AUDIT PENDAHULUAN

Audit pendahuluan dilakukan dalam rangka mempersiapkan audit lebih dalam. Audit ini

lebih ditekankan pada usaha untuk memperoleh informasi latar belakang tentang objek

audit. Beberapa hal penting yang harus diperhatikan berkaitan dengan pelaksanaan audit

ini, antara lain:

1. Pemahaman auditor terhadap objek audit

2. Penentukan tujuan audit

3. Penentuan ruang lingkup

4. Review terhadap peraturan dan perundang-undangan yang berkaitan dengan objek

audit.

5. Pengembangan kriteria awal dalam audit

1. Pemahaman auditor terhadap objek audit

Kebanyakan pendokumentasian dan proses perolehan pemahaman diselesaikan bahkan

sebelum auditor melakukan audit. Studi awal yang dilakukan auditor mencakup

penelaahan atas kertas kerja tahun sebelumnya, temuan-temuan audit, bagan organisasi,

dan dokumen-dokumen lain yang akan membantu untuk lebih memahami subyek audit.

Pada banyak kondisi, studi awal akan dilakukan di kantor pusat, meskipun banyak auditor

saat ini dapat mengakses informasi secara elektronik dari lokasi yang jauh. Jika audit

merupakan satu di antara serangkaian penugasan rutin, auditor akan terlebih dahulu

melihat dokumen permaen untuk operasi tertentu. Dokumen permanen berisi salinan

laporan audit terdahulu dan jawaban-jawaban serta informasi relevan lainnya tentang

aktivitas yang akan diaudit. Dokumen tersebut memberikan semacam pandangan

menyeluruh bagi auditor, masalah-masalah yang sebelumnya ditemukan, dan langkah-

langkah yang diambil atau janji-janji untuk menyelesaikannya. Bila audit merupakan

bagian penugasan rutin atau merupakan penugasan baru, penelaahan literature yang ada

mengenai subjek tersebut merupakan hal penting. Literatur mengenai audit telah

berkembang dengan cepat, dan cakupan yang terdapat dalam buku teks audit, hasil-hasil

penelitian dan tulisan-tulisan terus-menerus meningkat. Banyak auditor juga mencari

buku dan penelitian di bidang audit, khususnya untuk topik-topik terbaru. Misalnya, jika

auditor sedang melaksanakan audit untuk pertama kali untuk beberapa aspek operasi

sebuah agensi periklanan, bacaan yang relevan untuk ditelaah bisa jadi mencakup bacaan

yang terkait dengan industry periklanan, dan juga literature audit lainnya yang sesuai.

Objek audit meliputi keseluruhan perusahaan dan/atau kegiatan yang dikelola oleh

perusahaan tersebut dalam rangka mencapai tujuannnya. Setiap objek audit memiliki

wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda sesuai dengan karakteristik dan

system pendelegasian wewenang yang diselenggarakan pada perusahaan tersebut. Dalam

suatu divisi yang dikelola secara terdesantralisasi, manajer divisi memiliki wewenang dan

tanggung jawab untuk mengatur divisi tersebut seperti suatu perusahaan yang berdiri

sendiri. Perencanaan, pengelolaan, pengendalian, pengambilan keputusan yang berkaitan

dengan divisi tersebut menjadi wewenang dan tanggung jawab manajer divisi, yang akan

dipertanggungjawabkan bersamaan dengan penyajian laporan divisi kepada manajemen

pusat. Suatu divisi dapat berupa anak perusahaan, segmen bisnis atau cabang dari suatu

perusahaan. Departemen dalam suatu perusahaan memiliki wewenang dan tanggung

jawab utama pada departemen tersebut. Manajer pemasaran memiliki keputusan di

bidang pemasaran.

Untuk mencapai tujuannya, objek audit menetapkan berbagai program yang

pelaksanaannya dijabarkan ke dalam berbagai bentuk kegiatan. Setiap program-

program/aktivitas yang diselenggarakan pada setiap departemen/divisi harus selaras

dengan tujuan perusahaan secara keseluruhan. Oleh karena itu, auditor harus memahami

tujuan perusahaan dan berbagai program/aktivitas yang diselenggarakan untuk

mendapatkan pemahaman tentang keselarasan tujuan tersebut.

Dalam pemahaman terhadap objek audit, auditor harus mendapatkan informasi tentang

sumber daya (kapasitas aktivitas) yang dimiliki objek audit dalam melaksanakan berbagai

kegiatan. Di samping itu, metode operasi (cara pelaksanaan kegiatan) juga harus menjadi

perhatian penting karena dari hubungan antara metode operasi dengan ketersediaan

sumber daya, auditor akan mendapatkan informasi awal apakah suatu kegiatan telah

dilaksanakan dengan ekonomis, efisien dan efektif dalam mencapai tujuannya.

Pendokumentasian merupakan beberapa langkah yang akan mengarah pada pertemuan

awal antara auditor dengan manajer klien. Pembuatan daftar pengingat dan daftar isi awal

untuk kertas-kerja merupakan beberapa hal yang dilakukan pada saat pendokumentasian.

Auditor juga membuat kuesioner yang akan digunakan dalam wawancara dan diskusi

dengan manajer klien dan yang lainnya.

Dalam setiap permulaan audit, auditor kadang kala bingung, “ Apa yang akan dikerjakan

selanjutnya? “ Meskipun setiap penugasan audit tidak sama, namun terdapat langkah-

langkah awal tertentu yang berlaku untuk setiap audit. Langkah-langkah ini harus dicatat

dalam daftar pengingat, sehingga memudahkan pekerjaan. Sebelum auditor mulai

melakukan instruksi-instruksi yang terdapat pada daftar, sebaiknya disiapkan dulu daftar

isi dibagian pertama kertas kerja. Langkah ini dilakukan sebelum tahap perencanaan

audit. Daftar isi akan memaksa auditor untuk (1) mendaftar masalah-masalah tertentu

yang harus ditangani seiring dengan kemajuan penugasan dan (2) membuat acuan kertas

kerja.

Penelaahan awal yang dilakukan auditor akan memberikan pandangan yang cukup bagi

auditor untuk menghasilkan pertanyaan-pertanyaann yang cerdas tentang entitas yang

diaudit. Tak seorang pun mengharapkan auditor menjadi ahli pada aktivitas yang diaudit,

namun diharapkan setidaknya mereka memiliki pemahaman umum mengenai aktivitas

tersebut. Penelaahan umumnya akan menghasilkan sebuah daftar yang dikembangkan

dari catatan-catatan berikut : dokumen permanen, laporan audit dan kertas kerja tahun

sebelumnya. Dari bahan-bahan ini, auditor dapat merancang kuesioner untuk (1)

memenuhi tujuan audit mereka dan (2) bertemu manajer klien pada pertemuan awal.

Pertemuan auditor dengan manajer klien memberi peluang bagi auditor untuk

menjelaskan tujuan dan pendekatan audit yang akan dilakukan. Dalam pembahasan

dengan manajer dan supervisor, auditor menjelaskan tujuan, sasaran, standar operasi,

serta risiko bawaannya. Waktu dan pertemuan harus diatur terlebih dahulu. Jika

memungkinkan, hindari kunjungan mendadak, meskipun audit yang tidak diberitahukan

terlebih dahulu mungkin perlu untuk dilakukan dalam audit kas, audit keamanan, atau

hal-hal lain yang cukup rawan. Klien yang siap akan memberikan lebih banyak informasi,

dan kesalahan informasi yang disengaja oleh klien akan cenderung dideteksi dalam

pelaksanaan audit sesungguhnya. Mungkin tidak ada keahlian yang lebih penting bagi

auditor dari wawancara. Teknik-teknik wawancara yang baik membuat orang merasa

nyaman, membuat mereka ingin memberi informasi, bekerjasama dalam audit, dan

mudah-mudahan membuat penugasan audit berhasil. Survey pendahuluan akan

berlangsung lancar dan sistematis jika auditor memiliki pandangan yang jelas mengenai

apa yang ingin dicapai. Dalam kebanyakan audit, informasi penting dapat

diklasifikasikan ke dalam empat fungsi dasar manajemen: perencanaan,

pengorganisasian, pengarahan dan control. Pengamatan dalam arti umum, terus dilakukan

selama audit pendahuluan. Melalui pengamatan yang gigih dan Tanya jawab yang cerdas,

Auditor harus membuat kesimpulan sementara secara umum atas pemahamannya

terhadap objek audit. Berbagai informasi yang diperoleh dalam tahap ini, termasuk

indikasi adanya kelemahan-kelemahan yang perlu diperbaiki menjadi dasar dalam

membuat kesimpulan tersebut. Walaupun kesimpulan ini bersifat sementara, berbagai

temuan yang diperoleh pada tahap ini terutama indikasi adanya kelemahan-kelemahan

yang perlu diperbaiki, dapat digunakan sebagai dasar sementara untuk menentukan

tujuan, ruang lingkup, tujuan audit dan penentuan kriteria serta bukti-bukti yang

diperlukan.

Auditor harus mengomunikasikan dengan atasan pengelola objek atau pemberi tugas

audit tentang pemahamannya terhadap berbagai program/aktivitas objek audit untuk

menghindari terjadinya kesalahpahaman. Komunikasi ini lebih efektif jika dilakukan

secara tertulis, dengan meminta tanggapan pemberi tugas audit tentang hal-hal berikut:

1. Informasi yang mendukung tujuan audit.

2. Informasi yang mengarahkan ruang lingkup audit.

3. Informasi yang mengarah pada tujuan audit

Di samping mendapatkan tanggapan tentang hal-hal tersebut, auditor juga harus

mendapatkan tanggapan tentang kesimpulan umum yang telah diajukannya untuk

memantapkan hasil kesimpulan auditor.

2. Penentuan Tujuan Audit

Selama survey pendahuluan, Auditor harus menentukan tujuan aktivitas yang diaudit-

bukan tujuan audit yang akan ditetapkan selanjutnya, melainkan tujuan aktivitas itu

sendiri. Tujuan audit harus mengacu pada alasan mengapa harus dilakukan pada objek

audit dan didasarkan pada penugasan audit. Jika tujuan-tujuan ini tidak dipahami dengan

baik, maka audit bisa kehilangan manfaatnya. Mendapatkan gambaran tujuan aktivitas

yang tepat dan kesesuaian misinya dengan sasaran strategis perusahaan merupakan

cerminan profesionalisme auditor. Penugasan audit biasanya memberikan tujuan audit

dalam lingkup yang luas. Terhadap hal ini auditor harus menggunakan keahlian

professionalnya untuk merumuskan tujuan audit yang lebih rinci. Beberapa alasan yang

mendasari diperlukannya audit manajemen termasuk di antaranya:

1. Terjadinya pemborosan dan ketidakefisienan penggunaan sumber daya perusahaan.

2. Tujuan yang telah ditetapkan tidak tercapai.

3. Adanya alternative yang lebih baik dalam pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.

4. Terjadinya penyimpangan dalam penggunaan sumber daya

5. Adanya penyimpangan terhadap peraturan dan kebijaksanaan perusahaan.

6. Sistem informasi dan pelaporan kurang baik.

Dalam merumuskan tujuan ini, auditor dapat melakukannya dengan cara sebagai berikut:

1. Mengindentifikasi tujuan yang ada, mungkin mempunyai arti penting pada pemberi

tugas.

2. Mempertimbangkan tujuan audit yang telah ditetapkan pada masa sebelumnya.

3. Membahas dengan pemberi tugas dan pengelola objek audit

Jika auditor memiliki wewenang yang besar untuk menentukan tujuan audit, harus

memperhatikan dengan cermat tentang arti penting dan risiko yang berkaitan dengan

audit tersebut. Kedua hal ini dapat memberikan petunjuk/indikasi tentang bidang-bidang

yang harus diuji dalam audit. Dalam penentuan tujuan audit, auditor harus

memperkirakan dan mengukur dengan cermat apakah:

1. Sasaran dapat memungkinkan untuk diaudit.

2. Sumber daya cukup tersedia untuk melaksanakan audit.

3. Waktu pelaksanaan yang tersedia cukup untuk audit.

Faktor-faktor ini memberikan gambaran kepada auditor tentang apakah audit dapat

dilaksanakan dan dapat terselesaikan dalam waktu yang ditentukan.

Auditor harus membedakan tujuan, sasaran dan standar. Tujuan berasal dari bahasa latin

objectum, yang secara harfiah berarti sesuatu yang dilontarkan sebelum (pikiran).

Arti penting program/aktivitas sangat berpengaruh dalam rangka penentuan tujuan audit.

Besarnya anggaran yang dikelola dalam program/aktivitas, kebijakan-kebijakan penting

yang mendasarinya dan adanya aktivitas yang memerlukan perbaikan harus diperhatikan

dengan baik. Dalam menentukan tujuan audit, auditor harus lebih menekankan pada

aktivitas yang memerlukan perbaikan.

Penentuan tujuan audit harus memerhatikan berbagai risiko kegagalan yang mungkin

terjadi, baik risiko tidak tercapainya tujuan objek audit maupun tujuan audit itu sendiri.

Beberapa hal berikut ini mengandung risiko kegagalan tinggi terhadap keberhasilan

pencapaian tujuan audit yang harus diperhatikan auditor:

1. Tujuan objek audit yang beraneka ragam dan tidak konsisten.

2. Tujuan objek audit yang kurang jelas.

3. Kegiatan objek audit yang rumit dan kompleks

4. Pengendalian yang lemah

5. Perubahan-perubahan yang tidak terencana dan perputaran karyawan yang tinggi

6. Perubahan lingkungan objek audit.

Tujuan audit yang ditentukan auditor harus sesuai dengan yang diinginkan pemberi tugas.

Hasil dari berbagai analisis yang dilakukan terhadap factor-faktor yang mempengaruhi

penentuan tujuan audit, harus dikomunikasikan kepada pemberi tugas audit untuk

mendapatkan kesamaan sudut pandang dalam penentuan tujuan audit.

3.Penentuan Ruang lingkup

Ruang lingkup audit menunjukkan luas (area) dari tujuan audit. Beberapa hal penting

yang merupakan keinginan dari pemberi tugas harus diperhatikan dalam menentukan

ruang lingkup audit. Di samping itu, penentuan ruang lingkup audit harus mengacu pada

tujuan audit yang telah ditetapkan. Tujuan audit adalah target yang akan diaudit. Dalam

target ini terkandung pertanyaan auditor yang jawabannya akan diperoleh melalui proses

dan kesimpulan hasil audit.

4.Penelaahan terhadap Peraturan dan kebijakan yang berkaitan dengan objek audit

Penelaaan ini bertujuan untuk memperoleh informasi tentang peraturan-peraturan yang

berhubungaan dengan objek audit baik bersifat umum maupun yang berhubungan khusus

dengan berbagai program/aktivitas yang diselenggarakan pada objek audit. Dalam

penelaahan ini auditor dapat memahami bata-batas wewenang objek audit dan berbagai

program yang dilaksanakan dalam mencapai tujuannya. Peraturan dan kebijakan yang

ditetapkan oleh objek audit dapat berupa adopsi terhadap peraturan yang ditetapkan

pemerintah atau yang secara penuh di kembangkan dalam objek audit sebagai penjabaran

strategi dalam meningkatkan kemampuan bersaingnya.

5.Pengembangan Kriteria Awal dalam audit

Kriteria adalah norma atau standar yang merupakan pedoman bagi setiap individu

maupun kelompok dalam melakukan aktivitasnya di dalam perusahaan. Faktor yang

mempengaruhi kriteria yang akan digunakan dalam audit antara lain:

1. Tujuan dari kegiatan yang diaudit

2. Pendekatan audit

3. Aktivitas tujuan audit

Karakteristik kriteria yang baik antara lain:

1.Realistis

2.Dapat dipercaya

3.Bebas dari pengaruh kelemahan manusia

4.Mengarah pada temuan-temuan dan kesimpulan untuk memenuhi kebutuhan informasi

pemberi tugas audit.

5.Dirumuskan secara jelas dan tidak mengandung arti ganda yang dapat menimbulkan

interpretasi yang berbeda.

6.Dapat dibandingkan

7.Diterima semua pihak

8.Lengkap

9.Memerhatikan adanya rentang waktu pada saat suatu kejadian/kegiatan berlangsung.

Dalam pengembangan kriteria ini, auditor dapat mengacu pada beberapa sumber, antara

lain :

1.Undang-undang (peraturan) yang berlaku

2.Kebijakan-kebijakan yang ditetapkan dalam objek audit

3.Norma yang sudah mendapat pengakuan secara umum

4.Kriteria yang digunakan pada objek audit sejenis

5.Pengalaman auditor dalam tugas-tugas audit sebelumnya pada objek audit sejenis

6. Kesimpulan Hasil audit

Dari hasil audit pendahuluan, auditor harus membuat kesimpulan atas hasil audit

pendahuluan yang telah dilakukan. Kesimpulan ini menjadi dasar dalam menentukan

langkah-langkah yang akan diambil dalam tahapan audit selanjutnya. Audit pendahuluan

yang dilakukan dengan baik biasanya menghasilkan sejumlah informasi yang bermanfaat.

Data yang dikumpulkan dapat mengindentifikasi hal-hal penting dan masalah-masalah

yang ada serta membantu auditor memutuskan apakah pemeriksaan lanjutan diperlukan.

Pada tahap ini pula auditor seharusnya sudah menetapkan tujuan audit walaupun masih

bersifat sementara. Kesimpulan hasil audit pendahuluan memuat tentang hal-hal sebagai

berikut :

1. Daftar bidang/kegiatan yang mengandung kelemahan, yang akan dijadikan tujuan audit

pada tahap audit selanjutnya.

2. Alasan mengapa bidang/kegiatan tersebut memerlukan audit lanjutan

3.Temuan-temuan sementara yang diperoleh berkaitan dengan bidang/kegiatan yang

termasuk dalam daftar bidang/kegiatan yang masih mengandung kelemahan, berdasarkan

kriteria yang telah ditetapkan.

4.Rekomendasi sementara yang diajukan untuk memperbaiki kelemahan-kelemahan yang

ada.

5.Tindakan-tindakan perbaikan yang sudah dilakukan objek audit berdasarkan

rekomendasi sementara yang diberikan auditor sebelumnya.

6.Bukti-bukti yang diperoleh pada audit selanjutnya berkaitan dengan tujuan audit

sementara yang telah ditetapkan.

Jika audit pendahuluan memberi keyakinan adanya system, control, pengawasan, dan

manajemen yang baik, maka bisa menjadi dasar keputusan tidak dilakukannya audit.

Sumber daya audit biasanya langka, dan kebanyakan organisasi audit memiliki lebih

banyak proyek dibandingkan auditor yang akan melakukannya. Tidak masuk akal untuk

menghabiskan waktu audit yang berharga hanya untuk mengejar pengujian transaksi jika

kelihatannta system control itu sendiri akan menunjukkan semua transaksi yang memiliki

kelemahan material.

Dalam situasi program audit akan disiapkan dan pekerjaan lapangan akan dilakukan,

mungkin berguna untuk membuat ringkasan hasil survey dan melaporkan secara informal

ke manajemen.

Program Auditing

Program audit merupakan pedoman bagi auditor dan merupakan satu kesatuan dengan

supervise audit dalam pengambilan langkah-langkah audit tertentu. Langkah-langkah

audit dirancang untuk (1) mengumpulkan bahan bukti dan (2) untuk memungkinkan

auditor internal mengemukakan pendapat mengenai efisiensi, keekonomisan, dan

efektivitas aktivitas yang akan diperiksa. Program tersebut berisi arahan-arahan

pemeriksaan dan evaluasi informasi yang dibutuhkan untuk memenuhi tujuan-tujuan

audit dalam ruang lingkup penugasan audit.

Pendek kata, program audit dirancang untuk menjadi pedoman bagi auditor mengenai :

• Apa yang akan dilakukan

• Kapan akan dilakukan

• Siapa yang akan melakukannya

• Berapa lama waktu yang dibutuhkan

Program audit merupakan alat yang menghubungkan survei pendahuluan dengan

pekerjaan lapangan. Dalam survei pendahuluan, auditor mengidentifikasi tujuan operasi,

risiko, kondisi-kondisi operasi, dan control yang diterapkan. Dalam pekerjaan lapangan

mereka mengumpulkan bahan bukti tentang efektivitas system control, efisiensi operasi,

pencapaian tujuan, dan dampak risiko terhadap perusahaan.

Program audit yang disusun dengan baik bisa memberikan banyak manfaat, yaitu :

• Memberikan rencana sistematis untuk setiap tahap pekerjaan audit, yang merupakan

suatu rencana yang dapat dikomunikasikan baik kepada supervisor audit maupun kepada

staf audit.

• Menjadi dasar penugasan auditor

• Menjadi sarana pengawasan dan evaluasi kemajuan pekerjaan audit karena memuat

waktu audit yang dianggarkan.

• Memungkinkan supervisor audit dan manajer membandingkan apa yang dikerjakan

dengan apa yang direncanakan.

• Membantu melatih staf-staf yang belum berpengalaman dalam tahap-tahap pelaksanaan

audit.

• Memberi ringkasan catatan pekerjaan yang dilakukan

• Membantu auditor pada audit selanjutnya untuk mengenal lebih dekat jenis-jenis

pekerjaan audit yang dilakukan dan waktu yang dibutuhkan.

• Mengurangi waktu supervise langsung yang dibutuhkan.

• Menjadi titik awal bagi penilai fungsi audit untuk mengevaluasi upaya audit yang telah

dilakukan

Auditor harus menyiapkan program audit segera setelah survey pendahuluan. Program

yang terlambat disusun bisa memiliki kesenjangan dan tidak memadai serta tidak bisa

menetapkan prioritas yang tepat.

Program kerja audit disusun untuk setiap tahapan audit yang dilakukan. Program kerja

audit pendahuluan mencakup pengumpulan informasi umum tentang objek yang diaudit,

cara pelaksanaan prosedur, dan system operasional yang diterapkan dalam perusahaan

tersebut. Dalam tahap audit ini, auditor harus melakukan pengujian pendahuluan atas

informasi yang diperoleh untuk mengindentifikasi aktivitas yang memerlukan perbaikan.

Identifikasi ini disebut possible audit objective. Hasil identifikasi ini kemudian dianalisis

untuk menentukan informasi yang berkembang menjadi tujuan audit sementara. Dari

bukti-bukti sasaran sementara ini auditor kemudian menetapkan langkah-langkah kerja

spesifik yang diperlukan untuk tahap audit berikutnya.

Pada tahap audit pengujian dan review atas pengendalian manajemen, program kerja

audit biasanya memuat langkah-langkah audit yang bertujuan untuk menemukan bagian-

bagian yang mengandung kelemahan pada system pengendalian manajemen (SPM) yang

diterapkan objek audit. Langkah-langkah kerja pada tahap audit ini harus mengarahkan

auditor tidak hanya memperoleh informasi tentang keandalan system pengendalian

manajemen tetapi juga memperoleh bukti-bukti yang diperlukan untuk merumuskan

secara tepat tujuan audit sementara menjadi tujuan audit yang sesungguhnya.

Sedangkan program kerja audit untuk tahap audit lanjutan, memuat langkah-langkah rinci

untuk mendapatkan bukti yang cukup, material dan relevan dalam mendukung temuan-

temuan yang menjadi dasar rekomendasi. Program kerja audit pada tahap audit ini, harus

memberikan panduan kepada auditor dalam pengembangan temuan yang dilakukannya.

Setiap program kerja audit biasanya mengandung empat hal pokok yaitu:

1. Informasi pendahuluan, yang memuat:

• Informasi latar belakang mengenai program/aktivitas yang diaudit yang berguna bagi

para auditor dalam memahami dan melaksanakan program kerja auditnya. Bagian ini

harus disajikan seringkas mungkin.

• Komentar berbagai pihak yang berkompeten berkaitan dengan tujuan audit, termasuk

komentar auditor sendiri.

2. Pernyataan tujuan audit, menyajikan tentang:

• Tujuan yang ingin dicapai berkaitan dengan permasalahan yang dihadapi dan perbaikan

yang diharapkan dapat tercapai.

• Cara pendekatan audit yang dipilih

• Pola pelaporan yang dikehendaki

3. Instruksi-instruksi khusus

4. Langkah-langkah kerja

Beberapa ketentuan yang harus diperhatikan dalam menyusun program kerja audit:

1. Tujuan audit harus dinyatakan secara jelas dan harus dapat dicapai atas dasar pekerjaan

yang direncanakan dalam program kerja audit.

2. Program kerja audit harus disusun sesuai dengan penugasan yang bersangkutan

3. Setiap langkah kerja harus berbentuk instruksi-instruksi mengenai pekerjaan yang

harus dilakukan.

4. Setiap langkah kerja harus merinci pekerjaan yang harus dilakukan disertai alasan-

alasannya.

5. Program kerja audit harus menggambarkan urutan prioritas langkah-langkah kerja yang

harus dilaksanakan.

6. Program kerja audit harus fleksibel dan setiap perubahan yang dilakukan harus dengan

persetujuan atasan auditor.

7. Program kerja audit hendaknya hanya berisi informasi yang perlu untuk melaksanakan

audit dan evaluasi secara tepat.

8. Program kerja audit tidak boleh memuat perintah untuk memperoleh informasi yang

telah ada dalam permanent file.

9. Program kerja audit harus menyertakan taksiran-taksiran waktu yang diperlukan sesuai

dengan rencana kerja audit untuk melaksanakan kegiatan yang bersangkutan.

Pertemuan ke – 4 :Tahapan Audit Manajemen

Tahapan Audit Manajemen

Ada beberapa tahapan yang harus dilakukan dalam audit manajemen. Secara garis besar

dapat dikelompokkan menjadi lima, yaitu:

1. Audit Pendahuluan

2. Review dan pengujian pengendalian manajemen

3. Audit terinci

4. Pelaporan

5. Tindaklanjut

1. Audit Pendahuluan

Kompleksitas operasi yang terdapat pada perusahaan saat ini mungkin sulit dan membuat

frustasi untuk dipelajari. Banyak auditor sangat berharap mereka mengetahui kerumitan

operasi yang diaudit pada saat audit mulai dilakukan, sebagaimana kemudian ketahui

pada saat audit telah selesai. Audit pendahuluan dapat menjadi senjata terbaik bagi

auditor untuk memperoleh pemahaman, informasi, dan perspektif yang dibutuhkan untuk

mendukung kesuksesan tersebut.

Audit pendahuluan dilakukan untuk mendapatkan informasi latar belakang terhadap

objek yang diaudit. Di samping itu, pada audit ini juga dilakukan penelaahan terhadap

berbagai peraturan, ketentuan dan kebijakan berkaitan dengan aktivitas yang diaudit,

serta menganalisis berbagai informasi yang telah diperoleh untuk mengindentifikasi hal-

hal yang potensial mengandung kelemahan pada perusahaan yang diaudit. Auditor

mungkin menggunakan daftar pertanyaan, flow chart, Tanya jawab, laporan manajemen,

dan observasi dalam pelaksanaan audit pendahuluan. Daftar pertanyaan terdiri dari

pertanyaan-pertanyaan yang berhubungan dengan masalah yang mempengaruhi

efektivitas, efisiensi dan performa operasi. Auditor kemudian akan menilai jawaban yang

diperoleh, kemudian auditor mengumpulkan bukti-bukti untuk memperkuat jawaban yang

diterima. Beberapa contoh tipe pertanyaan yang dimaksud adalah sebagai berikut :

1. Bagaimana performa operasi dinilai oleh manajemen puncak?

2. Wewenang apa yang telah didelegasikan untuk memenuhi kriteria performa?

3. Apakah performa operasi telah memuaskan?

4. Area mana yang perlu diperhatikan manajemen?

5. Metode apa yang digunakan untuk mengamankan aktiva?

6. Cukupkah atau berlebihankah orang-orang yang ditugaskan dalam operasi?

7. Apakah ada suatu program untuk mengawasi pekerjaan krerikal yang berlebihan atau

duplikasi ?

Untuk membantu memahami arus barang, jasa dan transaksi kemana, dari mana, dan

dalam operasi, auditor dapat ,menelaah atau menyiapkan flowchart, yang merupakan

diagram pictorial operasi. Pada waktu mempelajari flowchart, auditor akan mencari

ineffisensi dan kekurangan pengendalian, seperti operasi yang duplikasi, formulir dari

operasi yang tidak perlu, dan kekurangan pengawasan.

Pada saat auditor akan melakukan Tanya jawab melalui audit, banyak Tanya jawab akan

dilakukan pada audit pendahuluan dengan supervisor operasi yang akan diaudit. Pada

pertemuan ini, auditor harus berusaha membangun hubungan dengan mempromosikan

sikap yang koperatif dengan personil yang diaudit. Kerjasama ini penting untuk

penyelesaian yang efisien dari audit manajemen. Pada pertemuan ini, biasanya auditor

dapat menanyakan pertanyaan antara lain :

1.Laporan dan informasi lain apa yang dbutuhkan untuk mengelola operasi?

2.Apa manfaatnya menyiapkan setiap laporan?

3.Masalah operasi apa yang dialami?

4.Apakah ada program pelatihan?

5.Bagaimana menentukan prioritas operasi?

Dari informasi latar belakang ini, auditor dapat menentukan tujuan audit sementara.

Dalam tahap audit ini auditor dapat menentukan tujuan beberapa audit

sementara.Berdasarkan informasi yang diperoleh dari sumber-sumber ini, auditor juga

dapat menentukan beberapa kriteria yang objektif untuk menilai operasi. Biasanya tidak

ada kriteria yang sempurna, dan auditor harus mengembangkan yang terbaik dalam

keadaan dialaminya. Sebagai contoh, kriteria apa yang akan digunakan untuk menilai

efektivitas bagian pembelian ?

Seseorang dapat melihat volume rupiah yang dibeli dibandingkan dengan personel yang

ada di departemen. Akan tetapi, ia tidak memperhatikan apakah pembelian dilakukan

dengan harga yang paling murah atau tidak. Dengan memperhatikan ini, seseorang

mungkin tidak mempehatikan ketetapan waktu pengiriman produk yang dibeli atau

kualitas produk. Seperti contoh yang diberikan. Maka kriteria yang banyak (multiple

criteria) sering diperlukan. Dengan informasi ini, auditor akan mendesain suatu program

audit untuk menggunakannya sebagai suatu petunjuk untuk mengumpulkan bukti dalam

penilaian akhir suatu operasi.

Walaupun audit pendahuluan dapat menjadi sarana yang baik untuk menganalisis

karyawan dan system, namun bisa menjadi sebuah pencarian yang tak beraturan. Auditor

harus memastikan bahwa waktu dan upaya yang dihabiskan untuk survey pendahuluan

bisa produktif. Audit pendahuluan yang baik akan menghasilkan program audit yang

tepat, dan program audit yang tepat akan menunjang keberhasilan audit. Jadi,

keberhasilan atau kegagalan audit bisa sangat tergantung pada survey. Jika survey

pendahuluan direncakan dan dilaksanakan dengan baik, maka survey tersebut akan

menjadi lebih dari sekedar untuk mendapatkan pemahaman yang efektif ; melainkan juga

menjadi penentu keberhasilan audit.

Audit bisa juga merupakan bagian dari penugasan rutin yang memiliki standard an proses

tertentu; atau bisa juga merupakan respons atas masalah yang berkembang, yang

membutuhkan pengetahuan akan hal baru atau teknik pemeriksaan yang berbeda.

Nyatanya, beberapa praktisi audit telah mengembangkan pendekatan tepat pada waktunya

untuk penjadwalan audit, untuk memastikan bahwa jasa audit siap tersedia sesuai waktu

yang dijadwalkan. Proses penjadwalan audit sedikit banyak juga telah dipengaruhi oleh

pendekatan nilai tambah yang telah diterapkan pada banyak kegiatan audit. Dalam

lingkungan audit yang berorientasi manajemen, pihak yang diaudit lebih cenderung

diposisikan sebagai pelanggan dank lien dan lebih ditekankan untuk memuaskan

pelanggan serta menunjukkan manfaat yang diberikan audit bagi organisasi. Dalam

beberapa situasi, cara pandang nilai tambah telah membuat audit dirasakan menjadi

kebutuhan bagi unit-unit organisasi, sehingga banyak audit yang tidak lagi terpaksa harus

dilakukan, tetapi justru diundang oleh klien.

Sebagaimana halnya filosofi audit yang terus bergeser dan berkembang, pendekatan audit

khusus seperti control self assessment juga makin berkembang. Audit pendahuluan dapat

membantu auditor memutuskan jenis audit yang paling efektif.

Terlepas dari pendekatan audit yang dipilih, survey pendahuluan merupakan sarana

penting untuk membuat auditor lebih memahami tujuan, proses, risiko dan control yang

terkait dengan audit. Auditor sebaiknya melakukan audit pendahuluan dengan tujuh

langkah dasar: melakukan studi awal, mendokumentasikan, bertemu klien, mendapatkan

informasi, mengamati, membuat bagan alir dan melaporkan.

2.Review dan pengujian pengendalian Manajemen

Pada tahap ini auditor melakukan review dan pengujian terhadap pengendalian

manajemen objek audit, dengan tujuan untuk menilai efektivitas pengendalian

manajemen dalam mendukung pencapaian tujuan perusahaan. Dari hasil pengujian ini,

auditor dapat lebih memahami pengendalian yang berlaku pada objek audit sehingga

dengan lebih mudah dapat diketahui potensial-potensial terjadinya kelemahan pada

berbagai aktivitas yang dilakukan. Jika dihubungkan dengan tujuan audit sementara yang

telah dibuat pada audit pendahuluan, hasil pengujian pengendalian manajemen ini dapat

mendukung tujuan audit sementara tersebut menjadi tujuan audit sesungguhnya, atau

mungkin ada beberapa tujuan audit sementara yang gugur, karena tidak cukup (sulit

memperoleh) bukti-bukti yang mendukung tujuan audit tersebut.

3.Audit terinci

Pada tahap ini auditor melakukan pengumpulan bukti yang cukup dan kompeten untuk

mendukung tujuan audit yang telah dilakukan. Pada tahap ini juga dilakukan

pengembangan temuan untuk mencari keterkaitan antara satu temuan dengan temuan

yang lain dalam menguji permasalahan yang berkaitan dengan tujuan audit. Temuan yang

cukup, relevan, dan kompeten dalam tahap ini disajikan dalam suatu kertas kerja audit

(KKA) untuk mendukung kesimpulan audit yang dibuat dan rekomendasi yang

diberikan.Kertas kerja dapat diorganisir berdasarkan sub unit dari usaha yang diaudit

(seperti berdasarkan cabang, bagian), urutan prosedur audit dilaksanakan (seperti audit

pendahuluan, bukti) atau setiap system logis yang mempertinggi pemahaman auditor

terhadap pekerjaan yang dilakukan.

Tujuan mengumpulkan bukti-bukti adalah untuk mendapatkan dasar factual dalam

menilai kriteria performa yang sebelumnya diidentifikasi. Contoh bukti yang mungkin

diuji untuk menilai performa adalah sebagai berikut :

1. Kriteria performanya adalah karyawan menerima pelatihan selama 40 jam setahun.

Bukti performanya adalah menguji arsip personel atau catatan pelatihan untuk

membuktikan 40 jam untuk pelatihan selama satu tahun.

2. Kriteria perfomanya adalah laporan anggaran diterima pada tanggal 10 bulan

berikutnya. Bukti performanya adalah wawancara dengan bagian untuk menentukan

waktu penerimaan laporan anggaran

3. Kriteria performanya adalah varian anggaran diselidiki dan tindakan koreksi dilakukan

apabila perlu. Bukti performanya adalah menelaah anggaran untuk varian dan menguji

dokumentasi tindakan korektif yang diambil (misalnya relokasi personel, penyesuaian

peralatan, perubahan dalam jadwal produksi).

4. Kriteria perfomanya adalah peralatan EDP tidak digunakan operator untuk tujuan

pribadi. Bukti performanya adalah menelaah console log dari operasi computer.

5. Kriteria performanya adalah kelebihan dana diinvestasikan untuk mendapatkan bunga.

Bukti performanya adalah menelaah anggaran arus kas dan saldo minimum kas harian

Wawancara merupakan alat yang penting untuk mendapatkan bukti-bukti selama audit

manajemen. Semakin baik pewawancaraan, semakin banyak bukti yang diperoleh.

Seorang pewawancara yang baik tidak sekedar mengajukan pertanyaan. Wawancara

harus direncanakan dan sebanyak mungkin informasi diperoleh sebelum dilakukan

wawancara. Orang yang diwawancara harus dibuat merasa seenak mungkin.

Pewawancara harus bijaksana dan menghindari untuk menyatakan tidak terhadap suatu

pertanyaan. Sebagai contoh, pertanyaan. Anda menggunakan laporan ini, bukan? “

biasanya mengakibatkan suatu tanggapan yang kurang positif. Pertanyaan yang lebih baik

adalah “ Apa yang anda lakukan dengan laporan ini? “ setelah wawancara selesai.suatu

memo perlu disiapkan untuk hal-hal penting yang dicakup dalam wawancara. Memo ini

akan memperkuat bukti-bukti informasi yang diperoleh dari wawancara. Auditor akan

mengumpulkan bukti yang diperoleh dari suatu arsip. Bukti-bukti mungkin berupa bentuk

daftar yang berisi informasi yang diuji (seperti daftar karyawan dan jumlah pelatihan

yang diperoleh setahun), dan tembusan dokumen. Dengan menggambarkan formulir-

formulir tersebut auditor harus mempunyai bukti dokumentasi untuk mendukung

temuannya.

Pada saat mengumpulkan bukti-bukti, auditor harus waspada untuk deviasi dari kebijakan

perusahaan dan performa yang tidak efektif dan efisien. Ia harus belajar membedakan

deviasi yang tidak signifikan (misalnya satu pesanan penawaran yang kecil yang sedikit

melebihi kuantitas pesanan ekonomis) dengan deviasi yang signifikan (misalnya beberapa

pesanan penawaran yang besar yang tidak dilakukan tender). Deviasi masa lampau dapat

atau tidak dapat dikoreksi, akan tetapi auditor member perhatian terhadap perusahaan

kalau pengaruh potensial deviasi berlangsung terus pada masa yang akan datang. Sebagai

contoh, dalam audit manajemen dari deviasi biaya riset dan pengembangan, auditor

menemukan bahwa keamanan lemah karena daerahnya tidak secara terpisah dikunci

selama bukan jam usaha dan hasil riset tidak dilindungi. Penyelidikan auditor dapat

menghasilkan kesimpulan sebagai berikut:

1.Ini adalah deviasi yang signifikan karena ada kemungkinan kerugian yang potensial

atas produk yang baru atau yang telah diperbaiki jatuh ke tangan pesaing atau pihak lain.

2.Ini bukanlah deviasi yang terisolasi, akan tetapi merupakan kejadian yang berulang-

ulang.

3.Deviasi disebabkan kebutuhan karyawan dan divisi untuk mengecek dan memonitor

percobaan selama jam buka usaha.

4.Tidak ada keamanan yang formal untuk divisi ini.

Analisis dan penyelidikan deviasi harus didokumentasikan dalam arsip auditor, karena

mereka merupakan dasar untuk menentukan tindakan korektif.

4. Pelaporan

Tahapan ini bertujuan untuk mengomunikasikan hasil audit termasuk rekomendasi yang

diberikan kepada berbagai pihak yang berkepentingan. Hal ini penting untuk meyakinkan

pihak manajemen tentang keabsahan hasil audit dan mendorong pihak-pihak yang

berwenang untuk melakukan perbaikan terhadap berbagai kelemahan yang ditemukan.

Laporan disajikan dalam bentuk komprehensif (menyajikan temuan-temuan penting hasil

audit untuk mendukung kesimpulan audit dan rekomendasi). Rekomendasi harus

disajikan dalam bahasa operasional dan mudah dimengerti serta menarik untuk

ditindaklanjuti.

Walaupun laporan formal dapat dianggap sebagai langkah terakhir dalam manajemen

audit. Laporan informal ini harus dibuat selama audit. Sebagai contoh, apabila auditor

menemukan suatu ineffisiensi yang serius selama survey pendahuluan. Ia harus diselidiki,

dinilai, dan dilaporkan segera daripada menunggu audit selesai.

Laporan formal biasanya termasuk :

a. Suatu konferensi dengan supervisor bagian divisi pada saat selesainya audit.

b. Suatu laporan audit yang tertulis kepada departemen atau divisi yang termasuk temuan

audit secara terinci dan rekomendasi, dan

c. Suatu laporan audit yang tertulis kepada manajemen puncak atau penilaian audit dari

dewan direksi dengan meringkaskan hanya temuan audit yang lebih signifikan dari

rekomendasi.

Karena ekonomisasi dan efisiensi adalah istilah relative, seorang auditor tidak

menyatakan pendapat apakah suatu operasi tidak menyatakan pendapat apakah suatu

operasi dilakukan pada tingkat yang ekonomis dan efisien. Melainkan, auditor harus

melaporkan temuan khusus dan simpulan. Tidak ada bentuk laporan yang standar dari

suatu audit manajemen, akan tetapi berusaha masalah akan tercakup dalam kebanyakan

laporan demikian. Suatu paragraph ruang lingkup atau pendahuluan harus menguraikan

operasi yang diaudit, periode waktu. Setiap keterbatasan yang ditempatkan pada ruang

lingkup pekerjaan auditor juga harus dicatat. Paragraf yang lain harus memberikan

penilaian yang menyeluruh dari operasi dan penilaian performanya. Ini dapat diikuti

suatu bagian yang menyajikan temuan yang terinci berdasarkan masalah individu. Di sini

penting untuk melaporkan baik temuan yang baik ataupun yang jelek. Memberikan kredit

yang tepat untuk performa yang baik mempromosikan suatu kesan yang objektif dari

auditor dan mendorong kerjasama dengan auditor pada audit pada masa yang akan

datang. Temuan yang jelek harus termasuk suatu uraian deviasi, tindakan korektif yang

diusulkan, dan komentar oleh personel departemen atau divisi. Paragraf akhir dapat

menyatakan apresiasi auditor untuk kerjasama dan bantuan yang diterima selama audit.

Penemuan tindakan korektif actual yang diambil terhadap temuan termasuk dalam

laporan adalah tanggung jawab manajemen dan biasanya di luar lingkup audit

manajemen.

5.Tindak lanjut

Sebagai tahap akhir dari audit manajemen, tindaklanjut bertujuan untuk mendorong

pihak-pihak yang berwenang untuk melaksanakan tindaklanjut sesuai dengan

rekomendasi yang diberikan. Auditor tidak memiliki wewenang untuk mengharuskan

tindak lanjut sesuai dengan rekomendasi yang diberikan. Oleh karena itu, rekomendasi

yang disajikan dalam laporan audit seharusnya sudah merupakan hasil diskusi dengan

berbagai pihak yang berkepentingan dengan tindakan perbaikan tersebut. Suatu

rekomendasi yang tidak disepakati oleh objek audit akan sangat berpengaruh pada

pelaksanaan tindak lanjutnya. Hasil audit menjadi kurang bermakna apabila rekomendasi

yang diberikan tidak ditindaklanjuti oleh pihak yang diaudit.

Dalam penentuan tindakan korektif, auditor harus menjawab dua pertanyaan berikut:

1.Tindakan korektif apa yang harus diambil?

2.Apakah tindakan korektif dapat diterapkan?

Pertanyaan kedua sering paling sulit dijawab karena auditor perlu mempertimbangkan

factor-faktor seperti hubungan biaya atau manfaat, pengaruh terhadap moral karyawan,

dan konsistensi dengan kebijakan perusahaan yang lain.

Dalam contoh keamanan yang lemah dalam divisi riset dan pengembangan, suatu

tindakan korektif yang mungkin adalah tidak memperbolehkan karyawan masuk ke

daerah selama jam bukan usaha. Akan tetapi, hal ini bertentangan dengan percobaan.

Tindakan korektif lain yang mungkin adalah merekrut staf keamanan untuk menjaga 24

jam daerah tersebut. Hal ini akan mahal, akan tetapi mungkin dapat dipertimbangkan

dalam beberapa kasus. Tindakan korektif ketiga yang mungkin adalah mengunci daerah

dan tanda identifikasi diri yang memperbolehkan mereka memasuki daerah tersebut.

Semua tindakan korektif perlu diusulkan perlu didiskusikan dengan orang lain yang

terlibat untuk mendapatkan ide dan kerjasamnya.

Pertemuan ke – 13 dan 14 Laporan Hasil Audit Manajemen

Bagian akhir dari proses audit manajemen adalah pelaporan hasil audit. Laporan adalah kesempatan bagi auditor untuk mendapatkan perhatian penuh manajemen. Begitulah seharusnya cara seorang auditor memandang pelaporan-sebagai sebuah kesempatan, dan bukan sebuah tugas yang membosankan-kesempatan yang sempurna untuk menunjukkan kepada manajemen bagaimana seorang auditor dapat memberikan bantuan.

Seringkali auditor membuka kesempatan emas yang mampu membuka mata manajemen ini, untuk menunjukkan kepada manajemen apa-apa yang telah capai dan apa-apa yang dapat mereka capai, untuk menjelaskan hal-hal yang perlu diketahui dan dikerjakan oleh manajemen. Auditor membuang kesempatan ini dengan menggunakan cara penulisan yang datar, membuat gunung dari tumpukan-tumpukan hal-hal yang tak berguna, merasa puas atas format pelaporan yang tidak menarik, membuat tuduhan-tuduhan yang tidak dapat menahan sanggahan, mengambil kesimpulan-kesimpulan yang tidak berdasar dan logis, serta melaporkan temuan tanpa memberikan solusinya. Auditor hendaknya menggunakan laporan-laporan mereka seperti seorang vendor yang menggunakan sebuah kesempatan untuk mempresentasikan produk-produknya kepada direktur suatu perusahaan; sebuah peluang untuk melakukan presentasi yang telah disiapkan, teuji, dan tervisualisasi dengan baik. Dalam kondisi ini, laporan audit memiliki tiga fungsi yaitu : pertama, untuk mengomunikasikan; kedua, untuk menjelaskan; dan ketiga, untuk mempengaruhi dan, jika diperlukan, meminta dilakukannya suatu tindakan. Tetapi manajemen harus terlebih dahulu ingin untuk membaca atau mendengar laporan audit tersebut. Agar suatu komunikasi dapat menjadi efektif, saluran-saluran yang tersedia harus jelas dan media yang digunakan harus tajam dan mudah untuk dipahami. Kisah yang diceritakan harus sepadan dengan isinya; telah banyak usaha audit yang konstruktif dan dikerjakan dengan keahlian ternyata tenggelam dalam pelaporan yang buruk. Auditor yang mempertajam teknik-teknik audit mereka tetapi membiarkan laporan mereka membosankan, tidak akan mampu menembus lingkaran manajemen yang kepada siapa kisah mereka seharusnya diceritakan. Ketika manajemen memberi kesempatan, auditor harus ingat bahwa mereka adalah tenaga pemasaran. Oleh karena itu, mereka harus berusaha untuk persuasive-melalui teknik-teknik motivasi dan gaya yang mereka gunakan. Mereka harus mempertegas hal-hal yang tidak material. Mereka harus mengetengahkan perlunya pengambilan tindakan, menjelaskan tindakan itu, serta menjelaskan keuntungan-keuntungan dan kerugian yang terjadi jika tidak melaksanakannya.Laporan audit dapat menjadi sebuah instrument yang kuat jika dibuat dan dipergunakan dengan baik. Laporan audit dapat menciptakan kesan keprofesionaan audit Laporan tersebut dapat memberitahukan kepada klien-manajemen senior-mengenai kejadian-kejadian penting yang tidak akan mereka ketahui kecuali jika diberitahukan. Laporan audit dapat mengubah pandangan. Laporan audit dapat mendorong dilakukannya tindakan.Laporan audit seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, memiliki tiga tujuan utama. Jika auditor tidak mencapai tujuan ini, laporan mereka hanya akan membuang-buang waktu saja. Di dalam laporannya, auditor hendaknya berusaha untuk :Menginformasikan Menceritakan hal-hal yang mereka temuiMempengaruhi Meyakinkan manajemen mengenai nilai dan validitas dari temuan audit.Memberikan hasil Menggerakkan manajemen kea rah perubahan dan perbaikanKarenanya laporan tersebut sebaiknya mempresentasikan temuan audit dengan jelas dan sederhana. Laporan audit harus mendukung kesimpulan dengan bukti yang persuasive.

Laporan harus memberikan arah pada pengambilan keputusan manajemen dengan memberikan rekomendasi perbaikan. Hasil akhir ini dapat dicapai dengan menggunakan cara-cara berikut ini :

Sasaran CaraMenginformasikan Menciptakan kesadaranMempengaruhi Mendapat penerimaan; menciptakan dukunganMemberikan hasil Mendorong pelaksanaan tindakanTujuan dari laporan audit adalah untuk menyediakan cara-cara di atas. Laporan tersebut sebaiknya menciptakan di pikiran pembacanya keyakinan bahwa (1) apa yang dilaporkan dapat dipercaya, dan (2) apa yang direkomendasikan adalah valid dan berharga.Untuk melaksanakan cara-cara itu, dibutuhkan unsur-unsur berikut ini di dalam laporan audit:Cara UnsurKesadaran Identifikasi kesulitan dengan jelas dan dapat dipahami, atau kesempatan untuk perbaikanPenerimaan/dukungan Dukungan persuasif dan nyata untuk kesimpulan dan bukti atas pentingnya nilai merekaTindakan Memberikan cara-cara yang membangun dan praktis dalam mencapai perubahan yang diinginkan.Untuk mengembangkan kesadaran, laporan hendaknya menjelaskan kondisi yang ditemui dan membandingkannya dengan beberapa kriteria tindakan yang dapat diterima. Untuk dapat diterima oleh manajemen, laporan harus secara meyakinkan menunjukkan dampak nyata atau dampak potensial dari kondisi tersebut. Untuk membantu manajemen mengambil tindakan perbaikan yang memadai, laporan hendaknya menunjukkan penyebab dari kesulitan; tidak hanya dari yang tampak di depan mata, tetapi juga masalah mendasarnya. Dan untuk meningkatkan kemungkinan dilakukannya tindakan perbaikan, laporan hendaknya memberikan beberapa rekomendasi – beberapa cara untuk menyelesaikan permasalahannya. A. Penyajian LaporanAda dua penyajian laporan audit manajemen, yaitu : (a) cara penyajian yang mengikuti informasi yang diperoleh dalam setiap tahapan audit, dan (b) cara penyajian yang mengikuti arus informasi yang menitikberatkan penyajian kepada kepentingan para pembaca (pengguna) laporan hasil audit ini. Penyajian laporan mengikuti arus informasi Dalam cara ini, auditor menyajikan hasil auditnya dalam laporan berdasarkan informasi yang diperoleh sesuai dengan tahapan-tahapan audit yang dilakukan. Seperti diketahui, seorang auditor memperoleh informasi melalui tahapan-tahapan audit sebagai berikut:1. Pengumpulan informasi latar belakang pada tahap audit pendahuluan2. Menetapkan tujuan audit yang sesungguhnya berdasarkan hasil review dan pengujian terhadap sistem pengendalian manajemen.3. Pengumpulan bukti-bukti audit dan pengembangan temuan yang berkaitan dengan tujuan audit, pada tahap audit lanjutan4. Menarik kesimpulan berdasarkan bukti-bukti (temuan) audit yang berhasil dikumpulkan.5. Merumuskan rekomendasi6. Menyatakan ruang lingkup audit yang telah dilakukanSesuai dengan tahap audit, auditor mengorganisasikan laporan hasil auditnya berdasarkan apa yang dilakukan dan yang ditemukan selama melaksanakan tahapan-tahapan audit.

Penyajian Laporan yang menitikberatkan pada kepentingan penggunaPenyajian dengan menggunakan cara ini menitikberatkan pada kepentingan para pengguna laporan hasil audit. Umumnya para pengguna laporan lebih berkepentingan terhadap temuan auditnya daripada bagaimana auditor melakukan audit. Dengan demikian dibutuhkan penyajian laporan yang dapat menjawab pertanyaan pengguna laporan dengan cepat, biasanya berupa kesimpulan atas audit yang dilakukan auditor. Dalam penyajian ini, auditor mengikuti format sebagai berikut :1. Informasi latar belakang2. Kesimpulan audit disertai dengan bukti-bukti yang cukup untuk mendukung kesimpulan audit.3. Rumusan rekomendasi4. Ruang lingkup audit

Tujuan audit manajemen adalah menemukan kekurangan/kelemahan dalam pengelolaan berbagai program/aktivitas dalam perusahaan, biasanya pengguna laporan lebih berkepentingan pada hasil audit (temuan audit) yang merupakan indikasi terjadinya berbagai kekurangan/kelemahan dalam pengelolaan program/aktivitas dalam perusahaan. Oleh karena itu, dalam buku ini penyajian laporan diarahkan pada cara penyajian yang kedua yaitu penyajian laporan yang menitikberatkan pada kepentingan pengguna.Informasi Latar BelakangInformasi latar belakang merupakan informasi umum tentang perusahaan dan program/aktivitas yang diaudit. Pada bagian ini auditor harus mampu memberikan gambaran umum tentang tujuan dan karakteristik perusahaan serta program/aktivitas yang diaudit, sifat, ukuran program, serta organisasi manajemennya. Pada bagian ini juga disajikan apa alasan yang mendasari dilakukannya audit manajemen.Kesimpulan dan Temuan AuditUntuk menyakinkan pengguna laporan audit, auditor harus menyajikan temuan-temuan yang diperoleh sebagai pendukung setiap kesimpulan yang dibuat. Kesimpulan dalam audit manajemen selalu dibuat berdasarkan temuan-temuan yang diperoleh pada saat melakukan audit, baik itu temuan yang berhubungan dengan kriteria, penyebab, maupun akibat. Dalam menyajikan temuan audit, auditor harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut :1. Judul bab harus mengindentifikasi pokok persoalan dan sedapat mungkin juga arah dari temuan2. Pokok-pokok setiap temuan harus diikhtisarkan secara singkat dan harus mengungkapkan kepada pengguna akan adanya uraian yang mendukung dan menjelaskan pokok-pokok temuan tersebut.3. Auditor harus menggambarkan kepada pengguna laporan tentang hal-hal yang ditemukan baik bersifat negative maupun positif, apa penyebab, dan akibat dari temuan tersebut.4. Dalam penyajian temuan ini auditor juga harus mempertimbangkan dan mengevaluasi komentar para pihak yang berkaitan dengan program/aktivitas yang diaudit.5. Semua penyajian temuan harus diakhiri dengan suatu pernyataan yang menjelaskan sikap akhir auditor atas dasar pertimbangan yang matang terhadap informasi yang diperoleh.

Rumusan RekomendasiRekomendasi merupakan saran perbaikan yang diberikan auditor atas berbagai kekurangan/kelemahan yang terjadi pada program/aktivitas yang diaudit. Auditor harus memberikan rekomendasi kepada atasan dari pengelola program/aktivitas yang diaudit. Rekomendasi harus disertakan dalam laporan hasil audit. Setiap rekomendasi yang diajukan oleh auditor harus dilengkapi dengan analisis yang menyangkut adanya peningkatan ekonomisasi, efisiensi, atau efektivitas yang akan dicapai pada pelaksanaan program/aktivitas serupa di masa depan atau juga termasuk berbagai kemungkinan kerugian yang akan terjadi pada perusahaan jika rekomendasi tersebut tidak dilaksanakan. Agar mudah dipahami oleh pengguna laporan, rekomendasi seharusnya disusun dengan kalimat yang operasional dan tidak teoritis.Walaupun pelaksanaan rekomendasi tersebut sepenuhnya merupakan kewenangan manajemen perusahaan, sebenarnya auditor juga berkepentingan terhadap dilaksanakannya rekomendasi tersebut. Oleh karena itu, dalam proses audit komunikasi yang konstruktif harus dilakukan oleh auditor dengan berbagai pihak yang ada dalam perusahaan terutama yang berkaitan dengan program/aktivitas yang diaudit. Pengomunikasian hasil temuan mutlak harus dilakukan di mana auditor harus mendapatkan komentar yang seimbang berkaitan dengan berbagai temuan dari berbagai pihak yang berhubungan dengan permasalahan-permasalahan tersebut. Sebelum mengajukan rekomendasi final di dalam laporannya, auditor terlebih dahulu mendiskusikannya dengan pihak-pihak yang berkepentingan. Dengan demikian diharapkan rekomendasi tersebut diterima dan dilaksanakan dengan penuh komitmen dan tanpa keterpaksaan.Ruang lingkup AuditRuang lingkup audit menunjukkan berbagai aspek dari program/aktivitas yang diaudit dan periode waktu dari program/aktivitas yang diaudit oleh auditor. Pada bagian ini juga harus disajikan seberapa mendalam audit tersebut dilakukan. Untuk hal-hal yang tidak masuk dalam ruang lingkup audit ini, sebaiknya tidak disajikan di dalam laporan yang dibuat supaya tidak mengaburkan pemahaman pengguna laporan terhadap hasil audit

yang disajikan auditor.

B. Tips untuk Penulisan Laporan AuditSebuah artikel di dalam audit menguraikan serangkaian tips umum dan tips khusus dalam penulisan dan pengeditan laporan audit. Tips tersebut adalah :1. Perlahan-lahan. Pikirlah sebelum anda menulis. Tulislah apa yang ingin anda tulis2. Menulislah untuk pembaca anda yang paling tidak terinformasi. Sederhanakanlah apa yang hendak anda tulis3. Jika sesuatu hal tampaknya tidak begitu jelas bagi anda ketika anda menuliskannya. Lakukanlah penulisan ulang sampai hal tersebut jelas.4. Tujuan penulisan anda kepada para pendengar anda5. Gunakanlah manual gaya penulisan yang baik dan sering-seringlah menjadikannya sebagai referensi. Selalu siapkan satu manual di samping anda6. Cobalah untuk menulis dan mengeditnya di pagi hari ketika pikiran anda masih relative jernih7. Ketika melakukan pengeditan, telaah setiap dokumen paling sedikit tiga kali :• Untuk mendapatkan pemahaman umum atas apa yang dikatakan• Untuk menentukan apakah setiap kalimat itu dibutuhkan dan menyampaikan secara tepat apa yang hendak disampaikan.• Untuk menilai gaya, bentuk, dan tata bahasa.8. Percayalah pada pertimbangan anda walaupun menyakitkan9. Jelaskan mengapa anda membuat pengubahan pada laporan. Hal ini dapat menjadi suatu proses pembelajaran10. Tetap lakukan usaha yang terbaikBeberapa komentar tambahan untuk meningkatkan penulisan anda dapat termasuk:• Isi dan alur pemikiran adalah kriteria yang paling penting dari draft pertama• Lihatlah dengan pandangan yang segar. Lakukan baca ulang setelah beberapa waktu untuk melihat apakah masih menyampaikan pemikiran-pemikiran yang diinginkan• Jika ragu-ragu, keluarkan unsur tersebut dari laporan• Jagalah tetap sederhana, jelas, dan singkat• Lakukan pengeditan untuk tata bahasa, penampilan dan konsistensi

C. Strategi yang efektif dalam penulisan laporanSerangkaian strategi yang efektif untuk penulisan laporan audit baru-baru ini dibahas dalam sebuah surat kabar Internal Auditing oleh Warren Gorham & Lamont. Secara substantif, berikut ini adalah hal-hal yang ditekankan :• Penulisan singkatan secara penuh sebaiknya dilakukan ketika singkatan tersebut pertama kali digunakan dalam sebuah laporan. Jika terdapat banyak singkatan, gunakan lampiran untuk ke semuanya• Rekomendasi hendaknya secara seksama menguraikan prosedur yang akan menyelesaikan masalah• Rekomendasi hendaknya menyelesaikan masalah dasarnya, bukan masalah-masalah di permukaan atau gejala-gejalanya• Rekomendasi hendaknya diberikan pada segmen dari organisasi klien yang memiliki wewenang untuk mengimplementasikannya• Respon-respon klien atas temuan sebaiknya dimasukkan dalam laporan• Sebuah temuan audit sebaiknya menggambarkan hanya satu sisi situasi• Bahasa yang digunakan sebaiknya objektif dan tidak menghakimi• Gunakan kamus yang telah diperbaharui• Buatlah kerangka pikiran dari laporan sebelum memulai membuat dan menuliskannya• Gunakan paragraph-paragraf pendek• Gunakan poin-poin untuk hal-hal pendek daripada menggunakan kalimat• Tempatkan tabel-tabel panjang dalam lampirannya• Kelompokkan temuan-temuan yang serupa bersama-sama• Tempatkan temuan yang paling penting pada awal laporan• Masukkan sebuah ringkasan eksekutif yang berisi temuan-temuan dan rekomendasi-rekomendasi• Untuk penekanan, gunakan bullet point, garis bawah, dan jenis huruf cetak tebal atau miring.

D. Diskusi dengan klienPenelaahan-penelaahan awal draft laporan bersifat konstruktif di mana auditor dank lien bertemu untuk menetapkan fakta-fakta, mengevaluasi rekomendasi, dan menetapkan nada laporan yang dibuat. Penelaahan draft laporan yang dikeluarkan merupakan reaksi atas rekomendasi dan mungkin menggunakan pendekatan yang depensif. Setelah sebuah laporan rutin selesai dibuat draftnya, penelaahan oleh klien mungkin menjadi sebuah langkah yang tepat. Ia akan menjadi jaminan untuk memastikan aspek-aspek penting dari operasi yang diaudit.

A. Laporan untuk Manajemen Laporan kepada manajemen senior dan dewan melalui komite audit memiliki dua tujuan. Pertama adalah untuk mengomunikasikan hal-hal yang telah dicapai oleh auditor. Sedangkan yang lainnya adalah untuk menjelaskan apa-apa yang telah diamati oleh auditor. Buku ini mengistilahkan yang pertama, sebagai laporan aktivivitas dan yang kedua sebagai laporan evaluasi.Laporan aktivitas menjelaskan sampai sejauh mana auditor mampu memenuhi sasarannya. Laporan ini menguraikan ruang lingkup dan kedalaman usaha auditor. Laporan ini meringkas tindakan perbaikan yang dianggap sebagai hasil dari auditor. Mereka menunjukkan bagaimana audit telah membantu melindungi perusahaan melalui pengawasan atas kecukupan dan efektivitas berbagai sistem kontrol yang ada.Laporan evaluasi memberikan informasi tentang perusahaan yang tidak tersedia di tempat lain kepada manajemen dan dewan. Laporan operasional mernguraikan operasi dari sudut pandang manajer operasional, yang mungkin dapat dapat atau tidak sepenuhnya objektif. Sedangkan laporan evaluasi dari auditor memberikan informasi yang objektif akan kesehatan operasional perusahaann dan membantu mendukung laporan auditor dan surat manajemen.Laporan aktivitas dan laporan evaluasi telah cukup lama digunakan oleh banyak aktivitas auditor, namun jarang sekali diperintahkan untuk dibuat. Pada umumnya, laporan tersebut merupakan layanan yang diberikan kepada manajemen dan dewan atas keinginan dari auditor sendiri. Akan tetapi, Internal Auditing (standar).Practice Advisory 2060-1,”Reporting to the Board and Senior Management” (Pelaporan kepada Dewan dan Manajemen Senior), menyebutkan kewajiban dari direktur audit untuk menerbitkan laporan tersebut sebagai berikut :1. Direktur audit hendaknya memberikan laporan aktivitas kepada manajemen senior dan dewan setiap tahun atau lebih banyak frekuensinya jika dibutuhkan. Laporan aktivitas hendaknya menyoroti observasi dan rekomendasi penting dari penugasan dan hendaknya menginformasikan kepada manajemen senior dan dewan setiap penyimpangan signifikan yang terjadi dari jadwal kerja penugasan yang telah disetujui, perencanaan staf, dan anggaran keuangan, serta alasan terjadinya penyimpangan tersebut.2. Obserrvasi penugasan yang penting adalah kondisi-kondisi yang berdasarkan pertimbangan dari direktur audit, dapat memberikan dampak yang merugikan bagi perusahaan. Observasi penugasan yang penting dapat meliputi kondisi yang berhubungan dengan ketidakwajaran, kegiatan-kegiatan illegal, kesalahan-kesalahan, ketidakefisienan, konflik kepentingan, dan kekurangan kontrol. Setelah melakukan penelaahan atas kondisi ini bersama-sama dengan manajemen senior, direktur audit internal sebaiknya mengomunikasikan observasi penugasan yang signifikan dan rekomendasinya kepada dewan, apakah mereka telah atau belum dipecahkan secara memuaskanAnggota dewan sangat jauh terpisah dari operasi perusahaan, namun mereka tetap dianggap bertanggung jawab untuk apa pun yang terjadi di sini. Jalur ketua dewan untuk memperoleh informasi tentang operasi yang akurat, objektif, dan tidak bias adalah kontak dengan dan informasi dari auditor. Para anggota dewan mungkin tidak akan dapat membaca seluruh laporan pemeriksaan audit, tetapi mereka akan sangat tertarik dengan laporan ringkasan dari seluruh kontrol perusahaan secara keseluruhan dan kinerjanya:• Ringkasan temuan-temuan audit dan kesimpulannya• Status dan kontrol internal perusahaan• Opini auditor atas aktivitas yang ditelaah• Temuan-temuan material yang belum diperbaiki• Tren keseriusan dan kepelikan penyimpangan yang dilaporkanSehingga laporan berkala mengenai apa yang telah di capai auditor dan apa yang telah mereka temuan, sekaligus laporan evaluasi auditor atas kesehatan operasional dan administrative dari perusahaan, dapat menjadi perhatian penting bagi audit komite dari dewan komisaris

Dalam laporan tentang kesehatan operasional perusahaan dapat menarik perhatian manajemen. Manajemen akan melihatnya sebagai sebuah indicator kelancaran administrasi atau kekurangan organisasional. Oleh karena itu, laporan tersebut harus memiliki dasar yang kuat dan logis. Terdapat beberapa unit pengukuran untuk laporan seperti ini. Dua diantaranya adalah opini audit dan temuan audit.

B. Meringkas TemuanRingkasan dari temuan-temuan yang menyebabkan dikeluarkannya opini yang tidak memuaskan akan menunjukkan di mana tindakan perbaikan sebaiknya dilakukan. Temuan dapat dibagi menjadi dua klasifikasi : berat dan ringan. Sebaiknya dibuat panduan untuk membedakan dua klasifikasi tersebut. Di bawah ini adalah beberapa definisi yang dapat digunakan.Temuan yang berat adalah temuan yang mempengaruhi kinerja atau kontrol, menghalangi suatu aktivitas, fungsi, atau unit utuk mencapai bagian yang substantial dari sasaran atau tujuannya yang signifikan.Temuan yang ringan adalah temuan yang perlu untuk dilaporkan dan meminta dilakukannya tindakan perbaikan, tetapi hal tersebut tidak dapat dianggap sebagai suatu halangan tercapainya sasaran atau tujuan yang penting.Temuan membutuhkan satu uraian lebih lanjut jika pelaporannya ingin dapat digunakan secara efektif. Secara sederhana, manajemen memiliki dua tanggung jawab dasar dalam melaksanakan operasinya: Pertama adalah menjelaskan kepada para karyawannya mengenai apa-apa yang perlu dilakukan. Kedua adalah meminta mereka melakukannya dan meyakinkan bahwa mereka telah melakukannya dengan benar. Arti tidak langsung dari tanggung jawab pertama adalah memberikan kriteria: sistem, standar, perintah, prosedur, instruksi jabatan, dan cara-cara lain yang berada di bawah arti umum dari kontrol. Beberapa contoh dari masing-masing kondisi :Kontrol/berat. Organisasi pengadaan tidak mensyaratkan pelaksanaan penawaran kompetitif. Kecerobohan seperti ini akan memberikan dampak buruk yang serius bagi perusahaan dan mencegah tercapainya salah satu tujuan utamanya: mendapatkan barang atau jasa yang dibutuhkan dengan harga terbaik. Hal ini akan lebih mempengaruhi kontrol dibandingkan dengan kinerja, karena tidak ada yang menghalangi pembeli mendapatkan penawaran-penawaran. Dan, bahkan jika tidak diperintahkan untuk melakukan hal tersebut, para pembeli yang berpengalaman akan mendapatkan penawaran-penawaran, yang tidak akan memperkecil keseriusan dari kekurangan. Pembeli-pembeli baru bisa saja masuk ke dalam organisasi pengadaan dan, tanpa adanya peraturan yang mengatakan sebaliknya, memberikan seluruh pesanan mereka kepada pemasok yang mereka sukai. Semua pembeli dapat terpengaruh godaan yang diberikan oleh vendor yang nakal.Kinerja/berat. Prosedur mensyaratkan dilakukannya penawaran yang kompetitif. Namun tetap saja 5 persen dari 200 pesanan pembelian yang diperiksa, jumlah yang mencerminkan bagian yang cukup besar dari komitmen pembelian bahan baku, tidak dilaksanakan melalui penawaran secara kompetitif. Kegagalan untuk memperoleh penawaran tidak diberikan justifikasinya atau pun didokumentasi. Hal ini merupakan kekurangan dari kinerja karena aktivitas tidak dilaksanakan sesuai dengan instruksi-instruksi yang ada. Mungkin terdapat kekurangan kontrol yang berhubungan dengan kejadian ini jika instruksi pengadaan tidak mensyaratkan dilakukannya penelaahan pengawasan atas pemeriksaan yang ditempatkan, namun pada dasarnya yang kita hadapi di sini adalah kekurangan dalam pelaksanaan yang dapat menghalangi tercapainya tujuan pengadaan yang penting.Kontrol/ringan. Instruksi mengenai pembuatan sebuah laporan statistic kepada manajemen senior tentang komitmen pengadaan tidak menunjukkan adanya suatu verifikasi independen atas angka-angka yang disajikan. Karenanya diasumsikan bahwa penelaahan pengawasan atas laporan akan mencegah dilaporkannya kesalahan besar kepada manajemen, tetapi tidak adanya kontrol telah melanggar ajaran dari pelaksaan administrasi yang baik\ dan seharusnya diperbaiki.Kinerja/ringan. Meskipun instruksinya mensyaratkan dilakukannya verifikasi independen atas laporan komitmen kepada manjemen eksekutif, sejumlah kesalahan tetap ditemukan di dalam laporan, masing-masing dengan jumlah yang tidak lebih dari $100. Para karyawan seharusnya diperingatkan untuk memberikan perhatian yang lebih besar. Orang yang menandatangani laporan seharusnya menjalankan tes-tes berkala atas laporan tersebut untuk menjamin keakuratannya. Tentu saja kekurangan pelaksanaan yang terjadi perlu diperbaiki-tetapi tidak dapak dikatakan bahwa kesalahan-kesalahan tersebut telah

sangat mempengaruhi sasaran atau tujuan yang penting.Umumnya temuan-temuan berat dilaporkan di dalam laporan audit. Temuan-temuan ringan akan diringkas dalam laporan audit atau dimasukkan sebagai bagian dari surat manajemen dari auditor kepada manajer klien. Surat manajemen ini tidak membebaskan klien dari kewajiban memberikan respons atas temuan-temuan ringan. Surat manajemen biasanya ditelaah pada audit berikutnya, dan jika masih belum terpecahkan, kondisi ini dapat menjadi sebuah temuan yang berat di dalam laporan audit berikutnya. Jadi, persentase dari temuan-temuan penyimpangan yang dilaporkan akan dianggap sebagai persentase dari masalah, opini, atau kinerja yang utama.

C. Meringkas Opini AuditTidak semua auditor menyajikan opini secara keseluruhan dari masing-masing audit yang mereka lakukan. Beberapa orang cukup puas dengan hanya melaporkan temuan dan rekomendasinya saja; di beberapa kasus bahkan hanya temuan saja yang dilaporkan.Namun, beberapa yang lainnya, memiliki argument bahwa sebuah opini professional atas kecukupan, efisiensi, dan efektivitas sistem kontrol, keuangan dan operasional, dari aktivitas yang diaudit, akan memberikan informasi yang dibutuhkan dan berguna bagi manajemen. Para auditor percaya bahwa opini atas operasi tidak kalah penting jika dibandingkan dengan opini yang diberikan atas laporan keuanganOpini auditor atas aktivitas operasional sepesifik yang diaudit pada dasarnya akan menjadi memuaskan atau tidak memuaskan. Tentu saja gradasi di dalamnya; sangat memuaskan, memuaskan, dengan pengecualian buruk, tidak memuaskan. Tetapi perbedaan ini sendiri mungkin hanya berupa perbedaan penampilan saja. Dari sudut pandang manajemen, operasi tersebut hanya diukur apakah telah memenuhi standar atau tidak. Apakah pekerjaan telah dilaksanakan dengan baik atau tidak-dan jika tidak, mengapa. Temuan-temuan spesifik akan mendukung opini-opini ini.

D. Pemetaan TrenTren dalam opini dan temuan-temuan penyimpangan hendaknya dipetakan sehingga dapat memberikan sebuah indikasi yang bermanfaat tentang kesehatan administratif perusahaan. Grafik dapat menggambarkan sejarah dari catatan opini-opini berat yang tidak memuaskan. Opini ini disajikan terpisah untuk kontrol dan kinerja. Sebuah grafik final akan menunjukkan kombinasi dari keduanya. Grafik ini menunjukkan penurunan administrative secara bertahap atau adanya inisiasi atau perubahan di banyak aspek operasional organisasi. Grafik tersebut menunjukkan kebutuhan untuk mencari penyebab-penyebab mendasarnya dan untuk meminta manajemen melakukan tindakan yang diperlukan untuk membalik tren yang tidak memuaskan. Akan tetapi penggunaan persentase sendiri adalah praktik yang berbahaya tanpa adanya informasi memenuhi persyaratan dari tingkat kepentingan dan risiko serta jumlah dari sumber daya yang dipertanyakan. Penggunaan angka-angka dari segmen-segmen audit memberikan beberapa informasi ini. Tambahan informasi akan membuat angka-angka statistiknya menjadi lebih bermakna.

E. Meringkas PenyebabMengetahui kekurangan saja tidaklah cukup. Manajemen hendaknya mengetahui mengapa kekurangan tersebut terjadi. Mungkin informasi yang paling berguna yang dapat diberikan auditor kepada manajemen adalah informasi tentang penyebab terjadinya penyimpangan. Kenali penyebabnya dan anda telah setengah jalan menuju penemuan perbaikannya. Laporan mengenai kondisi yang menyimpangan dan opini yang tidak memuaskan dapat memberikan alasan bagi manajemen untuk memberikan perhatian, akan tetapi laporan tersebut bisa membuat frustasi. Eksekutif akan melihat penentuan dari kekurangan-kekurangan operasional dan berkata, “ Saya setuju dengan opini anda, auditor, bahwa kondisi ini memang buruk. Tetapi mengapa kondisi seperti ini dapat terjadi? Sampai saya mengetahui penyebabnya, saya tidak yakin dapat membuat keadaan menjadi lebih baik.”Di bawah ini adalah beberapa kumpulan penyebab yang dapat dikaitkan dengan hierarki kontrol manajemen:1. Tujuan dan Perencanaan yang sesuai tidak dibuat2. Sumber daya manusia dan bahan baku yang sesuai tidak diberikan3. Standar atau kriteria lainnya tidak ditentukan4. Karyawan tidak dilatih

5. Tidak adanya sistem persetujuan6. Tidak adanya kontrol utama (pusat)7. Kepatuhan terhadap standar tidak dijamin8. Proses yang sedang berjalan tidak diawasi9. Sistem pencatatan dan pelaporan yang memadai tidak dibuat atau dipelihara10. Tidak ada tindakan yang dilakukan oleh manajemen saat menerima laporan11. Tidak ada tindak lanjut atas implementasi tindakan berkenaan dengan kekurangan-kekurangan sebelumnya.Di bawah ini adalah kumpulan penyebab lainnya yang meliputi usaha-usaha yang telah dilakukan oleh organisasi, manajer dan masyarakat. Penyebab-penyebab ini dicantumkan menurut empat fungsi manajemen:A. Perencanaan dan Pengorganisasian1. Kebutuhan akan adanya kontrol yang tidak diakui2. Wewenang yang tepat tidak diberikan3. Karyawan yang memadai tidak diberikan4. Prioritas yang tepat tidak diberikan5. Peralatan yang memadai tidak diberikan6. Cara-cara melakukan koordinasi tidak diberikan7. Tanggung jawab tidak diberikan8. Pelatihan yang memadai tidak diberikan9. Strategi operasional tidak dirancangB. Pengarahan dan Kontrol1. Jadwal tidak dibuat atau dipenuhi2. Instruksi-instruksi yang memadai tidak diberikan3. Standar-standar tidak dipenuhi4. Umpan balik mengenai proses yang sedang berjalan tidak diperoleh5. Tindakan perbaikan segera tidak dilaksanakan6. Perhatian manajemen yang tidak memadai7. Perhatian supervisor yang tidak memadai8. Sikap manajemen atau supervisor (penolakan kontrol)9. Sikap karyawan10. Kesalahan manusia11. Kurangnya komunikasi12. Keputusan Manajemen untuk tidak mengambil tindakan yang diminta13. Kontrol tidak diperbarui14. Pelatihan dasar yang memadai tidak diberikanDi samping menentukan penyebab, juga diperlukan penetapan sifat kekurangan itu sendiri. Benar, penyebabnya mungkin misalnya, kegagalan untuk mengambil tindakan perbaikan dengan segera. Tetapi kekurangan ini dapat terjadi di setiap waktu atau sebagian waktu. Tindakan yang dilaksanakan bisa saja tidak tepat pada waktunya atau tidak akurat. Pada akhirnya, tindakan itu bisa tidak konsisten. Jadi bersama-sama dengan penyebabnya, menarik untuk diketahui apakah kontrol atau kinerja yang terjadi adalah :a. Tidak lengkapb. Kurangc. Tidak tepat waktud. Tidak akurate. Tidak konsistenf. Salah