standard operating procedure (sop) jabatan sistem

BIL TAJUK PROSES NO ISU SEMAKANTARIKH

BERKUATKUASA

SOP/KUAL/01PENYEDIAAN SOP OLEH JABATAN-

JABATAN DALAM SYARIKAT1 2 15 FEB 2021

SOP/KUAL/02 KAWALAN DOKUMEN 1 5 01 OGOS 2020

SOP/KUAL/03 KAWALAN REKOD 1 5 01 OGOS 2020

SOP/KUAL/04 AUDIT DALAMAN 2 1 15 FEB 2021

SOP/KUAL/05KAWALAN KETIDAKPATUHAN &

TINDAKAN PEMBETULAN1 5 01 OGOS 2020

SOP/KUAL/06 KAJIAN SEMULA PENGURUSAN 1 5 01 OGOS 2020

SOP/KUAL/07 PROGRAM TEKNIKAL 1 5 01 OGOS 2020

SOP/KUAL/08 PROGRAM INOVASI 1 5 01 OGOS 2020

SOP/KUAL/09 PENAMBAHBAIKAN KERJA - KAIZEN 1 5 01 OGOS 2020

1

Jabatan Sistem Pengurusan & Inovasi merupakan jabatan yang dipertanggungjawabkan menjadi

koordinator bagi urusan Sistem Pengurusan Berintegrasi (SPB) dan hal-hal berhubung ISO yang perlu

dilaksanakan mengikut piawaian MS ISO yang ditetapkan oleh syarikat.

Jabatan ini mempunyai sembilan (9) SOP yang perlu dipatuhi dan dikawalselia sebagaimana berikut :-

Disahkan oleh : ____________________Rohana binti SupardiTimbalan PengurusJabatan Sistem Pengurusan & Inovasi

Tarikh : ____________

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)JABATAN SISTEM PENGURUSAN & INOVASI

TIMBALAN PENGURUS(Rohana Supardi)

KERANI KANAN(Futihah Abd Shukor)

JURUTERA AWAM(Syuhaidah Hani Hussin)

Tim. Pengurus : 1Eksekutif Kanan : 1Jurutera Awam : 1Kerani Kanan : 1 JUMLAH : 4

CARTA ORGANISASI

JABATAN SISTEM PENGURUSAN & INOVASI

EKSEKUTIF KANAN(Syed Ishak Syed Hassan)

SOP:

JABATAN SISTEM

PENGURUSAN & INOVASI

Bil Proses :

SOP/KUAL/01

Tajuk Proses :

PENYEDIAAN SOP

OLEH JABATAN-

JABATAN DALAM

SYARIKAT

Isu :

1

Semakan :

2

Tarikh

Berkuatkuasa :

15 FEB 2021

1. OBJEKTIFMemastikan semua jabatan menyediakan Standard Operasi Kerja (Standard

Operating Procedures – SOPs)

2. SKOP Merangkumi semua jabatan di dalam syarikat

3. RUJUKAN

i. Manual SPB

ii. SOP

iii. Dokumen Luaran (Malaysia Standard)

a. MS ISO 9001 : 2015 Standard Sistem Pengurusan Kualiti

b. MS ISO 37001 : 2016 Standard Sistem Pengurusan Anti-Rasuah

c. MS ISO 14001 : 2015 Standard Sistem Pengurusan Alam Sekitar

d. MS ISO 45001 : 2018 Standard Sistem Pengurusan Keselamatan &

Kesihatan Pekerjaan

4. DEFINISISOP : Standard Operating Procedure

JMM : JLand Management Meeting

5. TANGGUNGJAWAB

i. Jabatan Sistem Pengurusan & Inovasi

ii. Semua Ketua Jabatan

iii. Wakil Pengurusan

6. PROSES RISIKOProfil Risiko

- (Rujuk Unit Pengurusan Risiko & Ekosistem Bisnes)

7. REKOD SPBi. SOP

ii. Senarai Induk Rekod SPB

3


AKTIVITI TINDAKAN DOKUMEN

Senarai Induk

Rekod SPB

MULA

JABATAN MENGENALPASTI

KEPERLUAN MENYEDIAKAN

SOP

MEMBUAT PENERANGAN

MENGENAI FORMAT &

KEPERLUAN SEMASA

MENYEDIAKAN SOP

Mengenalpasti status jabatan/unit yang perlu menyediakan

SOP :

i. Jabatan yang baru ditubuhkan

ii. Jabatan yang sediada yang ada penambahan

tanggungjawab/skop kerja baru

SOP:

JABATAN SISTEM

PENGURUSAN &

INOVASI

Bil Proses :

SOP/KUAL/01

Tajuk Proses :

PENYEDIAAN SOP OLEH

JABATAN-JABATAN

DALAM SYARIKAT

Isu :

1

Semakan :

2

Tarikh Berkuatkuasa :

15 FEB 2021

4TAMAT

MENDAPATKAN KELULUSAN

PIHAK PENGURUSAN Mendapatkan kelulusan pihak pengurusan (JMM)

DIREKODKAN DAN

DIGUNAPAKAI

Membuat penerangan lanjut kepada jabatan/unit mengenai

format dan lain-lain keperluan yang perlu diambilkira

semasa menyediakan SOP seperti:

i. Melengkapkan format objektif, skop, rujukan,

definisi, tanggungjawab, proses risiko dan rekod

SPB

ii. Mengambilkira hubungkait proses kerja dengan

jabatan lain yang berkaitan supaya mempunyai

kesinambungan kerja (sekiranya perlu)

iii. Membuat semakan dengan Jabatan Sistem

Pengurusan mengenai bil SOP, tajuk proses, no

isu, semakan dan tarikh berkuatkuasa

iv. Jabatan Sistem Pengurusan akan menghantar

email arahan penyediaan SOP. SOP perlu

dimajukan kepada Jabatan Sistem Pengurusan

dalam tempoh dua puloh satu (21) hari bekerja dari

tarikh hantaran email

Membuat semakan terakhir dengan jabatan/unit

berkenaan sebelum dibawa ke JMM untuk kelulusan

LULUS

MEMBUAT SEMAKAN

YA

TIDAK

1. Jabatan merekodkan SOP yang telah diluluskan dan

disahkan oleh Ketua Jabatan ke dalam Senarai Induk

Rekod SPB

2. Dimuatnaik ke Intranet Syarikat untuk rujukan dan

kegunaan jabatan dalam syarikat

3. Ianya akan menjadi dokumen rujukan bagi tujuan

audit oleh pihak dalaman dan luaran

SOP:

JABATAN SISTEM


Bil Proses :

SOP/KUAL/02

Tajuk Proses :

KAWALAN

DOKUMEN

Isu :

1

Semakan :

5

Tarikh

Berkuatkuasa :

01 OGOS 2020

1. OBJEKTIFMemastikan dokumen-dokumen yang berhubungkait dengan ISO dikawalselia dan

dikendalikan dengan betul

2. SKOPMerangkumi semua jabatan di dalam syarikat dan pengawalan ke atas dokumen-

dokumen ISO disediakan dan dikenalpasti perlaksanaannya

3. RUJUKAN

i. Manual SPB

ii. SOP semua jabatan

iii. Dokumen Luaran (Malaysia Standard)

a. MS ISO 9001 : 2015 Standard Sistem Pengurusan Kualiti

b. MS ISO 37001 : 2016 Standard Sistem Pengurusan Anti-Rasuah

c. MS ISO 14001 : 2015 Standard Sistem Pengurusan Alam Sekitar

d. MS ISO 45001 : 2018 Standard Sistem Pengurusan Keselamatan &

Kesihatan Pekerjaan

iv. Polisi, Garis Panduan, arahan pengurusan dan lain-lain yang berkaitan

4. DEFINISI

i. Borang Perubahan SOP : digunakan untuk mengemaskini SOP

ii. Dokumen dalaman : SOP (Standard Operating Procedures), Polisi, Garis

Panduan, Borang

iii. Dokumen Luaran : Akta-akta, Garis Panduan, Borang dan Bahan-bahan

Rujukan

5. TANGGUNGJAWABi. Jabatan Sistem Pengurusan & Inovasi

ii. Ketua-ketua Jabatan



7. REKOD SPBi. Borang Perubahan SOP

ii. Senarai Induk Rekod SPB

5



MULA

JABATAN

MENGENALPASTI

KEPERLUAN DOKUMEN

SOP BARU SOP

PINDAAN

DOKUMEN

DALAMAN

/LUARAN

Ketua Jabatan menerima permohonan dari

jabatan-jabatan lain untuk membuat perubahan

dokumen (samada SOP atau lain-lain dokumen

(dokumen luaran, Polisi, Garis Panduan atau

Borang)

1. Ketua Jabatan memastikan status nombor

SOP / dokumen jabatan pemohon adalah

betul

2. Nombor semakan dan isu bagi SOP /

dokumen ditentukan berdasarkan:-

i. Nombor Semakan – berubah pada

setiap kali pindaan dilakukan yangmana

akan bermula dengan 1 semula selepas

5 kali pindaan,

ii. Nombor Isu – bertambah dari 1 ke 2

dan seterusnya setelah pindaan

dilakukan sebanyak 5 kali,

iii. Bagi SOP, nombor semakan bagi muka

surat yang berkenaan berubah apabila

pindaan dilakukan.

iv. Setelah jumlah pindaan mencapai 25

kali, nombor semakan bermula dengan

1 semula manakala nombor isu

bertambah.

4. Tarikh berkuatkuasa

5. Bagi Dokumen Luaran – cop KAWALAN

pada dokumen baru dan cop

DIMANSUHKAN pada dokumen lama

SOP:

JABATAN SISTEM


Bil Proses :

SOP/KUAL/02

Tajuk Proses :

KAWALAN

DOKUMEN

Isu :

1

Semakan :

5


01 OGOS 2020

6A

MELENGKAPKAN

MAKLUMAT

PERMOHONAN

Pemohon perlu melengkapkan maklumat

permohonan melalui Borang Perubahan yang

disahkan oleh Ketua Jabatan

Jabatan perlu mengemaskini :

1. No Semakan dan No Isu dalam Senarai

Induk Rekod SPB

2. Sistem Online Intranet JLand

3. Fail SOP

4. Fail pindaan SOP

1. Borang Perubahan

SOP

2. Senarai Induk

Rekod SPB

3. Sistem Online

Intranet JLand

MENGEMASKINI BORANG

PINDAAN

1. Senarai Induk

Rekod SPB

2. Sistem Online

Intranet JLand

3. Fail SOP

4. Fail pindaan SOP


MENGEMASKINI

MAKLUMAT TERKINI SOP/

DOKUMEN DI INTRANET

SYARIKAT

TAMAT

1. Jabatan mengemaskini dan merekod

maklumat terkini SOP/ dokumen yang

bertandatangan Ketua Jabatan ke dalam fail

2. Jabatan memaklumkan mengenai perubahan

/pindaan SOP atau dokumen kepada semua

jabatan melalui Intranet syarikat (tanpa

kawalan – paparan tanpa tandatangan Ketua

Jabatan) dalam tempoh tiga (3) hari bekerja

dari tempoh penerimaan

3. Bagi tujuan penyimpanan SOP, Jabatan akan

memastikan untuk :

i. Menyimpan salinan asal SOP yang di

cop ‘KAWALAN’

ii. Satu salinan SOP lama disimpan dan

dicop ‘DIMANSUHKAN’

iii. Senarai dokumen luaran yang terkini

hendaklah dikemaskini oleh semua

jabatan di dalam SOP dan SOP terkini

dimajukan kepada Jabatan Sistem

Pengurusan untuk rekod

iv. Salinan edisi lama dokumen luaran dicop

’DIMANSUHKAN’ di Jabatan Sistem

Pengurusan dan disimpan oleh jabatan

masing-masing

1. Pemberitahuan

Perubahan

2. Paparan di Intranet

JLand

SOP :

JABATAN SISTEM


Bil Proses :

SOP/KUAL/02

Tajuk Proses :

KAWALAN

DOKUMEN

Isu :

1

Semakan :

5


01 OGOS 2019

7

A

PEMANTAUAN

BERTERUSAN

Jabatan membuat pemantauan secara berterusan

terhadap pelaksanaan sistem kerja semua jabatan

melalui audit dalaman yang dijalankan sekurang-

kurangnya dua (2) kali setahun dan/atau mengikut

keperluan

SOP :

JABATAN SISTEM


Bil Proses :

SOP/KUAL/03

Tajuk Proses :

KAWALAN

REKOD

Isu :

1

Semakan :

5

Tarikh

Berkuatkuasa :

01 OGOS 2020

1. OBJEKTIFMemastikan rekod-rekod Sistem Pengurusan Berintegrasi dikawalselia secara

sistematik

2. SKOPMerangkumi semua jabatan di dalam syarikat bagi tujuan pengawalan ke atas SOP

dan dokumen yang terlibat dalam perlaksanaan Sistem Pengurusan Berintegrasi

3. RUJUKAN SOP

4. DEFINISIi. Dokumen : Akta-akta, Polisi, Garis panduan dan bahan-bahan rujukan

ii. FMS : ‘File Management System’

5. TANGGUNGJAWABi. Jabatan Sistem Pengurusan & Inovasi




7. REKOD SPB Senarai Induk Dokumen Dalaman dan Keperluan Berdasarkan Sistem

8



SOP :

JABATAN SISTEM


Bil Proses :

SOP/KUAL/03

Tajuk Proses :

KAWALAN REKOD

Isu :

1

Semakan :

5


01 OGOS 2020

MULA

MENDAFTAR DAN

MEREKOD SOP DAN

DOKUMEN

TAMAT

MENYIMPAN REKOD-

REKOD SPB

MENGGUNAPAKAI

SISTEM PEMFAILAN

PEMBERITAHUAN

SOP DAN DOKUMEN

TERKINI

1. Jabatan memastikan semua Ketua Jabatan

mengenalpasti dan merekodkan dokumen

jabatan masing-masing dan mengemaskini ke

dalam SOP

2. Ianya akan didaftarkan ke dalam Senarai Induk

Dokumen Dalaman dan Keperluan Berdasarkan

Sistem di dalam Manual SPB

3. Pendaftaran SOP dan dokumen mengambilkira

perkara-perkara berikut :-

i. Tajuk dokumen

ii. Nombor Rujukan

iii. Keperluan berdasarkan SPB

1. Jabatan memuatnaik SOP terkini ke dalam

Intranet Syarikat untuk rujukan semua

2. Peringatan mengemaskini SOP dan dokumen

dikeluarkan kepada semua jabatan (all user)

melalui memogeraf / email

1. Semua dokumen SPB difailkan mengikut sistem

yang ditentukan oleh syarikat iaitu FMS

2. Dokumen disimpan secara fizikal dan di

tempatkan di Pusat rekod & Arkib (Rujuk SOP/

PRA 01-04 di Jabatan Teknologi Maklumat &

Komunikasi)

1. Setiap fail mempunyai nombor rujukan dan

disusun dengan sistematik bagi memudahkan

pencariannya apabila diperlukan

2. Sebarang peminjaman fail akan direkodkan

3. Keterangan lanjut mengenai sistem pemfailan

akan merujuk kepada Jabatan Sumber Manusia

& Pentadbiran

1. Memogeraf / email

2. Intranet Syarikat

1. Senarai Induk

Dokumen Dalaman

dan Keperluan

Berdasarkan Sistem

2. Intranet JLand

9

Sistem File

Management System

(FMS)

SOP :

JABATAN SISTEM


Bil Proses :

SOP/KUAL/04

Tajuk Proses :

AUDIT DALAMAN

Isu :

2

Semakan :

1

Tarikh

Berkuatkuasa :

15 FEB 2021

1. OBJEKTIFMenyediakan kaedah audit yang sistematik bagi memastikan pematuhan

terhadap SPB disediakan dan konsisten dengan polisi dan objektif SPB

2. SKOP

Merangkumi semua jabatan di dalam syarikat bagi tujuan pengawalan dan

pemantauan ke atas keberkesanan sistem pengurusan, pematuhan SOP, Polisi,

Garis Panduan dan dokumen yang terlibat dalam perlaksanaan SPB

3. RUJUKAN

i. MS ISO 9001 : 2015 Standard Sistem Pengurusan Kualiti

ii. MS ISO 37001 : 2016 Standard Sistem Pengurusan Anti-Rasuah

iii. MS ISO 14001 : 2015 Standard Sistem Pengurusan Alam Sekitar

iv. MS ISO 45001 : 2018 Standard Sistem Pengurusan Keselamatan &

Kesihatan Pekerjaan

v. Manual SPB

vi. Manual QE5S

vii. SOP semua jabatan

viii. Profil Risiko

4. DEFINISI

i. Pematuhan : Penemuan yang bertepatan dalam menggunapakai SPB

ii. Ketidakpatuhan : Proses kerja yang tidak mematuhi SOP atau dokumen

yang tidak dipatuhi yang menyebabkan kepincangan menyeluruh dalam

SPB

iii. Jejak Audit : Penemuan yang memerlukan tambahan maklumat yang lebih

tepat bagi menentukan samada ianya mematuhi atau tidak akur

iv. SOP ini juga digunapakai untuk Audit QE5S

5. TANGGUNGJAWAB

i. Wakil Pengurusan

ii. Jabatan Sistem Pengurusan & Inovasi

iii. Ketua-ketua Jabatan

iv. Ketua Juruaudit

v. Juruaudit Dalaman yang dilantik oleh syarikat

6. PROSES RISIKO Profil Risiko (Rujuk Unit Pengurusan Risiko)

7. REKOD SPB

i. Laporan Audit Sistem Pengurusan Berintegrasi (SPB) (KUAL-BAD/01)

ii. Senarai Semakan Audit (KUAL- BAD/02)

iii. Laporan Ketidakpatuhan (KUAL-BAD/03)

iv. Audit QE5S

10



SOP :

JABATAN SISTEM


Bil Proses :

SOP/KUAL/04

Tajuk Proses :

AUDIT DALAMAN

Isu :

2

Semakan :

1


15 FEB 2021

MULA

MENYEDIAKAN JADUAL

AUDIT TAHUNAN

MELANTIK JURUAUDIT

MENDAPATKAN

KELULUSAN

1. Ketua Jabatan memastikan perkara-perkara

berikut dilaksanakan :-

i. Melantik Juruaudit yang dilantik bukan dari

jabatan yang akan diaudit

ii. Melantik Juruaudit yang telah mengikuti

latihan juruaudit dalaman

2. Tugasan audit meliputi bahagian Teknikal dan

Bukan Teknikal

3. Laporan audit perlu dimajukan kepada Ketua

Jabatan Sistem Pengurusan dalam tempoh yang

telah ditetapkan sebagaimana memogeraf

1. Mendapatkan status projek dari Bahagian Projek

2. Menyediakan jadual program audit berdasarkan :-

i. Objektif melaksanakan audit

ii. Senarai Jabatan untuk proses audit

iii. Projek mengikut zon

iv. Tahap siap pembinaan (dalam pembinaan

atau dalam tempoh tanggungan kecacatan)

v. Laporan audit yang lalu

3. Dilakukan sekurang-kurangnya 2 kali setahun

Mendapatkan kelulusan dari Wakil Pengurusan

Jadual Program Audit

Tahunan

1. Memogeraf

Perlantikan Juruaudit

Dalaman

2. Senarai Juruaudit

Dalaman

11

MEMAKLUMKAN

PANDUAN KEPADA

JURUAUDIT

Jabatan Sistem Pengurusan akan memaklumkan

beberapa panduan mengaudit yang dinyatakan dalam

memogeraf kepada Juruaudit. Antara lain perkara-

perkara yang penting adalah :-

i. Juruaudit perlu membuat temujanji dengan

Ketua Jabatan yang diaudit

ii. Semakan ke atas laporan audit SIRIM yang

lepas

iii. Melaksanakan proses audit melalui

pendekatan pengurusan risiko

iv. Perlu membuat ‘cross audit’ sekiranya perlu

dengan jabatan lain yang berkaitan

v. Kajian ke atas Polisi, Garis Panduan,

dokumen yang direkod (lesen, spesifikasi,

minit mesyuarat, program pemantauan,

maklumbalas pengguna, laporan pihak

ketiga dan laman web)A


SOP :

JABATAN SISTEM


Bil Proses :

SOP/KUAL/04

Tajuk Proses :

AUDIT DALAMAN

Isu :

2

Semakan :

1


15 FEB 2021

TAMAT

A

MENYEDIAKAN LAPORAN

UNTUK PENGURUSAN

MEMBUAT ANALISA

Penyediaan Laporan Audit Dalaman untuk Mesyuarat

Kajian Semula Pengurusan perlu mengambilkira :-

1. Penemuan Juruaudit

i. Jumlah pemerhatian dan ketidakpatuhan

ii. Cadangan oleh Juruaudit

2. Tindakan susulan ( pembetulan / penambahbaikan)

i. Ulasan Ketua Jabatan yang diaudit

ii. Bukti tindakan pembetulan / penambahbaikan

yang telah dilaksanakan untuk dikemaskini di

Jabatan Sistem Pengurusan

3. Laporan ini akan menjadi rujukan Juruaudit SIRIM dalam

melaksanakan audit syarikat

Jabatan Sistem Pengurusan membuat analisa terhadap

laporan audit yang diterima dengan mengambilkira :-

i. Jumlah pemerhatian dan ketidakpatuhan yang

dikesan berbanding sesi audit sebelumnya

ii. Keberkesanan cara / kaedah tindakan pembetulan

yang diambil oleh jabatan yang mendapat

pemerhatian dan ketidakpatuhan

iii. Ketepatan masa jabatan yang berkenaan mengambil

tindakan pembetulan

Laporan Analisa Audit

Dalaman

12

MENERIMA LAPORAN

DARI JURUAUDIT

Laporan Juruaudit perlu mengambilkira :-

i. Tempoh pengambilan data

ii. Borang-borang yang digunapakai ditandatangani

oleh Juruaudit dan Ketua Jabatan yang diaudit dan

kemudian pengesahan oleh Ketua Jabatan Sistem

Pengurusan

iii. Sampel data yang mencukupi (30% sampling)

iv. Sekiranya ada pemerhatian atau ketidakpatuhan,

Juruaudit perlu membuat audit susulan dan

memastikan tindakan pembetulan dilakukan dan

disahkan

v. Jabatan terlibat perlu juga mencadangkan tindakan

pencegahan

1. Laporan Audit Sistem

Pengurusan

Berintegrasi (SPB)

(KUAL-BAD/01)

2. Senarai Semakan

Audit (KUAL-

BAD/02)

3. Laporan

Ketidakpatuhan

(KUAL-BAD/03)

SOP :

JABATAN SISTEM

PENGURUSAN &

INOVASI

Bil Proses :

SOP/KUAL/05

Tajuk Proses :

KAWALAN

KETIDAKPATUHAN &

TINDAKAN PEMBETULAN

Isu :

1

Semakan :

5

Tarikh

Berkuatkuasa:

01 OGOS 2020

1. OBJEKTIF

Memastikan pengurusan perkhidmatan yang tidak mematuhi SOP, Polisi, Garis

Panduan atau tidak memenuhi spesifikasi atau etika kerja, dikawal dan diambil

tindakan bagi mencegah produk atau perkhidmatan yang tidak berkualiti

2. SKOP

Pengendalian sebarang ketidakpatuhan perlu kepada siasatan dan tindakan

pembetulan bagi mengenalpasti punca ketidakpatuhan berkenaan yang

melibatkan tanggungjawab Jawatankuasa yang dilantik dan persetujuan

Pengurusan

3. RUJUKAN

i. MS ISO 9001 : 2015 Standard Sistem Pengurusan Kualiti

ii. MS ISO 37001 : 2016 Standard Sistem Pengurusan Anti-Rasuah

iii. MS ISO 14001 : 2015 Standard Sistem Pengurusan Alam Sekitar

iv. MS ISO 45001 : 2018 Standard Sistem Pengurusan Keselamatan &

Kesihatan Pekerjaan

v. Laporan Jawatankuasa berkenaan

vi. Laporan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

4. DEFINISI

i. Pematuhan : Penemuan yang bertepatan dan mematuhi SOP

ii. Ketidakpatuhan : Proses kerja yang tidak mematuhi SOP atau

penggunaan dokumen yang menyebabkan kepincangan menyeluruh

iii. Jejak Audit : Penemuan yang memerlukan tambahan maklumat yang

lebih tepat bagi menentukan samada ianya mematuhi atau tidak akur

iv. JOM – JLand Operation Meeting

5. TANGGUNGJAWAB

i. Wakil Pengurusan

ii. Jabatan Sistem Pengurusan & Inovasi

iii. Ketua-ketua Jabatan

iv. Ketua Juruaudit

v. Juruaudit Dalaman yang dilantik oleh syarikat

vi. Jawatankuasa yang dilantik


(Rujuk Unit Pengurusan Risiko)

7. REKOD SPB Laporan Ketidakpatuhan (KUAL-BAD/03)

13



SOP :

JABATAN SISTEM


Bil Proses :

SOP/KUAL/05

Tajuk Proses :

KAWALAN

KETIDAKPATUHAN &

TINDAKAN PEMBETULAN

Isu :

1

Semakan :

5

Tarikh Berkuatkuasa:

01 OGOS 2020

MULA

MENGENALPASTI

KETIDAKPATUHAN

MEMBUAT SEMAKAN

DAN MENGUMPUL

DATA

1. Ketidakpatuhan dikenalpasti melalui :

i. Audit Dalaman

▪ Aduan kecacatan ke atas projek-projek yang

diterima dari pihak pembeli

▪ Proses kerja yang tidak menepati spesifikasi

▪ Ketidakpatuhan dalam SOP jabatan atau syarikat

▪ Ketidakpatuhan ke atas Etika Kerja

ii. Aduan berkaitan integriti daripada pelanggan dalaman

dan luaran

2. Bagi (ii) di atas, perlu mematuhi ketetapan di dalam Polisi

Anti-Rasuah

1. Jabatan Sistem Pengurusan membuat semakan ke atas

laporan audit dalaman terhadap isu ketidakpatuhan.

Sekiranya laporan telah diatasi, status tindakan

penyelesaian akan dikemaskini dan direkodkan ke dalam

Borang Laporan Ketidakpatuhan (KUAL-BAD/03)

2. Laporan mengenai integriti akan dimajukan kepada Unit

Integriti untuk tindakan lanjut

1. Ketidakpatuhan yang melibatkan Bahagian Projek akan

dibincangkan (sekiranya perlu) di dalam JOM untuk

tindakan pembetulan dan penyelesaian

2. Bagi jabatan-jabatan lain, cadangan penyelesaian

dibincangankan terus dengan jabatan berkaitan

3. Pemantauan keatas tindakan pembetulan dijalankan untuk

memastikan ianya berkesan dan mencapai tahap yang

dikehendaki

4. Laporan mengenai integriti perlu mematuhi ketetapan

sebagaimana Polisi Anti-Rasuah

5. Laporan tindakan penyelesaian akan dibentangkan didalam

Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

14

PELAN TINDAKAN

PENYELESAIAN

TAMAT

Laporan Audit

Dalaman

LaporanKetidakpatuhan

SOP :

JABATAN SISTEM


Bil Proses :

SOP/KUAL/06

Tajuk Proses :

KAJIAN SEMULA

PENGURUSAN

Isu :

1

Semakan :

5

Tarikh

Berkuatkuasa:

01 OGOS 2020

1. OBJEKTIF

Menggariskan tatacara dan polisi, menilai dan mengkaji semula pelaksanaan

SPB bagi memastikan sistem tersebut berkesan dan sesuai serta menetapkan

penambahbaikan berterusan dengan halatuju strategik syarikat

2. SKOP

Mesyuarat yang diadakan sekurang-kurangnya 2 kali dalam tempoh 12 bulan

untuk membincangkan perkara-perkara yang akan memastikan Sistem

Pengurusan Berintegrasi sentiasa berkesan dan sesuai dilaksanakan. Ianya

dipengerusikan oleh Wakil Pengurusan SPB (Naib Presiden Tadbir Urus

Kumpulan & Ekosistem Bisnes)

3. RUJUKAN

i. Laporan Audit Dalaman

ii. Minit Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

iii. Laporan Kajian Semula Pengurusan

4. DEFINISI

Laporan Kajian Semula Pengurusan : membincangkan mengenai status kualiti

produk dan perkhidmatan, pembentangan laporan dari jabatan-jabatan yang

terlibat dan menganalisa keberkesanan sistem pengurusan untuk

penambahbaikan berterusan

5. TANGGUNGJAWAB

i. Wakil Pengurusan SPB


iii. Ketua Juruaudit

iv. Juruaudit Dalaman yang dilantik oleh syarikat



7. REKOD SPB Laporan Kajian Semula Pengurusan

15



SOP :

JABATAN SISTEM


Bil Proses :

SOP/KUAL/06

Tajuk Proses :

KAJIAN SEMULA

PENGURUSAN

Isu :

1

Semakan :

5


01 OGOS 2020

i. Laporan Kepuasan

pelanggan & maklumbalas

pihak berkepentingan yang

relevan

ii. Laporan pencapaian objektif

kualiti

iii. Laporan prestasi proses &

keakuran produk &

perkhidmatan

iv. Laporan ketatakuran &

tindakan pembetulan

v. Laporan hasil pemantauan &

pengukuran

vi. Laporan keputusan audit

vii. Laporan prestasi penyedia

luar

viii. Laporan pengurusan risiko

ix. Laporan cadangan

penambahbaikan, idea-idea

baru & inovasi

Memogeraf Mesyuarat Kajian

Semula Pengurusan

1. Mengeluarkan notis mesyuarat lebih awal

(sekurang-kurangnya 3 minggu awal) kepada

semua Ketua Jabatan yang terlibat dengan

Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

2. Jabatan-jabatan utama yang terlibat dalam

menyediakan laporan adalah :-

i. Jabatan Sumber Manusia dan

Pentadbiran

ii. Bahagian Projek

iii. Jabatan Pemasaran

iv. Jabatan Dokumentasi Jualan

v. Jabatan Pembangunan Bisnes &

Perancang

vi. Jabatan Kontrak

vii. Unit Pengurusan Risiko

viii. Jabatan Pengurusan Rekabentuk

ix. Jabatan Sistem Pengurusan & Inovasi

3. Jabatan-jabatan sokongan yang lain tetap terlibat

dalam memberi laporan dan cadangan

penambahbaikan (mengikut keperluan)

4. Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan diadakan

sekurang-kurangnya 2 kali setahun

dipengerusikan oleh Wakil Pengurusan

1. Input Kajian Semula Pengurusan :

Laporan-laporan dan data-data yang

disediakan mengikut tempoh yang ditetapkan

merangkumi aspek :-

i. Status kajian semula pengurusan

terdahulu

ii. Perubahan dalam isu-isu luaran &

dalaman yang relevan dengan sistem

pengurusan kualiti

iii. Maklumat mengenai prestasi &

keberkesanan sistem pengurusan kualiti,

termasuk trend dalam

a. Kepuasan Pelanggan & maklumbalas

pihak berkepentingan yang relevan

b. Pencapaian objektif kualiti

c. Prestasi proses & keakuran produk &

perkhidmatan

d. Ketatakuran & tindakan pembetulan

e. Hasil pemantauan & pengukuran

f. Keputusan audit

g. Prestasi penyedia luar

INPUT KAJIAN SEMULA

PENGURUSAN

MULA

A

MENGELUARKAN

NOTIS MESYUARAT

DAN PENYEDIAAN

LAPORAN

16


SOP :

JABATAN SISTEM


Bil Proses :

SOP/KUAL/06

Tajuk Proses :

KAJIAN SEMULA

PENGURUSAN

Isu :

1

Semakan :

5


01 OGOS 2020

Minit Mesyuarat dan

Laporan Kajian Semula

Pengurusan

1. Output Kajian Semula Pengurusan

i. Peluang untuk penmabahbaikan

ii. Apa-apa keperluan untuk perubahan

kepada sistem pengurusan kualiti

iii. Keperluan sumber

2. Minit Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

dan laporan ini akan didokumentasikan

sebagai bukti hasil kajian semula

pengurusan dan menjadi bahan rujukan

Minit Mesyuarat dan Laporan Kajian Semula

Pengurusan dikemaskini dan akan dijadikan

bahan rujukan pihak-pihak yang berkeperluan

Minit mesyuarat perlu disahkan oleh Wakil

Pengurusan

OUTPUT KAJIAN SEMULA

PENGURUSAN

A

MENGEMASKINI MINIT

MESYUARAT

TAMAT

MENDAPATKAN

PENGESAHAN MINIT

MESYUARAT

17

iii. Kecukupan sumber

iv. Keberkesanan tindakan yang diambil

bagi menangani risiko & peluang

v. Peluang penambahbaikan

SOP :

JABATAN SISTEM


Bil Proses :

SOP/KUAL/07

Tajuk Proses :

PROGRAM

TEKNIKAL

Isu :

1

Semakan :

5

Tarikh

Berkuatkuasa:

01 OGOS 2020

1. OBJEKTIF

Memastikan anggota pekerja teknikal (Jurutera dan Teknisyen) terdedah

kepada sistem kerja yang berkualiti dan terkini seiring dengan pasaran semasa

dan proses pembelajaran yang berterusan dalam semua aspek yang

melibatkan proses kerja teknikal

2. SKOPSemua anggota pekerja Bahagian Projek dan Jabatan-jabatan lain yang

berkenaan

3. RUJUKANi. Minit Mesyuarat JOM

ii. Minit Mesyuarat JMM

4. DEFINISI

i. JOM : JLand Operation Meeting

ii. JMM : JLand Management Meeting

5. TANGGUNGJAWAB


ii. Ketua-ketua Bahagian Projek



7. REKOD SPB Laporan Pembentangan Program /Perkongsian

18



SOP :

JABATAN SISTEM


Bil Proses :

SOP/KUAL/07

Tajuk Proses :

PROGRAM TEKNIKAL

Isu :

1

Semakan :

5


01 OGOS 2020

MENGENALPASTI

PENGISIAN PROGRAM

TEKNIKAL

MULA

MENYEDIAKAN SENARAI

SEMAKAN PROGRAM

MENDAPATKAN

KELULUSAN

1. Objektif utama program adalah untuk memastikan

peningkatan SPB yang berterusan dalam semua

aspek yang melibatkan proses kerja teknikal

2. Melibatkan pengisian program teknikal

sebagaimana berikut :-

i. Dalaman (Latihan Teknikal Berkala yang

berkesan, sesi berkongsi pengalaman oleh

Jurutera / Juruteknik berpengalaman)

ii. Luaran (mengadakan program

pembelajaran mengenai sistem / bahan

terkini digunapakai di pasaran dan dengan

konsultan luar dll)

iii. Mengadakan sesi lawatan sambil belajar ke

tapak projek

iv. Sistem pengiktirafan yang berkesan

v. Dan lain-lain mengikut keperluan semasa

1. Menyediakan cadangan senarai semakan

program yang merangkumi :-

i. Senarai nama program

ii. Menyenaraikan nama syarikat / konsultan

yang dipilih

iii. Menyediakan jadual program – lokasi,

masa dan bilangan anggota pekerja

iv. Bajet program

2. Membentangkan cadangan program teknikal ke

dalam JOM untuk dibincangkan

1. Memaklumkan kepada Jabatan Sumber Manusia

& Pentadbiran maklumat lengkap mengenai

program untuk kelulusan JMM

2. Untuk analisa latihan, sila rujuk SOP di Jabatan

Sumber Manusia & Pentadbiran

Memogeraf Cadangan

Program dan Bajet

19TAMAT

SOP :

JABATAN SISTEM


Bil Proses :

SOP/KUAL/08

Tajuk Proses :

PROGRAM INOVASI Isu :

1

Semakan :

5

Tarikh

Berkuatkuasa:

01 OGOS 2020

1. OBJEKTIF

Memastikan anggota pekerja terdedah kepada hasil pemikiran kreatif,

penyelesaian pintar untuk menangani masalah dan mencari pendekatan yang

lebih proaktif yang menjadi penanda aras yang menuntut kepada keupayaan

penciptaan produk atau/dan perkhidmatan yang bersifat baharu, unik dan

bermanfaat.

2. SKOPMelibatkan semua anggota pekerja JLand terhadap penghasilan idea kreatif

yang lebih komersil

3. RUJUKAN

i. Manual SPB


iii. Pelan Kerja Inno-team (Inno-team Framework)

iv. Konsultant (mengikut keperluan)

4. DEFINISI

Inno-Team bermaksud innovation team merupakan kumpulan yang terdiri

daripada beberapa orang anggota pekerja (5 – 6 orang) yang dipilih dari

pelbagai jabatan untuk mencadangkan idea-idea kreatif bagi menghasilkan

penciptaan baru yang lebih mantap dan komersil

5. TANGGUNGJAWAB



iii. Inno-Team



7. REKOD SPB Kertas Kerja Inno-Team

20



SOP :

JABATAN SISTEM

PENGURUSAN &

INOVASI

Bil Proses :

SOP/KUAL/08

Tajuk Proses :

PROGRAM INOVASI

Isu :

1

Semakan :

5


01 OGOS 2020

1. Pihak pengurusan akan membuat pertimbangan

samada idea cadangan Inno-team boleh

diaplikasikan di dalam prosedur kerja / kawasan

projek yang dikenalpasti / pengkomersialan atau

menjadi bahan rujukan penambahbaikan sistem

kerja

2. Sekiranya idea inovasi diterimapakai, ianya akan

diserahkan kepada jabatan / unit yang berkenaan

untuk tindakan lanjut

1. Kumpulan yang menjalankan projek inovasi (Inno-

team) perlu menyediakan projek mengikut jadual

yang disediakan dan mendapatkan kelulusan

pengurusan perkara-perkara berikut :-

i. Ahli kumpulan Inno-team mengikut kesesuaian

projek

ii. Tajuk projek

iii. Idea cadangan penyelesaian dan bajet

iv. Idea cadangan pelaksanaan projek

v. Membentangkan idea pelaksanaan projek

1. Menyediakan Pelan Kerja Inno-team (Inno-team

Framework)

2. Program inovasi dilaksanakan berdasarkan :-

i. Keperluan kepada idea-idea / proses kerja /

produk baru

ii. Sesi berkongsi pengalaman dengan pihak

dalaman / luaran yang berpengalaman

iii. Lawatan sambil belajar ke tempat-tempat yang

dikenalpasti dalam / luar negara (contoh: UTM,

Wetland Singapura)

Pelan Kerja

Program Inovasi

MULA

MENDAPATKAN

KELULUSAN

LULUSTIDAK

MENYEDIAKAN PELAN

KERJA PROGRAM INOVASI

YA

TAMAT

MENGAPLIKASI PROJEK

INNO-TEAM

21

1. Bagi memastikan projek inovasi berjalan lancar,

audit dalaman boleh menjalankan proses audit

(mengikut keperluan) bagi membuat analisa

terhadap penjimatan kos, masa, gunatenaga,

proses kerja, kelestarian (sustainability) dan

kemungkinan hasil inovasi di patenkan

2. Laporan audit akan dibentangkan kepada pihak

pengurusan untuk tindakan lanjut

PEMANTAUAN PROJEK

INNO-TEAM

Minit Mesyuarat

JMM

Laporan Audit

Dalaman

Laporan Projek

Inovasi

SOP :

JABATAN SISTEM


Bil Proses :

SOP/KUAL/09

Tajuk Proses :

PENAMBAHBAIKAN

KERJA - KAIZEN

Isu :

1

Semakan :

5

Tarikh

Berkuatkuasa:

01 OGOS 2020

1. OBJEKTIF

Menggalakkan anggota pekerja sentiasa mengamalkan konsep persekitaran

berkualiti dengan membuat penambahbaikan kerja samada melibatkan proses

kerja, dokumen, borang atau/dan sistem kerja yang boleh memberi penjimatan

kepada syarikat samada dari segi kos, masa dan guna tenaga

2. SKOP Melibatkan semua lapisan anggota pekerja JLand

3. RUJUKAN

i. Manual SPB

ii. Manual QE5S

iii. Semua Ketua Jabatan

iv. Konsultant (mengikut keperluan)

4. DEFINISI

i. QE5S – Amalan persekitaran berkualiti (Quality Environment)

menggunakan konsep 5S iaitu Sisih, Susun, Sapu, Seragam dan

Sentiasa Amal (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu dan Shitsuke)

ii. Kaizen - cara untuk sentiasa meningkatkan sistem pengeluaran dan

perkhidmatan secara berterusan dengan meningkatkan kualiti dan

produktiviti, seterusnya dapat membantu kepada penjimatan kos

5. TANGGUNGJAWAB





7. REKOD SPB Borang Kaizen

22



SOP :

JABATAN SISTEM


Bil Proses :

SOP/KUAL/09

Tajuk Proses :

PENAMBAHBAIKAN

KERJA - KAIZEN

Isu :

1

Semakan :

5


01 OGOS 2020

1. Jabatan sentiasa membuka ruang dan menerima

cadangan penambahbaikan kerja dari jabatan/anggota

pekerja

2. Penambahbaikan kerja (KAIZEN) merupakan kaedah

percambahan idea yang diaplikasikan dari Program

QE5S yang boleh direalisasikan dalam masa yang

singkat dan mudah

3. Idea bernas boleh diisikan ke dalam Borang Kaizen

yang boleh dimuat turun dari Sistem Intranet JLand

dengan memberi cadangan penambahbaikan

mengenai :-

i. Proses kerja baru

ii. Penambahbaikan proses kerja sediada

iii. Penjimatan masa, kos atau gunatenaga

iv. Penghasilan produk dan perkhidmatan

1. Semua cadangan akan dibawa ke Jawatankuasa

Penilai untuk dinilai

2. Penilaian cadangan dibuat secara berkala (sebulan

sekali) atau mengikut keperluan

3. Cadangan penambahbaikan/Kaizen akan dinilai

berdasarkan kriteria penilaian yang telah dipersetujui

1. Cadangan penambahbaikan / Kaizen dinilai

berdasarkan kesan terhadap 7 impak iaitu :-

i. P = ‘Productivity’/Produktiviti

ii. Q = ‘Quality’/Kualiti

iii. C = ‘Cost’/Kos

iv. D = ‘Delivery’/Sistem Penyampaian

v. S = ‘Safety’/Keselamatan

vi. M = ‘Morale’/Moral

vii. I = ‘Innovation’/Inovasi

2. Laporan penilaian penambahbaikan dibawa ke

Mesyuarat JMM untuk kelulusan

3. Kaizen terbaik dipilih berdasarkan :-

i. Menyumbang penjimatan masa dan kos

ii. Pelaksanaan tidak melibatkan kos

iii. Pelaksanaan meningkatkan imej syarikat

Syarikat memberi pengiktirafan terhadap prestasi Kaizen

dengan memberi imbuhan sebagaimana yang diluluskan

MENERIMA CADANGAN

PENAMBAHBAIKAN

KERJA

MULA

MEMBUAT PENILAIAN

KAIZEN

LULUS

TIDAK

YA

Borang KAIZEN

1. Lampiran Ganjaran

2. Senarai Cadangan

Kaizen

Senarai Kaizen yang

diluluskan

Senarai Imbuhan yang

diluluskan

23

PENGIKTIRAFAN

TERHADAP KAIZEN

TAMAT

standard operating procedure (sop) jabatan sistem

Documents