prosedur audit dalaman - akmal.gov.myw) 03 - audit dalaman.pdfyang ditugaskan untuk melakukan...

NO. RUJ. DOKUMEN: PK(W)AKMAL.03 NO. KELUARAN :02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004

PROSEDUR WAJIB AUDIT DALAMAN

MUKASURAT : 1 / 22

PROSEDUR AUDIT DALAMAN

PK(W)AKMAL . 03

Disediakan oleh

Diluluskan oleh

Nama

HJ MHD SUBRE BIN ISHAK HJ MOHD RAFDZI BIN MAULUD

Jawatan KETUA PUSAT PENGAJIAN PERKHIDMATAN TEKNIK

PENGARAH AKMAL

Tanda

Tangan

Tarikh

No Salinan Kawalan :-

Dikeluarkan kepada :-



MUKASURAT : 2 / 22

REKOD PINDAAN

Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di dalamnya. Tarikh

No.Perenggan

Muka surat

Bentuk Pindaan

Tarikh Diluluskan



MUKASURAT : 3 / 22 1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini memberi garis panduan bagi memastikan pelaksanaan audit

dalaman AKMAL dilaksanakan dengan terancang dan berkesan bagi menilai

dan membuat penambahbaikan berterusan ke atas sistem pengurusan kualiti

serta memenuhi matlamat dan piawaian yang ditetapkan.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai bagi semua aktiviti audit dalaman di AKMAL. Ia

digunapakai oleh Wakil Pengurusan, Timbalan Wakil Pengurusan, Ketua

Sistem Audit (KSA) dan Juruaudit Dalaman untuk merancang, melaksana dan

menilai keberkesanan sistem pengurusan kualiti di AKMAL.

3.0 RUJUKAN

3.1 MK.AKMAL.02:

3.1.1 Seksyen 8.2.2 Audit Dalaman

4.0 DEFINISI

4.1 AUDITI

Merupakan pihak yang diaudit berkaitan bidang tanggungjawab di

dalam pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti. Semua kakitangan

AKMAL yang terlibat dalam pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti

berpotensi untuk dijadikan sebagai auditi. Auditi juga boleh dilantik



MUKASURAT : 4 / 22

menjadi Juruaudit Dalaman untuk skop Audit Dalaman yang di luar

tanggungjawabnya.

4.2 PASUKAN AUDIT DALAMAN

Satu kumpulan juruaudit dalaman yang terdiri sekurang-kurang 2 orang

yang ditugaskan untuk melakukan kerja-kerja audit ke atas Sistem

Pengurusan Kualiti di AKMAL. Anggota-anggota di dalam Pasukan

Audit Dalaman mestilah bebas daripada skop yang akan diaudit.

4.3 KETUA SISTEM AUDIT

Salah satu jawatan yang diwujudkan di dalam hirarki pelaksanaan

Sistem Pengurusan Kualiti di AKMAL. Ketua Audit Dalaman

berperanan untuk merancang audit dalaman, melatih Pegawai Audit

Dalaman, mengumpulkan maklumat audit dalaman yang dilaksanakan

oleh Pegawai Audit Dalaman, dan melaporkan maklumat yang

diperolehi tersebut kepada Wakil Pengurusan.

4.4 AUDIT SUSULAN

Suatu proses pengauditan semula ke atas ketidakpatuhan prosedur

yang dikenalpasti semasa pelaksanaan audit dalaman yang terdahulu.

4.5 KETIDAKPATUHAN

Mana-mana tindakan yang dibuktikan melalui rekod yang tidak

mematuhi keperluan di dalam SISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 9001 : 2000 AKMAL



MUKASURAT : 5 / 22

Terdapat 3 kategori ketidakpatuhan sebagaimana berikut:-

(a) Major: Ketidakpatuhan ke atas mana-mana prosedur / keperluan

standard / pekeliling dan perundangan yang telah menjejaskan

produk akhir / perkhidmatan dan memberi kesan buruk kepada

sistem keseluruhannya.

(b) Minor: Ketidakpatuhan / kepincangan yang telah berlaku kerana tidak

patuhi prosedur / keperluan standard / pekeliling atau

perundangan yang belum menjejaskan produk akhir /

perkhidmatan secara langsung atau sistem keseluruhannya

(c) Pemerhatian:

Sebarang kepincangan yang berlaku ekoran dari prosedur /

pekeliling yang tidak jelas. Ia belum menjejaskan sistem

samada secara langsung atau tidak langsung.



MUKASURAT : 6 / 22

5.0 SINGKATAN

5.1 AD - Audit Dalaman

5.2 KSA - Ketua Sistem Audit

5.3 WP - Wakil Pengurusan

5.4 TWP - Timbalan Wakil Pengurusan

5.5 JD - Juruaudit Dalaman

5.6 PAD - Pasukan Audit Dalaman

5.7 KP - Ketua Pusat Pengajian/Ketua Pusat Penyelidikan

dan Pembangunan/Ketua Pusat Kerjasama

Antarabangsa

5.8 P - Pendaftar

5.9 MKSP - Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

5.10 SPK - Sistem Pengurusan Kualiti

5.11 KPAD - Ketua Pasukan Audit Dalaman



MUKASURAT : 7 / 22

6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

TANGGUNG JAWAB

TINDAKAN

WP

1.

2.

PERANCANGAN AUDIT DALAMAN TAHUNAN

Lantik KSA dan JD dan keluarkan surat lantikan.

Arahkan KSA rancang dan sedia Jadual Audit Tahunan seperti Lampiran A.

KSA

3.

4.

Draf Jadual Audit Tahunan berdasarkan kepada

input-input yang berikut:-

a) Skop pelaksanaan Audit Dalaman.

b) Bilangan prosedur dan Pusat Pengajian / Pusat

/ Pejabat Pendaftar yang perlu diaudit.

c) Bilangan JD yang akan membuat auditan.

d) Objektif audit.

e) Bilangan audit yang perlu dilaksanakan.

f) Tarikh audit.

Serahkan draf Jadual Audit Tahunan kepada TWP

untuk semakan.

TWP

5.

Semak dan jika perlu, arahkan KSA untuk membuat

pindaan ke atas Jadual Audit Tahunan.



MUKASURAT : 8 / 22

TANGGUNG JAWAB

TINDAKAN

6.

Bentangkan draf akhir Jadual Audit Tahunan kepada

WP untuk kelulusan.

WP

7.

Luluskan draf akhir Jadual Audit Tahunan.

KSA

8.

9.

10.

PERSIAPAN SEBELUM KERJA AUDIT DALAMAN

Rancang dan sediakan latihan kepada JD.

Lantik PAD dan KPAD.

Tentukan skop dan objektif PAD .

KSA

11.

Maklumkan kepada KP dan P mengenai AD yang

akan dilaksanakan serta keperluan-keperluan AD yang

berkaitan melalui surat/memo. Perkara-perkara yang

dimaklumkan adalah seperti berikut:

i. objektif Audit Kualiti Dalaman

ii. jadual untuk mengadakan Audit Kualiti

Dalaman

iii. proses-proses yang hendak diaudit

iv. kerjasama yang dipohon daripada Pusat

Pengajian / Pusat / Pejabat Pendaftar

v. hal-hal lain



MUKASURAT : 9 / 22

TANGGUNG JAWAB

TINDAKAN

JD

12.

13.

Fahamkan standard piawaian, Manual Kualiti,

Prosedur-prosedur kualiti, Arahan Kerja dan dokumen

dokongan berkaitan di mana skop kerja AD akan

dilaksanakan.

Sedia dan lengkapkan peralatan audit iaitu Senarai Semak seperti di Lampiran B jika perlu, Borang Ketidakpatuhan, format Laporan Audit, alatulis serta

lain-lain peralatan yang diperlukan.

KPAD

14.

MELAKSANA KERJA AUDIT DALAMAN

Adakan Mesyuarat Pembukaan AD dengan KP/P

yang akan diaudit dengan mengambil kira keperluan-

keperluan berikut:

i. memperkenalkan anggota Pasukan Audit

Dalaman kepada pegawai-pegawai kanan

Pusat Pengajian / Pusat / Pejabat

Pendaftar / yang hendak diaudit.

ii. mengkaji semula skop dan objektif

auditan

iii. memberi taklimat ringkas kaedah dan

prosedur yang digunakan untuk

menjalankan audit

iv. membentuk perhubungan rasmi antara

Pasukan Audit Kualiti Dalaman dengan



MUKASURAT : 10 / 22

TANGGUNG JAWAB

TINDAKAN

Pusat Pengajian / Pusat / Pejabat

Pendaftar / yang hendak diaudit

v. mengesahkan bahawa sumber dan

kemudahan yang diperlukan oleh

Pasukan Audit Kualiti Dalaman

disediakan

vi. mengesahkan tarikh dan masa untuk

mesyuarat penutup dan mesyuarat

sampingan antara Pasukan Audit Kualiti

Dalaman dan pegawai kanan pihak yang

hendak hendak diaudit

vii. menjelaskan apa-apa keraguan yang

timbul dari perancangan audit.

PAD

15.

16.

17.

Laksanakan kerja-kerja audit berdasarkan Senarai Semak, jika perlu.

Kumpul bukti-bukti audit secara bertulis melalui proses

temuduga atau pemeriksaan dokumen atau

pemerhatian.

Catatkan butiran ketidakpatuhan dan tindakan

pembetulan (jika ada) di dalam Borang Ketidakpatuhan seperti di Lampiran C.



MUKASURAT : 11 / 22

TANGGUNG JAWAB

TINDAKAN

KPAD

18.

19.

20.

21.

22.

Adakan Mesyuarat Penutup AD dengan Pusat

Pengajian, Pusat, dan Pejabat Pendaftar yang

berkaitan. Bincangkan mengenai perkara-perkara

berikut:

i. memaklumkan penemuan ketidakpatuhan

termasuk ketidakpatuhan yang berulang

ii. mendapatkan persetujuan anggota Pusat

Pengajian, Pusat, dan Pejabat Pendaftar

yang diaudit mengenai perkara dalam

perenggan (i).

iii. mendapatkan persetujuan mengenai

jangka masa untuk melaksanakan

tindakan pembetulan dan pencegahan.

Bincangkan mengenai ketidakpatuhan yang ditemui.

Kenalpasti tindakan pembetulan yang akan diambil

oleh Pusat Pengajian, Pusat dan Pejabat Pendaftar

yang berkaitan.

Tetapkan tarikh untuk membuat Audit Susulan.

Lapor ketidakpatuhan kepada KSA.

KSA

23.

Arahkan PAD untuk membuat Audit Susulan.



MUKASURAT : 12 / 22

TANGGUNG JAWAB

TINDAKAN

PAD

24.

25.

MELAKSANA KERJA AUDIT SUSULAN

Jalankan audit susulan bagi mengesahkan tindakan

pembetulan yang dipersetujui telah dilaksanakan oleh

pihak yang diaudit.

Sekiranya tindakan pembetulan dan pencegahan telah

diambil laporkan perkara-perkara yang disemak dan

sahkan bahawa pengauditan ke atasnya telah selesai

dalam Laporan Audit Dalaman seperti Lampiran D.

KPAD

26.

PENYEDIAAN LAPORAN AUDIT DALAMAN

Sedia dan serahkan Laporan Audit Dalaman kepada

KSA untuk semakan .

KSA

27.

Bincangkan penemuan dengan KPAD (jika perlu).

KSA

28.

29.

Kumpulkan semua Laporan Audit Dalaman yang

diterima.

Kemaskini Buku Log Laporan Audit.



MUKASURAT : 13 / 22

TANGGUNG JAWAB

TINDAKAN

30.

Sediakan Laporan Keseluruhan Audit Dalaman dan

serahkan kepada TWP.

TWP

31.

Semak Laporan Keseluruhan Audit Dalaman dan

serahkan kepada WP.

WP

32.

33.

Bincang dengan TWP mengenai Laporan Keseluruhan Audit Dalaman jika perlu.

Bentangkan Laporan Keseluruhan Audit Dalaman di dalam MKSP untuk mengenalpasti tindakan

pembetulan dan pencegahan.

KSA

34.

35.

PENYIMPANAN REKOD AUDIT DALAMAN

Kemaskini rekod-rekod berkaitan AD.

Simpan rekod-rekod AD



MUKASURAT : 14 / 22 7.0 CARTA ALIRAN KERJA

PERANCANGAN AUDIT DALAMAN TAHUNAN

MULA

Lantik KSA dan JD dan arahkan KSA sediakan Jadual Audit Tahunan

WP

KSA

Tidak

Perlu pindaan?Ya

Bentang draf akhir Jadual Audit Tahunan kepada WP untuk kelulusan

Semak Jadual Audit Tahunan

Luluskan draf akhir Jadual Audit Tahunan

Serahkan draf Jadual Audit Tahunan kepada TWP untuk semakan

Draf Jadual Audit Tahunan

KSA

TWP

Pinda Jadual Audit Tahunan

KSA

TWP

TWP

Selesai



MUKASURAT : 15 / 22

PERSIAPAN SEBELUM KERJA AUDIT DALAMAN DAN PELAKSANAAN AUDIT DALAMAN

MULA

Rancang dan sediakan latihan kepada JD KAD KSA Lantik PAD dan Ketua PAD

Tentukan skop dan objektif AD KSA

Fahamkan standard piawaia, MK dan Prosedur berkaitan dan sedia dan lengkapkan peralatan audit, alatulis dll.

Catitkan butiran ketidakpatuhan dan tindakan pembetulan

Laksanakan kerja-kerja audit, kumpulkan bukti-bukti audit secara bertulis, temuduga, pemeriksaan dokumen atau pemerhatian

Maklumkan kepada KP/P mengenai AD yang akan dilaksanakan serta keperluan yang berkaitan

Adakan Mesyuarat Pembukaan AD dengan KP/P yang akan diaudit

KSA JD KPAD

PAD PAD

Adakan Mesyuarat Penutup AD dengan KP/P yang berkaitan KPAD

Tetapkan tarikh untuk membuat Audit Susulan KPAD Lapor ketidakpatuhan kepada KSA KPAD

Arahkan PAD untuk membuat Audit Susulan KSA Selesai



MUKASURAT : 16 / 22

AUDIT SUSULAN, PENYEDIAAN LAPORAN AUDIT DALAMAN DAN PENYIMPANAN REKOD AUDIT DALAMAN

MULA Jalankan audit susulan PAD Sahkan tindakan pembetulan telah diambil PAD

Selesai

Bincangkan penemuan dengan KPAD (jika perlu)

Laporkan perkara-perkara yang disemak dan sahkan pengauditan telah selesai dalam Laporan Audit Dalaman

Sedia dan serahkan Laporan Audit Dalaman kepada KSA untuk semakan

PAD

KPAD

KSA

Kumpulkan semua Laporan Audit Dalaman yang diterima KSA

dan serahkan kepada TWP Kemaskini Buku Log Laporan Audit

Sediakan Laporan Keseluruhan Audit Dalaman dan serahkan kepada TWP

KSA

KSA

Semak Laporan Keseluruhan Audit Dalaman TWP Dan serahkan kepada WP

Bincang dengan TWP mengenai laporan Keseluruhan Audit Dalaman (jika perlu) WP

Bentangkan Laporan Keseluruhan Audit Dalaman WP Dalam MKSP

Kemaskini dan simpan rekod-rekod AD KSA



MUKASURAT : 17 / 22 8.0 REKOD KUALITI

Bil. Rekod Kualiti

Lokasi Penyimpanan

Tempoh Simpan

1. Buku Log Laporan Audit

Dalaman

Pejabat KSA 5 tahun

2. Fail Surat-menyurat Audit

Dalaman

Pejabat KSA 5 tahun

3. Fail Kertas Kerja Audit

Pejabat KSA 5 tahun

4. Fail Persijilan

Pejabat KSA 5 tahun

5. Minit Mesyuarat

Pembukaan AD

Pejabat KSA 5 tahun

6. Minit Mesyuarat Penutupan

AD

Pejabat KSA 5 tahun



MUKASURAT : 18 / 22 9.0 LAMPIRAN

9.1 Lampiran A - Jadual Audit Dalam Tahunan

9.2 Lampiran B - Borang Senarai Semak Audit Dalaman

9.3 Lampiran C - Borang Ketidakpatuhan

9.4 Lampiran D - Format Laporan Audit Dalaman



MUKASURAT : 19 / 22

LAMPIRAN A JADUAL AUDIT DALAM TAHUNAN

Aktiviti/Prosedur Bulan Bil.

Pasukan Audit Bahagian Diaudit 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12



MUKASURAT : 20 / 22

LAMPIRAN B

Bil Audit :

No.Helaian :

SENARAI SEMAK AUDIT DALAMAN

Auditor :

Prosedur / Proses : Tarikh :

BIL RUJUKAN PERKARA-PERKARA UNTUK

DIPERIKSA

AUDITEE RESPON / PENEMUAN

BUKTI



MUKASURAT : 21 / 22

LAMPIRAN C

No.Laporan Audit :

Organisasi :

LAPORAN KETIDAKPATUHAN

Bil :

Bahagian/Unit Yang Diaudit :

Tajuk prosedur / Dokumen :

Auditee :

Auditor :

No.Rujukan :

Tindakan Prosedur

/ Dokumen :

Tarikh Audit :

1. Ketidakpatuhan

Pemerhatian Minor Major

2. Punca Ketidakpatuhan

a. Manusia

b. Sistem

c. Peralatan

d. Latihan

3. Nota Penambahbaikan

T/tangan Auditee : T/tangan Auditor :

4. Tindakan Pembetulan

Tarikh untuk menyelesaikan ketidakpatuhan :

Huraian :


5. Verifikasi (Untuk diisi oleh Auditor semasa audit susulan)

Tindakan pembetulan selesai? :




MUKASURAT : 22 / 22

LAMPIRAN D LAPORAN AUDIT DALAMAN

LAPORAN AUDIT DALAMAN NO. LAPORAN

BAHAGIAN / UNIT YANG TERLIBAT :

PERKARA / BIDANG YANG DIAUDIT :

ANGGOTA PASUKAN AUDIT DALAMAN :

RINGKASAN :

DISEDIAKAN OLEH :

_____________________

KETUA PASUKAN AUDIT DALAMAN

NAMA :

TARIKH :

prosedur audit dalaman - akmal.gov.myw) 03 - audit dalaman.pdfyang ditugaskan untuk melakukan...

Documents