PK 18 Pengurusan Program

SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI (SPSK) MS ISO 9001:2008

SEKOLAH-SEKOLAH WILAYAH BANGSAR & PUDU

PROSEDUR KUALITI

PK 19PENGURUSAN PROGRAM

Hak Cipta Terpelihara © Pejabat Pendidikan Wilayah Bangsar & Pudu | 2 Januari 2015 – Keluaran 00|Pindaan 00

Muka Surat 3

1. OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan memastikan pengurusan program dilaksanakan secara terancang dan berkesan bagi mengukur pencapaian objektif seperti berikut:

a. Objektif bagi setiap pelaksanaan program tercapai;b. Menyediakan laporan dalam tempoh 30 hari setelah program selesai.

2. SKOP

Prosedur ini diguna pakai oleh sekolah menengah dan sekolah rendah untuk semua program yang disenaraikan kecuali pengendalian mesyuarat.

3. RUJUKAN

Manual KualitiSurat pekeliling dan surat arahan dalaman yang sedang berkuat kuasa

4. DEFINISI

4.1 ProgramSemua program atau aktiviti utama yang terkandung dalam Perancangan Strategik (Pelan Taktikal/ Tindakan )dan Sasaran Kerja Tahunan (SKT) organisasi.

4.2 OutputHasil atau keluaran mengikut setiap sasaran yang telah ditetapkan

4.3 OutcomeHasil pelaksanaan program dalam bentuk impak/ kesan kepada kumpulan sasaran.

4.4 Tindakan SusulanTindakan yang perlu diambil selepas diputuskan di dalam mesyuarat.

4.5 Kajian SemulaSemakan semula untuk mengambil kira keperluan semasa/ keutamaan yang ditetapkan.

18.5 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN RUJUKAN

Pengurus Program

A. PERANCANGAN

1. Menyediakan kertas kerja/ pelan tindakan yang mempunyai keperluan minimum seperti berikut :a) Tajuk, b) Tarikh, Masa, Tempatc) Kumpulan Sasarand) Objektife) KPI (Indikator Output dan Outcome)f) Implikasi Kewangan (Bajet)g) Jawatankuasa Programh) Strategi Pelaksanaan / Jadual/

Pengisian Program

2. Menentukan kaedah pemantauan berdasarkan salah satu dari kaedah berikut :

a) Pelaporan Jawatankuasab) Instrumenc) Pengumpulan Datad) Soal selidike) Temu bualf) Semakan dokumen

3. Mendapatkan kelulusan daripada Pengetua/Guru Besar atau pegawai yang diturunkan kuasa.

Kertas kerja / Pelan Tindakan

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN RUJUKAN

4. Melaksanakan mesyuarat / perbincangan jawatan kuasa.

B. PELAKSANAAN

5. Melaksanakan program seperti yang telah dirancang

C. PEMANTAUAN DAN PENGUKURAN

6. Melaksanakan pemantauan dan pengukuran

a) Pelaksanaan programb) Pencapaian KPI

7. Menyediakan laporan program dalam tempoh 30 hari setelah program selesai.

D. KEBERKESANAN

Kajian semula;1. Menjalankan mesyuarat

/perbincangan kajian semula / post mortem untuk mengenal pasti kekuatan dan kelemahan pelaksanaan program

2. Membuat tindakan susulan berdasarkan keputusan mesyuarat kajian semula / post mortem

Sekiranya terdapat langkah-langkah yang tidak mematuhi spesifikasi ambil tindakan pembetulan merujuk PK15 Kawalan Ke Atas Ketidakakuran Produk/ Perkhidmatan

Minit Mesyuarat/Nota perbincangan

Mekanisme Pemantauan

Laporan pemantauan

Dokumentasi/Laporan

Senarai Kehadiran

Minit Mesyuarat / nota perbincangan /Surat arahan/ Memo

Laporan tindakan susulan

6. REKOD KUALITI

BIL JENIS REKOD TEMPOH LOKASI

SIMPANAN

1 Kertas kerja / Pelan Tindakan 1 Tahun

Bahagian/ Unit2

Laporan : a.Program

b.Tindakan Susulan

c.Penambahbaikan

1 Tahun

3 Minit mesyuarat 1 Tahun