1eqdoc.unimap.edu.my/dokumen/doc/proseduroperasi/prosedur... · web viewterima status pelajar dari...

UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS

Prosedur KualitiPENDAFTARAN KURSUS PELAJAR

No Rujukan PK.UniMAP.(0).06Tarikh Kuatkuasa 2 Julai 2009

No Keluaran :No Pindaan :

0100

Mukasurat 1/16

PROSEDUR

PENDAFTARAN KURSUS PELAJARPK.UniMAP.(O).06

Disediakan oleh : Disemak oleh :

PENOLONG PENDAFTAR WAKIL PENGURUSAN

Diluluskan oleh :

___________________________________________________ (Tn. Hj. Rusli Hj. Abd. Hamid)

PendaftarUniversiti Malaysia Perlis

Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja

Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan





0100

Mukasurat 2/16

1. OBJEKTIF

Prosedur ini adalah garis panduan bagi memastikan perancangan

pendaftaran kursus pelajar dapat berjalan dengan rapi dan pelaksanaan

pendaftaran kursus dapat dijalankan dengan lancar dalam tempoh yang

ditetapkan.

2. SKOPProsedur ini digunapakai oleh semua staf dan semua pelajar yang terlibat

semasa proses pendaftaran kursus pelajar.

3. SINGKATAN







0100

Mukasurat 3/16

PP : Penolong Pendaftar

BPA-UKR : Bahagian Pengurusan Akademik, Unit Kemasukan dan

Rekod Pelajar

BPA-UP : Bahagian Pengurusan Akademik, Unit Peperiksaan

BPA-US : Bahagian Pengurusan Akademik, Unit Senat

PPK : Pusat Pengajian Kejuruteraan

ICT : Pusat Teknologi Maklumat dan Komunikasi

IUS : Integrated University System

PTM : Pegawai Teknologi Maklumat

PA : Penasihat Akademik

RPS : Rakan Pendamping Siswa

P : Percubaan (pelajar yang mendapat PNGK 1.99 ke

bawah)

DPA : Dekan Pengurusan Akademik

PTO : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi)

Dk PPK : Dekan Pusat Pengajian Kejuruteraan







0100

Mukasurat 4/16

4. DEFINISI

Pendaftaran kursus : Setiap pelajar UniMAP yang akan memulakan

semester baru diwajibkan mendaftar kursus bagi

semester berkenaan mengikut tarikh-tarikh yang

telah ditetapkan.

Pendaftaran lewat : Pelajar yang mendaftar kursus melepasi tarikh

pendaftaran wajib kursus yang di benarkan.

(minggu ke-3)

Percubaan : Pelajar yang mendapat PNGK 1.99 ke bawah

5. DOKUMEN RUJUKAN







0100

Mukasurat 5/16

Bil. Jenis Dokumen Lokasi No. Rujukan

5.1 Manual Kualiti Bilik Rekod PUSPEK MK-UniMAP-01

5.2 Buku Panduan Akademik UniMAP (Ijazah Sarjana Muda)

Pejabat Pengurusan Akademik

DS.UniMAP.(O).06-01/ Buku Panduan Akademik UniMAP (Ijazah Sarjana Muda)

5.3Buku Peraturan Akademik Program Ijazah Sarjana Muda (Pengajian Sepenuh Masa)

Pejabat Pengurusan Akademik

DS.UniMAP.(O).06-02/ Buku Peraturan Akademik Program Ijazah Sarjana Muda (Pengajian Sepenuh Masa)

TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN







0100

Mukasurat 6/16

A. Pelajar Berdaftar

Tanggungjawab Tindakan

PP BPA-UKR / PP BPA-USP

1. Kursus-kursus yang akan ditawarkan pada sesuatu semester perlu mendapat kelulusan Senat Universiti.

PP BPA-UKR2. Hebahan maklumat pendaftaran kursus

dikeluarkan melalui Portal UniMAP dan e-mel.

PTM 3 Memasukkan senarai penawaran kursus yang telah diluluskan oleh Senat Universiti ke dalam IUS Pelajar.

PP BPA-UKR 4. Memasukkan jadual waktu kuliah dan aktifkan akses capaian pelajar ke dalam IUS Pelajar.

PP PPK 5. Memasukkan kuota dan senarai tenaga pengajar bagi setiap kursus yang akan ditawarkan ke dalam IUS Pelajar.







0100

Mukasurat 7/16

Pelajar PA/RPS

6.

Pelajar mendaftar kursus secara ’online’ dalam tempoh wajib pendaftaran. (rujukan hebahan maklumat pendaftaran kursus) dan perlu mendapatkan pengesahan pendaftaran kursus daripada PA/RPS.

PA / RPSPelajar

7. PA / RPS membuat pengesahan pendaftaran kursus pelajar didalam sistem, jika tidak lulus pelajar perlu daftar kursus semula.

PP DPA / DPA 8. PP DPA / DPA akan memantau pengesahan pendaftaran kursus yang di lakukan oleh RPS.

Pelajar / PP UKR / PTO UKR/

PP PPK

9. Tambah/gugur kursus secara ’online’ dibenarkan selama dua (2) minggu dari tarikh pendaftaran. (tidak melibatkan semua pelajar)(Borang HEA-11 Borang Tambah Kursus digunakan bagi pelajar-pelajar yang membuat penambahan kursus selepas tamat tempoh tambah/gugur secara ’online’ dengan kelulusan Dekan PPK (tidak melibatkan semua pelajar))

10. Pendaftaran selepas tamat tarikh wajib (minggu ke-3) perlu menggunakan Borang HEA-09 (Borang Pendaftaran Kursus Lewat) dan mendapat perakuan Dekan PPK dan PP UKR / PP PPK mendaftarkan kursus pelajar. (hanya untuk pelajar lewat sahaja)







0100

Mukasurat 8/16

11. Gugur kursus menggunakan Borang HEA-10 (Borang Gugur Kursus) dibenarkan mulai minggu ketiga (3) sehingga minggu keenam (6) dengan mendapat ulasan Pensyarah dan kelulusan Dekan PPK, borang diserahkan kepada UKR untuk dikemaskini di dalam IUS Pelajar. (tidak melibatkan semua pelajar)

12. Tarik diri kursus dibenarkan mulai minggu ketujuh (7) sehingga minggu kedua belas (12) dengan menggunakan Borang HEA-19 (Borang Tarik Diri Kursus) dengan mendapat ulasan Pensyarah dan kelulusan Dekan PPK, borang diserahkan kepada UKR untuk dikemaskini dalam IUS. (tidak melibatkan semua pelajar)

Dk PPK 13. Dekan membuat kelulusan / penolakan.

PTO UKR 14. PTO UKR mengemaskini rekod pendaftaran kursus tarik diri di dalam IUS jika diluluskan. Bagi permohonan yang tidak diluluskan, ia dianggap terbatal dengan sendirinya







0100

Mukasurat 9/16

B. Pelajar Sedia Ada Yang Berstatus Percubaan

PP BPA-UP 1. Senaraikan nama-nama pelajar yang mendapat status P dan serahkan kepada PTM.

PTM 2. Terima status pelajar dari Unit Peperiksaan dan seterusnya menyekat akses IUS Pelajar kepada pelajar yang berstatus P.

Pelajar 3. Pelajar berstatus P perlu mendapat kelulusan PA/RPS sebelum mendaftar dengan menggunakan Borang HEA-09b (Borang Pendaftaran Kursus Pelajar Berstatus P) dengan mendapat perakuan Dekan.

PTO PPK 4. PTO PPK merekodkan pendaftaran kursus di dalam IUS

Pelajar 5. Slip pendaftaran kursus perlu dicetak oleh pelajar untuk simpanan pelajar.







0100

Mukasurat 10/16

7. REKOD KUALITI

Bil Jenis Rekod Rujukan Lokasi Tempoh Simpanan

7.1 Salinan Borang HEA-09 Borang Pendaftaran Kursus Lewat

FRK.UniMAP.(O).06-02/Fail Peribadi Pelajar Mengikut Sidang

PPK 7 Tahun

7.2 Salinan Borang HEA-09a Borang Pendaftaran Kursus


PPK 7 Tahun

7.3 Salinan Borang HEA-09b Borang Pendaftaran Kursus Pelajar Berstatus P


PPK7 Tahun

7.4 Salinan Borang HEA-10 Borang Gugur Kursus


PPK7 Tahun

7.5 Salinan Borang HEA-11 Borang

Tambah Kursus


PPK 7 Tahun

7.6 Salinan Borang HEA-19 Borang Tarik Diri Kursus


PPK 7 Tahun

7.7 Senarai Pelajar Mendaftar Mengikut Kursus

FRK.UniMAP.(O).06-08/http://10.101.1.27:8888/stud_subject/menu_sem.jsp

Portal7 Tahun

8. LAMPIRAN







0100

Mukasurat 11/16

No. Lampiran Tajuk

Lampiran 1 - Carta Alir Prosedur Kursus

LAMPIRAN 1Carta Alir Prosedur Pendaftaran Kursus PelajarA. Pelajar Berdaftar







0100

Mukasurat 12/16

Orang Yang Bertanggungjawab

Carta Aliran Proses Kerja Rekod/AP/PA

Mula

PP BPA-UKR / PP BPA-US

1. Kursus-kursus yang akan ditawarkan pada sesuatu semester perlu mendapat kelulusan Senat Universiti.

PP BPA-UKR2. Hebahan maklumat pendaftaran kursus dikeluarkan melalui Portal UniMAP dan e-mel.

PTM 3. Memasukkan jadual waktu kuliah dan aktifkan akses capaian pelajar ke dalam IUS Pelajar

PP BPA-UKR 4. Memasukkan senarai penawaran kursus yang telah diluluskan oleh Senat Universiti ke dalam IUS Pelajar.

PP PPK 5. Memasukkan kuota dan senarai tenaga pengajar bagi setiap kursus yang akan ditawarkan ke dalam IUS Pelajar.

Pelajar 6. Pelajar mendaftar kursus secara ’online’ dalam tempoh wajib pendaftaran. (rujukan hebahan maklumat pendaftaran kursus) dan perlu mendapatkan pengesahan pendaftaran kursus daripada



A

Tidak Lulus





0100

Mukasurat 13/16

PA/RPS.

PA / RPS

Pelajar

PP DPA / DPA

Pelajar

7. PA/RPS membuat pengesahan pendaftaran kursus pelajar, jika tidak lulus pelajar perlu daftar kursus semula.

8. PP DPA / DPA akan memantau pengesahan pendaftaran kursus yang di lakukan oleh RPS.

9. Tambah/gugur kursus secara ’online’ dibenarkan selama dua (2) minggu dari tarikh pendaftaran. (tidak melibatkan semua pelajar)(Borang HEA-11 Borang Tambah Kursus digunakan bagi pelajar-pelajar yang membuat penambahan kursus selepas tamat tempoh tambah/gugur secara ’online’ dengan kelulusan Dekan PPK (tidak melibatkan semua pelajar))

Borang HEA-11 (Borang Tambah Kursus)

10. Pendaftaran selepas tamat tarikh wajib (minggu ke-3) perlu menggunakan Borang HEA-09 Borang Pendaftaran Kursus Lewat dan mendapat perakuan Dekan PPK dan PP PPK mendaftarkan kursus pelajar. (hanya untuk pelajar lewat sahaja)

Borang HEA-09 (Borang Pendaftaran Kursus Lewat)

11. Gugur kursus menggunakan Borang HEA-10 Borang Gugur Kursus dibenarkan mulai minggu ketiga (3) sehingga minggu keenam (6) dengan mendapat ulasan Pensyarah dan kelulusan Dekan PPK. borang diserahkan kepada UKR untuk dikemaskini di dalam IUS Pelajar. (tidak melibatkan semua pelajar)

Borang HEA-10 (Borang Gugur Kursus)



Lulus

A





0100

Mukasurat 14/16

12. Tarik diri kursus dibenarkan mulai minggu ketujuh (7) sehingga minggu kedua belas (12) dengan menggunakan Borang HEA-19 (Borang Tarik Diri Kursus) dengan mendapat ulasan Pensyarah dan kelulusan Dekan PPK, borang diserahkan kepada UKR untuk dikemaskini dalam IUS. (tidak melibatkan semua pelajar)

Borang HEA-19 (Borang Tarik Diri Kursus)

Dk PPK13. Dekan membuat kelulusan / penolakan.

PTO UKR14. PTO UKR mengemaskini rekod pendaftaran kursus tarik diri di dalam IUS.

PP PPK Tamat

.



Lulus

Tidak Lulus





0100

Mukasurat 15/16

B. Pelajar Berdaftar Berstatus Percubaan

Orang Yang Bertanggungjawab

Carta Aliran Proses Kerja Rekod/AP/PA

Mula

PP BPA-UP 1. Senaraikan nama-nama pelajar yang mendapat status P dan serahkan kepada PTM.

PTM 2. Terima status pelajar dari Unit Peperiksaan dan seterusnya menyekat akses IUS Pelajar kepada pelajar yang berstatus P.

Pelajar 3. Pelajar berstatus P perlu mendapat kelulusan PA/RPS sebelum mendaftar dengan menggunakan Borang HEA-09b Borang Pendaftaran Kursus Pelajar Berstatus P dengan mendapat perakuan Dekan.

Borang HEA-09b

Borang

Pendaftaran

Kursus Pelajar

Berstatus P



B





0100

Mukasurat 16/16

4. PPK mengemaskini rekod pendaftaran kursus di dalam IUS.

Pelajar5. Slip pendaftaran kursus perlu dicetak oleh pelajar untuk simpanan pelajar.

Tamat



1eqdoc.unimap.edu.my/dokumen/doc/proseduroperasi/prosedur... · web viewterima status pelajar dari...

Documents