1eqdoc.unimap.edu.my/dokumen/doc/proseduroperasi/prosedur... · web viewsediakan surat tawaran dan...

UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS

Prosedur KualitiPENGAMBILAN PELAJAR BARU

No Rujukan PK.UniMAP.(0).04Tarikh Kuatkuasa 2 Julai 2009

No Keluaran :No Pindaan :

0100

Mukasurat 1/19

PROSEDUR

PENGAMBILAN PELAJAR BARUPK.UniMAP.(O).04

Disediakan oleh : Disemak oleh :

PENOLONG PENDAFTAR KANAN WAKIL PENGURUSAN

Diluluskan oleh :

____________________________________________________(Tn. Hj. Rusli Hj. Abd. Hamid)

PendaftarUniversiti Malaysia Perlis

Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja

Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan





0100

Mukasurat 2/19

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini adalah untuk memastikan perancangan dan pengambilan pelajar baru dijalankan dengan rapi dan mengikut jadual yang telah ditetapkan bersama Bahagian Pengurusan Kemasukan Pelajar, Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia

2.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai oleh Bahagian Pengurusan Akademik-Unit Kemasukan dan Rekod Pelajar bagi tujuan pengambilan pelajar baru peringkat ijazah sarjana muda bagi setiap sidang akademik.

3.0 SINGKATAN

NC : Naib Canselor







0100

Mukasurat 3/19

TNC (A & A) : Timbalan Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa)

DEKAN PA : Dekan Pengurusan Akademik

PTM : Pegawai Teknologi Maklumat

PP : Penolong Pendaftar

PTO : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi)

BPKP-KPTM :Bahagian Pengurusan Kemasukan Pelajar, Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia

BPA-UKR : Bahagian Pengurusan Akademik-Unit Kemasukan dan Rekod Pelajar

PPK : Pusat Pengajian Kejuruteraan

ICT : Pusat Teknologi Maklumat dan Komunikasi

IPTA : Institusi Pengajian Tinggi Awam

PHEA : Pusat Hal Ehwal Antarabangsa

4.0 DEFINISI

Pengambilan Pelajar : Pemilihan calon yang berkelayakan untuk mengikuti program pengajian peringkat ijazah sarjana muda di UniMAP berdasarkan







0100

Mukasurat 4/19

kekosongan tempat yang disediakan.

5.0 DOKUMEN RUJUKAN

Bil. Jenis Dokumen Lokasi No. Rujukan

5.1 Manual Kualiti Bilik Dokumen PUSPEK

MK-UniMAP-01

5.2 Senarai Calon Pelajar Memohon Daripada BPKP-KPTM

Unit Kemasukan Dan Rekod

Pelajar

DS.PK.UniMAP.(O).04-01 Softcopy - Senarai Nama Calon Memohon (senarai Merit)

5.3 Syarat-Syarat Kemasukan (Antarabangsa)

Unit Kemasukan Dan Rekod

Pelajar

DS.PK.UniMAP.(O).04-02Fail Syarat Kemasukan Antarabangsa / Website UniMAP

6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

A. Pelajar Lepasan Diploma

Tanggungjawab Tindakan







0100

Mukasurat 5/19

PP BPA-UKR 1. Mendapat senarai calon pelajar daripada BPKP-KPTM untuk permohonan kemasukan bagi sidang berkenaan / Softcopy - Senarai Nama Calon Memohon (senarai Merit).

2. Terima salinan permohonan dan sijil-sijil akademik daripada calon lepasan Diploma (salinan cetakan permohonan pelajar, sijil-sijil dan transkrip akademik calon lepasan diploma).

3. Mengadakan Mesyuarat Jawatankuasa Pemilihan Pelajar Peringkat UniMAP. Mesyuarat dipengerusikan oleh TNC (A & A) / wakil dan dihadiri oleh Dekan-dekan PPK / wakil.(Laporan Mesyuarat Jawatankuasa Pemilihan Pelajar Peringkat UniMAP) Fail Mesyuarat Jawatankuasa Pemilihan Pelajar Lepasan Diploma Peringkat UniMAP.

PP BPA-UKR

PendaftarPP BPA-UKR

4. Sediakan surat kepada wakil PPK yang akan hadir ke Mesyuarat Pemilihan Bersama BPKP-KPTM dan IPTA.

a) Terima surat daripada BPKP-KPTMb) Dapatkan nama wakil dari TNC (A & A), termasuk PP

BPA-UKR sebagai urusetia.c) Sediakan senarai nama wakil untuk kelulusan TNC (A

& A).d) Maklumkan PPK mengenai butir-butir mesyuarat.e) Sediakan surat makluman BPKP-KPTM.

Wakil-wakil PPKPP BPA-UKR

5. Wakil mesyuarat hadir ke Mesyuarat Pemilihan Bersama BPKP-KPTM dan IPTA. Pemilihan pelajar dibuat di Mesyuarat Pemilihan Bersama BPKP-KPTM dan IPTA.

PP BPA-UKR 6. Dapatkan pengesahan BPKP-KPTM senarai pelajar-pelajar yang berjaya (CD rekod pelajar berjaya).

7. Sediakan dan serahkan senarai pelajar-pelajar berjaya kepada PTM untuk hebahan.







0100

Mukasurat 6/19

PTM 8. Membuat hebahan senarai nama calon yang berjaya melalui laman web UniMAP.

PTO 9. Sediakan surat tawaran dan set tawaran kepada calon yang berjaya.

PP BPA-UKR 10. Dapatkan jumlah kekosongan tempat selepas pendaftaran pelajar baru (Borang Jumlah Kekosongan Tempat / Fail: UNIMAP/PEND/107/1/i ).

11. Terima salinan permohonan rayuan dan transkrip/sijil-sijil akademik daripada calon lepasan Diploma (salinan cetakan permohonan pelajar, sijil-sijil dan transkrip akademik calon lepasan Diploma).

12. Meneliti senarai calon pelajar yang membuat rayuan semasa Mesyuarat Pemilihan Rayuan Bersama BPKP-KPTM.

Pendaftar 13. Keluarkan surat kepada wakil PPK yang akan hadir ke Mesyuarat Pemilihan Pelajar Kes Rayuan. Wakil boleh dipilih dikalangan wakil yang sama dengan Mesyuarat Pemilihan Bersama BPKP-KPTM/wakil lain yang dipilih oleh TNC (A & A).

PP BPA-UKR 14. Maklumkan tarikh mesyuarat pemilihan kepada wakil mesyuarat

Wakil-wakil MesyuaratPP BPA-UKR

15. Wakil Mesyuarat hadir ke Mesyuarat Pemilihan Bersama BPKP-KPTM dan IPTA.







0100

Mukasurat 7/19


16. Pemilihan pelajar rayuan dibuat di dalam Mesyuarat Pemilihan Bersama BPKP-KPTM dan IPTA.

PP BPA-UKR 17. Terima senarai sah calon yang berjaya bagi kes rayuan (CD rekod senarai pelajar berjaya).

18. Serahkan senarai nama calon yang berjaya rayuan kepada PTM untuk hebahan di dalam laman web.

PTM 19. Membuat hebahan senarai nama calon yang berjaya kes rayuan melalui laman web UniMAP.

PTO 20. Sediakan surat tawaran dan set tawaran kepada pelajar yang berjaya.

PP BPA-UKR 21. Kemaskini jumlah pelajar yang mendaftar.

B. Pelajar Lepasan Matrikulasi/Asasi/STPM


PP BPA-UKR 1. Mendapat senarai calon pelajar daripada BPKP-KPTM permohonan kemasukan bagi sidang berkenaan / Softcopy - Senarai Nama Calon Memohon (senarai Merit).







0100

Mukasurat 8/19

PP BPA-UKR

PendaftarPP BPA-UKR

2. Sediakan surat kepada wakil PPK yang akan hadir ke Mesyuarat Pemilihan Bersama BPKP-KPTM dan IPTA.

a) Terima surat daripada BPKP-KPTMb) Dapatkan nama wakil dari TNC (A & A), termasuk

PP BPA-UKR sebagai urusetia.c) Sediakan senarai nama wakil untuk kelulusan TNC

(A & A).d) Maklumkan PPK mengenai butir-butir mesyuarat.e) Sediakan surat makluman BPKP-KPTM.

Wakil-wakil PPKPP BPA-UKR

3. Wakil mesyuarat hadir ke Mesyuarat Pemilihan Bersama BPKP-KPTM dan IPTA. Pemilihan pelajar dibuat di Mesyuarat Pemilihan Bersama BPKP-KPTM dan IPTA.

PP BPA-UKR 4. Dapatkan pengesahan BPKP-KPTM senarai pelajar-pelajar yang berjaya.



PTO 7. Sediakan surat tawaran dan set tawaran kepada calon

yang berjaya.







0100

Mukasurat 9/19

PP BPA-UKR 8. Semak jumlah kekosongan tempat selepas pendaftaran pelajar baru (Borang Jumlah Kekosongan Tempat) / Fail: UNIMAP/PEND/107/1/i

9. Meneliti senarai calon pelajar yang membuat rayuan semasa mesyuarat pemilihan rayuan bersama BPKP-KPTM.

Pendaftar 10. Keluarkan surat kepada wakil PPK yang akan hadir ke Mesyuarat Pemilihan Pelajar Kes Rayuan. Wakil boleh dikalangan wakil yang sama dengan Mesyuarat Pemilihan Bersama BPKP-KPTM/wakil lain yang dipilih oleh TNC (A & A).

11. Maklumkan tarikh mesyuarat pemilihan kepada wakil mesyuarat.


12. Wakil mesyuarat hadir ke Mesyuarat Pemilihan Bersama BPKP-KPTM dan IPTA.



PP BPA-UKR 14. Terima senarai sah calon yang berjaya bagi kes rayuan.








0100

Mukasurat 10/19



PP BPA-UKR 18. Kemaskini jumlah pelajar yang mendaftar.

C. Pelajar Antarabangsa


PP BPA-UKR 1. Menerima borang permohonan dan sijil-sijil akademik dari calon luar negara untuk permohonan kemasukan bagi sidang berkenaan.

2. Membuat semakan borang permohonan yang diterima.

3. Mengadakan Mesyuarat Jawatankuasa Pemilihan Pelajar. Mesyuarat dipengerusikan oleh TNC (A & A) / wakil dan dihadiri oleh Dekan-dekan PPK / wakil.

TNC (A & A) / wakil Dekan-dekan PPK / wakil

4. Hadir Mesyuarat Jawatankuasa Pemilihan Pelajar dan membuat pemilihan serta pengesahan calon-calon







0100

Mukasurat 11/19

yang berjaya.

NC 5. Perakukan pemilihan Jawatankuasa Pemilihan Pelajar.

PTO 6. Sediakan surat tawaran dan set tawaran kepada calon-calon yang berjaya.

7. Menghantar surat tawaran dan set tawaran kepada calon-calon yang berjaya.

8. Menyediakan salinan dokumen (surat tawaran, salinan passport dan foto) calon-calon yang berjaya dan diserahkan kepada PP PHEA untuk penyediaan visa dan pas pelajar.

PP BPA-UKR 9. Kemaskini jumlah pelajar yang berdaftar bagi setiap program selepas pendaftaran.

7.0 REKOD KUALITI

Bil Jenis Rekod Rujukan Lokasi Tempoh Simpanan

7.1 Salinan Cetakan Permohonan Pelajar, Sijil-Sijil Dan Transkrip Akademik Calon Lepasan Diploma / Borang Permohonan Pelajar Antarabangsa

RK.UniMAP.(O).04-01Fail Peribadi Pelajar

Unit Kemasukan & Rekod Pelajar

4 tahun







0100

Mukasurat 12/19

7.2 Laporan Mesyuarat Jawatankuasa Pemilihan Pelajar peringkat UniMAP (calon lepasan diploma tempatan)

RK.UniMAP.(O).04-02Fail Mesyuarat Jawatankuasa

Pemilihan Pelajar Peringkat UniMAP


4 tahun

7.3 Senarai Pelajar Berjaya RK.UniMAP.(O).04-03CD Rekod Pelajar

Berjaya


4 Tahun

7.4 Rekod Jumlah Kekosongan Tempat (Borang jumlah kekosongan tempat)

RK.UniMAP.(O).04-04Fail:

UNIMAP/PEND/107/1/i


4 tahun

8.0 LAMPIRAN

No. Lampiran Tajuk

Lampiran 1 - Carta Alir Prosedur Pengambilan Pelajar

LAMPIRAN 1Carta Alir Prosedur Pengambilan PelajarA. Pelajar Lepasan Diploma

Tanggungjawab Aliran Kerja Proses Kerja Rekod Kualiti

Mula







0100

Mukasurat 13/19

PP BPA-UKR1. Mendapat senarai calon pelajar daripada

BPKP-KPTM untuk permohonan kemasukan bagi sidang berkenaan / softcopy – senarai nama calon memohon (senarai merit).

2. Terima salinan permohonan dan sijil-sijil akademik daripada calon-calon lepasan Diploma.

3. Mengadakan Mesyuarat Jawatankuasa Pemilihan Pelajar Peringkat UniMAP.

4. Sediakan surat kepada wakil PPK yang akan hadir ke Mesyuarat Pemilihan Bersama BPKP-KPTM dan IPTA. Maklumkan PPK mengenai butir-butir mesyuarat.

RK.UniMAP.(O).04-01 /

Fail Peribadi Pelajar

RK.UniMAP.(O).04-02 / Fail Mesyuarat Jawatankuasa Pemilihan Pelajar Peringkat UniMAP

PP BPA-UKR & Wakil mesyuarat

5. Hadir Mesyuarat Pemilihan Bersama BPKP-KPTM dan IPTA.

PP BPA-UKR 6. Mendapatkan pengesahan BPKP-KPTM senarai calon-calon yang berjaya.


RK.UniMAP.(O).04-03 /

CD Rekod Pelajar

Berjaya









0100

Mukasurat 14/19

PP BPA-UKR 10. Semak jumlah kekosongan tempat selepas pendaftaran pelajar baru.

11. Terima salinan permohonan rayuan dan transkrip/sijil-sijil akademik daripada calon lepasan Diploma.

12. Meneliti senarai calon pelajar yang membuat rayuan semasa Mesyuarat Pemilihan Rayuan Bersama BPKP-KPTM.

RK.UniMAP.(O).04-04 / Fail: UNIMAP/PEND/107/1/i

RK.UniMAP.(O).04-01 / Fail Peribadi Pelajar

PTO 13. Keluarkan surat kepada wakil PPK yang akan hadir ke Mesyuarat Pemilihan Pelajar Kes Rayuan.

PP BPA-UKR


15. Wakil mesyuarat hadir ke mesyuarat pemilihan bersama BPKP-KPTM dan IPTA.


17. Terima senarai sah calon yang berjaya bagi kes rayuan.


RK.UniMAP.(O).04-03 / CD Rekod Pelajar Berjaya








0100

Mukasurat 15/19


PP BPA-UKR 21. Kemaskini jumlah pelajar yang berdaftar bagi setiap program selepas pendaftaran rayuan.

Tamat

Carta Alir Prosedur Pengambilan PelajarB. Pelajar Lepasan Matrikulasi/Asasi/STPM

Tanggungjawab Aliran Kerja Proses Kerja Rekod Kualiti

Mula

PP BPA-UKR1. Mendapat senarai calon pelajar daripada BPKP-

KPTM untuk permohonan kemasukan bagi sidang berkenaan.

2. Sediakan surat kepada wakil PPK yang akan hadir ke Mesyuarat Pemilihan Bersama BPKP-KPTM dan IPTA. Maklumkan PPK mengenai butir-butir mesyuarat.

3. Hadir Mesyuarat Pemilihan Bersama BPKP-KPTM dan IPTA.

4. Mendapatkan pengesahan BPKP-KPTM senarai calon-calon yang berjaya.

5. Serahkan senarai pelajar berjaya kepada PTM untuk hebahan.

RK.UniMAP.(O).04-

03 / CD Rekod Pelajar

Berjaya







0100

Mukasurat 16/19



PP BPA-UKR 8. Semak jumlah kekosongan tempat selepas pendaftaran pelajar baru.

9. Meneliti senarai calon pelajar yang membuat rayuan semasa Mesyuarat Pemilihan Bersama BPKP-KPTM.

10. Keluarkan surat kepada wakil PPK yang akan hadir ke Mesyuarat Pemilihan Pelajar Kes Rayuan.


12. Wakil mesyuarat hadir ke Mesyuarat Pemilihan Pelajar bersama BPKP-KPTM dan IPTA.


14. Terima senarai sah calon yang berjaya bagi kes rayuan.


RK.UniMAP.(O).04-

04 / Fail:

UNIMAP/PEND/107/1/i

PTM16. Membuat hebahan senarai nama calon yang

berjaya kes rayuan melalui laman web UniMAP.

PTO17. Sediakan surat tawaran dan set tawaran kepada

pelajar yang berjaya.







0100

Mukasurat 17/19

PP BPA-UKR 18. Kemaskini jumlah pelajar yang berdaftar bagi setiap program selepas pendaftaran rayuan.

Tamat

Carta Alir Prosedur Pengambilan Pelajar

C. Pelajar AntarabangsaTanggungjawab Aliran Kerja Proses Kerja Rekod Kualiti

Mula

PP BPA-UKR

1. Menerima borang permohonan dan sijil-sijil akademik dari calon luar negara untuk permohonan kemasukan bagi sidang berkenaan.

2. Membuat semakan borang permohonan yang diterima.

3. Mengadakan Mesyuarat Jawatankuasa Pemilihan Pelajar. Mesyuarat dipengerusikan oleh TNC (A & A) / wakil dan dihadiri oleh Dekan-dekan PPK / wakil.

RK.UniMAP.(O).04-01 / Fail Peribadi Pelajar

TNC (A & A) / wakil Dekan-dekan PPK / wakil

4. Hadir Mesyuarat Jawatankuasa Pemilihan Pelajar dan membuat pemilihan serta pengesahan calon-calon yang berjaya.

NC 5. Perakukan pemilihan Jawatankuasa Pemilihan Pelajar.







0100

Mukasurat 18/19

PTO

6. Sediakan surat tawaran dan set tawaran kepada calon-calon yang berjaya.

7. Menghantar surat tawaran dan set tawaran kepada calon-calon yang berjaya.

8. Menyediakan salinan dokumen (surat tawaran, salinan passport dan foto) calon-calon yang berjaya dan diserahkan kepada PP PHEA untuk penyediaan visa dan pas pelajar.

PP BPA-UKR 9. Kemaskini jumlah pelajar yang berdaftar bagi setiap program selepas pendaftaran.

Tamat



1eqdoc.unimap.edu.my/dokumen/doc/proseduroperasi/prosedur... · web viewsediakan surat tawaran dan...

Documents