.0 DEFINISI

Pelanggan

:

Semua ahli berdaftar dengan Perpustakaan UniMAP meliputi staf, pelajar dan orang perseorangan

Bahan perpustakaan

:

Bahan yang dibenarkan untuk pinjaman keluar meliputi buku daripada Koleksi Rak Terbuka, Koleksi Rujukan Kursus, Koleksi Bacaan Ringan dan Koleksi Khas

Virtua

:

Sistem perpustakaan bersepadu yang digunakan oleh perpustakaan dalam penawaran sistem pinjaman secara atas talian

Rekod pinjaman

:

Butiran ahli dan rekod dalam format atas talian yang terkandung dalam sistem Virtua

Reader

:

Alat yang digunakan untuk membaca rekod pelanggan dan menyemak padanan butiran dengan rekod pengguna

Check out

:

Satu modul yang ditawarkan dalam sistem Virtua untuk proses pinjaman keluar bahan

Override

:

Proses yang membenarkan pegawai yang bertanggungjawab membuka sekatan bagi rekod patron (secara sementara) yang bermasalah

Koleksi Rak Terbuka

:

Mengandungi teks, buku, laporan persidangan dan monograf dalam bidang kejuruteraan, teknologi, sains sosial dan kemanusiaan

Koleksi Rujukan Kursus

:

Menyediakan buku-buku yang digunakan sebagai bahan rujukan dalam kursus yang ditawarkan di Universiti

Koleksi Khas

:

Mengandungi buku rujukan pensyrah seperti teaching guide, solution’s manual dan kuiz

Koleksi Bacaan Ringan

:

Menawarkan buku fiksyen yang dihasilkan oleh pengarang terkemuka

Keahlian Pasangan

:

Keahlian yang ditawarkan kepada suami/isteri staf UniMAP

5.0 DOKUMEN RUJUKAN

Bil.

Nama Dokumen

Lokasi

No. Rujukan

5.1

Manual Kualiti

Bilik Dokumen

MK-UniMAP-01

5.2

Panduan Sistem Virtua (Modul Circulation)

Perpustakaan

DS.PK.UniMAP.(O).17-01

5.3

Buku Panduan Perpustakaan

Perpustakaan

DS.PK.UniMAP.(O).17-02

5.4

Survival Guide

Perpustakaan

DS.PK.UniMAP.(O).17-03

6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

Tanggungjawab

Tindakan

PK

1. Terima kad pintar dan bahan perpustakaan yang ingin dipinjam daripada pelanggan.

2. Pastikan Modul Pinjaman Sistem Virtua telah diaktifkan dan sedia untuk digunakan.

3. Imbas kad pintar pelanggan pada reader

4. Pastikan rekod yang dipaparkan berpadanan dengan butiran pada kad pintar.

Proses check-out.

5. Semak status pemprosesan pinjaman keluar sama ada berjaya atau sebaliknya.

6. Sekiranya berjaya, semak tarikh pemulangan yang dipaparkan pada sistem.

7. Cop tarikh pemulangan pada slip pemulangan di halaman judul.

8. Kembalikan bahan yang telah pinjaman bersama kad pintar kepada pelanggan.

9. Sekiranya proses check-out tidak dijalankan oleh sistem, semak punca masalah.

10. a. Sekiranya disebabkan oleh bilangan bahan telah melebihi

kuota pinjaman, maklumkan bahawa pinjaman tidak

dibenarkan dan serahkan kad pintar kepada pelanggan.

b. Sekiranya masalah disebabkan oleh denda, maklumkan pilihan kepada pelanggan sama ada untuk menyelesaikan denda tertunggak atau melaksanakan proses override.

11. Maklumkan kepada Pustakawan Unit Perkhidmatan Akses atau Pustakawan Bertugas untuk melaksanakan proses override

PYB

12. Laksanakan proses override di mana bersesuaian.

PK

13. Ulangi langkah 5 hingga 9.

7.0 REKOD KUALITI

Bil.

Nama Rekod

No. Rujukan

Lokasi

Tempoh Simpanan

7.1

Rekod Pinjaman Bahan

Tiada

Sistem Virtua

Tiada

7.2

Rekod Keahlian Perpustakaan

Borang UPA/MPB (1) 2006

Unit Perkhidmatan Akses

2-5 tahun

7.3

Rekod Pemantauan Proses Pinjaman dan Pemulangan

Borang UPA/BPPP (9) 2008

Unit Perkhidmatan Akses

2 tahun

7.4

Rekod Audit Trail

UniMAP/PER.4/RAT

Unit Perkhidmatan Akses

2 tahun

7.5

Buku Log Denda

Bulanan

UniMAP/PER.4/BLDB

Unit Perkhidmatan Akses

2 tahun

7.6

Rekod Permohonan Override Denda

Borang UPA/BPO (8) 2008

Unit Perkhidmatan Akses

2 tahun

8.0 LAMPIRAN

No. Lampiran

Tajuk

Lampiran 1 -

Carta Aliran Proses Pinjaman Bahan Perpustakaan Melalui Kaunter

Lampiran 2 -

Rekod Pinjaman Bahan

Lampiran 3 -

Rekod Keahlian Perpustakaan

Lampiran 4 -

Rekod Pemantauan Proses Pinjaman dan Pemulangan

Lampiran 5 -

Rekod Audit Trail

Lampiran 6 -

Buku Log Denda Bulanan

Lampiran 7 -

Rekod Permohonan Override Denda

Lampiran 8 -

Borang Keahlian Pasangan

LAMPIRAN 1

CARTA ALIR PROSEDUR PINJAMAN BAHAN PERPUSTAKAAN MELALUI KAUNTER

Tanggungjawab

Aliran Kerja

Proses – Proses

Rekod

PK

(TIDAKYABerjaya?)

Mula

Terima kad pintar dan bahan

Sistem Virtua

PK

Imbas kad pintar

Sistem Virtua

PK

Pastikan rekod berpadanan dengan butiran kad pintar

Borang UPA/MPB (1) 2006

PK

Proses ‘check out’

Sistem Virtua

PK

Semak punca masalah

Sistem Virtua

PK

PYB

Jika proses ‘check out’ tidak berjaya, semak punca masalah

Selesaikan masalah mengikut situasi

Borang UPA/BPO (8) 2008

Rekod Audit Trail

UniMAP/PER.4/RAT

Buku Log Denda Bulanan

UniMAP/PER.4/BLDB

PK

Jika berjaya, semak tarikh pemulangan pada sistem

Sistem Virtua

PK

Cop tarikh pemulangan

Slip pemulangan buku

PK

Kembalikan bahan yang telah dipinjam bersama kad pintar

PK

Tamat

LAMPIRAN 2

REKOD PINJAMAN BAHAN

(Borang UPA/MPB (1)2006Semakan : 01Mei 2008) (Rekod Keahlian Perpustakaan) (Lampiran 3)

UNIT PERKHIDMATAN AKSES

PERPUSTAKAAN

UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS

BORANG MAKLUMAT PENGGUNA BARU

BUTIR – BUTIR

PANDUAN MEMASUKKAN DATA

( Contoh )

NO. SIRI KAD /

PATRON ID

Untuk tindakan petugas kaunter

* Sila scan kad pengguna

015

\a No. siri yang discan

\b Password ( 1234 )

\z No. siri yang lama

( jika ada )

NO. STAF / MATRIK STAFF NO. / MATRIC

016

\a No. staf / matrik

\z No. staf / matrik lama ( jika ada )

NO. KP / PASPORT

IC NO. / PASSPORT

021

1

\a No. Kad Pengenalan

KOD PENGGUNA

* Untuk tindakan petugas kaunter

030

\a Kod Pengguna

* Sila rujuk Kod Pengguna

NAMA / NAME

100

1

\a Nama

\d Tarikh Lahir

ALAMAT / NO. TELEFON

ADDRESS / PHONE NO.

270

2

\a Tempat

\b Bandar

\d Negeri

\e Poskod

\k No. Telefon

Off. / PEJ. : H / P :

E – MEL / E-MAIL

271

1

\a E - Mail

JAWATAN / POSITION

300

\a Jawatan

JABATAN / P.PENGAJIAN

DEPT. / SCHOOL

301

\d Jabatn

Untuk Kegunaan Pejabat

Status

Disemak oleh

: _________________________

Selesai

Diinput oleh

: _________________________

Tarikh

: _________________ Tandatangan : _________________________

KIV

Catatan

: ______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

Tarikh Permohonan : ____________________

* Kod Pengguna

PA ( Profesional akademik ), PN ( Profesional Non-Akademik ), PG ( Post Graduate ), UG ( Under Graduate ),

SS ( Sokongan ), SP ( Spouse )

LAMPIRAN 4

Rekod Pemantauan Proses Pinjaman Dan Pemulangan

(Borang UPA/BPPPP(14) 2008Semakan : 00Mac 2008)

UNIT PERKHIDMATAN AKSES

PERPUSTAKAAN

UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS

BORANG PEMANTAUAN PROSES PINJAMAN DAN PEMULANGAN

Tarikh :

Hari :

Masa :

Tempoh :

Semester

Cuti Semester

Minggu Peperiksaan

Bilangan Pemantauan

Bilangan

Tahun

Petugas Kaunter :

SAMPEL PEMERHATIAN

Aktiviti

Kod Bar

Tempoh ( min )

Status

Pinjaman Pemulangan

Pinjaman Pemulangan

Di semak oleh : ____________________________________________________________________

( NAMA )

Tandatangan : __________________________ Tarikh : ___________________

LAMPIRAN 5

Rekod Audit Trial

LAMPIRAN 6

Buku Log Denda Bulanan

LAMPIRAN 7

Rekod Permohonan Ovveride Denda

(Borang UPA/BPO ( 8 ) 2008Semakan : 01Dis 2009)

UNIT PERKHIDMATAN AKSES

PERPUSTAKAAN

UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS

BORANG PERMOHONAN OVERRIDE

Tarikh :

Masa :

Petugas Kaunter :

SEBAB PERMOHONAN OVERRIDE :

Denda

Rekod Bermasalah

Pinjaman Terhad

Nama Ahli Perpustakaan

No. Staf / Matrik

Tandatangan Pegawai : _____________________ Tarikh : _____________

( initial )

(LAMPIRAN 8) (Borang Keahlian Pasangan)

(UNIT PERKHIDMATAN AKSESPERPUSTAKAANUNIVERSITI MALAYSIA PERLIS)

(Borang UPA / KP (2) 2006Semakan : 03Nov 2008)

BORANG PENDAFTARAN KEAHLIAN PASANGAN

Nama Pemohon :

__________________________________________________________________

No.K/Pengenalan :

__________________________________

Jantina : Lelaki

Alamat Rumah :

Perempuan

_________________________________________________________________________________

___________________________________________________

Poskod _____________________

No. telefon (Rumah) :

_______________________________

Pejabat : _____________________

Pekerjaan :

__________________________________

Nama Majikan :

__________________________________________________________________

Alamat Majikan :

__________________________________________________________________

___________________________________________________

Poskod _____________________

Email :

__________________________________

Nama Suami / Isteri :

__________________________________________________________

No. Staf UniMAP :

__________________________________________________________

Pusat Pengajian / Jabatan :

__________________________________________________________

No. Telefon :

__________________________

Saya seperti nama di atas mengakui semua maklumat yang diberikan adalah betul dan bersetuju untuk

mematuhi segala peraturan yang telah ditetapkan oleh pihak Perpustakaan UniMAP.

Tandatangan : …………………………….. Tarikh : ……………………..

(** Sila sertakan sekeping gambar pasangan)

(Untuk Kegunaan Pejabat Status Selasai Diinput oleh : ________________ Bermasalah Disemak oleh : ________________ Catatan _______________________________________________________________ _______________________________________________________________)

Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)

RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja

Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan