SISTEM PENGURUSAN ASET IT

LIEW SOOK KIM

Tesis ini dikemukakan sebagai memenuhi

syarat penganugerahan Ijazah Sarjana Muda Sains Komputer

PENYELIA:

PN. NOR HAWANIAH BINTI HAJI ZAKARIA

FAKULTI SAINS KOMPUTER DAN SISTEM MAKLUMAT

UNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIA

MEI, 2010

 

 

Kepada keluarga saya, terima kasih kerana memberi pelbagai sokongan dari segi

kewangan dan moral.

Kepada kawan-kawan saya yang senantiasa memberi bantuan kepada saya dan

bersama-sama kita mengejar ilmu pengetahuan yang luas.

i 

 

ABSTRAK

Sistem Pengurusan Aset IT memainkan peranan yang cukup penting bagi

CICT, UTM. Salah satu masalah yang sering muncul dalam suatu pengurusan aset IT

adalah tidak diketahuinya data-data dan jumlah asetnya dengan pasti. Selain itu,

pengkelasan aset secara manual sudah kurang efektif sekarang. Hal-hal tersebut

menyebabkan terencatnya penyusunan laporan serta sebilangan pentadbir CICT,

UTM tidak dapat mengambil keputusan dengan segera.

Kemajuan teknologi telah menyentuh pekerjaan di CICT. Komputer sangat

berguna dalam membantu pengolahan data. Dengan penggunaan komputer, seluruh

maklumat tentang aset IT CICT dapat ditampung tanpa memerlukan banyak tempat

fisikal.

Untuk memahami sistem ini, proses pencarian dan analisis maklumat telah

dijalankan dengan membuat kajian literatur dan menemubual staf di CICT, UTM.

Proses pembangunan sistem yang telah dilaksanakan adalah dengan

menggunakan pendekatan analisis dan reka bentuk sistem berstruktur. Di samping itu,

pendekatan model air terjun dipilih sebagai model pembangunan. ASP .Net

merupakan perisian yang dipilih sebagai bahasa pengaturcaraan manakala Microsoft

SQL Server sebagai pangkalan data bagi menyimpan data berkenaan aset IT CICT,

UTM. Pembangunan sistem ini diharapkan dapat meningkatkan kecekapan

pengurusan aset IT CICT, UTM.

ii 

 

ABSTRACT

IT asset management system plays an important role in CICT, UTM. One of

the problems that always occur in IT asset management is data are unknown and total

of the asset are not clear. Besides that, classifying asset manually is less effective

nowadays. These cause disorder arrangement in reports and the administrator of

CICT cannot take action immediately.

Technology development related to a job in CICT, UTM. Computer is useful

for data processing. By using a computer, all information about the IT asset in CICT,

UTM can accommodate without using many physical spaces.

A research and analysis on the manual system was done to get better

understanding of the system by doing literature review and interviewing the staff of

CICT, UTM.

The project development process uses the structured approach methodology

and the model waterfall has been chosen. ASP .Net is used as a programming

language while Microsoft SQL Server as database for storing data for this system.

This system development hopes can increase efficient in IT asset management in

CICT, UTM.

iii 

 

KANDUNGAN

BAB PERKARA HALAMAN

ABSTRAK i

ABSTRACT ii

KANDUNGAN iii

SENARAI RAJAH vii

SENARAI JADUAL viii

SENARAI LAMPIRAN ix

SENARAI SINGKATAN x

BAB 1 PENGENALAN 1

1.1 Pengenalan 1

1.2 LatarBelakang Masalah 2

1.3 Penyataan Masalah 3

1.4 Matlamat Projek 4

1.5 Objektif 4

1.6 Skop 5

1.7 Kepentingan Projek 5

1.8 Ringkasan 6

BAB 2 KAJIAN LITERATUR 7

2.1 Pengenalan 7

2.2 Pengenalan Kepada Sistem Maklumat 8

2.2.1 Definisi Sistem Maklumat 8

2.3 Sistem Maklumat Pengurusan(SMP) 9

2.3.1 Ciri-ciri Sistem Maklumat Pengurusan 11

2.3.2 Kelebihan Sistem Maklumat Pengurusan 12

2.3.3 Kelemahan Sistem Maklumat Pengurusan 13

2.4 Pengenalan Sistem Pengurusan Aset IT 13

2.4.1 Definisi Pengurusan Aset IT 13

2.5 Kajian Sistem Sedia Ada 14

2.6 Teknologi Pembangunan Aplikasi 15

iv 

 

2.6.1 Teknologi Internet 15

2.6.2 World Wide Web 16

2.6.3 Teknologi Pengaturcaraan Internet (ASP .NET) 16

2.6.4 SQL Server 17

2.7 Ringkasan 17

BAB 3 PERANCANGAN KERJA 18

3.1 Pengenalan 18

3.2 Metodologi Pembangunan Sistem 19

3.3 Justifikasi Pemilihan Metodologi dan Model 19

3.3.1 Justifikasi Pemilihan SSADM 20

3.3.2 Justifikasi Pemilihan Model Air Terjun 20

3.4 Keperluan Perkakasan dan Perisian 21

3.4.1 Keperluan Perkakasan 21

3.4.2 Keperluan Perisian 22

3.5 Perancangan Kerja/Carta Gantt 23

3.6 Ringkasan 24

BAB 4 HASIL AWALAN 25

4.1 Pengenalan 25

4.2 Analisis Sistem 25

4.2.1 Latar Belakang Organisasi 26

4.2.1.1 Pengenalan Kepada CICT,UTM 26

4.2.1.2 Visi CICT, UTM 27

4.2.1.3 Misi CICT, UTM 27

4.2.1.4 Objektif CICT, UTM 27

4.2.1.5 Carta Organisasi CICT, UTM 28

4.2.2 Sistem Semasa 29

4.3 Spesifikasi Keperluan Pengguna 31

4.4 Proses Cadangan dan Model Data 31

4.4.1 Reka Bentuk Senibina Sistem 32

4.4.2 Rajah Konteks 33

4.4.3 Rajah Aliran Data (DFD) 33

v 

 

4.4.3.1 Keterangan Rajah Aliran Data(DFD) 36

4.5 Reka Bentuk Modul(Sistem Cadangan) 37

4.5.1 Modul Pendaftaran Aset 37

4.5.2 Modul Pemeriksaan Aset 38

4.5.3 Modul Peminjaman dan Pemulangan Aset 38

4.5.4 Modul Pelupusan Aset 38

4.5.5 Modul Pentadbir 39

4.6 Reka Bentuk Pangkalan Data 39

4.6.1 Rajah Hubungan Entiti(ERD) 39

4.6.1.1 Keterangan Rajah Hubungan Entiti(ERD) 42

4.7 Reka Bentuk Input 43

4.8 Reka Bentuk Output 44

4.9 Reka Bentuk Antaramuka (Sistem Cadangan) 44

4.10 Ringkasan 45

BAB 5 PERLAKSANAAN SISTEM 46

5.1 Pengenalan 46

5.2 Pemasangan Perkakasan dan Perisian 46

5.3 Pembangunan Sistem 47

5.3.1 Pembangunan Pangkalan Data 47

5.3.2 Pembangunan Antaramuka 49

5.3.3 Pembangunan Modul dan Pengaturcaraan (Pengkodan) 50

5.3.3.1 Fungsi Log Masuk 50

5.3.3.2 Fungsi Masuk Data 50

5.3.3.3 Fungsi Mengemaskini Data 52

5.3.3.4 Fungsi Mengingatkan Peminjam 53

5.4 Ringkasan 54

BAB 6 PENGUJIAN DAN PENILAIAN SISTEM 56

6.1 Pengenalan 56

6.2 Pengujian Sistem 57

6.3 Pengujian Input 58

vi 

 

6.4 Pengujian Output 60

6.5 Panduan Pengguna 61

6.6 Ringkasan 61

BAB 7 PERBINCANGAN DAN KESIMPULAN 63

7.1 Pengenalan 63

7.2 Kelebihan Sistem 63

7.3 Kelemahan Sistem 65

7.4 Cadangan Pembaikan Sistem 65

7.5 Pencapaian 66

7.6 Kekangan dan Cabaran 66

7.7 Harapan 67

7.8 Ringkasan 67

RUJUKAN 68

LAMPIRAN (A-E) 69

vii 

 

SENARAI RAJAH

RAJAH TAJUK HALAMAN

2.1 Kitaran Hayat Pembangunan Sistem 10

4.1 Carta Organisasi CICT, UTM 28

4.2 Senibina Sistem 32

4.3 Rajah Konteks 34

4.4 Rajah Aliran Data Peringkat Sifar 35

4.5 Rajah Hubungan Entiti 41

5.1 Mencipta pangkalan data yang baru 48

5.2 Menamakan pangkalan data 48

5.3 Mencipta jadual baru 49

5.4 Keratan Aturcara Log Masuk 51

5.5 Keratan Aturcara Masuk Data 52

5.6 Keratan Aturcara Mengemaskini Data 53

5.7 Keratan Aturcara Mengingatkan Peminjam 54

6.1 Contoh Paparan Pengujian Log Masuk 59

6.2 Contoh Paparan Pengujian Format Data 59

6.3 Contoh Paparan Pengujian Data Yang Perlu Diisi 59

6.4 Paparan Mesej Maklumat Aset Berjaya Didaftarkan 60

6.5 Paparan Mesej Maklumat Peribadi Pengguna Berjaya 61

Dikemaskinikan

viii 

 

SENARAI JADUAL

JADUAL TAJUK HALAMAN

3.1 Spesifikasi Perkakasan 21

3.2 Spesifikasi Perisian 22

4.1 Spesifikasi Keperluan Pengguna 31

4.2 Spesifikasi input 43

4.3 Spesifikasi output 44

6.1 Kes Ujian bagi Pengujian Input 59

ix 

 

SENARAI LAMPIRAN

LAMPIRAN TAJUK HALAMAN

A Carta Gantt 72

B Rajah Aliran Data Peringkat Satu 75

C Skema Hubungan 79

D Kamus Data 81

E Panduan Pengguna 86

x 

 

SENARAI SINGKATAN

SINGKATAN NAMA PENUH

CICT Centre For Information and Communication Technology

UTM Universiti Teknologi Malaysia

IT Information Technology

ICT Information and Communication Technology

SMP Sistem Maklumat Pengurusan

SDLC Sistem Development Life Cycle

SBK Sistem Bantuan Keputusan

SME Sistem Maklumat Eksekutif

SAP Sistem Automasi Pejabat

SPT Sistem Pemprosesan Transaksi

SPK Sistem Pengetahuan Kerja

ITAM Information Technology Asset Management

WWW World Wide Web

HTML Hyper Text MarkUp Language

CLR Common Language Runtime

ASP Active Server Page

SQL Sequence Query Language

DBMS Database Management System

SSADM Structured System Analysis and Design Method

DFD Data Flow Diagram

ERD Entity Relationship Diagram

GUI Graphic User Interface

- 1 -

BAB 1

PENGENALAN

1.1 Pengenalan

Sistem Pengurusan Aset IT Centre For Information and Communication

Technology (CICT), Universiti Teknologi Malaysia (UTM) yang telah dibangunkan

ini merupakan sebuah sistem maklumat berkomputer secara atas talian yang

berperanan untuk menguruskan proses transaksi seperti pendaftaran aset IT,

pemeriksaan aset IT, pengeluaran dan pelupusan aset IT. Sistem ini akan

menyepadukan dengan Sistem Help Desk, ini disebabkan Sistem Help Desk yang

terdiri tanpa disepadukan dengan Sistem Pengurusan Aset IT adalah kurang berkesan.

Perkembangan teknologi maklumat dan komunikasi banyak membawa

kebaikan kepada tamadun manusia. Ia membantu sesebuah organisasi menyelesaikan

masalah dengan lebih mudah dan pantas. Teknologi tersebut menjamin keselamatan

data, integriti data serta memperbaiki teknik pencapaian data berbanding dengan

kaedah manual.

- 2 -

Organisasi kajian yang dipilih untuk pembangunan projek ini ialah CICT,

UTM. Organisasi ini dipilih kerana ia bersesuaian dengan projek yang akan

dibangunkan di mana CICT ini banyak menyimpan aset IT seperti komputer,

komputer riba, projektor, pencetak dan lain-lain.

Berdasarkan masalah yang dinyatakan di atas, maka Sistem Pengurusan Aset

IT CICT, UTM dicadangkan dan dibangunkan sebagai penyelesaian bagi masalah-

masalah tersebut supaya proses pengurusan aset IT di CICT dapat berjalan dengan

lebih lancar dan bersistematik secara sistem berkomputer.

1.2 Latar Belakang Masalah

Pada dasarnya, proses bagi Sistem Pengurusan Aset IT CICT, UTM

melibatkan beberapa aktiviti utama dan asas iaitu:

i. Proses pendaftaran aset sedia ada atau baru.

ii. Proses pemeriksaan aset.

iii. Proses pengeluaran.

iv. Proses pelupusan.

Sebelum ini, timbul pelbagai masalah yang terpaksa dihadapi apabila

keempat-empat proses utama ini dijalankan secara manual. Antara masalah-masalah

yang telah dikenalpasti ialah pemprosesan kerja, penghantaran dan pencapaian

maklumat mengambil masa yang agak lama serta memerlukan tenaga kerja dan kos

yang tinggi.

- 3 -

Selain daripada itu, penyimpanan fail-fail yang tidak tersusun menyebabkan

masalah kehilangan dan pertindihan maklumat dan ini menyukarkan lagi kerja-kerja

pemprosesan oleh pihak pengurusan CICT. Tambahan pula, fail-fail yang digunakan

membazirkan tempat-tempat yang banyak.

Jumlah aset IT yang agak banyak serta tidak dikelaskan mengikut jenis

menyebabkan ruang dan jumlah fail yang perlu dibuka bertambah banyak dan amat

sukar untuk mengesan lokasi aset tersebut. Pihak pengurusan juga mengalami

kesukaran untuk melakukan proses pengauditan, susutnilai dan pelupusan kerana

kehilangan dan kesukaran untuk memperolehi maklumat aset tersebut.

1.3 Penyataan Masalah

Adakah Sistem Pengurusan Aset IT dapat meningkatkan keberkesanan dalam

pengurusan aset IT CICT? Bagi menjawab soalan ini, pernyataan masalah berikut

akan ditelitikan:

i. Bagaimanakah Sistem Pengurusan Aset IT ini membantu mengatasi

masalah pengurusan CICT?

ii. Bolehkah sistem cadangan ini memenuhi keperluan dan kehendak

pengguna dalam semua proses dalam sistem manual?

iii. Adakah sistem ini mampu mengatasi kelemahan yang telah dikenalpasti

dalam sistem manual?

- 4 -

1.4 Matlamat Projek

Matlamat projek ini adalah untuk membangunkan sebuah sistem maklumat

berasaskan komputer bagi menggantikan sistem manual yang sedia ada yang dapat

membantu CICT, UTM untuk menguruskan aset ICTnya dengan lebih bersistematik.

1.5 Objektif

Sebelum sistem ini dapat dibangunkan, beberapa perkara perlu diambil

perhatian supaya sistem yang memenuhi keperluan pengguna dapat dihasilkan.

Sistem Maklumat Pengurusan Aset CICT, UTM ini dibangunkan berasaskan

beberapa objektif utama iaitu :

i. Membangunkan sebuah sistem yang boleh berfungsi berasaskan web bagi

memudahkan pihak pentadbir sistem dan pihak pengurusan CICT

menggunakan sistem ini.

ii. Membantu pihak pengurusan menguruskan aset IT yang diperolehi sebaik

mungkin dengan memudahkan kerja-kerja merekod sebelum sesuatu aset

itu dapat digunakan.

iii. Mencari kaedah bagi membolehkan sistem membantu pihak pengurusan

menyimpan maklumat tentang aset IT CICT dengan lebih selamat, teratur

dan sistematik.

iv. Membangunkan sistem yang boleh mencatat proses pendaftaran,

pemeriksaan, pelupusan dan pengeluaran aset.

- 5 -

1.6 Skop

Untuk memastikan objektif-objektif yang dinyatakan dapat dicapai, beberapa

skop projek telah ditetapkan sebagai panduan agar sistem yang dibangunkan dapat

dihasilkan bertepatan dengan kehendak organisasi. Skop-skop tersebut adalah seperti

berikut :

i. Organisasi kajian bagi projek ini adalah CICT, Universiti Teknologi

Malaysia.

ii. Sistem ini boleh digunakan oleh staf CICT sahaja.

iii. Sistem ini hanya memfokus aset IT yang diuruskan oleh CICT sahaja.

iv. Modul-modul yang dibangunkan ialah seperti modul pendaftaran aset,

pemeriksaan, pelupusan, pengeluaran dan laporan.

1.7 Kepentingan Projek

i. Proses yang berkaitan dengan penyimpanan maklumat aset IT di CICT ini

dilaksanakan dengan lebih sistematik bagi memudahkan sebarang capaian

terhadap maklumat tersebut.

ii. Pihak pengurusan dapat mengenalpasti lokasi barangan dan secara tidak

langsung boleh mengawal kehilangan aset.

iii. Pihak pengurusan dapat mengawal kuantiti dan menunjukkan bukti aset-

aset yang terdapat di CICT bagi memudahkan kerja-kerja pengauditan

dan pelupusan.

iv. Segala perubahan atau perpindahan aset dapat direkodkan.

- 6 -

1.8 Ringkasan

Secara keseluruhannya, Bab 1 ini menerangkan tentang pengenalan projek,

latar belakang masalah, pernyataan masalah, matlamat projek, objektif projek, skop

projek serta kepentingan projek. Kesemua maklumat ini adalah penting kerana ia

merupakan garis panduan yang perlu dirujuk sebelum pembangunan sesuatu sistem

dapat dimulakan.

Latar belakang masalah merupakan huraian mengenai situasi atau keadaan

semasa bagi sesebuah organisasi. Daripada masalah yang dapat dikenalpasti,

beberapa pernyataan masalah dalam bentuk persoalan dibuat bagi menentukan

kebolehan dalam menyelesaikan masalah yang telah dianalisa. Objektif pula

menjawab segala persoalan mengenai apa yang hendak dicapaikan.

Matlamat projek pula berkaitan dengan apa yang ingin dicapaikan secara

keseluruhan dalam projek atau kajian. Setiap projek atau kajian hanya perlu

mempunyai satu matlamat sahaja. Seterusnya, skop projek bertujuan untuk

menentukan sempadan atau kekangan sistem yang dibangunkan. Ia juga

membekalkan maklumat mengenai perkara yang perlu diambil perhatian semasa

proses pembangunan sistem dijalankan.

Pada penghujung bab ini, ia membincangkan mengenai kepentingan projek

terhadap organisasi atau potensinya yang ada pada sistem yang bermanfaat terhadap

sesuatu organisasi.

- 7 -

BAB 2

KAJIAN LITERATUR

2.1 Pengenalan

Kajian literatur merupakan salah satu aspek yang penting dilakukan untuk

kajian awal sebelum sesuatu sistem dibangunkan. Aspek yang dikaji ialah masalah

sistem yang sedia ada, pendekatan bagi teknik penyelesaian masalah, kekangan

sistem dan teknologi yang boleh digunakan untuk menyelesaikan masalah agar dapat

memberikan gambaran awal dan pengetahuan mendalam tentang projek yang akan

dibangunkan ini. Untuk memperolehi hasil sistem yang lebih baik, rujukan dan

panduan akan dilaksanakan terhadap sistem yang sedia ada di samping melibatkan

teknik-teknik temubual, pemerhatian, dan pembacaan dalam proses pengumpulan

maklumat.

- 8 -

2.2 Pengenalan Kepada Sistem Maklumat

Secara umumnya sistem maklumat adalah satu sistem yang membolehkan

data ditransformasikan kepada maklumat. Sistem maklumat berasaskan komputer

bukanlah sesuatu yang baru. Penggunaannya adalah sangat penting dalam

menguruskan segala urusan sesuatu organisasi.

Sistem maklumat juga boleh dikatakan sebagai satu set komponen yang

saling berhubungkait di dalam mengumpulkan, memproses, menyimpan dan

menyebarkan maklumat. Proses pembangunan sistem maklumat merangkumi

pelbagai perkara. Bagi menjadikannya lengkap dan komprehensif, semua elemen

yang berkaitan dengan sesebuah sistem tersebut mesti diambil kira. Ini termasuklah

proses memahami sistem sedia ada, proses melaksana dan menyelenggara sistem

baru tersebut.

Di samping itu, sistem maklumat digunakan untuk membantu di dalam

membuat keputusan, mengawal, menganalisa dan menyelaraskan semua urusan yang

berkaitan dengan sesebuah organisasi.

2.2.1 Definisi Sistem Maklumat

Sistem maklumat ialah satu jenis sistem yang khusus dan boleh ditakrifkan

dengan beberapa cara. Menurut Stair dan Reynolds (1999), sistem maklumat boleh

ditakrifkan sebagai satu unsur atau komponen yang berkaitan bagi mengumpul input,

mengolah (proses) dan menyebar (output) data dan maklumat serta menyediakan

mekanisma maklumbalas untuk mencapai sesuatu objektif.

- 9 -

Sistem maklumat juga membawa maksud satu set komponen yang

mengumpul, proses, menyimpan dan mengagih maklumat bagi menyokong kawalan

dan membuat keputusan dalam sesebuah organisasi. Sebagai tambahan kepada

membuat keputusan, penyelarasan dan kawalan, sistem maklumat juga membantu

pengurus dan pekerja menganalisa masalah, menggambarkan perkara yang kompleks

dan menjana produk baru.

Menurut Mohamad Noorman Masrek et al. (2002) sistem maklumat adalah

satu koleksi komponen-komponen berkaitan yang saling berinteraksi untuk

menerima input, memproses serta menghasilkan output yang digunakan bagi

mencapai sesuatu objektif. Suatu sistem maklumat boleh dikategorikan sama ada

manual atau berautomasi. Sistem maklumat berautomasi juga turut dikenali sebagai

sistem maklumat berkomputer atau sistem maklumat berasaskan komputer.

Secara kesimpulannya, sistem maklumat boleh ditakrifkan sebagai satu

koleksi komponen yang merangkumi proses input, pemprosesan dan menghasilkan

output dalam mencapai sesuatu objektif. Secara tidak langsung, sistem maklumat

mampu melancarkan dan melicinkan sesebuah organisasi dalam menguruskan segala

kerja.

2.3 Sistem Maklumat Pengurusan (SMP)

Menurut Wikipedia (2009) sistem maklumat ialah satu sistem yang terdiri

daripada satu koleksi elemen yang berinteraksi mengumpul, memproses dan

membekalkan maklumat yang tepat, terkini dan berguna. Ia merupakan satu set

komponen yang saling berkait yang memungut, memanipulasi dan menyalurkan data

dan maklumat serta menyediakan mekanisme maklumbalas untuk mencapai sesuatu

objektif. Bagi sistem maklumat yang berasaskan komputer, ia terdiri daripada 6

elemen iaitu perkakasan, perisisan, data, pengguna, prosedur atau tatacara dan staf

- 10 -

sistem maklumat. Antara tiga aktiviti utama ialah menerima data sebagai input,

memproses data dan menghasilkan maklumat sebagai output.

Satu set aktiviti tersusun yang dikenali sebagai Kitaran Hayat Pembangunan

Sistem atau “Sistem Development Life Cycle” (SDLC) merupakan proses yang

penting dalam membangunkan satu sistem maklumat. Kitaran hayat pembangunan

sistem terdiri daripada 5 fasa utama seperti pada Rajah 2.1. 5 fasa dalam kitaran

hayat pembangunan sistem membentuk satu gelung. Ini bermakna pembangunan

sistem maklumat merupakan satu proses berterusan.

Rajah 2.1 : Kitaran Hayat Pembangunan Sistem [sumber: Shelly, G.B. et al.

(2003)]

1. Kajian Awalan

- Mengenalpasti masalah

2. Analisis Sistem

- Memahami sistem sedia ada

3. Merekabentuk Sistem

- Merancang sistem baru

4. Pembangunan Sistem

- Mewujudkan sistem baru

5. Pelaksanaan & Penyenggaraan

- Menukar sistem lama ke sistem baru & sokongan

- 11 -

Sistem Maklumat terdiri daripada enam kategori iaitu Sistem Bantuan

Keputusan (SBK), Sistem Maklumat Eksekutif (SME), Sistem Maklumat

Pengurusan (SMP), Sistem Automasi Pejabat (SAP), Sistem Pemprosesan Transaksi

(SPT) dan Sistem Pengetahuan Kerja (SPK).

Menurut Jabatan Perkhidmatan Awam (2002) Sistem Maklumat Pengurusan

(SMP) boleh didefinisikan sebagai satu set manusia, prosedur, pangkalan data dan

peranti yang teratur dimana ia digunakan untuk menyediakan maklumat rutin kepada

pentadbiran dan pembuat keputusan. Sistem Maklumat Pengurusan (SMP) merujuk

kepada sistem maklumat yang berasaskan komputer yang menjanakan maklumat

yang tepat dan terkini dalam sesebuah organisasi. Fokus di sini ialah tertumpu

kepada maklumat yang diperlukan oleh pihak pengurusan untuk menjalankan tugas

mereka.

2.3.1 Ciri-ciri Sistem Maklumat Pengurusan

Menurut Jabatan Perkhidmatan Awam (2002) Sistem Maklumat Pengurusan

mempunyai beberapa ciri-ciri yang bernilai dan berkualiti. Antara ciri-ciri yang dapat

membantu dalam melaksanakan sistem cadangan ialah :

i. Bergantung kepada data-data korporat yang sedia ada dan aliran data.

Sebagai contoh, data-data yang penting dalam proses pengurusan aset

iaitu data kuantiti aset, data lokasi aset dan sebagainya adalah diperlukan

dalam melancarkan lagi proses atau fungsi sistem cadangan.

ii. Sistem pemprosesan data dan sistem sokongan keputusan mempunyai

hubungan dengan Sistem Maklumat Pengurusan. Ini kerana proses data

seperti kemasukan data dan proses membuat keputusan seperti keputusan

peminjaman barang berjaya atau sebaliknya diperlukan untuk

melancarkan lagi proses sistem cadangan.

- 12 -

iii. Dalam proses membuat keputusan, data-data terkini dan silam diperlukan.

Ini boleh dilihat semasa proses peminjaman, data terkini contohnya

seperti maklumat kuantiti dan lokasi aset diperlukan manakala semasa

proses pemulangan pula data silam diperlukan seperti maklumat

peminjaman. Data-data tersebut dapat membantu sistem cadangan dalam

proses membuat keputusan seperti keputusan penempahan.

2.3.2 Kelebihan Sistem Maklumat Pengurusan

Menurut Jabatan Perkhidmatan Awam (2002) terdapat beberapa kelebihan

dalam Sistem Maklumat Pengurusan. Antara kelebihan-kelebihan yang dapat

membantu dalam proses pembangunan sistem cadangan ialah seperti:

i. Kecekapan dalam pengoperasian untuk menjalankan tugas harian dengan

lebih cepat, murah dan baik. Ini penting agar sistem cadangan dapat

berjalan dengan lancar dan lebih efisyen agar dapat memenuhi kehendak

pihak pengurusan, organisasi dan pengguna sistem.

ii. Keberkesanan dalam melaksanakan fungsi untuk membantu pihak

pentadbiran membuat keputusan yang lebih baik. Sebagai contoh fungsi

carian aset dapat membantu pihak pengurusan mengesan barang yang

kekurangan.

iii. Dapat menyediakan maklumat secara berterusan seterusnya boleh

mengenalpasti dan memahami sesuatu masalah. Seperti maklumat yang

telah dikemaskini akan memberikan maklumat yang semasa bagi

memudahkan pihak pengurusan contohnya seperti mengesan nombor siri

untuk mengetahui kuantiti aset yang ada.

- 13 -

2.3.3 Kelemahan Sistem Maklumat Pengurusan

Menurut Jabatan Perkhidmatan Awam (2002) terdapat beberapa kelemahan

dalam Sistem Maklumat Pengurusan. Antara kelemahan-kelemahan yang berkaitan

dalam proses pembangunan sistem cadangan ialah seperti:

i. Hanya tertumpu kepada perkara-perkara dalaman sahaja kerana ianya

tidak memberi penekanan secara keseluruhan, maka ia tidak fleksibel.

ii. Masalah individu ataupun perseorangan tidak dikhususkan.

2.4 Pengenalan Sistem Pengurusan Aset IT

Kajian telah dibuat terhadap sistem pengurusan aset IT yang akan

dibangunkan bagi projek sistem cadangan.

2.4.1 Definisi Pengurusan Aset IT

Pengurusan aset IT (ITAM) adalah set amalan-amalan perniagaan yang

mengandungi kewangan, kontraktual dan fungsi-fungsi inventori untuk menyokong

kitaran hayat pengurusan dan strategik membuat keputusan untuk persekitaran IT.

Aset-aset termasuk semua unsur perisian dan perkakasan yang dijumpai dalam

persekitaran perniagaan (Wikipedia, 2009).

- 14 -

2.5 Kajian Sistem Sedia Ada

Kajian terhadap sistem sedia ada dijalankan sebagai panduan terhadap sistem

yang akan dibangunkan. Ciri-ciri sistem yang sedia ada akan dikenalpasti untuk

memperbaiki kelemahan terhadap sistem semasa dan menghasilkan sistem yang lebih

baik.

Sistem semasa yang digunakan untuk merekod aset IT yang terdapat di CICT,

UTM masih menggunakan fail manual. Sistem manual yang digunakan mencatat

maklumat tentang aset IT di dalam fail dan akan disimpan sehingga aset tersebut

tidak dapat digunakan dan hendak dilupuskan.

Aset-aset IT di CICT dibahagikan kepada 2 kategori iaitu aset inventori dan

aset tetap. Aset inventori adalah aset IT yang bernilai kurang daripada RM 3000

manakala aset tetap adalah aset IT yang bernilai RM 3000 atau lebih daripadanya.

Bagi setiap aset IT yang terdapat di CICT, setiap satunya mungkin akan

dilakukan proses pemeriksaan yang menguji jika terdapat kerosakan atau samada

aset tersebut masih boleh digunakan atau tidak.

Namun begitu, sistem perekodan lama menyebabkan prosedur pemeriksaan

sukar dilakukan sepenuhnya kerana senarai aset dan rekod yang disimpan agak sukar

untuk dicapai disebabkan data yang disimpan kurang bersistematik.

Bagi aset yang tidak boleh digunakan lagi, aset yang hilang, aset yang pernah

digunakan dan tidak diperlukan lagi, dan aset yang tidak ekonomik untuk dibaiki,

proses pelupusan akan dilakukan terhadapnya.

- 15 -

Sebilangan aset akan melakukan proses pengeluaran, maknanya proses

peminjaman dilakukan. Contohnya, aset tersebut mungkin diagihkan kepada

pensyarah atau staf UTM, tetapi aset tersebut masih di bawah kawalan CICT.

2.6 Teknologi Pembangunan Aplikasi

Kajian turut dibuat terhadap teknologi-teknologi yang digunakan dalam

membangunkan projek sistem cadangan.

2.6.1 Teknologi Internet

Menurut Chua, Chooi See (1998) Internet ialah suatu rangkaian gergasi

komputer yang menghubungkan berjuta-juta komputer dimerata dunia. Internet

bermula pada tahun 1969 sebagai ARPANET dan membentuk rangkaian pusat.

Internet (kependekan daripada perkataan inter-network) secara amnya ialah

rangkaian komputer yang berhubung menerusi beberapa rangkaian. Ia adalah

sejumlah besar network yang membentuk jaringan inter-koneksi (Inter-connected

network) yang terhubung melalui protokol TCP/IP (Transmission Control

Protocol/Internet Protocol) iaitu merupakan permulaan Internet yang dikenali pada

hari ini.

Internet merupakan lanjutan dari ARPANET dan kemungkinan merupakan

jaringan WAN (Wide Area Network) yang terbesar yang ada pada saat ini. Internet

ialah sistem komputer umum, yang berhubung secara sejagat dan menggunakan

TCP/IP sebagai protocol pertukaran paket.

- 16 -

2.6.2 World Wide Web

WWW atau “web” merupakan singkatan bagi World Wide Web, iaitu sebuah

sistem di mana maklumat dalam bentuk teks, gambar, suara, dan lain-lain

dipersembahkan dalam bentuk hiperteks (hypertext) dan dapat dicapai oleh pelayan

web yang disambungkan kepada Internet.

Maklumat di web pada umumnya ditulis dalam format HTML. Maklumat

yang lain dipersembahkan dalam bentuk grafik (dalam format GIF, JPG, PNG), suara

(dalam format AU, WAV), dan objek multimedia lainnya (seperti MIDI, Shockwave,

Quicktime Movie, 3D World). WWW dijalankan dalam pelayan yang disebut

HTTPD (Wikipedia, 2009).

2.6.3 Teknologi Pengaturcaraan Internet (ASP .NET)

ASP .NET ialah sebuah set teknologi pembangunan aplikasi web yang

diperkenalkan oleh Microsoft. Membina laman web, aplikasi web, dan perkhidmatan

web XML yang dinamik boleh digunakan oleh pengaturcara dengan menggunakan

aturcara ini. Ia adalah sebahagian daripada platform .NET yang dimiliki oleh

Microsoft dan merupakan pengganti bagi teknologi Active Server Page (ASP).

ASP .NET telah dibina semula oleh Microsoft secara menyeluruh

berdasarkan kepada Common Language Runtime (CLR) yang dikongsi bersama oleh

semua aplikasi .NET Microsoft. Mana-mana bahasa pengaturcaraan yang disokong

oleh Rangka Kerja .NET boleh digunakan oleh pengaturcara untuk menulis kod

ASP .NET. Contohnya C#, Visual Basic .NET, atau JScript .NET dan bahasa-bahasa

sumber terbuka seperti Perl dan Python (Wikipedia, 2009).

- 17 -

2.6.4 SQL Server

SQL Server adalah satu DBMS daripada Microsoft yang merupakan

komponen utama bagi Sistem Windows Server. Ia adalah pangkalan data

pelanggan/pelayan oleh Microsoft dan telah disepadukan dengan Microsoft Visual

Studio dan Microsoft Office Sistem. Beberapa edisi boleh didapati, termasuk yang

untuk Enterprise, Developer, Workgroup dan platform-platform 64 bit.

SQL Server pada mulanya dibangunkan oleh Sybase dan serta dijual oleh

Microsoft untuk OS/2 dan Windows NT. Pada 1992, Microsoft bermula

pembangunan versinya sendiri, tetapi Sybase mengakui sebagai pemegang hakcipta

asal sehingga 1994. (PCMAG, 2009).

2.7 Ringkasan

Secara ringkasnya, bab ini membincangkan Sistem Maklumat Pengurusan,

pengenalan kepada Sistem Pengurusan Aset IT, kajian terhadap organisasi, dan

kajian terhadap sistem yang sedia ada.

Selain itu, kajian terhadap teknologi-teknologi dan perisian yang digunakan

seperti teknologi Internet, World Wide Web, teknik pengaturcaraan Internet iaitu

ASP .NET dan SQL Server turut diterangkan dengan lebih mendalam dan terperinci

sebagai memberi gambaran yang lebih jelas untuk pembangunan sistem.

- 18 -

BAB 3

PERANCANGAN KERJA

3.1 Pengenalan

Untuk membangunkan sebuah sistem, perancangan kerja perlu dilakukan

untuk memastikan perjalanan pembangunan sistem berjalan dengan lancar.

Perancangan kerja adalah bertujuan sebagai panduan kepada pembangun agar

pembangunan sistem tidak tersasar dari skop dan objektif sistem yang hendak dicapai.

Justeru itu, metodologi yang digunakan serta fasa-fasa yang terlibat di dalam

metodologi yang berkenaan, keperluan perkakasan dan perisian serta justifikasi

pemilihan model yang akan diterangkan di dalam bab ini.

Untuk menjamin sesebuah sistem yang dibina akan menepati tempoh masa

yang ditetapkan, kaedah yang dipilih mestilah bersesuaian dengan sistem yang akan

dibangunkan. Pembangun mestilah mengikut langkah-langkah di dalam fasa

metodologi dan seterusnya melibatkan carta perancangan kerja iaitu carta Gantt

untuk memberi garis panduan agar sistem yang akan dibangunkan dapat

dilaksanakan dengan lebih efektif dan sistematik.

- 19 -

3.2 Metodologi Pembangunan Sistem

Metodologi yang digunakan dalam pembangunan sistem adalah Metodologi

Analisis dan Reka Bentuk Sistem Berstruktur (SSADM atau Structured System

Analysis and Design Method). Metodologi ini merupakan pendekatan yang

sistematik dalam mengenalpasti masalah, objektif, menganalisa aliran maklumat

sesebuah organisasi dan merekabentuk sebuah sistem berkomputer untuk

menyelesaikan masalah tersebut.

Selain itu, teknik merekabentuk sistem adalah melalui perwakilan Rajah

Konteks, Rajah Aliran Data dan Rajah Hubungan Entiti. Pendekatan merekabentuk

sistem ini adalah pendekatan atas-bawah di mana proses merekabentuk sistem

dimulai dengan merekabentuk Rajah Konteks, disusuli dengan Rajah Aliran Data dan

seterusnya Rajah Hubungan Entiti.

Model medotologi yang digunakan adalah Model Air Terjun. Model ini

merupakan model yang mula-mula diperkenalkan dalam metodologi projek.

Pelaksanaan projek perlu dijalankan secara berjujukan mengikut fasa-fasa

metodologi projek dan aktiviti akhir bagi setiap fasa perlu menjana dokumen seperti

spesifikasi sistem, dokumen rekebentuk, kod aturcara dan sebagainya.

3.3 Justifikasi Pemilihan Metodologi dan Model

Subtopik ini akan membincangkan mengenai justifikasi pemilihan

medotologi dan model yang digunakan. Metodologi yang digunakan untuk

membangunkan sistem ini berasaskan Metodologi Analisis dan Reka Bentuk Sistem

Berstruktur. Model yang digunakan adalah Model Air Terjun.

- 20 -

3.3.1 Justifikasi Pemilihan SSADM

Pendekatan SSADM dipilihkan disebabkan pendekatan ini lebih mudah untuk

dibuat dan ini termasuklah teknik-teknik di bawah pendekatan ini seperti teknik

jadual keputusan digunakan untuk menganalisa keputusan berdasarkan keperluan

pengguna dan keperluan sistem.

Pendekatan ini dikatakan mudah kerana pembinaan Rajah Konteks, Rajah

Aliran Data dan Rajah Hubungan Entiti boleh dilakukan melalui komputer dan

transformasi Rajah Aliran Data ke Rajah Hubungan Entiti boleh dilakukan.

Dengan penggunaan pendekatan ini, setiap proses ditunjukkan dengan teliti

dan hubungan antara proses dan entiti juga ditunjukkan dengan jelas di dalam satu

aliran data contohnya pada aliran data aras sifar. Oleh itu, pemahaman terhadap suatu

aliran data dapat difahami dengan mudah.

3.3.2 Justifikasi Pemilihan Model Air Terjun

Model Air Terjun ini dipilih disebabkan pendekatan ini lebih menjimatkan

masa dalam pembangunan sistem. Pedekatan ini dikatakan jimat masa kerana tiada

perulangan fasa berlaku. Secara tidak langsung, kawalan penuh terhadap setiap fasa

yang dilalui dapat dilakukan.

Salah satu sebab model ini dipilih adalah disebabkan keperluan pengguna dan

sistem dapat dikenalpasti pada awal peringkat pembangunan sistem. Proses

pembangunan sistem dapat dijalankan dengan lancar dan cepat selepas keperluan

pengguna dapat dikenalpasti.

- 21 -

3.4 Keperluan Perkakasan dan Perisian

Perkakasan dan perisian perlu ditentukan supaya ianya bersesuaian dengan

pembangunan sistem. Perkakasan dan perisian yang sesuai hendaklah disediakan

sebelum membangunkan sistem supaya proses pembangunan sistem berjalan dengan

lancar.

3.4.1 Keperluan Perkakasan

Spesifikasi minima perkakasan yang diperlukan dalam membangunkan

Sistem Pengurusan Aset IT ini adalah seperti Jadual 3.1.

Bil Spesifikasi Perkakasan Perkakasan yang digunakan

1 Pemproses Intel Pentium IV 1.8 GHz

2 Ingatan (RAM) 512MB dan ke atas

3 Cakera Keras 40 GB dan ke atas

4 Modem Kelajuan 56kbps

5 Pencetak Serasi dengan sistem pengoperasi Windows XP

Jadual 3.1 : Spesifikasi Perkakasan

- 22 -

3.4.2 Keperluan Perisian

Keperluan perisian yang digunakan dalam pembangunan Sistem Pengurusan

Aset IT ini adalah seperti Jadual 3.2.

Bil Perisian Justifikasi

1 Sistem Pengoperasian

Windows XP

Sistem pengoperasian ini dipilih kerana ia

merupakan perisian pengoperasian yang lazim

digunakan.

2 Microsoft SQL Server Ia merupakan satu pangkalan data yang digunakan

untuk memudahkan proses pembangunan,

penyelenggaraan dan pengurusan aplikasi pangkalan

data.

3 ASP .NET ASP .NET dipilih disebabkan ia merupakan kaedah

pembangunan web yang terkini dari Microsoft. Ia

mudah digunakan berbanding dengan bahasa aturcara

yang lain seperti PHP dan C#.

4 Internet Explorer 7.0 Ia berfungsi sebagai pelayar internet untuk

memaparkan sistem yang dibangunkan kepada

pengguna.

5 Adobe Photoshop 9.0 Perisian ini digunakan untuk membina beberapa

komponen web seperti butang dan latar belakang

antaramuka.

6 Microsoft Project

2003

Perisian ini digunakan bagi membina carta Gantt

bagi merancang perlaksanaan kerja projek dengan

lebih terperinci.

Jadual 3.2 : Spesifikasi Perisian

- 23 -

3.5 Perancangan Kerja/Carta Gantt

Perancangan kerja adalah penting untuk memastikan projek dapat berjalan

dengan lancar dan penggunaan masa yang optima. Dengan perancangan kerja yang

teliti, setiap fasa pembangunan akan dapat dilaksanakan dengan terurus dan menepati

masa yang telah ditetapkan.

Pembangunan Sistem Pengurusan Aset IT ini dilaksanakan dalam tempoh dua

semester. Jadi, perancangan kerja terbahagi kepada dua fasa iaitu perancangan kerja

peringkat pertama pada PSM 1 dan perancangan kerja peringkat kedua yang akan

dijalankan dalam PSM 2.

Pada peringkat pertama, ia hanya melibatkan fasa perancangan, fasa siasatan

awal dan fasa analisa sistem. Peringkat kedua pula melibatkan fasa rekabentuk, fasa

implementasi dan fasa pengujian dan penyelenggaraan sistem.

Bagi perancangan fasa pertama, pada mulanya adalah mengemukakan

cadangan tajuk projek. Kemudian mendapatkan pelanggan atau organisasi yang

sesuai dengan tajuk projek yang dicadangkan. Seterusnya mendapatkan maklumat

daripada organisasi, rujukan, pemerhatian dan juga menjalankan penyelidikan

melalui Internet. Kemudian menganalisa fungsi sistem organisasi dan seterusnya

memilih metodologi yang sesuai untuk pembangunan sistem.

Selain itu, spesifikasi keperluan projek akan disediakan. Perisian-perisian

yang akan digunakan dalam pembangunan sistem dikuasai terlebih dahulu supaya

sistem yang akan dibangunkan disiapkan dengan sempurna. Kemudian pangkalan

data akan direkabentuk bagi data-data yang diperlukan oleh sistem dan seterusnya

pembinaan antaramuka-antaramuka sistem dilakukan.

- 24 -

Perancangan penuh bagi projek peringkat pertama ini ditunjukkan oleh Carta

Gantt pada LAMPIRAN A.

3.6 Ringkasan

Kesimpulannya, bab ini menerangkan metodologi projek dan metodologi

pembangunan sistem yang digunakan. Di samping itu, justifikasi pemilihan

metodologi juga turut diterangkan dengan lebih mendalam dan terperinci.

Bab ini juga menjelaskan keperluan perkakasan dan perisian yang diperlukan

dalam pembangunan Sistem Pengurusan Aset CICT, UTM. Akhir sekali, carta

perancangan kerja iaitu carta gantt turut diterangkan bagi memastikan keperluan

pengguna dipenuhi serta menepati tempoh masa pembangunan sistem.

- 25 -

BAB 4

ANALISIS SISTEM DAN REKA BENTUK SISTEM

4.1 Pengenalan

Hasil daripada metodologi yang dipilih dalam Bab 3, rekabentuk Sistem

Pengurusan Aset ini dapat dilakukan. Bab ini akan menganalisis dengan lebih

mendalam ke atas sistem, proses semasa dan model data, keperluan pengguna, proses

cadangan dan model data, rekabentuk modul, rekabentuk antaramuka, rekabentuk

input dan output, serta kelebihan kompetitif dijangka.

Untuk menggambarkan perjalanan sistem yang telah dibangunkan,

rekabentuk sistem adalah penting dilaksanakan bagi memenuhi keperluan pengguna

dan seterusnya dapat mencapai objektif sistem.

- 26 -

4.2 Analisis Sistem

Analisis sistem adalah amat penting kerana ia boleh membantu anda untuk

memahami organisasi dan sistemnya yang sedang digunakan dengan teliti. Ini boleh

memberi sedikit idea tentang sistem yang akan dibangunkan. Contohnya kelemahan

dan keperluan baru dalam sistem baru, pembangun sistem dapat mengenalpasti

kelemahan sistem sedia ada dan akan memperbaikikan kelemahan-kelemahan

tersebut. Selain itu, pembangun sistem juga boleh menambah keperluan pengguna

yang baru ke dalam sistem baru berdasarkan spesifikasi sistem lama.

4.2.1 Latar Belakang Organisasi

Latar belakang organisasi akan dikajikan untuk lebih memahami organisasi

supaya sistem yang dibina memenuhi keperluan sistem.

4.2.1.1 Pengenalan Kepada CICT, UTM

CICT adalah pusat ICT di UTM yang bertanggungjawab memastikan staf dan

pelajar akses kepada mengajar, pengajian dan sumber-sumber penyelidikan dengan:

i. Menyediakan infrastruktur IT universiti,

ii. Memperolehi, membangun dan menyokong teknologi-teknologi dan

sistem-sistem yang baru muncul,

iii. Menyediakan akses kepada berjuta-juta sumber-sumber digital merentasi

kampus-kampus Universiti.

- 27 -

CICT membangun dengan secara berterusan dan menyampaikan inisiatif baru

dengan memperluaskan akses rangkaian Universiti, membekalkan perkhidmatan ICT

dan sokongan sumber-sumber digital, dan dengan memajukan dan menyokong

penyampaian pembelajaran elektronik (e-learning).

4.2.1.2 Visi CICT, UTM

Untuk menjadi sumber pembekalan ICT yang berkualiti dan inovatif supaya

mencapai aspirasi Universiti.

4.2.1.3 Misi CICT, UTM

Kami berjanji untuk memenuhi syarat-syarat ICT Universiti dengan melalui

aktiviti-aktiviti seperti pengkomputeran pentadbiran dan akademik, menyediakan

infrastruktur ICT, memberi latihan, penyelidikan ICT dan perundingan berdasarkan

kualiti.

4.2.1.4 Objektif CICT, UTM

Objektif-objektif CICT, UTM adalah seperti berikut :

i. Untuk meningkatkan penggunaan teknologi maklumat dalam semua

aktiviti-aktiviti Universiti

ii. Untuk menyediakan infrastruktur dan kemudahan-kemudahan ICT yang

terjamin

iii. Untuk menjadi pusat perisian / pembangunan aplikasi dalam Universiti

- 28 -

iv. Untuk menjadi pusat rujukan dalam perkhidmatan dan penggunaan ICT

dalam Universiti

v. Untuk menerokakan teknologi-teknologi baru dalam servis dan

implementasi ICT

vi. Untuk meningkatkan kecekapan-kecekapan ICT dalam masyarakat

Universiti

4.2.1.5 Carta Organisasi CICT, UTM

Rajah 4.1 : Carta Organisasi CICT, UTM

- 29 -

4.2.2 Sistem Semasa

Sistem semasa yang digunakan oleh CICT untuk merekod segala maklumat

tentang aset ITnya adalah secara manual. Melalui sistem lama, setelah barang

diterima oleh CICT, barang tersebut akan dikelaskan mengikut aset inventori jika

nilainya kurang daripada RM 3000 atau aset tetap jika nilai barang tersebut sama

atau melebihi RM 3000.

Bagi aset tetap, kerani yang bertugas akan mengisi Borang Pendaftaran Aset

Tetap untuk merekod segala butiran tentang barang tersebut dan simpan dalam fail

aset tetap. Sama juga bagi aset inventori, kerani yang bertugas akan mengisi Borang

Pendaftaran Aset Inventori untuk merekod segala butiran tentang barang tersebut dan

simpan dalam fail aset inventori.

Semua aset akan diberikan nombor id yang unik, dan maklumat-maklumat

yang berkaitan dengan aset tersebut dicatatkan. Contoh maklumat yang terlibat

adalah jenis aset, jenama atau modelnya, nombor siri, kos, tarikh aset tersebut

diterima dan lokasinya yang akan disimpan selepas pendaftaran.

Namun begitu, oleh kerana sistem lama memerlukan pembukaan fail untuk

setiap barang, ia juga mengambil masa yang agak lama dan memerlukan tenaga

pekerja yang agak ramai untuk melakukannya. Ini menyebabkan masa yang diambil

sebelum sesuatu aset itu digunakan akan bertambah lama. Pihak pengurusan juga

terpaksa menggunakan kertas dan fail yang banyak, ini menyebabkan peningkatan

kos pengurusan yang tidak perlu.

Selepas aset tersebut digunakan dalam masa yang tertentu, aset tersebut akan

diperiksa. Jika aset tersebut dalam kondisi kerosakan, ia akan dibaiki semula jika

- 30 -

boleh. Namun begitu, jika aset tersebut tidak boleh dibaiki atau tidak ekonomik

untuk dibaiki, ia akan dilupuskan.

Jika terdapat sesuatu aset hendak dilupuskan, kerani yang bertugas perlu

mengisikan borang Pemohonan Pelupusan Aset terlebih dahulu. Selepas itu, borang

tersebut akan diserah ke lembaga pelupusan dan pegawai pelupusan akan

mentimbangkan sebab pelupusan dan meluluskan pelupusan aset tersebut kemudian.

Selain itu, aset IT dalam CICT dibenarkan dipinjamkan keluar dari CICT.

Contohnya projektor dipinjamkan oleh seseorang pensyarah untuk tujuan mengajar.

Jika seseorang itu hendak pinjam sesuatu dari CICT, pengisian borang Daftar

Pergerakan Harta Tetap Dan Inventori diperlukan. Biasanya borang tersebut adalah

diisi oleh kerani yang bertugas.

4.3 Spesifikasi Keperluan Pengguna

Pengguna yang telah dikenalpasti yang diperlukan oleh sistem dibahagikan

kepada empat peringkat iaitu kerani, pegawai pelupusan, pegawai pemeriksaan dan

pentadbir (Administrator).

Jadual 4.1 adalah jadual terhadap spesifikasi keperluan pengguna yang

berbeza peringkat.

- 31 -

Pengguna Spesifikasi Keperluan

Kerani - Menjejakan lokasi aset

- Memasukkan maklumat aset

- Melakukan proses peminjaman dan

pemulangan aset

Pegawai Pelupusan - Meluluskan pelupusan

- Memasukan laporan pelupusan aset

Pegawai Pemeriksaan - Menjejakan lokasi aset

- Memasukan laporan pemeriksaan aset

Pegawai HelpDesk - Menjejakan lokasi aset

- Melakukan proses peminjaman dan

pemulangan aset

Pentadbir - Menjejakan lokasi aset

- Memasukkan pengguna baru

- Mengemaskini maklumat pengguna

- Mendapatkan Laporan Maklumat Aset,

Laporan Pemeriksaan dan Laporan Pelupusan

Jadual 4.1 : Spesifikasi Keperluan Pengguna

4.4 Rekabentuk Sistem

Rekabentuk sistem ini menunjukkan Sistem Pengurusan Aset IT CICT, UTM

berinteraksi dengan pengguna sistem dengan meggunakan antaramuka pengguna

melalui aplikasi internet. Antaramuka pengguna mengandungi modul-modul yang

terdapat dalam sistem ini.

Selain itu, pengguna boleh menerima output iaitu melalui paparan skrin dan

laporan yang boleh dicetak. Sistem Pengurusan Pangkalan Data menyimpan

maklumat atau input yang dimasukkan oleh pengguna ke dalam pangkalan data.

Rajah 4.2 menunjukkan senibina sistem ini.

- 32 -

Rajah 4.2 : Senibina Sistem

4.4.1 Rekabentuk Proses

Proses cadangan menggunakan pendekatan Metodologi Analisis dan Reka

Bentuk Sistem Berstruktur. Rajah Konteks dan Rajah Aliran Data digunakan untuk

menggambarkan keadaan sebenar sistem ini dan juga menunjukkan keseluruhan

model yang terdapat dalam sistem ini.

INTERNET SPPD

SISTEM PENGURUSAN ASET

IT CICT, UTM

ANTARA MUKA PENGGUNA

Pengguna sistem

Modul Sistem

PANGKALAN

DATA

Paparan Skrin Laporan

OUTPUT

- 33 -

4.4.2 Rajah Konteks

Rajah konteks merupakan keseluruhan sistem berfungsi. Rajah konteks

menerangkan sistem ini secara keseluruhan bagaimana sistem pengurusan ini

berfungsi. Rajah 4.3 menunjukkan rajah konteks bagi sistem ini.

4.4.3 Rajah Aliran Data (DFD)

Rajah aliran data merupakan satu teknik yang menggambarkan aliran

maklumat dan juga perubahan bentuk data. Rajah aliran data menganalisa dan

mereka bentuk sistem yang memberikan pembangun sistem menggambarkan

bagaimana sistem dan subsistem saling berkait sebagai satu set aliran data yang

berhubung.

DFD mewakili model logical dan juga model fizikal di mana model logical

menunjukkan apa yang dilaksanakan oleh sistem manakala model fizikal pula

menunjukkan bagaimana ia dilaksanakan. Rajah 4.4 menunjukkan rajah aliran data

peringkat sifar bagi sistem ini manakala LAMPIRAN B menunjukkan rajah aliran

data peringkat satu.

- 34 -

- 35 -

- 36 -

4.4.3.1 Keterangan Rajah Aliran Data (DFD)

Pada mulanya, kerani CICT akan menerima aset. Selepas itu, kerani

hendaklah mengenalpastikan aset tersebut adalah dalam kategori aset tetap atau aset

inventori. Aset tetap adalah aset yang bernilai RM 3000 atau melebihinya manakala

aset inventori adalah aset yang bernilai kurang daripada RM 3000. Selepas

mengenalpasti kategori aset, kerani tersebut akan masukkan segala maklumat tentang

aset tersebut ke dalam data simpanan aset.

Selain mendaftarkan maklumat aset ke dalam sistem, kerani juga

bertanggungjawab untuk menguruskan proses peminjaman dan permulangan aset.

Kerani akan masukkan semua maklumat peminjaman seperti nama peminjam dan

tarikh memulang dalam data simpanan peminjaman. Apabila sesuatu aset

dipulangkan, kerani akan menukarkan status aset tersebut ke aktif manakala status

sedang dipinjam akan dicatatkan kalau sesuatu aset sedang dipinjam.

Selain daripada pengguna kerani, pengguna pegawai pemeriksaan juga

terlibat dalam sistem ini. Pada mulanya pegawai pemeriksaan akan mendapatkan

maklumat aset seperti isAset dan lokasinya untuk menjalankan proses pemeriksaan.

Selepas menjalani pemeriksaan, pegawai tersebut akan masukkan segala maklumat

pemeriksaan ke dalam data simpanan pemeriksaan.

Bagi pengguna pegawai pelupusan pula, dia juga akan mendapatkan

maklumat aset seperti isAset dan lokasinya untuk menjalankan proses pelupusan.

Selepas memastikan aset tersebut boleh dilupuskan, pegawai tersebut akan masukkan

segala maklumat pelupusan ke dalam data simpanan pelupusan seperti sebabnya

dilupuskan.

- 37 -

Bagi pengguna pentadbir, dia boleh melihat semua laporan seperti laporan

aset, laporan peminjaman, laporan pemeriksaan, laporan pelupusan dan laporan staf.

Di samping itu, pentadbir juga bertanggungjawab untuk mengemaskini maklumat

staf seperti kerani, pegawai pemeriksaan dan pegawai pelupusan.

4.5 Reka Bentuk Modul

Reka bentuk modul bertujuan untuk menerangkan komponen-komponen

utama yang ada di dalam persekitaran pembangunan sistem. Setiap komponen

tersebut mempunyai fungsi tersendiri. Setiap data dimasukkan atau dikeluarkan akan

digunakan oleh komponen-komponen yang berlainan untuk menyelesaikan masalah

masing-masing.

Sistem Pengurusan Aset IT CICT ini terdiri daripada lima modul yang

berlainan yang mempunyai fungsi-fungsi tersendiri. Lima modul yang utama ialah:

i. Pendaftaran Aset

ii. Pemeriksaan Aset

iii. Peminjaman dan Pemulangan Aset

iv. Pelupusan Aset

v. Pentadbir

1.5.1 Modul Pendaftaran Aset

Proses pendaftaran aset akan dilakukan oleh kerani yang sedang bertugas.

Kerani tersebut akan mengelaskan maklumat aset samada ianya aset inventori atau

aset tetap. Kemudian semua maklumat harta tersebut akan didaftarkan. Maklumat

- 38 -

boleh dikemaskini oleh kerani yang menggunakan sistem tersebut. Laporan

mengenai proses pendaftaran akan dijanakan mengikut kriteria-kriteria penjanaan

laporan yang ditetapkan oleh pengguna dalam proses pendaftaran.

1.5.2 Modul Pemeriksaan Aset

Proses pemeriksaan aset akan dilakukan oleh pegawai pemeriksa yang

bertanggungjawab atas kondisi aset berada dalam kondisi baik. Sistem mencatatkan

masa pemeriksaan sesuatu aset dan kondisinya samada dalam kerosakan atau baik.

Pegawai pemeriksa akan masukkan laporan pemeriksaannya ke dalam sistem ini

yang akan diteliti oleh pentadbir.

1.5.3 Modul Peminjaman dan Pemulangan Aset

Proses peminjaman aset akan dilakukan oleh kerani yang bertugas. Kerani

akan memasukkan data-data tentang peminjam dan aset yang hendak dipinjam ke

dalam sistem. Pada masa aset tersebut dipulangkan, kerani akan masukkan maklumat

pemulangan seperti tarikh pemulangan ke dalam sistem. Laporan peminjaman dan

pemulangan aset ini akan dijana untuk rujukan pentadbir.

1.5.4 Modul Pelupusan Aset

Proses kerja pelupusan akan memaparkan maklumat tentang aset-aset yang

akan dilupuskan. Proses ini memerlukan kelulusan dari pegawai pelupusan. Kerani

akan memasukkan maklumat aset yang hendak dilupuskan seperti sebab

pelupusannya ke dalam sistem dan pegawai pelupusan meluluskan proses pelupusan

- 39 -

tersebut. Sistem merekodkan aset yang telah dilupuskan dan menjana laporan

pelupusan untuk diperiksa oleh pentadbir.

1.5.5 Modul Pentadbir

Dalam modul ini, pentadbir boleh melihat semua laporan yang dijanakan

seperti Laporan Maklumat Aset, Laporan Pemeriksaan Aset dan Laporan Pelupusan

Aset. Selain itu, pentadbir bertanggungjawab untuk mengemaskini maklumat-

maklumat pengguna sistem dan memasukkan maklumat pengguna baru ke dalam

sistem.

1.6 Rekabentuk Pangkalan Data

Rekabentuk yang efektif dan mudah untuk dicapai serta keselamatan yang

terjamin perlu dititikberatkan dalam pangkalan data bagi mengelakkan berlakunya

pertindihan data. Rajah Hubungan Entiti, skema hubungan dan kamus data

menggambarkan tentang rekabentuk sesuatu pangkalan data.

Sila rujuk pada LAMPIRAN C dan LAMPIRAN D untuk skema hubungan

dan kamus data.

1.6.1 Rajah Hubungan Entiti (ERD)

Model entiti-hubungan (Model ER) digunakan secara meluas dalam

rekabentuk konseptual pangkalan data. Model ini diperkenalkan pada tahun 1976

- 40 -

oleh Peter Chen, telah menjadi asas kepada model pangkalan data dan dikembangkan

penggunaannya oleh Chen dan pakar lain.

Model ER digunakan untuk mentafsir, memperinci keperluan dokumen untuk

sistem pemprosesan data. Model ini dapat menunjukkan struktur data keperluan

pengguna secara menyeluruh. Beberapa konsep digunakan dalam model ER adalah

entiti, hubungan, atribut dan petunjuk.

Entiti mempersembahkan kelas tentang objek sebenar. Entiti merupakan

sesuatu yang dikenalpasti pandangan pengguna dan penting dalam membentuk

sistem pengguna. Entiti dan kelas entiti sering mempunyai makna hampir sama dan

tidak dibezakan.

Entiti mempunyai atribut yang menerangkan cirri-ciri entiti. Atribut boleh

jadi samada satu nilai atau banyak nilai. Entiti adalah penyatuan antara dua atau lebih

entiti. Dalam model ER boleh mempunyai banyak entiti. Jumlah entiti dalam sesuatu

hubungan adalah darjah entiti.

Rajah hubungan entiti bagi sistem pengurusan ini boleh dirujuk di Rajah 4.5.

- 41 -

- 42 -

4.6.1.1 Keterangan Rajah Hubungan Entiti

Pada mulanya, kerani akan mendaftarkan aset ke dalam data simpanan aset.

Dalam data simpanan aset, id Aset, kategori, jenis, jenama, noSiri, kos, tarikh

diterima, lokasi dan status aset akan dicatatkan. Id Aset merupakan kata kunci utama

dalam data simpanan aset, id yang unik akan dibagikan kepada setiap aset. Kategori

di sini bermaksud samada aset tersebut adalah aset tetap atau aset inventori. Contoh

jenis aset adalah seperti pencetak, komputer dan projektor. Status aset menunjukkan

aset tersebut adalah dalam keadaan aktif, sedang dipinjam atau telah dilupuskan.

Dalam data simpanan pelupusan pula, nombor staf, id aset, id pelupusan,

tarikh pelupusan dan butiran pelupusan dicatatkan. Nombor staf yang dicatatkan di

sini bermaksud nombor staf bagi staf yang menjalankan pelupusan tersebut. Butiran

pelupusan mencatatkan sebab aset tersebut dilupuskan. Setiap pelupusan mempunyai

id pelupusan yang unik.

Dalam data simpanan pemeriksaan pula, nombor staf, id aset, id pemeriksaan,

tarikh pemeriksaan dan butiran pemeriksaaan dicatatkan. Nombor staf yang

dicatatkan di sini bermaksud nombor staf bagi staf yang menjalankan pemeriksaan

tersebut. Butiran pemeriksaan mencatatkan sedikit keterangan tentang aset yang

diperiksa. Setiap pemeriksaan mempunyai id pemeriksaan yang unik.

Dalam data simpanan peminjaman atau pemulangan pula, nombor staf, id

aset, id peminjaman, tarikh peminjaman, nama peminjam, tarikh pemulangan dan

nombor staf pemulangan dicatatkan. Nombor staf yang dicatatkan di sini bermaksud

nombor staf bagi staf yang menjalankan peminjaman tersebut manakala nombor staf

pemulangan adlah nombor staf bagi staf yang menjalankan pemulangan. Setiap

peminjaman mempunyai id peminjaman yang unik.

- 43 -

Dalam data simpanan staf pula, nombor staf, nama, nombor IC, jawatan, id

pengguna dan password dicatatkan. Setiap staf mempunyai nombor staf yang unik.

Bagi jawatan pula, hanya 4 jenis jawatan dikelaskan iaitu kerani, pegawai pelupusan,

pegawai pemeriksaan dan pentadbir sahaja.

1.7 Rekabentuk Input

Bagi Sistem Pengurusan Aset IT CICT, input yang terlibat bagi setiap modul

adalah berlainan. Jadual 4.2 menunjukkan spesifikasi input sistem cadangan ini.

Modul Spesifikasi Input

Modul Log Masuk Pentadbir, kerani, pegawai pelupusan dan

pegawai pemeriksaan perlu masukkan id

pengguna dan kata laluan sebelum log

masuk atau masuk ke dalam sistem.

Modul Pendaftaran Aset Kerani masukkan semua maklumat aset

ke dalam sistem.

Modul Peminjaman dan Pemulangan Kerani masukkan semua maklumat

peminjaman dan pemulangan aset ke

dalam sistem.

Modul Pemeriksaan Pegawai pemeriksaan masukkan semua

maklumat pemeriksaan aset ke dalam

sistem.

Modul Pelupusan Pegawai pelupusan masukkan semua

maklumat pelupusan aset ke dalam

sistem.

Modul Pendaftaran Staf Pentadbir masukkan semua maklumat

berkaitan pengguna ke dalam sistem dan

kemaskini maklumat pengguna.

Jadual 4.2 : Spesifikasi input

- 44 -

1.8 Rekabentuk Output

Output adalah hasil yang akan dikeluarkan oleh sistem untuk kegunaan dan

manfaat pengguna. Output bagi sistem ini adalah laporan. Laporan biasanya

dihasilkan daripada pengkompilan data yang disimpan di dalam pangkalan data

sistem. Jadual 4.3 menunjukkan spesifikasi output sistem cadangan ini.

Modul Spesifikasi Output

Modul Paparan Maklumat Aset Memaparkan maklumat aset seperti id

aset, lokasi dan jenamanya.

Modul Paparan Pemeriksaan Aset Memaparkan maklumat pemeriksaan

yang dijalankan oleh pegawai

pemeriksaan.

Modul Paparan Peminjaman dan

Pemulangan Aset

Memaparkan semua maklumat transaksi

peminjaman dan pemulangan.

Modul Paparan Pelupusan Aset Memaparkan maklumat pelupusan yang

dijalankan oleh pegawai pelupusan.

Modul Paparan Maklumat Staf Memaparkan maklumat staf seperti

nombor staf, nombor IC dan jawatannya.

Jadual 4.3 : Spesifikasi output

4.9 Rekabentuk Antaramuka

Dalam senibina sistem, rekabentuk antaramuka memainkan peranan yang

amat penting. Antaramuka yang menarik dan mesra pengguna menjadikan pengguna

dapat berinteraksi dengan sistem secara lebih efektif.

- 45 -

Rekabentuk antaramuka membolehkan pengguna berinteraksi dengan sistem

bagi tujuan memasukkan data, melihat output dan sebagainya. Antaramuka yang

akan digunakan juga adalah berkonsep antaramuka pengguna bergrafik (GUI)

berpersekitaran Windows yang lebih mesra kepada pengguna. Pengguna tidak

memerlukan pengetahuan komputer yang mendalam untuk menggunakan sistem ini.

Antaramuka-antaramuka sistem yang akan dibangunkan ialah antaramuka

input, antaramuka output dan spesifikasi dialog. Rekabentuk antaramuka ini penting

kerana pengguna akhir dan pihak tertentu akan menggunakannya.

4.10 Ringkasan

Secara kesimpulannya, Bab 4 ini menerangkan gambaran penuh terhadap

Sistem Pengurusan Aset CICT, UTM kerana ianya menghuraikan secara lebih

terperinci tentang rekabentuk sistem dan aliran proses yang lebih mendalam. Antara

rekabentuk yang dilaksanakan dalam fasa ini adalah Rekabentuk Sistem yang

merangkumi Rekabentuk Modul, Rekabentuk Antaramuka, Rekabentuk Input dan

Rekabentuk Output.

ERD, DFD turut membantu dalam merekabentuk aliran proses sistem dengan

lebih efisyen. Rekabentuk yang dibangunkan mestilah mengikut justifikasi dan

memenuhi kehendak dan keperluan pengguna. Sebelum itu, analisis terhadap sistem

semasa perlu dikaji untuk memudahkan lagi proses rekabentuk yang dibuat.

- 46 -

BAB 5

PERLAKSANAAN SISTEM

5.1 Pengenalan

Bab ini akan menerangkan mengenai perlaksanaan sistem dan merupakan

proses yang penting dalam proses pembangunan sistem. Ia juga menerangkan proses

pembangunan sistem secara keseluruhan dengan berdasarkan perancangan dan reka

bentuk sistem yang telah dilaksanakan pada peringkat awal projek. Bab ini juga akan

melibatkan penerangan tentang pembangunan aturcara dan proses pengekodan

terhadap sistem. Antara perkara yang akan dibincangkan dalam bab ini ialah

pembangunan modul sistem dari segi pengaturcaraan, pangkalan data dan

antaramuka yang dihasilkan.

5.2 Pemasangan Perkakasan dan Perisian

Pemasangan perkakasan dan perisian merupakan proses pertama yang

dilakukan semasa pembangunan sistem. Ia merupakan proses yang penting supaya

sistem dapat dibangunkan dengan baik dan berkesan. Antara pemasangan perisian

- 47 -

yang terlibat adalah Microsoft Visual Studio 2008. Microsoft Visual Studio 2008

adalah satu set lengkap perkakas pembangunan untuk bangunan aplikasi web

ASP.NET, web servis XML, aplikasi komputer meja, dan aplikasi-aplikasi mobil.

Visual Basic, Visual C# dan Visual C persekitaran pembangunan berintegrasi (IDE)

yang sama, yang membolehkan perkongsian alat dan memudahkan pembinaan

aplikasi yang melibatkan pelbagai bahasa pengaturcaraan.

5.3 Pembangunan Sistem

Pembangunan sistem akan dibincangkan pada sub-sub topik yang seterusnya

akan melibatkan pembangunan pangkalan data, pembangunan antaramuka dan

pembangunan modul dan pengaturcaraan.

5.3.1 Pembangunan Pangkalan Data

Untuk membangunkan pangkalan data sistem Pengurusan Aset IT CICT, satu

pangkalan data baru dibina iaitu psm.mdf. Setelah pangkalan data diwujudkan,

jadual-jadual dalam pangkalan data akan dibangunkan berdasarkan kepada Rajah

Hubungan Entiti (ERD) yang dibina dalam bab sebelum ini. Seterusnya, pembangun

sistem dapat membina rajah berdasarkan jadual-jadual yang dibina. Melalui diagram

ini juga dapat mewujudkan hubungan atau perkaitan antara jadual-jadual yang dibina.

Berikut adalah langkah-langkah untuk mencipta pangkalan data.

1. Pada Solution Explorer, klik kanan pada App_Data dan pilih Add New

Item untuk mencipta pangkalan data yang baru.

- 48 -

Rajah 5.1 : Mencipta pangkalan data yang baru

2. Pilih SQL Server Database dan masukkan nama pangkalan data.

Rajah 5.2 : Menamakan pangkalan data

3. Pada Server Explorer, terdapat sub-sub kategori dalam pangkalan data yang

telah dicipta. Klik kanan pada Tables untuk mencipta jadual yang baru.

- 49 -

Rajah 5.3 : Mencipta jadual baru

5.3.2 Pembangunan Antaramuka

Bagi membangunkan antaramuka sistem, perisian Microsoft Visual Studio

2008 digunakan. Pembangunan antaramuka ini dibina beralaskan jadual untuk

memudahkan penyusunan gambar, teks dan butang. Perisian ini mempunyai tools

yang memberi kemudahan dan mempercepatkan proses membangunkan antaramuka

sistem. Apabila membangunkan antaramuka sistem, pembangun sistem tidak perlu

menulis kod aturcara bahasa untuk menghasilkan antaramuka pengguna kerana ia

akan terjana dengan sendirinya.

Dua aspek yang penting dalam pembangunan antara muka Sistem Pengurusan

Aset IT CICT adalah aspek ramah pengguna dan kemudahan bagi pengguna untuk

mencapai fungsi-fungsi sistem. Adobe Photoshop CS juga digunakan untuk

menghasilkan imej-imej yang menarik yang boleh digunakan dalam antara muka

sistem.

- 50 -

5.3.3 Pembangunan Modul dan Pengaturcaraan (Pengkodan)

Pembangunan modul dan pengaturcaraan merupakan proses pengkodan

rekabentuk sistem yang telah dhasilkan dalam fasa rekabentuk sebelum ini. Sistem

Pengurusan Aset IT CICT dibangunkan berpandukan kepada modul-modul yang

telah direkabentuk di awal perancangan sistem. Modul-modul ini dibangunkan satu

persatu sebelum diperiksa dan dilakukan proses pengubahsuaian.

1.3.3.1 Fungsi Log Masuk

Sebelum mencapai modul-modul yang terdapat dalam sistem cadangan,

pengguna perlu log masuk terlebih dahulu untuk melaksanakan aktiviti yang terdapat

pada sistem. Menu log masuk disediakan di halaman utama agar pengguna dapat

mencapai sistem yang telah dibangunkan dengan senang. Rajah 5.4 menunjukkan

keratan aturcara bagi fungsi ini.

1.3.3.2 Fungsi Masuk Data

Bagi proses penambahan dan penyimpanan data baru, pernyataan SQL Insert

Into akan digunakan. Berdasarkan keratan aturcara pada Rajah 5.5, IdAset, Alasan,

Tarikh dan Status akan disimpan dalam entity Pelupusan.

- 51 -

Imports Sistem.Data.SqlClient

Partial Class Login

Inherits Sistem.Web.UI.Page

Protected Sub Hantar_Click(ByVal sender As Object, ByVal e As sistem.EventArgs)

Handles Hantar.Click

Using myConnection As New

SqlConnection(ConfigurationManager.ConnectionStrings("psmConnectionString").ConnectionString)

Const SQL As String = "SELECT * FROM [MaklumatPengguna] WHERE (([NamaPengguna] = @NamaPengguna) AND ([KataLaluan] = @KataLaluan))"

Dim myCommand As New SqlCommand(SQL, myConnection)

myCommand.Parameters.AddWithValue("@NamaPengguna", NamaPengguna.Text.ToString)

myCommand.Parameters.AddWithValue("@KataLaluan", KataLaluan.Text.ToString)

myConnection.Open()

Dim myReader As SqlDataReader = myCommand.ExecuteReader

If myReader.Read() Then

Session("NamaPengguna") = NamaPengguna.Text.ToString

Session("id") = myReader("id")

Session("KategoriPengguna") = myReader("KategoriPengguna")

If myReader("KategoriPengguna") = "Kerani" Then

Response.Redirect("~/Kerani/lamanUtama.aspx")

ElseIf myReader("KategoriPengguna") = "Pegawai Pelupusan" Then

Response.Redirect("~/PegawaiPelupusan/lamanUtama.aspx")

ElseIf myReader("KategoriPengguna") = "Pentadbir" Then

Response.Redirect("~/Pentadbir/MaklumatPengguna.aspx")

ElseIf myReader("KategoriPengguna") = "Pegawai Pemeriksaan" Then

Response.Redirect("~/PegawaiPemeriksaan/halamanUtama.aspx")

ElseIf myReader("KategoriPengguna") = "HelpDesk" Then

Response.Redirect("~/HelpDesk/lamanUtama.aspx")

Else

Response.Redirect("~/Login/Login.aspx")

End If

Else

MsgBox("Sila masukkan Nama Pengguna dan Kata Laluan yang betul!")

End If

myConnection.Close()

End Using

End Sub

Rajah 5.4 : Keratan Aturcara Log Masuk

- 52 -

Using myConnection As New

SqlConnection(ConfigurationManager.ConnectionStrings("psmConnectionString").

ConnectionString)

Const SQL As String = "INSERT INTO [Pelupusan] ([IdAset],

[Alasan],[Tarikh]) VALUES (@IdAset, @Alasan,@Tarikh)"

Dim myCommand As New SqlCommand(SQL, myConnection)

myCommand.Parameters.AddWithValue("@IdAset", IdAset.Text.ToString)

myCommand.Parameters.AddWithValue("@Alasan", Alasan.Text.ToString)

myCommand.Parameters.AddWithValue("@Tarikh", Tarikh.Text.ToString)

myCommand.Parameters.AddWithValue("@Status", Status.Text.ToString)

myConnection.Open()

myCommand.ExecuteReader()

myConnection.Close()

End Using

Rajah 5.5 : Keratan Aturcara Masuk Data

1.3.3.3 Fungsi Mengemaskini Data

Bagi proses mengemaskini data, pernyataan SQL Update akan digunakan.

Berdasarkan keratan aturcara pada Rajah 5.6, Nama, NoIC, NoHP, Emel, Alamat,

KategoriPengguna, NoPekerja, NamaPengguna, KataLaluan akan dikemaskini dalam

entiti MaklumatPengguna. Aturcara berikut adalah dalam bahasa ASP .Net.

- 53 -

<asp:SqlDataSource ID="SqlDataSource1" runat="server"

ConnectionString="<%$ ConnectionStrings:psmConnectionString %>"

UpdateCommand="UPDATE [MaklumatPengguna] SET [Nama] = @Nama, [NoIC]

= @NoIC, [NoHP] = @NoHP, [Emel] = @Emel, [Alamat] = @Alamat,

[KategoriPengguna] = @KategoriPengguna, [NoPekerja] = @NoPekerja,

[NamaPengguna] = @NamaPengguna, [KataLaluan] = @KataLaluan WHERE [id] =

@id">

<UpdateParameters>

<asp:Parameter Name="Nama" Type="String" />

<asp:Parameter Name="NoIC" Type="String" />

<asp:Parameter Name="NoHP" Type="String" />

<asp:Parameter Name="Emel" Type="String" />

<asp:Parameter Name="Alamat" Type="String" />

<asp:Parameter Name="KategoriPengguna" Type="String" />

<asp:Parameter Name="NoPekerja" Type="String" />

<asp:Parameter Name="NamaPengguna" Type="String" />

<asp:Parameter Name="KataLaluan" Type="String" />

<asp:Parameter Name="id" Type="Int32" />

</UpdateParameters>

</asp:SqlDataSource>

Rajah 5.6 : Keratan Aturcara Mengemaskini Data

1.3.3.4 Fungsi Mengingatkan Peminjam

Bagi proses mengingatkan peminjam untuk memulangkan aset yang telah

dipinjam, emel akan dihantar untuk mengingatkan peminjam. Rajah 5.7

menunjukkan keratan aturcara bagi fungsi ini.

- 54 -

Protected Sub Button2_Click(ByVal sender As Object, ByVal e As

sistem.EventArgs)

Dim mail As MailMessage = New MailMessage()

Dim addr As String = CType(DetailsView1.FindControl("Label1"), Label).Text

Dim Body As String = "Sila pulangkan peminjaman aset anda secepat

mungkin." & vbCrLf & "Terima kasih."

Dim smtp As SmtpClient = New SmtpClient()

mail.To.Add(addr.ToString)

mail.Subject = "Peringatan dari CICT"

mail.Body = Body

mail.IsBodyHtml = True

smtp.Host = "smtp.live.com"

smtp.Credentials = New

sistem.Net.NetworkCredential("gnoik_ys2506@msn.com", "chinsweechuo")

smtp.EnableSsl = True

smtp.Send(mail)

MsgBox("Anda berjaya manghantar emel.")

End Sub

Rajah 5.7 : Keratan Aturcara Mengingatkan Peminjam

5.4 Ringkasan

Secara ringkasnya, modal untuk membangunkan sesebuah sistem

memerlukan kos yang agak tinggi. Sebelum membangunkan sesebuah sistem,

pembangun sistem mestilah merancang dengan membuat pemilihan perisian yang

baik, tepat dan berkualiti bagi mengelakkan daripada pembaziran kos.

- 55 -

Kesimpulannya, fasa perlaksanaan sistem melibatkan kesemua proses

teknikal, pemasangan perisian yang diperlukan, pembangunan antaramuka,

pembangunan pangkalan data dan pengekodan. Dengan menggabungkan elemen-

elemen penting ini, maka satu sistem yang lengkap dan ramah pengguna akan dapat

dihasilkan.

- 56 -

BAB 6

PENGUJIAN DAN PENILAIAN SISTEM

6.1 Pengenalan

Dalam kitar hayat pembangunan sesuatu sistem, fasa pengujian merupakan

fasa yang sangat penting agar dapat memastikan sistem yang dibangunkan dan siap

dikodkan dapat berfungsi dan berjalan dengan baik serta dapat memenuhi keperluan

dan kehendak pengguna. Ini kerana ralat yang wujud dalam sistem cadangan dapat

diminimumkan apabila melalui beberapa peringkat pengujian sistem, pembangun

dapat mengesan sebarang kemungkinan ralat yang ada.

Bab ini akan memberikan tumpuan terhadap perbincangan yang berkaitan

dengan Sistem Pengurusan Aset CICT, UTM. Bab ini juga akan membincangkan

kelebihan sistem dan kelemahan sistem yang dibangunkan. Dalam bahagian ini juga

turut membincangkan penilaian yang perlu dilakukan terhadap sistem agar dapat

memenuhi kehendak pengguna dan sistem yang dihasilkan adalah lebih menarik dan

mudah dalam memenuhi spesifikasi-spesifikasi yang diperlukan oleh pengguna.

Dengan ini, gambaran terhadap sistem yang dibangunkan dapat diketahui dan

mungkin kelemahan-kelemahan terhadap sistem ini dapat dikurangkan.

- 57 -

6.2 Pengujian Sistem

Aktiviti pengujian sistem adalah penting untuk memastikan sistem yang

dibangunkan memenuhi spesifikasi dan kehendak pengguna yang telah ditetapkan

sebelum ia diserahkan kepada pengguna sistem kelak. Seperti yang telah dinyatakan

di atas, pengujian sistem menitik beratkan ralat yang timbul ekoran dari interaksi di

antara struktur data global dan komponen-komponen lain dalam sistem. Kes

pengujian disediakan untuk mengesan ralat sistem dan memastikan sistem

melaksanakan fungsi-fungsi yang ditetapkan. Terdapat beberapa garis panduan

dalam melakukan pengujian ke atas Sistem Pengurusan Aset CICT, UTM. Antaranya

ialah:

I. Menguji sistem seperti dalam keadaan sebenar iaitu pembangunan bertindak

seperti kerani yang ingin mendaftarkan aset baru dan juga sebagai pegawai

pelupusan meluluskan pelupusan. Semua ini dilaksanakan bagi mengesan

kelemahan sistem.

II. Menyemak pautan-pautan utama di antara satu helaian ke satu helaian

halaman sistem.

III. Memastikan maklumat yang dimasukkan ke dalam pangkalan data melalui

transaksi dari halaman sistem bertepatan dan tidak berlaku pengulangan data.

IV. Memastikan semua fungsi dalam semua modul berjalan dengan lancar.

Memandangkan sistem yang dibangunkan ini secara berperingkat, maka

pengujian sistem dilakukan secara berperingkat mengikut kategori pengguna dan

setiap kategori pengguna diuji mengikut modul-modul yang terlibat. Pengujian

secara berperingkat ini akan menambahkan lagi keefisyenan pengujian sistem kerana

sekiranya terdapat permasalahan atau ralat, proses pembaikan dapat dilakukan

dengan lebih berkesan.

- 58 -

6.3 Pengujian Input

Pengujian input juga dikenali sebagai pengujian kotak hitam. Ia merupakan

pengujian fungsian, di mana ia lebih berkeupayaan untuk menguji keperluan-

keperluan fungsi yang terdapat di dalam pakej sistem ini. Pengujian ini merupakan

pengujian biasa yang dilakukan pada antara muka modul, iaitu bagi menunjukkan

bahawa suatu modul itu telah memenuhi keperluan pengguna sistem dan dapat

menyelesaikan fungsi-fungsi dan kehendak pengguna.

Tujuan pengujian ini adalah untuk menguji perisisan yang dihasilkan sama

ada memenuhi perisian yang ditetapkan atau tidak. Pengujian input ini lebih

menumpukan kepada apa yang dijangka oleh pengguna. Dari kes-kes ujian yang

dilakukan, hasilnya akan dibandingkan dengan hasil jangkaan. Jika hasil yang

didapati tidak seperti yang dijangkakan, ini menunjukkan kefungsian perisisan

tersebut belum dipenuhi. Pengujian ini penting bagi memastikan modul-modul yang

diintegrasikan dapat melaksanakan keperluan setiap fungsi dengan baik seperti yang

telah dispesifikasi dalam fasa analisa keperluan. Ia juga penting untuk memastikan

input yang telah dimasukkan oleh pengguna adalah benar di mana sekiranya

pengguna salah memasukkan maklumat yang diperlukan ke dalam sistem, maka

kawalan terhadap kemasukkan input pengguna perlu dilakukan.

Biasanya pengguna memasukkan input melalui beberapa cara samada

kekotak teks, combo box, check box, atau text area. Pengujian input dilakukan

dengan memastikan input pengguna adalah sah dan tepat bagi mengelakkan ralat

output data. Contoh pengujian yang dilakukan adalah seperti ditunjukkan dalam

Jadual 6.1. Rajah 6.1, Rajah 6.2 dan Rajah 6.3 menunjukkan paparan pengujian

berkenaan.

- 59 -

Mekanisme

Pengesahan

Penerangan Hasil Pengujian

Penyemakan nama

pengguna dan kata

laluan pengguna

Memasukkan kata laluan atau

nama pengguna yang tidak

sah

Paparan mesej “Sila

masukkan nama pengguna

dan kata laluan yang

betul.”

Penyemakan format

data yang dimasukkan

oleh pengguna

Emel yang tidak benar

dimasukkan dalam ruang data

yang disetkan sebagai emel

Mesej “Sila masukkan

emel yang betul.”

Dipaparkan.

Penyemakan medan

input yang perlu diisi

Mengosongkan medan yang

sepatutnya diisi oleh

pengguna

Mesej “Sila masukkan

data” dipaparkan.

Jadual 6.1 : Kes Ujian bagi Pengujian Input

Rajah 6.1 : Contoh Paparan Pengujian Log Masuk

Rajah 6.2 : Contoh Paparan Pengujian Format Data

Rajah 6.3 : Contoh Paparan Pengujian Data Yang Perlu Diisi

- 60 -

6.4 Pengujian Output

Di dalam bahagian pengujian output aturcara yang telah dibangunkan akan

dilarikan untuk membuat perbandingan samada paparan output yang dikeluarkan

bertepatan dengan apa yang dijangkakan atau tidak. Prosedur pengujian output

dijalankan dengan melarikan kod aturcara untuk memastikan output yang betul

dipaparkan. Pengujian ini bertujuan untuk menyemak input yang dimasukkan oleh

pengguna untuk memastikan is dapat diproses dengan betul oleh pelayan.

Sebagai contoh, apabila kerani menjalankan proses pendaftaran aset, kerani

perlu memasukkan semua maklumat dan kemudian menekan butang “Daftar” supaya

maklumat yang disimpan tadi terdapat menyimpan dalam pangkalan data. Jika kerani

berjaya membuat pendaftaran aset, satu mesej seperti yang ditunjukkan pada Rajah

6.4 akan dipaparkan.

Rajah 6.4 : Paparan Mesej Maklumat Aset Berjaya Didaftarkan

Di samping itu, pengujian terhadap pengguna untuk mengemaskini seperti

maklumat peribadi bagi memastikan data-data yang disimpan ke dalam pangkalan

data adalah yang terkini. Pengujian ini dibuat selepas pengguna sistem mengubahsuai

sesuatu maklumat dan kemudian menekan butang “Kemaskini”. Selepas itu, satu

paparan mesej akan dipaparkan seperti yang ditunjukkan pada Rajah 6.5 :

- 61 -

Rajah 6.5 : Paparan Mesej Maklumat Peribadi Pengguna Berjaya

Dikemaskinikan

6.5 Panduan Pengguna

Panduan pengguna merupakan dokumentasi yang merujuk kepada keterangan

sistem serta penggunaannya. Tujuan panduan pengguna adalah untuk memudahkan

pengguna memahami dengan lebih jelas cara penggunaan sistem. Sila rujuk

LAMPIRAN E untuk panduan pengguna.

6.6 Ringkasan

Hasil daripada kajian yang dilakukan, dapat dirumuskan bahawa proses

pembangunan sistem bukanlah semudah yang dijangkakan. Banyak perkara yang

perlu dititik beratkan dan difikirkan dari semasa ke semasa sehingga proses

perlaksanaan sistem tersebut selesai. Kajian yang terperinci dan kesanggupan

menghadapi situasi yang bakal berlaku haruslah dihadapi dengan kesabaran.

Kerjasama daripada pelbagai pihak sangat diperlukan kerana mereka

merupakan sumber maklumat dalam pengumpulan data dan maklumat untuk

membangunkan sistem ini. Dengan melakukan pengujian, pembangun sistem dapat

maklum balas tentang penggunaan sistem dan dapat mengenalpasti ralat yang

- 62 -

berlaku dalam perlaksanaan sistem. Oleh itu pembangun dapat membaiki ralat pada

sistem dari semasa ke semasa berdasarkan hasil pengujian yang telah dilakukan.

- 63 -

BAB 7

PERBINCANGAN DAN KESIMPULAN

7.1 Pengenalan

Daripada sistem yang akan dibangunkan, didapati beberapa kebaikan jangka

masa pendek dan juga jangka masa panjang telah ditemui. Namun, terdapat juga

beberapa masalah yang timbul ekoran keperluan tertentu.

7.2 Kelebihan Sistem

sistem yang telah dibangunkan mesti mempunyai kelebihan-kelebihan yang

tersendiri. Antara kelebihan-kelebihan sistem yang telah dibangunkan adalah:

I. Kemudahan Penempatan Barang

Modul Pendaftaran Aset yang terdapat dalam sistem ini bertujuan untuk

menyimpan maklumat aset seperti status dan lokasi aset yang memudahkan proses

- 64 -

untuk membuat pengesahan status aset dan penjejakan lokasi aset dengan lebih

efisyen.

II. Kemudahan Proses Peminjaman dan Pemulangan

Proses Peminjaman dan Pemulangan aset dapat dilaksanakan dengan lebih

sistematik tanpa melibatkan pertindihan data sekiranya melaksanakan proses rekod

maklumat peminjaman dan pemulangan barang.

III. Kemudahan Proses Pengingatan Kepada Peminjam

Proses Pengingatan Kepada Peminjam dapat dilaksanakan apabila peminjam

lewat memulangkan aset. Emel peringatan daripada CICT akan dihantarkan. Oleh

sebab itu, proses peminjaman dan pemulangan aset dapat mempertingkatkan.

IV. Kemudahan Manipulasi Data

Modul-modul yang terdapat di dalam sistem ini menyediakan butang

kemaskini dan simpan data. ini memudahkan pengguna sistem mengubahsuai data

terkini dan mempunyai pilihan sekiranya sesuatu yang dijangka akan berlaku,

contohnya kesilapan memasukkan data. selain itu, paparan pesanan mesej akan

dipaparkan sebagai ralat yang telah dimasukkan daripada kemasukkan data pengguna.

Dengan ini pengguna akan menyedari sekiranya terdapat kesilapan yang dilakukan

semasa memasukkan data.

V. Kawalan Keselamatan

sistem ini dilengkapi dengan ciri keselamatan dari segi capaian data. ini

dilakukan dengan menyediakan kata laluan kepada setiap pengguna yang

menggunakan sistem ini. Ini bertujuan mengelakkan penceroboh berlaku ke atas

sistem.

- 65 -

7.3 Kelemahan Sistem

Sungguhpun sistem yang dibangunkan mempunyai kelebihan yang tersendiri,

namun terdapat juga beberapa kelemahan yang perlu diberi perhatian. Antaranya

adalah seperti berikut:

I. sistem ini hanya dikhususkan untuk penggunaan staff di CICT, UTM untuk

menguruskan aset.

II. Sesebuah halaman mengambil masa yang agak lama untuk dipaparkan pada

skrin terutamanya di bahagian pelayan.

III. Kualiti persembahan sistem bergantung kepada spesifikasi perkakasan yang

akan digunakan. Spesifikasi yang baik akan menjamin masa tindakbalas

sistem yang cepat.

.

7.4 Cadangan Pembaikan Sistem

Berikut adalah cadangan pembaikan untuk meningkatkan keupayaan sistem

pada masa yang akan datang.

I. sistem ini perlu menambahkan lagi modul-modul dan operasi-operasi lain

bagi meningkatkan kebekesanan sesebuah sistem dan supaya kegunaannya

bukan setakat di CICT, tetapi juga dapat digunakan oleh keseluruhan UTM.

II. Kawalan input adalah penting dalam fungsi kemasukan dan kemaskini data.

Oleh itu operasi kawalan dalam proses ini perlu dipertingkatkan untuk

penambahbaikan fungsi penyemakan.

- 66 -

7.5 Pencapaian

Pencapaian dalam pembangunan Sistem Pengurusan Aset IT ini adalah dapat

memperoleh beberapa keperluan pengguna untuk sistem yang akan dibangunkan

kemudian. Keperluan yang diperolehi digunakan sebagai panduan bagi

membangunkan fungsi sistem berkenaan. Bagi mencapai sistem yang sempurna dan

berkualiti, keperluan-keperluan pengguna hendaklah dipenuhi.

7.6 Kekangan dan Cabaran

Pelbagai kekangan yang dihadapi dalam proses pembangunan sistem ini.

Antara kekangan adalah sukar mendapat maklumat yang berkaitan dengan sistem

yang akan dibangunkan. Pengumpulan informasi keperluan pengguna sistem

menggunakan masa yang agak panjang sebab staf CICT agak sibuk, susah untuk

menemu duga dengan mereka.

Selain itu, kekangan masa dan kekurangan pengetahuan dalam menyediakan

laporan menyebabkan sistem ini tidak dapat dibangunkan mengikut perancangan

yang telah dibuat. Dalam pembangunan sistem, masa yang pendek merupakan satu

cabaran yang agak susah.

7.7 Harapan

Sistem Pengurusan Aset IT ini harap akan mendatangkan kebaikkan kepada

staf CICT disamping dapat meringankan tugas-tugas mereka. Sistem ini juga

- 67 -

dijangka dapat mempercepatkan proses pengurusan aset CICT dan pengurusannya

menjadi lebih bersistematik. Selain itu, sistem ini juga boleh menghasilkan laporan

yang lebih kemas dan ringkas.

Diharapkan sistem pengurusan ini dapat dibangunkan dengan baik dan

sempurna dalam masa yang ditetapkan. Justeru itu, pembangunan sistem haruslah

dilakukan dengan mengikut perancangan kerja agar proses pembangunan sistem

berjalan dengan lancar.

7.8 Ringkasan

Sistem Pengurusan Aset CICT, UTM ini dibangunkan supaya dapat

membantu pihak pengurusan di CICT dalam melaksanakan proses pengurusan aset.

Secara keseluruhannya, proses dalam membangunkan sistem ini dilaksanakan

dengan lebih teliti dan sempurna mengikut pendekatan metodologi yang dipilih agar

objektif, skop dan kehendak pengguna sistem yang telah dibangunkan ini tercapai

dan sistem yang terbaik dapat dihasilkan.

Di samping itu, pengurusan untuk mendapatkan maklumat aset di CICT akan

menjadi lebih sistematik dan efektif juga menjimatkan kos dan masa.

Kesimpulannya, adalah diharapkan supaya Sistem Pengurusan Aset CICT,

UTM ini memberikan manfaat dan memenuhi spesifikasi keperluan kepada

pengguna serta organisasi di CICT, UTM.

- 68 -

RUJUKAN

Mohamad Noorman Masrek et al. (2002). Definisi Sistem Maklumat.UPM

PCMAG. (2009). Definisi Microsoft SQL Server.

http://www.pcmag.com/encyclopedia_term/0,2542,t=Microsoft+SQL+Server&i=46

990,00.asp

Mohd. Shahizan Othman et al. (2004). Teori dan Amali Microsoft SQL Server. UTM

Shelly, G.B. et al. (2003). Sistem Analysis and Design. Course Technology

Laudon, K.C. (2006). Management Information Sistems. Pearson Education

Wikipedia (2009). Definisi Internet.15/8/12009.http://ms.wikipedia.org/wiki/Internet

Wikipedia (2009). ASP .NET. 19/8/2009. http://ms.wikipedia.org/wiki/ASP.NET

CICT (2009). CICT Website. 30/8/2009.http://web.utm.my/cict

Chua, Chooi See (1998). Mengenali & Mengguna Internet. Federal Publication

Laudon, K.C. dan Laudon, J.P. (2002). Management Information Sistems : Managing

The Digital Firm 7th

Ed. Upper Saddle River, NJ : Practice Hall

Stair, R.M., dan Reynolds, G.W.(1999). Principles of Information Sistems 4th

Ed.

Cambridge, MA : Course Technology-ITP.

Gate, E.B. (2004). Software Engineering. Pearson Addison Wesley

Dhani Singcat (2009). Penerangan Internet.15/8/2009.

http://dhani.singcat.com/internet/dict.php

- 69 -

LAMPIRAN A

CARTA GANTT

- 70 -

- 71 -

- 72 -

LAMPIRAN B

RAJAH ALIRAN DATA PERINGKAT SATU

- 73 -

- 74 -

- 75 -

- 76 -

LAMPIRAN C

SKEMA HUBUNGAN

- 77 -

aset (Id, IdAset, Kategori, JenisAset, SubKategori, Jenama, NoSiri, Kos,

TarikhDiterima, TempohPemeriksaan, Lokasi, Status, Tarikh, TarikhMemeriksa,

SudahDiperiksa)

Kata kunci utama: Id

Kata kekunci asing: IdAset

NamaSingkat (FullName,ShortName)

MaklumatPengguna (Id, Nama, NoIC, NoHP, Emel, Alamat, KategoriPengguna,

NoPekerja, NamaPengguna, KataLaluan)

Kata kunci utama: Id

Peminjaman (Id, IdAset, NamaPeminjam, NoTelefon, Emel, TarikhMeminjam,

TarikhMemulang, StaffInCharge)

Kata kunci utama: Id

Kata kekunci asing: IdAset

PeminjamanPensyarah (Id, IdAset, NamaPeminjam, NoTelefon, Emel,

TarikhMeminjam, TarikhMemulang, StaffInCharge)

Kata kunci utama: Id

Kata kekunci asing: IdAset

Pelupusan (Id, IdAset, Alasan, Tarikh, Catatan, TarikhPelupusan)

Kata kunci utama: Id

Kata kekunci asing: IdAset

Pemeriksaan (Id, IdAset, CatatanPemeriksaan, TarikhPemeriksaan,

KeadaanPemeriksaan)

Kata kunci utama: Id

Kata kekunci asing: IdAset

- 78 -

LAMPIRAN D

KAMUS DATA

- 79 -

Jadual 1

Nama Jadual: aset

Keterangan: Maklumat Aset

Data Jenis Data Saiz Penerangan

Id int - Kata kunci utama

IdAset varchar 50 Id Aset

Kategori varchar 50 Kategori Aset

JenisAset varchar 50 Jenis Aset

SubKategori varchar 50 Sub Kategori Aset

Jenama varchar 50 Jenama Aset

NoSiri varchar 50 Nombor Siri Aset

Kos varchar 50 Kos Aset

TarikhDiterima varchar 50 Tarikh Aset Diterima

TempohPemeriksaan varchar 50 Tempoh Pemeriksaan Aset

Lokasi varchar 50 Lokasi Aset

Status varchar 50 Status Aset

Tarikh varchar 50 Tarikh Komputer Aset didaftarkan

TarikhMemeriksa varchar 50 Tarikh Memeriksaan Aset

SudahDiperiksa bit Status Aset Diperiksa

Jadual 2

Nama Jadual: NamaSingkat

Keterangan: Nama Singkat untuk Jenis Aset, Kategori dan Sub Kategori

Data Jenis Data Saiz Penerangan

FullName varchar 50 Nama Panjang

ShortName varchar 50 Nama Singkat

- 80 -

Jadual 3

Nama Jadual: MaklumatPengguna

Keterangan: Maklumat Peribadi Pengguna

Data Jenis Data Saiz Penerangan

Id int - Kata kunci utama

Nama varchar 50 Nama Penuh Pengguna

NoIC varchar 50 Nombor IC Pengguna

NoHP varchar 50 Nombor Telefon Pengguna

Emel varchar 50 Alamat Emel Pengguna

Alamat varchar MAX Alamat Tinggal Pengguna

KategoriPengguna varchar 50 Kategori Pengguna

NoPekerja varchar 50 Nombor Pekerja Pengguna

NamaPengguna varchar 50 Nama Pengguna untuk Log Masuk

KataLaluan varchar 50 Kata Laluan untuk Log Masuk

Jadual 4

Nama Jadual: Peminjaman

Keterangan: Maklumat Peminjaman Aset untuk Peminjam Biasa

Data Jenis Data Saiz Penerangan

Id int - Kata kunci utama

IdAset varchar 50 Id Aset

NamaPeminjam varchar 50 Nama Peminjam

NoTelefon varchar 50 Nombor Telefon Peminjam

Emel varchar 50 Emel Peminjam

TarikhMeminjam varchar 50 Tarikh Meminjam

TarikhMemulang varchar 50 Tarikh Memulang

StaffInCharge varchar 50 Staff yang Bertanggungjawab

- 81 -

Jadual 5

Nama Jadual: PeminjamanPensyarah

Keterangan: Maklumat Peminjaman Aset untuk Pensyarah

Data Jenis Data Saiz Penerangan

Id int - Kata kunci utama

IdAset varchar 50 Id Aset

NamaPeminjam varchar 50 Nama Peminjam

NoTelefon varchar 50 Nombor Telefon Peminjam

Emel varchar 50 Emel Peminjam

TarikhMeminjam varchar 50 Tarikh Meminjam

TarikhMemulang varchar 50 Tarikh Memulang

StaffInCharge varchar 50 Staff yang Bertanggungjawab

Jadual 6

Nama Jadual: Pelupusan

Keterangan: Maklumat Pelupusan Aset

Data Jenis Data Saiz Penerangan

Id int - Kata kunci utama

IdAset varchar 50 Id Aset

Alasan varchar MAX Alasan Pelupusan Aset

Tarikh varchar 50 Tarikh Aset Boleh Dilupuskan

Catatan varchar MAX Catatan Selepas Pelupusan

TarikhPelupusan varchar 50 Tarikh Aset Dilupuskan

- 82 -

Jadual 7

Nama Jadual: Pemeriksaan

Keterangan: Maklumat Pemeriksaan Aset

Data Jenis Data Saiz Penerangan

Id int - Kata kunci utama

IdAset varchar 50 Id Aset

CatatanPemeriksaan varchar MAX Catatan Pemeriksaan Aset

TarikhPemeriksaan varchar 50 Tarikh Pemeriksaan Aset

KeadaanPemeriksaan varchar 50 Keadaan Pemeriksaan Aset

- 83 -

LAMPIRAN E

PANDUAN PENGGUNA

- 84 -

KANDUNGAN

PERKARA HALAMAN

A.) Halaman Utama Sistem Pengurusan Aset IT, CICT 85

1.0 Log Masuk 85

1.0 Kemaskini Maklumat Peribadi Dan Log Keluar Sistem 85

B.) Pengguna Kerani 87

1.0 Halaman Utama Kerani 87

2.0 Melihat Maklumat Aset 88

3.0 Pendaftaran Aset Baru 89

4.0 Proses Pengeluaran Aset 90

5.0 Proses Pemulangan Aset 92

6.0 Pendaftaran Pelupusan Aset 93

7.0 Laporan 94

C.) Pengguna HelpDesk 97

1.0 Halaman Utama HelpDesk 97

2.0 Melihat Maklumat Aset 97

3.0 Proses Pengeluaran dan Pemulangan Aset 97

4.0 Laporan 98

D.) Pengguna Pegawai Pelupusan 98

1.0 Halaman Utama Pegawai Pelupusan 98

2.0 Pelupusan Sedang Menunggu 98

3.0 Melihat Maklumat Pelupusan 100

4.0 Laporan 101

E.) Pengguna Pegawai Pemeriksaan 101

1.0 Halaman Utama Pegawai Pemeriksaan 101

2.0 Pemeriksaan Sedang Menunggu 101

3.0 Melihat Maklumat Pemeriksaan 103

4.0 Laporan 103

F.) Pengguna Pentadbir 103

1.0 Maklumat Pengguna 103

2.0 Laporan 105

- 85 -

A.) Halaman Utama Sistem Pengurusan Aset IT, CICT

1.0 Log Masuk

Rajah E1 : Antaramuka Halaman Utama Sistem Cadangan

Rajah E1 menunjukkan antaramuka halaman utama bagi Sistem Pengurusan

Aset IT CICT. Pengguna hanya perlu masukkan nama pengguna dan kata laluan

untuk log masuk ke dalam sistem.

2.0 Kemaskini Maklumat Peribadi Dan Log Keluar Sistem

Rajah E2 : Antaramuka Selepas Log Masuk

Klik pada [Tukar]

untuk mengemaskini

maklumat peribadi.

Klik pada [Log Masuk]

untuk log keluar dari

sistem.

- 86 -

Rajah E3 : Antaramuka Mengemaskini Maklumat Peribadi

Rajah E2 menunjukkan sebahagian antaramuka selepas pengguna log masuk

ke dalam sistem. Pengguna perlu klik pada butang [Tukar] untuk mengemaskini

maklumat peribadinya.

Selepas klik pada [Tukar], antaramuka seperti Rajah E3 akan dipaparkan,

pengguna hanya perlu mengubahkan bidang-bidang yang hendak dikemaskini dan

klik butang Kemaskini.

Untuk log keluar dari sistem, pengguna hanya perlu klik pada butang [Log Keluar]

pada sebelah kanan sistem.

- 87 -

B.) Pengguna Kerani

1.0 Halaman Utama Kerani

Rajah E4 : Antaramuka Halaman Utama Kerani

Rajah di atas menunjukkan antaramuka halaman utama kerani. Pengingatan

pengeluaran yang belum dipulangkan akan dipaparkan seperti dalam Rajah E4.

Pengguna boleh pilih salah satu pengeluaran untuk melihat maklumat lanjutnya dan

hantar emel untuk mengingatkan peminjam memulangkan aset yang telah dipinjam

seperti dalam Rajah E5.

Rajah E5 : Antaramuka Maklumat Lanjut bagi Pengeluaran

Klik untuk hantar

emel kepada

peminjam.

- 88 -

2.0 Melihat Maklumat Aset

Rajah E6 : Antaramuka Halaman Utama bagi Maklumat Aset

Rajah E7 : Antaramuka Maklumat Aset Aplikasi

Pada Rajah E6, antaramuka halaman utama bagi maklumat aset dipaparkan.

Pengguna perlu memilih salah satu kategori aset pada sebelah kiri sebelum mereka

boleh melihat maklumat aset.

Selepas memilih kategori di sebelah kiri contohnya kategori aplikasi telah

dipilih, antaramuka seperti Rajah E7 akan dipaparkan. Pengguna boleh klik pada

butang „Pilih‟ di sebelah kanan untuk melihat maklumat lanjut aset tersebut dan

Pilih salah satu kategori

untuk melihat maklumat

asetnya.

- 89 -

menjalankan sesetengah tindakan seperti kemaskini data, pengeluaran dan pelupusan

terhadap aset tersebut. Berikut adalah antaramuka selepas butang „Pilih‟ diklikkan.

Rajah E8 : Antaramuka Maklumat Aset Aplikasi Selepas ‘Pilih’ Diklikkan

3.0 Pendaftaran Aset Baru

Rajah E9 : Antaramuka Pendaftaran Aset Baru

- 90 -

Klik pada „Pendaftaran Baru‟ di sebelah atas sistem untuk ke halaman

pendaftaran aset. Antaramuka seperti Rajah E9 akan dipaparkan, pengguna hanya

perlu masukkan semua maklumat aset dan klik butang „Simpan‟. Kotak

mesej(MessageBox) akan dipaparkan jika aset berjaya didaftarkan seperti dalam

Rajah E10.

Rajah E10 : Kotak Mesej Berjaya Mendaftarkan Aset

4.0 Proses Pengeluaran Aset

Rajah E11 : Antaramuka Halaman Utama bagi Pengeluaran

Pada Rajah E11, antaramuka halaman utama bagi proses pengeluaran

dipaparkan selepas „Pengeluaran‟ di sebelah atas sistem diklikkan. Pengguna perlu

memilih salah satu tindakan pada sebelah kiri. Butang sebelah atas adalah tindakan

untuk pengeluaran sesuatu aset manakala tindakan di sebelah bawah adalah untuk

melihatkan maklumat pengeluaran aset.

Selepas memilih „Peminjam Biasa‟ atau „Pensyarah‟, antaramuka seperti

Rajah E12 akan dipaparkan. Klikkan „Hantar‟ dan antaramuka seperti Rajah E13

Proses Pengeluaran

Melihat Maklumat

Pengeluaran

- 91 -

akan dipaparkan. Memastikan Id Aset yang dimasukkan adalah betul dan klikkan

„OK‟. Selepas itu, pengguna akan masukkan semua maklumat tentang pengeluaran

dan klik „Hantar‟ seperti Rajah E14. Kotak mesej seperti Rajah E15 akan

dipaparkan jika pengeluaran berjaya diproseskan.

Rajah E12 : Antaramuka Pengeluaran

Rajah E13 : Antaramuka Mengenal pasti Id Aset

Rajah E14 : Antaramuka Memasukkan Maklumat Pengeluaran

- 92 -

Rajah E15 : Kotak Mesej Berjaya Mendaftarkan Pengeluaran

5.0 Proses Pemulangan Aset

Rajah E16 : Antaramuka Maklumat Pengeluaran

Rajah E17 : Antaramuka Maklumat Lanjut Pengeluaran

- 93 -

Rajah E16 menunjukkan antaramuka maklumat pengeluaran. Untuk

menjalankan proses pemulangan, pengguna hendak mencari Id Aset bagi aset yang

telah dipinjam dan klikkan „Pilih‟ bagi aset tersebut. Selepas itu, antaramuka seperti

Rajah E17 akan dipaparkan, klik pada butang „Pulangkan‟ dan kotak mesej seperti

Rajah E18 akan dipaparkan. Klikkan „OK‟ jika telah memastikan aset yang dipilih

adalah tepat.

Rajah E18 : Kotak Mesej Bagi Proses Pemulangan

6.0 Pendaftaran Pelupusan Aset

Rajah E19 : Antaramuka Halaman Utama bagi Pelupusan Aset

Pada Rajah E19, antaramuka halaman utama bagi proses pelupusan

dipaparkan selepas „Pelupusan‟ di sebelah atas sistem diklikkan. Pengguna perlu

memilih salah satu tindakan pada sebelah kiri. Butang „Melupuskan Aset‟ adalah

tindakan untuk pelupusan sesuatu aset manakala tindakan „Maklumat Pelupusan‟

adalah untuk melihatkan maklumat pelupusan aset. Selepas pilih tindakan

„Melupuskan Aset‟, antaramuka seperti Rajah E20 dipaparkan dan pengguna harus

masukkan maklumat pelupuskan dan klik „Hantar‟. Kotak mesej seperti Rajah E21

akan dipaparkan jika pelupusan berjaya didaftarkan.

Pilih salah satu tindakan

- 94 -

Rajah E20 : Antaramuka Memasukkan Maklumat Pelupusan

Rajah E21 : Kotak Mesej Berjaya Mendaftarkan Pelupusan

7.0 Laporan

Rajah E22 : Antaramuka Halaman Utama bagi Laporan

- 95 -

Pada Rajah E22, antaramuka halaman utama bagi laporan dipaparkan

selepas „Laporan‟ di sebelah atas sistem diklikkan. Rajah E23, Rajah E24, Rajah

E25 dan Rajah E26 menunjukkan beberapa laporan yang berbeza yang dijanakan.

Rajah E23 : Laporan Aset Mengikut Kategori

Rajah E24 : Laporan Aset Mengikut Sub Kategori

- 96 -

Rajah E25 : Laporan Aset Mengikut Status

Rajah E26 : Laporan Tahunan Pengeluaran

- 97 -

C.) Pengguna HelpDesk

1.0 Halaman Utama Pengguna HelpDesk

Rajah E27 : Halaman Utama Pengguna HelpDesk

Rajah di atas menunjukkan antaramuka halaman utama helpdesk.

Pengingatan pengeluaran yang belum dipulangkan akan dipaparkan seperti dalam

Rajah E27.

2.0 Melihat Maklumat Aset

Fungsi ini sama seperti fungsi melihat maklumat aset oleh kerani, sila rujuk

bahagian B diatas.

3.0 Proses Pengeluaran dan Pemulangan Aset

Fungsi ini sama seperti fungsi pengeluaran dan pemulangan oleh kerani, sila

rujuk bahagian B diatas.

- 98 -

4.0 Laporan

Fungsi ini sama seperti fungsi laporan oleh kerani, sila rujuk bahagian B

diatas.

D.) Pengguna Pegawai Pelupusan

1.0 Halaman Utama Pegawai Pelupusan

Rajah E28 : Halaman Utama Pengguna Pelupusan

Rajah di atas menunjukkan antaramuka halaman utama pegawai pelupusan.

Pengingatan pelupusan yang belum dilupuskan akan dipaparkan seperti dalam Rajah

E28.

2.0 Pelupusan Sedang Menunggu

Rajah E29 : Antaramuka Pelupusan Yang Sedang Menunggu

- 99 -

Rajah di atas menunjukkan antaramuka pelupusan yang sedang menunggu.

Pengguna akan klik pada butang „Pilih‟ untuk melupuskan aset tersebut di sebelah

kanan. Antaramuka seperti Rajah E30 akan dipaparkan, pengguna harus masukkan

catatan pelupusan dan klik „Lupuskan‟. Satu kotak mesej akan dipaparkan selepas

aset berjaya dilupuskan seperti Rajah E31.

Rajah E30 : Antaramuka Pelupusan Yang Sedang Menunggu

Rajah E31 : Kotak Mesej Pelupusan Berjaya

- 100 -

3.0 Melihat Maklumat Pelupusan

Rajah E32 : Antaramuka Maklumat Pelupusan

Rajah di atas menunjukkkan antaramuka maklumat pelupusan. Pengguna

boleh klik pada butang „Pilih‟ di sebelah kanan untuk melihat maklumat lanjut

pelupusan tersebut dan menjalankan sesetengah tindakan seperti kemaskini data,

terhadap pelupusan tersebut. Berikut adalah antaramuka selepas butang „Pilih‟

diklikkan.

Rajah E33 : Antaramuka Mengemaskini Maklumat Pelupusan

- 101 -

4.0 Laporan

Fungsi ini sama seperti fungsi laporan oleh kerani, sila rujuk bahagian B

diatas.

E.) Pengguna Pegawai Pemeriksaan

1.0 Halaman Utama Pegawai Pemeriksaan

Rajah E34 : Halaman Utama Pengguna Pemeriksaan

Rajah di atas menunjukkan antaramuka halaman utama pegawai pemeriksaan.

Pengingatan pemeriksaan yang belum diperiksakan akan dipaparkan seperti dalam

Rajah E34.

2.0 Pemeriksaan Sedang Menunggu

Rajah E35 : Antaramuka Pemeriksaan Yang Sedang Menunggu

- 102 -

Rajah di atas menunjukkkan antaramuka maklumat pemeriksaan yang sedang

menunggu. Pengguna boleh klik pada butang „Pilih‟ di sebelah kanan untuk melihat

maklumat lanjut pelupusan tersebut dan menjalankan tindakan memeriksa aset

tersebut. Berikut adalah antaramuka selepas butang „Pilih‟ diklikkan. Klik pada

„Memeriksa‟, antaramuka seperti Rajah E37 akan dipaparkan. Pengguna harus

masukkan maklumat pemeriksaan dan klik „Simpan‟.

Rajah E36 : Antaramuka Maklumat Pemeriksaan selepas ‘Pilih’ diklikkan

Rajah E37 : Antaramuka Masuk Maklumat Pemeriksaan

- 103 -

3.0 Melihat Maklumat Pemeriksaan

Rajah E38 : Antaramuka Maklumat Pemeriksaan

Rajah E38 menunjukkan antaramuka maklumat pemeriksaan.

4.0 Laporan

Fungsi ini sama seperti fungsi laporan oleh kerani, sila rujuk bahagian B

diatas.

F.) Pengguna Pentadbir

1.0 Maklumat Pengguna

Rajah E39 : Antaramuka Maklumat Pengguna

- 104 -

Rajah E39 menunjukkan antaramuka maklumat pengguna. Butang „Pilih‟

diklikkan untuk melihatkan maklumat lanjut dan menjalankan tindakan seperti

kemaskini maklumat pengguna. Rajah E41 menunjukkan antaramuka pendaftaran

pengguna baru.

Rajah E40 : Antaramuka Maklumat Pengguna Selepas ‘Pilih’ diklikkan

Rajah E41 : Antaramuka Pendaftaran Pengguna Baru

- 105 -

2.0 Laporan

Fungsi ini sama seperti fungsi laporan oleh kerani, sila rujuk bahagian B

diatas.