sijil audit & laporan audit 2009

8/7/2019 SIJIL AUDIT & LAPORAN AUDIT 2009

1/36


2/36


3/36

2.1 Serahan Pungutan Ke Pejabat RM_______

Sehingga akhir tahun kewangan, sejumlah RM_______ pungutan _______ tidak

diserahkan ke pejabat.

2.1 Serahan Pungutan Ke Pejabat RM_________

Perenggan 5.3.5 Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan

Wang Sekolah menghendaki semua kutipan diserahkan kepada Pengurus

Sekolah pada hari yang sama atau hari bekerja berikutnya. Semakan Audit

terhadap Resit Murid, Daftar Kutipan Harian, Resit Pejabat, Buku Tunai

Kumpulan Wang SUWA/Asrama mendapati pungutan wang berjumlah RM

________ tidak diserahkan ke Pejabat oleh guru-guru kelas/penyelia asrama.

Butiran lanjut adalah seperti berikut:-

Kelas No Resit MuridTarikh Pungutan Amaun

(RM)

JUMLAH


4/36

Pihak sekolah hendaklah mematuhi peraturan yang ditetapkan bagi tujuan

kawalan penerimaan.

2.2 Kemasukan Pungutan Ke Bank RM ________

Sehingga akhir tahun kewangan 200___, pungutan berjumlah RM _______

telah lewat dibankkan diantara _______ dan ________hari.

2.2 Kemasukan Pungutan Ke Bank RM __________


Wang Sekolah menghendaki wang tunai melebihi RM500.00 atau jumlah

pungutan (termasuk tunai, cek, wang pos dan lain-lain) yang melebihi

RM2,000.00 atau apa-apa jumlah yang lebih kecil yang telah ditetapkan olehPusat Tanggungjawab dibankkan pada hari itu juga dan jika lewat diterima

hendaklah dibankkan pada hari kerja berikutnya. Semakan Audit mendapati

sejumlah RM _______ bagi pungutan sewa kantin/ yuran murid/ bagi tahun

200___ telah lewat dibankkan antara _________ dan ________ hari seperti

berikut:-

Pengurus Sekolah adalah bertanggungjawab memastikan pungutan

dibankkan mengikut tempoh yang ditetapkan untuk mengelakkan

kemungkinan berlaku penyalahgunaan wang sekolah.

2.3 Kelulusan Pungutan RM _________

Pungutan yuran________ berjumlah RM________ telah dibuat tanpa kelulusan

Pendaftar Sekolah.

2.3 Kelulusan Pungutan RM _________


Wang Sekolah menetapkan setiap pungutan yuran mendapat kelulusandaripada Pendaftar Sekolah. Semakan Audit mendapati pungutan yuran

________ berjumlah RM_____ telah dipungut tanpa mendapat kelulusan

daripada Pendaftar Sekolah. Pihak sekolah hendaklah memastikan kelulusan

diperolehi sebelum pungutan dibuat.

2.4 Perakaunan Pungutan RM _________

Sejumlah RM _________ pungutan bagi ___________ tidak diperakaunkan

sehingga akhir tahun kewangan 200 __.


5/36

2.4 Perakaunan Pungutan RM _________

Mengikut perenggan 5.3.9. Tatacara Pengurusan Kewangan dan

Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah, semua pungutan yang diterima pada

sesuatu tahun hendaklah diperakaunkan pada tahun itu juga. Semakan Audit

mendapati pungutan berjumlah RM ______ tidak direkodkan ke dalam Buku

Tunai dan tidak dibankkan sehingga 31 Disember 200___. Butiran terperinci

adalah seperti berikut:-

Pengurus sekolah hendaklah memastikan semua pungutan direkodkan

ke dalam Buku Tunai dan dibankkan sebagaimana yang telah ditetapkan

dalam peraturan.

2.5 Kemasukan Wang Ke Bank RM_____

Sejumlah RM _______ pungutan bagi _______ tidak dibankkan sehingga akhir

tahun kewangan 20____.

2.5 Kemasukan Wang Ke Bank RM_________

Perenggan 5.3.8 menjelaskan bahawa wang tunai melebihi RM500.00 atau

jumlah pungutan (termasuk tunai, cek, wang pos dan lain-lain) yang

melebihi RM2,000.00 atau apa-apa jumlah yang lebih kecil yang telah

ditetapkan oleh Pusat Tanggungjawab hendaklah dibankkan pada hari itu

juga dan jika lewat diterima, hendaklah dibankkan pada hari kerja yang

berikutnya. Semakan Audit mendapati pungutan ______ berjumlah RM

______ tidak dibankkan sehingga akhir tahun. Butiran lanjut adalah seperti

berikut:-

Tarikh No Resit

Pejabat

Butir

Pungutan

Amaun

(RM)

JUMLAH

Walaupun, jumlah di atas telah pun dibankkan pada _________. (Ruj: slip bank

________). Pengurus Sekolah adalah bertanggungjawab memastikan wang

tersebut dibankkan dengan segera/perkara ini tidak berulang lagi.


6/36

2.6 Resit Rasmi Pungutan RM _________

Yuran khas, sewa kantin berjumlah RM________ yang dipungut dalam tahun

200____ tidak dikeluarkan dengan resit rasmi pejabat.

2.6 Resit Rasmi Pungutan RM _________

Mengikut perenggan 5.3.2 Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan

Kumpulan Wang Sekolah, resit rasmi pejabat hendaklah dikeluarkan oleh

Penguru Sekolah/ pegawai yang diberi kuasa kepada guru-guru darjah,

tingkatan/ warden/ penyelia asrama dan orang awam.

Semakan audit terhadap Pungutan berjumlah RM______bagi Kumpulan Wang

SUWA didapati tidak dikeluarkan resit rasmi tidak dikeluarkan bagi pungutan

seperti berikut: :-

Perihal Pungutan Amaun

Yuran Khas

Sewa Kantin

JUMLAH

2.7 Penggunaan Resit Sementara RM__________

Pada tahun 200___, pihak sekolah telah membuat pungutan yuran dan lain-

lain terimaan pelbagai daripada murid sekolah berjumlah RM _______ dan

memperakukan pungutan sedemikian dengan menggunakan resit sementara

yang bukan merupa resit rasmi yang ditetapkan.


Mengikut perenggan 5.3.1. Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan

Kumpulan Wang Sekolah, sekolah dikehendaki menggunakan resit rasmi

yang ditetapkan iaitu resit rasmi pejabat dan resit rasmi murid bagi

memperakukan setiap terimaan sekolah. Semakan audit mendapati pihak

sekolah telah mengeluarkan resit sementara kepada murid bagi

memperakukan pungutan yuran dan lain-lain terimaan pelbagai berjumlah

RM ______ pada tahun 200___.


7/36

2.8 Pungutan Mengikut Perjenisan Yuran

Pihak sekolah telah memungut terimaan pelbagai RM_____ yang tidak

menepati penjenisan yuran yang dibenarkan untuk disenaraikan dan dibuat

pungutan oleh Pendaftar Sekolah dan jumlah ini tidak diperakaunkan di

Kumpulan Wang Sekolah.



Kumpulan Wang Sekolah, sekolah dikehendaki menggunakan resit rasmi

yang ditetapkan iaitu resit rasmi pejabat dan resit rasmi murid bagi

memperakukan setiap terimaan sekolah. Semakan audit mendapati pihak

sekolah telah mengeluarkan resit sementara kepada murid bagi

memperakukan pungutan yuran dan lain-lain terimaan pelbagai berjumlah

RM ______ pada tahun 200___.

2.9 Pungutan Mengikut Perjenisan Yuran

Pengurus Sekolah telah membuat surat edaran yuran sekolah tahun 200____

kepada para ibubapa dan telah memungut yuran PIBG dan pelbagai yuran

lain yang tidak menepati penjenisan yuran yang dibenarkan untuk

disenaraikan dan dibuat pungutan oleh Pendaftar Sekolah seperti berikut:-

Penerima/Perkara

PenjenisanYuran/Pelbagai

Kadar(RM)

PIBG Yuran PIBG 25.00

Lain-Lain Buku Nilam

Kad Perpustakaan

2.00

1.00

JUMLAH

Surat Pekeliling __________ berkenaan Penyeragaman Tatacara Kutipan

Yuran Sekolah yang dikeluarkan oleh Jabatan _______ dengan rujukan

JPN_____/ _____ (____) bertarikh _______ adalah dirujuk.

Semakan juga mendapati kutipan tersebut tidak diperakaunkan ke dalam

Kumpulan Wang Sekolah. Selain itu, pihak sekolah juga tidak dapat

membuktikan bahawa semua penerimaan/ kutipan tersebut telah

dibelanjakan sepertimana maksud kutipannya.


8/36

2.9 Akaun Belum Terima

Yuran Murid - RM __________

Yuran Murid berjumlah RM ______ masih belum dipungut sehingga akhir

tahun ________.

2.9 Akaun Belum Terima

Yuran Murid - RM __________

Semakan Audit mendapati sehingga 31.12.20___ yuran murid berjumlah

RM________ masih belum dipungut. Berikut adalah butiran terperinci

mengenai kedudukan Akaun Belum Terima (ABT) tersebut:-

Kelas Bil. Muridseperti di

Jadual

Kedatangan

Bil. MuridBerdasarkan

Resit Murid

Perbezaan

Bil Murid

Amaun

Belum

Terima

JUMLAH

Sehingga pengauditan selesai dijalankan, jumlah tersebut masih belumdibankkan.

ATAU

Bagaimanapun, jumlah tersebut telah dibankkan pada ______ (Ruj:

slip bank ________). Pengurus Sekolah dikehendaki mengambil

tindakan proaktif bagi memastikan semua pungutan dapat dipungut

dalam tahun semasa.

2.9 Serahan Yuran Murid RM ________

Sehingga akhir tahun kewangan 200___ Guru Kelas tidak menyerah Yuran

Murid yang dipungut berjumlah RM________.

2.9 Serahan Yuran Murid RM ________

Semakan Audit terhadap Resit Murid, Daftar Serahan Guru ke Pejabat dan

Resit Pejabat mendapati wujud perbezaan amaun di antara dokumen


9/36

berkenaan. Ia menunjukkan sejumlah RM ________ yang dipungut oleh

guru tidak diserahkan ke pejabat seperti berikut:-

Butiran

Pungut

an

No

Resit

Murid

Jumlah

Pungutan

(RM)

No Resit

Pejabat

Jumlah

Serahan

Perbezaan

JUMLAH

Sehingga pengauditan selesai dijalankan, jumlah tersebut masih belum

dibankkan.

ATAU

Bagaimanapun, jumlah tersebut telah dibankkan pada ______ (Ruj: slip bank

______). Pengurus Sekolah dikehendaki mengambil tindakan proaktif bagi

memastikan semua pungutan dapat dipungut dalam tahun semasa.

2.9 Sewa Kantin/ Sewa Kedai Buku RM______

Sewa kantin/sewa kedai buku ________ berjumlah RM_______ masih belum

dipungut daripada Pengusaha sewa kantin/ sewa kedai buku sehingga akhirtahun kewangan 200____.

2.9 Sewa Kantin/ Sewa Kedai Buku RM______

Semakan Audit terhadap Perjanjian sewa Kantin/sewa kedai buku dan Resit

Pejabat menunjukkan sejumlah RM _____ sewa kantin/ sewa kedai buku bagi

bulan _______ masih belum dipungut daripada Pengusaha sewa kantin/sewa

kedai buku. Jumlah tersebut masih belum dipungut sehingga pengauditan

selesai dijalankan.

ATAU

Bagaimanapun, jumlah tersebut telah dipungut oleh pihak sekolah dan

dibankkan pada _______ (Ruj: slip bank ______).

Pengurus Sekolah hendaklah mengambil tindakan bagi memastikan semua

pendapatan yang sepatutnya dipungut oleh pihak sekolah dalam tahun

semasa dapat dipungut dan diperakaunkan dalam tahun yang sama.


10/36

2.10 Tuntutan Bantuan Per Kapita(PCG)/Bantuan Makanan RM________

Pengurus Sekolah telah terlebih tuntut Pemberian Bantuan Perkapita/

Banrtuan Makanan berjumlah RM________.

2.10 Tuntutan Bantuan Perkapita(PCG)/Bantuan Makanan RM________

Perenggan 2(c) (ii) Pindaan Pertama kepada Surat Kewangan Bil. 5 Tahun

2002 bertarikh 11 Februari 2004 mengenai Pemberian Bantuan Per Kapita/

perenggan 5.2 dan 5.3 Surat Pekeliling Kewangan Bil. 3 Tahun 2006

menetapkan bahawa sekolah-sekolah yang mengalami kekurangan murid

sekurang-kurangnya 5% atau 100 orang murid berbanding bilangan murid

pada tarikh asas tuntutan/pengurangan bilangan penghuni asrama melebihi

10 orang atau 5%(yang mana terendah) berbanding bilangan penghuni pada

tarikh asal tuntutan dikehendaki mengembalikan lebihan peruntukan

PCG/Bantuan Makanan tersebut kepada Jabatan Pelajaran Negeri/KPTJ

sebelum atau pada 30 Ogos tahun semasa.

Semakan Audit mendapati, sekolah telah mengalami pengurangan

murid/penghuni asrama seramai _____ orang atau ____ % pada Julai 200 ____

berbanding ______ bilangan murid/penghuni asrama semasa tarikh asas

tuntutan. Oleh itu sekolah hendaklah mengembalikan lebihan tuntutan

peruntukan bagi _____ pelajar/penghuni asrama yang berjumlah RM _______

seperti berikut:-

Peruntuk

an

Lebih

TuntutanBil

Murid(____)

RM

Patut tuntut

Bilangan

Murid(_____)

RM

Lebihan

Tuntutan

PCG/Bantuan

Makanan

RM

JUMLAH


11/36

3.1 Penggunaan Borang Pesanan Sekolah RM_____

Perolehan berjumlah RM______ telah dilakukan tanpa menggunakan BorangPesanan Sekolah.

3.1 Penggunaan Borang Pesanan Sekolah RM_____

Mengikut Perenggan 6.4.1 Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan

Kumpulan Wang Sekolah, semua perolehan hendaklah dibuat dengan

menggunakan Pesanan Sekolah (DKS 005) kecuali perolehan yang dibayar

melalui Panjar Wang Runcit.


12/36

Semakan Audit terhadap baucar bayaran Kumpulan Wang Kerajaan/ Asrama/

SUWA mendapati pihak sekolah tidak menggunakan Borang Pesanan

Sekolah semasa membuat perolehan. Jumlah perolehan yang terlibat adalah

RM______, dan butiran lanjut adalah seperti berikut:-

Bil No Baucar Nama Syarikat Butiran

Perbelanjaan

Amaun

RM

JUMLAH

Perolehan tanpa menggunakan Borang Pesanan Sekolah boleh membawa

risiko kepada berlakunya perbelanjaan tidak diakui dan penyelewengan.

Pihak sekolah hendaklah mematuhi peraturan kewangan yang telah

ditetapkan bagi tujuan kawalan perolehan.

3.2 Baucar Pembayaran RM________

Pembayaran berjumlah RM_____ yang melibatkan _____ keping cek KWK/

KWS/ KWA telah dibuat pada tahun 2007 tanpa menggunakan baucar

bayaran.

3.2 Baucar Pembayaran RM________

Mengikut perenggan 7.2.1(c) dan 7.3.1. Tatacara Pengurusan Kewangan

dan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah, semua pembayaran hendaklah

disokong dengan baucar bayaran dan dokumen sokongan. Baucar bayaran

merupakan kuasa untuk membolehkan sesuatu pembayaran dibuat.

Pengurus Sekolah hendaklah memastikan baucar disediakan dan

diperakukan terlebih dahulu sebelum pembayaran dibuat. Semakan Audit

mendapati, ______ keping cek bagi pembayaran berjumlah RM _____ telah

dibuat oleh sekolah tanpa menggunakan baucar bayaran. Butiran lanjut


Bil. No Cek Nama Syarikat Amaun(RM)


13/36

JUMLAH

Pembayaran tanpa baucar menyebabkan kesahihan perbelanjaan yang

dibuat tidak dapat disahkan. Pihak sekolah hendaklah memastikan setiappembayaran disertakan dengan baucar bayaran.

3.3 Sebutharga Perolehan RM

Perolehan berjumlah RM _____ telah dibuat tanpa sebut harga.

3.3 Sebutharga Perolehan RM ________

Merujuk kepada perenggan 6.4.2. Tatacara Pengurusan Kewangan dan

Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah perolehan bagi perkhidmatan dan

bekalan melebihi RM50,000.00 setahun hendaklah dibuat secara sebut

harga. Bagaimanapun semakan Audit mendapati, perolehan bagi _____

sepanjang tahun _____ berjumlah RM______ bagi Kumpulan Wang ________

seperti butiran berikut telah dibuat tanpa sebut harga.

Bil Tarikh No

Baucar

Perihal Peruntukan Amaun

RM

JUMLAH

Pihak sekolah hendaklah mematuhi peraturan yang telah ditetapkan bagi

memastikan perkhidmatan/ bekalan diperolehi pada harga yang berpatutan

dan berkualiti.

3.4 Dokumen Sokongan Pembayaran RM______

Pada tahun 200___pembayaran berjumlah RM__________, melalui_____baucar

telah dibuat tanpa dokumen sokongan.

3.4 Dokumen Sokongan Pembayaran RM______


14/36


15/36

Pengurus Sekolah hendaklah memastikan semua bil dijelaskan dalam tempoh

14 hari daripada tarikh bil diterima.

3.6 Cek Di Buka Palang RM______

Bayaran berjumlah RM______ yang melibatkan _____ baucar bayaran dibuat

oleh sekolah dengan menggunakan cek di buka palang.

3.6 Cek Di Buka Palang RM______

Mengikut perenggan 7.2.1(b) Tatacara Pengurusan Kewangan dan

Perakaunan Kumpulan Wang, semua cek yang dikeluarkan oleh sekolah

hendaklah berpalang Akaun Penerima Sahaja, kecuali cek yang

dikeluarkan bagi tujuan Panjar Wang Runcit atau bayaran yang dibuat

kepada kakitangan sekolah. Semakan Audit terhadap penyata bank

mendapati _____ keping cek pembayaran kepada penerima berjumlah

RM_____ adalah merupakan cek di buka palang/cek tunai. Maklumat cek

yang terlibat adalah seperti berikut:-

Bil No/Tarikh

Baucar

No/Tarikh

Cek

Penerima Amaun

RM

JUMLAH

3.7 Kelulusan Perbelanjaan RM______

Sekolah telah membelanjakan sejumlah RM________ yang melibatkan ____

baucar bayaran tanpa kelulusan Ketua Pusat Tanggungjawab.

3.7 Kelulusan Perbelanjaan RM______

Mengikut perenggan 6.3.1(c) Tatacara Pengurusan Kewangan dan

Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah, pengurus sekolah dikehendaki

mendapat kelulusan daripada ketua PTJ terlebih dahulu sekiranya perolehan

yang hendak dibuat melebihi RM10,000.00 RM50,000.00 setahun bagi

setiap jenis item. Manakala perenggan 2.4.3( c ) pula menyatakan secara

terperinci mengenai kegunaan wang SUWA iaitu kutipan yang tidak


16/36

dikhaskan untuk sesuatu tujuan, boleh digunakan oleh pihak sekolah untuk

aktiviti murid. Jika wang tersebut hendak digunakan untuk menampung

perbelanjaan lain, ianya perlu mendapat kelulusan daripada Ketua Pusat

Tanggungjawab. Semakan Audit mendapati, pihak sekolah telah

membelanjakan sejumlah RM_____ bagi Kumpulan Wang Kerajaan untuk

perolehan ______ tanpa mendapat kelulusan Ketua Pusat Tanggungjawab.Butiran perbelanjaan adalah seperti berikut:-

Bil No Baucar Perihal

Perbelanjaan

Nama

Pembekal

Amaun

RM

JUMLAH

Manakala bagi Kumpulan Wang SUWA sejumlah RM____ telah dibelanjakan

dengan menggunakan peruntukan ______ tanpa kelulusan seperti berikut :-

Bil No Baucar Perihal

Perbelanjaan

Peruntukan Amaun

RM

JUMLAH

3.8 Perakuan Penerimaan/Kemasukan Stok di Borang Pesanan Sekolah

RM______

Perakuan penerimaan barangan di ______ Borang Pesanan Sekolah berjumlah

RM_____ tidak dilengkapkan. Semakan terhadap buku stok juga menunjukkan

semua perolehan tidak direkodkan.

3.8 Perakuan Penerimaan/Kemasukan Stok di Borang Pesanan Sekolah

RM______


17/36

Perenggan 6.5. Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan

Wang Sekolah menetapkan, penerimaan barangan daripada pembekal perlu

disahkan oleh pegawai penerima. Pegawai yang bertanggungjawab

hendaklah menurunkan tandatangan mereka di ruangan dalam Borang

Pesanan Sekolah. Semakan Audit mendapati ______ Borang Pesanan Sekolah

berjumlah RM________ tidak dilengkapkan dengan perakuan penerimaan dankemasukan stok serta perolehan ini tidak direkodkan ke dalam buku stok

yang berkaitan seperti berikut:-

Bil No Baucar No Pesanan

Sekolah

Nama Syarikat Amaun

RM

JUMLAH

Kegagalan sekolah mematuhi peraturan mengakibatkan kehilangan harta/

bekalan sekolah atau penggunaan bahan/ bekalan tanpa kawalan.

3.9 Pembayaran Bil-Bil Tahun Lalu RM______

Sebanyak ____ bil/invois berjumlah RM_______ tidak diambil kira sebagai

Akaun Belum Bayar bagi tahun 200___ dan telah dibayar dalam tahun 200___

tanpa mendapat kelulusan Ketua Pusat Tanggungjawab.

3.9 Pembayaran Bil-Bil Tahun Lalu RM______

Merujuk perenggan 7.5.3. Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan

Kumpulan Wang Sekolah bil/invois yang tidak diambil kira sebagai Akaun

Belum Bayar pada akhir tahun kewangan, hendaklah mendapat kelulusan

Ketua Pusat Tanggungjawab sebelum pembayaran dibuat.

Semakan audit mendapati, bil-bil sebanyak _____ yang tidak diisytiharkan

sebagai Akaun Belum Bayar berjumlah RM_____ seperti yang disenaraikan di

Lampiran ______ telah dibayar dalam tahun 200___ tanpa mendapat

kelulusan Ketua Pusat Tanggungjawab. Bagi menentukan penyata kewangan

menunjukkan kedudukan yang sebenarnya, pihak sekolah hendaklah

memastikan semua bil-bil yang masih belum dibayar diisytiharkan.


18/36

3.10 Lebihan Kumpulan Wang Terkumpul RM______

Sehingga akhir tahun 200__ sekolah mempunyai baki Kumpulan Wang

Terkumpul yang tinggi bagi Kumpulan Wang Kerajaan/Asrama berjumlah

RM______

3.11 Lebihan Kumpulan Wang Terkumpul RM______

Merujuk kepada perenggan 5.2. SPK Bil. 5 Tahun 2002/4.7 SPK Bil 6 Tahun

2002, baki peruntukan semasa yang dibenarkan di bawa ke tahun hadapan

hendaklah tidak melebihi 10% daripada jumlah asal PCG/Bantuan Makanan

yang diterima.

Semakan Audit mendapati, sejumlah RM_____ bagi ___ jenis peruntukan

bantuan perkapita (PCG) di Kumpulan Wang Kerajaan/Bantuan Makanan di

Kumpulan Wang Asrama seperti berikut telah menunjukkan baki yang tinggi

pada akhir tahun 200___:-

Jenis Bantuan

Perkapita/Bantuan Asrama

Amaun

(RM)

JUMLAH

Adalah dicadangkan pihak pengurusan sekolah membuat perancangan

perbelanjaan peruntukan di mesyuarat Jawatankuasa Kewangan dan Akaun

bersama guru Ketua Bidang/Penyelia Asrama yang menguruskan

PCG/Bantuan Makanan yang berkenaan

3.12 Wang Di Bank Berbaki Defisit RM______

Baki Wang Di bank mengikut Buku Tunai pada 31 Disember 200_____bagi

Kumpulan Wang _______ telah berbaki defisit berjumlah RM_____.


19/36

3.12 Wang Di Bank Berbaki Defisit RM________

Mengikut perenggan 6.2.1(a) Tatacara Pengurusan Kewangan dan

Perakaunan Kumpulan Sekolah, Pengurus Sekolah adalah bertanggungjawab

sepenuhnya untuk memastikan baki peruntukan di Buku Tunai adalah

mencukupi dengan mengambilkira tanggungan yang belum dibayar sebelum

membuat pesanan.

Semakan Audit mendapati baki wang dibank mengikut Buku Tunai pada 31

Disember 200_____ bagi Kumpulan Wang _______ telah berbaki defisit

berjumlah RM_______.

Tindakan sekolah berbelanja melebihi peruntukan sehingga Kumpulan Wang

Terkumpul berbaki defisit boleh menyebabkan sekolah dikenakan denda caj

bank yang tinggi sekiranya baki wang dibank tidak mencukupi untuk

membayar cek-cek yang dikeluarkan. Selain itu, ia juga memberikan imej

buruk kepada sekolah kerana tidak mempunyai dana yang cukup untuk

membuat bayaran seterusnya menghakis kepercayaan pembekal, bank dan

orang ramai. Sila pastikan sekolah mempunyai baki peruntukan yang

mencukupi sebelum membuat perbelanjaan.

3.13 Perbelanjaan Bantuan Bagi Maksud Perbelanjaan Yang Ditetapkan

RM______

Pihak sekolah telah membelanjakan sejumlah RM_____ melalui____baucarbayaran daripada peruntukan bantuan per Kapita mata pelajaran tertentu

yang tidak menepati maksud perbelanjaan yang ditetapkan

3.13 Perbelanjaan Bantuan Bagi Maksud Perbelanjaan Yang Ditetapkan

RM______

Perenggan 3, Surat Pekeliling Kewangan Bilangan 5 tahun 2002 menetapkan

peruntukan dibelanjakan mengikut maksud perbelanjaan yang ditetapkan.

Semakan Audit terhadap ______ baucar bayaran di Kumpulan Wang Kerajaan

mendapati pihak sekolah telah membelanjakan sejumlah RM____ yang tidak

mengikut maksud yang ditetapkan untuk peruntukan bantuan perkapita

mata pelajaran ________ dan ________ seperti berikut:-

Bil

.

Tarikh Nama

Syarikat

No.

Baucar

Peruntukan

Digunakan

Peruntukan

Sepatutnya

Butiran

Perbelanjaan

Amaun

(RM)


20/36

Perbelanjaan tanpa mengikut peruntukan yang ditetapkan akan

menyebabkan tujuan/maksud sebenar peruntukan diberi untuk kepentingan

pembelajaran tidak tercapai.

3.14 Defisit Kumpulan Wang Terkumpul RM______

Kumpulan Wang Terkumpul pada 31 Disember 200___ bagi Kumpulan Wang

______ telah berbaki defisit berjumlah RM_______.

3.14 Defisit Kumpulan Wang Terkumpul RM______

Mengikut perenggan 7.2.1(a) Tatacara Pengurusan Kewangan dan

Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah, Pengurus Sekolah adalah

bertanggungjawab sepenuhnya untuk memastikan peruntukan bagi setiap

kumpulan wang adalah mencukupi. Semakan Audit mendapati, KumpulanWang Terkumpul _____ pada 31 Disember 200____ telah berbaki defisit

berjumlah (RM_____).

Tindakan sekolah berbelanja melebihi peruntukan sehingga Kumpulan Wang

Terkumpul berbaki defisit boleh menyebabkan sekolah dikenakan denda caj

bank yang tinggi sekiranya baki wang dibank tidak mencukupi untuk

membayar cek-cek yang dikeluarkan. Selain itu, ia juga memberikan imej

buruk kepada sekolah kerana tidak mempunyai dana yang cukup untuk

membuat bayaran seterusnya menghakis kepercayaan pembekal, bank dan

orang ramai. Sila pastikan sekolah mempunyai baki peruntukan yang

mencukupi sebelum membuat perbelanjaan.


21/36

4 A

1 Perlantikan Juruaudit Dalaman


Kumpulan Wang Sekolah (TPKPKWS), Pengurus Sekolah perlu melantik

pegawai yang sesuai sebagai Juruaudit Dalaman untuk menjalankan

pemeriksaan terhadap semua rekod kewangan. Semakan Audit mendapati

Pengurus Sekolah masih belum melantik Juruaudit Dalaman. Tindakan

BI

L.

TAJUK / PERKARA RUJUKAN BAS

8

1 PERLANTIKAN JURUAUDIT DALAMAN 1.2

2 PEMERIKSAAN JURUAUDIT DALAMAN 1.2

3 PENUBUHAN JAWATANKUASA

PENGURUSAN

KEWANGAN & AKAUN (JKPKA)

1.3

4 KEKERAPAN MESYUARAT JKPKA 1.3

5 PEMERIKSAAN MENGEJUT 1.4

6 SURAT JAWAPAN PERTANYAAN

AUDIT

1.7

7 SURAT KUASA MENANDATANGANI

BAUCAR/

RESIT/PESANAN SEKOLAH

1.10

8 FAIL MEJA/ MANUAL PROSEDUR

KERJA

1.11

9 PENYELENGGARAAN REKOD

KEWANGAN

(Tidak diselenggarakan/ tidak

lengkap dan kemaskini

untuk tahun semasa) daftar stok

buku cek, daftar cek batal, daftar

stok pesanan sekolah, daftar bil.

3.1


22/36

segera hendaklah diambil oleh pihak sekolah dengan melantik Juruaudit

Dalaman untuk memastikan wujudnya kawalan dalaman dalam urusan

kewangan sekolah.

2 Pemeriksaan Juruaudit Dalaman


Kumpulan Wang Sekolah (TPKPKWS), Pengurus Sekolah perlu melantik

pegawai yang sesuai sebagai Juruaudit Dalaman untuk mengkaji kelemahan

dalam sistem pengurusan sekolah. Semakan Audit mendapati Pengurus

Sekolah telah melantik Juruaudit Dalaman tetapi tiada bukti menunjukkan

semakan terhadap rekod kewangan/ pemeriksaan mengejut ada dijalankan

oleh Juruaudit Dalaman. Pengurus Sekolah hendaklah memastikan Juruaudit

Dalaman menjalankan pemeriksaan supaya kelemahan dapat dikesan di

peringkat awal dan tindakan pembetulan boleh diambil.

3. Penubuhan Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun

Mengikut perenggan 19.2.4 Tatacara Pengurusan Kewangan dan

Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah, Pengurus Sekolah hendaklah

menubuhkan Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun untuk

membantu Pengurus Sekolah mengawasi, mengesan dan menyelia semua

urusan kewangan dan akaun supaya berjalan lancer dan menepati kehendak

Tatacara yang berkaitan. Semakan Audit mendapati Pengurus Sekolah masih

belum menubuhkan Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun.

Tindakan segera hendaklah diambil oleh Pengurus Sekolah dengan

menubuhkan Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun.

4. Kekerapan Mesyuarat Jawatankuasa Kewangan Dan Akaun

Perenggan 19.2.4(c) Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan

Kumpulan Wang Sekolah menetapkan Jawatankuasa Pengurusan Kewangan

dan Akaun hendaklah mengadakan mesyuarat sekurang-kurangnya 4 kali

setahun. Mesyuarat yang diadakan secara tersusun boleh membantu

jawatankuasa mengesan dan mengawai operasi kewangan dengan lebih

berkesan. Semakan Audit mendapati jawatankuasa tidak mengadakanmesyuarat sebagaimana yang telah ditetapkan oleh peraturan. Mesyuarat

hanya diadakan sebanyak ___ kali pada tahun 200___. Pengurus Sekolah

hendaklah mematuhi peraturan yang telah ditetapkan.

5. Pemeriksaan Mengejut


Wang Sekolah menghendaki Pengurus Sekolah atau Juruaudit Dalaman

menjalankan pemeriksaan mengejut secara berkala ke atas peti besi atau


23/36

peti wang tunai dalam penyimpanan wang awam, setem atau barang-

barang lain yang berharga. Pemeriksaan hendaklah dilakukan tidak kurang

dari sekali dalam 6 bulan dan direkodkan dalam Buku Pemeriksaan Mengejut

(Am 29). Semakan Audit mendapati Pengurus Sekolah atau Juruaudit

Dalaman telah/tidak menjalankan pemeriksaan mengejut hanya sekali dalam

tempoh setahun.

6. Surat Jawapan Pertanyaan Audit

Mengikut Arahan Perbendaharaan 306, Pengurus Sekolah hendaklah

memberi jawapan terhadap pertanyaan Audit dalam tempoh 30 hari dari

tarikh terima Laporan Audit. Bagaimanapun, Pengurus Sekolah tidak/lewat

mengemukakan jawapan pertanyaan Audit bagi tahun 200___.

7. Surat Kuasa Menandatangani Baucar Bayaran/ Resit/Pesanan

Sekolah

Mengikut Arahan Perbendaharaan 101, Pegawai Pengawal boleh

mewakilkan kuasanya kepada seseorang pegawai lain bagi mendatangani

baucar bayaran. Semakan Audit menddapati tiada surat penurunan kuasa

diberi kepada guru-guru yang terlibat untuk menandatangani baucar-baucar

bayaran. Tindakan segera hendaklah diambil selaras dengan peraturan

yang telah ditetapkan.

8. Fail Meja Dan Manual Prosedur Kerja

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 8 Tahun 1991 menghendaki

semua jabatan menyediakan Fail Meja bagi setiap kakitangan dan Manual

Prosedur Kerja untuk rujukan peringkat jabatan. Semakan Audit mendapati

_____ tidak disediakan. Fail Meja dan Manual Prosedur Kerja akan

memudahkan pegawai baru menjalankan tugas.

9. Penyelenggaraan Rekod Kewangan

Mengikut Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan

Wang Sekolah, semua rekod kewangan hendaklah diselenggarakan dengan

lengkap dan kemaskini. Semakan audit mendapati _____ dan ______ tidak

diselenggarakan dengan lengkap, betul dan kemaskini untuk tahun 200___

seperti berikut:-

i) Pindaan pada ______


24/36

ii) Penggunaan cecair pemadam

iii) Tiada tandatangan _________

BI

L.

TAJUK / PERKARA RUJUKAN BAS 8

1 SERAHAN PUNGUTAN KE PEJABAT 2.2.9

2.2.10

2 PENYIMPANAN WANG PUNGUTAN DI

PEJABAT

2.2.11

3 KEHILANGAN BUKU RESIT 2.16

4 BORANG KUTIPAN DAN SERAHAN

GURU

2.2.9

5 RESIT BATAL 2.2.6

6 BAKI HELAIAN BUKU RESIT 2.2.7

BIL

.

TAJUK / PERKARA RUJUKAN

BAS 8

7 PINDAAN PADA RESIT MURID/ PEJABAT 2.2.6

8 DAFTAR STOK BUKU RESIT 2.1.2

9 PEMERIKSAAN BUKU RESIT 2.1.1

10 PEREKODAN MAKLUMAT RESIT 2.1.7

11 URUSAN PENERIMAAN WANG 2.2.5

12 SURAT KUASA MEMUNGUT WANG 2.2.3


25/36

4B

1. Serahan Pungutan Ke Pejabat RM______


Wang Sekolah menghendaki semua kutipan diserahkan kepada Pengurus

Sekolah pada hari yang sama atau hari bekerja berikutnya. Semakan Audit

terhadap Resit Murid, Daftar Kutipan Harian, Resit Pejabat, Buku Tunai

Kumpulan Wang SUWA mendapati pungutan wang berjumlah RM_____ telah

lewat diserahkan ke Pejabat oleh pemungut. Kelewatan adalah antara ______

hingga _____ hari. Butiran lanjut adalah seperti berikut:-

Pihak sekolah hendaklah mematuhi peraturan yang ditetapkan bagi tujuan

kawalan penerimaan dan mengelakkan kemungkinan berlaku

penyalahgunaan wang sekolah.

2. Penyimpanan Wang Pungutan Di Pejabat

Perenggan 5.4.13 Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan

Kumpulan Wang Sekolah, menghendaki semua pungutan yang tidak dapat

dibankkan pada hari yang sama disimpan dalam peti besi. Bagi sekolah yang

tidak mempunyai peti besi, wang tunai termasuk cek melebihi RM1,000.00

hendaklah disimpan di Balai Polis yang berdekatan dengan menggunakan

karung berkunci dan satu resit diperolehi daripada pegawai polis yang

menjaga. Semakan Audit mendapati pungutan wang berjumlah RM_____

yang tidak dibankkan tetapi hanya disimpan dalam kabinet besi/laci meja

berkunci. Pihak sekolah dinasihatkan agar lebih berhati-hati menyimpanwang pungutan sekolah untuk mengelakkan berlakunya kehilangan ataupun

kecurian.

3. Kehilangan Buku Resit


Kumpulan Wang Sekolah, Pengurus Sekolah hendaklah mengambil tindakan

segera melaporkan kehilangan kepada polis dalam tempoh 48 jam daripada

tarikh kehilangan. Semakan Audit mendapati ____ buku Resit Murid/ResitPejabat diakui hilang daripada simpanan pejabat Sekolah menyebabkan

resit-resit tersebut tidak dapat disahkan semasa pengauditan dijalankan.

Butiran resit-resit tersebut adalah seperti berikut:-

Bil No Resit Jenis Resit


26/36

Bagaimanapun didapati Pengurus Sekolah tidak melaporkan kepada polis

untuk mengesahkan kehilangan buku-buku resit tersebut. Pihak sekolah

hendaklah mengambil tindakan mematuhi peraturan kewangan sewajarnya.

4. Borang Kutipan dan Serahan Guru


Kumpulan Wang Sekolah, pungutan yang dibuat oleh guru kelas hendaklah

direkodkan dalam Borang Kutipan dan Serahan Guru ke Pejabat dalam 2

salinan dan satu salinan diserahkan bersama-sama buku resit dan wang

pungutan kepada Pengurus Sekolah pada hari yang sama. Semakan Audit

mendapati _____ guru kelas tidak merekodkan pungutan berjumlah RM ____

ke dalam Borang Kutipan dan Serahan Guru. Maklumat terlibat adalah

seperti berikut:-

Bil Kelas No Resit Murid Amaun

RM

JUMLAH

Pengurus Sekolah hendaklah memastikan peraturan kewangan yang telahditetapkan dipatuhi.

5. Resit Batal


Wang Sekolah menetapkan resit yang dibatalkan hendaklah dikepilkan

bersama-sama salinannya dan dicop Batal untuk tujuan pengauditan.

Semakan Audit mendapati _____ Resit Murid/Pejabat yang dibatalkan, tidak

dikemukakan salinan asalnya untuk pengauditan. Resit-resit yang terlibat


Bil No Siri Resit Yang Di Batalkan

6. Baki Helaian Buku Resit


27/36


Kumpulan Wang Sekolah baki helaian Resit Murid yang tidak digunakan

sehingga akhir tahun hendaklah dibatalkan. Jika baki helaian resit murid

tersebut hendak digunakan pada tahun berikutnya ianya perlu direkodkan

semula dalam Daftar Stok Buku Resit. Semakan Audit mendapati baki ____

buah buku resit murid yang tidak digunakan tidak dibatalkan. PengurusSekolah dinasihati membatalkan kesemua helaian resit tersebut bagi

mengelakkan berlakunya penyalahgunaan resit.

7. Pindaan Pada Resit Murid/Pejabat


Wang Sekolah menetapkan bahawa pindaan pada resit adalah dilarang. Jika

terdapat apa-apa kesilapan semasa resit ditulis, resit itu hendaklah

dibatalkan dan resit yang baru dikeluarkan. Resit yang dibatalkan ituhendaklah dikepilkan bersama-sama salinannya dan dicop Batal untuk

tujuan pengauditan. Semakan Audit terhadap buku Resit Murid/ Pejabat

mendapati pihak Sekolah telah membuat pindaan tarikh/ _____/ _____ pada

resit.

8. Daftar Stok Buku Resit


Kumpulan Wang Sekolah, Pengurus Sekolah hendaklah menyelenggara satu

Daftar Stok Buku Resit yang menunjukkan semua buku resit yang diterimadan dikeluarkan. Semakan Audit mendapati _____ buku resit murid/pejabat

masih belum direkod dalam Daftar tersebut. Tindakan segera hendaklah

diambil untuk merekodkan semua buku resit yang diterima dalam Daftar Stok

Buku Resit sebagaimana yang telah ditetapkan dalam peraturan.

9. Pemeriksaan Buku Resit


Kumpulan Wang Sekolah, semua buku resit yang diterima daripada pembekalhendaklah disemak bagi menentukan nombor siri di dalamnya adalah

lengkap dan betul. Pegawai yang menyemak hendaklah membuat catatan

perakuan di belakang helaian pertama salinan pejabat pada setiap buku resit.

Semakan Audit mendapati _____ buku resit tiada catatan perakuan bagi

membuktikan bahawa kandungannya telah disemak. Butiran buku resit yang

terlibat adalah seperti berikut:-

Bil No Siri Buku Resit


28/36

Pengurus Sekolah hendaklah mematuhi peraturan yang telah ditetapkan.

10. Perekodan Maklumat Resit

Perenggan 5.3.2. Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan

Wang Sekolah menetapkan setiap terimaan perlu dikeluarkan resit dan

butiran resit hendaklah diisi dengan lengkap sebagaimana panduan

pengisian resit di Lampiran 5-1A. Semakan Audit terhadap Resit RasmiMurid/Resit Pejabat yang dikeluarkan oleh Guru Kelas/ Pembantu Tadbir

Kewangan mendapati resit-resit tersebut tidak lengkap kerana tidak

dicatatkan perkara-perkara berikut:-

* Nama sekolah

* Tahun kewangan

* Nama Pembayar

* Perihal Penerimaan

* Amaun Dalam Angka

* Jumlah Dalam Perkataan

* Bayaran Secara Tunai atau Cek

* Tandatangan dan Cop

Pihak sekolah hendaklah memastikan butiran dalam setiap resit yang

dikeluarkan dicatat dengan lengkap sepertimana yang telah ditetapkandalam peraturan.

11. Urusan Penerimaan Wang

Arahan Perbendaharaan 70(a) menghendaki 2 orang pegawai terlibat bagi

urusan mengeluarkan resit iaitu seorang pegawai menerima wang dan

menandatangani resit, manakala seorang pegawai lain menulis resit.

Semakan Audit mendapati urusan penerimaan wang hanya dibuat oleh

seorang pegawai sahaja. Pihak sekolah hendaklah mematuhi peraturan

yang telah ditietapkan.


29/36

12. Surat Kuasa Memungut Wang

Arahan Perbendaharaan 69 menghendaki Ketua Jabatan/Pejabat

mengeluarkan surat kuasa yang membenarkan seseorang pegawai

memungut wang bagi pihak Jabatan/Pejabat. Semakan Audit mendapati

Pengurus Sekolah tidak memberi kebenaran secara bertulis kepada pegawai

yang memungut wang. Surat kuasa hendaklah dikeluarkan dengan segera

kepada pegawai berkenaan selaras dengan peraturan kewangan yang

ditetapkan.

BIL

.

TAJUK / PERKARA RUJUKAN

BAS 8

1 PELARASAN AKAUN BELUM BAYAR

(ABB)

3.3.4

2 PEMERIKSAAN TERHADAP BUKU CEK 3.1.2

3 PENYIMPANAN SELAMAT BUKU CEK 3.1.3

4 BAUCAR BAYARAN YANG DIKEMUKAKANUNTUK AUDITAN

3.2.23

5 PENGGUNAAN NOTA MINTA 3.2.1

6 COP TARIKH TERIMA PADA BIL/INVOIS 3.2.9

7 CEK TAMAT TEMPOH 3.2.18

8 PERAKUAN PENERIMAAN DI BORANG

PESANAN SEKOLAH

3.2.3

9 REKUPMEN PANJAR WANG RUNCIT 3.4.4

10 BAYARAN PERBELANJAAN RUNCIT

MENGGUNAKAN CEK SEKOLAH

3.2.24


30/36

11 PERAKUAN TANDA SUDAH BAYAR 3.2.14

12 PINDAH PERUNTUKAN 3.2.25

13 PERAKUAN BAUCAR BAYARAN 3.2.13

14 TERBITAN MAJALAH SEKOLAH PADA

TAHUN KUTIPAN DIBUAT

3.2.26

15 PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN 4.1 4.18

4C

1. Pelarasan Akaun Belum Bayar RM_______

Mengikut perenggan 16.4. Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan

Kumpulan Wang Sekolah, sekolah yang mempunyai Akaun Belum Bayar

hendaklah mengambil usaha untuk menjelaskannya. Sekiranya usaha ini

gagal, permohonan bagi melaraskan Akaun Belum Bayar perlu dibuat.

Semakan Audit mendapati Akaun Belum Bayar tahun 200__ bagi Kumpulan

Wang Kerajaan/ Asrama/ SUWA berjumlah RM ________ masih belum

diselesaikan sehingga akhir tahun 200___. Pihak sekolah hendaklah

memohon kelulusan daripada Bahagian Kewangan Kementerian Pelajaran

Malaysia untuk melaraskan Akaun Belum Bayar yang melebihi 3 tahun

setelah segala usaha yang diambil untuk menyelesaikannya gagal.

2. Pemeriksaan Terhadap Buku Cek

Mengikut perenggan 7.11.1 dan 7.11.2 Tatacara Pengurusan Kewangan danPerakaunan Kumpulan Wang Sekolah, setiap buku cek yang diterima

daripada bank perlulah diperiksa untuk nombor cek dalam buku cek adalah

berturutan. Satu perakuan hendaklah dibuat dengan menandatangani di

belakang kaunterfoil yang terakhir atau dalam Daftar Stok Buku Cek sebagai

bukti pemeriksaan telah dilakukan. Semakan Audit mendapati, tiada bukti

menunjukkan buku cek telah disemak oleh Pengurus Sekolah/pegawai yang

diberi kuasa. Sila patuhi peraturan yang telah ditetapkan.

3. Penyimpanan Selamat Buku Cek


31/36


Kumpulan Wang Sekolah, semua buku cek yang belum dan sedang

digunakan hendaklah disimpan di dalam peti besi sekolah atau kabinet besi

yang berkunci atau di tempat yang selamat. Semakan Audit mendapati,

buku cek tidak disimpan oleh Pengurus Sekolah di tempat yang selamat.

Pihak Sekolah hendaklah memastikan buku cek tersebut disimpan di tempatyang selamat bagi mengelakkan kehilangan dan penyalahgunaan.

4. Baucar Bayaran Yang Dikemukakan Untuk Auditan

Mengikut perenggan 7.4.10. Buku Tatacara Pengurusan Kewangan dan

Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah, baucar bayaran yang telah dibayar

hendaklah disusun dan difailkan mengikut nombor siri dan kumpulan wang

yang berkenaan. Arahan Perbendaharaan 107 pula menyatakan setiap

bayaran mestilah disokong dengan suatu baucar yang sepatutnya. Sesuatubayaran hendaklah dianggap sebagai perbelanjaan tidak diakui jika tidak ada

keterangan bahawa ia telah dilakukan, dibenarkan dan diselesaikan denan

sepatutnya. Sehubungan dengan ini, semakan Audit mendapati, bayaran

berjumlah RM_____ telah dibuat tetapi baucar bayaran seperti berikut tidak

dikemukakan untuk pengauditan.

Bil No Baucar Butiran Amaun

RM

JUMLAH

Arahan Perbendaharaan 108 pula menyatakan, jika baucar bayaran asal yang

telah dibayar hilang, baucar salinan pejabat bersama semua dokumen

salinan yang telah diperakui dan keterangan bayaran telah diterima oleh

penerima hendaklah dikemukakan. Tanpa baucar bayaran tersebut pihak

Audit tidak dapat mengesahkan perbelanjaan yang telah dibuat dan bayaran

boleh dianggap sebagai pembayaran tidak diakui.

5. Penggunaan Nota Minta

Perenggan 6.2.1(f) Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan

Kumpulan Wang Sekolah menghendaki Ketua Bidang/Panitia Mata Pelajaran

membuat permohonan pembelian kepada Pengurus Sekolah menggunakan

borang Nota Minta untuk tujuan kawalan pembelian yang lebih berkesan.

Semakan Audit terhadap baucar bayaran mendapati sebahagian besar


32/36

daripada permohonan pembelian tidak menggunakan borang Nota Minta

sebagaimana yang telah ditetapkan dalam peraturan.

6. Cop Tarikh Terima Pada Bil/Invois RM________


Kumpulan Wang Sekolah, semua bil/invois yang diterima hendaklah dicop

tarikh terima dan direkodkan dalam Daftar Bil untuk tujuan kawalan

pembayaran. Semakan Audit terhadap baucar bayaran bagi Kumpulan

Wang Kerajaan/ Asrama/ SUWA mendapati bil/invois berjumlah RM____ yang

dikepilkan, tidak dicop tarikh ianya diterima. Butiran lanjut adalah seperti

berikut:-

Bil No Baucar No Invois Tarikh Invois Amaun

RM

JUMLAH

Tanpa cop tarikh terima, pihak Audit tidak dapat memastikan sama ada

bil/invois tersebut dijelaskan dalam tempoh 14 hari daripada tarikh bil/invois

diterima.

7. Cek Tamat Tempoh RM_________


Kumpulan Wang Sekolah, semua cek yang luput/tamat tempoh laku

hendaklah dibatalkan dan direkod ke dalam Daftar Cek Batal. Semakan Audit

mendapati _______ keping cek bernilai RM_____ yang telah tamat tempoh laku

masih belum dibatalkan. Butiran lanjut seperti berikut:-

Bil No Cek Tarikh Cek Penerima Amaun

RM


33/36

JUMLAH

8. Perakuan Penerima Di Borang Pesanan Sekolah

Semakan Audit terhadap borang pesanan sekolah yang digunakan untuk

perolehan barang-barang di sekolah menunjukkan hampir kesemuanya tidak

dibuat perakuan penerimaan barang sedemikian. Di samping itu, didapati

pihak sekolah juga tidak mencatitkan nombor rujukan muka surat buku stok

dan nombor kad harta modal dan inventori yang berkenaan di borang

pesanan. Bagaimanapun semakan lanjut mendapati bekalan barangan ada

direkodkan dalam buku stok/inventori.

9. Rekupmen Panjar Wang Runcit

Perenggan 8.4. Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan

Wang Sekolah, menetapkan Buku Tunai Panjar Wang Runcit (PWR)

hendaklah diimbangkan dan ditutup pada akhir tahun. Rekupmen mestilah

dibuat sebelum 31 Disember tahun kewangan semasa supaya baki Panjar

Wang Runcit adalah bersamaan dengan Dana Pusingan yang diluluskan.

Semakan Audit mendapati pihak sekolah tidak membuat rekupmen

sebelum 31 Disember 200___. Pihak sekolah hendaklah lebih peka dan

mengambil tindakan membuat rekupmen Panjar Wang Runcit.

10. Bayaran Perbelanjaan Runcit Menggunakan Cek Sekolah


Kumpulan Wang Sekolah, semua pembayaran bil yang tidak melebihi

RM100.00 hendaklah dibuat dengan Panjar Wang Runcit sekolah. Namun

begitu bil yang lebih besar jumlahnya boleh dibayar daripada Panjar Wang

Runcit jika praktik dan berfaedah. Walaupun sekolah mempunyai Dana

Pusingan Panjar Runcit berjumlah RM_____ , didapati perbelanjaan runcit

kurang daripada RM100.00 telah dibayar melalui cek atas nama penerima

berkenaan. Maklumat lanjut adalah seperti berikut:-

Bil No Baucar Peruntukan No Cek Penerima Amaun

RM

JUMLAH

Pihak sekolah hendaklah membayar perbelanjaan runcit yang bernilai

kurang daripada RM100.00 melalui Panjar Wang Runcit.


34/36

11. Perakuan Tanda SUDAH BAYAR

Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah

para 7.4.9 menyatakan, baucar bayaran dan dokumen sokongan hendaklah

dicop SUDAH BAYAR sebaik sahaja pembayaran dilakukan.

Bagaimanapun, semakan Audit mendapati ____ baucar dan dokumensokongan bagi Kumpulan Wang Kerajaan yang telah dibayar tidak dicop

dengan perakuan Sudah Bayar. Pihak sekolah hendaklah memastikan

semua baucar dan dokumen sokongan dicop dengan perakuan tersebut

setelah pembayaran dilakukan bagi mengelakkan berlakunya pembayaran

dua kali.

12. Pindah Peruntukan RM_______


Kumpulan Wang Sekolah, pindah peruntukan di antara PCG mata pelajaran

dan bukan mata pelajaran hendaklah mendapat kelulusan Ketua Pusat

Tanggungjawab. Semakan Audit mendapati, pihak sekolah telah melakukan

pindah peruntukan berjumlah RM_____ dari peruntukan mata pelajaran

(Elektif) kepada peruntukan bukan mata pelajaran (LPBT). Bagaimanapun,

pindah peruntukan yang dilakukan oleh sekolah hanya diluluskan oleh

Pengetua sahaja dan bukannya oleh Ketua Pusat Tanggungjawab

sebagaimana kehendak peraturan.

13. Perakuan Baucar Bayaran

Merujuk kepada Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan

Wang Sekolah perenggan 7.4.3 menyatakan, baucar bayaran bernilai kurang

RM10,000.00 hendaklah diperakui oleh dua (2) orang pegawai dan baucar

bernilai RM10,000.00 hendaklah diperakui oleh tiga (3) orang pegawai yang

diberi kuasa. Semakan Audit mendapati, baucar bayaran Kumpulan Wang

_______ yang kurang RM10,000.00 diperakukan oleh seorang pegawa sahaja.

Perakuan pada baucar bayaran adalah penting dan tanpa perakuan yang

sepatutnya pembayaran tidak boleh dibuat. Ini adalah bagi memastikan

pembayaran telah sebenarnya diluluskan oleh pegawai yang diberi kuasa.

Baucar bayaran tanpa perakuan lengkap boleh membawa risiko perbelanjaan

dilakukan tanpa kebenaran dan penyalahgunaan kuasa. Pengurus Sekolah

hendaklah mengambil tindakan bagi memastikan semua peraturan mengenai

baucar bayaran dipatuhi sebelum pembayaran dibuat.

14. Terbitan Majalah Sekolah Pada Tahun Kutipan Dibuat


35/36

Merujuk perenggan 15.2.7. Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan

Kumpulan Wang Sekolah menyatakan, majalah hendaklah diterbitkan dalam

tahun yuran majalah dipungut. Semakan Audit mendapati, dalam tahun ____

pihak sekolah telah memungut yuran berjumlah RM ____ daripada murid

untuk menerbitkan majalah sekolah. Bagaimanapun, sehingga 31 Disember

200___ pihak sekolah masih belum menerbitkan majalah sekolah. Pihaksekolah dikehendaki mematuhi semua arahan yang berkaitan dengan

sepenuhnya pada masa hadapan.

15. Perekodan Maklumat Baucar


Wang Sekolah Menetapkan bahawa baucar bayaran merupakan baucar yang

disediakan, diperakukan dan diluluskan diperingkat sekolah untuk sesuatu

pembayaran sebagaimana panduan pengisian baucar bayaran di Lampiran 7 1A. Semakan Audit terhadap baucar bayaran yang disediakan oleh

Pembantu Tadbir Kewangan di sekolah ini mendapati ianya lengkap kerana

tidak dicatatkan perkara-perkara berikut:-

O nombor akaun bank bagi syarikat atau nombor kad pengenalan bagi

individu.

O alamat penerima atau nama dan alamat bank bagi syarikat.

O perihal seperti butir-butir tentang bekalan/perkhidmatan yang telah

dibekalkan/dilaksanakan.

O tandatangan serta tarikh pemeriksa baucar.

Pihak sekolah hendaklah memastikan butiran dalam setiap baucar bayaran

yang disediakan dicatat dengan lengkap sepertimana yang telah ditetapkan

dalam peraturan.

16. Pengurusan Aset Alih Kerajaan

Urusan perolehan, penggunaan, penyenggaraan, penyimpanan dan

pelupusan aset hendaklah dibuat dengan cekap, berhemat dan selarasdengan peraturan kewangan. Rekod berhubung dengannya juga perlu

diselenggarakan dengan lengkap dan kemaskini seperti mana dikehendaki

Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007. Perkara-perkara yang tidak

mematuhi peraturan kewangan berhubung dengan pengurusan aset adalah

seperti berikut:-

Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan tidak ditubuhkan.

Pegawai Aset, Pemeriksa Aset, Jawatankuasa Penyiasat dan Pemverifikasi

Stok tidak dilantik secara bertulis.


36/36

Setiap Aset yang diterima tidak diperiksa dan disahkan.

Harta Modal dan Inventori tidak dikelaskan dengan betul mengikut

kumpulan.

Daftar Harta Modal (KEW.PA-2) dan Inventori (KEW.PA-3) tidak

diselenggarakan dengan lengkap dan kemaskini.

Senarai Daftar Harta Modal (KEW.PA-4) dan Inventori (KEW.PA-5) tidak

diselenggarakan dengan lengkap, teratur dan kemaskini.

Aset yang diperolehi dari JPN/sumbangan awam tidak didaftarkan dalam

tempoh 2 minggu dari tarikh pengesahan penerimaan.

Aset yang diperolehi daripada sumbangan tidak mendapat kelulusan

daripada Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset, Kementerian

Pelajaran Malaysia.

Nombor siri pendaftaran tidak dicatat pada aset.

Aset tidak mempunyai tanda pengenalan HAK KERAJAAN MALAYSIA.

Kad Kawalan Stok dan Kad Petak tidak diselenggarakan dan dikemaskini.

Baki fizikal stok bekalan pejabat tidak sama dengan Kad Kawalan Stok

dan Kad Petak.

Ruang/Tempat simpanan stok tidak mencukupi, selamat dan sesuai.

Pemeriksaan fizikal tidak dijalankan terhadap Harta Modal dan Inventori

sekurang-kurangnya 1 kali setahun.

Aset yang using tidak dilupuskan mengikut kaedah yang ditetapkan.

Pelupusan tidak direkodkan dalam Daftar Harta Modal dan Inventori.

Sijil Pelupusan tidak disedia dan dikemukakan kepada KPTJ.

Laporan Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori tidak disedia dan

dikemukakan kepada Ketua Pusat Tanggungjawab.

sijil audit & laporan audit 2009

Documents