prosedur kawalan dokumen - universiti teknologi mara · web viewprosedur penyelenggaraan ruang dan...

FAKULTI SAINS

KOMPUTER DAN

MATEMATIK

PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN

NO. RUJUKAN : PK.UiTM.FSKM(P).09

NO. KELUARAN : 06

PENYELENGGARAAN RUANG DAN PERALATAN

PEMBELAJARAN

NO. PINDAAN : 00

TARIKH KUATKUASA

: 15/09/2019

MUKA SURAT : 1

PROSEDUR PENYELENGGARAAN RUANG DAN

PERALATAN PEMBELAJARANPK.UiTM.FSKM(O).09

Disediakan oleh Disemak oleh Diluluskan oleh

Tandatangan

Nama Mohd Alias Jais Dr. Fuziyah Ishak Prof. Ts. Dr. Haryani Haron

Jawatan Timbalan Pendaftar Kanan Wakil Pengurusan Dekan

FAKULTI SAINS

KOMPUTER DAN

MATEMATIK



NO. KELUARAN : 06


PEMBELAJARAN

NO. PINDAAN : 00

TARIKH KUATKUASA

: 15/09/2019

MUKA SURAT : 2

Tarikh 1 Ogos 2019 1 September 2019 15 September 2019

REKOD PINDAAN DOKUMEN TERKAWAL

Adalah menjadi tanggungjawab Pemegang Dokumen untuk memastikan salinan

dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan yang

dinyatakan.

HALAMAN DIPINDATarikh No.

Pindaan

No.

Para

Muka

surat

Ringkasan Pindaan Diluluskan

FAKULTI SAINS

KOMPUTER DAN

MATEMATIK



NO. KELUARAN : 06


PEMBELAJARAN

NO. PINDAAN : 00

TARIKH KUATKUASA

: 15/09/2019

MUKA SURAT : 3

ISI KANDUNGAN

1. OBJEKTIF 4

2. SKOP 4

3. SINGKATAN 4

4. DEFINISI 5

5. DOKUMEN RUJUKAN 6

6. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN 7

7. REKOD KUALITI 8

8. LAMPIRAN 8

FAKULTI SAINS

KOMPUTER DAN

MATEMATIK



NO. KELUARAN : 06


PEMBELAJARAN

NO. PINDAAN : 00

TARIKH KUATKUASA

: 15/09/2019

MUKA SURAT : 4

FAKULTI SAINS

KOMPUTER DAN

MATEMATIK



NO. KELUARAN : 06


PEMBELAJARAN

NO. PINDAAN : 00

TARIKH KUATKUASA

: 15/09/2019

MUKA SURAT : 5

1. OBJEKTIF

Prosedur ini disediakan untuk memastikan urusan penyelenggaraan ruang dan

peralatan pembelajaran dapat dilaksanakan dengan teratur dan lancar mengikut tugas

yang dipertanggungjawabkan untuk memenuhi sistem kualiti pengurusan FSKM.

2. SKOP

Prosedur ini digunapakai oleh Pengurusan Fakulti untuk memastikan urusan

penyelenggaraan ruang dan peralatan pembelajaran dapat dilaksanakan.

3. SINGKATANJT : Juruteknik

JTK : Juruteknik Komputer

KPb : Kontraktor Pembersihan

PE(P) : Pegawai Eksekutif Pentadbiran

PM : Pembantu Makmal

PTM : Pegawai Teknologi Maklumat

PTO(W) : Pegawai Tadbir Operasi (Kewangan)

PZonD : Pejabat Pengurusan Fasiliti Zon D

FAKULTI SAINS

KOMPUTER DAN

MATEMATIK



NO. KELUARAN : 06


PEMBELAJARAN

NO. PINDAAN : 00

TARIKH KUATKUASA

: 15/09/2019

MUKA SURAT : 6

PP(P) : Penolong Pendaftar (Pentadbiran)

4. DEFINISI4.1 Peralatan Pembelajaran

Peralatan yang digunakan secara langsung dalam aktiviti pembelajaran

(seperti LCD, OHP, skrin, whiteboard, alat tulis, komputer, pencetak dsbnya).

4.2 Peralatan Ruang Pembelajaran Peralatan dalam infrastruktur ruang pengajaran (seperti pintu / kunci, perabot,

kerusi / meja, bekalan elektrik, soket, lampu, kipas, ‘blinds’, pendingin hawa,

siling, tingkap, sistem siaraya, telefon dsbnya).

4.3 Ruang Pembelajaran Ruang di mana aktiviti pembelajaran berjalan (seperti dewan kuliah, bilik

teater, bilik kuliah, bilik seminar dan makmal).

4.4 Pejabat Pengurusan Fasiliti Zon D Pejabat yang mengendalikan kerja-kerja awam dan kerja-kerja elektrik di

kawasan FSKM.

4.5 Pejabat Pengurusan Fasiliti Pejabat yang mengendalikan kerja-kerja mekanikal, kerja-kerja perkhidmatan

dan kerja-kerja telekomunikasi di seluruh UiTM.

FAKULTI SAINS

KOMPUTER DAN

MATEMATIK



NO. KELUARAN : 06


PEMBELAJARAN

NO. PINDAAN : 00

TARIKH KUATKUASA

: 15/09/2019

MUKA SURAT : 7

4.6 Kontraktor Pembersihan Kontraktor yang menjalankan kerja-kerja pembersihan bangunan dan

persekitaran FSKM.

5. DOKUMEN RUJUKAN

Bil. Jenis Dokumen Lokasi Rujukan

1. Manual Kualiti Bilik Jaminan Kualiti Akademik, FSKM

MK. UiTM.FSKM. 01

2. Pekeliling Perbendaharaan Pejabat Am Pentadbiran, FSKM DS.MK.FSKM(06)

3. Fail Peraturan Keselamatan Pekerjaan / OSHA

Pejabat Am Pentadbiran, FSKM 100-FSKM(19/8)

4. Fail Peraturan Mencegah Kebakaran

Pejabat Am Pentadbiran, FSKM 200-FSKM(7/2)

FAKULTI SAINS

KOMPUTER DAN

MATEMATIK



NO. KELUARAN : 06


PEMBELAJARAN

NO. PINDAAN : 00

TARIKH KUATKUASA

: 15/09/2019

MUKA SURAT : 8

6. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKANA. PENYELENGGARAAN PERALATAN PEMBELAJARAN

(KOMPUTER)

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

PTM//JTK 1. Periksa dan tentusah peralatan jika terima aduan

kerosakan.

2. Semak jaminan peralatan. Hubungi pembekal jika

peralatan masih dalam jaminan.

3. Jika jaminan peralatan telah tamat tempoh, periksa

sama ada baikpulih boleh dilaksana di dalam atau

di luar fakulti.

PTM/JTK/

PTO(W)/PP(P)

4. Laksana penyelenggaraan dan rujuk Prosedur

Kualiti Penyediaan Belanjawan & Pengurusan

Perolehan PK.UiTM.FFSKM.(P).09 jika melibatkan

pembelian.

5. Guna semula peralatan yang telah dibaikpulih.

6. Kemaskini Buku Log Peralatan yang berkaitan.

FAKULTI SAINS

KOMPUTER DAN

MATEMATIK



NO. KELUARAN : 06


PEMBELAJARAN

NO. PINDAAN : 00

TARIKH KUATKUASA

: 15/09/2019

MUKA SURAT : 9

B. PENYELENGGARAAN PERALATAN PEMBELAJARAN

(BUKAN KOMPUTER)

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

PE(P)/JT 1. Periksa dan tentusah peralatan jika terima aduan

kerosakan.

2. Semak jaminan peralatan. Hubungi pembekal jika

peralatan masih dalam jaminan.

3. Jika jaminan peralatan telah tamat tempoh, periksa

sama ada baikpulih boleh dilaksana di dalam atau

di luar fakulti.

PE(P)/JT/

PTO(W)/PP(P)

4. Laksana penyelenggaraan dan rujuk Prosedur

Kualiti Penyediaan Belanjawan & Pengurusan

Perolehan PK.UiTM.FFSKM.(P).09 jika melibatkan

pembelian.

5. Guna semula peralatan yang telah dibaikpulih.

6. Kemaskini Buku Log Peralatan yang berkaitan.

FAKULTI SAINS

KOMPUTER DAN

MATEMATIK



NO. KELUARAN : 06


PEMBELAJARAN

NO. PINDAAN : 00

TARIKH KUATKUASA

: 15/09/2019

MUKA SURAT : 10

C. PENYELENGGARAAN RUANG PEMBELAJARAN

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN

JT/JTK 1. Terima aduan untuk membuat pemeriksaan

ke atas ruang pembelajaran setiap cuti

semester.

2. Buat Inventori peralatan, semak tanda

amaran keselamatan.

3. Periksa First Aider Certificate/First Aid Kit

dan buat laporan.

PTM/PE(P) 4. Terima laporan pemeriksaan dan ambil

tindakan ke atas laporan.

5. Pohon dan lapor keperluan kepada pihak

FAKULTI SAINS

KOMPUTER DAN

MATEMATIK



NO. KELUARAN : 06


PEMBELAJARAN

NO. PINDAAN : 00

TARIKH KUATKUASA

: 15/09/2019

MUKA SURAT : 11

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN

berkenaan yang mana berkaitan:

a. Pejabat Pengurusan Fasiliti Zon D

bagi kerja-kerja awam dan elektrik,

b. Pejabat Pengurusan Fasiliti bagi

kerja-kerja mekanikal, perkhidmatan dan

telekomunikasi,

c. Kontraktor Pembersihan bagi kerja-

kerja pembersihan.

PE(P) 6. Pantau perlaksanaan proses

penyelenggaraan oleh Pejabat Pengurusan

Fasiliti seperti dalam permohonan pihak

P(FFSKM).

PTM/PE(P)/PTO(W)/TP/

JT

7. Pastikan penyelenggaraan dilaksanakan.

Sekiranya melibatkan pembayaran, ianya

harus mengikut Prosedur Kualiti Penyediaan

Belanjawan & Pengurusan Perolehan

PK.UiTM.FFSKM.(P).09.

FAKULTI SAINS

KOMPUTER DAN

MATEMATIK



NO. KELUARAN : 06


PEMBELAJARAN

NO. PINDAAN : 00

TARIKH KUATKUASA

: 15/09/2019

MUKA SURAT : 12

1 REKOD KUALITI

Bil Jenis Rekod Lokasi Tempoh

1. Fail Kerosakan / Gangguan – Am

(200-FSKM (12/5))

Pejabat Am 5 Tahun

2. Buku Log Peralatan Pejabat Am 5 Tahun

3. Buku Daftar Harta Pejabat Am 5 Tahun

7. REKOD KUALITI


1. Fail Kerosakan / Gangguan – Am

(200-FSKM (12/5))

Pejabat Am Pentadbiran, FSKM

5 Tahun

2. Buku Log Peralatan Pejabat Am Pentadbiran, FSKM

5 Tahun

3. Buku Daftar Harta Pejabat Am Pentadbiran, FSKM

5 Tahun

4. Senarai / Daftar Peralatan Pejabat Am Pentadbiran, FSKM

5 Tahun

5. Fail Kontrak/Penyelenggaraan / Pembekalan Kerajaan [300-FSKM(12)]


5 Tahun

FAKULTI SAINS

KOMPUTER DAN

MATEMATIK



NO. KELUARAN : 06


PEMBELAJARAN

NO. PINDAAN : 00

TARIKH KUATKUASA

: 15/09/2019

MUKA SURAT : 13


6. Buku Daftar Penggunaan Peralatan Bantuan Mengajar [300-FSKM(1/6)]


5 Tahun

FAKULTI SAINS

KOMPUTER DAN

MATEMATIK



NO. KELUARAN : 06


PEMBELAJARAN

NO. PINDAAN : 00

TARIKH KUATKUASA

: 15/09/2019

MUKA SURAT : 14

8. LAMPIRAN

8.1 Carta Alir Prosedur Penyelenggaraan Peralatan Pembelajaran (Komputer)

- Lampiran 1(a)

8.2 Carta Alir Prosedur Penyelenggaraan Peralatan Pembelajaran (Bukan Komputer)

- Lampiran 1(b)

8.3 Carta Alir Prosedur Penyelenggaraan Ruang Pembelajaran

- Lampiran 1(c)

8.5. Contoh Borang Penyelenggaraan dan Pembaikan Alat-Alat Komputer/Stesen Kerja

- Lampiran 2

8.6 Contoh Borang Penyelenggaraan Makmal Komputer (Mingguan)

- Lampiran 3

8.7 Contoh Borang ADKRS F - Lampiran 4

8.8 Contoh Borang ADKRS (Pindaan 4/2006) - Lampiran 5

FAKULTI SAINS

KOMPUTER DAN

MATEMATIK



NO. KELUARAN : 06


PEMBELAJARAN

NO. PINDAAN : 00

TARIKH KUATKUASA

: 15/09/2019

MUKA SURAT : 15

FAKULTI SAINS

KOMPUTER DAN

MATEMATIK



NO. KELUARAN : 06


PEMBELAJARAN

NO. PINDAAN : 00

TARIKH KUATKUASA

: 15/09/2019

MUKA SURAT : 16

LAMPIRAN 1(a)

A. Carta Alir Penyelenggaraan Peralatan Pembelajaran (Komputer)

Orang yang bertanggungjawab Aliran kerja Proses Kerja Rekod/AP/PA

Mula

PTM/JTK Periksa dan tentusah peralatan jika terima aduan kerosakan.

Borang Penyelenggaraan

Semak jaminan peralatan dengan pembekal. Peralatan masih dalam jaminan diurus pembekal.

Senarai pembekal / kontrak.

PTM/JTKAJ Jika Tiada Jaminan

Periksa sama ada baikpulih dilaksana dalam/luar fakulti. (Jika libatkan pembelian, rujuk PK.UiTM.FTMSK(09))

Borang Penyelenggaraan

PTM/JTK/

PTO(W)/TP

Laksana penyelenggaraan.

PTM/JTK Kemaskini Buku Log Peralatan. Guna semula peralatan yang dibaikpulih.

Buku Log Peralatan

AJ

TJ

LuaruuarF

DF

FAKULTI SAINS

KOMPUTER DAN

MATEMATIK



NO. KELUARAN : 06


PEMBELAJARAN

NO. PINDAAN : 00

TARIKH KUATKUASA

: 15/09/2019

MUKA SURAT : 17

Selesai

AJ = Ada Jaminan

TJ = Tiada Jaminan

L= Luar Fakulti

D= Dalam Fakulti

FAKULTI SAINS

KOMPUTER DAN

MATEMATIK



NO. KELUARAN : 06


PEMBELAJARAN

NO. PINDAAN : 00

TARIKH KUATKUASA

: 15/09/2019

MUKA SURAT : 18

LAMPIRAN 1(b)B. Carta Alir Penyelenggaraan Peralatan Pembelajaran (Bukan Komputer)


Mula

PE(P)/JT Periksa dan tentusah peralatan jika terima aduan kerosakan.

Borang ADKRS F,

Buku Log Peralatan.

Semak jaminan peralatan. Hubungi pembekal jika peralatan masih dalam jaminan.

Fail 300-TSMK12)

PE(P)/JT Jika Tiada Jaminan

Periksa sama ada baikpulih dilaksana dalam/luar fakulti. (Jika libatkan pembelian, rujuk PK.UiTM.FTMSK(09))

Borang ADKRS F

PE(P)/JT/PTO(W)/

PP(P)

Laksana penyelenggaraan. (Jika libatkan pembelian, rujuk PK.UiTM.FTMSK(09))

Borang ADKRS F

PE(P)/JT Kemaskini Buku Log Peralatan. Guna semula peralatan yang dibaikpulihkan.

Buku Log Peralatan, Borang ADKRS F

AJ

TJ

LF

DF

FAKULTI SAINS

KOMPUTER DAN

MATEMATIK



NO. KELUARAN : 06


PEMBELAJARAN

NO. PINDAAN : 00

TARIKH KUATKUASA

: 15/09/2019

MUKA SURAT : 19

Selesai

AJ = Ada Jaminan

TJ = Tiada Jaminan

L= Luar Fakulti

D= Dalam Fakulti

FAKULTI SAINS

KOMPUTER DAN

MATEMATIK



NO. KELUARAN : 06


PEMBELAJARAN

NO. PINDAAN : 00

TARIKH KUATKUASA

: 15/09/2019

MUKA SURAT : 20

LAMPIRAN 1(c)

C. Carta Alir Penyelenggaraan Ruang Pembelajaran


Mula

PTM/PE(P)/

JT/JTK

Terima aduan dan buat pemeriksaan kemudahan ruang pembelajaran.

Borang ADKRS Pin. 3/98.

Buat inventori peralatan dan semak tanda amaran keselamatan.

Periksa First Aider Certificate/First Aid Kit dan buat laporan.

Terima laporan pemeriksaan dan ambil tindakan.

PTM/PE(P) Hubungi pihak berkenaan untuk tindakan Penyelenggaraan.

Borang ADKRS Pin. 3/98.

PE(P) Pantau proses perlaksanaan penyelenggaraan.

PTM/PE(P)/

PTO(W)/PP(P)/JT

Pastikan penyelenggaraan dilaksanakan mengikut prosedur.

Borang ADKRS Pin.3/98, Borang Pengesahan Kerja.

FAKULTI SAINS

KOMPUTER DAN

MATEMATIK



NO. KELUARAN : 06


PEMBELAJARAN

NO. PINDAAN : 00

TARIKH KUATKUASA

: 15/09/2019

MUKA SURAT : 21

Selesai

FAKULTI SAINS

KOMPUTER DAN

MATEMATIK



NO. KELUARAN : 06


PEMBELAJARAN

NO. PINDAAN : 00

TARIKH KUATKUASA

: 15/09/2019

MUKA SURAT : 22

prosedur kawalan dokumen - universiti teknologi mara · web viewprosedur penyelenggaraan ruang dan...

Documents