1eqdoc.unimap.edu.my/dokumen/doc/prosedurwajib/prosedur... · web viewmengkaji semula hasil dari...

UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS

Prosedur KualitiAUDIT DALAM

No Rujukan PK.UniMAP.(P).03Tarikh Kuatkuasa 2 Julai 2009

No Keluaran :No Pindaan :

0100

Mukasurat 1/15

PROSEDUR

AUDIT DALAM PK.UniMAP.(P).03

Disediakan oleh : Disemak oleh :

PEGAWAI KUALITI KETUA JURUAUDIT

Diluluskan oleh :

____________________________________________________(En. Abdul Aziz Mahmudin)

Wakil Pengurusan

Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja

Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan





0100

Mukasurat 2/15

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan untuk memastikan semua aktiviti yang terlibat dalam Sistem Pengurusan Kualiti diaudit sebagaimana yang dirancang bagi mengesahkan sistem kualiti tersebut berfungsi dengan berkesan serta tindakan pencegahan, penambahbaikan dan peningkatan kualiti yang berterusan dapat dibuat di Universiti Malaysia Perlis.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai untuk semua bahagian di Universiti Malaysia Perlis di mana proses ini secara langsung mempunyai kesan kepada kualiti kepada pelanggan.

3.0 SINGKATAN

KUYD ::

Ketua Unit Yang Diaudit







0100

Mukasurat 3/15

KJ : Ketua Juruaudit

PD : Pengurus / Pengawal Dokumen

WP

MKSP

::

Wakil Pengurusan

Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

4.0 DEFINASI

Pengarah PUSPEK : Wakil Pengurusan yang dilantik oleh Naib Canselor bagi menguruskan perlaksanaan Sistem Kualiti di UniMAP

Ketua Juruaudit : Pegawai yang dipertanggungjawabkan menguruskan perlaksanaan audit dalaman.

Ketua Unit Yang Diaudit

: Pegawai yang berkelayakan, terlatih dan dipertanggungjawabkan menguruskan perlaksanaan sistem kualiti di unit masing-masing.

Juruaudit : Pegawai yang berkelayakan, terlatih dan dilantik bagi melaksanakan audit dalaman.

Auditee

Ketidakpatuhan

Pemerhatian

:

:

:

Semua staf yang melaksanakan ISO di UniMAP

Perkara yang tidak mematuhi mana-mana bahagian dalam Standard ISO 9001, manual kualiti, prosedur kualiti dan perundangan yang digunapakai oleh Universiti.

Perkara yang perlu diperbetulkan tetapi tidak mengubah prosedur sedia ada.

5.0 DOKUMEN RUJUKAN

Bil. Nama Dokumen Lokasi No. Rujukan

5.1 Manual Kualiti- Seksyen 8.2.2

Bilik Dokumen MK-UniMAP-01







0100

Mukasurat 4/15

5.2

5.3

- Audit Dalam

Prosedur Tindakan Pembetulan

Prosedur Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan (MKSP)

Bilik Dokumen

Bilik Dokumen

PK.UniMAP.(P).05

PK.UniMAP.(P).07

6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

TanggungJawab Tindakan

KJ

Merancang jadual audit

1. Merancang jadual audit dalaman UniMAP.Jadual audit mestilah disemak dan diluluskan oleh WP dan dihantar kepada KUYD (Dekan & Ketua Jabatan)KJAJadual audit mesti merangkumi semua proses yang dikenalpasti dalam UniMAP. Kekerapan audit tertakluk kepada perubahan.

WP melantik jawatankuasa audit

1. WP melantik KJ dan juruaudit di mana mereka ini tidak secara langsung bertanggungjawab kepada aktiviti yang diaudit.

Juruaudit

Jawatankuasa Audit perlu membuat persediaan:

1. Mengkaji semula hasil dari laporan audit terdahulu.

2. Membuat persediaan tentang agenda audit, tujuan, skop, tarikh dan masa audit. Sila rujuk borang perancangan audit.

Jawatankuasa Audit melaksanakan audit

1. Mengendalikan mesyuarat pembukaan dengan auditee yang terlibat.Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)

RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahajaDokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan





0100

Mukasurat 5/15

2. Melaksanakan audit dengan memastikan praktis sebenar adalah mengikut dan menepati semua Manual Kualiti, perancangan, prosedur yang telah didokumenkan.

Jawatankuasa audit menyedia dan menghantar laporan audit

1. Menklasifikasikan hasil audit kepada ketidakpatuhan dan pemerhatian.

2. Hasil audit di atas dibincangkan bersama Ketua Juruaudit.

3. Ketua Kumpulan Audit hendaklah mengendalikan mesyuarat penutup bersama unit yang diaudit.

4. Mengeluarkan laporan Ketidakpatuhan beserta bukti semasa audit (rujuk laporan Ketidakpatuhan)

5. Menghantar semua laporan audita) Ketidakpatuhan, Laporan Pemerhatian dan Laporan

Keseluruhan kepada Ketua Unit dan WP.

6. Juruaudit dan auditi perlu membuat persetujuan tentang tarikh siap bagi tindakan pembetulan.







0100

Mukasurat 6/15

KUYD Buat susulan Ketidakpatuhan dan pemerhatian

1. KUYD perlu menyediakan log Ketidakpatuhan dengan merujuk Ketidakpatuhan yang diterima.

2. KUYD perlu menghantar log Ketidakpatuhan dan laporan pemerhatian kepada WP.

3. KUYD perlu menghantar perancangan tindakan pembetulan kepada jawatankuasa audit.

4. Juruaudit perlu membuat susulan Ketidakpatuhan dengan KUYD dan memastikan tindakan pembetulan telah diambil dalam tempoh sebulan atau tempoh yang dipersetujui.

5. KUYD perlu mengemaskini log Ketidakpatuhan dengan status terperinci, Jawatankuasa Audit perlu menutup Ketidakpatuhan.

KUYD Jawatankuasa Audit perlu menutup Ketidakpatuhan.

1. Menutup Ketidakpatuhan jika disemak dan berpuashati terhadap tindakan pembetulan.

2. Mengeluarkan Ketidakpatuhan yang menyatakan ketidakpatuhan masih belum dilengkapkan jika ianya masih tidak lengkap.

3. Menghantar salinan lengkap laporan Ketidakpatuhan susulan kepada KUYD dan KUYD perlu mengemaskini log Ketidakpatuhan dan menghantar log Ketidakpatuhan dan laporan Ketidakpatuhan yang telah dikemaskini kepada PPQ.

KJA 1. KJA perlu melaporkan keputusan, hasil audit dan Ketidakpatuhan dalam bentuk Laporan Penemuan Hasil Audit ( LPHA ) kepada WP.







0100

Mukasurat 7/15

WP 1. Bentangkan LPHA dalam MKSP

7.0 REKOD

Bil. Nama Rekod No. Rujukan Lokasi Tempoh Penyimpanan

7.1 Fail Perancangan Audit FRK-UniMAP..(P).03-01 Bilik Dokumen 5 tahun

7.2 Fail Laporan Ketidakpatuhan

FRK.UniMAP.(P).03-02 Bilik Dokumen 5 tahun

7.3 Fail Laporan Pemerhatian


7.4 Fail Laporan Audit Dalaman

FRK-UniMAP.(P).03-04 Bilik Dokumen 5 Tahun

7.3 Fail Laporan Penemuan Hasil Audit ( LPHA )


8.0 LAMPIRAN

No. Lampiran Tajuk

Lampiran 1 – Carta Alir Prosedur Audit Dalaman Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)

RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahajaDokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan





0100

Mukasurat 8/15

Lampiran 2 - Borang Perancangan Audit – RK.UniMAP.(P).03-01

Lampiran 3 - Borang Laporan Ketidakpatuhan - RK.UniMAP.(P).03-02

Lampiran 4 - Borang Laporan Pemerhatian - RK.UniMAP.(P).03-03

Lampiran 5 - Borang Laporan Audit Dalaman – RK.UniMAP.(P).03-04.

Lampiran 6 - Contoh Jadual Audit

Lampiran 1CARTA ALIR PROSEDUR AUDIT DALAM

Tanggungjawab Aliran Kerja Proses – Proses Rekod

Mula

KJ 1. Merancang Jadual Audit



YaTidak





0100

Mukasurat 9/15

WP 2. Melantik Jawatankuasa Audit

Pasukan Audit 3. Membuat persediaan audit

4. Melaksanakan Audit

5. Menyediakan dan menghantar laporan audit

KUYD 6. Membuat tindakan susulan

Pasukan Audit 7. Selesaikan laporan ketidakpatuhan

KJ / WP 8. Melaporkan hasil audit di dalam Mesyuarat Pengurusan

Tamat



End





0100

Mukasurat 10/15

Lampiran 2

PERANCANGAN AUDIT

No. Audit Tarikh :

TUJUAN:



RK.UniMAP.(P).03-01





0100

Mukasurat 11/15

SKOP:

JADUAL:

NAMA JURUAUDIT:

Disediakan oleh :

(Ketua Juruaudit)

Tarikh:

Diluluskan:

(Pengarah PUSPEK)

Tarikh:

Lampiran 3RK.UniMAP.(P).03-02

LAPORAN KETIDAKPATUHAN

Kepada : Unit: No: Tarikh:

Keterangan KETIDAKPATUHAN:







0100

Mukasurat 12/15

Tandatangan Juruaudit:

Tandatangan Auditee: Tarikh Jangkasiap:

Analisis Punca KETIDAKPATUHAN:

Pembetulan:

Tindakan Pembetulan:

Tarikh Siap Sebenar:

Tandatangan Auditee: Tarikh:

Verifikasi Juruaudit:

KETIDAKPATUHAN ditutup: YA /TIDAK

Tandatangan Juruaudit: Tarikh:


Laporan Pemerhatian

Pemerhatian oleh (Nama Juruaudit) :

Mukasurat ______ / _______







0100

Mukasurat 13/15

Unit: Tarikh Audit:

Pemerhatian: Catatan :

Tandatangan Juruaudit : Tarikh:


LAPORAN AUDIT DALAMAN

KETUA UNIT: UNIT/BAHAGIAN: NO. AUDIT:

TARIKH AUDIT:







0100

Mukasurat 14/15

SKOP AUDIT:

RINGKASAN EKSEKUTIF:

HASIL AUDIT:

*NOTA: Sertakan keputusan ketidakpatuhan bersama.

Ketua JuruAudit:

Nama:

Tandatangan:Tarikh:

Ketua Unit yang diaudit:

Nama: Tandatangan:Tarikh:

Lampiran 6Borang Jadual Audit

Jadual Audit UniMAP

BULAN : UNIT :

JAN

FEB







0100

Mukasurat 15/15

MAR

APR

MAY

JUNE

JULY

AUG

SEPT

OCT

NOV

DECDisediakan oleh (PPQ): Diluluskan oleh (WP):

Tarikh: Tarikh:



Tamat

End

1eqdoc.unimap.edu.my/dokumen/doc/prosedurwajib/prosedur... · web viewmengkaji semula hasil dari...

Documents